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PARTE i .. TÉCNICAS SECRETARIAIS c Capítulo 1 . O Profissional de Secretariado ..................................................... 19 1 . 1 As Mudanças na Profissão e o Perfil da Secretária ..................................... 19 ................................................................. 1.2 Regulamentação da Profissão 2 5 ...................................................................... 1.3 Código de -Ética Profissional 28 .................................................................................... 1.4 Questões Práticas 34 Capítulo 2 . Inserção da Secretária no Mercado de Trabalho ......................... 35 ..................................................... 2.1 O Mercado de Trabalho e a Secretária 35 2.2 Empregabilidade ...................................................................................... 37 ................................................... 2.3 Rede de Relacionamentos (Networking) 38 ................................................................................... 2.4 Autoconhecimento 39 ..................................... 2.5 Ingresso e Recolocação no Mercado de Trabalho 39 2.6 Elaboração do Currículo ........................................................................... 40 2.7 Dicas para Antes da Entrevista e Durante sua Realização .......................... 50 .................................................................. 2.8 Perguntas que Estão no "Auge" 54 2.9 Perguntas que Ajudam a Secretária a Analisar a Empresa .......................... 56 2.1 0 Dicas para Obter Êxito em uma Dinâmica de Grupo ................................ 57 ..................................................................................... 2.1 1 Questões Práticas 58 Capítulo 3 . Ferramentas Essenciais do Cotidiano da Secretária .................... 59 ............................................................................. 3.1 Caderno de Anotações 62 ................................................................................................ 3.2 Follow-Up 63 3.3 Agenda ..................................................................................................... 64 ..................................................................................... 3.4 Questões Práticas 67 Capítulo 4 . Como Administrar o Tempo ....................................................... 69 ......................................................... 4.1 O Que É Administração do Tempo? 69 ...................................... 4.2 Dicas para Melhorar a Administração do Tempo 71 .............................................. 4.3 0 s Benefícios da Administração do Tempo 73 * 4.4 Questões Práticas ................................................................................... 73 Capítulo 5 . Recepçáo e Emissão de Correspondências .................................. 75 5.1 Carta Comercial . Partes ...................................................................... 79 5.2 Questões Práticas .................................................................................... 81 Capítulo 6 . Apoio Logístico à Reunião .......................................................... 82 . . 6.1 Aspectos Básicos da Reuniao ................................................................... 82 ......................................... 6.2 Detalhes que Garantem a Eficácia da Reunião 83 ................................................. 6.3 Participação de um Executivo Estrangeiro 85 ....................................................................... 6.4 Modelo de Pauta e de Ata 86 6.5 Questões Práticas ................................................................................. 89 Capítulo 7 . Organização de Viagens .............................................................. 90 ..................................................................................... 7.1 Questões Práticas 93 Capítulo 8 . Organização de Eventos ............................................................... 94 8.1 Questões Práticas ................................................................................... 100 Capítulo 9 . Arquivo ou Esconderijo? ........................................................... 101 9.1 Questões Práticas ................................................................................. 104 ............................................................................................................................................................................................ - ... ......... 10 GUIA DE SECRETARIADO . TÉCNICAS E COMPORTAMENTO Capítulo 10 . Processo de Comunicação ....................................................... 105 .................................................................................... 10.1 Falar ao Telefone 107 10.2 Questões Práticas ................................................................................... 112 ................................................... Capítulo 11 . Como Administrar6 Estresse 113 1 1 . 1 Questões Práticas ................................................................................... 116 PARTE 2 . COMPORTAMENTO Capítulo 12 . Marketing Pessoal ................................................................... 119 12.1 Questão Prática ..................................................................................... 121 Capítulo 13 . Vestuário do Profissional de Secretariado ............................... 122 13.1 Cuidados com a Aparência .................................................................... 124 13.2 Questões Práticas ................................................................................. 125 Capítulo 14 . Convivência Profissional. Social e com a Equipe ..................... 126 14.1 Convivência entre Fumantes e Não Fumantes ........................................ 129 14.2 O Comportamento Ideal em Eventos Corporativos ................................. 130 . . 14.3 Questões Praticas ................................................................................... 131 Capítulo 15 . Procedimentos ........................................................................ 132 15.1 Nas Viagens a Trabalho .......................................................................... 132 1 5.2 Cartão de Visita ...................................................................................... 134 ...................................... 15.3 Receber e Visitar Pessoas no Local de Trabalho 135 ............................................................. 1 5.4 Cumprimentos e Apresentações 136 15.5 Questões Práticas ................................................................................... 137 .......................................................... Capítulo 16 . O Anfitrião e o Hóspede 138 1 6.1 Questões Práticas ................................................................................. 139 ............................................. Apêndice A . Respostas das Questóes Práticas 141 . < Bibliografia ....................................................................................... ......... 152 índice Remissivo ............................................................................................ 153 ~~~ GUIA DE SECRETARIADO . TÉCNICAS E COMPORTAMENTO O sucesso profissional é pautado, em qualquer carreira, por elemen- tos estruturais, conjunturais, sociais e psicológicos. Entre eles destacam-se as condições objetivas para o exehício da profissão, as possibilidades de desenvolvimento pessoal e profissional, a maturidade intelectual e psíquica, o reconhecimento social da profissão e muitos outros. As profissóes, como tudo na vida, mudam guiadas por todos os fatores que lhe são determinantes ao sucesso. Ao final da década de 1970, quando despontaram as primeiras luzesda atual organização internacional do trabalho, da nova ordem econômica globalizada, na mudança no papel da tecnologia, na automação de escritórios, fábricas e fazendas, alguns analistas sentenciaram o fim de todas as profissões de apoio e assistência administrativa. Entre elas, a de secretário executivo era vista como destinada a um fim próximo e agonizante, pois se pensava que havia uma relação umbilical entre a profissão e a máquina de escrever. As máquinas se foram, mas as secretárias e os secretários ficaram. Aqueles especialistas não perceberam que o desenvolvimento da produtividade humana é marcado por um duplo movimento: contração da força de trabalho e transformação das profissões. Todas as atividades humanas estão enfeixadas em uma trama na qual sua possibilidade de sobrevivência está associada à semelhante capacidade de mudança. Os perfis profissionais mudam permanentemente. No espaço de poucos anos, uma carreira profissional pode se transformar de tal maneira que um conjunto imenso de atividades novas vai agregar-se ao novo perfil. Essa transformação vive a carreira do secretariado. De certa forma, estavam certos os analistas. Não há mais espaço para simples trabalhadores de apoio administrativo nas empresas! A demanda é por profissionais com amplos conhecimentos técnicos, capacidade analítica e reflexiva, adaptabilidade funcional, iniciativa, habilidade decisória e comprometimento institucional. A