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Gerenciamento de Projetos FASE Planejamento Gerenciamento dos Custos de um Projeto PLANEJAMENTO DOS CUSTOS DO PROJETO Gestão dos Custos de um Projeto • Gastos => Desembolso para obtenção de um bem ou serviço. • Investimento => gastos em infraestrutura ou equipamentos, que trarão benefícios futuros para organização • Despesas => gastos relacionados ao dia a dia da empresa: aluguel, manutenção, propaganda etc. Gestão dos Custos de um Projeto • Custos => gastos associados à elaboração de bem ou serviço: energia, matérias primas, insumos, embalagens etc. • Perdas => gastos com ocorrências fortuitas e indesejadas: incêndio, acidentes, furtos, rejeitos de produção... etc. • Desperdícios => gastos relacionados à atividades que não agregam valor: retrabalho, perdas processo, horas extras etc. Gestão dos Custos de um Projeto Custos • Fixos => Não variam com a produção: aluguel, mão obra indireta etc. • Variáveis => variam com a produção: mão de obra direta, energia, matéria prima, comissão de vendas etc. Gestão dos Custos de um Projeto Custos • Diretos => diretamente relacionados á produção ou ao projeto: matérias primas, serviços, insumos etc. • Indiretos => não diretamente ligados à produção: salários dos administrativos, viagens, matéria de escritório etc. GESTÃO DE CUSTOS Processos previstos • Para que gerenciar custos do projeto? • Garantir que o capital disponível será suficiente para obter todos os recursos necessários para o projeto. Planejamento Monitoramento e Controle Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos GESTÃO DE CUSTOS Planejamento do Gerenciamento dos Custos Um plano de gerenciamento de custos deve estabelecer o Nível de Precisão. • Custo de atividades estimadas podem ter um grau de precisão que pode variar de projeto para projeto. (Ex. R$ 100,00 ou R$100) Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos GESTÃO DE CUSTOS • Ferramentas que serão utilizadas para controle: • Se o projeto irá utilizar ferramenta específica para a gestão do custo. • Qual variação permitida para a gestão de custos: • Muitas empresas adotam uma tolerância para desvios de custos e nesses casos tal tolerância deve ser documentada • Alçadas e poderes • O Planejamento deve registrar as alçadas das pessoas que estão relacionadas a gestão financeira do projeto (quem pode aprovar o que) • Fonte de recursos • Autofinanciamento, dinheiros de terceiros, payback, taxa de retorno etc GESTÃO DE CUSTOS • Estimativa de custos necessária para concluir as atividades do projeto • Deve-se atribuir valores monetários para os recursos utilizados em cada atividade do projeto: • Recursos Humanos • Materiais • Equipamentos • Serviços • Instalações Estimar os Custos Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos GESTÃO DE CUSTOS Objetivo: Estimar o custo do projeto. Tal custo pode variar conforme fase do projeto. Nas fases iniciais observa-se uma maior variação que nas fases finais, onde há maior detalhamento. Algumas ferramentas que podem ser utilizadas para estimar o custo: • Opinião especializada => usar a experiência das pessoas • Estimativa análoga (top-down) => verificar histórico • Estimativa paramétrica => parâmetros estabelecidos pela organização Estimar os Custos Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos GESTÃO DE CUSTOS Algumas ferramentas que podem ser utilizadas para estimar o custo: • Estimativa (botton-up) => pacotes de trabalho, atividades com mais detalhes (mais precisa) • Estimativa de três pontos => otimista, mais provável, pessimista.. Estimar os Custos Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos Custo esperado = (custo otimista + mais provável + custo pessimista) / 3 Estimar os Custos e Determinar o Orçamento (vai agregando de baixo pra cima) GESTÃO DE CUSTOS Objetivo: Distribuir as estimativas dos custos às atividades do projeto e estabelecer as linhas de base para possibilitar o controle Algumas ferramentas utilizadas neste processo: • Opinião especializada • Agregação de custos • Relações históricas • Restrição de limites financeiros Determinar Orçamento Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos GESTÃO DE CUSTOS Recurso Analista do Sistema Operador Compra do Servidor Curso unitário R$ 40,00/hora R$ 20,00/hora R$ 4.000,00 Tempo necessário 80 horas 40 horas Custo total de atividade – R$ 