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1 UNIVERSIDADE PAULISTA INSTITUTO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E COMUNICAÇÃO – ICSC CURSO DE ADMINISTRAÇÃO APS- ATIVIDADES PRÁTICAS SUPERVISIONADAS 2º. SEMESTRE CAMPUS CHÁCARA STO ANTONIO 2016 2 Componentes do grupo: - Fernando Bezerra de Souza Silva R.A: D06836-9 - Gabriel Amorim Helfstein R.A: C7900F- 0 - Isabella Fernandes Melo R.A: D0635G-9 - Otavio Henrique Souza Martins R.A: C88155-4 - Pamela de Brito Mendes R.A: D08EAE-0 - Renato Lima Santos R.A: D04DCA-4 TÍTULO: UM ESTUDO SOBRE A APLICAÇÃO DE CONCEITOS DA ESCOLA CLÁSSICA DE ADMINISTRAÇÃO NA EMPRESA/ORGANIZAÇÃO “LIVRARIA SARAIVA ” Atividades Práticas Supervisionadas – trabalho apresentado como exigência para a avaliação do segundo bimestre, em disciplinas do 2º. semestre, do curso de Administração de Empresas da Universidade Paulista, sob orientação dos professores do semestre. CAMPUS CHÁCARA STO ANTONIO 2016 3 AGRADECIMENTOS Agradecemos em primeiro lugar à Deus por ser a base das nossas conquistas, pois acreditamos que o ser humano tendo fé e acreditar que é capaz de superar seus medos e desafios e acreditar também em si mesmo e que é capaz de conquistar aquilo que persegue, terá êxito na busca daquilo que tanto almeja e será sabedor que valeu a pena todo o esforço e dedicação que foi desprendido nesta busca; Aos nossos pais, namoradas, esposas, por acreditarem em nós e nos apoiar em nossas escolhas para que tivéssemos êxito em nossas realizações, bem como nos apoiando para que possamos buscar e alcançar nossos desafios e nos incentivando para seguirmos em frente e darmos o melhor de nós com muito amor, esforço e dedicação; Ao nosso professor José Eduardo S Bello , pela paciência e dedicação com que tem ministrado suas aulas, nos trazendo suas experiências pessoais e profissionais e pelas orientações prestadas na elaboração deste trabalho, nos incentivando para darmos o nosso melhor, para que pudéssemos apresentar um trabalho de qualidade; Ao Marcelo Nogueira – Gerente Regional – Escritório Saraiva; Felipe Dantas Prete – Gerente de Loja, responsável pelas lojas SP Market e Interlagos; Fabio e Anderson Paraguaçu – Líderes de Vendas da Saraiva Morumbi, ambos colaboradores da Livraria Saraiva, por nos terem cedido seu precioso tempo para nos receber em suas lojas e nos orientar quanto a empresa, politicas, normas etc. cujo material está descrito ao longo deste trabalho. Ao Diogo Fernandes – Gerente da Livraria Cultura, Shopping Market Place, e Vinicius Ferrer Gonçalez – Gerente da Livraria Cultura Shopping Bourbon, e Luiz Carlos Maciel , - Diretor de Loja – FNAC, concorrentes da Saraiva, por nos ter recebido em suas lojas e nos ter passado informações da empresa, política de atendimento etc. 4 RESUMO A Saraiva, é uma companhia nacional privada de capital aberto de grande porte, com cerca de seis mil funcionários e que em 2014 celebrou seu centenário, cria e distribui conteúdo, tecnologia e serviços por meio de seus Negócios Editoriais e Varejo. O Grupo é referência na produção de conteúdo para educação básica, ensino técnico e superior, em especial Direito, onde é líder de mercado. Suas soluções educacionais incorporam tecnologias inovadoras, tais como aprendizagem adaptativa, biblioteca digital por assinatura, plataformas gamificadas, fornecendo também conteúdo e metodologia para o ensino à distância. Com 114 lojas em 17 Estados brasileiros e Distrito Federal, possui a maior rede varejista de conteúdo, cultura e entretenimento do País e comercializa seu leitor digital próprio, o Lev. Desde que lançou sua plataforma de e-commerce em 1998, opera com uma abordagem integrada e multicanal, que oferece ao cliente produtos e serviços no www.saraiva.com.br ou nas lojas físicas. Possui um rico acervo em literatura, papelaria, música, filmes, games e softwares, telefonia, eletrônicos, periódicos, além de serviços de recarga de celular, venda de ingressos, cartão presente, cartões pré-pagos, seguros, assistência técnica, entrega garantida e entrega em domicílio. Encontramos na Saraiva as práticas de gestão, com referência a administração cientifica de Taylor e administração classifica de Fayol, por meio de sua estrutura organizacional, e estudo de tempos e movimentos, processos padronizados em todas as áreas, seguindo normas e procedimentos pré-estabelecidos, facilitando melhor controle e desempenho de seus colaboradores, através de avaliações anuais que eles chamam de PAPO, e também por conta de uma boa seleção de pessoal na contratação de novos colaboradores, sendo o mais assertivo possível, e também por conta de um bom planejamento/orçamento anual, estimulando a busca de todos na empresa a atingir seu potencial, visando atingir melhores resultados, pois suas remunerações, equipe de lojas, é com base em parte fixa e variável e todos na empresa, lojas e escritório, recebem anualmente um 14º salário se a empresa e lojas atingir o orçamento esperado para o período. A empresa segue também à risca as normas e procedimentos com base na CLT e Sindicatos de cada praça, respeitando praticas salariais, por cargo, função, carga horaria, escala diária de trabalho e escala de folgas por domingos e feriados trabalhados. Palavras-chave : cultura, conteúdo, acervo, referência, serviço, resultados, remuneração, cientifica, clássica, normas, procedimentos. http://www.saraiva.com.br/ 5 ABSTRACT Saraiva, is a private national company of large publicly traded, with about six thousand employees and in 2014 celebrated its centenary, creates and distributes content, technology and services through its Business Editorials and Retail. The Group is a reference in the production of content for basic education, technical and higher education, especially law, where it is market leader. Their educational solutions incorporate innovative technologies such as adaptive learning, digital library subscription, gamificadas platforms also providing content and methodology for distance learning. With 114 stores in 17 Brazilian states and the Federal District, has the largest retailer of content, culture and entertainment Country and markets its own digital reader, Lev. Since it launched its e-commerce platform in 1998, operates with an approach integrated, multi-channel, which offers customers products and services in www.saraiva.com.br or in physical stores. It has a rich collection of literature, stationery, music, movies, games and software, telecommunications, electronics, periodicals, and mobile recharge services, ticket sales, gift card, prepaid card, insurance, technical assistance, guaranteed delivery and home delivery. Found in Saraiva management practices with reference to scientific management Taylor and administration ranks Fayol, through its organizational structure, and study time and motion, standardized processes in all areas, following pre-established rules and procedures, facilitating better control and performance of their employees through annual assessments they call PAPO, and also has a good selection of personnel in hiring new employees, the most assertive possible, and also because of good planning / annual budget, stimulating the search for everyone in the company to achieve its potential, aimed at achieving better results because their remuneration, shopping team, is based on fixed and variable pay and everyone in the business, shoppingand office annually receive a 14th salary if the company stores and achieve the expected budget for the period. The company also strictly follows the rules and procedures based on CLT and Unions of each square, respecting labor practices by role, function, hourly charge, daily work schedule and scale of clearances for Sundays and holidays worked. Keywords: culture, content, collections, reference service, results, compensation, scientific, classical, standards, procedures. 6 SÚMARIO INTRODUÇÃO........................................................................................................7 1. REVISÃO CONCEITUAL, O que é uma organização; O que é administrar; Como se realiza o processo de administração; As funcionais das áreas da administração; ........................................................................... ...........................9 1.1.1 Fundamentos da Administração Cientifica.............................................. 21 1.1.2 Contribuições da Administração Cientifica para as empresas/organizações.................................................................... ..................24 1.2.1 Fundamentos da Gestão Administração Clássica – Fayol ....................26 1.2.2 Contribuições da Gestão Administrativa Clássica para as empresas/organizações.................................................................... ..................33 2. Estudo de Caso – Empresa Livraria Saraiva; Perfil da Organização; Composição da Força de Trabalho; Produtos e Clientes (principais produtos e clientes alvo); Principais concorrentes da organização e Principais insumos;.......................................................................................... .....................35 2.2 . Descrição e Identificação de Práticas na Empresa/Organização............60 2.2.1 Identificação e descrição de práticas de gestão, na empresa/organização em estudo, em relação à aplicação e desafios da Administração Científica à produção de bens ou serviços.................................................................................. ..............61 2.2.2 Analise e sugestão de melhorias.................................................. .....64 2.3. Gestão Administrativa Clássica ................................................................ 