revolução técnico-científica e a globalização colocaram na ordem do dia novas estratégias de valoração das mercadorias com a incorporação de valores intangíveis, tais como a marca;: a ética e o desenvolvimento sustentável. Profissionais com forte adesão aos valores éticos e grande compro- misso com o futuro comum da humanidade, ou seja, com a agenda do século XXI e com a responsabilidade social da empresa são disputados pelas organizações. Os secretários e secretárias atualmente assumem maior compromisso com os valores da empresa e gerenciam setores ligados a essas dimensões essenciais nas organizações. No momento em que tantas transformações ocorrem no mercado de trabalho, no qual as fronteiras entre as profissões se reduzem e as certezas são substituídas por crescentes ondas de mudança e instabilidade, é oportuno que surjam referências firmes que possam indicar caminhos possíveis para o aperfeiçoamento profissional. O trabalho que chega às mãos dos leitores não é resultado apenas de pesquisa, experiência profissional e dedicação apaixonada. Este livro é fruto de um imenso amor à profissão de secretariado. Confundi-lo com um simples manual seria o erro mais primário que se poderia cometer. O texto é um guia. Pretende servir de orientação e de referência, portanto quer apenas indicar os caminhos que levarão secretárias e secretários ao sucesso profissional. Todo processo de mudança da organização do trabalho, no mundo capitalista, ao longo das sucessivas etapas da revolução industrial e técnico- -científica tem gerado o desaparecimento de algumas atividades, entretanto tem feito simultaneamente surgirem novas atividades como produtoras de valor. Marx chamava esse processo de destruição construtiva. Em todas as carreiras, os profissionais estão submetidos a uma lógica que é contingencial, arriscada e imprevista, dependente de fatores dos quais os seres humanos não possuem pleno controle. Acima de todas, entretanto, encontra-se o prazer de se realizar naquilo que se goste de fazer, o amor à profissão. Um profissional pode exercer uma atividade de alto status ou de grandes recompensas financeiras e não estar realizado, pois a satisfação em uma profissão centra-se no fazer criativo e positivo. O trabalho deve ser uma atividade que torne o homem mais humano. O prestigiado sociólogo italiano Domênico de Mas criou uma hierarquia para as profissões, segundo a capacidade de produzir riqueza, enquanto simultaneamente despertam felicidade e alegria nas outras pessoas; no topó da escala encontram-se os artistas. Certamente, quem vive de despertar sentimentos positivos nos outros é movido por muito amor à profissão e torna-se mais humano ao trabalhar. Servir aos outros e torná-los felizes são, em um mundo de pós-industrialismo, nova fonte da produção de riqueza. Esse sentimento permite que a dedicação floresça, que a inovação surja, que o aprendizado seja permanente. Nele o conhecimento mescla-se à inteligência e esta transforma a técnica em vivência e a razão deixa de ser instrumental e opressora e passa a ser comunicativa e emancipadora. A busca do sucesso profissional deve ser um dos objetivos da leitura deste guia, mas o sucesso profissional, assim como a felicidade pessoal, deve ser pensado como trajetória e não como meta final ou linha de chegada. Ambas as situações - ser feliz e realizado - G o instantes de um continuo chamado vida. O livro permite que o conhecimento das técnicas secretariais, do comportamento profissional e da ética possa ser associado aos projetos pessoais de formação de cada leitor e em cada organização onde a ação desses profissionais torna-se cada dia mais central. Fazer o prefácio do livro da professora Denize foi uma grande honraria e espero ter correspondido às expectativas de autora tão brilhante e apaixonada. Prof. Marco Aurélio Nunes de Barros Coordenador Geral do Curso de Secretariado Executivo Trilíngue da Universidade Estácio de Sá Este livro foi elaborado com o objetivo de auxiliar na formação e no aperfeiçoamento de profissionais d~secretariado, permitindo que cada um adapte os conhecimentos adquiridos no desempenho de suas atividades diárias e na sua vida. A proposta não é desenvolver uma "receita de bolo" e sim um guia que possa orientar profissionais que já exercem a atividade de secretariado e outros que desejam ingressar na profissão. Compõe-se de duas partes. A primeira trata de questões relacionadas às técnicas secretariais; a segunda, do comportamento social e profissional. Este guia deve ser lido e consultado sempre que a secretária sentir necessidade de esclarecer alguma dúvida. Os capítulos podem ser lidos aleatoriamente, não havendo uma sequência preestabelecida. 0 s procedi- mentos propostos devem ser adaptados à cultura da empresa. Além da importância do conhecimento da parte de técnicas secreta- riais, ele dá grande relevância a atitude e ao comportamento do profissional de secretariado que conduzem ao sucesso. O que faz um profissional de secretariado é um conjunto de competências, habilidades, conhecimento e atitude. A profissão foi regulamentada no masculino, mas optamos pelo termo secretária porque a maioria dos profissionais que exerce a profissão é do sexo feminino. A terceira edição foi revisada e atualizada com pequenas adaptações. No capítulo 8 foram implementados os aspectos básicos que devem ser considerados pela secretária em todas as etapas de um evento, desde o planejamento até a avaliação. Esperamos que as sugestões de técnicas e de comportamento colabo- rem no desempenho das suas atividades de secretariado. Afinal, você merece o melhor! A autora , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . - - . . . . -. . . . - - . . . . . . . . . . - . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. , . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . , 16 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO PARTE 1 TÉCNICAS SECRETARIAIS -...... .. ....... - .......... - ....-.... .. ......... -.. "..... .... ............................................ - -... -.... ....... .. ...... -......... -...--.....-. .. ----..... .. ...... ..-.... 18 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO 1 .I AS MUDANÇAS NA PROFISSÃO E O PERFIL DA SECRETÁRIA Atualmente, não há nada de novo quando se fala em mudança, mas é impressionante a velocidade com que as coisas mudam. Muitas vezes não há tempo nem para observá-la, apenas constatá-la. A veloz e constante mudança consequente da globalização resultou em transformações no am- biente empresarial, decorrentes da abertura do mercado e dos altos pa- drões exigidos pelos clientes. Essas transformações fizeram com que as empresas repensassem suas estruturas, estratégias, relações com clientes, fornecedores e funcioná- rios, responsabilidade social, competências e habilidades de seus recursos humanos e redefinissem seus mercados com a finalidade de se manterem competitivas. A partir dos anos de 1980, essas mudanças foram mais intensifica- das, obrigando as empresas, os gestores e os empregados a se adequarem à lógica dominante. Cada vez mais as organizações necessitam que seus pro- fissionais se qualifiquem no menor tempo possível, a fim de acompanhar o ritmo acelerado das mudanças. A secretária deve estar atenta às mudanças, interpretar e identificar as novas qualificações exigidas pelo mercado de trabalho, resultado da glo- balização, com o objetivo de se manter empregável. Lembramos que em meados da década de'1980, o idioma inglês era considerado um diferen- cial competitivo para a secretária que dominava essa língua estrangeira. Era comum encontrar anúncios de emprego para secretária com a seguinte expressão: "inglês desejável". Na atualidade, a Iíngua inglesa passou a ser um pré-requisito para o profissional que deseja exercer a profissão. Obser- vamos que algumas empresas já exigem o mandarim. O diferencial compe- titivo hoje reside na capacidade que a secretária tem de manter uma postu- ra proativa e antecipar-se aos acontecimentos. Nas duas últimas décadas, a profissão que mais sofreu mudanças decorrentes da tecnologia e, principalmente, da informática foi a da secre- tária. A informática invadiu o ambiente de trabalho da secretária e fez com que as tarefas e a rotina fossem modificadas. Contribuiu para que as tarefas fossem realizadas de maneira mais eficiente e eficaz, o que resultou em "ganho" de tempo e qualidade para a profissional. 