Gestão de Tempo - Faculdade Descomplica

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GESTÃO DE TEMPO
FUNDAMENTOS
Vivemos numa sociedade cada vez mais imediatista, na qual estresse e ansiedade tornaram-se comuns a todos.
O sistema capitalista cobra resultados cada vez maiores e nem sempre as organizações investem no bem-estar de seu colaborador. Em casa nossos filhos são mais questionadores e cobram nossa atenção de forma muitas vezes mais cruel que nossos “chefes”. 
Diante desse cenário, ter uma boa Gestão do Tempo torna-se uma obrigação.
Esse treinamento foi desenvolvido com o objetivo de tornar mais eficaz a sua relação com tarefas, compromissos, anotações e contatos. 
Você gostaria de ter mais tempo em sua vida? Para quê?
Algumas reflexões sobre Gestão do Tempo...
“Tempo é dinheiro.”
Existem ditados que considero bastante infelizes, principalmente se não soubermos interpretá-los. O que mais me incomoda na frase acima é o quanto ela nos passa uma ideia de trabalho constante. Se o dia tivesse 6 horas a mais, trabalharia todas elas para gerar mais dinheiro. Em outro cenário, se conseguir reduzir a realização de minhas tarefas em 2 horas, terei novamente mais tempo para gerar mais dinheiro. Discordo disso. Boa parte do tempo que podemos gerar através de produtividade deve ser destinado a geração de equilíbrio trabalho-lazer, não de dinheiro.
“Isso é coisa para quem é organizado demais.”
Não há dúvidas que quanto mais habilidade de organização você tiver mais fácil será gerenciar seu tempo. Pessoas com alto nível de racionalidade terão uma maior aptidão a absorver os conceitos apresentados aqui. Porém, definir-se como incapaz de desenvolver técnicas que melhorem sua relação com o tempo já é demais. Não se vitimize, nem caia no erro do “eu sou assim e pronto”. 
“Torna a minha vida muito programada.”
Outro erro comum de quem olha de fora um processo de organização do tempo é acreditar que o mesmo torna a sua agenda muito engessada. A questão é simples: se fosse capaz de fazer sobrar 1 hora no seu dia, teria mais liberdade ou se sentiria mais preso? Se vivesse menos em regime de urgência, qual domínio teria sobre suas ações?
Acredite! Quanto melhor for o planejamento de seus compromissos e tarefas mais liberdade de ação você terá no seu dia-a-dia.
“Minha vida pessoal e profissional são muito bem separadas.”
Você é único. Não existe o lado profissional separado do pessoal. De fato é muito comum pessoas terem comportamentos distintos no trabalho e em casa. Em geral, o ambiente corporativo demanda um nível de organização maior e o risco de uma demissão torna as pessoas mais receptivas a métodos e padronizações. 
Agora reflita sobre quantas vezes você levou trabalho para casa e prejudicou o convívio com a sua família. Ou ainda quantas vezes um problema pessoal atrapalhou seu desempenho no trabalho. Um sistema de gerenciamento de tempo deve levar em conta todos os papéis do indivíduo, sem separação.
Proatividade
O conceito de proatividade é lugar comum no universo corporativo. A todo momento somos cobrados a tomar iniciativa e assumir a responsabilidade por nossas ações. 
Proatividade vai muito além de iniciativa. É assumir a responsabilidade pelas suas escolhas, independente de ter ou não culpa nos resultados. 
O meio externo influencia? Sim. É o responsável pelas suas escolhas? Não. Ter uma postura positiva em suas ações e perder tempo apenas com o aquilo que você é capaz de influenciar, compõe o comportamento proativo.
Atividade extra
Nome da atividade: Filme
Assista o filme Antes de partir, de dezembro de 2007.
Sinopse: 
O bilionário Edward Cole e o mecânico Carter Chambers são dois pacientes terminais em um mesmo quarto de hospital. Quando se conhecem, resolvem escrever uma lista das coisas que desejam fazer antes de morrer e fogem do hospital para realizá-las.
A MATRIZ DO TEMPO
Metas
É impossível gerenciar seu tempo sem saber onde pretende chegar. A definição de metas de curto, médio e longo prazos é fundamental para um correto planejamento semanal, afinal suas ações precisam estar alinhadas aos seus objetivos.
“Deixo a vida me levar, vida leva eu...” é bem popular e positivo na canção do Zeca Pagodinho. Mas será que essa é a melhor atitude a tomar em sua vida? E se a vida lhe levar para onde não quer? Uma vida sem definição de metas é uma vida sem norte.
