A maior rede de estudos do Brasil

Grátis
148 pág.
Guia de Secretariado.livro

Pré-visualização | Página 25 de 28

A troca de cartões entre as pessoas deve acontecer sempre que hou- 
ver interesse em manter contato futuro. Nos encontros formais, a troca 
deve ser feita logo que as pessoas se conhecem, entretanto em encontros 
informais a troca é feita no final. 
A assinatura de quem envia o cartão de visita é facultativa, mas não 
é considerado uma gafe assiná-lo. Não se deve colocar títulos no cartão de 
visita social nem fazer uma pequena dobra na ponta do cartão. Com a fina- 
..................................................................................................................... . ........... . ........................................................................ 
134 G U I A DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
lidade de tornar o cartão menos formal, pode-se fazer um traço em diago- 
na1 no sobrenome. 
O cartão profissional é muito importante e deve constar a logomarca 
da empresa, o nome completo, cargo, endereço, telefone, fax, web site da 
empresa e e-mail. 
." 
15.3 RECEBER E VISITAR PESSOAS NO LOCAL 
DE TRABALHO 
As visitas merecem total atenção, portanto, quando a secretária re- 
ceber uma pessoa em sua empresa, deve evitar atender ligações telefônicas 
- se for possível - despachar documentos e falar com outras pessoas ao 
mesmo tempo. Deve levantar-se, sorrir para a visita, cumprimentá-la e con- 
vidá-la a sentar. Quanto ao aperto de mãos, deve ser firme. 0 s beijinhos 
não são indicados para o ambiente empresarial. 
Sempre que a secretária receber um executivo da empresa cuja pre- 
sença é rara naquele departamento, deve levantar-se para cumprimentá-lo. 
O aperto de mãos deve partir do executivo. 
Em algumas empresas, a recepcionista comunica que há visita na 
recepção, então a secretária avisa o chefe que irá até lá para recebê-la. Se a 
secretária não conhecer a visita, deve apresentar-se da seguinte forma: "sou 
Selma, a secretária do Senhor Marco Aurélio". Em algumas empresas, o visi- 
tante se dirige diretamente à secretária e diz que gostaria de falar com o 
seu chefe. Se você não conhecer a pessoa, deve perguntar: "que nome de- 
vo anunciar?". 
A secretária não deve "puxar" conversa com a visita, mas se partir da 
visita, mantenha em tom profissiohal. Alguns chefes não gostam de ser tra- 
tados por senhor, mas na presença de clientes, fornecedores e executivos 
da empresa utilize esse tratamento pessoal. 
A secretária deve acompanhar a visita até a porta do elevador, caso 
o chefe não possa acompanhá-la. 
Às vezes o chefe atrasa em virtude de um compromisso e a próxima 
pessoa a ser atendida por ele chegou pontualmente. Nesse caso, a secretá- 
ria deve informar-lhe a respeito da chegada da visita, convidá-la a sentar e 
oferecer água e café. 
Não é educado visitar uma pessoa em seu local de trabalho sem 
marcar previamente a visita. O horário deve ser respeitado e, em caso de 
atraso, ligue e justifique o motivo. Ao entrar na sala do anfitrião, espere que 
ele diga onde você deve sentar. Não coloque sobre a mesa dele seus obje- 
tos pessoais e papéis nem fique mexendo nos objetos que estão em cima 
da mesa. 
15.4 CUMPRIMENTOS E APRESENTAÇ~ES 
0 s cumprimentos variam de acordo com o grau de intimidade e 
com a ocasião. Em um ambiente profissional, o aperto de mão firme acom- 
panhado de um sorriso e um olhar é suficiente. Jamais cumprimente com a 
mão esquerda. Em algumas situações, o aperto de mão pode ser dispensa- 
do: quando a pessoa estiver sentada à mesa fazendo uma refeição ou em 
um coquetel; quando se visita um doente e quando for a uma consulta 
médica ou dentária. 
Na etiqueta profissional, prevalece a deferência à posição hierárqui- 
ca, portanto no momento da apresentação devemos falar o nome da pes- 