0 s recursos da informática permitiram que o tempo gasto na execu- ção das atividades como digitação de documentos administrativos e elabo- ração de planilhas fosse otimizado. Anteriormente, essas tarefas eram feitas com o auxílio da máquina de datilografia manual ou elétrica, e com o avanço da tecnologia, as tarefas passaram a ser executadas em um tempo menor. Além disso, a qualidade da apresentação dos trabalhos melhorou significativamente. Na época, algumas secretárias apresentaram resistência ao computador, mas com o passar do tempo renderam-se aos benefícios dessa modernidade. Em paralelo a isso, as organizações começarain a passar por um pro- cesso de downsizing, o que resultou na demissão de empregados, elimina- ção de cargos e redução de níveis hierárquicos. Em decorrência dessa rees- truturação, as atividades q t e eram desempenhadas pelas gerências médias foram incorporadas às tarefas da secretária. Essa incorporação fez com que a secretária começasse a desempenhar atividades diferentes daquelas com as quais estava acostumada. É cómum encontrarmos secretárias que são responsáveis por pessoas dentro da organização, por processos de aquisição de materiais dé escritório, pela elaboração do orçamento da área, organi- zação de eventos, além das atividades tradicionais. Essas mudanças resul- taram em aumento de responsabilidades e elevação do grau de comple- xidade das tarefas exigindo da profissional uma reciclagem contínua. Essa profissional precisou adequar suas competências, habilidades e conheci- mento para desempenhar com segurança e profissionalismo as novas ativi- dades. A informática e o processo de downsizing foram os grandes respon- sáveis pela mudança no papel que a secretária exerce nas organizações. A secretária sempre fez parte da estrutura organizacional, entretanto não era integrada aos processos e à gestão da empresa. Atualmente, a secretária participa de reuniões, interage com clientes e fornecedores, soluciona pro- blemas, organiza eventos, gerencia os compromissos pessoais e profissionais do chefe, administra conflitos, organiza e elabora roteiros de viagens, ela- bora apresentações; enquanto antigamente somente anotava recado, dati- lografava documentos administrativos e atendia ligações telefônicas, ou seja, atividades meramente burocráticas e operacionais. Aquela profissional elegante, simpática, educada, de boa aparência e apenas executora de ordens cedeu lugar a uma profissional executiva que tem consciência da importância do seu cargo dentro da organização. Con- sequentemente, as responsabilidades aumentaram e surgiu a necessidade de aperfeiçoar-se constantemente com o objetivo de acompanhar as mu- danças do mercado e da empresa. A secretária deixou de desempenhar um papel passivo, de simples executora de ordens e de tarefas mecânicas e passou a ser uma profissional ativa e participante, cada vez mais integrada aos negócios. A profissional começou a ser mais solicitada e vista com outros olhos por seus colegas, chefes e pelo mercado. Em consequência dessas mudanças, consideramos que ser "executiva" passou a ser uma função implícita do cargo de secretá- ria. Ainda hoje encontramos clefes que não despertaram para essa mu- dança e para a importância da secretária e continuam tratando essa profis- sional como uma simples executora de ordens e de trabalhos operacionais. O mais relevante é a secretária estar consciente do novo papel que exerce e, principalmente, da importância do seu cargo para a organização. A se- cretária é uma facilitadora e um elo entre o chefe, a equipe e o mercado, contribuindo para que tudo transcorra dentro do esperado e os objetivos organizacionais sejam alcançados. Algumas pessoas pensam que a profissão está se extinguindo, em consequência.das reestruturações e das novas tecnologias, porém nós não acreditamos que isso aconteça. Entretanto, não há espaço para a secretária que desempenha o papel de "leoa de chácara" e que não queira se aperfei- çoar nem se adaptar às mudanças. As secretárias que não perceberem a importância da mudança de comportamento e do aperfeiçoamento contí- nuo estão com seus dias contados no mercado de trabalho. A tecnologia da informação contribuiu para que os gerentes assumis- sem as tarefas que eram desempenhadas pela secretária, tornando-os mais independentes, embora alguns ainda mantenham a antiga postura. Com isso, a secretária pode se dedicar mais aos assuntos relacionados à empresa, tornando-a necessária e importante. Hoje, além de desempenhar suas ati- vidades operacionais, a secretária atua como gestora de processos, de pes- soas e de informação. A profissional que desempenha ou pretende desempenhar ativida- des de secretariado precisa ter competência, habilidade, conhecimento e, acima de tudo, comportamento condizente com o cargo. Embora, ainda hoje, alguns profissionais considerem que qualquer pessoa pode desempe- nhar essas atividades, sabemos que não. Para o exercício da profissão, é necessário treinamento específico voltado para a área de secretariado. Ser secretária não é para quem quer. É preciso estar capacitada para exercer a profissão com eficiência e eficácia. 22 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO Outra mudança significativa foi que a secretária passou a assessorar mais de um chefe e a trabalhar em pool, ou seja, passou a compartilhar a sua estação de trabalho com outras secretárias. Sendo assim, tornou-se essencialque essa profissional tenha competência emocional para saber administrar os conflitos diários, os controles das chefias, as constantes situa- ções de mudanças, e algumag vezes, a trabalhar em ambiente hostil. A se- cretária precisa ter competências técnicas e emocionais para manter-se competitiva no mercado de trabalho. Apresentamos o perfil ideal para essa profissional que assessora os chefes no dia a dia e atua como facilitadora entre o chefe, o mercado e demais membros'da equipe: o Conhecer profundamente a sua área de trabalho e ter uma vi- sáo global de toda a organização. Desenvolver as competências técnicas (idiomas, Internet, infor- mática, redação própria etc.). o Estabelecer relacionamentos alicerçados em confiança e respei- to, desenvolvendo uma relação de transparência com chefes, clientes, colegas e fornecedores. IZI Estar comprometida com o resultado do trabalho e com a mis- são da organização. IZI Estar inteirada dos acontecimentos mundiais e das mudanças internas e externas da organização. Estar voltada para a inovação, sugerir e aceitar novas ideias. o Manter comportamento ético, independentemente das infor- mações e situações. o Manter o bom humor. IZI Planejar e cuidar da sua carreira profissional. o Saber administrar o seu tempo e o do chefe. o Saber se comunicar. Saber tomar decisões. o Ser autocrítica para avaliar suas potencialidades e imperfeições. o Ser dinâmica. Ser discreta e educada. Ser empreendedora. Ser entusiasta. Ser flexível. .. Ser leal à empresa e ao chefe: Ser oportunista. Ser organizada. Ser persuasiva. Ser polivalente. Ser pontual no cumprimento do horário de trabalho e na entre- ga de trabalhos. Ser proativa. Ter ambição. Ter autoconhecimento. Ter capacidade e vontade de aprender continuamente. Ter capacidade de liderança. Ter capacidade para administrar conflitos. Ter capacidade para assessorar vários chefes. Ter capacidade para desenvolver, gerenciar, motivar e valorizar as pessoas. Ter disponibilidade de horário e saber conciliar vida profissional e pessoal. Ter foco no cliente. Ter habilidade para negociação. Ter habilidade para trabalhar em equipe. Ter inteligência emocional para saber lidar com as emoções. . .................................... - .... - ....-...........-... . ............................ - .... -." ................ " ......................... " ....... " ........................................... 2 4 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO O bom-senso deve permear todo o trabalho da secretária. Além disso, deve ter maturidade e postura profissional, pois representa a imagem da empresa no mercado. Ressaltamos que representar a empresa é diferen- te de ser comparada a um cartão de visita, porque esse fica velho e é joga- do no lixo. Finalizando, o sucesso da secretária depende da interação de três elementos: competência, conhecimento e habilidade, mas é essencial amar a profissão. A regulamentação da profissão, em setembro de 1985, contribuiu para o reconhecimento e a valorização da atividade. A partir dessa data, somente os profissionais com formação em Secretariado Executivo ou Téc- nico em Secretariado podem exercer a profissão, salvo aqueles casos que estão amparados pela lei. A profissão foi regulamentada pela Lei 7.377, em 30 de setembro de 1985, no governo do presidente da república José Sarney. Em 10 de janeiro de 1996, a Lei 9.261, assinada pelo presidente da república Fernando Henrique Cardoso, alterou a redação dos incisos I e II do Art. 20, o caput do Art. 3Q, o inciso VI do Art. 40 e o parágrafo único do Art. 60. Apresentamos, a seguir, as Leis 7.377 e 9.261. LEI N. 7.377, de 30 de setembro de 1985. (*I Dispõe sobre o exercício da profissão de Secretário e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REP~BLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. lQ - O exercício da profissão de Secretário é regulado pela presente Lei. Art. 2% Para os efeitos desta Lei, é considerado: I - Secretário Executivo o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma da Lei, ou diplomado no exterior por curso superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma da Lei; I1 - Técnico em Secretariado o profissional portador de certificado de conclu- são de curso de Secretariado, em nível de 2"au. Art. 3" - Fica assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contem, pelos menos, 5 (cinco) anos ininterruptos, ou I O (dez) intercalados, de exercício em atividades próprias de secreta- ria, na data de início de vigência desta Lei, e sejam portadores de diplomas ou certifi- cados de alguma graduação de nível superior ou de nível médio. Art. 4" - São atribuições do Secretário Executivo: I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; I1 - assistência e assessoramento direto a executivos; I11 - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; IV - redação de textoi profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V - interpretação e sinte.tização de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; VI1 - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa; VI11 - registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas; IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de enca- minhamento à chefia; X - conhecimentos protocolares. Art. 5% São atribuições do Técnico em Secretariado; I - organização e manutenção dos arquivos de secretaria; I1 - classificação, registro e distribuição da correspondência; 111 - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclu- sive em idioma estrangeiro; IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico. Art. 6" - O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na De- legacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apre- sentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e I1 do Art. 2Qesta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS. Parágrafo único - No caso dos profissionais incluídos no Art. 3* desta Lei, a prova de atuação será feita por meio das anotações da Carteira de Trabalho e Previ- dência Social ou por qualquer outro meio permitido em Direito. 