67 2.3.1. Identificação e descrição de práticas de gestão, em relação á aplicação dos princípios gerais da Gestão Administrativa Clássica, os desafios, na empresa/organização em estudo................................................. 67 2.3. 2. Analise e Interpretação dos Dados......................................... .........71 2.5 Interpretação dos Dados. .............................................................................72 CONSIDERAÇÕES FINAIS........................................................................... ......73 REFERENCIAS....................................................................................................76 Fichas das Atividades Práticas Supervisionadas - APS.............................. ...79 7 INTRODUÇÃO O Trabalho a seguir consiste no estudo relacionado sobre as terias da administração cientifica de Frederick Taylor e administração clássica de Henri Fayol, as quais resultaram em várias contribuições por meio de suas teorias para empresas e organizações e muitas destas teorias perduram até os dias de hoje, inclusive na empresa tema que optamos por estudar, “Saraiva e Siciliano S/A ”, mais conhecida do público em geral como “Livraria Saraiva ”, neste estudo iremos realizar a apresentação da empresa, denominação e forma de constituição, dados e fatos relevantes da origem da organização, sua história, natureza e ramo de atuação. Tipo da empresa se é privada, publica ou órgão governamental ou instituição sem fins lucrativos, descreveremos sua atividade principal, se é de pequeno médio e grande porte, segundo critérios do BNDES, sua composição e força de trabalho, percentuais por níveis de escolaridade de chefia, gerenciais e BackOffice. Principais produtos e perfis de seus clientes, clientes alvos, principais concorrentes, principais insumos, principais produtos e matéria prima adquiridos de seus fornecedores. Visão comercial, a importância da mesma no mercado varejista, descrever suas políticas internas e sociais, posição da empresa no mercado de trabalho. O material que iremos apresentar foi gerado através de uma série de artigos, notas, entrevistas, que conseguimos reunir em visitas a empresa, algumas lojas, visita a concorrentes e conversas informais com alguns colaboradores, material de estudo e apoio de sala – UNIP, livros e assuntos diversos pesquisados na internet. Revisão conceitual, fundamentação teórica de todo o material discutido em sala de aula. Identificação de práticas a partir das pesquisas e visitas realizadas junto a empresa, de sua política de comunicação comercial, excelência de atendimento, conhecimento e gerenciamento dos danos potenciais dos produtos e serviços oferecidos aos seus clientes. Faremos uma análise de todo o conteúdo abordado no trabalho e contribuiremos com sugestões de melhorias, onde acreditamos que vale a pena investir, para corrigir falhas e melhorar os resultados da organização. Finalizando o trabalho com as considerações finais a respeito de todo conteúdo estudado, 8 empresa e teorias clássica, cientifica e suas contribuições, focando no que entendemos e aprendemos a partir da execução deste trabalho. O trabalho em questão foi dividido em 8 partes, conforme segue: 1. Revisão conceitual – descrição, o que é uma organização, o que é administrar, como se realiza o processo de administração e quais as principais áreas funcionais da administração; 2. A Administração Cientifica e Contribuições da Administração Cientifica para as empresas/organizações – descrição da teria cientifica de Frederick Taylor, bem como sua história e contribuição para as empresas de um modo geral; 3. Fundamentos da Gestão Administração Clássica e Contribuições da Gestão Administrativa Clássica para as empresas/organizações - descrição da teria clássica de Henri Fayol, bem como sua história e contribuição para as empresas de um modo geral; 4. Estudo de Caso – Empresa Livraria Saraiva e Perfil da Organização, composição da sua força de trabalho; produtos e clientes, principais concorrentes; principais insumos – Descrição da empresa estudada, sua história, forma de gestão, principais produtos, fornecedores e clientes, 5. Descrição e Identificação de Práticas na Empresa/Organização ; Análise e sugestão de melhorias e Sugestão de melhorias – descrição e identificação da empresa com base nas teorias de Taylor e Fayol; 6. Gestão Administrativa Clássica; Identificação e descrição de práticas de gestão, em relação à aplicação dos princípios gerais da Gestão Administrativa Clássica, os desafios, na empresa/organização em estudo, analise e Interpretação dos Dados – nesta teoria analisamos os métodos e desafios aplicados nas empresas com o intuito da obtenção de melhores práticas, visando melhor controle com redução de tempo e mão de obra. 7. Interpretação dos Dados – nossa visão e interpretação de todo o conteúdo estudado e analisado mediante informações coletadas em sites, conteúdo de sala e livros pesquisados; 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS – resumo dos principais assuntos, e conteúdos pesquisados, avaliados a respeito do tema abordado, material coletado, pesquisado, analisado e principais aspectos e objetivos. 9 1 Revisão Conceitual O que é uma organização Organização é uma palavra originada do Grego "organon" que significa instrumento, utensílio, órgão ou aquilo com que se trabalha. De um modo geral, organização é a forma como se dispõe um sistema para atingir os resultados pretendidos.A organização é uma unidade social coordenada, consciente, composta por duas ou mais pessoas, que trabalha com relativa constância de propósito para alcançar uma meta ou um conjunto de objetivos comuns. Por esta definição, as empresas produtoras e de serviços são organizações, assim como as escolas, hospitais, igrejas, unidades militares, lojas de varejo, departamentos de polícia e agências governamentais locais, estaduais e federal. As pessoas que monitoram as atividades das organizações, e que são responsáveis pelas organizações para alcançar esses objetivos são os seus gestores/administradores (embora às vezes eles são chamados de gerentes, particularmente em organizações sem fins lucrativos). Então, visto que uma organização é um sistema projetado para atingir metas e objetivos, temos também de explicar que estes sistemas podem, por sua vez, ser compostos de subsistemas que desempenham funções específicas relacionadas com o cumprimento desses propósitos. Em outras palavras, uma organização é um grupo social formado por pessoas, tarefas e administração, que interagem no contexto de uma estrutura sistemática para atender seus objetivos. Note-se que uma organização só pode existir quando nela há pessoas que estão dispostas a se comunicar e agir em conjunto para cumprir a missão. As organizações operam por regras que foram estabelecidas para concretar os propósitos. Os grupos de cidadãos que são criados para atender a alguma necessidade social são chamados de organizações da sociedade civil , ONG’s. Os partidos políticos, sindicatos, clubes desportivos e as ONGs são organizações da sociedade civil. Em contraste, as organizações que são criadas pelo Estado para http://queconceito.com.br/sociedade-civil 10 desenvolver o trabalho social são conhecidas como organizações governamentais. Elas são dirigidas pelo governo e financiamento público. Finalmente, podemos nos referir ao termo organização de empresas, que se refere à estrutura organizacional do trabalho na empresa. Existem vários elementos-base nesta estrutura, como a burocracia, a especialização do trabalho, a departamentalização , a cadeia de descentralização da mão de obra, e a formalização. A forma como as empresas são organizadas é estudada por uma ciência chamada gestão e administração de empresas, que estuda a maneira pela qual os recursos e processos são geridos. A boa administração destes recursos é considerada como a base da gestão de uma empresa de sucesso. Fonte: Google imagens O que é administrar A Administração possui diversos significados e diversos sinônimos que tentam explicar esse processo complexo que se torna o diferencial entre o sucesso e o fracasso das empresas e das organizações em geral. Quando se pensa em administrar, ou gerir, ou gerenciar, ou qualquer outro sinônimo relacionado a isso, imagina-se que é algo bem simples, muitas vezes até mesmo sem poder descrever o seu real significado. No entanto, o processo de administrar é extremamente complexo, possuindo diversas vertentes e formas de ação, que desencadearão no alcance dos objetivos. Assim sendo, administrar, numa concepção bem simplista, significa agir, ou seja, tomar decisões e atitudes http://queconceito.com.br/departamentalizacao 11 que visem à ocorrência de uma série de ações que irão produzir o resultado desejado. Desse modo, no contexto empresarial (que envolve o meio esportivo), administrar envolve conduzir uma série de recursos que serão utilizados para a produção de algum produto ou serviço, com a correspondente comercialização dos mesmos, visando alcançar os resultados esperados, ou os objetivos que a empresa, ou outra organização espera. A administração passou por diversos estudos, ao longo dos anos, particularmente nos séculos XX e XXI, iniciando-se com Frederick Taylor, em 1901, quando desenvolveu os estudos da Administração Científica, e a mesma foi evoluindo ao longo dos anos e diversas outras teorias surgiram para explicar o fenômeno da administração, acrescentando novos formatos, ou abolindo os antigos com o intuito de demonstrar todos os aspectos que envolvem esta