ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

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curso livre
ADMINISTRAÇÃO 
DO TEMPO
SUMÁRIO
Introdução 3
Sinta o tempo passando 5
Estruture seu tempo 7
Identifique os seus ladrões do tempo 11
Use tempos não convencionais 22
Assegure sua privacidade 23
Não trabalhe mais do que pode 24
Use seu relógio biológico 24
Acompanhe a passagem do tempo 25
Viajando e trabalhando 26
Analise como você “gasta” seu tempo 27
Não esqueça a flexibilidade 29
Leitura rápida ganha tempo 30
Não terceirize a administração do seu tempo 33
Concluindo 33
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INTRODUÇÃO
Você acha que 24 horas por dia é pouco 
tempo para poder fazer tudo o que deve 
fazer? Gostaria de ter mais tempo para o lazer, 
mas infelizmente não dá? Fica até mais tarde no 
escritório ou leva trabalho para fazer em casa à noite 
ou no fim de semana, porque o tempo é curto para 
fazer tudo no seu horário normal de trabalho?
Se você está se identificando com estas situações, tenho duas 
notícias para lhe dar: uma ruim e uma boa.
A notícia ruim? Você sofre de um mal que vem atingindo boa parte da 
população, a má administração do tempo.
A notícia boa? Esse mal tem cura e não é difícil de readaptar-se. Basta ter 
vontade e fazer aquele esforço para seguir algumas técnicas e dicas sobre 
como solucionar falta de tempo.
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Na verdade, essa reorganização depende muito mais 
da sua vontade e interesse, porque as técnicas e dicas só 
atuarão se você tiver mesmo a intenção de eliminar de uma vez 
e para sempre essa questão.
Talvez você ainda não tenha percebido a importância de administrar seu 
tempo de maneira produtiva, tanto para sua vida profissional, como pessoal.
Imagine, por exemplo, se você ganhasse uma hora todo dia em seu 
trabalho, a diferença que isso faria em sua produtividade. Seriam no mínimo 
20 horas a mais por mês. E já pensou quanta coisa você poderia fazer com 
mais 20 horas?
Sua empresa com certeza espera que você se torne mais produtivo, 
principalmente levando-se em conta que as empresas estão hoje mais 
enxutas, isto é, precisam fazer mais ou no mínimo a mesma coisa com um 
número menor de colaboradores. Complicado, não é mesmo?
Se você conseguir fazer isso, produzir mais sem aumentar sua carga de 
trabalho, você se desgastará menos e terá uma qualidade de vida muito 
melhor, o que muito provavelmente também trará ganhos em sua vida 
profissional, além de mais reconhecimento.
E na vida pessoal? Você poderia, por exemplo, passar mais tempo com sua 
família que está sempre reclamando sua presença. Teria também mais tempo 
para o lazer, para leitura, para fazer aquelas coisas que você gosta de fazer, 
mas nunca arranja tempo.
É lógico todos gostaríamos de esticar o tempo para desenvolver todas as 
atividades profissionais e pessoais, mas sabemos que isso é impossível, 
o tempo é inelástico. A solução é administrá-lo melhor, aproveitando ao 
máximo esse recurso, sem desperdiça-lo, pois o tempo desperdiçado não 
se recupera.
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O objetivo deste curso é mostrar como economizar 
tempo e como usá-lo de maneira produtiva. Apresentamos 
técnicas, ideias e dicas muito simples e a maioria delas são 
relacionadas a questões organizacionais e disciplinares. Talvez 
você conheça muitas delas, porque já frequentou cursos e seminários 
sobre o assunto, leu livros e artigos e provavelmente já fez planos para 
aplicar o que viu, mas quando planeja a mudança, imprevistos surgem no 
escritório, um número grande de tarefas o aguarda, e a demandas acabam 
determinando uma rotina.
Você verá que para conseguir tudo isso basta apenas fazer pequenas 
mudanças nos seus hábitos. O início pode ser um desafio, mas os resultados 
positivos são sempre satisfatórios.
Mudar não é fácil e tendemos a permanecer na nossa zona de conforto, 
pois assim temos a sensação de estarmos seguros. Com a administração do 
tempo é a mesma coisa. Mesmo sabendo que alguma coisa precisa ser feita 
acabamos por fazer sempre as mesmas coisas da mesma maneira.
Lembre-se de uma coisa: não se consegue administrar o tempo no atacado, 
temos que economizá-lo no que chamamos de pequenas doses. Um minuto 
aqui, três ali e assim, durante o dia, os minutos vão se somando e, ao final, 
você se surpreenderá com quanto tempo conseguiu ganhar.
Então se prepare para iniciar.
SINTA O TEMPO PASSANDO
Você já viu uma criança em frente a um computador, notebook ou tela de 
celular jogando? Note que ela fica tão entretida que não percebe o tempo 
passar. Ela pode ficar 4 horas jogando, mas se você perguntar a ela há 
quanto tempo está jogando, ela vai dizer que “faz apenas uma meia 
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hora”. Ela é mentirosa? Está com medo de levar uma 
bronca? Provavelmente não.
O que acontece é que ela estava tão concentrada com o que 
estava fazendo que não sentiu o tempo passar. Então as quatro horas 
se transformaram em 30 minutos. E o dever de casa que ela deveria 
fazer já está atrasado.
Talvez no trabalho aconteça a mesma coisa com você: Imagine que você 
vai fazer uma tarefa e o tempo que você deve se dedicar para fazê-la é de 
no máximo uma hora. Mas é uma tarefa agradável que lhe dá prazer. Ao 
efetuá-la você não percebe que o tempo está passando e continua envolvido, 
buscando informações no computador e aprimorando a tarefa, até que, ao 
finalizá-la você percebe que lá se foram duas horas e meia.Faça o seguinte 
teste. Peça a três pessoas que fechem os olhos. Acompanhe no relógio um 
tempo, digamos, de um minuto. Após isso peça para que cada um lhe diga 
quanto tempo se passou. Talvez cada um terá uma percepção de tempo 
diferente. Aí está a subjetividade do tempo.