26 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO Art. 7" - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 8" - Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, 30 de setembro de 1985; 164qa Independência e 97" da República. JOSÉ SARNEY - Almir Pazzianotto * Disponível em www.senado.gov.br LEI N. 9.261, de 10 de ianeiro de 1996. (*) Altera a redação dos incisos I e I1 do Art. 24 o caput do Art. 35 o inciso VI do Art. 4" e o parágrafo único do Art. 6Qa Lei n" 7.377, de 30 de setembro de 1985. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1% A Lei no 7.377, de 30 de setembro de 1985, passa a vigorar com a se- guinte redação para os incisos I e I1 do Art. 2", para o Art. 3", para o inciso VI do Art. 4% para o parágrafo único do Art. 6". "Art. 2" I - Secretário Executivo: a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, le- galmente reconhecido, ou diplomado no exterior por curs0 superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma da lei; b) portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início de vi- gênciadesta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art. 4" desta Lei; I1 - Técnico em Secretariado: a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretaria- do, em nível de 2" grau; b) o portador de certificado de conclusão do 2Qrau que, na data da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declaração de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art. 5" desta Lei. Art. 3" - É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contem pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria, na data da vigência desta Lei. Art. 4" .......................................................,......................................................... VI - (VETADO) -? ................................................................................................................. Art. 6" Parágrafo único. No caso dos profissionais incluídos no Art. 39 a prova da atuação será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados nos Art. 4" e 5"." Art. 2Q - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 3% ~ e v o ~ a m - s e as disposições em contrário. Brasilia, 10 de janeiro de 1996; 175" da Independência e 108Qa República. FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Paulo Paiva * Disponível em www.senado.gov.br CÓDIGO DE ÉTICA PROFISSIONAL Cada vez mais os conhecimentos, as habilidades e as competências estão sendo valorizados pelas empresas, mas consideramos que a postura ética é essencial para todos os profissionais e, principalmente, para as secretárias que ocupam cargo de confiança nas empresas. O mercado de trabalho valoriza muito a secretária que constante- mente se aperfeiçoa, mas todo esse esforço será em vão se a profissional não tiver um comportamento ético nas suas ações e atitudes. A secretária deve ter uma conduta profissional idônea, o que lhe ga- rantirá cabeça erguida. A profissional, além de representar a imagem da .......................................................................................................................................................................................................... 28 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO empresa, é o elo entre a empresa e o mercado; logo, sua conduta deve ser pautada na verdade e na moral. Atualmente, um atributo requerido dos profissionais é a ambição, entretanto, quando ele é mencionado, algumas pessoas se sentem incomo- dadas e recriminam. Nem sempre um profissional ambicioso é antiético. A ambição é positiva para o des~nvolvimento profissional da secretária, desde que a ética seja respeitada. A secretária deve, diariamente, pensar e escolher a atitude mais adequada, considerando a ética que deve permear o seu trabalho e as suas relações. O trabalho da secretária deve ter como base: o Lealdadeaochefeeàempresa; Guardar segredo profissional e sigilo das informações; o 'Discrição no desempenho de suas atividades; Cumprir e respeitar as normas da empresa; Não se utilizar da posição do cargo para conseguir vantagens pessoais; o Compartilhar sua experiência e seus conhecimentos com os membros da equipe; o Prestar serviço com o mais alto padrão de qualidade; o Colaborar com a equipe sempre que for necessário; o Contribuir para a manutenção do clima organizacional agradá- vel e harmonioso; o Não delegar ao colega a realização de um trabalho confidencial que lhe foi confiado; o Não comentar assuntos pertinentes à empresa fora dela; o Respeitar a hierarquia e os subordinados; o Não comentar com os outros os erros dos chefes e dos colegas; o Desenvolver um relacionamento baseado no respeito e na con- fiança; o Não chamar a atenção do subordinado na frente da equipe; o Manter-se imparcial com seus superiores e subordinados; o Tratar os chefes, colegas, subordinados, clientes e fornecedores com educação e respeito. Apresentamos o código de ética profissional (*), no qual constam os princípios, os direitos e os deveres, a conduta funcional e a ação mais ade- quada para o dia a dia dessa profissiorial. Capítulo I Dos Principias Fundamentais Art. 1" - Considera-'se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor. Art. 2" - O presente 'CÓDIGO DE ÉTICA PROFISSIONAL tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos profissionais, quando no exercício da profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade. Art. 3" Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e respeitabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um bem dos mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar e dignificar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais. Capítulo II Dos Direitos Art. 4" - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender suas atribuições estabelecidas na lei de regulamentação; b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades, públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entida- des da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escola- ridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros eventos, cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatível com as normas trabalhistas em vigor. Capitulo III Deveres Fundamentais Art. 5% Constituem-se deveres fundamentais dos Secretários e Secretárias: a) considerar a profissão como um fim para sua realização profissional; b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade, da -- moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades sempre procurando o aper- feiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colo- car e expressar suas atividades; f ) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos que poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo- -lhes subsídios e orientações. Capítulo IV Do Sigilo Profissional Art. 6" - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, devem guardar absoluto sigilo sobre os assuntos e documentos que Ihes são confiados. Art. 7" - É vedado ao profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria. Capítulo V Das Relações entre Profissionais Secretários Art. 8" - Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortaleci- mento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional cortês no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimentos profissionais; c) respeitar a capacidade e as limitações individuais sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social; d) estabelecer um clima de respeito a hierarquia, comliderança e competência. Art. 9% E vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício da sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritisnrp pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro Secretário; c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com contraven- ção penal ou infração a este Código de Ética. Capítulo VI Das Relações com a Empresa Art. 10Q - Compete ao profissional no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e co- laborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador nas relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como figura-chave no fluxo de informações, desenvolvendo e man- tendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação. Art. 1 1" - É vedado aos profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pes- soais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais no ambiente de trabalho. Capitulo VI1 Das Relações com as Entidades da Categoria Art. 12" - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas en- tidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por fina- lidade defender os direitos profissionais. Art. 13" - Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe. Art. 14% Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio. , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .- . . . . . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 32 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO Art. 15% Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com seu campo de atividade profissional. Art. 16" - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto as entidades de classe a que pertencem. Capítulo VIII Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética Art. 17" Cumprir e fazer cumprir este código é dever de toda(o) Secretá- ri a(o) . Art. 1 89 - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os es- tudantes quanto aos princípios e normas contidas nesse código. Art. 19"- As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penali- dades, desde a advertência até a cassação do Registro Profissional, na forma dos dis- positivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários. Art. 20" - Constituem infrações: a) transgredir os preceitos deste código; b) exercer a profissão sem que se esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c) utilizar o nome da categoria profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos sindicatos de classe, em nível estadual e da federação nacional nas localidades inorganizadas em sindicatos e/ou em nível nacio- nal. Diário Oficial - Sexta-feira, 7 de julho de 1989 Seção I (*) Disponível em www.sinserj.com.br/codigo~etica.htm As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo 1. 1) Escreva a respeito das mudanças que ocorreram com a profissão nas últimas duas décadas. 2) A secretária deve buscar constantemente o seu aperfeiçoamento profissional, a fim de se manter empregável no mercado. Certo ou errado? Comente sua resposta. 3) O mercado de trabalho está cada vez mais exigente quanto à qualificação profissional da secretária. Escreva a respeito do per- fil ideal para essa profissional. 4) A secretária deve manter-se atualizada sobre os acontecimentos internos e externos da empresa. Certo ou errado? Comente sua resposta. 5 ) Escreva sobre a relevância da regulamentação da profissão para as secretárias. 6) Cite, no mínimo, seis princípios éticos que devem nortear o tra- balho da secretária no dia a dia. GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO INSERÇÃO DA SECRETÁRIA NO MERCADO DE TRABALHO Este capítulo foi elaborado com a finalidade de orientar as secretá- rias que buscam o primeiro emprego e, também, aquelas que estão pas- sando por um 'processo de recolocação profissional. No decorrer da leitura, esclarecemos pontos importantes, relativos à busca do emprego desejado. Algumas profissionais têm competências, habilidades e conhecimen- tos inerentes ao cargo que estão pleiteando, mas não obtêm êxito no pro- cesso seletivo em função de vários fatores, entre eles falta de objetividade, currículo mal elaborado, postura e vestuário inadequados e dificuldade em expressar a sua experiência profissional e em redigir uma carta de apresen- tação. Este capítulo aborda desde a importância da definição do objetivo até as perguntas mais frequentes durante a entrevista, que é considerada uma das etapas mais tensas do processo. A nossa proposta não é dar "respostas prontas" para cada pergunta, mas fazer com que a secretária reflita sobre a sua experiência profissional, e só então esteja apta a respondê-las. 2.1 O MERCADO DE TRABALHO E A SECRETÁRIA O atual contexto sociotécnico e socioeconômico, a globalização da economia, as fusões de empresas, as privatizações de alguns setores, as no- vas tecnologias e também as exigências oriundas dos clientes fizeram com que as organizações ficassem mais exigentes quanto ao nível de qualifica- ção de seus funcionários. Verificamos, no mercado de trabalho, um núme- ro considerável de profissionais de secretariado, entretanto algumas empre- sas enfrentam grande dificuldade para conseguir contratar um profissional qualificado. Conforme já foi visto no capítulo anterior, as atividades desempe- nhadas pela secretária nas organizaç6es mudaram bastante, exigindo dessa profissional um perfil mais gerencial. Na atualidade, é comum encontrar oportunidades para secretárias com 8s seguintes pré-requisitos: formação em Secretariado Executivo; MBA (Master in Business Administration); man- darim; conhecimentos de estratégia empresarial, orçamentos e disponibili- dade para viagens nacionais e internacionais. 0 s idiomas espanhol, francês e inglês deixaram de ser um diferencial e se tornaram exigências para o desempenho da profissãó na maioria das empresas. Na década de 1980, a língua inglesa era desejável para o desempe- nho das atividades de secretariado. É importante que a secretária esteja atenta às tendências e preparada para as oportunidades, portanto é neces- sário desenvolver habilidades e competências requeridas para o desempe- nho da profissão. Além disso, é essencial manter a rede de relacionamentos ativa e atualizada. Outro aspecto relevante é a atualização, pois a secretária deve bus- car constantemente o seu aperfeiçoamento profissional a fim de manter-se empregável no mercado de trabalho. Profissão não tem gênero, mas as profissões de Secretário Executivo e Técnico em Secretariado são exercidas, em sua maioria, pelas mulheres. Entretanto, alguns executivos preferem contratar secretários a secretárias. Hoje em dia, é comum a presença de homens nos cursos de Secretariado Executivo, embora a maior demanda seja do sexo feminino. Independente do sexo da pessoa que está exercendo a profissão, o profissional qualificado e atualizado consegue se ajustar melhor às mudançasinternas e externas pelas quais as organizações estão passando. Com isso, mantém a sua em- pregabilidade e garante o desenvolvimento de sua carreira profissional. Em função das exigências do mercado de trabalho e da competitividade, não há espaço para profissionais medíocres, independente da área de atuação. É preciso ter competência para se estabelecer no mercado de trabalho. Durante muito tempo, a manutenção do emprego estava ligada à obediência e à lealdade, mas em decorrência da crise dos anos de 1980, 36 G U I A DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO da reengenharia, da hipercompetitividade, o mercado necessita de profis- sionais que tenham empregabilidade e façam a diferença nas empresas. EMPREGABILIDADE Compreendemos por empregabilidade a condição daquele profis- sional que está apto a entrar e manter-se no mercado de trabalho, e que possui flexibilidade para se adaptar às constantes mudanças. O profissional empregável possui conhecimentos, competências, habilidades e atitudes que o tornam importante no mercado de trabalho. A relevância não está associada somente à empresa em que ele trabalha, mas ao mercado de uma maneira geral. O profissional que tem empregabilidade decide o rumo de sua car- reira profissional, enquanto o que tem baixa empregabilidade está sujeito às circunstâncias. A secretária que tem empregabilidade consegue emprego mais rápido, independentemente da situação em que esteja o mercado de trabalho, ou seja, da oferta ou da demanda. Durante muito tempo, as or- ganizações cuidavam da carreira profissional de seus funcionários. Nos dias de hoje, essa situação mudou e cabe a cada profissional cuidar do seu bem mais valioso: a gestão da sua carreira. O profissional empregável está sem- pre preocupado em aperfeiçoar suas competências, aumentar seus conhe- cimentos e ampliar sua rede de relacionamentos. Com o intuito de tornar-se empregável, a secretária deve desenvol- ver competências técnica, mercadológica, de relacionamento, de comuni- cação oral e escrita, educação tecnológica e idiomas. Sugerimos que a se- cretária faça uma autoavaliação para identificar qual conhecimento está precisando adquirir ou atualizar e a melhor maneira de aprendê-lo. Além disso, deve manter e ampliar a sua rede de relacionamentos, pois isso ajuda a conseguir informações úteis e importantes a respeito do mercado de tra- balho. Outro aspecto é a ética, muito importante nas relações empresariais e pessoais, pois garante ao indivíduo cabeça erguida, respeito próprio e dos demais colegas. Ter uma reserva financeira, principalmente em momentos de crise e de transição, é muito bom para que o profissional tenha tranqui- lidade para ir em busca do seu objetivo. REDE DE RELACIONAMENTOS (NETWORKING) Destacamos que networking é a estratégia que traz resultados mais eficazes, pois muitas colocações