protocolo recepção, classificação, registro e distribuição de documentos

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PROTOCOLO: RECEPÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO E
DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
➥Recepção– atividade de receber os
documentos e efetuar a separação em duas
categorias: oficial, (trata de matéria de interesse
institucional) e particular ( trata de conteúdo de
interesse pessoal)
Os documentos oficiais são divididos em
ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza
ostensiva deverão ser abertos e analisados,
deverá ser verificada a existência de outros
registros relacionados ao documento recebido,
para se fazer a devida referência.
Os documentos de natureza sigilosa e aqueles
de natureza particular deverão ser
encaminhados diretamente aos respectivos
destinatários.
➥Registro – os documentos recebidos são
registrados em formulários ou em sistemas
eletrônicos, nos quais serão descritos os dados
referentes ao seu número, nome do remetente,
data e assunto, espécie, entre outros elementos.
➥Classificação - análise e identificação do
conteúdo de documentos, seleção da categoria
de assunto sob a qual sejam recuperados,
podendo atribuir a eles códigos.
➥Movimentação (expedição/distribuição):
entrega dos documentos aos respectivos
destinatários. A distribuição é a remessa dos
documentos aos setores de trabalho, enquanto
que a expedição consiste na remessa externa
desses documentos.