Apostila UNIJUÍ - Sistema integrado de informações
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SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES
Outro ponto a considerar atualmente é que as empresas concorrentes também estão
atentas ao mercado e a seus processos internos. Dessa forma, as diferenças de desempenho
entre as empresas tendem a ser cada vez menores. Todas as empresas estão buscando efici-
ência e eficácia no atendimento a seus clientes, na gestão de seus processos, nos padrões de
qualidade e nas margens de lucros, tendendo a serem bastante estreitas. Num contexto com
tais características as brechas para se competir tendem a ser mínimas, e pequenas dife-
renças podem ser motivo de êxito ou fracasso. Por outro lado, nas atividades públicas não
é diferente. Nelas se torna cada vez mais necessária a sintonia da organização com a
sociedade, para o que a chamada inteligência empresarial, apesar do nome, pode muito
bem ser útil ao serviço público.
Considerando essa situação delicada, vemos que o Planejamento Estratégico exige
que seja acompanhado de perto na sua execução, por sistemas de informação dinâmicos e
abrangentes. Os recursos dos relatórios dos sistemas OLTP (OLTP significa On-Line
Transaction Processing ou Processamento de transações em tempo real) não são mais sufici-
entes. Esses são relatórios apresentados de forma bidimensional, de dupla entrada, como as
tabelas, nossas velhas conhecidas. Não oferecem uma visão da organização como um todo
integrado, mas fragmentada, em partes, difícil de permitir uma visualização correlacionada
dos fatos e seus efeitos.
Por esse motivo foram desenvolvidos os sistemas Olap (On-Line Analytical Processing,
ou Processamento analítico on-line, ou em tempo real), que é um sistema com capacidade
para manipular e analisar um grande volume de dados sob múltiplas circunstâncias. Ser-
vem a todos os níveis da organização para fins de análises comparativas, facilitando o pro-
cesso decisório. Os dados de um sistema Olap originam-se de um ou mais sistemas OLTP e
outros arquivos e softwares existentes, tais como planilhas, e-mails, ERP, arquivos de texto,
excel, data mart, etc. As informações de um Olap são agregadas incrementalmente. Este é
um sistema capaz de apresentar informações em forma de análises.
O sistema Olap permite um conceito novo de apresentação de informações, não mais
limitado à bidimensionalidade, mas ao cubo, ou seja, à multidimensionalidade. Por exem-
plo, no sistema OLTP nós podemos obter tabelas referentes a vendas mensais por região. E
no sistema Olap podemos obter cubos em que apareçam as vendas mensais, por região, por
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tempo, por tipo de produto, por categoria de cliente, e o que mais nos interessar incluir. É,
portanto, algo mais parecido a um relatório, permitindo análises mais consistentes e
abrangentes da dinâmica de uma organização. Isso é o OLAP e o Business Intelligence é
o conjunto de cubos, de BSC, de Data Mining, outros relatórios e as ferramentas que
constituem o esquema de análise gerencial estratégica de uma organização.
Há muito que para as empresas foi desenvolvido um sistema de indicadores chamado
KPI (Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de desempenho). São medidas ba-
seadas em fórmulas matemáticas para avaliar o desempenho de uma organização. Alguns
exemplos são: giro do estoque, índices de liquidez, retorno do investimento (ROI), taxa de
cancelamento de pedidos, taxa de horas ociosas/máquina, produtividade da mão-de-obra,
etc. Em razão ao surgimento do comércio globalizado e da concorrência cada vez mais
intensa, no entanto, esses recursos disponíveis se mostraram um tanto precários. Os gestores
necessitavam de algo mais consistente e abrangente, mais analítico também.