O que aconteceu? Você investiu mais horas do que deveria ter investido e 
agora, como o tempo é inelástico, você ocupou um tempo que já deveria 
ter dedicado a outra tarefa, que agora está atrasada. Sabe por que isso 
aconteceu? Porque além do tempo chamado de objetivo, que é o tempo 
marcado no relógio, temos o tempo subjetivo, também chamado na 
psicologia de tempo cronológico, aquele que na verdade não sentimos 
passar. Esse tempo subjetivo, como você viu acima, é um legítimo ladrão do 
tempo e você se deixou levar por ele.
Dica: Como evitar que isso aconteça? Você deve desenvolver a habilidade 
de planejar quanto tempo poderá demorar em uma tarefa e seguir 
fielmente o que foi planejado. Se tiver dificuldade em fazer isso coloque um 
relógio em sua frente e acompanhe a passagem do tempo por ele. Não se 
deixe levar por distrações.
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Siga rigorosamente o tempo determinado para cada tarefa. 
Se o tempo planejado inicialmente não foi suficiente, faça um 
novo planejamento, estabeleça um novo período, mas continue 
controlando sua passagem e seguindo o tempo planejado para 
ser utilizado de maneira rígida. Não se deixe levar por divagações e 
distrações.
Lembre-se do ditado tempo é dinheiro. Ao gastar mais tempo do que deveria 
em uma tarefa você está jogando dinheiro fora, desperdiçando esse recurso 
tão valioso que é o tempo.
ESTRUTURE SEU TEMPO
No vídeo apresentado, vimos que, em sociedade representamos vários 
papéis: o profissional, o conjugal, o familiar, o social, o educacional e o 
recreacional.
Todos são importantes e devemos nos dedicar a todos eles.
Você já avaliou de que maneira seu tempo disponível está distribuído 
entre esses papéis? Será que você está fazendo uma distribuição justa de 
acordo com a importância de cada papel ou você está privilegiando uns em 
detrimento de outros?
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Exercício
Este exercício foi proposto originalmente por Renato 
Bernhoeft, consultor especializado em gestão do tempo no livro 
Administração do Tempo, p. 199, (o exercício foi adaptado):
PAPEL TEMPO EM HORAS
Profissional
Conjugal
Familiar
Social
Educacional
Recreacional
TOTAL
Para uniformizar os conceitos:
Papel profissional
É o tempo dedicado às atividades relacionadas à sua atuação profissional, e 
pode dividir-se em:
Profissional efetivo: a sua atividade principal. Gerente, dentista,professor etc.
Profissional paralelo: outras atividades que representam compromissos de 
cunho profissional, com ou sem rendimentos. Exemplo: você é um gestor, 
mas duas vezes por semana dá aulas no período noturno. Ou então todos os 
domingos você passa duas horas em trabalho voluntário. Tanto o remunerado 
quanto o não remunerado devem ser considerados.
Atividades caseiras: cozinhar, passar e lavar roupa etc. devem ser 
consideradas como atividades profissionais paralelas. Ao contar esse 
tempo efetivo e paralelo, considere desde o momento que você levanta 
para trabalhar até o momento que volta para casa.
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Papel conjugal
Tempo destinado em caráter 
exclusivo a alguém que lhe seja 
significativo afetivamente, como marido 
ou esposa, noivo ou noiva, namorado ou 
namorada. Só os dois, acordados naturalmente, 
não dormindo e não ele lendo jornal e ela vendo tv. 
Falamos de tempo namorando, jantando em casa ou 
fora, cinema, teatro, passeando de mãos dadas.
Papel familiar
Diz respeito aos compromissos com pais, filhos, parentes. Levar o filho 
na escola, almoço em família, passeios de fim de semana, ida à casa da 
vovó etc.
Papel social
Tempo utilizado para a manutenção do círculo de relacionamento com 
amigos, colegas e outras pessoas de suas relações sociais.
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Papel educacional
Tempo investido em cursos formais regulares ou não, leituras, 
palestras, cursos virtuais e quaisquer outras atividades voltadas 
para o autodesenvolvimento.
Papel recreacional
Tempo que se utiliza para o lazer ou recreação pessoal. São aquelas 
atividades que você faz porque lhe dão satisfação: academia, futebol com 
amigos, teatro, leitura etc.
Instruções:
1. Considere uma semana normal, sem acontecimentos extraordinários, de 
segunda a domingo. Multiplique 24 horas X 7 dias = 168 horas.
2. Subtraia de 168 horas a quantidade de horas dormidas em uma semana. 
Exemplo: Se você dorme em média 7 horas por dia multiplique 7 horas por 7 
dias = 49 horas. Subtraia essas 49 horas de 168 horas.
3. Você terá a quantidade de horas disponíveis em uma semana. Divida essas 
horas disponíveis entre os diversos papéis indicados abaixo. Procure ser 
o mais preciso possível. Não divida igualmente porque você não dedica o 
mesmo tempo para todas as atividades.
4. No papel profissional, considere desde o momento em que você levanta 
para trabalhar até a hora que volta para casa.
5. No papel profissional, as mulheres devem considerar também as horas 
trabalhadas em casa.
6. Anote as horas gastas na tabela. Some. Depois, com o resultado em 
mãos, analise quanto tempo você investe em cada papel. Veja a 
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proporção de tempo gasto em cada um e depois responda 
as perguntas abaixo.
1. Você está satisfeito com a atual divisão do seu tempo em 
relação a cada um dos seus papéis?
2. Não existem coisas muito importantes PARA VOCÊ que estão 
sendo deixadas de lado?
