EP-estudo_de_caso-processo_de_Compra
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DisciplinaPlanejamento e Controle da Produção1.508 materiais7.508 seguidores
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Pedido Gerente de Compras Pedido de Compra Pedido Aprovado 
Enviar Pedido Recepção de 
Compras 
 
 8
PROCESSO (AS-IS) 
 
ATIVIDADE ATOR RECURSO ENTRADA SAÍDA 
Obter Aprovação Secretária 
Aprovar Pedido Coordenador de 
Projetos 
 Pedido de Compra Pedido Aprovado 
Obter Aprovação Secretária 
Aprovar Pedido Chefe Pedido de Compra Pedido Aprovado 
Enviar Pedido Secretária 
Protocolar Entrada de Pedido Recepção de 
Compras 
Carimbo Pedido de Compra Pedido Protocolado 
Conferir Aprovações Comprador Pedido de Compra e cotações 
realizadas 
Pedido Aprovado 
Protocolar Saída de Pedido Recepção de 
Compras 
Carimbo Pedido Conferido Pedido Protocolado 
Empenhar Pedido Funcionário 
Orçamento 
 Pedido de Compra Pedido Empenhado 
Ajustar Projeto Funcionário 
Orçamento 
 Valor a remanejar Remanejamento realizado 
Cancelar Pedido Funcionário 
Orçamento 
Formulário Pedido de Compra Pedido Cancelado 
Protocolar Entrada de Pedido Recepção de 
Compras 
Carimbo Pedido de Compra Pedido Protocolado 
Emitir Ordem de Compra Comprador Formulário Pedido de Compra Ordem de Compra 
Enviar Ordem de Compra Secretária 
Receber Ordem de Compra Coordenador de 
Projetos 
 Ordem de Compra Ordem de Compra Confirmada 
 
 
 
2.2- Diagrama de Workflow (AS-IS) 
 
 
9
 
 10 
2.3- Indicadores 
 
 
 
 
Métrica Descrição 
Quantidade Cerca de 10 compras de serviço por dia 
 Média de 300 Requisições de Pagamento por mês. 
 
 
Eficiência 10% das NF que chegam à Tesouraria já estão vencidos 
 50% das compras não são atendidas no prazo desejado gerando atrasos nos 
projetos. 
 20% dos projetos não possuem disponibilidade orçamentária para a compra do 
serviço no momento do empenho 
 5% dos pagamentos realizados tem problemas devido a erros no cadastramento 
de conta bancária, valor do pagamento e CNPJ do favorecido 
 
 
 
2.4- Percepção dos Stakeholders 
 
 
 
 
 
Stakeholders e os resultados que esperam 
\u2022 Coordenador de Projeto: 
 - Maior agilidade no processo de compra do serviço 
 - Facilidades para obter informações dos pagamentos efetuados 
 - Facilidades para o controle da disponibilidade orçamentária dos seus projetos. 
 
\u2022 Superintendente Administrativo: 
 - Menos pessoas envolvidas nos processos administrativos; 
 - Indicadores de avaliação dos processos; 
 - Melhor comunicação entre os gerentes das áreas envolvidas. 
 
\u2022 Gerente de Compras 
 - Melhor gerenciamento dos pedidos em andamento; 
 - Facilidade para classificar os fornecedores em relação a preço, prazo de entrega e atendimento; 
 - Facilidade para saber a situação dos pagamentos dos fornecedores. 
 
\u2022 Gerente de Orçamento: 
 - Solução para os empenhos que não são realizados por falta de disponibilidade orçamentária; 
 
\u2022 Chefe de Departamento 
 - Diminuição da dependência de aprovação para as compras realizadas por seus coordenadores. Deseja 
ter condições de acompanhamento das compras, com a necessidade de aprovação somente para 
determinados projetos específicos ou valores muito elevados 
 
 
 11 
 
2.5- Problemas por habilitadores do processo 
 
Habilitador: Workflow 
 
Item Problema Alternativa Comentários 
1 
Excesso de pessoas 
envolvidas gerando muitos 
fluxos handoff 
Diminuir a quantidade de 
atores no novo processo 
 
 
2 
Efeito ioiô. Fluxo sempre 
passando pela secretária e 
pela recepção de compras 
Retirar a secretária do novo 
processo, ligando 
diretamente com os 
responsáveis das áreas 
 
 
Habilitador: Tecnologia da Informação 
 
Item Problema Alternativa Comentários 
1 
A maioria das atividades é 
realizada manualmente, 
sem apoio de sistema de 
informação, o que gera 
atraso no processo, erros de 
preenchimento de 
documentos. 
Automatizar grande parte 
das atividades do novo 
processo 
. 
 