ciência. No entanto, uma teoria marcante foi a chamada Teoria Clássica, idealizada por Henry Fayol e que propunha que a administração possui quatro funções específicas, que são: planejamento, organização, direção e controle. Desse modo, a administração, e a gestão esportiva como um todo, consiste em um programa especial que contempla a realização de quatro atitudes, que devem ser tomadas em momentos oportunos, mas que são dinâmicas e integradas. Ou seja, a empresa ou a pessoa que irá administrar deve realizar o planejamento, organização, direção e controle em momentos isolados, mas com a visão integrada, onde todos os quatro aspectos interagem entre si produzindo consequências nos demais aspectos. Outro detalhe desse processo é que a integração dessas quatro funções acontece de forma dinâmica, sendo que após a construção das funções o processo não se encerra, sendo necessário novamente que as mesmas sejam analisadas, refeitas, reconstruídas, melhoradas, aperfeiçoadas etc. Fonte: Google imagens 12 Quando se pensa em administrar, ou gerir, ou qualquer outro sinônimo relacionado a isso, imagina-se que é algo bem simples, muitas vezes até mesmo sem poder descrever o seu real significado. No entanto, o processo de administrar é extremamente complexo, possuindo diversas vertentes e formas de ação, que desencadearão no alcance dos objetivos. Assim sendo, administrar, numa concepção bem simplista, significa agir, ou seja, tomar decisões e atitudes que visem à ocorrência de uma série de ações que irão produzir o resultado desejado. A necessidade de um bom relacionamento entre a organização e seu ambiente externo, fica cada vez mais evidenciada com o advento da globalização, pois as mesmas procuram se estruturar, reduzindo hierarquias e corrigindo distorções, para buscar uma adequação de seus custos juntamente com uma qualificação primorosa, e com isto obter uma maior qualidade de seus serviços. Necessário se faz então o planejamento. Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcança-los, pois, as empresas não trabalha, na base da improvisação. O planejamento define aonde se quer chegar, o que deve em consideração o mercado de mão-de-obra, os fornecedores, o sistema financeiro, os sindicatos, a concorrência, a comunidade, a tecnologia e, principalmente, os consumidores dos serviços. Imagem: planejamento em equipe Fonte: Google imagens 13 Como se realiza o processo de administração Administrar uma organização é sem dúvida, uma das atividades mais complexas da atualidade. Por constituírem uma das mais complexas invenções do homem, sua complexidade surge na medida em que são vistas de maneira global e abrangente. Evidentemente podemos concluir que, se trata de uma tarefa bastante crucial e que implica no desenvolvimento de habilidades e competências Talvez uma das maneiras mais práticas de se interpretar o que significa administrar uma empresa, seja através das atividades do processo administrativo. Obviamente, temos no processo administrativo, quatro fases bem distintas entre si. São elas Planejamento , Organização , Direção e Controle . A primeira delas, o planejamento é na verdade, o alicerce do processo administrativo. É ele que determina a existência das demais atividades do negócio. 1. PLANEJAMENTO Fonte: Google imagens O planejamento nada mais é, do que unir um conjunto de decisões que o administrador toma para realizar o futuro de seu empreendimento. É uma atividade que envolve a identificação das oportunidades, ameaças, forças e fraquezas que afetam o negócio. 14 Planejar é pensar antes, qual o melhor caminhopara se chegar aos resultados desejados. O planejamento deve ser flexível, afim de superar os problemas que eventualmente surjam no caminho. Vamos entender melhor as expressões mais utilizadas. Oportunidades – são situações externas, atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas pelo administrador, podem influenciá-lo positivamente, exemplo: novas políticas de governo, novos fornecedores, etc. Ameaças – são situações externas, atuais ou futuras que, se não evitadas ou eliminadas, podem afetar o negócio, exemplo: concorrência forte, roubos, incêndios, etc. Forças – são características do administrador que podem fortalecer e aperfeiçoar o seu negócio, dando-lhe destaque frente aos concorrentes, exemplo: habilidades de liderança motivacional, reconhecimento, etc. Ou tecnicamente, pode-se considerar: a eficiência dos colaboradores, a credibilidade dos fornecedores e a qualidade dos produtos. Fraquezas – são características do administrador que devem ser minimizadas, a fim de evitar influências negativas sobre o desempenho da organização, exemplo: autoritarismo, individualismo, pouca ou nenhuma comunicação com os colaboradores. Tecnicamente podemos sujerir, a pressão dos fornecedores, colaboradores sem compromisso com o negócio. São elementos de um bom planejamento: Diagnóstico – é o conhecimento exato da realidade presente. Ou seja, o administrador deve analisar a fundo a situação da empresa, para identificar seus problemas, desenvolver estratégias e estabelecer as prioridades. Para maior precisão, o diagnóstico deve ser sempre: Realista (ver as coisas como elas são, sem falsas ilusões); Completo (considerando a realidade do negócio e do mercado no qual atua). Objetivos definidos - são os resultados que o administrador se propõe a alcançar, num determinado período. Tais objetivos podem ser: De curto prazo (os que devem ser realizados nos próximos seis meses); De médio 15 prazo (os que devem ser realizados nos próximos cinco amos); De longo prazo (aqueles que devem ser realizados além dos próximos cinco anos). Tais objetivos devem ser: Concretos (especificados de maneira precisa); Claros (definir como podem ser realizados); Factíveis (possíveis de ser realizados); Associados ao tempo (quando e em quanto tempo?); Mensuráveis (que se pode medir até o ponto em que foi realizado). Estratégias – são as ações que o administrador se propõe a realizar para atingir seus objetivos. As estratégias são caminhos que o administrador deve seguir em direção aos seus objetivos. Existem muitos caminhos que levam a uma mesma meta. Escolher uma estratégia envolve entre outras coisas, os aspectos relacionados com: Prazos previstos; Recursos disponíveis; Locais determinados; Indicação de tarefas; Contratação de pessoal, etc. Critérios de avaliação – são critérios que medem se cada um dos planos foi realizado e se os resultados foram realmente atingidos. O administrador deve determinar com precisão, o que espera obter em cada passo do que foi planejado. O planejamento envolve todas as atividades do negócio, por isso quando o gestor formular o seu projeto, ele precisa definir também as estratégias para atuar em todas as atividades da empresa. 2. ORGANIZAÇÃO Organização no negócio, significa o ordenamento dos recursos e das funções a fim de facilitar o trabalho e criar uma nova visão da empresa. Organizar o negócio é ordenar: 1. O espaço : Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu devido lugar. 2. O tempo : Um tempo para cada tarefa e cada tarefa em seu devido tempo. A organização do tempo requer uma agenda para controlar os compromissos e ter em mente as prioridades e pontualidade para executar tudo o que foi programado. 16 3. O trabalho : A organização do trabalho, pode ser bem mais simples do que imaginamos. Uma boa idéia seria, fazer uma lista de todas as tarefas que se realizam na empresa, agrupando-as da maneira mais lógica. A seqüência mais adequada é aquela que permite realizar as tarefas de forma eficiente e no menor tempo possível. Ou seja, listar as tarefas que se realizam na empresa e, agrupá-las por atividade, determinando quem são os responsáveis por cada tarefa. 4. As pessoas : Para que haja uma boa organização no negócio, este deve possuir unidade de comando e unidade de direção. De modo que, na unidade de comando cada pessoa recebe atribuições e é orientada para ao fim de suas atividades, prestarem contas com seu supervisor. Na unidade de direção, todas as tarefas são designadas a um responsável permanente. 5. Os recursos financeiros : Implica na distribuição correta dos recursos financeiros da empresa para obter a partir dos mesmos, o maior rendimento possível. 3. DIREÇÃO O administrador atua como um gestor de pessoas. Nota-se que, ele desempenha bem o seu papel quando assume a responsabilidade de orientar os seus colaboradores na realização de suas atividades, na solução de conflitos interpessoais e inter-setoriais. Ou seja, quando promove o envolvimento participativo de todos, seja estabelecendo objetivos e metas ou conduzindo processos. O profissional da área de gestão, deve possuir uma visão íntegro-renovadora, que ativa a percepção e o entendimento de que é através de um perfeito equilíbrio entre os líderes e as equipes integradas (gestão participativa), na valorização dos colaboradores (políticas de recursos humanos) e numa boa liderança (os colaboradores reconhecem que ele está preparado e transmite confiança e segurança) que ele será bem 17 sucedido e a organização só terá a ganhar. Para o administrador exercer uma boa liderança, ele precisa desenvolver as seguintes habilidades: 1. Habilidades de comunicação - para atingir seus objetivos sua comunicação precisa ser clara e precisa (para que não haja distorções), respeitosa e sincera (para fortalecer a integração das equipes no ambiente de trabalho); 2. Habilidades para motivar os colaboradores - deve preocupar-se com alguns fatores importantes (como a necessidade que os colaboradores têm de reconhecimento, ser justo na solução e no gerenciamento de conflitos, permitir que todos tomem parte nas decisões e contribuam com idéias inovadoras); 3. Habilidades para exercer autoridade - é interessante que seus colaboradores encontrem nele, qualidades dignas de admiração e de respeito (os colaboradores o vejam como um exemplo a ser seguido); 4. Habilidades para avaliar desempenhos - capacidade de identificar, desenvolver e reter novos talentos (através de avaliação psicológica, treinamento com ênfase no resultado). 