Guia de Secretariado.livro
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Não é indicado que o controle das 
ligações seja feito diretamente no computador, pois caso haja algum pro- 
blema técnico, a profissional ficará sem as informações. Nessa situação, a 
profissional deve imprimir folhas da planilha e deixá-las próximo do apare- 
lho telefônico. Com o intuito de não perder nenhuma folha, pode gram- 
peá-las. A planilha deve conter as seguintes informações: 
Ressaltamos que no caso das tarefas delegadas, a secretária deve 
anotar o prazo estabelecido para a realização e o responsável pelo anda- 
mento da atividade. 
Data 
3010312007 
Se a secretária assessora mais de um chefe, deve reservar uma ou 
mais divisórias do caderno para cada executivo. Sugerimos que, após todas 
as folhas preenchidas, a secretária guarde o caderno durante um período 
para possíveis consultas. 
FOLLOW-UP 
O follow-up é o local (pasta) destinado à guarda provisória dos do- 
cumentos (pagamentos, trabalho a ser feito etc.) que estão pendentes, 
aguardando a data para solução ou realização. 
Hora 
10h25 
A secretária deve providenciar uma pasta sanfonada, flexível, resis- 
tente e que contenha trinta e uma divisórias numeradas (I -31); cada parte 
representa um dia do mês. A flexibilidade do material da pasta é funda- 
mental para que os documentos fiquem bem acomodados. A secretária 
deve colocar em cada divisão os assuntos pendentes que serão resolvidos 
naquela data (dia/mês/ano). Outro aspecto importante a ser observado 
é o tamanho da pasta. Sugerimos que a secretária opte por uma pasta 
grande, tamanho ofício 1 1 . Contudo, em função do tamanho ou volume do 
material/documento, algumas pastas não comportam o conteúdo. Nesses 
casos, a secretária deve colocar um lembrete na divisória correspondente 
ao dia e guardar o material na gaveta ou no armário. 
Sra. Juliana 
<luem 
ligou? 
Sr. Vagner 
A secretária deve observar esse material diariamente, no início do 
expediente, e retirar todos os assuntos referentes àquela data. Ressaltamos 
que os demais devem permanecer dentro da divisória aguardando a data. 
Às sextas-feiras, véspera de períodos em que o chefe fica ausente da em- 
presa (férias, viagens etc.) e feriados, a secretária deve verificar se há algum 
Empresa 
XPTO 
Consultores 
Assunto 
Divergencia 
fatura no valor do da 
de fevereiro. 
Telefone 
2222-2222 
Observação 
Ficará na 
empresa 
at6 9s 12h. 
assunto relativo àquele período que necessite ser antecipado, exija a pre- 
sença do chefe ou possa ser prorrogado. 
A agenda é uma imp0rtante:ferramenta de trabalho, pois possibilita 
organizar, planejar e lembrar os compromissos assumidos. Nela devemos 
anotar os compromissos do chefe e suas atividades a fim de lembrá-lo com 
antecedência. A agenda deve estar constantemente atualizada e organiza- 
da, e tanto a da secretária quanto a do chefe devem estar idênticas e qual- 
quer alteração precisa ser comunicada. 
Atualmente, é comum as secretárias utilizarem softwares gerenciado- 
res, mas sugerimos que a agenda de papel sirva de backup para eventuais 
problemas de vírus no computador, falta de energia etc. A secretária deve 
escrever a lápis na agenda, para facilitar em caso de rasuras. 
A secretária deve anotar na agenda todos os compromissos do chefe 
(data, local, horário de início e término, assunto, participantes e telefone da 
pessoa que está assumindo o compromisso). 
Alguns chefes permitem que a secretária agende os compromissos 
sem consultá-los previamente. Nesse caso, a secretária deve evitar marcar 
compromissos com pessoas as quais o executivo não tem interesse em 
atender ou ainda não tem resposta. Além disso, deve verificar com o chefe 
os espaços de tempo em que podem ser marcados compromissos sem pré- 
via consulta. Nessas situações, a secretária deve combinar com a pessoa 
interessada que verificará com o chefe a possibilidade de marcar uma data 
e ligará tão logo consiga agendar a reunião. 