Habilitador: Motivação e Medidas 
 
Item Problema Alternativa Comentários 
1 
Falta de indicadores do 
processo. 
Introduzir indicadores no 
novo processo de acordo 
com a necessidade 
 
 
Habilitador: Recursos Humanos 
 
Item Problema Alternativa Comentários 
1 
Pessoal desmotivado devido 
aos erros e atrasos 
existentes no processo 
Melhorar o tempo de 
resposta de cada atividade, 
através da automatização 
das mesmas. 
 
 
 
 
 12 
Habilitador: Regras e Políticas 
 
Item Problema Alternativa Comentários 
1 
A necessidade de 
aprovações em diversas 
instâncias gera atrasos no 
processo 
A aprovação do Chefe do 
departamento será necessária 
apenas para valores elevados. A 
aprovação do gerente de compra 
será trocada por uma consulta que 
permite acompanhar as compras 
que estão sendo realizadas 
 
 
 
Habilitador: Facilidades 
 
Item Problema Alternativa Comentários 
 
Os equipamentos atuais 
estão obsoletos 
Compra de novos equipamentos e 
reformar instalações 
 
 
 
 
 
 
Novo Processo (TO
 
3.1- Diagrama de Workflow do Processo Pagamento (TO
 
 
Novo Processo (TO-BE) 
Diagrama de Workflow do Processo Pagamento (TO-BE)
 
13 
BE) 
 
 14 
 
3.2- Diagrama de Caso de Uso 
 
 
 15 
 
 
3.3- Diagrama de Estado 
 
 
 16 
3.4- Descrição de casos de uso/ atividades 
 
 
ATIVIDADE: Gerar Requisição de Serviços 
 
\u2022 OBJETIVO: Iniciar o processo de compra de serviços de terceiros 
 
\u2022 ATOR: Coordenador 
 
\u2022 FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO: Disponibilidade de recursos para contração dos serviços 
 
\u2022 CURSO NORMAL: 
 
1. . O sistema apresenta os projetos que estão em execução de responsabilidade do coordenador 
logado 
2. . O coordenador seleciona o projeto 
3. . O sistema apresenta os serviços já contratados para o projeto e o saldo do projeto 
4. . O coordenar que deseja contratar um novo serviço e informa o tipo, a data e a descrição do 
serviço que deseja contratar e confirma. 
5. . O sistema cadastra a requisição 
 
 
\u2022 CURSO ALTERNATIVO: 
Passo 2 do curso normal. 
Motivo: Não existem projetos em execução para o coordenador logado 
1. . O sistema gera um aviso \u201cNão existem projetos em execução\u201d 
2. . Abandonar caso de uso 
 
Passo 4 do curso normal. 
Motivo: Serviço já contrato anteriormente 
1. . O sistema mostra a descrição dos serviços cadastrados anteriormente 
2. . O coordenador informa a data 
3. . O sistema cadastra a requisição 
 
 17 
 
 
 
 
 
 
 custom Gerar Requisição
Gerar Requisição
Dados do serv iço
PesquisarSelecione o projetoProjeto: Ok
Serviços contratados anteriormente
Recontratar serviço
Saldo do Projeto: R$
Adicionar novo serviço
Descrição:
Data Início: ___/___/___
Tipo: Selecione o tipo de serviço
AdicionarCancelar
Serviços selecionados
Alterar
Data Término: ___/___/___
Cadastrar requisição Cancelar
Valor Estimado: R$
Valor total estimado: R$
onClick() onClick()onClick()
 
 18 
ATIVIDADE: Aprovar Requisição de Serviços 
 
\u2022 OBJETIVO: Controlar as requisições com valores altos, cujo total estimado seja superior a 
R$50.000,00. 
 
\u2022 PRÉ-CONDIÇÃO: Existir requisições cujo total estimado seja