3. Como essa divisão tem influenciado sua qualidade de vida?
4. Que mudanças gostaria de se propor?
Se sua resposta à primeira pergunta foi SIM não precisa responder às demais 
perguntas. Você considera que está dividindo bem seu tempo. Se respondeu 
NÃO vá para as outras três perguntas.
Dica: Se você não está satisfeito com a divisão de seu tempo é preciso 
fazer alguma coisa. Se não fizer nada tudo vai continuar como está. Veja 
qual o papel mais prejudicado e faça planos de como aumentar o tempo 
disponível dedicado a ele. Exemplo: se é o papel conjugal o prejudicado 
por que não dedicar um dia por semana para ir ao cinema ou jantar fora 
com o cônjuge? Por que não viajar um final de semana por mês, mesmo 
para um lugar perto, só os dois? Se for o recreacional, por que não ir a uma 
academia ou caminhar com mais frequência?
Faça planos objetivos e cumpra-os estruturando melhor o seu tempo.
IDENTIFIQUE OS SEUS LADRÕES 
DO TEMPO
Você já sabe o que é um ladrão do tempo. Agora é o momento de identificar 
quais são os seus maiores ladrões de tempo que estão reduzindo esse seu 
importante ativo.
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Exercício
Abaixo você encontra uma lista com os dez maiores 
desperdiçadores de tempo dos brasileiros segundo estudos 
realizados por uma empresa de consultoria. Assinale na lista abaixo, 
quais são os cinco que mais “roubam” seu tempo:
1. Não delegar tarefas.
2. “Portas abertas”.
3. Muitas interrupções por telefone.
4. Reuniões desnecessárias.
5. Desorganização pessoal, mesa atulhada.
6. Incapacidade de dizer não.
7. Muito tempo em redes sociais.
8. Muitas coisas ao mesmo tempo.
9. Protelar decisões.
10. Consultar e-mail a todo tempo.
Assinalou? Muito bem. Veja abaixo, só para comparação, quais são os cinco 
ladrões que mais roubam o tempo dos profissionais brasileiros e compare 
com os que você assinalou (não estão em ordem de importância):
• Muito tempo em redes sociais.
• Muitas interrupções por telefone.
• Incapacidade de dizer não.
• “Portas abertas”.
• Reuniões desnecessárias.
Quantos desta lista estão na sua lista? Bem, não esqueça que é só uma 
comparação. O que importa são os seus cinco maiores ladrões do tempo.
Agora, veja abaixo dicas de como fazer para eliminar ou ao menos atenuar 
o efeito desses ladrões. Veja as dicas dos cinco que você assinalou, mas 
aproveite para ver as demais dicas também.
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Não delegar tarefas
Faça uma lista das tarefas que você pode delegar a 
subordinados. Depois, em frente a cada item da lista coloque o 
nome de um subordinado para quem você poderia delegar cada 
tarefa. Se em frente a alguma tarefa você não colocou nenhum nome, 
escreva o nome de um subordinado que, se treinado poderia receber a 
delegação.
Agora passe as tarefas que podem ser delegadas imediatamente para os 
respectivos subordinados e treine aqueles que, se treinados, poderão receber 
a delegação. Garantimos que, provavelmente, dentro de pouco tempo pelo 
menos 30% das suas tarefas já estarão sendo feitas por algum subordinado, 
aliviando seu dia a dia.
Delegando tarefas, além de ganhar tempo, você estará motivando seu pessoal.
Mas não esqueça que delegar exige que você faça também um controle do 
que foi delegado. Se você passar uma tarefa a outra pessoa e só esperar o 
prazo final para verificar se o que foi delegado foi feito corre o risco de ter 
uma surpresa. A tarefa não foi feita a tempo ou o resultado não é o que você 
esperava e então você terá retrabalho, provavelmente, perderá mais tempo 
do que se você não tivesse delegado.
Portas Abertas
Diariamente, um tempo que com certeza lhe fará falta, é subtraído de 
maneira que você nem percebe.
Uma das maneira mais sutis é deixar a porta aberta durante todo o tempo, 
assim as pessoas se sentem convidadas a entrar em sua sala sempre que 
desejarem.
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A solução? Acostume-se a fechar a porta quando precisar 
de isolamento para executar alguma tarefa. Isso inibirá 
aqueles que vão até sua sala para tratar de assuntos sem 
urgência ou então para bater papo. As pessoas se acostumarão 
com a sinalização de que a porta fechada significa que você não 
quer ser interrompido. A porta fechada lhe dará tempo para pensar e 
concentrar-se principalmente nas suas tarefas mais complicadas.
Não esqueça que cada vez que você é interrompido, precisa retomar o 
que estava fazendo antes da interrupção e leva tempo até concentrar-se 
novamente.
Então, se alguém entra em sua sala sem ser convidado, diga que está muito 
ocupado e pergunte se essa pessoa não poderia voltar outra hora (se for 
possível agende um horário). Se for algum assunto urgente você será alertado 
e a saída é interromper seu trabalho.
Mas na maioria das vezes tenha certeza de que são coisas que poderão ser 
tratadas mais à frente.
Outra maneira de evitar interrupções é marcar horários em que você estará 
livre e poderá atender colegas e subordinados, então sua porta estará aberta.
Outra técnica para é ficar em pé para falar, isso com certeza inibirá o visitante 
ase instalar em uma cadeira e ele rapidamente irá embora.
Diga que já estava de saída, mas que tem apenas um minuto para ele.
Se o assunto foi muito importante, por que não pedir a ele alguns minutos 
e dizer que vai procurá-lo na sala dele? Perceba que assim você é quem vai 
controlar o tempo da conversa.
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Muitas interrupções por telefone
Concentre todas as ligações em 
um determinado horário. Não pare a 
todo momento quando lembrar que tem 
uma ligação para fazer. Se a pessoa chamada 
não estiver não deixe recado para que ela ligue 
de volta, porque poderá ligar em uma hora que o 
atrapalhará em seu planejamento. Diga quem ligou, 
porque está ligando e a que horas chamará de novo, assim 
a pessoa estará preparada para atendê-lo com as informações 
que você necessita.
