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Rotina informatizada para constituição de uma empresa
UNIDADE IV
DESAFIO V
É importante que você tenha uma questão em mente: a partir da digitalização dos documentos físicos, muitas vezes, é preciso lidar com dois processos: alguns documentos se apresentam com origem física, e a maioria das informações com origem digital, dentro do processo eletrônico.
Você acaba de ser contratado para exercer a função de administrador do arquivo de uma grande sociedade de advogados de sua cidade. Ao tomar contato com o acervo do escritório, você se depara com a seguinte situação.
Os documentos estão dispostos em vários suportes, tais como:
Discos em vinil
Fotografias em papel emulsionado
Filmes em fitas magnéticas ou em acetato
Pen drives.
A partir dessa situação, responda: qual critério você deve adotar para decidir se esses documentos são arquivísticos do escritório ou não?
Padrão de resposta esperado
É necessário acessar os dados em cada uma das mídias e verificar se refletem a atividade do escritório. Quando não se tratarem de documentos que refletem as atividades do escritório, não são arquivísticos, ou seja, deverão ser colocados em um lugar que não o arquivo do escritório.
EXERCICIOS V
1. Um arquivista deve usar tratamentos diferenciados em relação às várias mídias de arquivos produzidas, e, hoje, modernamente, apresentam-se essas informações. As reuniões podem ser gravadas em áudio ou vídeo, ou, ainda, em fita magnética em formato de rolo, ou disco em vinil e, finalmente, em disco ótico.
Em uma situação como a apresentada acima, qual tratamento deve ser dado pelo arquivista para arquivar essas informações.
A. Igual tratamento de suporte e de informação.
O gestor de arquivos deve tratar a informação da mesma forma em interesse, análise e importância, verificando sempre seu conteúdo, independentemente do formato que se apresenta.  O suporte dependerá da mídia utilizada. Dessa forma, o correto é dar igual tratamento da informação e diferente tratamento de suporte.
B. Igual tratamento de suporte e de diferente tratamento de informação.
O gestor de arquivos deve tratar a informação da mesma forma em interesse, análise e importância, verificando sempre seu conteúdo, independentemente do formato que se apresenta.  O suporte dependerá da mídia utilizada. Dessa forma, o correto é dar igual tratamento da informação e diferente tratamento de suporte.
C. Tratamento diferenciado em relação ao suporte e à informação.
O gestor de arquivos deve tratar a informação da mesma forma em interesse, análise e importância, verificando sempre seu conteúdo, independentemente do formato que se apresenta.  O suporte dependerá da mídia utilizada. Dessa forma, o correto é dar igual tratamento da informação e diferente tratamento de suporte.
D. Igual tratamento da informação e diferente tratamento de suporte. (Resposta correta)
O gestor de arquivos deve tratar a informação da mesma forma em interesse, análise e importância, verificando sempre seu conteúdo, independentemente do formato que se apresenta.  O suporte dependerá da mídia utilizada. Dessa forma, o correto é dar igual tratamento da informação e diferente tratamento de suporte.
E. Tratamento diferenciado em relação à informação e igual ou diferenciado em relação ao suporte.
O gestor de arquivos deve tratar a informação da mesma forma em interesse, análise e importância, verificando sempre seu conteúdo, independentemente do formato que se apresenta.  O suporte dependerá da mídia utilizada. Dessa forma, o correto é dar igual tratamento da informação e diferente tratamento de suporte.
2. Em uma empresa privada, após uma série de eliminações efetuadas a partir do cumprimento dos prazos fixados pela tabela de temporalidade, o administrador do arquivo  inicia o estabelecimento da sistemática de arranjo. Evidencia-se, no processo de agrupamento dos documentos, singulares em unidades significativas e agrupamento de tais unidades entre si. Todo esse trabalho do  arquivista se baseia no principio norteador de:
A. individualidade.
A prática arquivista se baseia em princípios que são norteadores de procedimentos e armazenamento de documentos e informações para o agrupamento  de unidades singulares e significativas, ou seja, a organicidade.
B. estruturalidade.
A prática arquivista se baseia em princípios que são norteadores de procedimentos e armazenamento de documentos e informações para o agrupamento  de unidades singulares e significativas, ou seja, a organicidade.
C. adequabilidade.
A prática arquivista se baseia em princípios que são norteadores de procedimentos e armazenamento de documentos e informações para o agrupamento  de unidades singulares e significativas, ou seja, a organicidade.
D. funcionalidade.
A prática arquivista se baseia em princípios que são norteadores de procedimentos e armazenamento de documentos e informações para o agrupamento  de unidades singulares e significativas, ou seja, a organicidade.
E. organicidade. (Resposta correta)
A prática arquivista se baseia em princípios que são norteadores de procedimentos e armazenamento de documentos e informações para o agrupamento  de unidades singulares e significativas, ou seja, a organicidade.