Urgência x Importância
A grande mudança de paradigma na Gestão do Tempo é separar suas atividades recorrentes e imprevistas em Urgência e Importância. Tudo que é urgente é necessariamente importante? A Importância está diretamente relacionada às suas metas. E urgência está intimamente ligada ao tempo que você dispõe para realizar a atividade sugerida. 
Várias atividades podem ser urgentes e importantes. Uma crise com um cliente, um familiar doente precisando de apoio. Porém, muitas atividades são meramente urgentes, mas não estão alinhadas às suas metas e, por várias vezes, apenas desperdiçam seu tempo.
Todas as atividades (compromissos ou tarefas) que vivemos diariamente podem ser divididas em quadrantes. A formação desse modelo mental é baseada em dois conceitos fundamentais: importância e urgência. 
Importante: atividades que estão alinhadas com seus interesses, valores e prioridades.
Urgente: atividades que possuem um prazo imediato. 
Dessa forma divide-se o tempo em quatro quadrantes:
 
 
 
Como está dividido o seu tempo nos quadrantes acima?
 
 Atividade extra
Nome da atividade: Um exercício prático da matriz do tempo
Assista ao vídeo: PRODUTIVIDADE com a MATRIZ de EISENHOWER
Link: https://www.youtube.com/watch?v=yn14T9figS4
 
TRABALHANDO OS QUADRANTES
Uma vez compreendida a distribuição de seu tempo nos 4 quadrantes da Matriz do Tempo, faz-se necessário realizar um trabalho de redução nos quadrantes IV, III e I. O objetivo é ter cada vez mais tempo para dedicar ao quadrante II.
Como ELIMINAR o quadrante IV?
- Reflexão constante;
- Cuidado com os ladrões do tempo: televisão e internet;
- Gestão do estresse;
- Propósito familiar / pessoal;
Como EVITAR o quadrante III?
- Alinhamento (profissional);
- Discutir a relação (pessoal);
- Esclarecer expectativas;
- Aprender a dizer não e a negociar novos prazos;
- Delegando poder (aumentando o nível de autonomia);
- Desde que seja possível, não atenda todas as suas ligações. Faça um filtro na origem das ligações e no momento em atendê-las. Interromper uma atividade importante pode levar à perda de foco;
Aprendendo a dizer não
Está aí uma tarefa bem complicada. Dizer não torna-se especialmente difícil quando, por mais que a atividade proposta seja de nenhuma importância em sua vida, a pessoa que está pedindo é. Leia abaixo os problemas relacionados e algumas dicas que vão facilitar o seu próximo NÃO.
Problemas: 
- É algo contrário à nossa cultura;
- Muitas vezes passa antipatia, grosseria ou falta de atenção;
- Dicotomia entre a não importância da tarefa e a importância da pessoa;
Dicas: 
- Tenha um planejamento semanal como escudo;
- Pense na tarefa você não realizará para atender o pedido;
- Faça perguntas: isso é necessário agora? Precisa realmente de mim? Precisa realmente ser feito?
- Não use o TALVEZ;
- Ao superior: transfira a ele a decisão sobre as suas prioridades;
- Fuja à popularidade e tenha coragem!
Como REDUZIR o quadrante I?
- Realizando um Planejamento semanal;
- Cuidando dos relacionamentos;
- Delegando;
- Meta: 25% em urgências.
 Atividade extra
Nome da atividade: Filme
Assista o filme Click, de agosto de 2006.
Sinopse: Um arquiteto, casado e com filhos, está cada vez mais frustrado por passar a maior parte de seu tempo trabalhando. Um dia, ele encontra um inventor excêntrico que lhe dá um controle remoto universal, com capacidade de acelerar o tempo. No início, ele usa o aparelho para acelerar qualquer momento tedioso, mas se dá conta de que está acelerando o tempo demais, deixando de viver preciosos momentos em família. Desesperado, ele procura o inventor para ajudá-lo a reverter o que fez.
OS 4 PILARES DA GESTÃO DO TEMPO
Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os seguintes pontos: contatos, compromissos, anotações e tarefas. O primeiro passo na organizaçãodesses pontos é a escolha da ferramenta que irá auxiliar o processo. 
FERRAMENTAS
CONTATOS: celular, provedores de e-mail, computador, agenda etc.
COMPROMISSOS: ferramentas de calendário, google agenda, agenda tradicional etc.
ANOTAÇÕES: aplicativos de celular, outlook, bloco de notas, folha de anotações etc.
TAREFAS: aplicativos de celular, google tarefas, outlook, bloco de notas etc.
DEFINA SEU ESTILO
A escolha das ferramentas define o seu estilo de gestão. 
TOTALMENTE ONLINE: smartphone, laptop e ferramentas online.