Veja que em ambos casos você fará a ligação na melhor hora para você.
Se é você quem recebe a chamada e está fazendo um trabalho importante, 
se houver alguém para atender o telefone – uma secretária, por exemplo 
– peça para que ela diga que você não pode atender no momento e que 
deixem telefone e recado que você ligará depois.
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Se é você que atende o telefone, diga que você já está na 
porta, de saída, e que só dispõe de um minuto ou que está 
com outra pessoa na sala e não pode demorar na ligação. 
Não procure entrar em detalhes sobre a ligação. Não esqueça 
que telefone deve ser um instrumento para ganhar e não para 
perder tempo.
Reuniões desnecessárias
Não faça reuniões rotineiras do tipo “reunião toda segunda feira pela manhã”. 
Procure fazer o mínimo de reuniões: se uma conversa pessoal com um ou 
dois interessados no assunto for possível faça isso. E vá a sala deles.
Faça uma pauta dos assuntos a serem tratados e envie antes para os 
participantes, para que eles se preparem com antecedência. Só convoque 
aqueles que realmente têm a ver com o assunto. Marque horário para o início 
e também para o término da reunião e comece e termine na hora marcada.
Ao final, faça uma ata do que foi resolvido e o que foi designado para que 
cada uma faça e distribua essa ata com a máxima urgência. Esqueça aquele 
café e biscoitos sempre presentes em reuniões. Solicite que celulares sejam 
desligados. Se for algo realmente urgente, deixe no silencioso e atenda fora 
da sala, mas só em urgências. Se for convocado para uma reunião que você 
acha que será pura perda de tempo, não compareça.
Cuidado também com as reuniões marcadas de última hora, que são uma 
armadilha para roubar tempo dos participantes. Você não se preparou para 
a reunião, não sabe qual assunto será tratado. Isso pode levar a reunião 
marcada de última hora a não ter nenhuma utilidade.
Imagine que ao voltar para sua sala, você demore algum tempo para você 
retomar o ritmo de trabalho.
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Se você é que precisa marcar uma reunião não 
programada, mas tem urgência, faça isso ou no final do 
expediente ou então deixe, se possível, para o início do dia 
seguinte, reduzindo as interrupções no seu trabalho e dos demais 
participantes.
Se não houver outra alternativa, marque a reunião, mas procure ser o mais 
breve possível.
Desorganização pessoal
Procure sempre deixar sua mesa livre de papéis. Não fique tentado a 
querendo ler todo papel assim que chega a sua mesa. Vá colocando tudo o 
que chega em pastas e reserve um horário só para consultá-los. Reserve um 
horário pela manhã e outro pela tarde para ler sua correspondência e tomar 
as devidas providências. É importante selecionar os conteúdos: aqueles que 
não lhe dizem nada como folders, jogue fora imediatamente; separe os que 
precisam de atenção imediatamente e os que podem ser lidos mais tarde.
Os que puderem ser respondidos imediatamente, responda no próprio 
documento que você recebeu e devolva-os ao remetente. Os que exigirem 
mais atenção, coloque-os numa pasta e antes do término do expediente 
consulte-os e encaminhe-os.
Jornais e revista podem ser colocados numa pasta para ler depois, para 
quando você tiver algum tempo sobrando.
Você também pode utilizar a tecnologia para atenuar sua desorganização. 
Há muitos aplicativos que o ajudarão a se organizar no trabalho e também na 
vida pessoal. Pesquise-os e se utilize deles.
Outra coisa: não anote coisas importantes em papeizinhos que poderão se 
perder e também não anote em post-it. Com o tempo eles descolam, 
se espalham e você perderá suas notas. Use a sua lista de tarefas ou 
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então sua agenda e mantenha tudo no mesmo lugar. Será 
mais fácil encontrar o que você procura.
A correria do dia a dia e o acúmulo de tarefas não nos deixam 
perceber que a desorganização pessoal é ruim para nossa 
produtividade e para a qualidade do nosso trabalho.
Incapacidade de dizer não
A incapacidade de dizer não cobra um preço muito alto de você: acúmulo 
de trabalhos que não são seus ou então dificuldade de dizer que um 
prazo estipulado é muito curto e não poderá ser cumprido. Ao ficar 
sobrecarregado, tarefas se atrasam e, muitas vezes, obrigam que você 
estenda seu expediente ou até que leve trabalho para casa.
Essa dificuldade parece ser crônica no brasileiro, que pretende ser gentil 
e prestativo com todos e acha que não estar disponível é uma falta de 
educação ou de solidariedade com quem precisa de ajuda.
Quando tiver que dizer não, diga não, com honestidade e com educação, 
mas de maneira firme e direta, explicando o motivo. Essa dificuldade é uma 
questão de atitude e a única dica aqui é que você procure se policiar e não 
tentar agradar a todos, esquecendo aquela frase humorística “o brasileiro é 
tão bonzinho”. Sendo firme você não deixará a pessoa naquela expectativa 
de “quem sabe esse não possa virar um sim”?
Muito tempo em redes sociais
Tenha um motivo específico ao usar uma rede social. Seja um pouco 
mais seletivo nas redes conforme seu objetivo e não misture assuntos 
profissionais com assuntos pessoais. Uma rede social voltada para aspectos 
profissionais, por exemplo, é o Linkedin. Dê preferência a ele para fazer 
seu networking, para buscar novos parceiros nos negócios e outras 
coisas ligadas ao trabalho.
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Também é útil para procurar informações ou ver a reação 
das pessoas em relação a alguns assuntos de negócios. 
Para agilizar as vendas, compartilhar o marketing da empresa e 
monitorar clientes e concorrentes essas redes sociais profissionais 
também são de grande utilidade.
