Funções Administrativas na Educação

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FUNÇÕES 
ADMINISTRATIVAS 
E REGISTRO NA 
EDUCAÇÃO 
COORDENAÇÃO PEDAGÓGICA 
FUNÇÕES 
ADMINISTRATIVAS 
E REGISTRO NA 
EDUCAÇÃO 
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CONTEÚDO DO LIVRO 
Dentro de uma secretaria são desenvolvidos diversos trabalhos que são essenciais ao 
funcionamento da unidade escolar, seja ela pública ou privada. Assim, temos, a seguir, as 
principais atividades desenvolvidas pela secretaria escolar, bem como, a gestão dos livros e 
documentos que compõem o acervo, o pessoal que compõe o quadro, os equipamentos e 
instalações, bem como, alguns itens que fazem parte do funcionamento de uma secretaria 
escolar e, consequentemente de uma escola: 
 
ENTIDADE MANTENEDORA 
É assim denominada a empresa ou organização, dotada de Contrato Social (empresa) ou 
Estatuto (Organização não Governamental ou Fundação) devidamente registrado em Cartório 
de Registro Civil ou na Junta Comercial do Estado, cadastrada na Prefeitura da cidade onde está 
instalada e na Receita Federal (Imposto de Renda) e que, para efeitos legais, mantém 
financeiramente e fornece a estrutura administrativa para um estabelecimento educacional de 
qualquer nível, da Educação Infantil ao Curso Superior. 
 
PRONTUÁRIOS 
Ficha dos alunos e fichas de professores do estabelecimento escolar, onde são registrados os 
dados significativos da pessoa: nome, filiação, formação, nº de documentos, endereço e registro 
de vida escolar (estudantes) ou vida profissional (professores). 
 
LIVRO DE OCORRÊNCIAS DIÁRIAS 
Livro onde são registradas ocorrências do dia-a-dia da Escola e que mereçam registro, tais como 
- um roubo, falta de energia elétrica num período, falta de água, problemas com banheiros ou 
salas de aula, brigas de alunos, solicitações de pais, etc. também são registradas ocorrências 
com alunos e as punições impostas, conforme previsto. 
 
O CALENDÁRIO ESCOLAR 
O Calendário Escolar, elaborado pelo coletivo da escola, é o cronograma composto da 
programação curricular a ser desenvolvida no decorrer do ano letivo e que orienta o corpo 
docente, administrativo e discente na execução das atividades escolares. 
O ano letivo deve respeitar os mínimos de 200 (duzentos) dias letivos e 800 (oitocentas) horas 
anuais de efetivo trabalho escolar, excluído o tempo reservado aos exames finais, quando 
houver e independe do ano civil. 
O Calendário Escolar poderá adequar-se às peculiaridades locais, inclusive, climáticas e 
econômicas, a critério da escola, sem com isso reduzir o número de horas e dias letivos anuais 
previstos na Lei nº 9394/96 - LDBEN. 
 
ASPECTOS A SEREM OBSERVADOS NA ELABORAÇÃO DO CALENDÁRIO ESCOLAR 
Para elaboração do Calendário, as Unidades Escolares devem observar os seguintes aspectos: 
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➢ período de matrícula; 
➢ início e término de cada bimestre, trimestre, semestre; 
➢ período de planejamento; 
➢ dias letivos; 
➢ feriados; 
➢ recesso escolar; 
➢ reuniões administrativas e pedagógicas; 
➢ reuniões de pais e mestres; 
➢ entrega do resultado da avaliação do rendimento escolar à secretaria e aos alunos; 
➢ período de recuperação diferenciada quando houver; 
➢ período de férias docentes e discentes; 
➢ cursos de formação continuada; 
➢ festividades; 
➢ atividades extracurriculares diversas; 
➢ legenda clara, que facilite a leitura e compreensão do Calendário. 
As escolas estaduais ao elaborarem seus calendários escolares devem se reportar à normativa 
específica da Secretaria de Educação, que dispõe sobre datas comuns a todas (SEDUC/MT, 
2016). 
 
