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cv 1 SUMÁRIO 1 ORIGEM E EVOLUÇÃO DA AUDITORIA ........................................................... 4 1.1 Objetivos da Auditoria ................................................................................... 6 1.2 Campos da Auditoria .................................................................................... 8 1.3 Profissão do Auditor ...................................................................................... 9 1.4 Trabalho do auditor ..................................................................................... 10 2 PROCESSOS DE AUDITORIA ......................................................................... 11 3 PAPEIS DE TRABALHO ................................................................................... 13 3.1 Preparação ................................................................................................. 15 3.2 Tipos de papéis de trabalho ........................................................................ 16 3.3 Formas de Auditoria .................................................................................... 17 4 PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA CONTAS DO ATIVO ............................ 18 5 PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA AS CONTAS DO PASSIVO ................. 20 6 TIPOS DE AUDITORIA ..................................................................................... 21 6.1 Auditoria Interna.......................................................................................... 22 6.2 O papel e a importância da Auditoria Interna .............................................. 23 6.3 Objetivos da Auditoria Interna ..................................................................... 24 6.4 Função da Auditoria Interna ........................................................................ 26 6.5 Âmbito e Procedimentos da Auditoria Interna ............................................. 27 6.6 Procedimentos de Auditoria Interna ............................................................ 28 7 AUDITORIA EXTERNA ..................................................................................... 31 7.1 Função da Auditoria Externa ...................................................................... 33 7.2 Objetivo da auditoria externa ...................................................................... 34 7.3 Âmbito de trabalho da Auditoria Externa .................................................... 35 7.4 Auditoria Independente Das Demonstrações Contábeis ............................ 36 2 7.5 Tipos de parecer ......................................................................................... 37 8 AUDITORIA INTERNA X AUDITORIA EXTERNA............................................. 38 8.1 Auditoria como Prevenção e Detecção de Fraudes .................................... 42 9 NOVAS NORMAS DE AUDITORIA ................................................................... 44 10 REFERÊNCIAS BIBILIOGRAFICAS .............................................................. 48 11 BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 49 3 Prezado aluno!... A Rede Futura de Ensino, esclarece que o material virtual é semelhante ao da sala de aula presencial. Em uma sala de aula, é raro – quase improvável - um aluno se levantar, interromper a exposição, dirigir-se ao professor e fazer uma pergunta, para que seja esclarecida uma dúvida sobre o tema tratado. O comum é que esse aluno faça a pergunta em voz alta para todos ouvirem e todos ouvirão a resposta. No espaço virtual, é a mesma coisa. Não hesite em perguntar, as perguntas poderão ser direcionadas ao protocolo de atendimento que serão respondidas em tempo hábil. Os cursos à distância exigem do aluno tempo e organização. No caso da nossa disciplina é preciso ter um horário destinado à leitura do texto base e à execução das avaliações propostas. A vantagem é que poderá reservar o dia da semana e a hora que lhe convier para isso. A organização é o quesito indispensável, porque há uma sequência a ser seguida e prazos definidos para as atividades. Bons estudos! 4 1 ORIGEM E EVOLUÇÃO DA AUDITORIA Fonte: ibccoaching.com.br A auditoria surgiu da necessidade de controlar os registros contábeis, as movimentações financeiras e muitos outros fatores ocorridos na origem e evolução da auditoria. As empresas em decorrência da revolução industrial ou mesmo com a taxação do imposto de renda baseado nos resultados apurados em balanço, acelerou mais a sua evolução. Esta evolução deu-se paralelamente com o desenvolvimento econômico, que impulsionou as grandes empresas, formadas por capitais de muitas pessoas, onde necessitou de um controle adequado para a proteção de seus patrimônios. Segundo dados históricos a auditoria surgiu primeiramente na Inglaterra por volta do século XIV, ano de 1.314 onde o governo utilizava o exame periódico e sistemático das contas públicas. Já no Brasil o surgimento se deu mais significativamente no final da Segunda Guerra Mundial, quando começou com a entrada de multinacionais no Brasil, filiais das que existiam na América do Norte e Europa. Com isso contribuiu a vinda das filiais de escritórios de auditoria que no exterior já prestavam serviços a estas empresas dando assim um avanço da auditoria no Brasil. 5 A auditoria externa ou independente surgiu com a evolução do sistema capitalista. No período inicial a qual foram surgidas as empresas pertenciam a grupos familiares. Com a evolução do mercado e a concorrência as empresas necessitaram desenvolver tecnologias aprimoradas e controles nos procedimentos internos em geral, principalmente buscando a redução dos custos e tornar mais competitivo os produtos a serem colocados no mercado. Em se tratando em evolução mercadológica surgiram investidores em diversas áreas patrimoniais, gerando lucros valiosos e esses devendo haver um controle maior em informações, pois, vários são os interessados nos recursos ocorridos nas empresas. Essas necessidades de informação que o investidor precisa avaliar principalmente a liquidez, rentabilidade e demais recursos futuros a serem ocorridos. A melhor forma de o investidor obter essas informações será por meios das demonstrações de resultados financeiros contábeis juntamente com as notas explicativas. Em decorrência destes fatos as demonstrações financeiras contábeis passaram a ter importâncias valiosas para os aplicadores de recursos em aplicações futuras. Para preservar a segurança e evitar a manipulação de informações, os investidores exigiram que essas demonstrações fossem conferidas por profissionais independentes da empresa que lançaram ações no mercado e estes com capacidade técnicas profissionais na área, com formação adequada para examinar as demonstrações contábeis financeiras da empresa e capaz de emitir opiniões claras fundamentadas em princípios geralmente aceitos pela contabilidade identificando a esse profissional o nome de auditor externo ou auditor independente. O desenvolvimento técnico do profissional de auditoria é realizar ações que procedem a erros corridos nos fatos lançados na empresa, identificando resultados que sejam significativos que possam prejudicar o futuro da empresa. O profissional da área de auditoria deve se preocupar com os mínimos valores ocorridos na contabilidade e apuração dos demonstrativos contábeis financeiros, mas estar alerta no que afetará em informações significativa, como por exemplo: Uma empresa que gera lucro no exercício em $ 10.000.000,00, caso ocorra um erro de $ 1.000,00, significando 0,01%; um percentual irrisório nas informações dos resultados finais, sendo assim o auditor deve se ater as consequências do erro, o que pode estar ocorrendo por trás desse problema aise dedicar, mas caso seja um erro de digitação ou mesmo de lançamento, informe 6 simplesmente que no decorrer dos exercícios seguinte seja corrigido caso necessário, ou o contador achar viável. Com a globalização mundial e as instalações de diversas empresas internacionais serem instaladas no Brasil, e principalmente nos Estados Unidos da América e os países do Bloco Europeu exigirem a auditoria no exterior de suas empresas sedes instaladas no Brasil, a legislação brasileira teve que se adequar as novas normas e procedimentos foi alterado a Lei das sociedades por Ações que ocorria de 1976 a Lei 6.404/76, substituída pela Lei 11.638/2007, evoluindo e se adequando as normas internacionais. Essa evolução trouxe várias experiências e necessidades para as empresas, com isso, verificando a importância de uma análise detalhada com os acontecimentos na empresa, informações minuciosas e confiáveis, os administradores passaram a ver a auditoria como uma necessidade e não obrigatoriedade. Assim, não só manteve os auditores externos e/ou independente para examinar os fatos ocorridos na empresa e gerar informações imparciais aos acionistas externos, como também criaram um departamento interno de auditoria para atender à administração da empresa, pois o auditor externo trabalha em um período reduzido, analisando os fatos que interessam principalmente os acionistas e órgãos internos da empresa que precisam saber da real situação e com isso deixando de avaliar profundamente outras áreas não relacionadas com a contabilidade, como: o sistema de controle de qualidade, administração de pessoal e etc. Dessa forma surgiu o auditor interno, um funcionário da empresa, não deve estar subordinado a qualquer outro setor que examine as suas ações. Além disso, o auditor interno não deve exercer atividades que ele possa vir um dia a ser examinado. 