É importante que você limite o tempo que vai permanecer na rede social. 
Isso tornará sua entrada mais objetiva. Não esqueça do tempo subjetivo ao 
navegar na rede. Às vezes parece que ficamos só 10 minutos, mas ficamos 
uma hora. Isso acontece principalmente nas redes não profissionais como o 
Facebook.
E as redes sociais de assuntos diversos como Facebook? Bem, não significa 
que você não deva participar delas, mas na empresa a preferência é para as 
redes de negócios. O que você pode fazer é trabalhar em seguida durante um 
período, digamos, 45 minutos e fazer uma pausa de 10 minutos para saber 
das novidades. Mas somente dez minutos e nada mais. Controle-se.
Uma maneira de você limitar o tempo que você gasta numa rede social é 
salvar um link que achou interessante para ler mais tarde, evitando uma 
pausa para ler cada artigo que achar interessante.
Muitas coisas ao mesmo tempo
Já vimos este ladrão do tempo em vídeo e você viu a importância de 
entender diferença entre urgente e importante. Não é incomum que uma 
pessoa comece a tratar dos diversos assuntos seguindo a ordem em que eles 
estão listados, sem estabelecer nenhuma prioridade. Comece pelo item em 
cima da pilha.
O uso da agenda, anotações em papel ou da lista de acompanhamentos é 
mais eficaz se houver priorização.
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Protelar decisões
Este ladrão tem um nome específico: procrastinar ou o popular 
“empurrar com a barriga”, deixar para depois.
Ao protelar decisões é preciso lembrar que elas não desaparecerãosimplesmente, mas vão apenas se acumulando. Até que chega a hora em 
que a decisão precisa ser tomada e já são tantas as decisões postergadas 
que você terá que se dedicar a elas, fará tudo rapidamente porque estará 
sob pressão de um prazo final, deixará de lado outras tarefas e acabará se 
desorganizando e tomando decisões sem a devida cautela.
Uma ideia para evitar a procrastinação é não se deixar iludir por tarefas 
corriqueiras como pretexto para não iniciar trabalhos importantes. Reserve 
um horário em sua agenda para se livrar de todas as atividades de menor 
importância.
Outra sugestão que funciona é a ideia do prêmio. Se a tarefa é importante 
ou desagradável e há muita possibilidade de ser procrastinada, estabeleça 
um prêmio a você quando terminar a tarefa. Pode ser algo simples como 
comprar uma gravata ou um livro ou então um lanche especial. Algo vá 
incentivá-lo a finalizar a tarefa.
Se a tarefa for muito longa com várias etapas e por isso candidata a 
procrastinação use a técnica do pão de forma. Comemos o pão de forma 
partindo-o em fatias, faça a mesma coisa com a tarefa. Divida-a em partes e 
vá fazendo parte por parte. Quando menos perceber a tarefa estará realizada.
Consultar e-mail a todo tempo
Defina um método para ler e-mails que faça com que você não perca 
muito tempo com eles, de um facilitador de comunicações, podem ser 
transformar em uma ferramenta corporativa.
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Não fique ansioso para verificar 
sua caixa de entrada de e-mails 
a todo momento, esse hábito só 
serve para distrair você das suas tarefas. 
Verifique no máximo três vezes ao dia. Pela 
manhã, no início do expediente, perto da hora 
do almoço e mais para o final da tarde.
É também importante que você priorize seus e-mails 
para não perder tempo olhando mensagens que não 
têm tanta importância. Você pode priorizar, por exemplo, 
mensagens de clientes ou fornecedores e oportunidades para 
novos negócios.Importante também é responder seus e-mails em 
no máximo 1 minuto. Se for demorar mais, deixe para depois. A melhor 
resposta é aquela do tipo sim ou não.
Outra coisa que você deve fazer é organizar seus e-mails em pastas, 
colocando-os por assunto e até por nível de importância. Não deixe seus 
e-mails todos misturados na caixa de entrada, você deve dirigi-los para 
pastas específicas e não deixar e-mails importantes perdidos.
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Se você costuma enviar mensagens que têm sempre a 
mesma redação, você pode criar um e-mail padrão, trocando 
apenas o nome do destinatário.
Como foi dito acima, você deve estabelecer momentos em que irá 
verificar e-mails, mas, além disso, você precisa definir quanto tempo vai 
ficar fazendo isso, para que não entre e fique durante horas olhando sua 
caixa de entrada e todo o tipo de assunto.
Estas são algumas dicas que com certeza facilitarão você a eliminar ou pelo 
menos diminuir a influência dos ladrões do tempo.
USE TEMPOS NÃO 
CONVENCIONAIS
Talvez você seja como a maioria: fazendo as mesmas coisas ao mesmo 
tempo, o que faz que o a espera ou as filas sejam um fator de desperdício. O 
que fazer para evitar isso?
Ao almoçar, priorize um horário em que as filas estarão menores. Por 
exemplo, não vá ao meio dia. Se você for meia hora mais cedo ou uma hora 
mais tarde, com certeza o número de pessoas será menor e você perderá 
menos tempo na fila.
Aproveite o tempo que perderia na fila para adiantar algum trabalho.
E a condução? Veja se é possível fazer uma espécie de horário diferenciado. 
Começar a trabalhar uma hora depois do horário da maioria das pessoas e 
terminar uma hora mais tarde te livra do chamado horário do rush, aquele 
horário em que todos estão se movimentando.
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Isto vale tanto para quem vai ao trabalho com condução 
própria, que pode se livrar de congestionamentos, quanto 
quem vai de metrô ou ônibus, que se livra da multidão e 
também anda mais confortável.
Esta dica vale também se você precisa ir ao banco, procure fugir dos 
horários mais concorridos. Perceba que pela manhã, pouco antes da 
abertura, ou depois do almoço as filas no banco já se formaram. Evite esses 
momentos se for possível.