O REGIMENTO ESCOLAR 
Regimento Escolar é o documento que individualiza a Escola, de forma a assumir as suas 
características próprias e constitui a lei maior no âmbito da escola. 
Ele condensa a síntese das reflexões e decisões que representam as expressões claras e objetivas 
dos valores assumidos coletivamente pelos diferentes segmentos da escola. 
 
A MATRIZ CURRICULAR 
A matriz curricular é o documento que expressa a síntese das propostas pedagógicas a serem 
operacionalizadas para cada forma de oferta, portanto, a escola poderá ter mais de uma matriz 
curricular. 
Na elaboração da matriz curricular, a escola deverá nortear-se pelas Diretrizes Curriculares 
Nacionais para Educação Básica e normas do Sistema Estadual de Ensino que constituem um 
conjunto articulado de princípios, critérios e procedimentos que devem ser observados, 
obrigatoriamente, na organização, planejamento, execução e avaliação de seus cursos, bem 
como do respectivo Projeto Político-Pedagógico (PPP) e Regimento Escolar. 
A matriz curricular deve contemplar os componentes curriculares da Base Nacional Comum e a 
Parte Diversificada que atenderá às peculiaridades locais e regionais e, ainda, aos interesses da 
escola e da sua comunidade. 
A matriz estrutura-se de acordo com a organização do período letivo – trimestral, semestral ou 
anual, registrando o número de horas aulas semanais, número de semanas, duração da hora 
aula, orientando a equipe gestora na atribuição da jornada de trabalho do corpo docente, bem 
como, na elaboração do horário escolar. 
 
 
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GESTÃO DA ORGANIZAÇÃO DE SECRETARIAS ESCOLARES 
Para o bom desempenho de suas atividades cotidianas, o Secretário Escolar deve organizar o 
ambiente de trabalho observando algumas regras fundamentais, estando entre elas: 
➢ organizar os arquivos com racionalidade, garantidas a segurança, a facilidade de acesso 
e o sigilo profissional; 
➢ manter em dia as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e resoluções, bem 
como as instruções – circulares, portarias, avisos e despachos que digam respeito às 
atividades da escola; 
➢ manter o regimento da escola em local de fácil acesso a toda a comunidade escolar; 
➢ dar visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola; 
➢ atender com prestimosidade os alunos, professores e pais, em assuntos relacionados 
com a documentação escolar e outras informações pertinentes; 
➢ elaborar o cronograma das atividades da secretaria, torná-lo público e assegurar a 
racionalização do trabalho e sua execução; 
➢ ter sob sua guarda e sua responsabilidade livros, documentos, materiais e 
equipamentos da secretaria; 
➢ gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos; 
➢ elaborar a comunicação externa; 
➢ consultar e prestar esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino, quando 
necessário; 
➢ elaborar instrumentos de controle de gestão que contribuam para a melhoria e 
eficiência dos serviços de escrituração escolar; 
➢ organizar, respeitando os prazos estabelecidos, os processos de legalização da escola, 
compreendendo credenciamento da instituição, autorização, reconhecimento e 
aprovação de cursos e suas renovações; 
➢ informar e preencher o censo escolar, zelando pela fidedignidade das informações e 
pelo cumprimento do prazo estabelecido; 
➢ elaborar o relatório anual de atividades da instituição; 
➢ lavrar atas de resultados finais e de outros processos de avaliação. 
 
CRONOGRAMA DAS ATIVIDADES DA SECRETARIA ESCOLAR 
Baseado nas principais atribuições e competências do Secretário Escolar, preparamos uma 
sugestão de cronograma para as atividades da secretaria escolar. Neste cronograma indicamos 
as atividades que a secretaria faz: Diariamente; Semanalmente; Quinzenalmente; Mensalmente; 
Semestralmente; Anualmente. Exemplo: 
 
MENSALMENTE: 
✓ Tratar dados estatísticos, analisando-os e interpretando-os em tabelas e gráficos; 
✓ Elaborar instrumentos de controle da gestão que contribuam para a melhoria da 
qualidade dos serviços educacionais; 
✓ Elaborar atas de reunião; 
✓ Imprimir lista de frequência para daraos professores e uma cópia para arquivar; 
✓ Digitar notas das provas, faltas, etc. 
 