TOTALMENTE OFFLINE: agenda tradicional, papéis para anotações.
MISTO: um pouco de cada.
Em qual estilo você se enquadra?
O PLANEJAMENTO
TIPOS DE PLANEJAMENTO
Longo Prazo: mais de um ano para realizar.
Ex.: filhos, casamento, compra de apartamento, carro, etc.
Médio Prazo: menos de um ano para realizar.
Ex.: eventos, viagens, cursos, treinamentos etc.
Curto Prazo: uma semana.
Ex.: tarefas e compromissos.
Curtíssimo Prazo: follow up diário.
Ex.: verificação das atividades adiadas, do dia e que podem ser antecipadas.
OS PILARES DA GESTÃO DO TEMPO
CONTATOS
- Registro de telefone, email, empresa, cargo etc no seu telefone e provedor de email.
- Estabeleça o maior network possível.
- Cultive o vínculo fraco.
- Crie grupos no provedor de email.
- Seja criterioso com os contatos do Facebook e use o Linkedin.
COMPROMISSOS
- Anote todos em uma plataforma com lembretes.
- Compartilhe com as pessoas envolvidas.
- Anote as informações fundamentais do compromisso (pauta, local, horário, convidados).
- Use a ferramenta “Repetir” para eventos recorrentes (aniversários).
- Use os lembretes de forma criteriosa.
- Não registre uma Tarefa como Compromisso.
ANOTAÇÕES
- Fundamental na organização do conhecimento.
- Use para projetos futuros, pautas, dados etc.
- Mantenha uma Tarefa associada a Anotação quando necessário (evite que caia no esquecimento).
- Crie pastas em seu computador para organizar artigos, apresentações etc.
TAREFAS
- Registre todas as suas tarefas importantes.
- Use a ferramenta “Repetir” para eventos recorrentes.
- Defina SEMPRE um prazo, mesmo que tenha que adiar constantemente.
- Transforme emails em tarefas (copiando os dados relevantes).
- Seja criterioso no uso de lembretes.
O PLANEJAMENTO SEMANAL
- É o planejamento de rotina.
- Foco na execução.
- Melhor unidade de tempo para planejamento.
- Deve ser feito entre sexta a tarde (ideal) e segunda de manhã (menos indicado).
- Duração de 20 a 30 min.
PASSO A PASSO DO PLANEJAMENTO SEMANAL
1. Reveja o planejamento da semana anterior.
- Registrando novas tarefas que ainda não foram anotadas;
- Eliminando as tarefas executadas;
- Fazendo o acompanhamento de tarefas delegadas;
- Criando novos prazos para as tarefas não cumpridas;
- Reagendando compromissos não realizados.
2. Analise os Compromissos da semana
- Dimensione encontros e reuniões com as tarefas propostas para a semana;
- Reagende o que for necessário;
- Fique atento às demandas de cada compromisso (análise de dados, envio de relatórios);
- Confirme os compromissos.
3. Defina as Tarefas da semana
- Dimensione a quantidade de tarefas com o tempo disponível;
- Adie para a próxima semana o que for necessário;
- Não planeje 100% de seu tempo (ou conviva tranquilamente com adiamentos);
- Estabeleça quais tarefas são prioritárias;
- Distribua as tarefas nos dias da semana.
Verificações diárias:
- O que não foi feito de dias anteriores?
- O que deve ser feito hoje?
- O que será realmente adiado (tarefas e compromissos)?
 
 
Atividade extra
Nome da atividade: Leitura
Aprenda um pouco mais sobre a importância do Planejamento nesse breve post.
http://www.administradores.com.br/artigos/empreendedorismo/qual-a-importancia-do-planejamento-por-que-planejar/100730/
Nome da atividade: Vídeo
Assista o vídeo do Chistian Barbosa, um dos maiores especialistas do Brasil em Gestão do Tempo.
Link para assistir a atividade: https://www.youtube.com/watch?v=dptw_HKrh8w
DICAS IMPORTANTES
GESTÃO DE E-MAILS:
Algumas dicas valiosas para aumentar a sua produtividade:
- Caixa de entrada é de ENTRADA! 
Não deixe as mensagens na caixa de entrada eternamente. Uma vez resolvido o assunto encaminhe o e-mail para outra pasta.
- Gerencie SPAMs. 
Utilize um e-mail auxiliar para cadastros e fichas. Marque os indesejados como SPAM e cancele o cadastro nos mailings indesejados.
- Reduza as respostas desnecessárias (ok, ciente etc).
Faça a sua parte e cobre das pessoas que façam a delas. Reduzir em 20% o número de e-mails abertos por dia tomando essa medida.
- Só copie quem for necessário.