1.1 Objetivos da Auditoria A Auditoria tem como objetivo principal o controle de todo o patrimônio administrativo da empresa e, surge como uma especialização do Curso de Ciências Contábeis onde, através de uma fiscalização rigorosa observa se todos as demonstrações contábeis, registros, documentos, fichas, arquivos e anotações comprovam a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos dos interesses patrimoniais. Além disso, tem também como 7 função, verificar ainda, os fatos e atos ligados ao patrimônio, ainda que carentes de registros, identificáveis por outros fatos e através de testemunhas. A Auditoria tem como meta fazer com que a empresa cumpra as obrigações fiscais, resguardando o patrimônio contra multas e autuações fiscais, resguardando créditos de terceiros contra possíveis fraudes e dilapidação do patrimônio, evitando sua destruição física e econômica, permitindo a cobertura financeira. Cabe à auditoria, representar os interesses de pessoas interessadas nas Demonstrações Contábeis e nos resultados da empresa: investidores, credores, governos, funcionários e outros; todos segundo seus interesses e funções, precisam confiar na fidelidade e exatidão dos documentos contábeis. Enfim, a auditoria possibilita um melhor controle dos bens, direitos e obrigações que constituem o patrimônio da empresa. Contribui para a redução de ineficiência, negligência, incapacidade e improbidade de empregados e administradores. A missão da auditoria é salvaguardar protegendo e servindo organizações, público, acionistas, clientes, diretores e a alta administração das empresas. Pois a auditoria existe para ajudar os administradores e a empresa em geral a identificar riscos significativos, enquanto as consequências potenciais forem ainda avaliáveis, preservando, desse modo, tanto os fatos como a integridade das empresas. Esta, na essência, é a missão corrente da auditoria, e assim permanecerá em sua missão futura. Porém a forma como os auditores a cumprirão tende a mudar substancialmente. A distinção entre o passado e o futuro repousa na característica do que os auditores praticam com base na percepção das necessidades das organizações e na avaliação dos riscos e prioridade que estabelecem. A oportunidade de execução, a maneira de executar, a postura e a habilidade do auditor necessitam ser gradativamente reavaliadas com vistas ao futuro. A motivação do auditor torna-se elemento vital para possibilitar essa mudança comportamental que permite a inovação, a descoberta de novas técnicas e formas de abordagem para os serviços de auditoria. A auditoria tradicional, no contexto de exames fiscais e operacionais, tende a já não ser suficiente. A resposta para o futuro repousa na libertação dos sistemas tradicionais, na aceleração do uso de computadores e novas tecnologias, no controle de novas técnicas, 8 no desenvolvimento e uso de metodologia mais avançada de análise de risco, na ênfase consideravelmente intensificada de pesquisa, tanto a níveis organizacionais como a níveis profissionais e, é claro, em pessoas. Sucesso no futuro está relacionado à habilidade dos auditores de liberarem seus produtos e serviços de forma mais oportuna, eficiente e efetiva. Entretanto, a auditoria deve tirar proveito da lição obtida no passado, de como, quando e sob quais condições evoluiu. Dessa forma pode projetar e antecipar o futuro quanto às oportunidades que ele trará e estar apto a responder aos desafios que aquelas oportunidades apresentarão. O grande objetivo é conduzir a missão futura da auditoria de forma competente e profissional, passando não a esperar para depois simplesmente reagir, mas agir o quanto antes. Conforme o desenvolvimento dos trabalhos e a consecução dos objetivos da auditoria, o auditor deve atentar-se ao senso profissional quanto a eventuais melhorias dos procedimentos administrativos e níveis de controles internos, de forma que deficiências encontradas contem com sugestões de regularizações. Ao final do trabalho deve-se elaborar um relatório formal à administração da empresa auditada, como forma de contribuir em decisões que visem o real fortalecimento dos controles utilizados pela empresa. 1.2 Campos da Auditoria São duas as categorias de profissionais que realizam atividades de auditoria: a) Auditores Internos: São empregados da empresa, cujos registros examinam. Eles se situam entre o pessoal do departamento de contabilidade e a administração para assegurar a esta que aquele está funcionando como deveria. b) Auditores Independentes: Não são diretamente vinculados às empresas cujas Demonstrações Contábeis examinam. São profissionais independentes que emitem, depois de adequado exame e investigação, parecer profissional. 9 1.3 Profissão do Auditor Fonte: seucondominio.com.br Na auditoria contábil, o auditor leva em consideração as leis e regulamentos relacionados com a forma/conteúdo das demonstrações quanto aqueles dispositivos legais direcionados para a condução dos negócios da entidade, principalmente nos casos em que esta é fortemente regulamentada, como é o caso de bancos, companhias energéticas etc. O auditor, acima de tudo, deve conhecer a entidade auditada para avaliar os fatores que podem conduzir a distorções significativas nas demonstrações contábeis. Nesse processo de conhecimento o auditor normalmente busca informações sobre fatores econômicos gerais, sobre o setor em que a entidade atua e sobre as principais características da própria entidade. O auditor deve reconhecer, no planejamento, na execução de procedimentos de auditoria e na avaliação e divulgação de seus resultados, que o descumprimento de leis e regulamentos por parte da entidade pode afetar relevantemente as demonstrações contábeis. Ao avaliar os efeitos sobre as demonstrações contábeis decorrentes de descumprimento de leis e regulamentos, o auditor considera: a) as consequências financeiras em potencial, como, por exemplo, multas, possibilidade de desapropriaçãode ativos, paralisação das operações etc. 10 b) se as consequências financeiras em potencial exigem divulgação nas demonstrações contábeis e c) se essas consequências são tão sérias que questionam a apresentação adequada dada pelas demonstrações contábeis. O auditor tem uma grande responsabilidade também sobre o lançamento dos impostos. Deve conhecer bem as leis, e estar sempre atualizado. Deve estar à par dos lançamentos de Imposto sobre a Renda, Imposto sobre Circulação de Mercadorias, Imposto sobre Produtos Industrializados, Imposto sobre Operações de Crédito, Imposto Único sobre Minerais, Imposto sobre Serviços, sem contar os recolhimentos compulsórios acerca de outras especialidades e assim por diante. Partindo desse pressuposto aquele auditor convencional deve se especializar, fazer cursos que antes não estavam incluídos no currículo de seu curso. A administração da empresa necessita de que alguém lhes diga que as informações recebidas dos computadores são confiáveis e obtidas de acordo com critérios adequados, planejados de forma econômica e salvo guardados os direitos da própria empresa. Trocando em miúdos, o parecer do auditor independente é obrigatório nas demonstrações anuais das instituições financeiras e das companhias de capital aberto. Na sua análise, o auditor deve avaliar se as informações do balanço refletem a situação patrimonial e financeira da empresa e se os critérios adotados seguem os princípios básicos de contabilidade. Caso haja alguma divergência, os auditores devem incluir no parecer parágrafo de ênfase, ressalvas ou, em casos extremos, declarar sua abstenção. Segundo as normas contábeis, os parágrafos de ênfase devem destacar situações em que o auditor independente tenha detectado certo grau de incerteza. 1.4 Trabalho do auditor Em seu exame, o auditor, por um lado, utiliza os critérios e procedimentos que lhe traduzem provas que assegurem a efetividade dos valores propostos nas demonstrações contábeis e, por outro lado, cerca-se dos procedimentos que lhe permitem assegurar a inexistência de valores ou fatos não constantes das demonstrações contábeis que sejam necessários para seu bom entendimento. 11 Os procedimentos aplicados no exame das demonstrações contábeis são aqueles que, a juízo do auditor, permitem uma conclusão quanto à razoabilidade das operações e aos seus reflexos nas demonstrações contábeis. Os procedimentos aplicados em uma auditoria e a extensão de sua aplicação. São determinados pelo julgamento do auditor que deve considerar a natureza e os problemas da empresa e observar a qualidade e eficiência de seus procedimentos contábeis e seus controles internos. Os procedimentos de auditoria são selecionados e aplicados em conformidade com as normas usuais de auditoria que exigem que o exame de auditoria seja executado com o devido cuidado profissional por pessoas com capacidade técnica, competência e independência ético-profissional, que o exame de auditoria seja planejado e supervisionado convenientemente, incluindo-se o estudo e avaliação dos controles internos, conclusivos quanto aos elementos comprobatórios suficientes e adequados que permitam a formulação da opinião do auditor sobre as demonstrações contábeis em exame. 