5. Habilidades para tomar decisões – tomar uma decisão significa, entre outras palavras, escolher uma entre várias alternativas (obviamente, aquela que ofereça maiores benefícios e com menos riscos). Competência – nada mais é, do que o conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes que, quando integrados e utilizados estrategicamente pelo indivíduo, permite-lhe atingir com êxito os resultados que dela são esperados pela alta-administração. Dentre as principais competências desenvolvidas pelo gestor de pessoas podemos citar: 1. Administração de mudanças (desenho de cargos, avaliação de desempenho, desenvolvimento de talentos, etc); 18 2. Credibilidade pessoal (relações humanas, motivação, liderança, etc); 3. Domínio do negócio (conhecimento específico de gestão, dos processos, desenvolvimento de estratégias, etc). As competências dependem de três fatores externos fundamentais: 1. A tarefa - desenhar e redesenhar, permanentemente postos de trabalho e funções, avaliando a capacidade das pessoas, sua inteligência, sua utonomia e seu sentido de responsabilidade; 2. O contexto da função - desenvolver formas de organização inovadoras, leves, flexíveis e interdependentes. Com chefias bem preparadasque utilizam o diálogo, a participação e a cooperação, como autênticas ferramentas de trabalho; 3. O contexto da organização - definir missões e objetivos de forma clara, praticar uma liderança efetiva e criar políticas de recursos humanos geradoras de motivação para as pessoas. 4. CONTROLE O controle é a comparação dos planos com os resultados, para se verificar se foram cumpridos e para corrigir eventuais falhas na realização dos projetos. Consiste em realizar as seguintes atividades: • Retomar as metas que foram estabelecidas; • Recolher informações sobre os resultados; • Comparar as metas com os resultados obtidos; • Corrigir as distorções ou possíveis falhas. Portanto, podemos afirmar que a função de controle tem os seguintes aspectos: 1 Controle > medir o desempenho > comparar com o planejado 2 Controle > corrigir o desempenho > comparar com o planejado A partir do que foi exposto, chegamos à conclusão de que “ O melhor controle é aquele que se aplica desde o início até o fim do processo.” 19 As áreas funcionais da administração Sabemos que a partir do momento que uma empresa adquire dimensões consideráveis, precisa se fragmentar em diferentes departamentos onde cada um deles de dedique a uma atividade especifica, contando para isso com profissionais e especialistas na matéria que irá proceder. Desta forma, conseguimos que cada área realize de forma exclusiva aquilo que sabe fazer melhor, dando lugar ao aparecimento de diferentes áreas funcionais nas empresas, entre estas as principais, são: Área de administração e recursos humanos ; Área de contabilidade e finanças ; Área de Produção , Área de venda e marketing : 1- Área de administração e recursos humanos Este área é a encarregada de gerenciar tudo aquilo catalogado como "documentação" e qualquer tipo de trâmite burocrático e administrativo . Normalmente costuma estar unida também às atividades de recursos humanos , já que o gerenciamento dos mesmos implica também uma grande quantidade de trâmites. As atividades a desenvolver são as seguintes: Recrutamento, seleção e contratação de pessoal , realizando todos os gerenciamentos, tanto físicos como burocráticos. Pagamento e gerenciamento dos salários , pagamentos e políticas de compensação a empregados. Alavancagem das boas relações trabalhistas e uma motivação apropriada dos empregados. Gerenciamento de todos aqueles trâmites que sejam necessários para realizar as atividades da empresa. 2- Área de contabilidade e finanças Neste departamento da empresa realizam-se todas as atividades referentes ao gerenciamento e controle dos recursos econômicos da http://negocios.umcomo.com.br/artigo/qual-a-diferenca-entre-recrutamento-e-selecao-9892.html 20 empresa, bem como registrar nos livros contábeis de onde provêm e em que se utiliza o dinheiro. Considera os seguintes aspectos: Créditos e empréstimos que a empresa deve realizar. Relações de pagamento e cobrança com provedores e clientes. Controle da taxa de juro dos empréstimos anteriores. Declarações de impostos . Investimentos da empresa em ativos financeiros. 3- Área de produção Esta área é encarregada de transformar a matéria prima em produtos terminados para poder vender aos clientes, ou de gerar e prover os serviços que a empresa oferece. Para isso, possuirão e terão em funcionamento a maquinaria que for necessária, e serão os encarregados de gerenciá-la da forma mais eficiente possível. Suas atividades são: Produção dos bens e serviços . Design dos produtos e serviços . Manutenção da maquinaria e do lugar de produção. Armazenamento do estoque . Controle de qualidade . 4- Área de venda e marketing A área de venda e marketing se encarrega de realizar todas as atividades necessárias para que o produto chegue do lugar de produção às mãos do cliente, bem como cumprir com todas as necessidades e expectativas do cliente. Realiza as seguintes ações: Logística . Gerenciamento de pontos de venda . Marketing mix: preço, promoção, produto e distribuição. Comunicação com os clientes . Investigação das necessidades dos consumidores. 21 Fonte: Google imagens 1.1.1 Fundamentos da Administração Científica A administração científica é um modelo de administração criado pelo americano Frederick Winslow Taylor no fim do século XIX e início do século XX e que se baseia na aplicação do método científico na administração com o intuito de garantir o melhor custo/benefício aos sistemas produtivos. A abordagem da Escola da Administração Cientifica enfatiza as tarefas, foi devido a tentativa de aplicar os métodos da ciência aos problemas da Administração que nomearam Administração Cientifica, com a finalidade de aumentar a eficiência industrial, Taylor se preocupou em tentar eliminar o desperdício das perdas sofridas pelas indústrias americanas e aumentar os níveis de produtividade com os métodos da engenharia industrial. Fonte: Imagens Google - Frederick Taylor (1900) http://www.infoescola.com/biografias/frederick-w.-taylor/ 22 Frederick Winslow Taylor (1856-1915), nasceu em Filadélfia, nos Estados Unidos. Foi em seus primeiros estudos que teve contato direto com os problemas sociais e empresariais resultados pela Revolução Industrial, naquele momento, se usava o sistema de pagamento por peça ou por tarefa, os patrões procuravam lucrar o máximo na hora de fixar o preço por tarefa e os operários diminuíam a um terço o ritmo de produção, procurando contrabalançar o pagamento por peça estipulado pelos patrões. Por conta disso, Taylor começou a estudar os problemas de produção. Taylor, junto com outros operários, analisaram cada tarefa e processo aperfeiçoando-os e os racionalizando gradativamente, notou que com o equipamento disponível, um operário médio produzia menos do que sua capacidade, verificou que se um operário esforçado recebe a mesma remuneração de um operário acomodado, o mais produtivo perde seu interesse e diminui sua capacidade de produzir, por conta disso, Taylor determinou a importância de criar condições especificas de trabalho, salários de acordo com rendimento de cada funcionário, e para isso, a Administração precisava aplicar pesquisas e experimentos científicos a fim de estabelecer processos padronizados. Para melhorar suas aptidões, os empregados deveriam ser cientificamente treinados, contudo, foi criado um meio cordial e pessoal entre a Administração e os empregados, isso possibilitou a aplicação de seus outros conceitos. Fonte: Google imagens: Cena do filme “Tempos modernos” de Charles Chaplin 23 A Administração Cientifica fundamenta uma repartição de responsabilidades e estabelece métodos antigos pelos métodos científicos, tendo como base: 5- Substituir movimentos inúteis por movimentos eficazes - Taylor acreditava que o estudo de tempos e movimentos, é o aspecto fundamental para se racionalizar o trabalho, e notou que o trabalho pode ser executado melhor de acordo com a divisão de todos os movimentos fundamentais para a execução de cada tarefa. Ele descartou os movimentos inúteis, enquanto os uteis seriam simplificados e racionalizados para gerar uma economia de tempo e esforço. Estudo da fadiga humana - Esse movimento baseia-se na fisiologia humana, a fadiga gera uma redução da eficiência, para diminuir a fadiga foi proposto alguns métodos, com isso, a administração cientifica eliminou os movimentos que produzem fadiga nas tarefas executadas pelo trabalhador. Divisão do trabalho - Os operários passaram a executar uma única tarefa predominante ou tarefas simples e elementares de maneira continua e repetitiva, resultando a ideia básica de que a eficiência aumenta de acordo com a especialização. Cargos e tarefas - Fundamenta a ideia deque cada operário tenha um cargo, entende-se que cargo é um conjunto de tarefas executadas de maneira repetitiva. Já que, racionalização do trabalho é a preocupação básica da Administração cientifica, foi proposto que cada funcionário se restringisse apenas às tarefas referentes ao seu