- Use cópia oculta.
- Não apague e-mails.
- Crie apenas pastas necessárias.
- Crie uma pasta padrão para e-mails resolvidos.
- Crie grupos de destinatários.
- Defina horários para “zerar” a caixa de entrada.
- Não ligue nenhum notificador de e-mails.
- Não verifique a caixa o tempo todo!
ESCREVENDO EMAILS
- O assunto deve ser totalmente compreensível;
- Não escreva textos longos (3 ou 4 parágrafos no máximo);
- Dê espaço entre parágrafos;
- Use tópicos numerados e marcadores;
- Leia o texto antes de enviá-lo;
- Evite “broncas” por e-mail.
GESTÃO DE REUNIÕES
Algumas dicas para tornar suas reuniões mais objetivas e produtivas.
- Defina Pauta;
- Selecione os presentes;
- Defina horário de início e principalmente de término;
- Envie os arquivos necessários previamente;
- Comece SEMPRE no horário;
- Eleja um mediador;
- Seja o mais sinérgico possível.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
SINTA O RESULTADO
O início é árduo e precisa de grande dedicação. É um processo de mudança de hábito. Assuma o compromisso de fazer por 4 semanas seguidas. Ao final de cada uma delas, veja o quanto você progrediu!
ESTUDE
Nunca foi tão fácil ter acesso ao conhecimento. Pratique sistematicamente atividades de estudo como leituras, treinamentos, cursos formais e outros.
REVEJA CONSTANTEMENTE O MÉTODO
O melhor método de Gestão do seu tempo é o que você desenvolverá. Utilize as dicas discutidas nesse curso para criar seu próprio modelo. Algo que sugeri não surtiu efeito? Ignore! Você pensou em adaptar alguma dica para outro formato? Faça! 
ENSINE
A melhor forma de fixar um método é compartilhá-lo com outras pessoas. Comece dividindo o modelo com alguém próximo e depois expanda seus horizontes.
Referência Bibliográfica
COVEY, Stephen R., Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. São Paulo: Editora Best Seller, 1999, 2a ed.
BARBOSA, Christian, A tríade do tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.
BARBOSA, Christian, 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.
EXERCÍCIOS
1. A “Gestão do Tempo” tem por objetivo tornar mais eficaz a sua relação com tarefas, compromissos, anotações e contatos, qual das alternativas abaixo apresenta a vantagem de quem utiliza essa prática?
a) Prioriza e organiza melhor suas atividades
b) Desenvolve um trabalho de menor qualidade
c) Sua produtividade cai
d) Tem menos eficiência
e) Te leva a uma dedicação menor
Resolução: A gestão do tempo é uma prática que auxilia as pessoas a priorizar e organizar melhor suas atividades, e como consequência, desenvolver um melhor trabalho, com maior produtividade, eficiência e dedicação.
2. Segundo a perspectiva da “Gestão do Tempo”, o que acontece quando não planejamos nossa semana?
a) As demandas externas que definem o que temos que fazer
b) As demandas internas que definem o que temos que fazer
c) Há uma entrega de atividades realizadas maior, tanto na vida profissional quanto na pessoal
d) Ela se torna mais produtiva
e) Fico com a sensação de dever cumprido
Resolução: Quando não temos claro as atividades que temos programadas para aquela semana são as demandas externas que definem nossas prioridades.
3. Quando falamos em “Gestão do Tempo” ouvimos muitas frases, dentre as alternativas abaixo qual está de acordo com os princípios da gestão do tempo?
a) “Torna a minha vida muito programada”
b) “Tempo é dinheiro”
c) “Minha vida pessoal e profissional são uma coisa só”
d) “Isso é coisa para quem é organizado demais”
e) “Demanda muito tempo”
Resolução:Você é único. Não existe o lado profissional separado do pessoal. Um sistema de gerenciamento de tempo deve levar em conta todos os papéis do indivíduo, sem separação.
4. As características de uma pessoa proativa, vai além de tomar a iniciativa, e podemos perceber isso na sua fala também, dentre as afirmações abaixo, qual delas seria dita por uma pessoa proativa?
a) “Não há nada que eu possa fazer”
b) “Sou assim e pronto”
c) “Ela me deixa louco”
d) “Eles nunca vão aceitar isso”
e) “Vamos procurar as alternativas”
Resolução: Pessoas proativas sabem de suas responsabilidades e procura sempre alternativas ao invés de se eximir dos problemas.