 
 
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BIMESTRALMENTE: 
✓ Preparar, distribuir para checagem pelos professores e posterior envio aos pais dos 
boletins e outras documentações referente à vida acadêmica dos alunos; 
✓ Organizar reunião de pais e mestres juntamente com a entrega dos boletins. 
 
SEMESTRALMENTE: 
✓ Coordenar a execução do Censo Escolar; 
✓ Manter o regimento da escola, a proposta pedagógica e o plano escolar em local de fácil 
acesso a toda a comunidade escolar, incluindo os pais dos alunos; 
✓ Preparar um cronograma das atividades da secretaria; 
✓ Divulgar as normas e diretrizes procedentes da diretoria escolar, estimulando os 
envolvidos a respeitá-las e valorizá-las; 
✓ Cadastrar os alunos perante o órgão responsável e pedir a expedição das carteiras de 
estudante; 
✓ Gerenciar as matrículas de início de semestre; 
✓ Enviar e-mail para os professores com o prazo de entrega das notas e faltas para que os 
boletins possam ser digitados nas datas determinadas; 
✓ Cobrar, receber, digitar, gerar médias dos boletins, faltas, etc e tirar xerox e arquivar as 
cópias; 
✓ Conferência das rematrículas juntamente com o setor financeiro; 
✓ Informar à equipe pedagógica da escola da relação dos alunos que deverão cumprir 
adaptações, dependências, etc. 
 
A GESTÃO DOS LIVROS DE REGISTROS ESCOLARES 
Os Livros de Registros objetivam garantir a autenticidade da vida escolar dos alunos e de todos 
os atos praticados pela escola. Os Livros de Registros podem ser escriturados nas formas 
manuais ou informatizados. 
Quando informatizado, será impresso e encadernado, seguindo os mesmos parâmetros do 
manual, ou seja, deve conter capa, termo de abertura, numeração sequencial das folhas, rubrica 
no campo superior direito de todas as páginas. A secretaria escolar como medida de segurança 
deve efetuar o backup de todos os arquivos. 
A escola deverá manter os livros rigorosamente escriturados e atualizados. Em todos os livros 
deverá constar o termo de abertura e encerramento datado e assinado pelo(a) Diretor(a) ou 
pessoa designada para esse fim. 
Caso o livro já seja tipograficamente numerado a escola deve fazer a conferência e se houver 
falhas na numeração, registrar no termo de abertura. 
Lembramos que nas folhas escrituradas os espaços em branco devem ser inutilizados por um 
traço vertical ou horizontal. 
Os livros de escrituração escolar devem ser preenchidos com letra legível, sem rasuras. 
 
LIVRO ATA DE PROCESSOS ESPECIAIS 
Esse livro destina-se ao registro dos procedimentos realizados pela escola com relação à 
Classificação, Reclassificação, Progressão Parcial e outros. 
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Para os registros referentes aos processos acima, devem ser lavradas em atas individuais, ou 
seja, uma para cada aluno, contendo informações do processo avaliativo realizado. 
O processo avaliativo deve ser registrado de acordo com a organização curricular e sistemática 
de avaliação adotada pela escola, cujos resultados poderão ser aferidos através de nota, 
conceito ou relatório, conforme disposto no Projeto Político Pedagógico (PPP) e Regimento 
Escolar. 
 
LIVRO DE MATRÍCULA 
O Livro de Matrícula é o instrumento que registra a passagem do aluno pela escola. Nele devem 
constar os seguintes dados: título, matrícula, ano, nº de ordem, nome completo do aluno, 
série/ciclo/segmento/fase/etapa, local e data de nascimento do aluno, filiação e espaço para 
observações (Progressão Parcial, Adaptação, entre outros). 
 