no mercado são feitas por indicações de amigos, colegas, clientes ou conhecidos. A rede de relacionamentos com- preende desde amigos de infância, de colégio, de faculdade, do bairro, do esporte, do trabalho até antigos clientes e chefes. A profissional que cultiva um bom círculo de amizades faz networking. É muito importante o contato frequente com as pessoas que fazem parte da sua rede de relacionamento, pois se você necessitar ligar ou enviar um e-mail solicitando um emprego, por exemplo, não ficará cons- trangido. Desta forma você evita aquelas situações em que a pessoa procu- ra a outra somente quando está precisando. Outro aspecto relevante é am- pliar a rede com pessoas novas. É interessante que você conheça gente nova nos eventos (seminários, congressos, viagens, cursos etc.). Lembre-se: quem não "aparece" não é lembrado. Na atualidade, já existem sites especializados em contatos profissio- nais. Ressaltamos que conhecer pessoas novas é tão importante quanto manter contato regularmente com as que pertencem à sua rede de relacio- namentos. Quando a pessoa for contactar alguém que não vê ou com o qual não fala há algum tempo, deve iniciar a conversa falando de amenidades ou, se for o caso, relembrando o passado para resgatar o vínculo com o outro. Feito isso, exponha o motivo do contato e em seguida, os objetivos profissionais. O próximo passo é apresentar o currículo atualizado. Comen- te sobre as empresas nas quais você tem interesse em trabalhar e verifique se a pessoa tem algum contato com elas. Verifique a possibilidade de seu contato apresentá-lo a outras pessoas. Fazendo uma analogia, a rede de contatos é como uma planta que precisa ser cultivada e tratada diariamente. ......................................................................................................................................................................................................... , 38 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 2.4 AUTOCONHECIMENTO A busca pelo novo emprego requer clareza e objetividade, portanto a profissional precisa ter noção de suas competências, habilidades e conhe- cimentos. É necessário que a pessoa tenha discernimento de seus pontos fortes e fracos. Isso facilita na exposição de sua experiência profissional. O autoconhecimento é um facilitador na busca do emprego desejado, pois as organizações valorizam esse atributo. Consideramos muito importante que a profissional identifique aquilo que gosta de fazer e faz bem. A profissional que desenvolve atividades afins e trabalha naquilo de que gosta tem mais motivação, maior produtividade, sente-se feliz e realizada. 2.5 INGRESSO E RECOLOCAÇÁO NO MERCADO DE TRABALHO Durante o processo de ingresso ou recolocação no mercado de tra- balho, a primeira coisa a ser definida é o objetivo, ou seja, área e cargo de interesse. Além disso, é necessário que a secretária avalie as seguintes ques- tões: disponibilidade para viagens, tipo de empresa em que gostaria de trabalhar, pois como a profissional, a empresa também tem "personalidade" e o ideal é que haja um entrosamento entre as duas. O passo seguinte é escolher a estratégia mais eficaz a fim de atingir o objetivo. Relacionamos algumas estratégias comuns nos processos de recolo- cação no mercado de trabalho: Rede de relacionamentos (networking); Empresas especializadas em recolocação profissional; o Aproximação direta às empresas/resposta a anúncios. Após a escolha da melhor estratégia, a secretária deve confeccionar o seu currículo. O processo de recolocação exige da profissional atitude positiva e muita determinação. Algumas profissionais ficam emocionalmente abaladas com a perda do emprego, até mesmo aquelas que estavam insatisfeitas com a empresa ou com a chefia. Nessa situação, a profissional deve fazer contato com a empresa somente quando estiver bem. Durante o processo seletivo, é fundamental demonstrar ânimo e disposição, e no caso de um contato pessoal, a aparência também é rele- vante. Além disso, é necessário motivação para vencer os obstáculos e con- tinuar persistente na busca do objetivo. Isso ocorre em função de alguns fatores, pois algumas profissionais levam mais tempo para se recolocarem no mercado de trabalho. O currículo é um instrumento importante no processo de recoloca- ção profissional, porém-não tão importante quanto os contatos pessoais (networking). Ele deve ser claro, objetivo, sucinto e ter boa apresentação. Deve também ser escrito em uma linguagem simples e não conter muitas folhas. O currículo deve refletir a imagem do profissional, portanto deve conter informações básicas e relevantes sobre a pessoa. Pode ser encami- nhado por carta e e-mail ou entregue diretamente. Algumas profissionais substituem o currículo por uma carta. Podemos dizer que o currículo é um complemento do seu programa de contatos pessoais. A maioria das recolocações é obtida por meio de con- tatospessoais e a minoria por distribuição entre consultorias de RH, anún- cios de jornais e encaminhamento direto às empresas. O currículo continha informações detalhadas a respeito da profissio- nal, documentação, escolaridade, referências comerciais e pessoais, entre- tanto na atualidade ele é sucinto e não deve exceder três folhas. . ........................................................................................................................................................................................................ . 40 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO A apresentação do currículo merece alguns cuidados, portanto des- crevemos algumas sugestões: o Não utilize folhas de rosto. Não é necessário escrever curriculum vitae ou currículo no cabeçalho. .- o Não é obrigatório assinar e colocar data no final do currículo. O negrito deve ser utilizado apenas no título das seções. Pode ser usado também no nome do profissional. o Use !etra fonte Arial 11 ou 12. Evite letras muito grandes ou pequenas demais. O papel pode ser branco ou colorido, porém evite cores fortes. o Utilize papel tamanho A4; evite o ofício. Evite sentenças e parágrafos longos. Currículo em outro idioma deve ser ainda mais objetivo. o Não tire cópias; opte por imprimir a quantidade de cópias necessária. o As referências (bancárias, comerciais e pessoais) não devem ser incluídas. O currículo deve conter informações relevantes e verdadeiras. Basi- camente, devem fazer parte do documento dados pessoais, objetivo, resumo das qualificações (opcional), formação, experiência profissional, cursos e idiomas. Além disso, podem constar também experiência no exte- rior, trabalho voluntário e trabalhos publicados (artigos, dissertações, teses etc.). Alguns consultores de recursos humanos divergem quanto a infor- mar a pretensão salarial, o estado civil, o número de filhos e anexar foto. Entretanto, o estado civil e o número de filhos podem se encaixar em uma das exigências da empresa, por exemplo, se a empresa quer um profissional com uma vida estável. Outro ponto de divergência é a questão da assinatu- ra. Alguns gostam mais de receber o currículo assinado, outros preferem que o currículo seja assinado na frente do entrevistador. Agora, analisaremos o que deve constar em cada item do currículo: Dados pessoais - devem constar no cabeçalho do currículo: Nome completo Nacionalidade - Naturalidade Estado civil Idade (opcional) Filhos (opcional) Endereço completo Telefone para contato (preferencialmente dois números) E-mail EI Objetivo, área de atuação ou área de interesse - pelo objetivo, a profissional informa o que está procurando. Ou seja, é o espa- ço no qual o candidato indica o cargo ou a área em que pre- tende atuar. Algumas profissionais possuem objetivos múltiplos. Nesse caso, devem elaborar um currículo para cada objetivo. Resumo, sumário ou resumo das qualificações - esse item é op- cional. Caso resolva colocá-lo, não deve ultrapassar cinco linhas. A finalidade é ressaltar ao leitor os pontos fortes de sua carreira, habilidades e conhecimentos. o Formação, formação acadêmica ou formação escolar - esse item deve conter informações importantes sobre sua forma- ção/escolaridade. Mencione os colégios em que estudou desde que tenha sido uma formação técnica relevante para sua carrei- ra atual. Descreva esse item em ordem decrescente. Experiência profissional - deve ser descrita em ordem decres- cente e conter o nome da empresa e o período em que você trabalhou, as principais atribuições e suas realizações. IZI Cursos, outros cursos, cursos extracurriculares, cursos comple- mentares ou cursos de extensão - coloque os cursos relevantes a sua carreira e evite os que estão obsoletos ou que não agregam valor ao seu desenvolvimento profissional (por exemplo, datilo- grafia, pátina etc.). Esse item também deve ser descrito em ordem decrescente. o Idioma(s) - citar a língua e o grau de domínio (fluente, interme- diário ou básico). - o Outras atividades QU trabalho voluntário - atividades que se ca- racterizem como ações de cidadania. rn Experiência no exterior - deve constar o período de permanên- cia e o local em que morou no exterior. Pretensão salarial - somente se solicitada. o Pesquisas e simpósios - especificamente para os profissionais que tenham pesquisas, trabalhos publicados e participação