ASSEGURE SUA PRIVACIDADE
Há momentos em que você precisa ficar sozinho para pensar, desenvolver 
ideias, concentrar-se. Se o tempo que você precisa for mais curto, talvez 
fechar a porta seja suficiente, mas se você precisa e um tempo mais longo, as 
dicas abaixo poderão ajudá-lo.
Uma boa ideia é você sair de sua sala e procurar outro lugar para trabalhar. 
Pode ser, por exemplo, uma sala de reuniões, livre de interrupções e 
telefonemas, longe de tentações como o e-mails e redes sociais. Um 
alternativa é usar a sala de um colega que esteja de férias ou fora da 
empresa, o importante é sair de sua sala. Informe sua localização apenas para 
sua secretária, se tiver uma, mas avisando que ela só o interrompa em casos 
de urgência ou um incêndio no prédio.
Em casa pode ser interessante, desde que não seja interrompido por crianças, 
cônjuge ou tenha que levar o cachorro para passear. É outra forma de se 
isolar, mas o cuidado é apenas com distrações como a televisão, a geladeira e 
outras atrações comuns em uma casa.
Se a quantidade de coisas a fazer for grande, avise a todos que estará 
fora durante todo o dia, assim a possibilidade de ser procurado e 
interrompido será menor.
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NÃO TRABALHE 
MAIS DO QUE PODE
Você deve sempre pensar que seu objetivo é ficar no escritório apenas 
o tempo destinado a ficar no escritório, nada mais do que isso.
Não chegue mais cedo e não fique até mais tarde trabalhando e muito menos 
leve tarefas para serem feitas em casa à noite ou no fim de semana. Isso 
poderá dar às pessoas a ideia de que você não consegue realizar suas tarefas 
no tempo destinado a elas durante o expediente.
Às vezes será necessário esticar seu tempo ou até levar trabalho para casa, 
mas isso deverá ser uma exceção e não uma rotina na sua vida profissional.
USE SEU RELÓGIO BIOLÓGICO
Todos nós temos um horário biológico, isto é, aqueles horários em que somos 
mais produtivos e em que estamos mais dispostos a realizar uma tarefa.
Procure verificar em que períodos do dia sua concentração é mais fácil e sua 
cabeça está mais aguçada, deixe as tarefas que exigem mais concentração 
para esses períodos.
É comum que a maioria das pessoas se sinta mais ativa e produtiva no 
período da manhã. Se for seu caso concentre as atividades que exigem mais 
concentração nesse período. Relatórios, novos projetos, tarefas como cálculos 
e outras do tipo devem ser realizadas neste período.
Tarefas mais leves, reuniões e levantamento de informações, podem ser feitas 
depois do horário de almoço, quando você ainda está no período de 
aquecimento para a parte da tarde.
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Procure adequar seus horários às tarefas que precisa 
realizar, colocando tarefas rotineiras dentro dos períodos de 
menor energia e tarefas mais pesadas e que exigirão mais de 
você em momentos que sua energia estiver em alta.
Preencha os períodos de pouca atividade mental com aquelas tarefas 
que quase se realizam por si e pouco exigem de você, como assinatura de 
documentos, telefonema para cumprimentar um cliente entre outras do tipo.
ACOMPANHE A PASSAGEM 
DO TEMPO
Já vimos como o tempo subjetivo pode confundir nossa percepção, 
precisamos evitar ao máximo que isso aconteça para o bom andamento de 
nosso dia de trabalho.
Observe bem a passagem do tempo objetivo, verificando sempre a hora 
através de um relógio. Quanto mais você fizer isso mais fácil será verificar 
quanto tempo já foi gasto em uma tarefa e você estará diminuindo a influência 
do tempo subjetivo. Perceba também quando o tempo está se prolongando 
na execução da tarefa, sinal de que você pode estar se distraindo com outras 
coisas e deixando o tempo subjetivo assumir o controle.
Vez ou outra dê uma parada estratégica para verificar se o tempo que você 
está consumindo não serefere a tarefas de menor importância, deixando de 
lado outras cuja prioridade é maior.
De olho no relógio, não perca de vista o fim do horário de expediente. 
Saber que falta apenas uma hora para acabar seu dia na empresa pode 
lhe dar a indicação que seria interessante fazer um remanejamento das 
tarefas que faltam ser executadas, adiantando aquelas que não podem 
ser deixadas para amanhã.
Faça do relógio um aliado.
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VIAJANDO E 
TRABALHANDO
Viagens são grandes consumidoras de tempo, mas isso só acontecerá 
se você não utilizá-las para fazer tarefas que podem ser feitas durante a 
viagem.
A primeira coisa é confirmar se a viagem é necessária. Hoje existem várias 
facilidades tecnológicas que podem evitar que uma viagem seja feita, vídeo 
conferências, ligações por skype etc. Se a viagem for inevitável, procure 
programá-la para um dia em que você sabe que terá menos ocorrências.
Outra dica interessante é usar o whatsapp para aproveitar o tempo da 
viagem, enviando orientações para o escritório. Aproveite também para 
levar um bloco de papel para desenvolver atividades como novos projetos e 
planejar novas coisas a serem feitas. É incrível como um papel em branco e 
uma lapiseira aguçam nossa criatividade.
O tempo da viagem pode te ajudar a colocar em dia aquelas leituras que 
você foi deixando para quando tivesse mais tempo. Leia relatórios ou então 
um livro ou revista ligada ao seu campo de atuação, para se atualizar com o 
que está acontecendo com o mercado, eventualmente com os concorrentes e 
com clientes em potencial.
Se sua viagem tem como objetivo uma reunião com um cliente, aproveite 
o tempo para rever o que aconteceu em seus últimos contatos com ele, 
quais foram suas demandas e todas as outras informações que poderão ser 
necessárias para tornar esse contato mais produtivo.