2 PROCESSOS DE AUDITORIA O processo de auditoria compreende o desenvolver dos trabalhos em busca da veracidade das informações gerais da empresa em atendimento aos princípios contábeis e final emissão de parecer do auditor, devendo contemplar no curso desses trabalhos um roteiro sinóptico a seguir: Análise da afirmação, Avaliação da afirmação, Obtenção de elementos comprobatórios e Formação da opinião. A expressão “técnicas auditorias” pode ser usada para explicar os métodos básicos de obtenção de provas utilizados pelos auditores. A técnica por si só não é uma prova; ela fornece a prova exigida pelo auditor, dando- lhe informações suficientes sobre o assunto, a fim de que ele possa emitir seu parecer profissional. a) Exame Físico. A ideia básica do exame físico é simples. O auditor examina determinado objeto a fim de assegurar-se de sua existência. O exame lhe dá o que pode ser chamado de “testemunho ocular”. O exame físico também significa que se deve dar atenção às quantidades. A pessoa que deve verificar a existência de três caminhões de entrega não pode ficar satisfeita se lhe mostrarem apenas dois. A contagem é uma parte tão evidente do exame físico que está sempre subentendida nessa operação. 12 b) Confirmação. Como técnica de verificação, a confirmação consiste em obter declaração escrita, de alguém fora da empresa, sobre um fato que essa pessoa esteja capacitada a confirmar. Uma vez aplicada adequadamente, ela é uma das técnicas mais úteis à disposição do auditor, fornecendo provas de grande fidelidade. Pode ser utilizada para verificar diversos fatos, relativos a importâncias devidas à empresa por clientes, importâncias devidas pela empresa, depósitos em bancos, a existência de litígios ou outros passivos contingentes, a existência de estoques armazenados em armazéns públicos, assim como títulos de propriedade. c) Exame de Documentos Originais. Nos negócios atuais, quase todas as transações entre duas empresas, ou entre uma empresa e um indivíduo, são comprovadas por qualquer espécie de documento. Além disso, muitas transações ou ocorrências na empresa são registradas através da preparação de um comprovante que se torna, então, a base para um lançamento nas contas. Incluídas nesta ideia de prova documental das transações estão as faturas de compras e de vendas, cheques, avisos de remessa, apólices de seguro, contratos, cautelas de ações, certificados de garantia, requisições, pedidos de compras, relatórios de recebimentos e grande quantidade de papéis especiais. d) Conferência dos Cálculos. As somas dos livros de registro original, os saldos das contas do Razão, as multiplicações e somas dos inventários, os cálculos de depreciação e de devedores duvidosos, os cálculos de bonificações, as baixas de patentes e seguros pagos antecipadamente, assim como muitos outros cálculos semelhantes, exigem verificação. e) Acompanhamento Retroativo dos Procedimentos de Escrituração. A fim de descobrir qualquer erro que possa ter sido cometido nos procedimentos de escrituração, tais como na transcrição dos livros de registros original para o Razão, ou levantamento de balancetes, é necessário que o auditor repita esse procedimento específico. f) Investigação Minuciosa. Investigação minuciosamente significa examinar em profundidade, ponto por ponto. Em auditoria isto se refere ao estudo detalhado de uma conta, de um livro de registro original, ou qualquer outro registro ou resumo de informações. g) Inquérito. As respostas a diversas perguntas relacionadas podem fornecer prova muito satisfatória se forem todas razoáveis e satisfatórias. h) Exame de Registros Auxiliares. Na maioria dos casos, o exame dos registros auxiliares será apoiado por algumas outras verificações que servirão para justificá-lo. 13 i) Correlação com as Informações Examinadas. Dentro do sistema contábil das partidas dobradas, há uma grande tendência para os itens se relacionarem uns com os outros. j) Observação. A observação é, talvez, a mais generalizada de todas as técnicas básicas de auditorias. Ela não se aplica à verificação específica de problemas, da forma que o fazem a confirmação ou a conferência de cálculos, sendo, ao contrário, de alguma utilidade em quase todas as fases do exame e não devendo jamais ser omitida. 3 PAPEIS DE TRABALHO Fonte: portaldeauditoria.com.br O auditor tem o dever de documentar, através de papéis de trabalho, todos os elementos significativos dos exames e verificações realizadas durante seu trabalho de auditoria. Pode-se afirmar que os papéis de trabalho são o conjunto de materiais que contêmas informações e apontamentos utilizados pelo auditor durante o exame. Além de poder conter provas e descrições das provas que constituem os fundamentos da sua avaliação e parecer. 14 Os papéis de trabalho permitem ao auditor documentar os elementos significativos dos exames realizados, evidenciando o fato de que a auditoria realizada tenha sido executada de acordo com as normas cabíveis. Os papéis de trabalho, mesmo que em sua elaboração tenham sido usados documentos originais da empresa, eles são de propriedades do auditor e ele se torna responsável por esses relatórios emitidos por ele. Segundo a Norma Brasileira de Contabilidade T 11.3 que trata dos papéis de trabalho e documentação da auditoria, aprovada pela Resolução do Conselho Federal de Contabilidade nº 1.024/05: Os papéis de trabalho destinam-se a: a) ajudar, pela análise dos documentos de auditorias anteriores ou pelos coligidos quando da contratação de uma primeira auditoria, no planejamento e na execução da auditoria; b) facilitar a revisão do trabalho de auditoria; e c) registrar as evidências do trabalho executado, para fundamentar o parecer do auditor independente. (NBC) Temos ainda como finalidade dos papéis de trabalho Fornecer um registro escrito permanente do trabalho efetuado; Fornecer informações importantes com relação ao planejamento contábil, financeiro e fiscal; Ser apresentados, mediante solicitação, como evidência que fundamente o parecer; Por papéis de trabalho entende-se, portanto, o conjunto de formulários e documentos que contêm as informações e os apontamentos coligidos pelo auditor no decurso do exame, as provas por ele realizadas e, em muitos casos, a descrição dessas provas, que constituem o testemunho do trabalho executado e o fundamento. Os papéis de trabalho permitem ao auditor documentar os elementos significativos dos exames realizados que evidenciam o fato de a auditoria realizada ter sido executada de acordo com as normas cabíveis. O auditor deve conseguir provas e evidências em seus papéis de trabalho que alicercem a sua opinião sobre os relatórios financeiros em exame. Neles estão presentes comentários, explicações, balancetes, programas de auditoria, cálculos, rascunhos de demonstrações contábeis, dentre outros materiais escritos que o auditor julgar necessário 15 para auxiliar no planejamento e execução da auditoria. Conforme a Resolução CFC nº 1024/2005 que aprovou a NBC T 11.3, que trata de Papéis de Trabalho e Documentação da Auditoria, os papéis de trabalho integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria, por intermédio de informações em papel, meios eletrônicos ou outros que assegurem o objetivo desejado. Os papéis de trabalho devem ser concisos, objetivos, limpos, claros, elaborados de forma lógica e completos. Devem dispensar explicações complementares de quem os elaborou e demonstrar em qual ponto o auditor quer chegar. Os papéis de trabalho devem obedecer às normas de auditoria geralmente adotadas, incluir todos os dados e informações pertinentes, conter os elementos necessários para amparar o que for mencionado no parecer e nos relatórios e devem permitir a sua fácil identificação. Os papéis de trabalho são geralmente padronizados para facilitar seu uso. As células mestras detalham as contas do razão por área do balanço ou da conta sintética examinada. Essas células mestras são comprovadas pelas células detalhadas que demonstram todo o trabalho efetuado e a compilação de sua evidência. Exemplos dessas células detalhadas são os programas, as células-suporte, os testes e os mapas. 3.1 Preparação Os papéis de trabalho basicamente vão fundamentar e servir como elemento comprobatório do trabalho da auditoria. Constituem a documentação preparada pelo auditor ou fornecida a este na execução do seu trabalho. Por intermédio de informações em papel e meios eletrônicos integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria. Em suma, papéis de trabalho incluem todas as evidências obtidas pelo auditor para: mostrar o trabalho feito, os métodos e procedimentos seguidos e as conclusões a que se chegou. Servem ainda como modelo para auditorias subsequentes, permitindo o aperfeiçoamento das técnicas aplicadas. O papel de trabalho reflete toda a técnica e a aptidão profissional do auditor, nunca esquecendo de utilizar as normas frequentes de auditoria e também que os papéis elaborados sejam úteis. Os papéis de trabalho devem ser completos e conter todas as informações significativas dos registros. Ou seja, todos os papéis que deram suporte para o seu parecer 16 devem estar completos, pois nenhuma declaração do mesmo deve ser feita sem a devida prova. É o papel de trabalho terá essas provas. Vale lembrar que papel de trabalho não se restringe a dados ou objetivos, como notas fiscais. Neles devem conter qualquer dado de qualquer natureza utilizada pelo auditor, por exemplo, se ele teve um motivo para desconfiar dos dados do controle interno, este deve estar devidamente explicado. Sem falar que os comentários e explicações mais tarde podem fazer parte do relatório. Os papéis de trabalho devem ser completos, para conseguir tal característica todos os esforços devem ser feitos. É importante fixar que os dados quantitativos devem estar junto com explicações e todas as opiniões que foram utilizadas no decorrer do processo de auditoria. 