5. Ser proativo não é apenas tomar a iniciativa para realizar as ações, existem atitudes envolvidas nesse processo, dentre as afirmações abaixo, qual destas atitudes tem relação com o perfil proativo?
a) Devo sempre procurar um culpado da situação
b) Meu comportamento depende das circunstâncias
c) A responsabilidade é sempre do outro
d) Meu comportamento é produto da minha própria escolha
e) Me culpo de tudo o que acontece
Resolução: “Meu comportamento é produto da minha própria escolha”, pois você tem a responsabilidade por tudo o que faz, não procure um culpado e sim pegue a responsabilidade para você, essas são as características de atitudes de uma pessoa proativa
6. A “Gestão do Tempo” tem por objetivo tornar mais eficaz a sua relação com tarefas, compromissos, anotações e contatos
“Gerir bem o tempo não significa se ocupar com inúmeras atividades o dia todo, mas sim administrar as atividades que precisam ser feitas por ordem de prioridade e a quantidade de energia necessária para que elas sejam efetivamente concluídas”
Fonte: https://meunegocio.uol.com.br/blog/gestao-do-tempo/#rmcl. Acesso em 03 set. 2021.
Podemos afirmar que a gestão do tempo te auxiliará em:
a) Organizar a sua semana e te dar uma maior liberdade
b) Tornar a sua vida muito programada
c) Te confundir sobre o que deveria ser feito
d) Nada, pois é voltado apenas para quem é organizado
e) Te limitar na flexibilidade da sua agenda
Resolução: Quando você organiza sua semana, você sabe exatamente o que precisa ser feito e tem uma maior liberdade e flexibilidade de transferir compromissos caso haja algum contratempo ou imprevisto. Ela é recomendada para todo mundo e não apenas para quem é organizado
7. Na Matriz do Tempo, os quadrantes são classificados conforme sua urgência e sua importância, formando então a “Matriz do Tempo”, qual é a classificação do quadrante I?
a) Urgente e Importante
b) Urgente e Não importante
c) Não urgente e Importante
d) Não urgente e Não importante
e) Relógio e Bússola
Resolução: No primeiro quadrante, entra tudo que é urgente e importante, ou seja, que deve ser tratado imediatamente, exemplos: uma reunião agendada ou uma ligação importante.
8. Na Matriz do Tempo, os quadrantes são classificados conforme sua urgência e sua importância, formando então a “Matriz do Tempo”, qual a classificação do quadrante II?
a) Urgente e Importante
b) Urgente e Não importante
c) Não urgente e Importante
d) Não urgente e Não importante
e) Relógio e Bússola
Resolução: No segundo quadrante, entram itens importantes e não urgentes, eles não exigem atenção imediata, mas precisam ser feitos, então o importante aqui é agendar.
9. Na Matriz do Tempo, os quadrantes são classificados conforme sua urgência e sua importância, formando então a “Matriz do Tempo”, qual a classificação do quadrante III?
a) Urgente e Importante
b) Urgente e Não importante
c) Não urgente e Importante
d) Não urgente e Não importante
e) Relógio e Bússola
Resolução: No terceiro quadrante, são os itens não importantes e urgentes, geralmente vem de uma demanda externa, aqui o ideal é você avaliar se aquilo deve ser feito por você ou não, muito importante aprender a falar não e se for o caso aqui, delegue a outra pessoa.
10. Na Matriz do Tempo, os quadrantes são classificados conforme sua urgência e sua importância, formando então a “Matriz do Tempo”, qual a classificação do quadrante IV?
a) Urgente e Importante
b) Urgente e Não importante
c) Não urgente e Importante
d) Não urgente e Não importante
e) Relógio e Bússola
Resolução: O quarto quadrante, é onde ficam os itens não urgentes e não importantes, vamos ser francos ‘quem quer perder tempo em coisas que não são importantes e nem urgentes?’ Então, o ideal aqui é eliminar essas tarefas que surgem e se encaixam neste quadrante.
11. Segundo a gestão do tempo, atividades como planejamento, criatividade e preparação, são características de qual quadrante?
a) I
b) II
c) III
d) IV
e) Nenhum
Resolução: Como podemos observar na Matriz do Tempo, essas atividades estão alocadas no quadrante II.
12. “A tecnologia permitiu que o tempo de deslocamento, por exemplo, fosse convertido na conclusão de relatórios, no envio de e-mails, na oportunidade de um curso de idiomas e até mesmo na manutenção de relacionamentos.
As facilidades proporcionadas pelos recursos tecnológicos atuais “borram” as linhas divisórias entre os momentos da vida, confundindo as prioridades e nos permitindo sacrificar elementos essenciais que trariam equilíbrio”
Fonte: https://fia.com.br/blog/gestao-do-tempo/ Acesso em: 03 set. 2021.