8.000,00 R$ 4.000,00 R$ 800,00 R$ 3.200,00 Custo da atividade Cálculo de custo de uma atividade Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos GESTÃO DE CUSTOS Objetivo: O Controle de custos do projeto deve ser realizado durante todo o projeto. Assim, possíveis distorções encontradas durante a execução podem ser minimizadas em fases posteriores e antes do término para que possam ser recuperadas Algumas ferramentas utilizadas neste processo: • Gerenciamento do valor agregado • Previsões, índice de performance para conclusão • Software de gerenciamento de projetos • Análise de reserva Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos GESTÃO DE CUSTOS Gerenciamento do valor agregado - GVA • Ferramenta para avaliar o progresso do projeto, durante a execução • Estamos atrasados ou adiantados no cronograma? • Estamos acima ou abaixo no orçamento? • Qual o custo provável para concluir o projeto? Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos • Uma das formas mais eficientes de acompanhar a evolução do projeto é utilizando a técnica de valor agregado (VA) • Essa técnica é usada para medir o desempenho do projeto com relação às linhas de base do escopo, cronograma e do custo • As medições resultantes da análise do valor agregado indicam se houve algum desvio em potencial em relação às linhas de base do escopo, cronograma e custos. Controle de Custos - Técnica do Valor Agregado Técnica do Valor Agregado Com esta técnica, pode-se monitorar: • Variação de prazos • Variação de custos Extrair indicadores de eficiência • Índice de desempenho de prazos • Índice de desempenho de custos VP Valor Planejado É o orçamento autorizado para o trabalho ser executado, para uma atividade ou componente da EAP. Qual foi o valor estimado para o trabalho a ser feito? CR Custo real É o custo total incorrido e registrado na execução do trabalho para uma atividade ou para um componente da EAP. Quanto já foi gasto para o trabalho realizado? VA Valor agregado É o valor do trabalho terminado, expresso em termos do orçamento aprovado para uma atividade ou componente da EAP. Quanto vale o trabalho que foi realizado? VA= % completado da atividade x Valor Planejado Entendendo as três dimensões chaves: Técnica do Valor Agregado Lado Sem 1 Sem 2 Sem 3 Sem 4 Posição no final da semana 3 A 100% 100% completado. Foram gastos R$ 1.000. B 100% 100% completado. Foram gastos R$ 1.200. C 70% completado. Foram gastos R$ 900. D Não iniciado. Gerenciamento do valor agregado (GVA): Exemplo: você é responsável por um projeto que irá construir um muro com 4 lados conforme ilustrado na figura ao lado. Cada lado deve ser feito em uma semana. O custo estimado para cada lado do muro é de R$ 1.000,00. Os lados devem ser feitos na sequência, um após o outro. O projeto já está no final da terceira semana e você tem os dados abaixo: 70% Quais são o VP, o VA, e o CR até o momento presente (terceira semana)? Técnica do Valor Agregado Gerenciamento do valor agregado (GVA): Cálculo Resposta Interpretação VP R$ 1.000 + R$ 1.000 + R$ 1.000 R$ 3.000 Deveria ter sido feito o equivalente a R$ 3.000 até o final da terceira semana para construir3 lados inteiros. CR R$ 1.000 + R$ 1.200 + R$ 900 R$ 3.100 É o que custou o trabalho que foi realizado até o momento VA Lado A = 100% X R$ 1.000 = 1.000 Lado B = 100% X R$ 1.000 = 1.000 Lado C = 70% X R$ 1.000 = 700 R$ 2.700 É o que vale o trabalho que foi realizado até o momento Resposta: Técnica do Valor Agregado O projeto está adiantado ou atrasado? e os custos? Análise do desempenho Fórmula: VPR = VA - VP Variação de Prazos (VPR) Diferença entre o que você planejou e o que realmente recebeu. Fórmula: VC = VA - CR Variação de Custos (VC) Diferença entre o que você planejou gastar e o que realmente gastou. Indica a relação entre o desempenho físico e os custos gastos Pode indicar que um projeto está se atrasando em relação à sua linha de base do tempo (cronograma) Técnica do Valor Agregado Técnica do Valor Agregado O projeto está adiantado ou atrasado? Análise: • VPR >0: o projeto está adiantado em relação ao cronograma • VPR <0: o projeto está atrasado em relação ao cronograma • Conclusão: no momento, o projeto do muro está atrasado no cronograma em um valor equivalente a R$ 300,00 de trabalho. Análise: • VC >0: o projeto está abaixo do orçamento • VC <0: o projeto está acima do orçamento • Conclusão: no momento, o projeto do muro custou R$ 400,00 mais para fazer do que estava planejado até o momento. Utilizando como entradas as informações sobre o desempenho do trabalho referente ao projeto de construção do muro, podemos fazer os seguintes cálculos: Cálculo da Variação de Prazos Cálculo da Variação de Custos VPR = VA – VP VPR = 2.700 – 3.000 VPR = -300 VC = VA – CR VC = 2.700 – 3.100 VC = -400 Fórmula: IDP = VA / VP Índice de desempenho de prazos É uma medida do progresso alcançado comparado ao progresso planejado: Fórmula: IDC = VA / CR Índice de desempenho de custos É uma medida do valor do trabalho executado comparado ao custo real ou progresso feito no projeto. Gerenciamento do valor agregado (GVA): Os valores da VPR e da VC podem ser convertidos em indicadores de eficiência: Técnica do Valor Agregado Técnica do Valor Agregado O projeto está adiantado ou atrasado? Análise: • IDP >1: o projeto está adiantado em relação ao cronograma • IDP <1: o projeto está atrasado em relação ao cronograma • Conclusão: Um IDP = 0,90 indica que estamos progredindo a 90% da taxa planejada originalmente. Análise: • IDC >1: o projeto está abaixo do orçamento • IDC <1: o projeto está acima do orçamento • Conclusão: Um IDC=0,87 indica que, para cada R$ 1,00 gasto nesse projeto, apenas R$ 0,87 estão sendo convertidos fisicamente em produto/trabalho e que existe uma perda de R$ 0,13. • Gerenciamento do valor agregado (GVA) Utilizando a VPR e a VC do projeto de construção do muro: Cálculo do IDP Cálculo do IDC IDP = VA / VP IDP = 2.700 / 3.000 IDP = 0,90 IDC = VA / CR IDC = 2.700 / 3.100 IDC = 0,87 • Você planejou gastar R$ 1.000 por semana durante oito semanas para poder completar todo o trabalho do seu projeto. O sue projeto está agora no final da terceira semana, até o momento foram gastos R$ 3.500 e estima-se ter sido completado 80% do trabalho agendado até a data (final da terceira semana) • Com base nas informações acima, determine: • O valor total planejado para o projeto no final da oitava semana; • O valor planejado, o custo real e o valor agregado até o final da terceira semana; • A variação de custos e prazos; • O índice de desempenho de custos e o índice de desempenho de prazos. Técnica do Valor Agregado Exercício Valor total planejado do projeto = R$ 8.000 (Orçamento no Término – ONT) VA = 80% X 3000 • Valor Agregado (VA): % compl. X VP = 80% x 3.000 = R$ 2.400 • VPR = VA - VP = -600 • VC=VA-CR = -1100 • IDP = VA/VP = 0,80 • IDC = VA/CR = 0,68 Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 VP 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 1000 VP acumulado 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 Até o final da terceira semana: • Valor Planejado (VP): R$ 3.000 • Custo Real (CR): R$ 3.500 Valor Planejado (VP) Final Sem 3 HOJE (ONT) Técnica do Valor Agregado GESTÃO DE CUSTOS Também podemos monitorar o projeto, quanto a Tendências => previsões para conclusão • Estimativa no término – ENT • Orçamento no término – ONT Podemos responder as seguintes perguntas: • Qual a estimativa atual do custo total do projeto? • Quanto mais será necessário desembolsar para concluir o projeto? A ENT pode ser calculada, somando-se a o CR com uma EPT – estimativa para terminar Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos GESTÃO DE CUSTOS Existem três fórmulas para calcular a Estimativa no Término Planejar Gerenciamento dos Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Controlar Custos ENT = CR + (ONT – VA) ENT = ONT / IDC ENT = CR + ((ONT – VA) / (IDC x IDP)) IDC => índice de desempenho do custo IDP => índice de desempenho do prazo Planejamento - Custos Atividade Para a realização de um projeto, o orçamento é parte essencial, desde seu planejamento, até acompanhamento e posterior prestação de contas. 1) Sobre o orçamento de um projeto, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa. ( ) A diferença entre o orçado e o realizado significa a diferença entre o que se pretende gastar com um projeto e a receita que se conseguiu captar. ( ) Os orçamentos refletem gastos a serem efetuados, receitas entrantes e investimentos previstos. ( ) As despesas e receitas distribuídas em uma planilha ao longo da execução do projeto, cronologicamente, é o fluxo de caixa do projeto. As afirmativas são, respectivamente, A) V, V e V. B) V, F e F. C) F, V e V. D) F, V e F. E) V, V e F.