3.2 Tipos de papéis de trabalho Em uma mesma auditoria podem existir vários tipos de papéis de trabalho. Os papéis possuem várias formas e modelos, pois existem várias maneiras de se obter informações durante a elaboração de um parecer de um auditor. Mesmo havendo uma grande variedade de papéis de trabalho, existem alguns que são imprescindíveis na realização de uma auditoria satisfatória. Entre os principais estão: Análise de Contas Lançamentos de acertos Conciliações Balancetes Pontos para Recomendações Programa de auditoria Existem vários outros tipos de papéis de trabalho, mas deve se lembrar que cada caso irá exigir uma atenção diferente das pessoas que realizam a auditoria, podendo exigir que o auditor encontre ou desenvolva mais ou menos papéis de trabalho. Além de já existir uma grande quantidade de tipos de papéis de trabalho, a cada dia surgem novos problemas e novas instituições para serem auditadas. Devido a isso, os auditores sempre enfrentam novos problemas, surgindo a necessidade de criação de vários outros tipos de papéis de trabalho para atender a precisão da elaboração de seu parecer. 17 3.3 Formas de Auditoria Os serviços de auditoria variam de acordo com a extensão do trabalho, a profundidade dos exames, a sua natureza, os fins a que se destina, e as relações entre o auditor e a empresa auditada. De acordo com a Extensão do Trabalho A extensão do trabalho refere-se à abrangência do exame e está muito ligada com fins a que se destina. Nesse sentido duas são subdivisões: a) Auditoria Geral b) Auditoria Parcial ou Específica De acordo com a Profundidade dos exames A profundidade refere-se à aplicação dos procedimentos de verificação no todo ou em parte dos elementos objetivos de exame, determinados pelo tempo disponível e pelo grau de confiança do auditor no controle interno da entidade. Contém as seguintes subdivisões: a) Revisão Integral b) Auditoria Por Testes (amostragem) c) Revisão Analítica De acordo com a Sua Natureza A natureza dos serviços de auditoria está ligada à sua duração e é dividida em: a) Auditoria Permanente b) Auditoria Eventual ou Especial De acordo com os fins a que se destina Diversos são os objetivos ou as finalidades dos serviços de auditoria. Os principais são: a) Auditoria para acautelar interesses de acionistas e investidores. b) Auditoria para controle administrativo. c) Auditoria para apurar erros e fraudes.18 d) Auditoria para apurar o valor real do patrimônio. e) Auditoria para concessão de crédito. f) Auditoria para cumprimentos de obrigações fiscais. g) Auditoria para confirmar a exatidão das demonstrações contábeis. 4 PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA CONTAS DO ATIVO Fonte: cowrks.com Para a aplicação dos programas de auditoria para as contas do ativo alguns objetivos devem ser atingidos, como: Determinar se foram respeitados os princípios fundamentais de contabilidade; Determinar se as classificações nas demonstrações contábeis foram feitas corretamente e se as informações complementares foram expostas em notas explicativas; Assegurar de que todos os itens contabilizados realmente existem e de que não foi deixado de ser contabilizado nenhum item; Assegurar-se de que as contas a receber são autenticas e se tem origens legais; Apurar se os valores expressos são precisos e corretamente valorizados; Assegurar a existência física dos estoques e a propriedade dos mesmos; 19 O trabalho de auditoria tem que ser planejado de modo que seja feito em diversas tarefas individuais que, uma vez concluídas, se enquadrem na estrutura de um exame abrangente das demonstrações. A organização de um trabalho deve levar em conta o relacionamento existente entre os diversos aspectos operacionais de determinada empresa, vejamos alguns exemplos: A auditoria dos estoques pode ser concatenada com a de compras, contas a pagar e custo de mercadorias vendidas; O exame de contas a receber, muitas vezes, se faz em coordenação com a auditoria de vendas e recebimentos de Caixa e Bancos; A auditoria do capital deve ser feita juntamente com a dos dividendos. Integridade: Este objetivo tem como função a verificação de operações existentes e não registradas. Alguns procedimentos substantivos para cobrir este objetivo de auditoria são a Indagação e Observação e o Teste de Voucher. O Teste de Voucher: O teste de voucher tem como objetivos básicos: a) Verificar a existência da documentação suporte dos lançamentos contábeis, bem como a correta contabilização quanto a entidade, competência e precisão; b) Verificar a devida aprovação para os pagamentos das despesas, bem como a adequação da política de reembolsos e despesas da instituição; c) Verificar que o pagamento da despesa foi efetuado pela entidade. Existência: Verificar se houveram operações registradas e não existentes. Os procedimentos substantivos utilizados para cobrir este objetivo são a circularização, a Inspeção e o teste de Voucher. Propriedade: Operações registradas e não pertencentes à entidade. Procedimentos: Circularização, Inspeção e Voucher. Precisão: Operações registradas com dados errados. Procedimentos: Recálculo, Circularizações e Voucher. Valorização: Operações calculadas erroneamente. Procedimentos: Testes de Recálculo. 20 Apresentação: Informações imprecisas nas Demonstrações Financeiras. Procedimentos: Revisão analítica Revisão Analítica: O teste de revisão analítica tem como objetivo analisar a movimentação do saldo da conta, bem como as oscilações no período. As variações significativas entre um mês e outro devem ser analisadas, explicadas e formalizadas em nossos papéis de trabalho. As diferenças de apropriação mensal em resultados devem ser analisadas, e explicadas e formalizadas nos papéis de trabalho. 5 PROGRAMAS DE AUDITORIA PARA AS CONTAS DO PASSIVO A auditoria do passivo tem a finalidade de determinar se foram utilizados os princípios de contabilidade geralmente aceitos, em base uniforme, determinar a existência de ativos dados em garantia ou vinculações aos passivos, determinar se estão corretamente classificados nas demonstrações financeiros e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas. Os procedimentos de auditoria a serem utilizados a serem utilizados pelo auditor para a obtenção dos objetivos são dependentes da avaliação do controle interno e da materialidade envolvida. Segue alguns procedimentos que são utilizados para a auditorias em empresas. Os mais comuns são Exame Físico. Confirmação, Documentos Originais, Cálculo, Escrituração, Registro Auxiliares, Correlação, Observação. O exame de auditoria na área do passivo tem por finalidade atingir os objetivos previamente determinados. Dessa forma, programa de auditoria deve ser desenhado com o intuito de evitar trabalhos desnecessários ou que não atendam aos objetivos definidos. Uma vez definido o programa de auditoria deve ser desenhado com intuito de evitar possíveis trabalhos desnecessários ou deixar de realizar trabalhos não programados. A seleção e a data da aplicação dos procedimentos de auditoria devem ser definidas visando à efetividade do controle interno é à materialidade envolvida. Depois dos controles definidos os exames de auditoria podem ser realizados em data intermediária á do encerramento bastando para isto que o auditor execute procedimentos alternativos que atestem o valor do encerramento caso isso não aconteça a preferência deve recair para a data de encerramento. Pedido de confirmação. O pedido de confirmação empregado usualmente é o da forma positiva branca que traz maiores subsídios quanto á existências de passivos não registrados. 21 Com respeito a confirmação o auditor deve carrear todos os esforços para obtenção de uma resposta utilizando o primeiro pedido de confirmação, o segundo pedido de confirmação ou confirmação pessoal junto ao credor. Com relação as respostas recebidas, o auditor deve estar atento quaisquer informações opostas nas confirmações pelos credores. Estas informações denominadas como gratuitas devem ser minuciosamente examinadas, pois podem revelar a existência de desvios, apropriações indébitas, contas a pagar irreais ou incorreções. 6 TIPOS DE AUDITORIA Fonte: blogdaqualidade.com.br Nos últimos anos, tem sido muito comum encontrar-se tanto na literatura técnica, como nos debates, seminários, congressos e outros eventos acadêmicos, uma vasta enumeração de tipos de auditoria. Esse fato decorre da não-existência de uma classificação uniforme, que seja aceita por todos, para a atividade auditorial. Contudo, sem pretender esgotar a matéria, adotar-se-á, neste trabalho, a seguinte classificação por conveniência didática: Quanto ao Campo de atuação: Governamental Privada 22 Quanto à Forma de realização: Interna Externa Quanto ao objetivo dos trabalhos: Contábil ou Financeira Operacional Integrada 6.1 Auditoria Interna A administração da empresa, com a expansão dos negócios sentiu a necessidade de dar maior ênfase às normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato de que o administrador, ou em alguns casos, proprietário da empresa, não poderia supervisionar pessoalmente todas as atividades. Entretanto, de nada valia a implantação desses procedimentos internos sem que houvesse o acompanhamento, no sentido de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa. Adicionalmente, o auditor externo ou independente, além de sua opinião ou parecer sobre as demonstrações contábeis, passou a emitir um relatório comentário, no qual apresentava sugestões para solucionar os problemas da empresa, que chegaram ao seu conhecimento no curso normal de seu trabalho de auditoria. Entretanto o auditor externo passava um período muito curto na empresa e seu trabalho estava totalmente direcionado para o exame das demonstrações contábeis. Para atender a administração da empresa, seria necessária uma auditoria mais periódica, com maior grau de profundidade e visando também às outras áreas não relacionadas com contabilidade (sistema de controle de qualidade, administração de pessoal etc.). Portanto, surgiu o auditor interno como uma ramificação da profissão de auditor externo e, consequentemente, do contador. O auditorinterno é um empregado da empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado aqueles cujo o trabalho ele examina. Além disso, o auditor interno não deve desenvolver atividades que ele possa vir um dia examinar, como por exemplo, elaborar lançamentos contábeis), para não interferir em sua independência. 