Documentação: conceito, importância e fases

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Arquivologia 
Prof.: Ana Paula Abruzzi 
Ministério Público da União 
Técnico 
 Arquivologia MPU 
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DOCUMENTAÇÃO 
 
Conceito 
Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção, 
sistematização, distribuição e utilização de documentos. Em seu conceito mais amplo, 
documentação envolve todas as técnicas de controle de informações, análise da 
produção bibliográfica, mecanização das informações, reprodução de documentos, 
controle e produção de traduções, trabalhos de referência em todas suas formas, 
publicação e divulgação de informações. 
A legislação arquivística nacional, através da Lei nº 8.159/1991, define gestão de 
documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às 
atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. 
 
Importância 
 Devido ao desenvolvimento e crescimento de vários setores tanto nos órgãos 
públicos como nas empresas é necessário cada vez mais estabelecer serviços 
especializados com o objetivo de facilitar a obtenção e localização de informações e 
dados atualizados. 
 
Natureza 
A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, conforme sua 
organização, utilização e finalidade. 
 A documentação apresenta natureza comercial quando é, principalmente, 
organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais. 
 A natureza científica da documentação está presente quando o objetivo principal é 
o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o 
lucro. 
 A documentação assume natureza oficial quando sua organização e utilização têm 
por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura, 
pressupondo a coleta e classificação de documentos oficiais, como, por exemplo: Leis, 
Leis complementares, Decretos, Tratados, Convênios, Convenções, Portarias, 
Resoluções e demais atos normativos próprios da Administração, Federal, Estadual ou 
Municipal. 
 
Finalidade 
 A documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que 
o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização, 
proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia. Procura, também, 
facilitar o acesso e a obtenção de dados atualizados de modo que ofereça melhor 
rendimentos dos estudos e trabalhos. Numa abordagem restrita, a finalidade da 
documentação, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de 
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como é utilizada. Assim, quando elaborada e usada nas empresas, tem finalidade 
comercial. A documentação oficial, por sua vez, tem por objetivo auxiliar e assessorar a 
Administração Pública em todos os níveis: federal, estadual e municipal. Na 
documentação de natureza científica ou didática, a finalidade é a obtenção de dados 
para a realização de pesquisa técnica-científica ou pedagógica. Sem dúvida, porém a 
principal finalidade é a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada de 
decisão pelo administrador de empresa, ou pela autoridade pública, ou pelo 
pesquisador. 
 
Características 
 No passado, a documentação era tipicamente estática, já que significava uma 
coletânea de dados históricos, de papéis e documentos à disposição de poucos, ou 
funcionava apenas como simples arquivo. Nos dias atuais, porém, a documentação 
assume uma característica predominantemente dinâmica, que a impulsiona a alcançar 
com amis rapidez e eficácia sua principal finalidade, pois, atendendo de imediato às 
inúmeras exigências da pesquisa, levantamento de dados e informações, direta ou 
indiretamente, auxilia e influi na tomada de decisões. 
 
Fases do processo de documentação 
 A documentação é basicamente dinâmica. Nos dias de hoje, perdeu seu caráter 
estático de simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao 
estudo, à pesquisa, ao planejamento e à tomada de decisão. 
 O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento, 
leitura e classificação. 
 Recolhimento: para constituir um serviço de documentação, exige-se senso de 
julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para 
recolher o que é útil, imparcialidade na seleção de documentos. 
Leitura: a leitura é fundamental, pois somente com base nela poderá tomar 
qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação do documento. 
Classificação: a classificação deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo 
tempo, antecipar sua utilidade prática. 
 
Classificação 
Com o surpreendente aumento do número de bibliotecas e arquivos através dos 
anos e em todas as partes do mundo, ficou provado ser mais conveniente a utilização 
de sistemas padronizados e aceitos internacionalmente do que criar e construir um 
sistema próprio de classificação. 
 
 
 
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 A classificação mais famosa e difundida é a de Melvil Dewey, que publicou sua 
“Classificação Decimal” em 1876. O Plano de Dewey divide os ramos do conhecimento 
em 10 grupos, que são, por sua vez, subdivididos inúmeras vezes, a fim de que 
possam proporcionar grupos específicos de assuntos. Cada subdivisão recebe um 
número decimal, daí o nome de Sistema. Esse número é usado nas lombadas dos 
livros e nas fichas catalográficas para facilitar a localização. 
 Organizar documentos na empresa é uma atividade de grande importância, 
principalmente quando for simples, dinâmica e eficiente. 
 A classificação representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes, 
que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas ou de pessoas. Os 
procedimentos utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das 
palavras dos documentos. De modo geral, determina-se que certos documentos 
pertencem à mesma classe se forem semelhantes entre si, dependendo das palavras que 
têm em comum. Pode-se, portanto, dizer que a classificação procura dar ordem aos 
documentos que se encontram desordenados. 
 Levando em consideração que a organização de documentos mais comumente se 
baseia em nome, assunto, origem, destino, ordem cronológica e local, os principais 
sistemas de classificação são: 
 Alfabético; 
 Numérico; 
 Alfanumérico; 
 Assunto em ordem alfabética; 
 Assunto em ordem de codificação; 
 Cronológico; 
 Origem ou destino em ordem alfabética; 
 Origem ou destino em ordem de codificação; 
 Geográfico; 
 Natureza do documento. 
 