O excesso de trabalho e o estresse, faz muitas vezes a gente buscar as atividades de fuga, como redes sociais e TV em excesso, ficando horas apenas zapeando os canais/streamings ou rolando a timeline infinitamente, essas são características referentes à qual quadrante?
a) I
b) II
c) III
d) IV
e) Nenhum
Resolução: As atividades consideradas como fuga, como podemos observar na Matriz do Tempo, são atividades alocadas no quadrante IV.
13. Segundo a “Matriz do Tempo”, devemos classificar as atividades em relação ao que é ou não importante e urgente para que possamos trabalhar mais nos quadrantes que realmente são relevantes, quais as ações que devemos seguir para cada quadrante?
a) I – Reduzir, II – Focar, III – Evitar e IV – Eliminar
b) I – Focar, II – Reduzir, III – Evitar e IV – Eliminar
c) I – Reduzir, II – Focar, III – Eliminar e IV – Evitar
d) I – Reduzir, II – Evitar, III – Focar e IV – Eliminar
e) I – Eliminar, II – Evitar, III – Focar e IV – Reduzir
Resolução: Segundo a “Matriz do Tempo”, devemos:
14. Segundo a “Matriz do Tempo”, o ideal é tentarmos eliminar o máximo possível das coisas que estão no quadrante IV, dentre as dicas dadas no curso, qual das ações abaixo se enquadra nesse quesito?
a) Alinhamento profissional, discutir a relação e aprender a dizer não
b) Use o TALVEZ
c) Apenas realizando um planejamento semanal
d) Abrace tudo o que conseguir e isso trará bons frutos
e) Reflexão constante, cuidado com os ladrões do tempo e gestão do estresse
Resolução: Uma vez compreendida a distribuição de seu tempo nos 4 quadrantes da Matriz do Tempo, faz-se necessário realizar um trabalho de redução nos quadrantes IV, III e I. O objetivo é ter cada vez mais tempo para dedicar ao quadrante II. Como ELIMINAR o quadrante IV?
· Reflexão constante;
· Cuidado com os ladrões do tempo: televisão e internet;
· Gestão do estresse;
· Propósito familiar / pessoal;
15. Segundo a “Matriz do Tempo”, o ideal é tentarmos evitar o máximo possível das coisas que estão no quadrante III, dentre as dicas dadas no curso, qual das ações abaixo se enquadra nesse quesito?
a) Alinhamento profissional, discutir a relação e aprender a dizer não
b) Use o TALVEZ
c) Apenas realizando um planejamento semanal
d) Abrace tudo o que conseguir e isso trará bons frutos
e) Reflexão constante, cuidado com os ladrões do tempo e gestão do estresse
Resolução: Como EVITAR o quadrante III?
· Alinhamento (profissional);
· Discutir a relação (pessoal);
· Esclarecer expectativas;
· Aprender a dizer não e a negociar novos prazos;
· Delegando poder (aumentando o nível de autonomia);
· Desde que seja possível, não atenda todas as suas ligações. Faça um filtro na origem das ligações e no momento em atendê-las. Interromper uma atividade importante pode levar à perda de foco.
16. Segundo a “Matriz do Tempo”,o ideal é tentarmos reduzir o máximo possível das coisas que estão no quadrante I, dentre as dicas dadas no curso, qual das ações abaixo se enquadra nesse quesito?
a) Alinhamento profissional, discutir a relação e aprender a dizer não
b) Use o TALVEZ
c) Realizando um planejamento semanal, cuidando dos relacionamentos e delegando
d) Abrace tudo o que conseguir e isso trará bons frutos
e) Reflexão constante, cuidado com os ladrões do tempo e gestão do estresse
Resolução: Como REDUZIR o quadrante I?
· Realizando um Planejamento semanal;
· Cuidando dos relacionamentos;
· Delegando;
· Meta: 25% em urgências
17. Segundo a “Matriz do Tempo” separa em quatro quadrantes dividindo em ações importantes, não importantes, urgentes e não urgentes, imagine que traçaremos uma linha nesta matriz dividindo-a em duas partes, para uma melhor gestão do tempo o indicado é que vivamos sempre:
a) À direita da linha
b) À esquerda da linha
c) No centro do quadrante
d) Abaixo da linha
e) Acima da linha
Resolução: Traçamos uma linha dividindo as ações que são importantes das que não são importantes, e o ideal para uma boa gestão do tempo é viver sempre acima desta linha
18. Aprender a dizer não é uma das tarefas mais complicadas, principalmente por conta da nossa cultura e o quão próximo a pessoa é de nós.
Aprenda a dizer “não”
É importante, tanto para a vida profissional como para a pessoal, ter a consciência da necessidade de ser claro no comprometimento do tempo.