23 A auditoria interna é a auditoria realizada por profissionais empregados da própria entidade auditada, portanto, parcialmente independente, e que, além das informações contábeis e financeiras, se preocupa também com os aspectos operacionais. Normalmente, a auditoria interna se reporta à presidência da organização, funcionando como um órgão de assessoramento. Atividade independente de avaliação de uma organização, mediante a revisão de sua contabilidade, finanças e outras operações que servem de base a administração da empresa. Também se pode dizer que é um controle gerencial que funciona medindo e avaliando a eficácia de outros controles. Nieva apud Guzmán (19.p. 37) A Auditoria Interna é a revisão e avaliação, sistemática e independente de todas as operações, incluindo as atividades administrativas, com a finalidade de informar a administração sobre a eficiência, eficácia e economia das práticas internas de gestão e dos controles. O CFC, através da Resolução n. º 986/03, apresentou o seguinte conceito: A Auditoria Interna compreende os exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações, metodologicamente estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e de controles internos integrados ao ambiente e de gerenciamento de riscos, com vistas a assistir à administração da entidade no cumprimento de seus objetivos. A atividade de Auditoria Interna está estruturada em procedimentos, com enfoque técnico, objetivo sistemático e disciplinado, e tem por finalidade agregar valor ao resultado da organização, apresentando subsídios para o aperfeiçoamento dos processos, da gestão e dos controles internos, por meio da recomendação de soluções para as não- conformidades apontadas nos relatórios. É oportuno salientar que a auditoria interna não se limita somente aos aspectos contábeis de uma organização, logo deve ser realizada, preferencialmente, por uma equipe multi e interdisciplinar. 6.2 O papel e a importância da Auditoria Interna Com o crescimento das organizações, a administração não poderia supervisionar pessoalmente todas as etapas das diversas atividades do seu negócio. Sentiu-se então necessidade de dar mais atenção às normas e procedimentos internos. 24 O auditor externo ao emitir a sua opinião sobre as demonstrações financeiras, apresentava sugestões para solucionar problemas detectados na empresa durante o seu trabalho de auditoria e como passava pouco tempo nas suas visitas à empresa, e, por isso, teve-se necessidade de ter um auditor mais permanente que pudesse atender às necessidades da administração e executar a sua atividade com maior grau de profundidade e conhecendo melhor todas as atividades desenvolvidas na empresa. Nesse contexto, surgiu a auditoria interna que iria auxiliar a administração. Esta última não deve desenvolver atividades que possam vir a interferir na sua independência. A importância que a auditoria interna tem nas suas atividades de trabalho serve para a administração, como meio de identificação de que todos os procedimentos internos e políticas definidas pela companhia, os sistemas contabilísticos e de controles internos estão sendo efetivamente seguidos, e todas as transações realizadas estão refletidas contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos. A necessidade de a administração ter alguém que lhes afirme que os controles e as rotinas de trabalho estão sendo habilmente executados e que os dados da contabilidade, com efetividade, merecem confiança, pois espelham a realidade económica e financeira da empresa, levou com que aparecesse a auditoria interna. À avaliação e à execução dos objetivos e das políticas estabelecidas e ao cumprimento das disposições legais e demais normativos existentes: À necessidade de alterar normativos, critérios, processos e procedimentos; À adequação e eficácia dos meios e dos processos; À adequação e eficácia dos sistemas de controle interno e de gestão. Em relação à importância da auditoria interna - serve para a administração verificar de que todos os procedimentos de controle interno estão sendo efetivamente seguidos, e todas as transações realizadas estão refletidas de acordo com os critérios previamente definidos. 6.3 Objetivos da Auditoria Interna A Auditoria Interna tem como objetivo principal prestar ajuda à Administração, possibilitando-lhe o conhecimento da forma como desenvolve suas atividades, oferecendo 25 condições para um desempenho adequado de suas obrigações, proporcionando análise, apreciações, recomendações e comentários objetivos e/ou convenientes acerca das atividades investigadas. Os objetivos da Auditoria Interna são os seguintes: Verificar se as normas internas estão sendo seguidas; Verificar a necessidade de aprimorar as normas internas vigentes; Verificar a necessidade de novas normas internas; Efetuar Auditoria das diversas áreas das demonstrações contábeis e em áreas operacionais. O auditor interno deve seguir as normas de Auditoria, mesmo sendo empregado da empresa o auditor não deve deixar que administração interfira na execução das suas funções, permitindo o exame de todos os atos por ela praticados. O auditor interno pode prever o exame de alguns fatos contábeis, antes deles ser registrado, no sentido de assegurar sua legitimidade e evitar correções futuras. São as seguintes as responsabilidades do auditor interno: Observar com maior rigor do que qualquer outro empregado, os regulamentos internos da empresa; Manter alto padrão de comportamento moral e funcional; Ser discreto, não se utilizando de fatos apurados para proveito próprio; Reportar eventuais sugestões sobre possíveis melhorias de sistemas de controle ou trabalho; Só reportar fato que possam ser comprovados por documentos verificados e que não possam ser contestados; Manter sempre presente perante os setores que audita não tem função de espião ou fiscal, mas sim de empregado categorizado, que tem funções definidas dentro da organização. A Auditoria Interna conhecida também como Auditoria Operacional realiza o exame dos controles internos e avalia a eficiência e eficácia da gestão, promove melhorias nos 26 controles operacionais e na gestão de recursos. A Auditoria faz recomendações nesses controles para atingir a eficiência administrativa. É preciso aumentar a eficácia gerencial por meio de recomendações compatíveis, aplicáveis e inovadoras, aumentar a eficácia e eficiência do processo auditorial e trazer benefícios efetivos para entidade auditada. Crepaldi (2009, p.40) O objetivo da Auditoria Interna é beneficiar a empresa com um melhor controle de seu patrimônio, procurando reduzir a ineficiência, negligência, incapacidade etc. Com essa ferramenta de controle administrativo a empresa se beneficiara dos diagnósticos, quanto à obediência as normas e procedimentos internos, possíveis áreas de risco, possibilitando a administração tomar as decisões necessárias. Portanto essa ferramenta tão preciosa auditoria interna proporciona maior segurança ao funcionamento correto das operações. O objetivo primordial da Auditoria Interna é o de auxiliar a empresa e todos os níveis de gestão no cumprimento das suas responsabilidades em promover sistemas de controle adequados, visando a melhoria da performance e do desenvolvimento sustentável da empresa. Em resumo, com base nos levantamentos efetuados atrás podemos concluir que osobjetivos da auditoria interna são: Articular com a auditoria externa para evitar a duplicação dos esforços. Investigar a observância dos regulamentos. Auxiliar os gestores operacionais na identificação de melhoria de resultados. Comunicar técnicas e procedimentos de controle a todas as unidades e participadas do grupo. Desenvolver um repositório de talento empresarial para o grupo. 6.4 Função da Auditoria Interna A auditoria interna assume particular importância por observância às seguintes funções: Concepção e acompanhamento do sistema de controle interno; Avaliação das performances de gestão; Análise de investimentos; Avaliações de mercado; Organização de planos estratégicos e provisionais e avaliação de desvios; 27 Outras análises e estudos econômico-financeiros; Auditorias externas. Refere que a Auditoria Interna é uma função independente de avaliação, criada no seio da organização. As funções de Auditoria Interna estão sujeitas à orientação das políticas estabelecidas pela Direção. O propósito, autoridade e responsabilidade do departamento de Auditoria Interna deveriam ser definidos num documento formal, escrito e aprovado pela Direção. Este documento deve clarificar os propósitos do departamento de Auditoria Interna, especificar o alcance ilimitado do seu trabalho e declarar que os auditores não têm autoridade ou responsabilidade pelas atividades que examinam. 