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Pró-reitoria de EaD e CCDD 1 Língua Portuguesa: Redação Empresarial Aula 5 Profa. Thereza Cristina de Souza Lima Pró-reitoria de EaD e CCDD 2 Conversa inicial A imagem abaixo diz respeito às anotações que um diretor está fazendo durante uma reunião na qual há a discussão de assuntos importantes para o futuro da empresa. Assim que a reunião terminar, o diretor deixará as anotações na mesa de uma secretária, para que ela tome conhecimento do que foi discutido e das estratégias de ação. Depois disso, a secretária redigirá um memorando a ser enviado a todos os funcionários. Que dizer a respeito da tarefa que a secretária tem pela frente, se considerarmos as anotações acima? Como entender o que foi realmente discutido e as decisões tomadas se o papel apresenta apenas um esboço, que muito se assemelha às anotações que surgem durante um brainstorming? Contextualização Escrever uma ata pode parecer uma tarefa difícil, porém, caso certos critérios sejam respeitados e seguidos, tal dificuldade pode ser completamente esclarecida. No contexto atual, sugerimos que as empresas selecionem um profissional de secretariado executivo para ser o responsável pela produção das Pró-reitoria de EaD e CCDD 3 atas, uma vez que se trata de um profissional treinado para a execução dessa tarefa. Portanto, mãos à obra: vamos aprender a escrever atas! Problematização Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Nesse caso, o que fazer se houver erro do secretário? Veja o texto extraído de uma ata: “Depois da discussão sobre o assunto em pauta, aceitou-se a sugestão do Sr. Paulo da Silva, que propôs a aquisição imediata de 20.000 unidades de matéria-prima”. Contudo, na verdade, a sugestão foi de trinta mil unidades e não de vinte mil unidades. Logo, como corrigir esses dados? Tema 1: A ata Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por meio de um documento chamado “ata de reunião”. Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos normalizadores das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque se tornaram mais flexíveis quanto ao formato e à apresentação. O que antigamente se resumia a uma estrutura rígida, com linguagem até de difícil compreensão, hoje tem por objetivo democratizar o acesso às decisões tomadas. É necessário que toda empresa tenha um(a) secretário(a) responsável pela redação das atas. Para esse profissional, seguem algumas sugestões: É importante que você esteja concentrado(a) à reunião. Não mantenha conversas paralelas nem realize outra atividade concomitantemente. Pró-reitoria de EaD e CCDD 4 Você pode digitar a ata em lugar de escrevê-la manualmente. Nesse caso, certifique-se de que é capaz de digitar rápido o suficiente para não perder nenhuma informação importante. Verifique se a bateria do seu computador está totalmente carregada. Pode ocorrer que não haja uma tomada perto de onde você está digitando. Salve as informações a intervalos regulares. Tenha sempre papel e caneta ao lado, para que você possa fazer eventuais anotações. Sempre que possível, faça uma gravação de áudio da reunião. Se você perder alguma informação, anote o tempo de gravação decorrido. Quando estiver revisando ou passando a limpo suas anotações, você saberá o momento certo da gravação para ouvir e complementar sua ata. Lembre-se de que, ao redigir uma ata, sua opinião sobre o assunto não pode influenciar seu texto. Seja imparcial e anote apenas o que realmente for discutido e deliberado. É essencial lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um registro – de forma resumida e clara – das deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, quais as decisões nela tomadas e as manifestações de todos os participantes. Com a palavra, a autora Miriam Gold (2005, p. 121): “A ata é um dos documentos mais difíceis de ser elaborados em virtude da necessidade de interpretar, selecionar e expressar informações geradas por vários emissores com a maior fidelidade e clareza possíveis”. O livro de atas é onde se devem registrar todas as reuniões que ocorreram na empresa, no clube, na sociedade, etc. Sua importância é histórica e organizacional. Pró-reitoria de EaD e CCDD 5 É histórica, porque podemos, no decorrer dos anos, verificar datas, presenças e atos com minuciosa precisão e veracidade. No futuro, as atas serão textos valiosos para contar como os acontecimentos se deram, qual foi a reação das pessoas, que decisões tomaram, etc. Já a importância organizacional dá-se por ser um instrumento no qual estão registradas todas as reuniões, com as discussões, análises e deliberações apresentadas em ordem