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Guia de Secretariado.livro

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Em seguida, deve colher a assinatura dos participantes, ti- 
rar cópia e liberá-la. 
No dia da reunião e momentos antes de começá-la, a secretária 
precisa verificar se o ambiente está arrumado adequadamente, se possui 
quantidade suficiente de cadeiras para os participantes, se as instalações 
elétricas e os equipamentos estão funcionando, se há papel e canetas esfe- 
rográficas para todos, combinar com o chefe se as ligações telefônicas serão 
ou não transferidas durante a reunião. Quando houver a necessidade de 
flip chart, a secretária deve verificar se o bloco tem folhas em branco para a 
reunião. Testar os marcadores para quadro branco e bloco - ser for neces- 
sário - e ter mais de uma cor. 
................................................................................................ - ........................................................................................................ 
84 G U I A DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
Cabe à secretária receber os participantes e encaminhá-los para o 
local da reunião. Outro aspecto importante é verificar se o chefe pegou 
todo o material relativo à reunião. Quando a reunião terminar, a secretária 
deve solicitar que o serviço de copa recolha a louça na sala de reunião. 
Após isso, pode recolher o material de apoio e guardá-lo para a próxima 
T 
reunião. 
Algumas empresas dispõem de salas para reuniões. Nesse caso, su- 
gerimos que a secretária providencie pastas que tenham espaço destinado 
para colocar um bloco pautado e uma caneta esferográfica. A ideia é facili- 
tar a organizaçao do material e evitar o extravio de blocos e canetas. 
A secretária precisa providenciar uma pessoa para substituí-Ia, se for 
necessária a sua presença durante a reunião. A pessoa escolhida deve ser 
capaz de atender ao telefone corretamente, anotar recado e receber as 
pessoas que porventura apareçam no departamento durante a reunião. 
PARTICIPAÇÁO DE U M EXECUTIVO ESTRANGEIRO 
Algumas reuniões contam com a presença de um participante 
estrangeiro. Nesses casos, a secretária deve ter outros cuidados, além dos 
mencionados. A reunião deve ser agendada com maior antecedência, para 
que todas as providências quanto à viagem do executivo sejam tomadas. 
Um aspecto importante é verificar com o chefe quem será o responsável 
pela reserva das passagens e do hotel e pelo pagamento das despesas. E 
responsabilidade da secretária verificar, também, se ele viajará sozinho ou 
acompanhado. Caso ele viaje acompanhado de um familiar, a secretária 
deve elaborar um programa alternativo para o período em que o executivo 
estiver participando dos compromissos profissionais. Independentemente 
de o estrangeiro viajar sozinho ou acompanhado, e de acordo com o 
período em que ele ficar na cidade, a secretária pode elaborar e sugerir 
uma programação cultural, desde que seja do interesse do estrangeiro. 
Quando é a primeira vez que o executivo vem à cidade, a secretária deve 
sugerir ao executivo que conheça os principais pontos turísticos de acordo 
com a sua disponibilidade de tempo e interesse. 
O material da reunião (pauta, ata etc.) deve ser bilíngue. Outro 
aspecto a ser observado é a necessidade de contratar um intérprete para a 
reunião. A secretária precisa providenciar uma pessoa para buscá-lo no 
aeroporto. O portador deve levar uma placa (papel) com o nome da em- 
presa ou nome do executivo estrangeiro que vai chegar. Sugerimos que a 
placa seja digitada e a secretária utilize um estilo de fonte e tamanho que 
sejam de fácil leitura. Então, a secretária entra em contato com o Departa- 
mento de Administração de Serviços, a fim de providenciar um crachá para 
o estrangeiro circular pela empresa. 
O motorista que irá pegá-lo no aeroporto deve ligar para a secretária 
informando a chegada com o participante, para que ela ou seu chefe pos- 
sam buscá-lo na recepção. Em seguida, verificar com o chefe se o executivo 
permanece com o motorista durante a estada ou se a empresa aluga um 
carro para ele. 