Os conflitos de agendas devem ser negociados com foco nos objetivos de cada pessoa. Se a demanda o afastar do caminho das metas, a franqueza no momento da negação protege os dois lados.
Fonte: https://fia.com.br/blog/gestao-do-tempo/ Acesso em: 03 set. 2021.
Dentre as alternativas abaixo, qual delas é uma boa forma de trabalhar isso em nós para aprendermos a dizer não, segundo a ótica da Gestão do Tempo?
a) Usar a palavra “talvez”
b) Tenha um planejamento semanal como escudo
c) Cuidando dos relacionamentos
d) Abrace tudo o que conseguir para não magoar a pessoa
e) Gestão do estresse
Resolução: 
· Tenha um planejamento semanal como escudo;
· Pense na tarefa você não realizará para atender o pedido;
· Faça perguntas: isso é necessário agora? Precisa realmente de mim? Precisa realmente ser feito?
· Não use o TALVEZ;
· Ao superior: transfira a ele a decisão sobre as suas prioridades;
· Fuja da popularidade e tenha coragem!
19. Gerir nosso tempo é de fundamental importância para organização e administração do nosso tempo, na metodologia da gestão do tempo existem quatros pilares que nos auxilia nesta gestão, são eles:
a) Contatos, compromissos, anotações e tarefas
b) Reduzir, focar, eliminar e evitar
c) Delegar, fazer, agendar e eliminar
d) Urgente, não urgente, importante e não importante
e) Definir os prazos: curto, médio e longo
Resolução: Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os seguintes pilares: contatos, compromissos, anotações e tarefas.
20. Júlia é uma colaboradora de uma empresa, sempre quando ela chega pela manhã na empresa, ela verifica quais atividades estão planejadas para esse dia na sua agenda física, depois abre o e-mail para ver se chegou alguma urgência, na sequência ela tem uma reunião e leva seu bloco de notas em papel para anotar as informações importantes, ao retornar da reunião, ela passa suas anotações para o Outlook usando a função “Tarefas”, assim como a função “Contatos” que ela gerencia tudo pelo aplicativo.
Analisando, segundo a ótica dos pilares da gestão do tempo, sobre a rotina da Júlia, podemos dizer que o estilo dela é:
a) Totalmente online
b) Totalmente offline
c) Estilo livre
d) Estilo misto
e) Não conseguimos definir
Resolução: Júlia tem um estilo misto, pois se utiliza de blocos e agenda física (aquelas em papel), mas também passa suas anotações para o computador utilizando o aplicativo Outlook e seus contatos são gerenciados de forma online.
21. Atividades planejadas para um prazo entre um mês e menos do que um ano, como um curso livre, um evento que quer participar ou a próxima viagem, são classificadas como atividades de:
a) Longo prazo
b) Médio prazo
c) Curto prazo
d) Curtíssimo prazo
e) Impossível de definir
Resolução: As atividades classificadas como médio prazo são atividades realizadas em menos de um ano e mais de um mês, como eventos, viagens, cursos, treinamentos etc. São atividades de propósito em que o objetivo é organizar as rotinas, conforme vemos na tabela abaixo:
22. Wendel ao chegar na empresa pela manhã, abre sua agenda e verifica as atividades que ele tem agendadas para o dia, assim ele prioriza as atividades mais urgentes e sabe tudo o que precisa ser feito naquele dia. Segundo a situação descrita acima, podemos dizer que a atividade é classificada como:
a) Longo prazo
b) Médio prazo
c) Curto prazo
d) Curtíssimo prazo
e) Impossível de definir
Resolução: Atividades diárias são classificadas como atividades de curtíssimo prazo, o objetivo é a verificação da atividade que precisa ser priorizada.
23. Referente a afirmação:
“Consigo compartilhar as informações com os convidados, como horário de início e término, o assunto da reunião e o local.”
Estamos falando sobre qual tipo de ferramenta que oferece essas vantagens?
a) Agenda física (de papel)
b) Bloco de anotações
c) Planner
d) Planejamento semanal
e) Agenda online
Resolução: A agenda online, seja Outlook, Google Agenda ou outra agenda online que permite compartilhar dados, sempre vai te oferecer essas vantagens de estar reunindo tudo no mesmo local as informações necessárias sobre as reuniões.
24. “Os sonhos de uma viagem, a compra de um carro novo ou uma casa, muitas vezes fica adiado por anos devido ao planejamento não ser realizado de forma correta e os acontecimentos do cotidiano acabam postergando a conquista do objetivo - principalmente se não foi passado para o papel.”
Fonte: https://administradores.com.br/artigos/qual-a-importancia-do-planejamento-por-que-planejar Acesso em 03 set. 2021.
