EP-estudo_de_caso-processo_de_Compra
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Estudo de Caso da Empresa EMP-Rio 
 
Projeto de Redesenho do Processo de Compra de Serviço 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Um coordenador de projeto elabora uma Requisição de Compra de Serviço e a encaminha para a 
secretária do departamento para esta obter, do chefe do departamento a aprovação da requisição. 
Uma vez aprovada, a secretária encaminha a requisição para o Setor de Compras da empresa em 
duas vias (uma do Departamento e outra para o Setor de Compras) com as informações dos 
serviços desejados. 
 
A Requisição chega ao Setor de Compras na recepção onde é carimbada e recebe uma numeração 
que reinicia a cada ano. 
 
A Requisição é encaminhada ao comprador. Este marca uma reunião com o coordenador do 
projeto para discutirem detalhes do serviço. Depois, o comprador monta o pedido baseado nas 
informações da reunião, seleciona no mínimo 3 fornecedores e encaminha solicitações de cotação 
dos serviços. 
 
Fornecedores encaminham as propostas e o comprador, após receber as propostas de cotação 
com os valores e o parcelamento do pagamento, escolhe o vencedor. O critério normalmente usado 
para escolha é o menor preço, mas eventualmente o prazo é priorizado, se houver urgência do 
serviço. È padrão o comprador estipular um prazo de 72 horas (3 dias) para receber as propostas. 
Caso não receba as propostas no prazo, um outro fornecedor deve ser selecionado. 
 
Em seguida, o pedido é enviado para aprovação do gerente de compras que analisa o pedido e 
suas condições. Uma vez aprovado, este é encaminhado para secretária do departamento para 
novamente obter a aprovação do coordenador do projeto e em seguida, do chefe do departamento. 
O pedido volta ao comprador que confere as aprovações e o envia para o orçamento para realizar o 
empenho. Um funcionário do orçamento confere todos os Pedidos do dia e empenha o Pedido 
dependendo do saldo orçamentário do projeto. Caso o projeto informado não tenha saldo, o 
funcionário do orçamento entra em contato com a secretária por telefone ou email e solicita que 
indique um outro projeto ou que solicite o remanejamento de recursos entre os projetos. Caso a 
secretária não se manifeste num prazo de 48 horas, o pedido é cancelado. Quando o pedido é 
empenhado, este volta para o comprador que emite a Ordem de Compra e a encaminha para o 
fornecedor. Uma cópia da ordem de compra é enviada para a secretária do departamento que tira 
uma cópia e a envia para o coordenador do projeto. 
 
A partir deste ponto, serviço é iniciado e gerenciado pelo coordenador do projeto. Quando uma 
parcela do serviço precisa ser paga, o fornecedor emite uma nota fiscal e a entrega ao coordenado 
do projeto. O Coordenador do projeto valida a NF e solicita o pagamento para a secretária do 
departamento. A Secretária emite uma ordem de pagamento, obtém a aprovação do chefe do 
departamento e a encaminha para o comprador. O Comprador confere o pagamento e envia a 
ordem de pagamento para a tesouraria realizar o pagamento. É norma da empresa só realizar o 
pagamento final depois do serviço realizado e, neste caso, quando o comprador receber esta última 
solicitação de pagamento, ele encerra o pedido. 
 
Todas as vezes que o pedido é enviado para o comprador, este sempre passa pela recepção de 
compras, onde é protocolado. Cabe ao recepcionista de compras também encaminhar e receber o 
pedido do setor de orçamento, protocolando cada um destes eventos. 
 
 
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 Emoldurar Processo 
 
 
1.1- Identificação dos Processos 
 
Processo Evento Resultado Cliente 
Compra de 
Serviços 
Coordenador de projeto 
Solicita Compra de Serviço 
Serviço Contratado Coordenador de 
Projetos 
Pagamento Fornecedor emite Nota Fiscal Pagamento Efetuado Fornecedor 
 
 
 
1.2- Escopo do processo Alvo: Compra de Serviço (quadro resumo) 
 