em sim pósios. Apresentamos a seguir um modelo de currículo considerando os itens apresentados. Informamos que foi baseado em situação fictícia. MARIQUINHA MARIA DA SILVA Brasileira, casada, 39 anos, 1 filho Rua do Bispo nQ83, ap.105 - Rio Comprido - RJ - CEP: 20000-000 Tel.: 2222-2222 (res..) ou 9999-9999 (cel.) E-mail: mmsilva@abcde.com.br .v OBJETIVO Atuar como secretária RESUMO DAS QUALIFICAÇÕES Atuando há vinte e um anos no cargo de secretária, adquiri sólidos conheci- mentos das rotinas administrativas, desde o atendimento telefônico até a organização de eventos. Ao longo destes dezoito anos, trabalhei durante tre- ze meses como secretária particular de um executivo em Londres. Tais ativi- dades me possibilitaram o desenvolvimento de habilidades de negociação, trabalho em equipe e visão de negócio. FORMAÇÃO ACADÊMICA Pós-Graduação em Secretariado Executivo - Universidade ABC - 1998 Graduação em Secretariado Executivo Trilíngue - Universidade ABC - 1992 2"rau - Escola Técnica de Secretariado XYZ - 1985 Habilitação: Técnico em Secretariado EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL XYX Business Services - 02/93 até o presente Cargo: Secretária executiva Coordenação das atividades da área de administração de serviços, com acompanhamento das respectivas despesas, visando redução de custos e a melhoria contínua. Levantamento de dados, análise e elaboração do relatório gerencial dos gastos das áreas administrativa e financeira. Atendimento a clientes. Organização de eventos. DRV Consultores Associados Ltda. - 01186 até 01192 Cargo: Secretária júnior Coordenação dos serviços do Departamento de Pessoal. Levantamento de dados, análise e elaboração do relatório do Programa de Redução de Custos. Controle de contas a pagar e de aplicações financeiras. Apoio logistico as reuniões. Provisão de materiak de escritório. CURSOS Italiano - Centro Especializado OUE - cursando o 6"eríodo, 2003 Qualidade no Atendimento ao Cliente - Universidade ZUER, 2001 Desenvolvimento Profissional para Secretárias - PKT Consultores - 2000 Atualização para Secretárias - Universidade XYZ - 1999 Espanhol - Casa Espanhola - 1987 Francês - Instituto Brasil-França - 1987 Inglês - Right Language Consultants - 1986 IDIOMAS Inglês - fluente Espanhol - fluente Francês - fluente Italiano - intermediário OUTRAS ATIVIDADES Aos sábados, realizo um trabalho voluntário de alfabetização para crianças menores de dez anos, na Comunidade de São Roque, no interior do Estado do Rio de Janeiro. EXPERIÊNCIA NO EXTERIOR Morei durante treze meses na cidade de Londres, onde trabalhei como secre- tária particular do CEO de uma das mais importantes empresas de Tecnolo- gia da Informação da Inglaterra. De acordo com o que já foi mencionado, algumas candidatas prefe- rem encaminhar o currículo com uma carta e outras substituem-no apenas por carta. Apresentamos, a seguir, modelos de carta que são encaminhadas com o currículo, carta que substitui o currículo e em resposta a anúncios. O teor das cartas foi baseado em situação fictícia. rr Modelo de carta, encaminhando o currículo à empresa Rio de Janeiro,-1 de abril de 2007. A Empresa ABC Ltda. Av. Presidente Vargas, 642 - 2" andar Centro - RJ At. Departamento de Recursos Humanos Ref.: Recolocação profissional Prezados Senhores Em virtudede um processo de reestruturação na empresa em que tra- balhava, busco uma recolocação no mercado de trabalho. Meu objetivo é encontrar uma posição de secretária executiva, onde eu possa aproveitar a minha experiência profissional adquirida ao longo des- ses vinte e um anos no mercado. Se o meu currículo se adequar as expectativas de sua empresa, terei muita satisfação de encontrá-lo para uma entrevista. Atenciosamente, Mariquinha Maria da Silva .............................................................................................................................................................................................. -.-- ........ 46 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO Modelo de carta, encaminhando o currículo para empresas de recolocação profissional Rio de Janeiro, 1 de abril-de 2007. A DRV Recursos Humanos Ltda. Av. Presidente Vargas, 642 - 2"ndar Centro - RJ - At. Departamento de Recrutamento e Seleção de Pessoal Ref.: Contato pessoal Prezados Senhores Sou formada no curso de Secretariado Executivo Trilingue, com espe- cialização em Administração Financeira. Trabalho há vinte e um anos na área administrativa, e nos últimos tre- ze anos exerci o cargo de secretária executiva. Possuo bastante experiência em editores de texto, planilhas eletrônicas e banco de dados. Nas empresas onde trabalhei, tive a oportunidade de desenvolver ati- vidades de controle de custos com foco na qualidade, coordenação de equi- pes e desenvolvimento de tarefas administrativas. Pretendo uma posição de secretária executiva em empresas de médio e grande portes, de preferência situadas nas regiões centro e sul da cidade do Rio de Janeiro. Aproveito a oportunidade para anexar o meu currículo. Entretanto, gostaria de agendar um contato pessoal para conversar sobre a minha expe- riência profissional e interesses, independentemente da existência da vaga em aberto no momento. Atenciosamente, Mariquinha Maria da Silva Carta em substituição ao currículo Rio de Janeiro, 1 de abril de 2007.. ..7 A Empresa (diretamente a empresa ou empresa especializada em reco- locação) At. Departamento de-Recrutamento e Seleção de Pessoal Ref.: Contato pessoal Prezados Senhores Sou formada no curso de Secretariado Executivo Trilingue, com MBA em Marketing. Atuando há vinte e um anos no cargo de secretária, adquiri sólidos conhecimentos das rotinas administrativas, desde o atendimento tele- fônico até a organização de eventos. Ao longo destes vinte e um anos, trabalhei durante treze meses como secretária particular de um executivo em Londres. Tais atividades me possibi- litaram o desenvolvimento de habilidades de negociação, trabalho em equipe e visão de negócio. Na última empresa em que trabalhei, tive a oportunidade de praticar meu espanhol e francês, pois frequentemente atendia chamadas internacionais, recebia e redigia relatórios e correspondências da matriz, situada na cidade de Barcelona, e da filial situada em Paris. Aguardo um contato para que eu possa detalhar minha experiência e interesses. Atenciosamente, Mariquinha Maria da Silva ................................................................................................................................ - ........................................................................ 48 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO Carta em resposta a anúncios Rio de Janeiro, 1 de abril de 2007. -7 (Escrever o nome da empresa, caso ele seja citado no anúncio.) Prezados Senhores Sou formada no curso de Secretariado Executivo Trilíngue, com MBA em Marketing. Atuo há dezoito anos no cargo de secretária, com sólidos co- nhecimentos nas rotinas administrativas. Encaminho, em anexo, o meu currículo para análise, em resposta ao anúncio sob o ng 000000. Aguardo contato pessoal para que eu possa detalhar minha experiên- cia e interesses. Atenciosamente, Mariquinha Maria da Silva 2.7 DICAS PARA ANTES DA ENTREVISTA E DURANTE SUA REALIZAÇÃO Sabe aquele tão sonhado emprego? Pois bem, chegou a hora e basta somente uma entrevista. Pode parecer brincadeira, mas k um dos momentos de mais ansie- dade na vida de um profissional, inclusive dos mais experientes. A candida- ta à vaga de emprego deve encarar a entrevista como uma conversa e não como uma sessão de tortura ou uma batalha a ser vencida. Se pararmos para analisar, não há perdedoras nem ganhadoras, porque ambos os lados têm objetivos a serem alcánçados. Por parte do entrevistador, existe a necessidade de ocupar a vaga que está em aberto, e dolado da candidata o desejo de conseguir aquele emprego. Fazendo uma análise mais profunda, o objetivo principal do en- trevistador é determinar se a candidata possui os requisitos para o cargo e se tem condições de contribuir para o sucesso da empresa. Outro objetivo a ser levado em consideração é a análise da capaci- dade de adaptação da candidata ao estilo da empresa. Por este motivo, o entrevistador faz diversas perguntas, a fim de identificar aspectos da perso- nalidade e analisar o raciocínio lógico da candidata. Além disso, testa se as informações contidas no currículo são verdadeiras. Quanto mais entrevistas o profissional fizer, mais traquejado ficará. As candidatas ficam tensas e nervosas antes e durante a entrevista, o que não é muito bom. É importante que a pessoa se mantenha calma e atenta a todos os detalhes. Reações de garganta seca, transpiração exces- siva, mãos trêmulas são comuns nas entrevistadas. É fundamental que a candidata se apresente de maneira segura, demonstrando tranquilidade, objetividade e disposição. Além disso, cabe a você ficar atento à sua postu- ra corporal: expressão da face, olhar, forma de sentar etc. Apresentamos alguns cuidados que a candidata deve ter com a postura durante uma en- trevista: Enquanto estiver em pé, mantenha as costas retas, ombros er- guidos e os braços ao lado do corpo. As mãos podem ficar apoiadas uma na outra, na frente ou atrás do corpo. 