Apostila UNIJUÍ - Administração da informação
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Apostila UNIJUÍ - Administração da informação


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importantes que devem ser tomadas
antes de se elaborar um projeto de sistema de informação. Sabe para que servem essas provi-
dências preliminares? É para evitar que se proponha um sistema que não esteja bem sinto-
nizado com o que a organização precisa em termos de informações. Dessa forma, precisa-
mos pesquisar bem como a organização é, suas características próprias, para poder desen-
volver um sistema de informação adequado ao caso dela. É muito comum a gente esquecer
algo nessa tarefa, portanto esses pressupostos preliminares nos ajudam bastante a evitar fazer
um trabalho pela metade. Essa primeira etapa, de três, consta de sete partes, como segue:
1. Documentos interessantes para elaboração do projeto. São pressupostos necessários
para uma equipe elaborar um projeto de sistema de informação. Alguns deles são impres-
cindíveis à elaboração de um adequado projeto de sistema de informação, e esses estão
destacados em negrito.
\u2013 Plano Estratégico Organizacional
No Plano Estratégico Organizacional está definido como deverá ser a organização no
futuro próximo e no longo prazo. Um sistema de informação deve servir para monitorar
como esse plano está sendo executado, e detectar se os gestores precisam fazer correções de
rumo na condução da organização e/ou se é necessário alterar esse plano. Assim sendo, se
um sistema de informação for elaborado desvinculado do Plano Estratégico, provavelmente
ele terá pouca utilidade do ponto de vista da gestão estratégica.
\u2013 Diagnóstico Estratégico (ambiente interno e ambiente externo)
O Diagnóstico Estratégico identificará em que condições a organização se encontra no
contexto em que atua. Um sistema de informação deverá ser capaz de informar como a organi-
zação está se saindo em relação a essas condições e suas responsabilidades perante a sociedade.
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\u2013 Estatutos, regimentos e organograma da empresa
Esses documentos representam a estrutura organizacional da empresa, os poderes dis-
tribuídos, incumbências, responsabilidades, fatores importantes para identificar como as
informações devem ser estruturadas.
\u2013 Fluxogramas dos processos administrativos e de produção
Representam os processos, informando sobre que atividades são realizadas na organi-
zação e sua respectiva importância.
\u2013 Diagramas de fluxos de informações internas
Poucas organização possuem essa informação, mas ela é relevante para se conhecer
com clareza quais os mais importantes fluxos de informação internos para o processo admi-
nistrativo e decisório.
\u2013 Fatores Críticos de Sucesso \u2013 FCS
Os FCSs são vitais para um sistema de informação. Eles definem o que é importante
para que os clientes se sintam satisfeitos. Quando um FCS não corresponde às suas expec-
tativas, a organização os perde para a concorrência. Assim sendo, um bom sistema de infor-
mação deve fornecer sistematicamente informações relacionadas aos FCSs.
\u2013 Diagnóstico informacional
O alto gestor da organização sabe como as informações estão sendo utilizadas em sua
empresa? Ele sabe como as informações estão sendo convertidas em estratégias, conheci-
mento, inteligência e sabedoria? Ele sabe se o seu pessoal tira cada vez melhor proveito
desse sistema? Para responder a essas perguntas são feitos diagnósticos. A partir deles, tan-
to um sistema de informação pode ser desenvolvido, aspectos peculiares podem ser sugeri-
dos, como a política de gestão das informações pode ser mais adequada à realidade da orga-
nização.
\u2013 Estudos e pesquisas elaborados sobre os clientes
Conhecer bem os integrantes da comunidade ou do mercado é imprescindível para se
elaborar um sistema de informação. Aliás, um sistema desses precisa estar atento ao que se
passa com os clientes, ou a organização estará sendo administrada sem rumo certo.
\u2013 Relação dos documentos atualmente utilizados
É preciso saber quais documentos, formulários, etc., que presentemente estão sendo
utilizados, pois eles farão parte do novo sistema de informação e deverão ser gerados ou
preenchidos por ele.
