Sistemas de Informação Empresariais na Era do Conhecimento 8

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51. Entre algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa se pode citar: a) Eliminação do uso de interfaces manuais; b) redução custos operacionais e desnecessários; c) otimização do fluxo e da qualidade de suas informação dentro da organização; d) otimização do processo de tomada de decisão; e) eliminação a redundância de atividades. Porém vale lembra que o uso do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada; essa integração só é possível se os processos da empresa em questão foram mapeados e a arquitetura do software e interface forma adaptadas para tal fim. Na figura 12 pode-se observar uma estrutura de ERP aplicado a uma empresa que lida com vendas e prestação de serviços. Nela pode-se ainda perceber a relação de uma data base central que relaciona os processos da empresa (setores) e possui uma arquitetura de informação muitas vezes em ambiente web que permite a integração cliente-empresa-fornecedor. Figura 12 – Entreprise Resource Planning Fonte: CBS Consultin
52. 8 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, GESTÃO DO CONHECIMENTO E MEMÓRIA ORGANIZACIONAL A Gestão do Conhecimento (GC) é um conjunto de processos de criação, uso e disseminação do conhecimento no interior das organizações. Mas, por que as organizações investem na GC e na preservação da memória organizacional? O conhecimento é um bem intangível. É uma combinação de dados que, tratados e contextualizados, fornecem soluções essenciais no processo de tomada de decisões em todos os níveis de uma corporação. As informações navegam nas áreas de vendas, marketing, publicidade, serviços, operações e administração das companhias, colaborando com ações estratégicas e criando oportunidades de negócios. (PIERRI, 2008) O conhecimento é algo essencial à sobrevivência das organizações, mas geralmente este se encontra disperso, sem nenhum registro de procedimento ou prática, ou seja, encontra-se apenas internalizado na cabeça dos funcionários. Mas o que fazer quando um especialista deixa a empresa? Segundo Pierri (2008) “muitas informações importantes e detalhes dos processos de trabalho estão guardados apenas nas mentes dos profissionais.” Para evitar as perdas (de conhecimento e financeiras) advindas do desligamento deste funcionário é preciso que a organização implante mecanismos de GC baseada em mapeamento dos processos, com isso, produzindo fluxogramas, manuais, procedimentos, padrões e normas, ou seja, transformar o conhecimento tácito em explícito por meio de registros, para que o conhecimento seja compartilhado por todos. Do contrário a ausência dessa peça-chave [o especialista detentor do conhecimento] poderá comprometer os resultados e trazer impactos negativos diversos. É importante também que a empresa invista no seu quadro de RH, sempre com treinamentos, cursos, workshops, palestras para a criação de novos conhecimentos e inovação, as ‘organizações que aprendem’ marcam a Sociedade Pós-Industrial, ou exemplo que marca o aprendizado empresarial é a criação de Universidades Corporativas (UC) onde conhecimentos são gerados e utilizados na
53. manutenção da empresa, como exemplo pode-se citar o Grupo ACCOR, MOTOROLA, MCDONALD’S, ALGAR, BRAHMA, BANCO DO BRASIL, PETROBRAS, EMBASA, CORREIOS etc. Estas empresas investiram na capacitação e especialização de sua força de trabalho e incentivam a educação contínua. Entre os benefícios para a GC estão: a) cursos customizados de acordo com as políticas e estratégias das empresas; b) redução de custos do treinamento convencional; c) rapidez na formação dos colaboradores; d) visibilidade e projeção nacional e internacional; e) aumento do número de especialistas na empresa. É importante salientar que o SI tem condições de atuar como um mecanismo de GC, no que diz respeito ao mapeamento de processos e gestão da informação no interior do sistema, no entanto, a GC parte do pressuposto de ser uma iniciativa que abrange toda a organização, ou seja, parte do mais alto nível da empresa (presidência e principais executivos), da Missão, Visão, Metas e Objetivos organizacionais. Pode-se estabelecer uma analogia entre os públicos os usos dos mecanismos de AI, SI e GC, com pode ser observado na figura 13
54. GC Presidência SI Gerentes AI Clientes Figura 13 – Uso e público do AI, SI e GC Fonte do autor Como pode ser observado a AI é centrada no cliente e no provimento de suas necessidades e relacionamento com a empresa, enquanto que o SI atua no provimento de informações para a tomada de decisão, enquanto que a GC parte do plano estratégico e afeta a empresa como um todo (recursos humanos, financeiros e de infra-estrutura). Os três mecanismo estão ligados de forma indissociáveis, visto que os dados, a informação e o conhecimento permeiam toda a organização. Porém não se pode esquecer da preservação da Memória Organizacional (MO) cuja principal é aumentar a competitividade pelas melhorias e pela forma como conhecimento é gerenciado, sendo assim, a MO não é apenas um acervo, mas, um mecanismo de gestão dos ativos do capital intelectual e divulgação da história da empresa como suporte a tomada de decisão. Segundo Simião (c2003) Sua existência deve propiciar maior compartilhamento e reuso do conhecimento corporativo, do conhecimento individual e das lições aprendidas na execução das tarefas da organização. A Memória Organizacional deve permitir responder às principais questões que se faça sobre a organização, seu ambiente, seus processos e produtos. A MO seria o destino que uma organização aplica ao conhecimento adquirido em períodos anteriores nas atividades presentes e em decisões futuras. O