6.5 Âmbito e Procedimentos da Auditoria Interna A Auditoria Interna é uma atividade existente dentro da organização que presta serviço à administração e faz avaliação independente. Constitui um instrumento de controle que funciona a partir de exame e avaliação da adequada eficácia dos outros controles. A atuação da auditoria interna é abrangente dentro da organização. Podemos encontrar entre outros âmbitos os seguintes: Os sistemas de controle englobam planos da organização, promovem a execução dos objetivos contabilísticos e financeiros, métodos de avaliação com o intuito de proteger os seus ativos; Verificar se as informações contabilísticas, financeiras, administrativas e operacionais são fidedignas; Estimular sempre a utilização das normas e diretrizes da administração e fomentar a eficiência e a eficácia das operações; O fato de a Auditoria Interna ter como função básica verificar se o sistema de controle interno é eficaz tal não isenta os responsáveis de cada setor de zelarem pela existência dum controle interno eficiente na sua área de atuação. O âmbito da auditoria interna é muito mais amplo e variável do que da auditoria externa, visto que abrange todas as atividades, áreas e funções das organizações. 28 Na verdade, com a revisão, análise e aplicação do sistema de controle interno em todas as áreas da organização, o âmbito da Auditoria Interna tem vindo a desenvolver-se de uma forma transversal e com a intensidade que requer por causa do risco inerente a cada processo da organização. A ação da Auditoria Interna é abrangente, o que implica a liberdade aos profissionais da área para realizar todo o seu trabalho e investigar aspectos das atividades da entidade, podendo pedir esclarecimentos ao pessoal envolvido, a qualquer nível, e pode consultar toda a documentação e registos que achar relevantes para emitir a sua opinião sobre o controle subjacente. Sendo assim, os auditores internos têm como limitações somente os impedimentos legais ou éticos e os que possam derivar das suas competências e dos recursos adequados disponíveis para a realização do seu trabalho. 6.6 Procedimentos de Auditoria Interna Os procedimentos da Auditoria Interna estabelecem exames e investigações, feitos através de testes de conformidade e testes substantivos, que servem para o auditor interno obter provas suficientes para encaminhar as suas conclusões e recomendações à administração. Os testes de conformidade têm por objetivo verificar se os controles internos estabelecidos pela administração estão a ser colocados em prática, ou seja, se estão a funcionar e a ser cumpridas pelos funcionários da entidade. Visam a obtenção de evidências e a validade dos dados fornecidos pelos sistemas de informação da entidade. Os testes de conformidade estão diretamente relacionados com a observância e efetividade dos procedimentos de controle interno contabilístico. Para a aplicação do teste de conformidade deve-se ter em conta os seguintes procedimentos: Inspeção: verificar todos os registos, documentos e ativos tangíveis da entidade; Observação: acompanhar os processos ou procedimentos na sua execução; Confirmação: obter informações através de pessoas físicas ou jurídicas que conheçam as transações e operações, da entidade em todos os níveis. 29 O posicionamento da Auditoria Interna dentro da Organização deve estar ao mais alto nível da organização para permitir-lhe realizar as suas atividades de forma independente e com abrangência. O auditor deve ter a máxima independência para dar mais credibilidade às suas tarefas. Deve executar a sua função de controlar todas as áreas da organização, e verificar a eficiência e eficácia de todas essas áreas que compõem a organização. Assim, se tiver algum vínculo a uma área o tal componente de independência do auditor para poder cumprir, a sua planificação dos exames e verificações a todos os órgãos, departamentos da organização - poderá afetar a credibilidade do seu trabalho. Consequentemente, se esse vínculo for com o Conselho de Administração terá maior aceitação da auditoria interna como um instrumento de controle para a empresa. Para que a função de Auditoria Interna encontre ressonância na organização, é preciso que esteja firmemente escorada, de um lado, na aceitação dos administradores e, por outro lado, pela execução de um serviço contínuo e imaginativo que possa fornecer à administração. A estrutura e o funcionamento de um serviço de auditoria dependem de múltiplos aspectos, tais como a sua natureza e o seu enquadramento, os seus objetivos e a sua dimensão. A estrutura organizativa de um serviço de Auditoria Interna também depende de vários fatores, designadamente: Do setor de atividade e da organização, dimensão e dispersão geográfica, do estilo de gestão e da cultura da unidade económica; Dos objetivos, âmbito de atuação, atribuições e dimensão do próprio serviço de auditoria. Ainda que para que um serviço de Auditoria Interna possa otimizar as suas potencialidades como um efetivo e poderoso instrumento ao serviço da gestão, entende-se como desejável que exista um relacionamento direto e privilegiado com a administração e que ele esteja de alguma forma como que “acima” dos outros serviços que lhe compete auditar e com os quais deve cooperar, o que tem a vantagem de evitar constrangimentos e de contribuir para uma maior independência na idealização e execução dos trabalhos, nas análises e avaliações que tenha de efetuar e na apresentação de recomendações, sugestões e propostas de melhoria. 30 É responsabilidade da Direção decidir se a entidade necessita da implantação dos serviços de Auditoria Interna, assim como estabelecer o marco organizacional, onde a dita função levará a cabo as suas atribuições. No relatório das responsabilidades do auditor interno devem ser definidas, num documento formal, aprovado pela Direção, tanto o objetivo como a autoridade e responsabilidade do departamento de Auditoria Interna. A função do auditor exige ter acesso a todos os registos da entidade e a todas as pessoas responsáveis da área que está a ser auditada, mantendo o respeito e a mais absoluta confidencialidade nos temas tratados. O auditor interno não pode nem deve ter responsabilidade direta nem autoridade sobre as atividades objeto de exame. Isto significa que a Auditoria, de maneira nenhuma, revela a outra pessoa as responsabilidadesque lhe tenham sido atribuídas. O nível hierárquico do departamento de Auditoria Interna, dentro da entidade, deve ser tal que permita o cumprimento das suas responsabilidades. O departamento de Auditoria Interna deve depender do órgão de gestão posicionado ao mais alto nível, com autoridade suficiente dentro da empresa. O auditor interno tem de ter a sua autonomia e credibilidade para revisar e avaliar as políticas, procedimentos, planos, normas, regulamentos, operações etc., de modo que possa contar com a confiança e apoio dos auditados e da administração. A independência total e completa é impalpável, uma vez que implica em liberdade de toda e qualquer dependência, incluindo a dependência financeira. Consequentemente, a auditoria interna, sendo parte da empresa e recebendo suporte desta, necessita abrir mão de alguma independência. A meta do auditor, por conseguinte, é achar o maior grau de independência dentro das limitações existentes no seu mundo real, independência esta que o protegerá de assumir compromissos em detrimento dos objetivos da auditoria. Sendo a auditoria interna uma atividade profissional e tendo como objetivo fazer julgamentos profissionais, ela necessita do mais alto grau de imparcialidade, integridade e objetividade, os quais se atrofiam na ausência de independência prática 31 7 AUDITORIA EXTERNA Fonte: santanderpyme.com A auditoria independente é uma atividade que, utilizando-se de procedimentos técnicos específicos, tem a finalidade de atestar a adequação de um ato ou fato com o fim de imprimir-lhe características de confiabilidade. A auditoria externa ou auditoria independente surgiu como parte da evolução do sistema capitalista. No início, as empresas eram fechadas e pertenciam a grupos de familiares. Com a expansão do mercado e o acirramento da concorrência, houve a necessidade de a empresa ampliar suas instalações fabris e administrativas, investir no desenvolvimento tecnológico e aprimorando os controles e procedimentos internos em geral, principalmente visando à redução de custos, portanto, tornando mais competitivos seus produtos no mercado. Entretanto, para processar todas essas mudanças seria necessário um volume de recursos impossível de ser obtido por meio das operações lucrativas da empresa ou patrimônio de seus proprietários. Por conseguinte, a empresa teve de captar esses recursos junto a terceiros, principalmente mediante a empréstimos bancários a longo prazo, e abrindo seu capital social para novos acionistas. No entanto, esses futuros investidores precisavam conhecer a posição patrimonial e financeira da empresa, a capacidade de gerar lucros e como estava sendo efetuada a 32 administração financeira dos recursos na empresa. Essa necessidade de informação era para que o investidor pudesse avaliar a segurança, a liquidez e a rentabilidade de seu futuro investimento. A melhor forma de o investidor obter essas informações era, por meio das demonstrações contábeis da empresa. Como consequência, as demonstrações contábeis passaram a ter importância muito grande para os futuros aplicadores de recursos. Como medida de segurança contra a possibilidade de manipulação de informações, os futuros investidores passaram a exigir que essas demonstrações fossem examinadas por um profissional independente da empresa e de reconhecida capacidade técnica. Esse profissional, que examina as demonstrações contábeis da empresa e emite sua opinião sobre estas, é o auditor externo ou auditor independente. É importante citar que, apesar de ser muito divulgada, não existe uma definição consensual do que vem a ser auditoria externa. Em um sentido amplo, pode-se dizer que é a auditoria sobre a área financeira e outras, realizada por profissionais independentes. Ela também pode ser conceituada como sendo a auditoria realizada por profissionais qualificados e externos à empresa auditada, ou seja, que não são empregados da administração, normalmente sob a forma de firmas de auditoria, com o objetivo precípuo de emitir uma opinião independente, com base em normas técnicas, sobre adequação ou não das demonstrações contábeis, assim como, em certos casos, um relatório sobre a regularidade das operações e/ou sobre o resultado da gestão financeira e administrativa. Também conceituada como auditoria independente, é a auditoria realizada por especialistas contratados pela organização fiscalizada, ou por imposição normativa. Normalmente, os auditores externos realizam contábil, que segundo o CFC, representa o conjunto de procedimentos técnicos que têm por objetivo a emissão de parecer sobre a adequação das demonstrações contábeis, conforme os Princípios Fundamentais de Contabilidade, as Normas Brasileiras de Contabilidade e a legislação específica, no que for pertinente No Brasil, a prática da Auditoria Externa está regulamentada pelo CFC, pela Comissão de Valores Mobiliários – CVM e pelo Banco Central do Brasil – BACEN. Consoante o art. 177 da Lei n. º 6.404/76, as demonstrações financeiras das companhias abertas devem observar as normas expedidas pela Comissão de Valores Mobiliários e são 33 obrigatoriamente auditadas por auditores independentes ou externos registrados na mesma Comissão. 