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Guia de Secretariado.livro

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o tempo livre, permitindo que a secretária desenvolva 
outras atividades; melhora a produtividade e permite um controle eficiente 
e eficaz do tempo. 
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo 
com a leitura do capítulo 4. 
1) Expliqueaadministraçãodotempo. 
2) A administração do tempo é igual para toda secretária. Certo ou 
errado? Comente sua resposta. 
3) Escreva a respeito dos benefícios decorrentes da administração 
do tempo para a secretária: 
4) Cite as ações que a secretária deve tomar no dia a dia com o in- 
tuito de melhorar a administração e o controle do seu tempo. 
5 ) Enumere as situações do dia a dia da secretária que propiciam o 
desperdício do tempo. 
74 G U I A DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
Conforme já foi mencionado, a secretária atua nas empresas como 
gestora da informação, portanto deve ter atenção e agilidade para que o 
fluxo da informação não fique prejudicado. Em algumas empresas, as cor- 
respondências são entregues diretamente à secretária; em outras, à recep- 
cionista ou ao Departamento de Administração de Serviços. 
As correspondências chegam até a secretária de diversas maneiras: 
mensageiros internos, portadores particulares, correios e empresas de 
courrier. 
Quando o recebimento e a expedição de correspondências são cen- 
tralizados no Departamento de Administração de Serviços, antigo Serviços 
Gerais, os mensageiros internos são os responsáveis pela sua triagem inter- 
namente. Geralmente, eles entregam todas as correspondências relativas ao 
setor para a secretária fazer a distribuição ou colocam sobre a mesa de ca- 
da destinatário. Os mensageiros internos são encarregados da coleta dos 
documentos que ficam sobre a mesa dos funcionários ou centralizados na 
bandeja de saída da mesa da secretária, pela retirada das correspondências 
que são depositadas diariamente na caixa postal da empresa e pela posta- 
gem das correspondências. 
No momento da entrega das correspondências, os mensageiros soli- 
citam que a secretária ou o destinatário assine o protocolo de recebimento 
de correspondências registradas e confidenciais. 0 s mensageiros internos 
seguem a sua rotina diária, relativa aos horários e andares de coleta e 
entrega de correspondência, portanto a secretária deve comunicar ao 
Departamento de Administração de Serviços sempre que houver alguma 
correspondência importante ou urgente a ser entregue. 
As correspondências entregues por portadores particulares e ende- 
reçadas ao chefe vão diretamente à secretária. As que forem entregues pe- 
los correios são acompanhadas por um controle interno que é assinado 
pela pessoa que recebeu a correspondência e devolvido ao carteiro. Nesse 
caso, o protocolo pode ser assinado pela secretária ou pelo funcionário do 
Departamento de Administração de Serviços. Algumas cartas registradas 
vêm acompanhadas de aviso de recebimento (AR). Em seguida, o destinatá- 
rio assina o formulário anexo à correspondência e posteriormente os cor- 
reios devolvem o formulário ao remetente. Há também o serviço de enco- 
menda expressa (SEDEX) que é feito pelos correios. O procedimento de 
recebimento do SEDEX é igual ao da carta registrada. 
O courrier é um serviço de entrega porta a porta, seja no território 
nacional ou internacional. Esse serviço é prestado por empresas especiali- 
zadas em "entregas rápidas" (Federal Express, TNT, DHL, UPS etc.) e pelos 
correios. Nesses casos, há necessidade de assinar protocolo de recebimen- 
to, que devem ser arquivados para eventuais consultas e conferência da 
fatura de pagamento. Consideramos interessante estipular um prazo para a 
guarda desses protocolos para não acumular papel no departamento. A 
secretária deve ter muita atenção ao conferir o protocolo antes de assiná-lo. 
Geralmente, essas empresas de courrier fornecem um número de protocolo 
que permite ao remetente acompanhar a correspondência enquanto ela 
estiver em trânsito. 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - - . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .-. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . -. . . . . . . . . . . . 
76 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
Relacionamos alguns procedimentos que podem contribuir com a 
logística de distribuição das correspondências: 
Separar as correspondências em pilhas: particular, confidencial, 
publicidade, jornais e revistas, endereçada a outros departa- 
mentos e ao seu departamento. As correspondências confiden- 
ciais e particular& devem ser entregues fechadas, entretanto 
algumas secretárias estão autorizadas pelo chefe a abri-las. 
Ressaltamos que as mais importantes devem ser colocadas por 
cima. 
Abrir o envelope com cuidado para não rasgar o conteúdo e ve- 
rifica; se ficou alguma coisa dentro dele. 
Entregar as correspondências recebidas para o seu chefe e para 
os outros a quem se destinam o mais rápido possível. 
Manter o envelope anexo à correspondência quando a carta for 
anônima ou se a data da postagem for importante. Se no papel 
não constar o endereço, a secretária deve transcrevê-lo a lápis. 
Manter os anexos com a correspondência. Quando o teor da 
carta mencionar algum anexo e ele não for recebido, a secretá- 
ria deve entrar em contato com o destinatário e manter a cor- 
respondência em follow-up. A secretária deve anotar sempre 
que uma carta avisar que algo será enviado posteriormente e 
manter em follow-up também. 
Ler as correspondências endereçadas a sua chefia, inclusive as 
particulares e as confidenciais, desde que esteja autorizado, e 
sublinhar os trechos mais relevantes, a fim de colaborar. 
Escrever a Iápis na correspondência as providências que preci- 
sam ser tomadas. 
Carimbar a data de recebimento da carta e rubricar sobre o ca- 
rimbo, mas esse procedimento não deve ser adotado em alguns 
documentos: cheques, certificados, apólices etc. 
Utilizar envelopes de ci rculação/distri buição interna para enca- 
minhar as correspondências para outros departamentos da 
empresa. Ressaltamos que todos os espaços do envelope devem 
ser preenchidos. Algumas empresas aproveitam envelopes rece- 
bidos, ou seja, que já foram usados, mas é preciso evitar que os 
envelopes da concorrência circulem dentro da empresa. 
Utilize os envelopes de acordo com o destino da correspondên- 
cia, ou seja, não utilize ,envelopes de circulação/distribuição 
interna para remeter uma correspondência externa e vice-versa. 
A secretária deve ficar atenta quanto à norma de utilização do 
envelope de circulação interna. 
As correspondências ou periódicos (jornais, revistas, boletins 
etc.) que circulam em mais de dois departamentos devem ser 
colocados dentro de uma pasta com a indicação do nome dos 
departamentos elou dos funcionários que lerão o material. A 
correspondência ou o periódico só pode ser arquivado após a 
circulação e rubrica de todos os interessados. 
Fazer controle das correspondências expedidas e das faturas 
encaminhadas ao Departamento de Contas a Pagar ou Tesoura- 
ria. No controle devem constar data, referência, destinatário e 
remetente. 
Antes de despachar a correspondência, verificar se o chefe 
assinou e se contém todos os anexos. 
o As contas e faturas recebidas devem ser enviadas ao Departa- 
mento de Contas a Pagar ou Tesouraria após o visto do chefe. 
o Descartar o material publicitário recebido que não interessa ao 
chefe ou a qualquer outro profissional da empresa. 
o A secretária deve verificar com o chefe como proceder com as 
correspondências no período em que ele ficar ausente da em- 
presa. 
0 s procedimentos propostos variam de acordo com a empresa. 
Além disso, excesso