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ADMINISTRAÇÃO DA INFORMAÇÃO
\u2013 Memorial descritivo de situações importantes vividas pela organização
Às vezes algum acadêmico realiza trabalhos na organização e geralmente faz uma
criteriosa descrição dela, muitas vezes de momentos de grande importância. Esse material é
agora útil para se refletir sobre a organização e desenvolver melhor, mais adequadamente,
um sistema de informação.
\u2013 Demais planos da organização
Se a organização elaborou outros planos, talvez mais específicos para ocasiões pecu-
liares, eles agora servem para serem estudados e assim melhor compreender a organização e
melhor adequar, talvez em alguns aspectos particulares, o sistema de informação.
\u2013 Diagnósticos gerais recentemente realizados
Por vezes consultores realizam trabalhos e fazem diagnósticos, os quais servem tam-
bém para se entender como funciona o processo decisório na organização e outros aspectos
relevantes.
\u2013 Documentos da memória da organização
Notícias, publicações, artigos, relatórios, apresentações realizadas, etc., podem ser de
grande valia para o estudo e entendimento da cultura da organização.
\u2013 Biblioteca técnica
Muitas empresas são bem organizadas e registram sua história em um lugar especial,
que podemos denominar \u201cbiblioteca técnica\u201d. É importante que ela exista, e empresas de
grande porte até podem dispor de bibliotecário profissional. Atualmente é cada vez maior o
número de empresas que utilizam suas próprias informações, geradas em seu interior, para
desenvolver estudos em relação à organização. Esses estudos podem ser realizados tanto
pelo pessoal da organização como por acadêmicos de universidades conveniadas. Ao se
elaborar um sistema de informação essas bibliotecas podem ser consultadas para saber o
que mais, que seja interessante, lá existe, e que pode ou deve ser considerado.
Destes documentos obtém-se orientação sobre que informações o sistema deverá
gerar e a hierarquia da importância dessas informações para a organização. São pressu-
postos para se elaborar um bom sistema de informação, ou para se adquirir um sistema
pronto e adequá-lo ao que necessitamos na empresa.
Vamos entender melhor porque toda essa preocupação com o que abordamos ante-
riormente. Uma organização, principalmente se ela for de porte médio ou grande, é sem-
pre complexa. O sistema de informação é o seu sistema nervoso e sua memória virtual
(banco de dados) e grande parte do cérebro de processamento de dados e informações. A
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mente dos gestores e das pessoas que nela trabalham constitui a parte principal do cére-
bro desse sistema, a parte mais delicada, que vai tomar as decisões relacionadas com a
organização. Nesse sentido, se desejamos elaborar tal sistema nervoso, precisamos co-
nhecer bem o corpo e como ele funciona, quais as peculiaridades de cada parte, como
ele se relaciona com o ambiente externo. Ou, exemplificando, poderemos estar desenvol-
vendo um bom sistema de informação para um corredor de Fórmula 1 quando na realidade
o caso se trata de um pesquisador da flora silvestre. Imagine se isso vai funcionar.
O centro de decisões estratégicas de uma organização são seus gestores. Eles decidem
sobre tudo o que diz respeito à organização, e coordenam outras pessoas que também to-
mam decisões. Por esse motivo o restante do sistema nervoso da organização precisa estar
em sintonia com o que essa organização é. Então, precisamos entende-la bem, e isso requer
que ela seja bem estudada. Aliás, esse é um bom momento também para investigar se a
organização não apresenta disfunções e vícios desenvolvidos ao longo do tempo, e que de-
vem ser tratados convenientemente. Ou você acha que devemos criar um sistema de infor-
mação bem alinhado com uma organização, por exemplo, com exagerado número de ní-
veis hierárquicos e grande quantidade de burocracia e formalismos?
Guardar documentos, organizar biblioteca, armazenar informações é cada vez mais
necessário nas