cargo para otimizar o tempo e aumentar sua eficiência, para cada tarefa há um método apropriado e cada operário étreinado para desempenhar suas atividades. Prêmios de produção e incentivos salariais - Taylor desenvolveu o plano de incentivo salarial e os prêmios de produção. Já que a remuneração por tempo não estimulava os funcionários, foi 24 proposto a remuneração individual, se um operário produzisse pouco ele receberia pouco, e se produzisse muito também receberia um salário de acordo com seu desempenho e se ultrapassasse 100% de eficiência ele receberia um prêmio de produção ou um incentivo salarial, resultando um aumento no desempenho de cada funcionário. A figura a seguir ilustra, sinteticamente, a estrutura do pensamento da Administração Científica: 1.1.2 Contribuições da Administração Científica para as empresas/organizações. As contribuições da administração cientifica, através de através de Taylor para as empresas, e organizações, através de um estudo dos tempos e movimentos, que visava definir uma metodologia que deveria ser seguida por todos os trabalhadores, pregando a padronização do método de trabalho e das ferramentas utilizadas. Instrumento criado para promover a racionalização do trabalho do operário. Era a divisão e subdivisão de todos os movimentos necessários à execução de cada operação em uma tarefa. Entre as vantagens do estudo dos tempos e movimentos estão: Eliminação do desperdício de esforço e movimentos inúteis; Racionalização da seleção dos operários e sua adaptação ao trabalho; Facilita o treinamento e melhora a eficiência e rendimento do trabalho. 25 Com base neste estudo a ORT (organização Racional do Trabalho), visava a eliminação de movimentos inúteis, fazendo com que os trabalhadores executassem suas tarefas de forma mais simples e rápida estabelecendo um tempo médio, a fim de que as atividades fossem feitas em um tempo menor e com qualidade, aumentando a produção de forma eficiente. A ORT pregava: Analise do trabalho operário; Estudo dos tempos e movimentos; Fragmentos dos tempos e movimentos; Especialização do trabalhador; Com base nestes estudos Taylor criou alguns princípios que em sua opinião norteavam a administração cientifica, são eles: Princípios de planejamento – substituição de métodos empíricos por procedimentos científicos – sai de cena o improviso e o julgamento individual, o trabalho deve ser planejado e testado, seus movimentos decompostos a fim de reduzir e racionalizar sua execução. Princípios de preparo dos trabalhadores – selecionar os operários de acordo com suas aptidões e então prepará-los e treiná-los para produzirem mais e melhor de acordo com o método planejado para que atinjam a meta estabelecida. Princípio de controle – controlar o desenvolvimento do trabalho para se certificar de que está realizado de acordo com a metodologia estabelecida e dentro da meta. Princípio da execução – distribuir as atribuições e responsabilidades para que o trabalho seja o mais disciplinado possível. Com a aplicação destes princípios a administração cientifica conseguiu atingir alguns objetivos e identificar novas situações importantes para o processo de desenvolvimento da administração. A cooperação dos operários foi obtida com planos de incentivos salariais e prêmios de produção. Os gestores da época pensável que o salário era a única motivação do trabalhador. 26 O desenho de cargos e tarefas mostrou o trabalho simples e repetitivo das linhas de produção a padronização e as condições de trabalho que asseguravam a eficiência. Verificou-se, também, que não adiantava racionar o trabalho do operário se o superior continuasse trabalhando como antes. Boa parte das contribuições de Taylor, ainda são utilizadas nas empresas, como Descrição de cargos, linha de produção e prêmios de incentivos para motivar os Trabalhadores a produzirem mais. A figura a seguir mostra, na concepção de TAYLOR, como os funcionários deveriam se relacionar com o nível superior, de supervisão (supervisão funcional): Nessa visão, um operário (A, B, C ou D, na figura) teria três chefes a quem se reportar, no trabalho. 1.2.1 Fundamentos da Gestão Administração Clássica – Fayol Fonte: Google imagens http://4.bp.blogspot.com/-bf0hsH17rIo/VNP4NbvFaSI/AAAAAAAACs4/z1rRhAS69SU/s1600/henri-fayol.jpg 27 O engenheiro francês Jules Henri Fayol, foi um dos principais personagens da Teoria Clássica da Administração. Aos 19 anos, Fayol, entrou para uma companhia metalúrgica e carbonífera que se encontrava a beira da falência, após assumir um cargo de direção, conseguiu recuperar as finanças da empresa e leva-la a um novo patamar. Em 1918, entregou seu cargo, aposentando-se aos 77 anos de idade, fundou o Centro de Estudos Administrativos e lançou o livro administração Geral e Industrial, no qual expunha que administração era uma função distinta das demais funções, como finanças e produção, por exemplo. Uma das contribuições da teoria criada e divulgada por Fayol, foi o desenvolvimento da abordagem conhecida como gestão administrativa ou processo administrativo, no qual, pela primeira vez, se falou em administração como disciplina e profissão. O início do século XX é dado como época “berço” da Administração como ciência. Dois foram os introdutores: o americano Frederick Winslow Taylor e o francês Henry Fayol. A Teoria Clássica desenvolveu-se na Europa por meio dos trabalhos de Fayol. Nesta, a preocupação básica era com a estrutura organizacional, ou seja, a disposição dos setores da empresa e as relações entre os mesmos. Em razão disso, afirma-se que a Teoria Clássica possui abordagem inversa à Administração Científica, partindo de cima para baixo, ou seja, da organização para os departamentos. A ênfase é na estrutura e não nas tarefas. O surgimento da Abordagem Clássica de Administração é devido, principalmente, ao advento da Revolução Industrial. Com ela, as empresas passaram por um processo de rápido e desorganizado crescimento, sendo necessária, portanto, uma atividade que abordasse as questões empresariais de maneira mais científica e menos improvisada, como era feito até então. Outro fator importante é que, com o aumento das empresas e, complexidade de sua administração, bem como o crescimento da concorrência, a busca por meios de melhorar a eficiência das organizações tornou-se regra no período. A divisão dos cargos e tarefas e a constante necessidade de redução de custos e desperdícios, fez com que os estudos desenvolvidos por Fayol fossem tão marcantes em suas épocas. Enquanto os métodos de Taylor eram estudados por executivos Europeus, os seguidores da Administração Científica só deixaram de ignorar a obra de Fayol quando a mesma foi publicada nos Estados Unidos. O atraso na difusão generalizada das ideias de Fayol fez com que grandes contribuintes do pensamento http://pt.wikipedia.org/wiki/Frederick_Taylor http://pt.wikipedia.org/wiki/Jules_Henri_Fayol 28 administrativo desconhecessem seus princípios básicos, Fayol relacionou 14 princípios básicos que podem ser estudados de forma complementar aos de Taylor: A definição da escola do processo administrativo, ou enfoque funcional (como também é chamada) baseia-se no conceito de que administrar é um processo de tomar decisões. De acordo com Henri Fayol, essas decisões se encontram agrupadas em cinco categorias, que são elas: Planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. Cada uma dessas categorias se trata de um processodistinto e são comumente chamados de funções. Conceito de função de acordo com Henri Fayol O conhecimento acerca da administração ainda era bastante precário na época, extinto uma grande necessidade de informação em relação às questões administrativas. Para responder essa necessidade, Henri Fayol (que defendia princípios semelhantes aos de Taylor) criou a divulgou sua própria teoria; que dividia a empresa em seis atividades, levando a análise dos processos para toda a organização. Essas atividades eram as funções técnicas, comerciais, financeiras, de segurança. Contábeis e administrativa. Segundo Fayol, a função administrativa era a mais importante de todas (pois coordenava as demais), definindo cada um de seus componentes da seguinte maneira: Planejamento: Trata-se de um processo consciente e sistemático de tomar decisões sobre os objetivos que a empresa buscaria no futuro. Basicamente estabelecia os objetivos e metas da organização e especificava o modo como eles seriam alcançados. Vale ressaltar também, que o planejamento possui diferentes níveis organizacionais (estratégico, tático e operacional); Organização: De forma resumida, é considerado o instrumento de operacionalização do planejamento. É a estrutura organizacional que possibilita a transformação dos planos em objetivos concretos. Entende-se que é a maneira como a empresa coordena todos os seus recursos (humanos, financeiros, materiais, etc.) alocando-os de acordo com o planejamento. 