cronológica. O desenvolvimento deste assunto encontra-se no seu livro-texto Não erre mais – Língua portuguesa nas empresas, no capítulo 6, a partir da página 295. Características básicas de uma ata Sempre representar números, valores, datas e outras expressões por extenso; Sempre usar os verbos descritivos de ações da reunião no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu etc.). Nunca empregar abreviaturas ou siglas; Nunca fazer emendas, rasuras ou uso de corretivo; Tema 2: Vícios de linguagem e emprego de palavras Vícios de linguagem Gerundismo Pró-reitoria de EaD e CCDD 6 Conforme nos explica Valle (2013): Gerúndio é uma forma verbal dita nominal, porque ele pode exercer a função de adjetivo, ao indicar uma característica do ser/elemento ao qual se refere: Água correndo = corrente Estrela brilhando = brilhante Não é contra o uso do gerúndio nas frases que os gramáticos se insurgem, e sim contra o gerundismo, um vício de linguagem que virou modismo disseminado pelos operadores de telemarketing e adotado por secretários e atendentes em geral. Quem ainda não ouviu frases como estas? “O senhor pode estar aguardando na linha, que eu vou estar transferindo sua ligação.” “Amanhã, quando o gerente retornar, vou estar passando seu pedido a ele.” Há contextos em que a construção ir + estar + gerúndio é perfeitamente correta. Isso ocorre quando enunciamos uma ação a ser praticada no futuro e que deverá ocorrer simultaneamente a outra ação, também futura, é claro. Por exemplo: “Amanhã, quando você estiver trabalhando, vou estar viajando para São Paulo.” O erro se verifica quando construções como vou estar viajando são empregadas para substituir o futuro do presente. Em lugar de dizer: “Amanhã vou viajar (ou viajarei) para São Paulo.” As pessoas dizem: “Amanhã vou estar viajando para Recife.” Não ocorre simultaneidade de ações. A locução “vou estar” dá ideia de ação futura, de algo que ainda será feito. Ora, a forma do gerúndio tem por finalidade indicar ação em curso, ação que está acontecendo no momento da fala. Por essa razão, a norma padrão rejeita esse tipo de construção. Pró-reitoria de EaD e CCDD 7 Pleonasmo O ator Marcius Melhem (2016) faz piada com um dos vícios de linguagem mais comuns: o pleonasmo, o mesmo que tautologiaou redundância. Trata-se da repetição de uma ideia. Outros pleonasmos bem comuns são: Fazer planejamento antecipado; Visitar metrópoles urbanas; Evitar barulho sonoro após as 22 horas; Realizar o evento nos dias 18, 19 e 20, inclusive; Dividir em duas metades iguais; Ir anexo junto à carta etc. Ambiguidade Ambiguidade ou anfibologia é o nome dado, dentro da linguística da língua portuguesa, à duplicidade de sentidos, segundo a qual alguns termos, expressões, sentenças apresentam mais de uma acepção ou entendimento possível. Em outras palavras, ocorre quando, por falta de clareza, há duplicidade de sentido da frase. Apesar de ser um recurso aceitável dentro da linguagem poética ou literária, deve ser, na maioria das vezes, evitado em construções textuais de caráter técnico, informativo ou pragmático. Emprego de palavras Onde e aonde Fonte: https://tirasdidaticas.wordpress.com/tag/beto-boleiro/ Pró-reitoria de EaD e CCDD 8 Observe o uso das palavras onde e aonde no diálogo acima. Essas palavras foram empregadas de acordo com o significado que apresentam? Diferença entre onde e aonde Onde indica permanência; o local em que se encontra ou ocorre algo. Onde está o livro? Desconheço o lugar onde você mora. Aonde é a junção da preposição a + onde. Dá a ideia de deslocamento. Vem normalmente acompanhado de verbos que indicam movimento como “ir”, “chegar”, “retornar”, “voltar” e outros. Diga-me, aonde você vai? Faz dois anos que saiu de Minas, aonde deverá retornar no próximo semestre. Agora, voltemos à tirinha que abre essa conversa. Se você disse que o emprego dessas palavras está correto, acertou! Emprego de porque, porquê, por que e por quê Figura 4 Pró-reitoria de EaD e CCDD 9 A tirinha acima mostra resumidamente o emprego da palavra e suas variações. Em seu livro-texto, nas páginas 233-234, você encontra a explicação para o uso de cada uma das formas acima. Tema 3: Leitura, compreensão e interpretação de textos O texto a seguir é bem-humorado e imita, propositalmente, composições infantis nas quais identificamos vícios e desvios do que entendemos como virtudes e qualidades da escrita. Após a leitura, faremos uma análise dos erros. Muitos deles, guardadas as devidas proporções, costumam aparecer em textos produzidos por profissionais do mercado corporativo. A vaca A vaca é um bicho de quatro patas que dá carne de vaca. Tem um rabo