Finalmente, um conselho: não considere uma viagem como um tempo 
perdido, mas sim como uma oportunidade de realizar coisas que, no 
escritório seriam mais difíceis de serem realizadas.
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ANALISE COMO VOCÊ 
“GASTA” SEU TEMPO
Sobre esse assunto é comum 
encontrarmos sugestões do 
tipo “registre tudo o que você 
faz em um mês ou dois” para 
depois analisar como você está 
empregando seu tempo.
É evidente que essa é uma tarefa 
colossal e possivelmente quem a 
tentou vai interrompê-la em algum 
momento, até por falta de tempo 
para executá-la.
Faça um registro de suas atividades, 
mas apenas durante uma semana, 
porque na realidade as coisas se 
repetem semana após semana. 
Escolha aquela semana de atividades 
normais em que não existam 
acontecimentos inesperados, pelo 
menos não em grande quantidade. Se 
estes surgirem na semana que você 
escolheu para fazer seus registros, 
escolha outra semana.
Tenha um bloco de papel e, se 
possível, registre cada atividade assim 
que conclui-la para evitar esquecê-la.
Não pense em registrar apenas 
as grandes tarefas, mas registre 
todas, porque aquelas atividades 
que consomem menos tempo, quando 
somadas significam uma grande 
quantidade de tempo dispendido.
Depois de fazer o registro durante uma 
semana analise as suas tarefas e procure 
alocá-las em grupos de atividades 
semelhantes, para facilitar sua análise.
Como sugestão, elas podem ser 
divididas em grupos de tarefas 
executadas exclusivamente por você, 
interrupções não programadas, 
contatos com colegas, contatos com 
superior, contatos com subordinados, 
correspondência, e-mails, contatos 
externos, telefonemas, planejamento, 
diversos e outros itens que achar 
importante. Entretanto, não crie 
tantos grupos que possam atrapalhar 
sua análise. Anote também o tempo 
dedicado a cada tarefa dentro 
do grupo e some o tempo 
dispendido em cada grupo.
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Você está pronto para começar 
a avaliação de onde e como você 
emprega seu tempo. Agora você deve 
fazer uma pergunta para cada um dos 
grupos que criou, olhando o tempo gasto 
em cada um.
Estou dedicando tempo adequado a esse grupo?
Você pode descobrir que é há muito tempo gasto em 
interrupções não programadas e alguma coisa precisa 
ser feita, quem sabe fechar mais vezes sua porta, como já 
mencionamos antes. Ou quem sabe descobrir que está gastando 
muito tempo com e-mails ou na análise da correspondência, que 
poderia ser uma tarefa delegada a sua secretária. Talvez tópicos não 
programados consumam muito do seu tempo.
Agora que você já descobriu como está empregando seu tempo e já analisou 
aonde ocorrem os desperdícios e déficits, revise sua programação e o tempo 
dedicado a cada atividade.
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Talvez umas pequenas mudanças sejam suficientes 
para causar grande diferença na utilização de seu tempo: 
reagrupar tarefas que sejam mais ou menos semelhantes ou 
então delegar algumas tarefas para um subordinado.
NÃO ESQUEÇA A 
FLEXIBILIDADE
Para aproveitar melhor o tempo, fizemos um estudo de como o utilizá-
lo e otimizá-lo. Mas não esqueça que é preciso levar em conta um fator 
importante: a necessidade de flexibilização, em alguns momentos você pode 
localizar a necessidade de deixar de lado uma tarefa programada para iniciar 
outra que se tornou mais urgente.
Isso acontece porque o seu trabalho talvez não seja tão rotineiro a ponto 
de ter tudo muito bem programado. Pode ser que uma reunião, que foi 
programada para durar uma hora dure duas. Pode ser que uma conversa com 
um colega para levantar informações, com um subordinado para esclarecer 
uma dúvida, solicitar uma tarefa, explicar como desempenhá-la, ou uma 
conversa informal, demore mais do que você estava imaginando.
Pense também que se seus subordinados tiverem um problema, caberá a você 
reuni-los para dar um veredito, o que você não esperava, mas precisa ser feito.
Daí a necessidade de um tempo discricionário, o que indica que é impossível 
você programar todo o seu tempo nos mínimos detalhes. Você precisa de 
uma “gordura” na sua programação.
Se sua programação se refere a 100% do seu tempo e algum desses 
problemas acontecer, você ficará apertado para realizar suas tarefas, o que 
fará com que você as deixe de lado ou então que as faça com menor 
qualidade.
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LEITURA RÁPIDA 
GANHA TEMPO
A leitura, seja profissional ou lazer, é sempre algo prazeroso que nos 
enriquece. Somos bombardeados diariamente com uma quantidade 
enorme de revistas, jornais, livros, textos diversos na internet, relatórios, 
propostas, e-mails e outras informações. É evidente que está ficando cada 
vez mais difícil ler tudo o que recebemos, mas se tivermos um pouco de 
disciplina e utilizarmos algumas técnicas que aceleram a leitura, teremos a 
oportunidade de ler mais do que leríamos sem esses artifícios.
Ao receber um relatório, dê uma rápida passada de olhos para ter ideia do 
que se trata e para avaliar se é algo tão importante que exija sua atenção 
naquele momento. Se não for urgente, coloque na pasta “ler depois”. Se for 
importante, anote na sua lista de tarefas como uma prioridade.
Você também pode diminuir o material de leitura que recebe cortando 
algumas assinaturas, boletins que não tenham utilidade.Das revistas e boletins 
que recebe, avalie quais têm uma importância maior e coloque-as na pasta 
para ler depois. As que não forem tão importantes podem ir para outra pasta: 
“ler quando tiver muito tempo”.
Não espalhe seus horários de leitura ao longo do dia. Estabeleça um horário 
determinado quando você abrirá a pasta “ler depois” e lerá aquilo que precisa 
ser lido.