29 Comando: É a condução da empresa no sentido de atingir os objetivos visados. A função de comandar está diretamente ligada à autoridade e ao poder. Em seu sentido mais puro, trata-se de fazer com que os subordinados (colaboradores) executem o que precisa ser realizado, de forma clara e concisa e de acordo com os desejos da alta administração. Coordenação: Podemos dizer, que significa reunir, unificar e harmonizar toda as atividades e esforços visando o alcance dos objetivos previamente traçados durante o planejamento da organização. A implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atividades e esforços necessários por parte da empresa. Resume-se em ligação e união. Controle: Conceitualmente falando, é a necessidade de verificar se os procedimentos estão de acordo com as regras e os princípios da empresa. Trata-se de estabelecer padrões e indicadores de desempenho que permitem assegurar que as atitudes tomadas são as que a empresa espera. Através do controle das atividades, é possível aumentar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as metas da organização. Henri Fayol sempre afirmou que seu êxito era resultado dos métodos que empregava e nada além disso. Assim como Frederick Taylor, Fayol utilizou os últimos anos de sua vida para demonstrar que com previsão (planejamento) e métodos adequados de gerencia, os bons resultados seriam apenas consequência. Henri Fayol ressaltou também, que nenhuma das cinco funções essenciais de uma organização (finanças , produção , técnicas , contábeis e comerciais ) possuem o encargo de formular o programa de ação geral da empresa, de constituir seu corpo social, ou de coordenar os esforços e harmonizar o trabalho, essas atribuições pertencem unicamente à função administrativa. Na concepção de Fayol, o trabalho do dirigente consiste basicamente em definir diretrizes, tomar decisões, atribuir responsabilidades e estabelecer metas em relação aos funcionários. Para assegurar o bom desempenho dos gerentes, Fayol indicou alguns deveres (16 no total) que deveria ser usados como modelo 30 de gestão, como por exemplo: estabelecer autoridade construtiva, formular decisões, manter a unidade de comando, harmonizar as atividades etc. Ao desenvolver sua teoria, ele também procurou delinear a capacidade administrativa (um pequeno resumo de diversas atividades relacionadas). Para isso, ele propôs quatorze princípios a serem seguidos com o objetivo de se ter uma administração mais eficiente e eficaz esses princípios se tornaram uma espécie de prescrição administrativa universal, que segundo Fayol, devem ser aplicados de modo complacente e flexível. Para ele, a administração, como toda ciência, deveria se basear em leis ou princípios. A partir do momento que as funções administrativas se restringem ao corpo social, fez-se necessário a criação de condições que assegurassem o bom funcionamento da empresa. A imagem abaixo apresenta todos os quatorze princípios propostos por Fayol. Com esses princípios, Fayol procurou delinear o que seria o modelo ideal de administração. Nós temos, por exemplo, a divisão do trabalho como modelo de especialização das tarefas, a autoridade e responsabilidade norteando as 31 questões de ordem e obediência e a disciplina demonstrando a necessidade de normas de conduta dentro de uma organização. Antes de Fayol, o problema da administração se concentrava nas indústrias e usinas, com preocupação excessiva pela produtividade. Fayol levou a ciência da administração para um nível de direção da empresa, mostrando como um processo administrativo pode ser separado em áreas interdependentes de responsabilidades, princípios e funções. Para ele, a primeira condição inerente ao chefe de uma companhia era a de ser um bom administrador . A importância da administração para Henri Ford Por diversas vezes Fayol defendeu e enfatizou a qualidade dos bons administradores sobre as questões técnicas do trabalho. Falando sobre jovens engenheiros, Fayol ressaltou que o sucesso de uma empresa depende mais da habilidade administrativa de seus colaboradores do que de suas habilidades técnicas. Para ele, um Líder medíocre tecnicamente, mas que em geral seja um bom administrador, é de certa forma mais útil para a organização do que um líder brilhante apenas na forma técnica Fayol discorreu sobre diversas teorias relacionadas à administração de uma empresa, sempre destacando sua importância para a mesma. Para Henri Fayol a administração era a forma de governar ou gerenciar um negócio público ou privado, fazendo o melhor uso possível dos recursos disponíveis para atingir os objetivos da empresa. De certa forma ele tinha a ciência administrativa como parte fundamental de todos os componentes de uma organização. Fayol ainda instituiu que o departamento administrativo era o responsável por garantir a unidade da ação, disciplina e da ordem, garantido assim o bom relacionamento interno e externo da companhia. O renomado autor ainda afirmou que, apesar de ser distinta, a administração se entrelaçava com outros departamentos, agindo como um sistema nervoso dentro na empresa. Podemos então perceber que Henri Fayol, teve uma importância fundamental para o desenvolvimento da administração como ciência. Ele não foi apenas o primeiro a reconhecer a administração como uma função separada das demais, mas foi o primeiro autor que conseguiu tornar mais nítido o papel e o exercício administrativo. Apesar das críticas que a Teoria Clássica de Fayol recebeu, nós 32 conseguimos perceber que o autor buscou interpretar as funções e obrigações que rodeiam um administrador de empresas de forma clara e objetiva, facilitando o seu entendimento e apoiando, por meio de seus trabalhos, o desenvolvimento e o futuro da mesma. Henri Fayol, ajudou a desenvolver e divulgar conceitos inovadores para a época em que viveu, como por exemplo, a divisão do trabalho e a divisão das funções administrativas. Ele também criticou a metodologia existente e mostrou de que modo ela interferia nos sistemas organizacionais das empresas ao redor do mundo. O autor ainda foi um crítico do excessivo estudo matemático nos cursos de engenharia, afirmando que a escrita era mais importante do que certos aspectos. Enquanto a escola clássica de administração cientifica de Taylortinha ênfase na tarefa realizada por cada operário, a teoria clássica de Fayol tinha ênfase na estrutura da organização, já que sua teoria partiu da abordagem sintética e universal da empresa, chegando a possuir uma visão estrutural da mesma. Para Fayol, a administração não se referia apenas ao topo de uma organização, pelo contrário, ela se distribuía por todos os níveis hierárquicos. Uma de suas principais concepções era a de que, a administração se tratava de uma questão de medida, ponderação e bom senso. Por fim, vale ressaltar que, após o surgimento da abordagem neoclassicista da administração, ocorreu uma pequena alteração nas cinco funções previamente estabelecidas por Fayol, uma vez que os autores do movimento neoclássico entendiam que as funções de comandar e coordenar tinham, o mesmo sentido singular de “direção ”. Assim, o famoso POC3 é uma sigla utilizada em administração que representa as cinco funções do administrador definidas por Jules Henri Fayol: Planejar - Atividade de estabelecer, metas, objetivos e resultados para o futuro. Envolve prever, decidir antecipadamente, elaborar alternativas e definir métodos de trabalho para que se alcancem os resultados esperados. Organizar - Definir como utilizar os recursos e a estruturar a organização, elaborando seu organograma, de forma que possa alcançar seus objetivos. Controlar - Acompanhar as atividades de forma a verificar se os planos estão sendo executados adequadamente. https://pt.wikipedia.org/wiki/Administra%C3%A7%C3%A3o 33 Coordenar - Estabelecer prioridades e a sequência das atividades. Comandar - Dirigir e Liderar pessoas. Posteriormente esta sigla fora compactado para o PODC (planejar , organizar , dirigir e controlar ), respectivamente. 1.2.2 Contribuições da Gestão Administrativa Clássica para as empresas/organizações As principais contribuições da gestão administrativa Clássica para as empresas, veio através de Fayol, considerado o “Pai da Administração Moderna” ele com seus estudos criou as funções do administrador, seus estudos comprovaram como administrador deve se portar e como deve exercer sua função na organização, e também criou princípios que até hoje são vistos pelos executivos como essenciais, Fayol deu ênfase na estrutura da organização, criando as seis funções essenciais da empresa, separando a administração das demais funções, conforme abaixo: 1) Funções técnicas : produção de bens ou serviços. 2) Funções comerciais : compra e venda. 3) Funções financeiras : procura e gerência de capitais. 4) Funções de segurança : proteção e preservação de bens e pessoas. 5) Funções contábeis : inventários, registros, balanços e custos. 6) Funções administrativas : integração, a partir da cúpula, das demais funções. Para Fayol, as funções administrativas coordenam e sincronizam as demais funções, por isso estão acima delas. A função de administração é, por isso, a única que formula um programa de ação geral e coordena as demais. Hoje, essa visão está ultrapassada. Nomes como Produção, Finanças, Marketing, Recursos Humanos, Logística, P&D (Pesquisa e Desenvolvimento) representam áreas muito mais conhecidas nas organizações. No entanto, essas áreas nada mais são que evoluções da visão de Fayol. Para esclarecer as funções administrativas, Fayol criou os elementos ou atos da administração: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. 34 Em outras palavras, segundo Fayol, são funções do administrador: Prever : visualizar o futuro e traçar um programa de ação que tenha unidade, continuidade, flexibilidade e precisão. Organizar : constituir o organismo material e social da empresa. Comandar : dirigir a equipe para atingimento dos objetivos globais. Coordenar : unir e harmonizar as atividades do negócio, sincronizar coisas e ações, adaptando os meios aos fins. Controlar : verificar se o realizado está de acordo com o previsto (regras e planos). Em relação às funções do administrador, afirmou que podem ser divididas entre os níveis hierárquicos da empresa. Portanto, não são exclusivas dos diretores, mas o que deve existir é uma proporcionalidade da função administrativa. Fayol também afirmou que a capacidade essencial dos empregados dos níveis operacionais é a capacidade que caracteriza a empresa. Já a capacidade administrativa é essencial aos chefes. As condições são as seguintes: 1) A capacidade principal do operário é a capacidade técnica. 