Guia de Secretariado.livro
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18 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
O PROFISSIONAL DE 
SECRETARIADO 
1 .I AS MUDANÇAS NA PROFISSÃO E O PERFIL 
DA SECRETÁRIA 
Atualmente, não há nada de novo quando se fala em mudança, mas 
é impressionante a velocidade com que as coisas mudam. Muitas vezes não 
há tempo nem para observá-la, apenas constatá-la. A veloz e constante 
mudança consequente da globalização resultou em transformações no am- 
biente empresarial, decorrentes da abertura do mercado e dos altos pa- 
drões exigidos pelos clientes. 
Essas transformações fizeram com que as empresas repensassem 
suas estruturas, estratégias, relações com clientes, fornecedores e funcioná- 
rios, responsabilidade social, competências e habilidades de seus recursos 
humanos e redefinissem seus mercados com a finalidade de se manterem 
competitivas. 
A partir dos anos de 1980, essas mudanças foram mais intensifica- 
das, obrigando as empresas, os gestores e os empregados a se adequarem à 
lógica dominante. Cada vez mais as organizações necessitam que seus pro- 
fissionais se qualifiquem no menor tempo possível, a fim de acompanhar o 
ritmo acelerado das mudanças. 
A secretária deve estar atenta às mudanças, interpretar e identificar 
as novas qualificações exigidas pelo mercado de trabalho, resultado da glo- 
balização, com o objetivo de se manter empregável. Lembramos que em 
meados da década de'1980, o idioma inglês era considerado um diferen- 
cial competitivo para a secretária que dominava essa língua estrangeira. Era 
comum encontrar anúncios de emprego para secretária com a seguinte 
expressão: "inglês desejável". Na atualidade, a Iíngua inglesa passou a ser 
um pré-requisito para o profissional que deseja exercer a profissão. Obser- 
vamos que algumas empresas já exigem o mandarim. O diferencial compe- 
titivo hoje reside na capacidade que a secretária tem de manter uma postu- 
ra proativa e antecipar-se aos acontecimentos. 
Nas duas últimas décadas, a profissão que mais sofreu mudanças 
decorrentes da tecnologia e, principalmente, da informática foi a da secre- 
tária. A informática invadiu o ambiente de trabalho da secretária e fez com 
que as tarefas e a rotina fossem modificadas. Contribuiu para que as tarefas 
fossem realizadas de maneira mais eficiente e eficaz, o que resultou em 
"ganho" de tempo e qualidade para a profissional. 
0 s recursos da informática permitiram que o tempo gasto na execu- 
ção das atividades como digitação de documentos administrativos e elabo- 
ração de planilhas fosse otimizado. Anteriormente, essas tarefas eram feitas 
com o auxílio da máquina de datilografia manual ou elétrica, e com o 
avanço da tecnologia, as tarefas passaram a ser executadas em um tempo 
menor. Além disso, a qualidade da apresentação dos trabalhos melhorou 
significativamente. Na época, algumas secretárias apresentaram resistência 
ao computador, mas com o passar do tempo renderam-se aos benefícios 
dessa modernidade. 
Em paralelo a isso, as organizações começarain a passar por um pro- 
cesso de downsizing, o que resultou na demissão de empregados, elimina- 
ção de cargos e redução de níveis hierárquicos. Em decorrência dessa rees- 
truturação, as atividades q t e eram desempenhadas pelas gerências médias 
foram incorporadas às tarefas da secretária. Essa incorporação fez com que 
a secretária começasse a desempenhar atividades diferentes daquelas com 
as quais estava acostumada. É cómum encontrarmos secretárias que são 
responsáveis por pessoas dentro da organização, por processos de aquisição 
de materiais dé escritório, pela elaboração do orçamento da área, organi- 
zação de eventos, além das atividades tradicionais. Essas mudanças resul- 
taram em aumento de responsabilidades e elevação do grau de comple- 
xidade das tarefas exigindo da profissional uma reciclagem contínua. Essa 
profissional precisou adequar suas competências, habilidades e conheci- 
mento para desempenhar com segurança e profissionalismo as novas ativi- 
dades. 