soa mais importante primeiro e apresentar a segunda a ela, por exemplo: 
Sr. Marco Aurélio, esta é a Selma, nossa secretária". Quando não há hierar- 
136 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
quia, pronunciamos o nome de uma pessoa e depois da outra de forma 
clara. 
A pontualidade é um dos atributos da secretária, mas às vezes ocor- 
rem atrasos. Quando a secretária se atrasar para uma reunião e todos já 
estiverem reunidos, devg entrar no recinto sem fazer barulho e cumprimen- 
tar somente as pessoas que estão mais próximas e sorrir para quem está 
conduzindo a reunião. 
Hoje em dia é muito comum, no momento da apresentação, utilizar 
a expressão "já se conhecem?". No ato da apresentação, os participantes 
devem olhar nos olhos e falar seus nomes. Se a secretária quiser, pode 
acrescentar alguma informação a respeito de cada uma para facilitar um 
futuro diálogo. Caso a apresentação ocorra em um ambiente profissional, a 
deferência à hierarquia dever ser considerada. Atualmente, é muito comum 
dizer as expressões "como vai" ou "tudo bem?" no momento da apresenta- 
ção. 
Alguns nomes são difíceis de pronunciar, nesse caso não há proble- 
ma em solicitar ajuda à pessoa. Se, porventura, o nome da secretária for 
complicado de ser pronunciado, esta deve ajudar. 
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo 
com a leitura do capitulo 15. 
1) Como a secretária deve se comportar quando receber um exe- 
cutivo cuja presença é rara na empresa? 
2) Escreva a respeito dos cuidados que a secretária precisa ter du- 
rante uma viagem a trabalho. 
Receber convidados em casa é sempre um prazer, desde que sai- 
bamos escolher as pessoas certas e que tenhamos infraestrutura para aco- 
modá-las com conforto. 
Antes de fazer o convite, devemos nos certificar de que a nossa casa 
está em condições de receber visitantes. Na ocasião do convite, devemos 
acertar todos os detalhes: período em que a pessoa ficará na casa, divisão 
de despesas - se for o caso - e se precisa levar roupa de cama e banho. Se 
na ocasião do convite ficar acertado que o hóspede não precisa participar 
das despesas, é de bom-tom que ele compre alguns produtos alimentícios. 
É gentil levar um presente para o anfitrião como cortesia de sua hospeda- 
gem. Se o anfitrião tiver filhos pequenos, o presente pode ser dado às 
crianças. Outro aspecto é convidar pessoas que tenham afinidade, pois do 
contrário fica muito difícil dar atenção a todas. 
Antes de aceitar o convite, sugerimos que analise se vale a pena pas- 
sar um período maior na casa de um amigo ou se o melhor é reduzir o 
tempo, em função da despesa, e ficar em um hotel ou uma pousada. 
O anfitrião precisa acertar todos os detalhes para que a hospedagem 
transcorra bem. Providenciar limpeza no quarto que acomodará o hóspe- 
de, disponibilizar no armário do quarto e do banheiro um espaço para o 
hóspede colocar seus pertences e preparar uma refeição para recepcioná-lo 
são fatores importantes. Deve providenciar, também, uma cópia da chave 
da porta, para que o hóspede tenha maior liberdade para entrar e sair. Não 
deve envolver o hóspede em problemas familiares. Após a chegada do hós- 
pede e depois que ele estiver bem ambientado, o anfitrião pode expor a 
, . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , 
138 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
rotina da casa, ou seja, o- horário das refeições. Sugerimos que o horário do 
café da manhã seja flexível. 
O hóspede deve ter o cuidado de não levar muita bagagem e verifi- 
car se está com todos os seus objetos pessoais, para não incomodar o anfi- 
trião. Deve se esforçar para-cumprir os horários da casa e ter atenção para 
manter o banheiro e o quarto arrumados após o uso. Quando acordar, é 
importante não circular