2) A capacidade principal da gerência é a capacidade administrativa. 3) Quanto mais se eleva o nível hierárquico, maior a capacidade administrativa. 4) As capacidades comercial, financeira, de segurança e contabilidade têm grande importância para os níveis mais baixos. Nós sabemos que toda ciência tem como base leis ou princípios. Sendo assim, Fayol definiu os "Princípios Gerais da Administração". Entretanto, afirmou que em Administração tudo deverá ter ponderação e bom senso. Portanto, os chamados "princípios gerais" são flexíveis e adaptáveis segundo sua visão. Teoria Clássica caracterizou-se pelo seu enfoque prescritivo e normativo, ou seja, determinou as funções administrativas e criou os princípios para norteá-las. As principais contribuições de Fayol, foi separar a administração das demais funções e criou os elementos da administração: prever, organizar, comandar e 35 controlar. Além disso, foi relevante sua ênfase na estrutura organizacional, coisa que até então não tinha sido feita. 2 Estudo de Caso – Empresa Analisada Livraria Saraiva 2.1 Perfil da Organização Com mais de 100 anos de existência no mercado varejista, foi fundada em 1914, quando o Sr. Joaquim Ignácio da Fonseca Saraiva, um imigrante português, fundou no Largo do Ouvidor, em São Paulo, uma pequena livraria destinada ao comércio de livros usados. Em virtude da localização da livraria, muito próxima à Faculdade de Direito do Largo São Francisco, do interesse pessoal e conhecimento da literatura jurídica que o Sr. Joaquim Saraiva possuía, a então denominada "Livraria Acadêmica" tornou-se conhecida dos professores e estudantes de direito frequentadores da região e especializou-se no comércio de livros jurídicos, que representa, até os dias de hoje, um segmento importante nos nossos negócios. Imagem: Primeira livraria Fonte: http://www.saraivari.com.br/conteudo_pt.asp?idioma=0&conta=28&tipo=49680 Na mesma década, Joaquim edita o primeiro livro, "Casamento Civil", inaugurando a fase editorial da livraria. Nos trinta anos seguintes, a livraria teria 36 como prioridade a área jurídica. A editora estende suas atividades comerciais e começa a editar também livros didáticos, literatura geral, ciências, etc., ao mesmo tempo em que amplia as atividades editoriais no campo jurídico e se torna a mais conceituada editora desse tipo de obra no Brasil. Em 1947 a empresa transforma-se em sociedade anônima, com a denominação Saraiva S.A. - Livreiros Editores. Um grande número de ex- estudantes encaminha-se à livraria para subscrever ações da empresa em homenagem ao seu fundador, o Conselheiro Saraiva. A partir de 1970, passamos a editar Livros Didáticos e Livros Paradidáticos e, em 1972, a Saraiva transformou-se numa companhia aberta. Ao longo dos anos 70, o processo de crescimento e formação de uma rede de lojas se iniciou concretamente com a abertura da segunda Livraria Saraiva, na Praça da Sé, marco central da capital de São Paulo. Na década de 80, com o crescimento do número de títulos publicados, viabiliza-se um serviço próprio de distribuição de livros da Editora Saraiva. Em 1983, iniciou-se o processo de expansão da rede de estabelecimentos da Livraria, com a abertura de diversas lojas em outros estados brasileiros e em shopping centers. Enquanto que nos anos 90, reafirmando seu pioneirismo com as publicaçõesjurídicas, a Saraiva passa a editar livros paradidáticos, obras de complementação do ensino das diversas matérias que compõem o currículo do ensino Fundamental e Médio. Ao final da década, a Saraiva passa a editar livros nas áreas de Administração, Economia e Marketing destinados ao currículo do ensino de terceiro grau. Enquanto a unidade de varejo abre a primeira de uma série de Mega livrarias, totalmente informatizadas. Em 1998, a Saraiva conclui a aquisição da Editora Atual. E passa a comercializar seus produtos por meio da internet através do site www.saraiva.com.br. Um dos primeiros sites de e-commerce do Brasil. Em 2006, houve a adesão às Práticas Diferenciadas de Governança Corporativa Nível 2 da BOVESPA e em abril do mesmo ano a realização bem- sucedida de uma distribuição primária de três milhões de ações preferenciais, 37 fortalecendo a posição financeira da Companhia para o desenvolvimento de estudos e implementação de projetos de investimento. Em 2007, a Saraiva adquiriu a Pigmento Editorial S.A., responsável pela comercialização do Ético Sistema de Ensino, composto por uma linha de materiais didáticos editados com absoluto rigor conceitual e por uma linha de serviços de apoio pedagógico de reconhecida qualidade. Nesse mesmo ano, dando um passo a mais rumo ao futuro, a Saraiva cria produtos para atender as demandas do mercado educacional por conteúdos digitais. Em 2008, a Saraiva amplia significativamente o seu potencial de atuação no mercado editorial e livreiro com a aquisição de 100% do controle acionário do Grupo Siciliano e passa a operar todas as lojas físicas e site desta rede. Em 2010, a Editora Saraiva lança o Agora, sistema de ensino para a educação pública. No início de 2008, com a aquisição do Grupo Siciliano, os selos Arx e Caramelo foram incorporados ao catálogo da Editora. Em 2010 foi criado o selo Benvirá para publicação de obras de Ficção e Não Ficção. Em 2010, a Saraiva.com lança o Saraiva Digital Reader, uma plataforma que permite a venda de Livros Digitais (e-books). Nesse mesmo ano, a fabricante de televisores LG lança uma linha de produtos com opção de acesso à internet que utiliza de forma nativa a plataforma de comercialização de filmes digitais da Saraiva. Em abril de 2010 é inaugurada a primeira loja iTown, uma operação da Livraria totalmente dedicada à venda de produtos da Apple. O ano de 2012 foi marcado pelo nascimento de um novo selo: o SaraivaTec, que surge para atender à crescente demanda do segmento de cursos técnicos e de graduação tecnológica. No mesmo ano, a Saraiva e a Hoper Educação lançam em outubro o Saraiva Solução de Aprendizagem, nova solução didática de apoio ao ensino de Direito e Administração de Empresas. Trata-se de metodologia desenvolvida para apoiar o trabalho do professor em sala de aula e garantir maior aprendizagem dos alunos. Em 2013, a Saraiva anuncia o lançamento de seu self-publishing: Publique-se! No Publique-se! É possível transformar textos em livros digitais em apenas um clique. A Editora Saraiva fez um importante movimento estratégico 38 para agregar ainda mais valor às soluções educacionais oferecidas, com a aquisição da Editora Érica Ltda. A transação marcou sua entrada no mercado de conteúdo voltado para ensino técnico profissionalizante, reforçando a diversificação e o aumento da relevância da Saraiva no mercado Editorial Brasileiro. A Saraiva inaugura em setembro sua primeira loja em aeroporto, no Aeroporto Internacional de São Paulo (Cumbica). No mesmo ano, a Saraiva recebeu o "Prêmio Época Reclame Aqui - As Melhores Empresas para o Consumidor de 2013" na categoria Comércio Eletrônico e foi destaque como Companhia Supercampeã de votação no ranking geral, que considera as melhores empresas em 62 categorias. Em 2014, a Saraiva completou 100 anos. Foi lançado o Lev, primeiro leitor digital portátil da Saraiva, que vem com a plataforma de livros digitais disponíveis no ecossistema da empresa. Pioneira no setor digital, a Saraiva apresentou o novo e-commerce que conta com layout moderno e tem como objetivo oferecer ao consumidor uma experiência única e rica com acesso a uma gama de conteúdos relacionados ao Mix de produtos disponíveis, a proposta deste projeto é levar ao ambiente virtual a mesma experiência de compra de uma loja física por meio de ferramentas que deixam a navegação mais interativa, dinâmica e envolvente. O Grupo Saraiva realizou, também, o Primeiro Prêmio Saraiva de Literatura e Música com objetivo de apresentar novos talentos da literatura e da música. A empresa opera por meio do conceito multicanal com uma ampla gama de produtos e serviços. A Saraiva possui a maior rede de livrarias do País em termos de faturamento. Por muito tempo a Saraiva deu prioridade para seus canais tradicionais, altamente lucrativos, com o passar do tempo passamos criar e integrar novos canais que podem atender melhor às necessidades de consumidores cada vez mais sofisticados, aumentar a interação e também a lucratividade. A empresa conduz seus negócios de comércio eletrônico pelo site Saraiva.com, cuja operação é totalmente integrada à da rede de lojas físicas, com presença em todo território nacional Com isso, as vendas do Varejo são realizadas por meio de (a) Mega Store, que possuem áreas de vendas de 460m2 a 1.800m2 e oferecem até 71 mil itens 39 cadastrados, nas categorias livros, CDs, DVDs, periódicos, softwares de multimídia, artigos de papelaria, eletrônicos e brinquedos educativos, (b) Lojas Tradicionais, que possuem áreas de vendas de 110m2 a 480m2 e oferecem até 15 mil itens cadastrados, dentre os quais livros e artigos de papelaria, (c) Nova tradicional oferecem até 29 mil itens cadastrados (d) iTown (e) aeroporto e (f) comércio eletrônico, por meio do website Saraiva.com, que tem mais de 300 mil produtos cadastrados em diferentes categorias: livros, CDs, DVDs, papelaria, informática, jogos eletrônicos, software, brinquedos e revistas. A capacidade