Então, no início da década de 90, o professor da Universidade de Harvard Robert Kaplan
e o consultor David Norton desenvolveram um novo instrumento de indicadores chamado
BSC (Balance Scorecard), um excelente recurso para o aperfeiçoamento da gestão em orga-
nismos públicos. Com alguma criatividade é perfeitamente adaptável. Trata-se da interligação
dos diversos KPIs à estratégia da organização. É, portanto, uma ferramenta de gestão estra-
tégica. O BSC interliga dados financeiros com dados não financeiros, abrangendo a or-
ganização no campo do desempenho econômico e da performance pessoal. O BSC permi-
te construir indicadores de desempenho relacionados ao foco definido pelo Plano Estra-
tégico. Posibilita acompanhar as ações administrativas da organização, bem como a cons-
trução de cenários de alternativas futuras.
O BSC foca na visão estratégica da organização. Para esse fim, ele é constituído por
cinco componentes:
a) Mapa estratégico: um conjunto de objetivos por meio dos quais se descreve a estratégia
da organização em quatro dimensões.
b) Objetivos estratégicos: os que são fundamentais para que a organização alcance o sucesso.
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c) Indicadores: conjunto de medidas para alcançar os objetivos estratégicos.
d) Metas: desdobramento do objetivo para obter o nível de desempenho necessário.
e) Plano de ação: constituído por programas de ação necessários para alcançar os objetivos.
DIMENSÕES DO BSC
O BSC fragmenta o mapa estratégico em uma lógica baseada em relações de causa e
efeito, medidas de desempenho e as relações com fatores financeiros. Os objetivos, indica-
dores e metas são convertidos em planos de ação nas quatro dimensões gerais do negócio,
que são:
a) dimensão financeira;
b) dimensão dos clientes;
c) dimensão dos processos internos;
d) dimensão do aprendizado e crescimento.
O BSC inicia a formulação da estratégia pela dimensão financeira, determinando
objetivos de longo prazo. Então estabelece as ações que devem ser realizadas nas de-
mais dimensões. Dessa maneira se prentende atingir o desempenho econômico que leve
a organização ao sucesso no longo prazo. Na dimensão dos clientes o BSC estabelece
objetivos específicos em todos os órgãos da organização com foco no cliente. Na dimen-
são dos processos internos se busca realizar uma análise dos mesmos visando a sua
capacidade quanto à produtividade e qualidade exigidas. Já na dimensão do aprendiza-
do e do crescimento, no BSC se pretende prover infra-estrutura que possibilite o alcance
dos objetivos nas dimensões anteriores. Visa não só à qualificação necessária das pessoas,
mas seu alinhamento com o Plano Estratégico da organização e respectivo desempenho
requerido.
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O BSC, assim como o OLTP, o Olap, os KPIs e outros recursos desenvolvidos para
suprir e analisar informações como os Data Warehouses, os Data Marts, e o que se puder
dispor, são recursos que podem ser aliados para formar o esquema de Business Intelligence
de uma organização. Perceba que o Business Intelligence é um conjunto de recursos
tecnológicos que, valendo-se de métodos de estudo na organização, gera conhecimento
relevante para ela.
Um exemplo de Business Intelligence é a utilização do Data Mining para varrer o ban-
co de dados de Data Marts, ou de Data Warehouses pela busca padrões entre os dados que se
repetem. Pode-se solicitar a pesquisa de todas as vendas de produtos em correlação com o
perfil dos clientes buscando encontrar correlações entre esses fatos. Assim é possível desco-
brir o mix de produtos que cada perfil de clientes adquire, em que ocasiões e em que quanti-
dades. Isso, por sua vez, permite a elaboração de estratégias de marketing. Veja-se que esse
procedimento requer que a quantidade de dados seja elevado, com no mínimo séries históri-
cas de três ou mais anos acumulados. Pode-se descobrir, por exemplo, as mudanças nos
perfis de compra dos clientes. É possível tomar esses dados e fazer outras análises, com
desempenho dos vendedores, das campanhas de vendas, das condições climáticas.
Na gestão pública, o Data Mining pode vasculhar os bancos de dados para descobrir
categorias de cidadãos e suas necessidades particulares, e assim desenvolver e prestar servi-
ços melhores e mais específicos.