LIVRO ATA DE RESULTADOS FINAIS 
O Livro Ata de Resultados Finais é o instrumento de registro que comprova a trajetória escolar 
do aluno (resultado final do aproveitamento escolar e carga horária), portanto, deve ser 
preenchido imediatamente após o término do ano letivo. 
Será estruturada Ata de Resultados Finais para cada turma, contendo abertura que indique o 
ano letivo, a série/ciclo/ano/fase/segmento, /turma/etapa/período, bem como, a situação dos 
alunos matriculados, transferidos, desistentes, aprovados, retidos, em adaptação e outras 
situações. 
A ordenação dos alunos nas Atas de Resultados Finais deve obedecer rigorosamente à ordem 
dos Diários de Classe de cada turma. 
A Ata deve ser encerrada, datada e assinada pelo (a) Diretor (a) e Secretário(a) Escolar, 
inutilizando-se os espaços em branco. 
 
GESTÃO DA ESCRITURAÇÃO ESCOLAR E DOS REGISTROS 
A Secretaria Escolar é a porta de entrada da escola para a comunidade externa. 
A Secretaria Escolar é um braço executivo da equipe administrativa e pedagógica. Ela é o órgão 
responsável pelos serviços de escrituração, documentação, correspondência e organização de 
processos referentes a legalização do Estabelecimento de Ensino e à vida escolar dos alunos, 
trabalhando coletivamente para a gestão administrativa e pedagógica da unidade de ensino. 
A Secretaria da escola é o setor que tem como principal função a realização de atividades de 
apoio ao processo administrativo-pedagógico, onde se concentram as maiores 
responsabilidades relativas à vida escolar do aluno e da própria instituição. A Secretaria da 
Escola constitui-se centro das atividades administrativas e pode ser considerada como base para 
uma eficiente gestão escolar, que consta da escrituração escolar cujos objetivos são os de 
garantir o bom funcionamento do Processo Administrativo e assegurar a regularidade da vida 
escolar do aluno e da escola, como um todo. 
Nesse sentido, a escrituração escolar é importante porque registram todos os fatos relativos à 
vida escolar dos alunos e do estabelecimento de ensino, tendo por finalidade assegurar a 
verificação da identidade de cada aluno e da regularidade e autenticidade de sua vida escolar, 
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com o arquivamento dos documentos próprios e, em sendo, os procedimentos deverão estar, 
obrigatoriamente, registrados em livro próprio. 
Isto porque, a escrituração escolar é o registro sistemático dos fatos e dados relativos à vida 
escolar do aluno e da unidade escolar, tendo como finalidade assegurar, em qualquer época, a 
certificação da identidade de cada aluno, da regularidade de seus estudos, da autenticidade de 
sua vida escolar e do funcionamento da escola. 
Assim, para o bom desempenho de sua função será essencial formação adequada, além de 
características como: 
✓ Respeitar os outros e ser solidário; 
✓ Ser organizado e Pontual; 
✓ Revelar facilidade em comunicar-se; 
✓ Saber redigir; 
✓ Estar aberto à aprendizagem; 
✓ Ser honesto. 
Lembremos que a secretaria tem também como finalidade atender, prontamente às solicitações 
de informações e esclarecimentos ao público solicitante, portanto, observamos que a 
escrituração e registros corretos e em dia se fazem importantes mais uma vez. 
Nesse sentido, alguns aspectos que devem ser observados no serviço de escrituração escolar, a 
fim de garantir os objetivos propostos, ou seja, “assegurar a verificação da identidade de cada 
aluno e da regularidade e autenticidade de sua vida escolar” e, para tanto, o Secretário deve 
estar atento para os seguintes aspectos: 
✓ a transcrição de todos os dados deve ser exata e como constam dos documentos 
originais, a fim de permitir a fidedignidade dos documentos escolares; 
✓ a todo documento expedido deverá corresponder uma cópia ou segunda via no arquivo 
do estabelecimento de ensino; 
✓ no documento expedido a escola fará constar, obrigatoriamente, a identificação do 
estabelecimento de ensino com endereço completo, o número e a natureza do ato de 
sua criação, de autorização de funcionamento ou reconhecimento, conforme o caso, 
comcitação do órgão e data da respectiva publicação. 
Rodrigues, Corrêa e Carvalho (2010) nos lembram da existência de alguns princípios como 
objetividade, simplicidade, autenticidade e racionalidade que devem ser observados no ato da 
efetivação do registro. 
Todo registro escolar efetuado pela unidade escolar deve conter a data e assinatura(s) do(s) 
responsável(s) pelo registro.