de distribuição da Saraiva é especialmente importante para os editores e autores para a sua potencial capacidade de comprar e vender grandes quantidades de livros novos e estocar vendedores backlist, bem como a sua capacidade de promover livros para o público comprador de livros através de promoções na cadeia de lojas. Ao longo de sua história, no mercado editorial e varejista, e por conta da necessidade de reestruturação e investimento para atender toda o grupo e gama de clientes internos e externos houve necessidade de tomar dinheiro no mercado e por conta disto contraiu uma dívida muito grande e que em 2015, chegou a 780 milhões, dívidas contraídas por conta de alguns investimentos equivocados, em projetos, consultorias que grande parte não deram certo e consumiu uma grande soma de valores, e pela ineficiência foram descartados, entre estes a criação de um novo sistema para atendimento, aos clientes internos e externos, nova plataforma de e-comerce e outros. E para a empresa continuar crescendo e conseguir dar vazão a todas as necessidades e demandas que a empresa necessita para se manter no mercado, necessita de outra grande soma de valores, por conta disto a organização, se viu como possibilidade de sanear suas dívidas e ter capital para investir no negócio, tomou a decisão de se desfazer de um dos bens mais valiosos da organização, a Editora Saraiva, a qual era muito importante para a organização por conta da lucratividade e vendas para o mercado varejista outras livrarias, escolas, universidades e governo. A Editora foi negociada e vendida para o Grupo Somos Educação por R$ 728 Milhões, esta venda foi concluída em dezembro/2015, além da editora se desfez também de 40 algumas unidades/Lojas físicas com baixo ou nenhum lucro, entre estas lojas (Village Mall, D&D e Iguatemi-SP). Desde agosto/2015, a empresa vem focando na reduçãode custos, enxugando a folha de pagamento, no escritório e nas lojas, e fechou 2015, com 1308 colaboradores que 2014. Por contas destas reduções e ajustes realizados ao longo de 2015, mais a venda da editora fechou 2015, com um faturamento na rede de 1,9 bilhão, redução de 2,1% frente a 2014, as vendas das lojas físicas tiveram apresentou queda de 1,7%, lojas com o mesmo período comparativo, e mesmo com estes ajustes, aliado a despesas com demissões, multas trabalhistas entre outros, suas despesas operacionais cresceram 7,3%. Fechando o ano com lucro antes dos juros, impostos, depreciações e amortização (EBITDA) de R$ 329 milhões. No ano passado, o EBITDA foi de R$ 35 Milhões, porem reduzindo deste valor o lucro obtido com a Venda da editora o lucro final foi de 3 Milhões menos de um decimo do lucro apurado em 2014. A Empresa justificou este lucro por conta de gastos com folha de pagamento, dissidio da categoria, retorno da incidência do INSS na folha de pagamento em razão das mudanças da política de desoneração instituída pelo governo. Por conta disto a empresa continua em 2016 com uma serie de ajustes, controle rigoroso de custos e redução de despesas operacionais, renegociações de contratos e parcerias não lucrativas. Além das iniciativas em andamento para saneamento da empresa para torna-la mais lucrativa, e aliado a crise que assola o pais se viu obrigada a realizar novos cortes de pessoal no escritório e nas lojas, reduzindo drasticamente a folha de colaboradores, que já haviam perdido alguns colaboradores em seus quadros ano passado tiveram que perder mais colaboradores para se ajustar a nova política da empresa. E algumas lojas além da redução de vendedores e time do BackOffice, também reduziu a equipe gerencial, colocando um gerente para gerenciar duas lojas. Imagem – resultados de vendas dos últimos 5 anos. 41 Fonte: http://www.saraivari.com.br/conteudo_pt.asp?idioma=0&conta=28&tipo=49678 Atualmente a Saraiva conta com 114 lojas, neste número já está excluído, as unidades que encerraram suas atividades, localizadas no: (Shopping Village Mall; Leblon Ataulfo de Paiva; Shopping D&D; e Shopping Iguatemi-SP) e incluído a última loja recém-inaugurada filial Nova Iguaçu. Deste total, 107 são Lojas Saraiva, de grande de pequeno médio e grande porte, ex. Quiosque, Ponto de Venda dentro de faculdades, e Mega Lojas. E 7 Lojas iTown, especializada na venda de produtos e serviços Apple. Imagem – fachada e interior das lojas da Saraiva Fonte: https://www.bing.com/images/search?q=imagens+lojas+saraiva&id=E0C52D4CE4BFEDD17C561 EB621D58EB381CF3674&FORM=IQFRBA Imagem – interior das Lojas iTown Fonte: http://www.itown.com.br/nossas-lojas.htm 14-Assistencias Técnicas Autorizada – exclusiva para equipamentos da marca Apple, as quais estão localizadas nas lojas conforme abaixo: Imagem: Serviços que as assistências técnicas oferece aos clientes http://www.saraivari.com.br/conteudo_pt.asp?idioma=0&conta=28&tipo=49678 https://www.bing.com/images/search?q=imagens+lojas+saraiva&id=E0C52D4CE4BFEDD17C561EB621D58EB381CF3674&FORM=IQFRBA https://www.bing.com/images/search?q=imagens+lojas+saraiva&id=E0C52D4CE4BFEDD17C561EB621D58EB381CF3674&FORM=IQFRBA http://www.itown.com.br/nossas-lojas.htm 42 fonte: http://www.saraiva.com.br/assistencia-tecnica 2.1 Perfil da Organização Tipo A Saraiva é uma empresa privada, de capital aberto cujas ações estão negociadas na bolsa de valores. Atividade principal Principal ramo de atuação é a comercialização, venda e distribuição de livros para o mercado varejista. Porte A Saraiva de acordo com os critérios do BNDS é uma empresa de grande porte, tendo sua principal atividade o comercio varejista, onde comercializa e distribui conteúdo digital, produtos e serviços para o mercado em geral. Composição da força de trabalho A Maior parte de seu quadro de colaboradores é formado por jovens, entre 18 e 35 anos, e uma pequena parcela entre 14 e 17 anos (jovem aprendiz) a Saraiva assim como o Mcdonalds, oferece aos jovens a possibilidade do primeiro emprego, se é menor de 18 anos pode iniciar na saraiva na condição de http://www.saraiva.com.br/assistencia-tecnica 43 aprendiz, é para isso é necessário estar estudando e matriculado em uma empresa que realiza este trabalho de ingresso de aprendiz no mercado de trabalho, realizar um contrato e ser aprovado nos testes e em entrevista através do RH da saraiva e em entrevista com o gerente da loja, onde há disponibilidade de vaga. O período do contrato dura 12 meses e após o termino se tiver vaga na loja e dependendo do seu desempenho poderá ser efetivado na vaga em questão e seguir carreira na empresa. A Saraiva além de contratar jovem aprendiz, também contrata temporários, para trabalhar em suas lojas e no CD (centro de distribuição), para os períodos de Natal e Volta as aulas, que compreende os meses: segunda quinzena de novembro do ano vigente até segunda quinzena de fevereiro ou primeira quinzena de março, que vai depender muito da demanda procura, pelos produtos de volta as aulas (livros e material escolar), e a permanência dos colaboradores contratação e dispensa, varia de praça para praça de acordo com o calendário letivo daquela praça. A maior parte de seus colaboradores são universitários formados ou em curso, pois a empresa exige o ensino médio para início, nas funções de caixa, vendedores, auxiliares de estoque, conferente e repositores e curso superior para os cargos de chefia e liderança. A Saraiva é importante para o mercado de trabalho pois emprega cerca de 6 mil colaboradores em suas lojas, além de oferecer o primeiro emprego, que para muitos, traz benefícios e ajuda financeira para custear seus estudos e momentos de lazer, e uma grande diferença principalmente para quem não tem nenhuma experiência e nunca teve contato com o mercado de trabalho, pois ajuda também na sua formação pessoal e profissional, e também a se relacionar com os demais colegas de trabalho, a ter responsabilidade por seus atos e ter respeito por seus colegas, cumprir regras e obedecer as normas e procedimentos da empresa, atendendo as necessidades da organização e da chefia imediata. Outro ponto importante é passar a ter contato com produtos aprimorar seu aprendizado e conhecimentos, pois a empresa oferece um programa interno chamado leia mais onde os colaboradores podem retirar um livro a cada 15 (quinze) dias e renovar por mais 15 se não conseguir ler durante este período. Inclusive livros técnicos para ajudar no curso que está realizando ou simplesmente para atualizar seus conhecimentos, os livros mais procurados pelos colaboradores são de literatura em geral, seguido de livros técnicos. 44 A Saraiva é gerida através do conselho de administração, e o Conselho de Administração por sua vez é composto por 6 membros, dos quais 3 são membros independentes. Comitê de Gestão, Comitê Gestor de Tecnologia da Informação e Investimentos compostos por membros do Conselho de administração, conforme quadro abaixo. Imagem – Estrutura do conselho de Administração da Saraiva Fonte: http://www.saraivari.com.br/conteudo_pt.asp?idioma=0&conta=28&tipo=49684 E o conselho nomeia seu represente direto neste caso o Diretor Presidente e Diretor Superintendente cujos cargos hoje estão sendo ocupado pelo neto do fundador Jorge Saraiva Neto, que elegeu para gerir o negócio, lojas e CD, denominados por ele como VP (Vice-Presidente), estão a frente destes cargos as pessoas conforme quadro abaixo: http://www.saraivari.com.br/conteudo_pt.asp?idioma=0&conta=28&tipo=49684 45 Imagem: estrutura do conselho e membros diretores responsáveis pela gestão da Saraiva. Fonte: http://www.saraivari.com.br/conteudo_pt.asp?idioma=0&conta=28&tipo=49684
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