7.1 Função da Auditoria Externa O auditor externo ao executar o seu trabalho deve abranger todas as áreas da empresa em determinado período e deve promover a redução dos custos, tempo e esforços. Por meio das recomendações inovadoras deve aumentar a eficácia e trazer benefícios à entidade. Sendo assim, é necessário que o auditor planeje a auditoria de forma que seja executada eficazmente; direcione o seu esforço de auditoria para áreas em que os riscos de distorção material devido a erro ou fraude sejam mais elevados, direcionando, portanto, um esforço menor para outras áreas; e use testes e outros meios para examinar as populações quanto a distorções. De acordo com a ISA1 240, o auditor deve avaliar se os procedimentos analíticos executados próximos do final da auditoria, para formar uma conclusão global sobre se as demonstrações financeiras são consistentes com o conhecimento que o auditor tem da entidade, indiciam um risco de distorção material devido a fraude anteriormente não reconhecido. A ISA 250 refere que o auditor é responsável por obter garantia razoável de fiabilidade de que as demonstrações financeiras, no seu todo, estão isentas de distorção material causada por fraude ou por erro. Segundo a ISA 200 os objetivos do auditor são: a) Obter prova de auditoria suficiente e apropriada quanto ao cumprimento das disposições de leis e regulamentos geralmente reconhecidos como tendo um efeito direto na determinação de quantias e divulgações materiais das demonstrações financeiras; b) Executar procedimentos de auditoria específicos para ajudar a identificar casos de incumprimento de leis e regulamentos que possam ter um efeito material nas demonstrações financeiras; e c) Responder de forma apropriada a casos de incumprimento ou suspeita de incumprimento de leis e regulamentos identificados durante a auditoria. 1 ISA - Normas Internacionais De Auditoria: 34 De acordo com a ISA 260 o auditor deve comunicar aos encarregados da governação as responsabilidades que lhe incubem em relação à auditoria de demonstrações financeiras, nomeadamente: a) O auditor é responsável por formar e expressar uma opinião sobre as demonstrações financeiras preparadas pela gerência com a supervisão dos encarregados da governação; e b) A auditoria de demonstrações financeiras não liberta a gerência ou os encarregados da governação das suas responsabilidades. 7.2 Objetivo da auditoria externa O auditor externo ao fazer uma auditoria das demonstrações financeiras tem como objetivo geral expressar uma opinião sobre se as demonstraçõesfinanceiras estão razoavelmente apresentadas de acordo com os princípios da contabilidade geralmente aceites. A auditoria financeira tem como objetivo a expressão de uma opinião sobre estas por parte de um profissional competente e independente. O público em geral entenda que o principal objetivo do trabalho dos auditores seja o de descobrir fraudes quando na realidade a principal responsabilidade pela prevenção e detecção das mesmas compete não só às pessoas a quem incumbe a governação das empresas como também à gestão. De fato, os auditores não podem obter segurança absoluta, de que no decurso da auditoria sejam detectadas distorções materiais nas demonstrações financeiras devido a fatores tais como a utilização de julgamento e de testes, as limitações inerentes do controle interno e o fato de que muitas das provas que lhes são apresentadas serem de natureza persuasiva e não de natureza conclusiva. A auditoria externa não é realizada para detectar fraudes ou erros. Naturalmente, no decorrer da auditoria, o auditor pode encontrar fraudes ou erros, mas não é este o seu objetivo. Seu objetivo é emitir um parecer sobre as demonstrações financeiras da entidade auditada. De acordo com a ISA 200 do IFAC, a finalidade de uma auditoria é aumentar o grau de confiança dos destinatários das demonstrações financeiras. Isto é conseguido pela expressão de uma opinião do auditor sobre se as demonstrações financeiras estão 35 preparadas, em todos os aspetos materiais, de acordo com um referencial de relato financeiro aplicável. Na maioria dos referenciais com finalidade geral, essa opinião incide sobre se as demonstrações financeiras estão apresentadas de forma apropriada, em todos os aspetos materiais, ou dão uma imagem verdadeira e apropriada de acordo com o referencial. A mesma ISA refere que ao realizar uma auditoria de demonstrações financeiras, os objetivos globais do auditor são: a) Obter uma segurança razoável sobre se as demonstrações financeiras como um todo estão isentas de distorções materiais, seja devido a fraude ou a erro, permitindo-lhe, portanto, expressar uma opinião sobre se as demonstrações financeiras estão preparadas em todos os aspetos materiais, de acordo com uma estrutura conceptual de relato financeiro aplicável; e b) Relatar sobre as demonstrações financeiras, e comunicar conforme exigido pelas ISA, de acordo com as suas constatações. O principal objetivo da auditoria é concluir sobre as demonstrações financeiras apresentam de forma verdadeira e apropriada a situação financeira e os resultados das operações de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites. Podemos concluir que os objetivos fundamentais são: Dar credibilidade às demonstrações financeiras junto dos seus utentes/utilizadores; Conhecer os pontos fracos existentes ao nível do controle interno das empresas ou entidades auditadas; Exercer ação pedagógica e de controle sobre a estrutura; Concluir as demonstrações financeiras apresentam de forma verdadeira e apropriada (“a true and fair view”) a posição financeira da empresa ou entidade bem como os resultados das suas operações e os seus fluxos de caixa, de acordo com os princípios contabilísticos geralmente aceites. 7.3 Âmbito de trabalho da Auditoria Externa Os trabalhos da auditoria externa incidem, por regra ou fundamentalmente, sobre as áreas contabilístico-financeiras, pelo que este tipo de trabalho é muitas vezes designado por auditoria financeira. 36 Neste contexto, os auditores externos planejam e executam os seus trabalhos de forma a obter uma garantia razoável de que as demonstrações financeiras por si analisadas não contêm distorções materialmente relevantes. Dito de outra forma, realizam o seu trabalho por forma a poder exprimir uma opinião sobre se os documentos de prestação de contas apresentam, ou não, de forma verdadeira e apropriada, a situação financeira da empresa, e os resultados das suas operações, relativamente à data e ao período a que os mesmos se referem. Com este objetivo, e com base em amostragens, verificam o suporte dos registos contabilísticos e da informação nelas divulgada e, nalguns casos, avaliam também da adequação das políticas e orientações contabilísticas seguidas. De qualquer forma, porém, as suas apreciações incidem geralmente apenas sobre aspetos contabilístico financeiros. 7.4 Auditoria Independente Das Demonstrações Contábeis A auditoria independente das demonstrações contábeis constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão de parecer sobre a adequação com que estas representam a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações do patrimônio líquido e demais demonstrações financeiras da entidade auditada, consoante as Normas Brasileiras de Contabilidade e a legislação específica no que for pertinente. As demonstrações contábeis passaram a ter importância muito grande para os futuros aplicadores de recursos. Como medida de segurança contra a possibilidade de manipulação de informações, os futuros investidores passaram a exigir que essas demonstrações fossem examinadas por um profissional independente da empresa e de reconhecida capacidade técnica. Almeida 2008, p. 26. A auditoria independente é uma profissão que exige nível superior e é atribuição exclusiva de bacharel em Ciências Contábeis com registro no Conselho Regional de Contabilidade - CRC de sua região. É exigido que o preposto do auditor, em qualquer nível, seja também contador e esteja devidamente legalizado no CRC regional. Aos auxiliares, níveis iniciais, deve-se exigir que estejam cursando faculdade de ciências contábeis. 