O que precisa ser lido pode também ser levado para casa, ou deixado para 
quando estiver viajando ou indo para o trabalho, no transporte público. A sala 
de espera de um profissional ou de um cliente também é um bom lugar para 
adiantar uma leitura.
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Ao ler, faça anotações, sublinhe 
trechos mais interessantes para 
que você possa encontrar essa 
informação posteriormente sem muito 
trabalho e sem ter que folhear toda a revistanovamente.
Um erro que algumas pessoas cometem ao ler 
é acompanhar o que está lendo com o dedo, seus 
olhos são mais rápidos que seu dedo e este limitará a sua 
velocidade de leitura. Não leia em voz alta ou murmurando, 
seus olhos são mais rápidos do que sua velocidade em falar.
Você sabe qual é sua velocidade de leitura? Se não sabe, faça um teste 
fácil para avaliar isso. Separe um texto simples, não técnico, marque o 
ponto inicial da leitura e pegue um cronômetro. Comece a ler como você lê 
normalmente, sem apressar a leitura e pare o cronômetro quando chegar a 
um minuto. Marque o ponto em que você parou. Em seguida, conte quantas 
palavras existem do ponto inicial até o ponto final.
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O resultado: se você estiver lendo até 100 palavras por 
minuto você é um leitor lento; entre 100 e 200 palavras você 
é um leitor comum; entre 200 e 350 palavras você é um leitor 
rápido; acima de 350 palavras você é um leitor muito dinâmico, 
que consegue ganhar tempo na leitura. Em qual categoria você se 
classifica?
Se seu ritmo de leitura deveria ser maior, é possível encontrar vários 
treinamentos que poderão lhe ensinar técnicas para aumentar a velocidade 
na leitura. Você vai aprender, por exemplo, que a leitura chamada de silábica, 
isto é, sílaba por sílaba, retarda a leitura. Nesses treinamentos eles ensinam a 
ler por blocos, o que é muito mais rápido.
Agora, para aumentar seu ritmo de leitura, não basta conhecer as técnicas, 
mas é preciso praticá-las e ler muito.
Logicamente, se você está lendo sobre um assunto que é do seu 
conhecimento, sua leitura será mais rápida. Já um assunto novo 
provavelmente fará com que você vá mais devagar. Para treinar sua 
velocidade, alterne entre estes dois tipos de leitura. Se a leitura for mais 
técnica, você provavelmente também irá mais devagar para poder assimilar o 
conteúdo, assim como se você estiver estudando para uma prova.
Mas uma coisa precisa ficar clara: você não pode privilegiar a rapidez de 
leitura em prejuízo da compreensão, de nada adianta você dizer que leu oito 
livros no mês se não souber do que trata cada um deles.
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NÃO TERCEIRIZE 
A ADMINISTRAÇÃO 
DO SEU TEMPO
Seu tempo deve ser administração por você, isto é, não permita que outras 
pessoas o administrem. Tenha certeza de que muitas pessoas desejam fazer 
isso: cônjuge, filhos, sogra, amigos etc. Se você deixar, eles se apossam de 
seu tempo sem nenhuma cerimônia.
Lembre-se da figura de uma marionete. O que a caracteriza é que ela é 
manipula por outra pessoa. Be Você não pode ser como o coelho da história 
de Alice no País das Maravilhas, que estava sempre correndo para cima e 
para baixo e que de vez em quando dava uma parada, puxava o relógio, 
olhava para ele e dizia: estou atrasado, eu não tenho tempo, estou atrasado. É 
melhor aprender a utilizar seu tempo em seu benefício. É você quem define o 
que e quando será feito e em que velocidade.
CONCLUINDO
Melhorar a produtividade é uma exigência cada vez maior das organizações, 
que estão sendo pressionadas pelos clientes, pelo mercado e por concorrentes 
cada vez mais selvagens e colaboradores cada vez mais exigentes.
Por isso, é preciso que todos os seus colaboradores, independente do 
nível hierárquico e da posição que ocupam, aperfeiçoem a maneira como 
trabalham e se utilizem cada vez mais de ferramentas para obter melhores 
resultados.
Uma dessas ferramentas, sem dúvida, é a administração do tempo 
profissional, fator que pode levar ao sucesso ou ao fracasso. Quanto 
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mais rápidas forem as decisões, quanto mais rapidamente 
as tarefas fluírem, mais rápidos os resultados esperados pela 
organização serão atingidos.
Para enfrentar todos esses desafios, uma solução encontrada por 
algumas pessoas é trabalhar mais. Chegar mais cedo ao trabalho, 
sair mais tarde, levar mais trabalho para casa é uma saída encontrada 
por muitos, que aumentam o tempo na empresa, mas o resultado é um 
maior desgaste e, diferentemente do que se espera, leva à diminuição da 
produtividade.
Encare que todas as dicas e sugestões dadas são apenas isso, dicas e 
sugestões, que poderão funcionar com algumas pessoas e poderão não 
funcionar com outras. Isso vai depender muito de como a pessoa se esforçará 
para colocá-las em prática.
Naturalmente, existem muitas outras sugestões que não estão colocadas 
aqui, mas que poderão ser úteis para você. Por isso, procure conhecê-las, o 
que você poderá fazer participando de outros cursos, seminários ou lendo 
material diverso sobre o assunto.
Seu trabalho é importante e ganhar tempo para aproveitar melhor suas 
atividades no escritório também é importante, mas não esqueça do tempo 
que você deve dedicar a sua família. Eles o esperam ao final do expediente 
e não gostam quando você fica até mais tarde trabalhando ou quando leva 
trabalho para casa.
Saiba separar o tempo profissional do tempo pessoal.
Como diz uma música cantada pela banda Titãs: “devia ter trabalhado menos, 
ter complicado menos, ter visto o Sol se pôr”.
Trabalhar é importante, mas também é importante aproveitar a vida. 
E quando você administra seu tempo você consegue fazer as duas 
coisas e bem.