 
Processo: Comprar Serviços 
Evento Sub-Processos Resultados Cliente 
Coordenador de 
projeto Solicita 
Compra de 
Serviço 
Elaborar 
Requisição 
Realizar 
Cotação 
Empenhar 
Pedido 
Efetivar a 
contratação 
do serviço 
Serviço 
Contratado 
Coordenador 
de Projeto 
Principais Problemas Visão ou Parâmetros Desejados 
\u2022 Excessiva quantidade de interações 
\u2022 Excessiva burocracia para aprovação do pedido 
\u2022 Alto índice de reclamações 
\u2022 Redução dos atrasos de entrega 
\u2022 Maior agilidade no processo de 
compra de serviço 
\u2022 Facilidades para controle da 
disponibilidade orçamentária dos seus 
projetos 
\u2022 Utilização intensa de TI para apoiar os 
Deptº na execução das suas 
atividades 
\u2022 Obtenção das melhores cotações 
Atores Recursos Métricas 
\u2022 Coordenador de Projeto 
\u2022 Gerente de Compra 
\u2022 Secretária do Deptº 
\u2022 Recepção de Comprar 
\u2022 Comprador 
\u2022 Gerente de Compras 
Formulário 10 compras de serviços por dia 
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1.3- Modelo Organizacional 
 
 
 
 
 
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1.4- Visão e Objetivos 
 
Visão 
 Ser conhecido e reconhecido como referência em Gestão Administrativa. 
 
 
Diretrizes Estratégicas 
o Utilização de melhoria contínua nos processos administrativos, com uso intensivo de TI, 
visando apoiar os Departamentos na execução de suas atividades operacionais, gerenciais e 
estratégicas 
o Aprimoramento contínuo do modelo de gestão 
o Contribuição para o equilíbrio financeiro com a otimização dos recursos utilizados 
o Atendimento as exigências legais a serem cumpridas pela área Administrativa 
 
 
Objetivos 
 
Objetivos Gerenciais 
\u2022 Monitoramento e controle dos processos através de indicadores de desempenho 
\u2022 Desenvolvimento do capital intelectual 
\u2022 Satisfação dos funcionários 
 
 
Objetivos de Compras 
\u2022 Satisfação do cliente 
o Redução do número de interações 
o Redução do número de reclamações 
\u2022 Objetivos operacionais 
o Redução dos atrasos de entrega 
o Obtenção das melhores cotações 
 
Objetivos do Contas a Pagar 
\u2022 Processamento ágil dos documento de pagamento 
\u2022 Pagamentos corretos e dentro do prazo 
\u2022 Confirmação dos pagamentos realizados 
 
 
 
 
 
 
 
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1.5 \u2013 Glossário de Termos 
 
 
TERMO DESCRIÇÃO 
Departamento Setor da empresa EMP-RIO que possui orçamento e tem permissão de 
realizar compras de serviço para seus projetos. 
Projeto Executados pelos departamentos da empresa. . Possuem movimentos 
orçamentários de crédito e de débito (empenho), Deve ser sempre 
referenciado em uma compra de serviço. 
Fornecedor Pessoa jurídica que fornece serviços à projetos da EMP-RIO. 
Nota Fiscal (NF) Documento Fiscal recebido de um fornecedor referente a parte ou a 
totalidade de um serviço realizado. 
Setor de Orçamento Setor responsável por analisar / empenhar despesas . Gerencia 
orçamentariamente os projetos associados aos Departamentos. 
 
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Compreender o Processo (AS-IS) 
 
2.1- Lista de atividades do Processo (AS-IS) 
 
PROCESSO (AS-IS) 
 
ATIVIDADE ATOR RECURSO ENTRADA SAÍDA 
Elaborar Requisição Coordenador de 
Projetos 
Formulário Necessidade de Comprar Serviço Requisição de Compra 
Obter Aprovação Secretária 
Aprovar Requisição Chefe Formulário Requisição de Compra Requisição Aprovada 
Enviar Requisição Secretária 
Numerar Requisição Recepção de 
Compras 
Carimbo Requisição Aprovada Requisição Numerada 
Marcar Reunião Comprador Agenda Requisição de Compra Requisição com reunião marcada 
Solicitar Proposta de Cotação Comprador Pasta de pedido, fax Requisição de Compra Propostas de cotação 
encaminhadas 
Escolher Vencedor Comprador Pasta de pedido 3 Propostas de cotação Fornecedor Escolhido 
Aprovar