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Competências Gerenciais Aula 8: Autoconhecimento - parte 2 Esta aula expõe conhecimentos e comportamentos que têm o objetivo de desenvolver competências pessoais. Para isso, parte-se do pressuposto de que para gerenciar é necessário primeiro se desenvolver. Além disso, esta aula apresenta técnicas que não fecham um uma única etapa, mas funcionam como métodos que acompanham o gerente em toda sua vida, de constante aprendizado e crescimento pessoal e profissional. Estratégia de gerenciamento de estresse Como o estresse é causado? Estresse é causado pela forma como enfrentamos e resistimos aos eventos diários. Quase toda estratégia de gerenciamento de estresse deve partir do pressuposto que é necessário melhorar os sistemas pessoais e resistência própria. O Estresse Estresse é o padrão de respostas mentais e físicas a condições de incerteza e ameaça percebida. Enquanto dentro de níveis aceitáveis ele é essencial para o bom desempenho - sinal de desafios e presença de competição - quando se torna incontrolável, reduz a produtividade e a qualidade de vida do indivíduo. O objetivo do gerenciamento de estresse não é eliminá-lo, mas gerenciá-lo para evitar seus efeitos prejudiciais. Algumas das fontes identificadas de estresse são: • Conflitos interpessoais. • Ambiguidade em relação a responsabilidades. • Má comunicação. • Redução de recursos. • Escassez de tempo. • Razões pessoais. Uma análise importante a ser considerada é a de que é comum superestimar as razões pessoais de grande proporção e subestimar pequenos conflitos diários de outra natureza. Pesquisas apontam que são esses aborrecimentos diários que podem ser responsáveis pelo aparecimento de grandes eventos estressantes e sua contenção é de suma importância. A resposta para o aborrecimento diário é o incentivo através de resultados positivos de pequena escala. Vigor físico Diversos estudos apontam para uma relação direta entre condição física e desenvolvimento mental, assim como capacidade de processar informações. Christopher Neck desenvolveu estudos dessa associação onde isola três elementos da boa condição física: Vigor psicológico A quantidade de aborrecimentos diários e eventos estressantes no ambiente de trabalhos são distribuídos entre os funcionários, sendo que, ainda assim, nem todos desenvolvem sintomas do estresse. Gerenciamento do tempo A incapacidade de gerenciar o tempo está associada às maiores fontes de estresse, e sua contrapartida na boa organização de tempo e prioridades é um dos constituintes e sinais de boa capacidade cognitiva, assim como conforto e eficiência pessoal e gerencial. Efetividade e eficiência Uma abordagem efetiva é focada em metas e não em interrupções e urgências que aparecem. Peter Drucker, em seus estudos sobre administração, frisa que é preciso “fazer a coisa certa antes de fazer certo a coisa”. Planejamento e execução Uma caixa de ferramentas eficiente para pôr em prática as prioridades é através de listas de ações que devem ser revisadas diariamente. Algumas formas conhecidas de manter essa lista são: Autoconhecimento Importante complemento para trabalhar o autoconhecimento, que diz respeito ao gerenciamento do tempo, é o de registrar de que forma o indivíduo ocupa seu tempo, permitindo descobrir onde se encontram itens problemáticos ou esforço desproporcional e desordenado. Pesquisas apontam que as duas primeiras horas de trabalho são consistentemente escolhidas como o melhor horário interno. Ainda assim, uma grande maioria dos executivos e gerentes utilizam essas horas para ler o jornal, responder correspondência, receber e-mail e conversar com colegas - atividades melhores deixadas para horários não-preferenciais, como o fim do dia. Execução sem adiamento Procrastinar é o pior inimigo do gerente e do indivíduo bem-sucedido. Com frequência, indivíduos assinalam altas prioridades a tarefas e projetos, mas dedicam seu tempo a categorias menos importantes e menos prioritárias, evitando o projeto principal. Métodos para evitar o adiamento Método do Queijo Suíço Uma estratégia para facilitar a execução sem adiamento consiste em subdividir tarefas prioritárias que causem ansiedade em componentes pequenos acionáveis e fáceis. Esse método, popularizado por Alan Lakein como o Método do Queijo Suíço (Swiss Cheese Method), envolve criar “pequenos buracos” lentamente em tarefas importantes e complexas. Ao invés de uma tarefa de 2 horas, o indivíduo divide as tarefas em pequenos blocos de 5 a 10 minutos, todos realizáveis instantaneamente. Não é necessário mapear todos os processos, apenas alguns para iniciar atividades. O método de Charles SchwabCharles Schwab, em 1903, foi contratado como consultor de eficiência na Bethlehem Steel, que viria a se tornar a maior produtora independente de aço em sua área. Seu método de eficiência é simples e fácil de realizar. Veja: Escreva todos os dias seis coisas que possa realizar; Execute as seis coisas em ordem de prioridade; Trabalhe em cada tarefa até terminá-la; Não se preocupe se não completar a lista ― as tarefas mais importantes foram realizadas. A regra dos 2 minutos Por fim, a regra dos 2 minutos é uma abordagem que permite agilidade e desburocratização. Sempre que estiver repassando mentalmente as tarefas antes de coletá-las, e parecer que alguma delas pode ser realizada em menos de 2 minutos, não a colete ― execute-a prontamente. A lógica é que se leva mais tempo para categorizar tarefas curtas nessa escala do que realizá-las. Por isso, é preferível passar para execução imediatamente. Com base nas aulas 7 e 8, elabore o seu perfil essencial. Aprendemos até agora técnicas de gerenciamento do tempo, visando ao maior desempenho pessoal. Reveja as categorias em que essas técnicas se encaixam: • Efetividade e eficiência; • Planejamento e execução; • Autoconhecimento; e • Execução sem adiamento. Os modelos utilizados foram baseados em diversas pesquisas, expostas por Baldwin, Rubin e Bommer. A partir de agora você já pode utilizar uma série de diferentes técnicas a fim de promover o desenvolvimento pessoal nas esferas pessoais, profissionais e sociais.
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