50 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO o Não gesticule muito, mas não há problema em usar as mãos pa- ra enfatizar algum ponto. Gesticulação em excesso dá uma ideia de excitação. n Evite cruzar os braços sobre o peito, pois é considerado um si- nal de defensiva ou d_esacordo. o Enquanto estiver em 'pé, não fique segurando o cotovelo com a outra mão, pois indica timidez e insegurança. o Caminhelande com as costas retas e o queixo erguido. o Evite ficar coçando a nuca, pois demonstra incerteza. o Evite roer as unhas, não fique mexendo ou enrolando as me- chas do.cabelo, mordendo a boca, acionando o clipe da caneta, segurando a gravata - no caso dos homens - ou algum outro adorno, pois demonstra ansiedade. Olhe nos olhos do entrevistador, pois demonstra interesse pela conversa. o O sorriso demonstra simpatia e abertura, mas o exagero indica suspeita. o Sente-se com elegância e evite cruzar as pernas, pois indica um gesto defensivo. O ideal é que as pernas fiquem paralelas, mas não fique balançando. o Não coloque seus pertences ou os braços sobre a mesa do en- trevistador. Além da postura corporal, a candidata deve ficar atenta à sua apa- rência e ao vestuário. O ideal é que escolha a roupa de acordo com o estilo da empresa. Na dúvida, sugerimos que tanto o homem quanto a mulher optem pelo tradicional: o Ela - terninho ou tailleur. Evite os decotes ousados, as transpa- rências, cores fortes, saias muito curtas ou compridas e maquia- gem forte. Sapato salto médio. As joias devem ser discretas. O perfume deve ser suave, usado com parcimônia. o Ele - terno azul-marinho, com gravata ou calça e camisa social. Pastas ou sapatos surrados e gravata de personagens de desenhoanimado estão fora do contexto. Use perfume com moderação. Ressaltamos a importância da veracidade das respostas, portanto não invente nem omita informações que após a contratação possam ser descobertas e prejudiciais a sua carreira profissional na empresa. Em média, a candidata passa por três entrevistas e é o momento mais decisivo no processo de contratação. E a hora em que a entrevistada tem para mostrar os seus valores, plahos e de conhecer a empresa em que está pleiteando uma vaga. Resumindo, é o momento que a secretária tem para mostrar que é perfeita para ocupar o cargo. Profissionais de RH apontam duas atitudes como fundamentais para o bom desempenho da entrevistada: demonstrar conhecimento prévio so- bre a empresa e autoconhecimento. Existem vários tipos de entrevistas e a mais comum é aquela em que a entrevistada senta em frente ao entrevistador, discute suas competências e fala sobre a sua experiência profissional. Há, também, as entrevistas que são feitas durante o almoço, e para conter despesas, muitas empresas estão optando por entrevistas por telefone nas primeiras etapas do processo. Algumas contratações não são bem-sucedidas devido às falhas du- rante a entrevista por parte do entrevistado ou do entrevistador. É impor- tante que o entrevistador esteja preparado para o desempenho dessa ativi- dade e, também, que o entrevistado entenda que é a hora de "mostrar que é o melhor". Relacionamos algumas dicas que podem ajudar na obtenção de êxi- to durante a entrevista: n Informe-se previamente sobre a empresa a fim de demonstrar interesse. A secretária deve informar-se a respeito dos salários de mercado para o cargo que pretende e que estejam de acor- do com o porte da empresa. o É importante saber o nome e cargo do entrevistador, o local, a data e o horário da entrevista. o Chegue para a entrevista cerca de dez a quinze minutos antes do horário marcado. o Em caso de atraso ou impossibilidade de comparecer, sempre telefone avisando. ............................................................................................................................ - ............................................................................. 5 2 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO Peça para usar o banheiro e verifique a sua aparência. Seja educada e cordial com todas as pessoas, do porteiro ao en- trevistador. Não critique o-sistema de trabalho em empregos anteriores, es- pecialmente fatpndo de antigos colegas ou chefes. Responda somente ao que foi perguntado. Não adiante infor- mações, a não ser que sejam positivas e pertinentes. Não interrompa o entrevistador. Fique atenta às oportunidades que lhe permitam -fazer pergun- tas que mostram como você está bem informado sobre a orga- nização. Evite colocar os seus resultados mais importantes em respostas às primeiras perguntas. O entrevistador leva algum tempo para se concentrar inteiramente em você e suas realizações, portanto reserve seus "trunfos" para mais tarde. Procure estabelecer um diálogo natural com o entrevistador o mais rapidamente possível, mas permita que ele controle a en- trevista. Ao responder às perguntas, evite usar termos negativos; em vez de "problemas", por exemplo, use "desafios" ou "oportunidades". Passe segurança e evite frases como "acho que sim" ou "pode ser". Tente descobrir com naturalidade os detalhes importantes sobre o cargo para que você decida se ele realmente lhe interessa e, em seguida, fale sobre sua experiência e realizações anteriores e como atendem às expectativas da empresa. Esteja preparada para perguntas em outros idiomas, principal- mente se você concorre a uma vaga que peça fluência em alguma língua estrangeira. Se a recepcionista conduzir você a uma sala e oferecer café, água ou chá, aceite, se quiser. Evite perfumar-se exageradamente. o Não atenda ao telefone celular na sala de espera e durante a entrevista. Mantenha o celular desligado ou no silencioso. a Não faça perguntas sobre a empresa para a recepcionista ou pa- ra a secretária nem bisbilhote .- quadros, fotografias e documentos na sala de espera. Procure não se exaltar ao abordar temas polêmicos. A contratação acontece quando o entrevistador identifica que os conhecimentos, as habilidades e a experiência do candidato contribuirão para o crescimento e o desenvolvimento da organização. Outro fator subje- tivo a ser levado em consideração é a "química" entre o entrevistador e a candidata. PERGUNTAS QUE ESTÃO NO "AUGE" Relacionamos uma série de perguntas que costumam ser feitas du- rante as entrevistas. A nossa proposta é que você pense e prepare as respostas. O ideal é que seja sincera, rápida, concisa e objetiva nas res- postas. Não queira ser na entrevista o que você não é nem inventar res- postas quando você não sabe o que dizer. Responda à pergunta somente se entendê-la; caso contrário, peça esclarecimentos. Quem é você? O que você conhece sobre nosso negócio? o Por que você quer trabalhar aqui? a Por que deveríamos contratá-la? o Você tem críticas a nossa empresa? Você ouviu ou leu alguma coisa sobre a nossa empresa de que não gostou? O que você pode fazer por esta empresa? Quanto tempo você levaria para fazer uma contribuição signifi- cativa para nossa empresa? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .-. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . - . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . -. . . . . . . . . . . . . . . . .-. . . . . . . . . . . . , 54 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO rn Onde você se vê em cinco anos? O que você espera da sua carreira? Se pudesse começar sua carreira novamente, o que faria de di- ferente? Conte-me uma sittmção em que você falhou em sua carreira. Resuma seu histórico profissional em um minuto. Você tem disponibilidade para viajar? Qual a sua expectativa de salário? Fale-me sobre você. Quais são os seus pontos fortes e fracos? Caso eu encontre o seu chefe (antigo chefe) e peça que ele des- creva você, o que ouvirei? Se você pudesse mudar alguma coisa na sua personalidade, o que seria? O que gosta de fazer nas horas de lazer? Qual foi o último livro que leu? Filmes a que assistiu? Evento esportivo de que participou? Por que você está pensando em deixar seu emprego? - caso o candidato esteja trabalhando. O que você pensa sobre seu chefe? - caso o candidato esteja trabalhando. Como você descreveria a sua empresa atual? - caso o candidato esteja trabalhando. Você tem mudado de emprego com certa frequência. Como podemos saber se não vai nos deixar? - se for o caso. Como é (era) a sua relação com o seu (antigo) chefe? Quando você pode começar? Você está considerando outros cargos ou empresas? Você consegue trabalhar sob pressão, com prazos limitados? Descreva o que você considera um ambiente ideal. Você tem alguma pergunta para fazer? Há algo que queira saber sobre nós ou sobre o cargo? 2.9 PERGUNTAS QUE A J W A M A SECRETÁRIA A ANALISAR A EMPRESA A secretária deve aproveitar o momento da entrevista para avaliar se a empresa a que ela está se candidatando é o local ideal para o seu desen- volvimento profissional. A secretária não pode deixar o local da entrevista com dúvidas sobre a empresa, por isso no final da entrevista deve esclare- cê-las. Com o intuito de contribuir para o esclarecimento das dúvidas mais frequentes, relacionamos algumas perguntas que auxiliarão na análise: o Por que essa vaga está em aberto? o O que você gostaria que a pessoa a ser contratada faça de dife- rente? Que objetivos a empresa pretende atingir?
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