A informática e o processo de downsizing foram os grandes respon- 
sáveis pela mudança no papel que a secretária exerce nas organizações. A 
secretária sempre fez parte da estrutura organizacional, entretanto não era 
integrada aos processos e à gestão da empresa. Atualmente, a secretária 
participa de reuniões, interage com clientes e fornecedores, soluciona pro- 
blemas, organiza eventos, gerencia os compromissos pessoais e profissionais 
do chefe, administra conflitos, organiza e elabora roteiros de viagens, ela- 
bora apresentações; enquanto antigamente somente anotava recado, dati- 
lografava documentos administrativos e atendia ligações telefônicas, ou 
seja, atividades meramente burocráticas e operacionais. 
Aquela profissional elegante, simpática, educada, de boa aparência 
e apenas executora de ordens cedeu lugar a uma profissional executiva que 
tem consciência da importância do seu cargo dentro da organização. Con- 
sequentemente, as responsabilidades aumentaram e surgiu a necessidade 
de aperfeiçoar-se constantemente com o objetivo de acompanhar as mu- 
danças do mercado e da empresa. 
A secretária deixou de desempenhar um papel passivo, de simples 
executora de ordens e de tarefas mecânicas e passou a ser uma profissional 
ativa e participante, cada vez mais integrada aos negócios. A profissional 
começou a ser mais solicitada e vista com outros olhos por seus colegas, 
chefes e pelo mercado. Em consequência dessas mudanças, consideramos 
que ser "executiva" passou a ser uma função implícita do cargo de secretá- 
ria. 
Ainda hoje encontramos clefes que não despertaram para essa mu- 
dança e para a importância da secretária e continuam tratando essa profis- 
sional como uma simples executora de ordens e de trabalhos operacionais. 
O mais relevante é a secretária estar consciente do novo papel que exerce 
e, principalmente, da importância do seu cargo para a organização. A se- 
cretária é uma facilitadora e um elo entre o chefe, a equipe e o mercado, 
contribuindo para que tudo transcorra dentro do esperado e os objetivos 
organizacionais sejam alcançados. 
Algumas pessoas pensam que a profissão está se extinguindo, em 
consequência.das reestruturações e das novas tecnologias, porém nós não 
acreditamos que isso aconteça. Entretanto, não há espaço para a secretária 
que desempenha o papel de "leoa de chácara" e que não queira se aperfei- 
çoar nem se adaptar às mudanças. As secretárias que não perceberem a 
importância da mudança de comportamento e do aperfeiçoamento contí- 
nuo estão com seus dias contados no mercado de trabalho. 
A tecnologia da informação contribuiu para que os gerentes assumis- 
sem as tarefas que eram desempenhadas pela secretária, tornando-os mais 
independentes, embora alguns ainda mantenham a antiga postura. Com 
isso, a secretária pode se dedicar mais aos assuntos relacionados à empresa, 
tornando-a necessária e importante. Hoje, além de desempenhar suas ati- 
vidades operacionais, a secretária atua como gestora de processos, de pes- 
soas e de informação. 
A profissional que desempenha ou pretende desempenhar ativida- 
des de secretariado precisa ter competência, habilidade, conhecimento e, 
acima de tudo, comportamento condizente com o cargo. Embora, ainda 
hoje, alguns profissionais considerem que qualquer pessoa pode desempe- 
nhar essas atividades, sabemos que não. Para o exercício da profissão, é 
necessário treinamento específico voltado para a área de secretariado. Ser 
secretária não é para quem quer. É preciso estar capacitada para exercer a 
profissão com eficiência e eficácia. 
22 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO 
Outra mudança significativa foi que a secretária passou a assessorar 
mais de um chefe e a trabalhar em pool, ou seja, passou a compartilhar a 
sua estação de trabalho com outras secretárias. Sendo assim, tornou-se 
essencial
Eduardo
Eduardo fez um comentário
Alguem pode me encaminhar este material: eduelgs@gmail.com, obrigado!
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Gilcimara
Gilcimara fez um comentário
Alguém pode enviar o PDF por e-mail?
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Eduardo
Eduardo fez um comentário
Pode me enviar o Material por e-mail por favor. Obg.
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Christiana
Christiana fez um comentário
É o que eu estava procurando. Obrigada por compartilhar! :)
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