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64 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
A secretária deve lembrar ao chefe, pela manhã, a respeito dos 
compromissos que ele terá no decorrer do dia. Se acontecer algum impre- 
visto e o chefe não puder comparecer, a secretária deve ligar desmarcando 
e sugerir uma nova data e horário. É aconselhável que a secretária recon- 
firme, por telefone, todos os'compromissos assumidos pelo chefe, com a 
finalidade de evitar possíveis transtornos. Ela pode aproveitar o horário do 
despacho para informar ao chefe os novos compromissos agendados a fim 
de que ele fique ciente de tudo que está acontecendo. Deve aproveitar a 
oportunidade e verificar se o chefe agendou algum compromisso. 
Quando o executivo participar de algum evento fora da empresa, a 
secretária deve anotar em um papel o nome da pessoa que ele encontrará, 
o endereço (com um ponto de referência) e o telefone - caso necessite ligar 
durante o caminho. Outra opção é fazer a anotação no palmtop, caso o 
chefe disponha desse equipamento. 
É muito importante que a secretária planeje um intervalo entre um 
compromisso e outro, para que o chefe possa se atualizar dos acontecimen- 
tos e retornar as ligações telefônicas. Outro aspecto é nos casos de possíveis 
atrasos ou imprevistos. Não é aconselhável marcar muitos compromissos 
para o chefe em véspera de período em que ele ficará ausente da empresa 
(férias, viagens etc.). A secretária deve ter uma agenda de compromissos 
para cada chefe. 
A secretária deve possuir uma agenda de endereços e telefones, na 
qual anotará os contatos profissionais do chefe: nome do profissional, car- 
go, nome da empresa, nome da secretária, endereço, telefone, e-mail e 
nome da secretária, se for o caso. Devem ser colocados os dados cadastrais 
relativos a sua empresa, tais como razão social, endereço completo, CNPJ, 
inscrições municipal e estadual, se houver. Pode ser útil manter na agenda 
contatos com livrarias técnicas, papelarias, restaurantes, preferencialmente 
aqueles que têm espaço para a realização de reuniões, médicos, agências 
de viagens, floriculturas e telefones dos familiares próximos ao chefe. 
Na divisória relativa à inicial do nome do chefe, a secretária deve re- 
servar uma folha para os dados pessoais, tais como nome completo, ende- 
reço, data de nascimento, telefone residencial e celular, filiação, nome do 
cônjuge, data de nascimento do cônjuge, nome dos filhos, data de nasci- 
mento dos filhos, número do RG e CIC, dados bancários (nome e número 
do banco e da agência, telefone da agência e nome do gerente da conta). 
Alertamos que a secretária não deve colocar as senhas das contas-correntes 
com os dados bancários. 
Deve providenciar também uma agenda para anotar as datas co- 
memorativas, com o objetivo de infórmar ao chefe com antecedência e 
tomar as providências necessárias. É aconselhável que, no último dia útil do 
mês, anote na agenda de compromissos todas as datas festivas, relativas ao 
mês subsequente ou verifique diariamente na agenda se há alguma come- 
moração naquele dia. O mais eficaz é anotar as datas comemorativas do 
mês subsequente na agenda de compromissos. Alguns chefes são muito 
desatentos, .por isso a secretária deve lem brá-10s com alguma antecedência 
determinadas datas importantes, tais como aniversário do cônjuge, aniver- 
sário de casamento etc. 
Os softwares gerenciadores permitem que a secretária tenha todas 
essas informações, ou seja, compromissos, endereços, telefones e datas 
comemorativas em um mesmo local. Por uma questão de segurança, essas 
informações devem constar também em um meio físico (papel). 
É interessante ter uma pasta no seu arquivo contendo cópia de 
alguns documentos do chefe, tais como
Eduardo
Eduardo fez um comentário
Alguem pode me encaminhar este material: eduelgs@gmail.com, obrigado!
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Gilcimara
Gilcimara fez um comentário
Alguém pode enviar o PDF por e-mail?
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Eduardo
Eduardo fez um comentário
Pode me enviar o Material por e-mail por favor. Obg.
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Christiana
Christiana fez um comentário
É o que eu estava procurando. Obrigada por compartilhar! :)
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