37 Devem estar registrados na CVM, os auditores que pretenderem auditar entidades de capital aberto e aquelas que operam no mercado financeiro sujeitas ao controle do Banco Central do Brasil. Para fins de registro na CVM o auditor deverá comprovar perante aquela instituição ser probo, ter capacidade profissional e, já estar registrado no CRC e exercendo a profissão de auditor independente por um período não inferior a 5 anos. O parecer dos auditores Independentes é o documento mediante o qual o auditor expressa sua opinião de forma clara e objetiva, sobre as demonstrações contábeis quanto ao adequado atendimento, ou não, a todos os aspectos relevantes. Elementos básicos do parecer dos auditores independentes: O parecer emitido pelo auditor independente compõe-se basicamente, de três parágrafos, como se segue: a) Parágrafo referente à identificação das demonstrações contábeis e à definição das responsabilidades da administração e dos auditores; b) Parágrafo referente à extensão dos trabalhos; c) Parágrafo referente à opinião sobre as demonstrações contábeis. O parecer deve expressar, claramente, a opinião do auditor sobre se as demonstrações contábeis da entidade representam, em todos os aspectos relevantes: Sua posição patrimonial e financeira; a) O resultado de suas operações para o período a que correspondem; b) As mutações de seu patrimônio líquido para o período a que correspondem; c) As origens e aplicações de recursos para o período a que correspondem. O auditor deve ter como base e fazer referência aos Princípios Fundamentais de Contabilidade como definidos e aceitos em nosso país. 7.5 Tipos de parecer O parecer sem ressalva é emitido quando o auditor está convencido sobre todos os aspectos relevantes dos assuntos tratados no âmbito de auditoria, O parecer do auditor independente deve expressar essa convicção de forma clara e objetiva. 38 O parecer com ressalva é emitido quando o auditor conclui que o efeito de qualquer discordância ou restrição na extensão de um trabalho não é de tal magnitude que requeira parecer adverso ou abstenção de opinião. O auditor dever emitir parecer adverso quandoverificar que as demonstrações contábeis estão incorretas ou incompletas, em tal magnitude que impossibilite a emissão do parecer com ressalva. O parecer com abstenção de opinião é emitido quando houver limitação significativa na extensão de seus exames que impossibilitem o auditor expressar opinião sobre as demonstrações contábeis por não ter obtido comprovação suficiente para fundamentá-la. 8 AUDITORIA INTERNA X AUDITORIA EXTERNA Fonte: dextercontabilidade.com.br As auditorias interna e externa têm semelhanças entre si, mas, existem diferenças quanto aos destinatários dos trabalhos que realizam e os seus objetivos, a metodologia seguida e ao âmbito das ações e à ênfase das suas apreciações. 39 A auditoria interna é realizada por uma equipe de profissionais qualificados e treinados para executar as tarefas e são funcionários da organização. Para a realização de uma auditoria externa, a organização contrata uma entidade especializada para realizar a auditoria. A diferença entre a auditoria interna e a externa reside no objetivo e destinatários dos trabalhos que realizam, ao âmbito das ações e à metodologia seguida, à ênfase posta nas suas apreciações e à frequência com que ambas realizam trabalhos de auditoria. O trabalho desenvolvido pela auditoria interna muitas vezes irá auxiliar o trabalho da auditoria externa. A função da auditoria interna repousa em atividades detalhadas da empresa, relacionadas, de maneira intensa, com o andamento de cada função, área, departamento, setor e operação. A auditoria externa não elimina a necessidade da auditoria interna, porque a auditoria interna da organização auditada possibilita maior segurança ao auditor independente, evitando a duplicidade de trabalho e reduzindo os custos de ambas as partes, uma vez que a qualidade dos trabalhos praticados assim o indique, e permite a identificação e resolução antecipada de problemas que só são solucionados no último instante. É mais difícil definir o papel do auditor interno do que do auditor externo, porque as responsabilidades básicas do auditor externo (de fonte legal) são definidas pela lei, enquanto a função de auditoria interna difere, de uma empresa para outra. O trabalho executado em ambas as Auditorias é idêntico, isto é: Baseiam-se no controle interno como ponto de partida para realizar o seu exame; Sugerem correções para deficiências encontradas; Utilizam as mesmas técnicas; A extensão do trabalho depende da eficiência dos sistemas contabilísticos e controle interno existentes. No que diz respeito ao controle interno as autoras são de opinião que: O auditor externo, através do estudo e avaliação do controle interno, pode sugerir melhorias através de críticas construtivas; não obstante, a opinião expressa não é uma declaração acerca da eficácia ou eficiência da gestão da entidade; O auditor interno, através do estudo e avaliação do sistema de controle interno, vai verificar se este proporciona uma garantia razoável de que os objetivos da 40 entidade se cumpriram, com eficiência e eficácia. A sua atuação deve ser construtiva, diligente e expedita e, sobretudo, persistente no “Follow-up” das questões. A auditoria contábil é uma atividade exercida por meio de técnicas e procedimentos de forma sistematizada para avaliar e examinar os procedimentos e as operações praticadas na execução da escrituração contábil, esta atividade se conclui no relatório técnico onde o auditor emite seu parecer a respeito do que foi verificado. Há dois tipos de atividades de auditoria mais comuns, a auditoria operacional e a financeira/contábil. Na auditoria operacional a relação com a contabilidade é mais indireta, pois o objetivo neste tipo de auditoria é analisar controles e procedimentos operacionais da administração e sua consequência na contabilidade. Já na auditoria financeira o auditor expressa sua opinião sobre as demonstrações financeiras e a aplicação dos princípios de contabilidade. As informações que fundamentam a auditoria devem ser obtidas de fontes independentes, pois devem prestar credibilidade ao trabalho, portanto o auditor deve sempre dar preferência a documentos, arquivos ou papéis de origem externa e hesitar quando os mesmos forem obtidos dentro da própria empresa. A técnica da circularização, por exemplo, permite confirmar as informações contidas na escrituração contábil com terceiros. Em casos onde a informação de terceiros não seja possível, o auditor deve ir a fundo para verificar a exatidão das informações na contabilidade, para isso ele pode se valer da contagem física. Num exemplo de circularização, o auditor em nome da empresa emite uma carta solicitando a clientes e fornecedores a confirmação dos débitos/créditos com a empresa numa determinada data. A contagem física é bem comum ser aplicada ao final de cada ano no inventário dos estoques, mas também deve ser usada para verificar o saldo de caixa de forma periódica para evitar problemas e fraudes no controle de caixa. A auditoria pode ainda ser interna ou externa. A auditoria interna segue orientação da diretoria da empresa e está subordinada aos controles, normas e procedimentos internos da empresa, já a auditoria externa é mais independente, pois aborda as informações de maneira mais imparcial já que não leva em conta as políticas internas da empresa, mas sim as técnicas e princípios que norteiam a contabilidade. Entretanto, uma não elimina a necessidade da outra, pois apesar de suas funções serem similares o destaque e a forma de encontrar as informações são diferentes. 41 Além disso, as auditorias interna e externa numa mesma organização tendem a se completarem possibilitando maior segurança na representação patrimonial na contabilidade e possibilita a resolução preventiva de problemas que muitas vezes só serão detectados após o fechamento do exercício contábil. Com a internacionalização das normas contábeis há uma maior importância em se aplicar as auditorias e se certificar que a realidade da empresa esteja espelhada nas demonstrações financeiras. A função da auditoria interna repousa em atividades detalhadas da empresa, relacionadas, de maneira intensa, com o andamento de cada função, área, departamento, setor e operação. A auditoria interna, por orientação gerencial da alta administração da empresa, tem de examinar cada ramificação e os segmentos, em períodos regulares de tempo, para observar a aderência às políticas, à legislação, à eficiência operacional e aos aspectos tradicionais de controle e salvaguarda da empresa. Apesar de ambas as funções de auditoria cobrir algumas atividades similares, a ênfase e a forma de abordá-las variam, a auditoria externa tem como objetivo a revisão global das atividades, de maneira menos detalhada. A auditoria externa não elimina a necessidade da auditoria interna, porque a auditoria interna da organização auditada possibilita maior segurança ao auditor independente, evitando a duplicidade de trabalho e reduzindo os custos de ambas as partes, uma vez que a qualidade dos trabalhos praticados assim indique, e permite a identificação e resolução antecipada de problemas que só são solucionados no último instante. 42 8.1 Auditoria como Prevenção e Detecção de Fraudes Fonte: rejaneakemi.com.br Não é objetivo principal do auditor externo detectar irregularidades, mas no decorrer do seu trabalho de auditoria pode vir ao seu conhecimento, mesmo assim não pode afirmar que foram detectadas todas as irregularidades, visto que é muito difícil detectar irregularidades que não foram registadas. Para prevenir e descobrir fraudes é necessário que haja um sistema de contabilidade adequado e um controle interno apropriado para protegerem a organização e desencorajem os empregados de cometerem irregularidades. Há necessidade de uma verificação e revisão do
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