Guia de Secretariado.livro
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pela casa com roupa de dormir. O telefone só deve 
ser usado em casos de urgências. Faça ligações interurbanas a cobrar. 
Auxilie nos afazeres domésticos, como, por exemplo, arrumar a mesa das 
refeições, lavar e secar a louça, pois são pequenos gestos que fazem a dife- 
rença no período da sua estada. 
No dia da despedida, ofereça uma gorjeta à empregada da casa em 
agradecimento ao serviço prestado, agradeça ao anfitrião pela hospitalidade 
e desculpe-se por qualquer problema que possa ter causado, e não se con- 
vide para passar um outro período, afinal o convite deve partir do anfitrião. 
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo 
com a leitura do capitulo 16. 
1) Comente os cuidados que o anfitrião deve ter ao hospedar uma 
pessoa em sua casa. 
2 ) No momento da despedida há algum problema se o hóspede 
convidar-se para outra estada? Sim ou não? Justifique a sua res- 
posta. 
140 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
-RESPOSTAS DAS 
QUESTOES PRÁTICAS 
Capítulo 1 
1) Tempos atrás, a secretária desempenhava somente tarefas buro- 
cráticas e operacionais e não se envolvia nos assuntos relaciona- 
dos à organização. Sua postura era passiva. Na atualidade, além 
dessas atividades, a profissional passou a desempenhar outras 
tarefas e atua como um elo entre o chefe, a equipe e o merca- 
do. A secretária passou a atuar como gestora da informação, das 
pessoas e dos processos dentro da organização. 
2) Certo. A secretária que se aperfeiçoa constantemente se torna 
mais qualificada e está apta a desempenhar com eficiência e 
eficácia suas atividades dentro da organização. 
3) A secretária deve ser organizada, saber administrar o tempo, ser 
discreta, educada, saber se comunicar, ter competência técnica, 
saber trabalhar em equipe, capacidade para aprender conti- 
nuamente, ser criativa, inovadora, ética, pontual, flexível, líder 
etc. 
4) Certo. A secretária atualizada sobre os acontecimentos internos 
e externos da organização está apta a prestar informações preci- 
sas e pode assessorar o chefe com mais segurança. 
5 ) A regulamentação da profissão foi importante para as secretárias 
porque isso restringiu o exercício aos profissionais que possuem 
nível superior em Secretariado Executivo ou curso Técnico de 
Secretariado, exceto os demais profissionais que estão ampara- 
dos pela lei. Além disso, valorizou a profissão. 
6) 0 s princípios éticos que devem nortear o trabalho da secretária 
são: lealdade ao chefe e à empresa; guardar segredo profissional 
e sigilo das informações; discrição no desempenho de suas ati- 
vidades; cumprir e respeitar as normas da empresa; não se utili- 
zar da posição do' cargo para conseguir vantagens pessoais; 
compartilhar sua e.xperiência e seus conhecimentos com os 
membros da equipe; prestar serviço com o mais alto padrão de 
qualidade; colaborar com a equipe sempre que for necessário; 
contribuir para a manutenção do clima organizacional agradável 
e harmonioso; não delegar ao colega a realização de um traba- 
lho confidencial que lhe foi confiado; não comentar assuntos 
pertinentes à empresa fora dela; respeitar a hierarquia e os 
subordinados; não comentar com os outros os erros dos chefes 
e dos colegas; desenvolver um relacionamento baseado no res- 
peito e na confiança; não chamar a atenção do subordinado na 
frente da equipe; manter-se imparcial com seus superiores e su- 
bordinados e tratar os chefes, colegas, subordinados, clientes e 
fornecedores com educação e respeito. 
Capítulo 2 
1) A secretária deve informar-se previamente sobre a empresa, 
chegar alguns minutos antes do horário marcado, vestir-se de 
maneira adequada, não falar gírias ou palavras de baixo calão, 
ter atenção às perguntas e responder com segurança, não gesti- 
cular exageradamente, ser educada e simpática e demonstrar in- 
teresse. 
