Guia de Secretariado.livro
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de controle e de burocracia é prejudicial à organiza- 
ção. O ideal é que a secretária esteja ciente das informações que circulam 
no departamento. 
78 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
CARTA COMERCIAL - PARTES 
Apresentamos as partes da carta comercial a serem consideradas por 
uma secretária no momento de elaborá-la: 
Cabeçalho - quando o papel da empresa não for original tim- 
brado, digitea ra&o social da empresa centralizada no cabeça- 
lho e o endereço centralizado no rodapé. 
índice e número - no índice devem constar as iniciais do depar- 
tamento expedidor da correspondência e o número da carta, 
seguindo uma ordem cronológica. 
Data - a inicial do mês é minúscula e de 1 a 9, não se deve co- 
locar o zero na frente do algarismo. A milhar do ano não pode 
ser separada por um ponto. 
Destinatário - deve ser colocado à esquerda do papel. No desti- 
natário, coloque o nome e o endereço. Não há obrigatoriedade 
de colocar o endereço no papel, se este constar no envelope. 
Atenção (At.) - é usada quando a carta é enviada a uma empre- 
sa e dirigida a uma pessoa em especial. 
Referência (Ref.:) - é usada para colocar uma referência à carta 
anterior ou para resposta. 
Vocativo ou saudação - colocado abaixo do destinatário e ali- 
nhado a ele. 
Texto - o texto deve ser claro, sucinto, objetivo e não conter 
erros. 
Despedida - a fórmula de despedida mais empregada é "aten- 
ciosamente". 
Assinatura - vem abaixo da fórmula de despedida. Quando 
houver a necessidade de a secretária assinar no lugar do reme- 
tente, deve usar "p.p." (por procuração) ou "p/" (pelo). 
Anexo(s) - se for o caso - deve-se observar a concordância no- 
minal. 
Identificação - são as iniciais de quem as ditou e de quem as 
digitou. Em primeiro lugar e em maiúsculas as iniciais de quem 
ditou, e em minúsculas as iniciais de quem digitou. Na atuali- 
dade, a maioria das cartas é elaborada sem a identificação. 
A seguir apresentamos uma carta comercial que serve de modelo 
* para a profissional. 
DRV CONSULTORES ASSOCIADOS 
DIRAD-001/2007 
Rio de Janeiro, 1 de abril de 2007. 
A 
Universidade ABC 
Rua Sobe e Desce, nW0 
Centro - RJ 
CEP: 00000-00 
At. Profa. Ana Mariquinha da Silva 
Ref.: Carta ABC-26 
Prezados Senhores 
Atendendo às solicitações constantes de sua carta ABC-26, de 1.2.2007, 
encaminhamos, anexa, a nossa programação de Cursos de Extensão para o 
ano letivo de 2007. 
Informamos que o conteúdo programático dos cursos foi estruturado, de 
forma que atenda às necessidades dos alunos que buscam aperfeiçoamento 
e desenvolvimento profissional nas áreas administrativa e financeira. 
Atenciosamente, 
Maria Josefina dos Santos 
Diretora Administrativa 
Anexa: programação 
80 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo 
com a leitura do capítulo 5. 
1) A secretária recebe diariamente diversas correspondências. Es- 
creva a respeito do3 cuidados que ela deve ter ao manuseá-las. 
2) Escreva sobre a atitude que a secretária deve ter ao receber uma 
correspondência confidencial endereçada ao chefe. 
APOIO LOGISTICO 
6.1 ASPECTOS BÁSICOS DA REUNIÁO 
Para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas 
providências sejam tomadas e cabe à secretária encarregar-se delas. 
Tempos atrás, a secretária somente agendava a reunião, mas atualmente é a 
responsável pelo apoio logístico desta. A logística da reunião compreende 
desde a convocação dos participantes até o envio da ata. Existem situaçóes 
em que a secretária é a responsável pela condução da reunião, seja para 
tratar de assuntos da sua alçada ou em substituição ao chefe, embora essa 
prática ainda seja pouco comum nas empresas. 
A realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos: 
Convocação dos participantes - deve ser feita o mais breve pos- 
sível, para que todos possam se preparar. Dependendo do cará- 
ter da reunião, a convocação pode ser feita por e-mail, telefone, 
fax e edital. 
Pauta - representa a agenda da reunião. Devem constar o título 
da reunião, a data, o horário, o local, os nomes dos participan- 
tes (em ordem alfabética ou hierárquica), os assuntos que serão 
discutidos em ordem de importância e o tempo disponibilizado 
para cada item. 
Lista de presença - devem constar título da reunião, data, horá- 
rio, local e nome dos participantes (em ordem alfabética ou hie- 
rárquica), com respectivo espaço para assinatura. 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 
8 2 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
o Ata - é o documento no qual fica registrado tudo o que foi dis- 
cutido e acordado pelos participantes durante a reunião. Deve 
ser escrita em linguagem objetiva e simples. O responsável pela 
elaboração da ata deve relatar os assuntos e as discussões da 
maneira como aconteceram. A ata deve ser encaminhada para 
os participantes o &ais breve possível, para que todos possam 
acompanhar e tomar as providências referentes aos assuntos da 
sua área. Nem sempre a secretária é a responsável pela redação 
da ata. Em algumas ocasiões, a secretária da reunião é escolhida 
pela pessoa que fez a convocação da reunião. Fazem parte da 
ata os Seguintes itens: título da reunião, data, horário, local, pre- 
sença, mesa dirigente, assuntos discutidos, as votações realiza- 
das, as deliberações e as assinaturas. 
6.2 DETALHES QUE GARANTEM A EFICÁCIA 
DA REUNIÁO 
Relacionamos alguns detalhes que precisam ser considerados na or- 
ganização da reunião: 
o Definir com o chefe a data, o horário (início e término), o local, 
os participantes, os assuntos a serem tratados, com os respec- 
tivos tempos, e se há necessidade de material de apoio 
(data show, flip chart, retroprojetor, televisão, vídeo, videocon- 
ferência, quadro branco etc.). 
o Verificar e reservar espaço físico adequado ao número de parti- 
cipantes. 
o Elaborar a pauta da reunião e encaminhar para os convocados. 
o Convocar os participantes e informá-los sobre a pauta. 
a Providenciar o material de apoio solicitado pelo chefe - se for 
necessário. 
o Elaborar a lista de presença. 
o Confirmar a presença das pessoas. 
o Elaborar o material que será utilizado pelo chefe (apresentação, 
relatórios etc.) e reproduzi-lo para os participantes. 
o Providenciar crachá de mesa - se for necessário. 
o Caso a reunião se estenda pelo horário do almoço, providenciar 
refeições leves, saborosas e práticas aos participantes. Se pos- 
sível, verifique com antécedência a preferência de cada pessoa. 
Outra alternativa é fazer uma reserva em algum restaurante 
próximo à empresa, e que esteja dentro do padrão dos executi- 
vos. 
Avisar o seryiço de copa sobre a data, o horário e a quantidade 
de participantes da reunião para que eles fiquem cientes e pos- 
sam se organizar. 
Se a reunião ocorrer nas primeiras horas da manhã, verificar 
com o chefe se há necessidade de providenciar café da manhã. 
o Verificar se os participantes são locais. Em caso negativo, a 
secretária deve verificar com o chefe quem providenciará a 
hospedagem, pagará as despesas e pegará os participantes no 
aeroporto. 
IZI Se a reunião for longa, estabeleça alguns intervalos para que os 
participantes possam ir ao banheiro e fazer contatos telefônicos. 
A secretária deve providenciar lanches para essas reuniões. 
EI Se a secretária não for a responsável pela redação da ata, deve 
digitá-Ia tão logo seja entregue e submetê-la à aprovação do 
chefe.
Eduardo
Eduardo fez um comentário
Alguem pode me encaminhar este material: eduelgs@gmail.com, obrigado!
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Gilcimara
Gilcimara fez um comentário
Alguém pode enviar o PDF por e-mail?
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Eduardo
Eduardo fez um comentário
Pode me enviar o Material por e-mail por favor. Obg.
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Christiana
Christiana fez um comentário
É o que eu estava procurando. Obrigada por compartilhar! :)
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