Algumas empresas costumam disponibilizar ao visitante um kit de 
boas-vindas. O kit contempla um aparelho celular habilitado, um carrega- 
dor de bateria, lista de telefones úteis e guia turístico da cidade. O celular, 
o carregador e o crachá devem ser devolvidos no último dia da estada do 
estrangeiro na empresa. A secretária precisa ficar atenta à devolução, pois 
alguns executivos se esquecem de devolvê-los. 
MODELO DE PAUTA E DE ATA 
Apresentamos, a seguir, modelo de pauta e de ata de reuniáo. 
, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..-. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 
86 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
Pauta 
ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA 
Data: 1 de abril de $007. 
Horário: 9 horas 
Local:. Sede Social da ABC Capitalização S.A., Avenida Presidente 
Vargas, nQ 642, Centro, Capital do Rio de Janeiro. 
Assuntos da Ordem do Dia: 
Mudança da matriz da ABC Capitalização S.A. da cidade do Rio 
de Janeiro para a cidade de Salvador, a partir do mês de março 
de 2006. (40 minutos) 
Apresentação da proposta da Diretoria. (40 minutos) 
Votação. (20 minutos) 
ABC CAPITALIZAÇÃO S.A. 
CGC.N2 00.000.000/0001-00 
Inscrição Estadual: 001 11222-00 
Livro Registro de Atas de Assembleias Gerais 
ATA DE-ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINARIA, REALIZADA 
EM 2 DE ABRIL DE 2007. 
Aos dois dias do mês de abril de dois mil e sete, as nove horas, na 
sede social, Avenida Presidente Vargas, n-42, Centro, Capital do Rio de 
Janeiro. Diretores presentes em número suficiente com direito a voto, de 
acordo com o Estatuto Social. Carlos Silva Fulano, Presidente; Frederico 
Frente e Verso, Secretária. Após a constituição da mesa, o senhor 
Presidente declarou abertos os trabalhos e solicitou que a secretária fizes- 
se a leitura da pauta da reunião. Cientes do conteúdo da ordem do dia, o 
Presidente solicitou que fosse lida a proposta da diretoria, documento este 
com o seguinte teor: " ...................................... . Após a leitura do documen- 
to mencionado, o Presidente iniciou a discussão e, em seguida, começou a 
votação. Os presentes foram unânimes quanto a mudança da matriz da 
empresa para a cidade de Salvador, a partir do mês de março. Cada 
Diretoria ficou responsável por tomar as medidas administrativas de sua 
competência, necessárias a regularização da transferência. Nada mais ha- 
vendo a tratar, os trabalhos foram encerrados e foi lavrada a presente ata 
que, lida e aprovada, vai assinada pelo Presidente, secretária e demais 
presentes. 
Ata aprovada em reunião de 2/4/2007. 
Carlos Silva Fulano, Presidente. 
Frederico Frente e Verso, Secretária. 
Fulano de Tal, Diretor Superintendente. 
Maria Mariquinha da Silva, Diretora Financeira. 
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo 
com a leitura do capítulo 6. 
1) Para que a reunião transcorra bem e atinja o seu objetivo, é ne- 
cessário que a.?secretária tome algumas providências. Escreva a 
respeito delas. 
2) Escreva sobre os cuidados a serem considerados pela secretária 
quando houver a presença de um estrangeiro na reunião. 
3) Cite todos os itens de uma pauta. 
4) Comente os cuidados que a secretária deve ter ao redigir a ata 
da reunião. 
5 ) Explique a importância da pauta e da ata de reunião. 
ORGANIZAÇÃO 
DE VIAGENS 
Outra atividade -desempenhada pela secretária no seu dia a dia é a 
organização de viagens nacionais e internacionais do chefe e de sua equi- 
pe. Algumas empresas contam, em sua