2) A profissional deve aperfeiçoar-se constantemente, a fim de 
acompanhar as mudanças e as novas exigências do mercado de 
trabalho, fazer periodicamente uma autocrítica com o intuito de 
avaliar sua potencialidade e os pontos fracos que precisam ser 
melhorados, identificar as habilidades que precisam ser desen- 
volvidas e a maneira mais eficaz; ter flexibilidade para se adap- 
tar às mudanças. Além disso, deve cuidar da sua saúde e da sua 
aparência, manter e ampliar a sua rede de relacionamentos e ter 
comportamento ético. 
142 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
3) Independente de o ambiente da empresa ser formal ou infor- 
mal, durante o processo seletivo a secretária deve vestir um ter- 
ninho ou tailleur, de preferência em tom escuro. A saia não 
deve ser curta, no máximo três dedos acima do joelho. O sapato 
deve ser fechado e de salto médio. Além disso, deve combinar a 
cor da bolsa.-e do sapato. 
4) Resposta livre. 
Capítulo 3 
I ) Apoio logístico a reuniões; atendimento a clientes internos e 
externos e fornecedores; solicitação e controle de material de 
expediente; anotação e transmissão de recados; controle das 
contas-correntes e das aplicações financeiras do chefe; arquivo; 
assessorar o(s) chefe(s); atendimento telefônico; elaboração de 
agenda; contatos com outros departamentos; follow-up; organi- 
zação da mesa do executivo; organização de eventos; elabora- 
ção de roteiros de viagens (nacionais e internacionais); geren- 
ciamento de correspondências e redigir e digitar documentos 
administrativos. 
2 ) A secretária deve manter a mesa de trabalho sempre organiza- 
da, planejar e priorizar as atividades diárias; registrar as chama- 
das telefônicas e as correspondências; manter o arquivo atuali- 
zado e organizado; evitar empilhar papéis sobre a mesa ou 
móveis; evitar guardar jornais e revistas velhos; eliminar os 
papeizinhos autocolantes sobre o monitor do computador ou da 
sua mesa de trabalho; anotar no caderno todas as informações, 
recados e pendências do dia, evitando que a informação se per- 
ca; anotar os compromissos do chefe na agenda e mantê-la 
atualizada. 
3) A agenda permite que a secretária lembre o chefe sobre os 
compromissos marcados e os respectivos horários. Além disso, 
permite lembrá-lo das datas comemorativas e é o local destina- 
do para que a secretária anote os contatos pessoais e comercias 
do chefe. O caderno de anotações é a memória auxiliar da se- 
cretária. É o local destinado ao planejamento diário das ativida- 
des a serem realizadas, das solicitações do chefe, ou seja, as in- 
formações ficam registradas nesse espaço. O follow-up é desti- 
nado à guarda dos documentos e pagamentos que esperam 
uma data para serem solucionados ou quitados, evitando pos- 
síveis esquecimentos por parte da secretária. 
4) O follow-up deve se~verificado diariamente pela manhã, tão lo- 
go a secretária chegue na empresa. Ela deve retirar da divisória 
correspondente à data, aos documentos e aos pagamentos para 
aquele dia. Em véspera de períodos em que o chefe ficará 
ausente da empresa, feriados e finais de semana, a profissional 
deve verificar se há alguma providência a ser tomada. 
5) A secretária deve anotar as solicitações do chefe e os recados no 
caderno de anotações ou na planilha de controle de ligações. 
0 s compromissos devem ser anotados na agenda com o intuito 
de evitar os esquecimentos. 
6) Os dias se tornam menos estressantes, melhora a produtividade, 
as informações e os documentos são localizados facilmente e os 
esquecimentos são evitados. 
Capítulo 4 
1 ) A administração do tempo é um plano de utilização e controle 
do tempo que permite ao indivíduo utilizá-lo corretamente, se- 
gundo suas necessidades. 
2) Errado. O tempo é igual para toda secretária, mas a utilização e 
controle desse recurso variam de acordo com as prioridades, 
necessidades e urgências de cada profissional, portanto o plano 
deve ser elaborado com o intuito de atender
Eduardo
Eduardo fez um comentário
Alguem pode me encaminhar este material: eduelgs@gmail.com, obrigado!
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Gilcimara
Gilcimara fez um comentário
Alguém pode enviar o PDF por e-mail?
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Eduardo
Eduardo fez um comentário
Pode me enviar o Material por e-mail por favor. Obg.
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Christiana
Christiana fez um comentário
É o que eu estava procurando. Obrigada por compartilhar! :)
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