A melhor forma de gerir nosso tempo é fazendo um planejamento, porém existem diversos tipos de planejamentos específicos para cada tipo de atividade, e isso precisa estar bem claro para que possamos planejar de uma forma plausível, suponha que Mário está planejando comprar um apartamento e começa fazer as pesquisas iniciais para entender tudo o que precisa e os valores, esse tipo de planejamento podemos classificar como:
a) Longo prazo
b) Médio prazo
c) Curto prazo
d) Curtíssimo prazo
e) Impossível de definir
Resolução: As atividades de longo prazo são atividades planejadas para daqui a um ano ou mais, e os sonhos são classificados como longo prazo, como planejar a compra de um apartamento, um casamento, ter filhos, entre outros.
25. Sobre a gestão de e-mails, existem algumas atitudes que são indicadas como recomendadas, das alternativas abaixo, qual delas está coerente com o apresentado em curso?
a) Caixa de entrada é de ENTRADA
b) Apague os e-mails
c) Sempre responda a um e-mail recebido, mesmo que for apenas um “ok”
d) Sempre utilize o recurso “responder a todos”
e) Verifique seu e-mail a todo momento
Resolução: A caixa de entrada é de ENTRADA, não deixe ali todos os e-mails resolvidos e não resolvidos, defina pastas e arquive os e-mails resolvidos. Nunca apague os e-mails. Reduza as respostas desnecessárias (ok, ciente etc). Só copie quem for necessário. Não verifique a caixa o tempo todo, defina horários para isso.
26. Dentre as dicas de gestão de e-mails, existe uma ferramenta que você pode usar quando envia e-mails para uma lista de contatos e não quer expor os e-mails das pessoas ou não quer que todas as pessoas recebam resposta sempre que alguém clica em “responder a todos”, qual ferramenta é essa?
a) Para (To, em inglês)
b) Cc
c) Cco (Bcc, em inglês)
d) Assunto (subject, em inglês)
e) De (From, em inglês)
Resolução: Sempre envie para o Cco (ou Bcc, em inglês), que é a sigla para “cópia oculta”, apesar de também ser uma cópia, a pessoa que recebe esse e-mail não consegue ver quem mais recebeu uma cópia deste,e se você pedir ciência do recebimento, ela responderá apenas para você e não para toda a lista de contatos.
27. A “Matriz do Tempo” é constituída pelos quadrantes onde temos as combinações de o que é importante, não importante, urgente e não urgente, dentre estas classificações, o e-mail deve ser considerado:
a) Não urgente
b) Urgente
c) Não importante
d) Importante
e) Sem importância
Resolução: Os e-mails são considerados importantes, estabeleça horários para verificar seus e-mails, não fique verificando toda hora, pois, e-mails não são considerados urgentes, urgente seria por exemplo, uma ligação.
28. Quando você envia um e-mail é sempre importante saber o que colocar no título (assunto) do e-mail, segundo a gestão de e-mails o ideal é:
a) Deixar de forma genérica
b) Especificar o que se trata
c) Deixar em branco
d) Colocar apenas uma palavra-chave
e) Colocar números
Resolução: Quanto mais específico melhor, pois assim a pessoa que vai receber poderá avaliar a importância do e-mail para saber se vai abrir logo ou não.
29. Em relação ao e-mail, sabemos que ele não passa o tom de voz, nem a entonação e não permite interação, sabendo disso o que não é recomendado fazer por e-mail:
a) Enviar relatório
b) Solicitar reuniões
c) Pedir algum direcionamento
d) Dar bronca
e) Enviar perguntas sobre o projeto
Resolução: Broncas devem ser presenciais, ou no máximo através de uma ligação, mas nunca através de e-mail.
30. “A ausência de foco nas reuniões também limita a eficiência dos profissionais.
Por vezes, falta uma pauta clara e registros que permitam o resgate posterior das deliberações. E isso leva a novos encontros com potencial erosão da eficiência de todos os envolvidos.”
Fonte: https://fia.com.br/blog/gestao-do-tempo/ Acesso em: 03 set. 2021.
Segundo a gestão do tempo, existem algumas dicas de como prosseguir a reunião, qual das alternativas abaixo é uma dica sobre gestão de reunião?
a) Definir a pauta
b) Não precisa divulgar os convidados
c) Marcar horário de início, mas nunca o horário de término
d) Os arquivos devem ser mostrados no momento da reunião
e) Aguarde alguns minutos para começar a reunião
Resolução: É sempre importante definir a pauta da reunião, informe quem serão os presentes, defina o horário de início e principalmente de término da reunião, envie os arquivos necessários previamente e comece SEMPRE no horário.