3. Um administrador de arquivos, ao organizar arquivos e documentos acumulados de uma instituição de pesquisa, inicia seu trabalho com o levantamento de dados e verifica que, em uma sala, os documentos estão dispostos em estantes, armários e mapotecas. Observa que a forma física dos documentos é diversificada, como cd-rom, fitas, fotografias, discos e microformas. Decide, já no levantamento, que esses documentos serão tratados de maneira diferenciada dos  convencionais, por se tratarem de um arquivo:​​​​​​​
A. especial. (Resposta correta)
Quando você se depara com várias formas de apresentação de arquivos e informações, deve adotar práticas diferenciadas em função desses formatos. Uma vez que  a forma física das informações determina tratamento adequado, inclusive quanto à sua segurança e vida útil. Essas atitudes são necessárias quando se trata de um arquivo especial. 
B. especializado.
Quando você se depara com várias formas de apresentação de arquivos e informações, deve adotar práticas diferenciadas em função desses formatos. Uma vez que  a forma física das informações determina tratamento adequado, inclusive quanto à sua segurança e vida útil. Essas atitudes são necessárias quando se trata de um arquivo especial. 
C. centralizado.
Quando você se depara com várias formas de apresentação de arquivos e informações, deve adotar práticas diferenciadas em função desses formatos. Uma vez que  a forma física das informações determina tratamento adequado, inclusive quanto à sua segurança e vida útil. Essas atitudes são necessárias quando se trata de um arquivo especial. 
D. fonográfico.
Quando você se depara com várias formas de apresentação de arquivos e informações, deve adotar práticas diferenciadas em função desses formatos. Uma vez que  a forma física das informações determina tratamento adequado, inclusive quanto à sua segurança e vida útil. Essas atitudes são necessárias quando se trata de um arquivo especial. 
E. setorial.
Quando você se depara com várias formas de apresentação de arquivos e informações, deve adotar práticas diferenciadas em função desses formatos. Uma vez que  a forma física das informações determina tratamento adequado, inclusive quanto à sua segurança e vida útil. Essas atitudes são necessárias quando se trata de um arquivo especial. 
4. Na classificação de arquivos, o arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas e que, por essa razão, merece tratamento especial, não apenas quanto ao armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e à conservação. Essa é uma classificação que diz respeito:
A. ao gênero.
Esta classificação se dá pela natureza dos documentos. Os documentos e as informações sempre apresentam várias formas em função de sua produção e seu destino. A importância do seu conteúdo será determinante para a sua conservaçãoe preservação. Ou seja, é a natureza do documento que define a forma como este será trabalhado.  
B. aos estágios da sua evolução.
Esta classificação se dá pela natureza dos documentos. Os documentos e as informações sempre apresentam várias formas em função de sua produção e seu destino. A importância do seu conteúdo será determinante para a sua conservação e preservação. Ou seja, é a natureza do documento que define a forma como este será trabalhado.  
C. à natureza dos documentos. (Resposta correta)
Esta classificação se dá pela natureza dos documentos. Os documentos e as informações sempre apresentam várias formas em função de sua produção e seu destino. A importância do seu conteúdo será determinante para a sua conservação e preservação. Ou seja, é a natureza do documento que define a forma como este será trabalhado.  
D. à natureza do assunto.
Esta classificação se dá pela natureza dos documentos. Os documentos e as informações sempre apresentam várias formas em função de sua produção e seu destino. A importância do seu conteúdo será determinante para a sua conservação e preservação. Ou seja, é a natureza do documento que define a forma como este será trabalhado.  
E. à extensão de sua atração.
Esta classificação se dá pela natureza dos documentos. Os documentos e as informações sempre apresentam várias formas em função de sua produção e seu destino. A importância do seu conteúdo será determinante para a sua conservação e preservação. Ou seja, é a natureza do documento que define a forma como este será trabalhado.  
5. Os documentos se apresentam de várias formas ou mídias, podendo ser textuais, cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos ou eletrônicos. Como são caracterizados esses suportes?
A. Tipo.
São suportes de gênero. O suporte tem que ser planejado de forma a atender às diferentes formas fisicas de apresentação de documentos e informações. Estas informações têm formas de alocação, gravação e áudio diferenciadas em razão da segurança e do acesso. 
B. Gênero. (Resposta correta)
São suportes de gênero. O suporte tem que ser planejado de forma a atender às diferentes formas fisicas de apresentação de documentos e informações. Estas informações têm formas de alocação, gravação e áudio diferenciadas em razão da segurança e do acesso. 
C. Espécie.
São suportes de gênero. O suporte tem que ser planejado de forma a atender às diferentes formas fisicas de apresentação de documentos e informações. Estas informações têm formas de alocação, gravação e áudio diferenciadas em razão da segurança e do acesso. 
D. Natureza.
São suportes de gênero. O suporte tem que ser planejado de forma a atender às diferentes formas fisicas de apresentação de documentos e informações. Estas informações têm formas de alocação, gravação e áudio diferenciadas em razão da segurança e do acesso. 
E. Tipologia.
São suportes de gênero. O suporte tem que ser planejado de forma a atender às diferentes formas fisicas de apresentação de documentos e informações. Estas informações têm formas de alocação, gravação e áudio diferenciadas em razão da segurança e do acesso.