pra espantar as moscas e uma cara muito séria de quem está fazendo sempre essa coisa importante que é o leite. O marido da vaca é intitulado boi. A vaca tem dois estômagos e por isso fica sempre com a comida indo e vindo na boca que, quando a gente faz, a mamãe diz que porcaria! Já vi ordenhar vaca, que é quando ela faz aquela cara fingindo que não está sentindo nada. Vaca dizem que já custa muito cara viva, agora no açougue custa mais e em bife então nem se fala. A vaca a professora ensina que ela dá leite mas nas horas de tirar é que a gente vê que ela dá mas custa. Ela só se alimenta de grama por isso eu acho que o leite devia ser verde. Se a gente fica perto ela fica olhando com aquele olhar de que a gente fez alguma coisa com ela e ela está muito magoada. Eu acho que todas as vacas vieram dos Estados Unidos porque estão sempre com o jeitão de quem está mascando chiclete. FERNANDES, Millor. Conpozissões imfãtis. Rio de Janeiro. Ed. Nórdica. P.58 O texto acima é interessante como exemplo de ausência de coerência e de coesão entre as ideias. Podem ser feitos os seguintes comentários: a) Predominância da linguagem coloquial: “A gente faz, porcaria, jeitão, custa muito cara viva...” Pró-reitoria de EaD e CCDD 10 b) Pobreza vocabular: Uso dos verbos ser, estar e ter em lugar de verbos mais específicos para a expressão das ideias apresentadas, além da repetição excessiva dos termos “vaca” e “ela”. c) Inadequação vocabular: “O marido da vaca é intitulado boi. ” “... está fazendo sempre uma coisa importante que é o leite. ” d) Quebra do sentido lógico: Isso ocorre em razão da existência de frases e termos soltos, escritos sem obediência a um planejamento, fato que não permite haver coesão entre as partes. Observe-se, ainda, que qualquer frase poderia iniciar esse texto que pretende ser descritivo: “A vaca a professora ensina que...” “...fica sempre com a comida indo e vindo na boca que, quando a gente faz, a mamãe diz que porcaria!” e) Presença de ambiguidade: “A vaca a professora ensina que ela dá leite...” Ela = professora ou vaca? Pró-reitoria de EaD e CCDD 11 f) Mistura de discursos: O texto é escrito na terceira pessoa do discurso (ela), mas em determinado momento o autor faz referências em primeira pessoa: “ quando a gente faz, mamãe, já vi, eu acho...” g) Construção de frases ingênuas: “Eu acho que todas as vacas vieram dos Estados Unidos porque estão sempre com o jeitão de quem está mascando chiclete.” h) Uso inadequado dos nexos de coesão entre as frases: “Fica sempre com a comida indo e vindo na boca que, quando a gente faz, a mamãe diz...” Se houver um antecedente substantivo, a palavra “que” é pronome relativo. Nesse caso, substituiria o substantivo boca na oração seguinte. Entretanto, pelo contexto, essa substituição não teria sentido: “... a comida indo e vindo na boca “ e “a boca a mamãe diz que...” A intenção do autor do texto é dizer: “fica sempre com a comida indo e vindo na boca, mas, quando a gente faz o mesmo, nossa mãe nos diz que isso é porcaria.” i) Ausência de pontuação: “Se a gente fica perto ela fica olhando com aquele olhar de que a gente fez alguma coisa com ela e ela está muito magoada.” j) Ausência de objetividade na descrição do animal, já que aos aspectos físicos misturam-se as observações pessoais do autor: Pró-reitoria de EaD e CCDD 12 “... uma cara muito séria de quem está fazendo sempre essa coisa importante que é o leite.” “Já vi ordenhar vaca, que é quando ela faz aquela cara fingindo que não está sentindo nada.” “ ... ela fica olhando com aquele olhar de que a gente fez alguma coisa com ela e ela está muito magoada.” Síntese Foram abordados, neste capítulo, assuntos de relevância para o profissional de secretariado executivo, entre os quais destacamos: A produção de atas; Alguns vícios de linguagem: gerundismo, pleonasmo e ambiguidade; Algumas dificuldades da Língua Portuguesa: onde/aonde, uso de porque/por que/porquê/por quê; Leitura, compreensão e interpretação de texto. Referências GOLD, M. Redação empresarial. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005. NÓIS na Fita – Pleonasmo. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=noxh4cxCeR0>. Acesso em: 18 set. 2016. QUESTÃO 38 – Ambiguidade. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=GMBZdrdJfBU>. Acesso em: 18 set. 2016. ROSÁRIO, B. Como fazer uma ata de reunião perfeita. Manual da Secretária Executiva. 2012. Disponível em: <http://www.manualdasecretaria.com.br/como- fazer-ata-reuniao/>. Acesso em: 18 set. 2016. Pró-reitoria de EaD e CCDD 13 VALLE, M. L. E. Não erre mais. Língua portuguesa nas empresas. Curitiba: Intersaberes, 2013.