 
Alfabético: é o sistema mis simples e mais utilizado. Os documentos podem ser 
ordenados por nome, assunto, origem, destino ou por local. 
 
Numérico: esse método classifica os documentos pela ordem de entrada, sem considera 
sua ordem alfabética. Ignora qualquer outro tipo de planejamento. O sistema, para 
funcionar a contento, exigia antigamente organização de dois índices, preferencialmente 
em fichas. Num deles, as fichas eram dispostas em ordem alfabética, e no outro de acordo 
com a ordem numérica que o documento recebia ao dar-se entrada dele no fichário. 
Modernamente, tudo isso pode ser arquivado eletronicamente em disquetes. Esse sistema 
é também chamado de cronológico, pois a classificação vai-se desenvolvendo 
numericamente, conforme a entrada de novos documentos. A única exceção ocorre 
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quando se aproveita algum número baixo que ficou vago devido ao cancelamento do 
documento antigo, ou invasivo, ou em desuso. O sistema é realmenteeconômico, não 
pressupões qualquer planejamento, porém sua utilização é morosa, já que exige a 
consulta prévia a um ou aos dois índices. 
 
Alfanumérico: esse sistema procura aproveitar as vantagens dos sistemas alfabético e 
numérico. 
 
Assunto em ordem alfabética: esse sistema é uma derivação do sistema alfabético e já 
foi analisado. 
 
Assunto em ordem de codificação: esse sistema pressupõe a organização de um 
índice. Assim, por exemplo: 
1. Pedidos – A 
2. Contratos – B 
3. Correspondência – C 
4. Catálogos – D 
5. Reclamações – E 
 
Naturalmente, a organização do índice, dos assuntos e dos catálogos correspondentes 
não obedece a nenhum outro critério que não seja o de facilitar o trabalho. A principal 
vantagem do sistema é que ele dificulta o acesso aos documentos, pois há necessidade de 
consultar previamente o índice. Uma carta em que se faz um pedido de mercadorias será 
classificada em A e poderá receber um número que significa uma ordem de chegada. 
 
Cronológico: o sistema é também conhecido como numérico. 
 
Origem ou destino em ordem alfabética: esse sistema deriva do sistema 
alfabético, e já foi analisado. 
 
Origem ou destino em ordem de codificação: sistema semelhante ao assunto em 
ordem de codificação. 
 
Geográfico: os documentos são classificados conforme divisão geográfica 
previamente estabelecida. Assim, o critério será determinado pela própria empresa, 
não havendo uma regra uniforme para todos os casos. É claro que uma empresa 
dedicada principalmente à exportação de seus produtos precisará de uma classificação 
que inclua os países importadores. Outra que esteja voltada para o mercado interno, 
com relações e negócios em todos os Estados da federação, deverá possuir 
classificação por estados, por cidades, talvez por regiões. Outra empresa, menor e com 
negócios apenas em um outro Estado, sem dúvida terá classificação por Estados, 
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cidades, mas dificilmente por região. No caso de uma empresa com grande atividade 
numa cidade, é provável que ela tenha classificação por distrito, por zona, por bairro. 
 
Natureza do documento: esse sistema é bastante parecido com o de assunto em 
ordem de codificação. Por natureza do documento entende-se distinguir documentos, 
como, por exemplo, um contrato, um traslado, uma certidão, um ofício, um 
requerimento, um relatório, uma vistoria, um certificado, até mesmo uma carta. 
 
Todos os sistemas são bons e proporcionam vantagens e desvantagens. A escolha 
de qualquer deles depende fundamentalmente do tipo de atividade, do porto e dos 
objetivos da empresa, assim como da frequência, da utilização e do sigilo dos 
documentos. 
 
 
ARQUIVO 
 
O documento, por si só, não pode ser encarado como um entrave ao correto 
desempenho da administração pública, por isso sua guarda e eliminação devem seguir 
critérios para evitar o aniquilamento de nossa memória nacional, por isso a importância do 
arquivo nas instituições. 
 
Importância 
A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição Federal, em seus 
arts. 215 e 216, determina: 
Artigos n° 215 e 216 da Constituição Federal 
CAPÍTULO III 
Da Educação, da Cultura e do Desporto 
SEÇÃO II 
Da Cultura 
Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura 
nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais. 
§ 1.º O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, indígenas e afro-brasileiras, e das de 
outros grupos participantes do processo civilizatório nacional. 
§ 2.º A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos 
étnicos nacionais 
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Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados 
individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes 
grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: 
I - as formas de expressão; 
II - os modos de criar, fazer e viver; 
III - as criações científicas, artísticas e tecnológicas; 
IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artístico-
culturais; 
V - os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, 
ecológico e científico. 
§ 1.º O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural 
brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas 
de acautelamento e preservação. 
§ 2.º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as 
providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 
§ 3.º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais. 
§ 4.º Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei. 
§ 5.º Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos 
quilombos. 
No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi criado em 1836. 
 
 No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada principalmente 
por seu valor histórico, Após a segunda Guerra Mundial, começaram a aparecer as 
primeiras preocupações comum a nova concepção arquivística, em que o documento 
perdia seu exclusivo enfoque histórico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a 
racionalização da informação, a eficiência administrativa e a finalidade prática na toma da 
de decisões. 
 
Organização 
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione de: 
- Segurança 
- Precisão 
- Simplicidade 
- Flexibilidade 
- Acesso 
 
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O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa também uma fonte 
inesgotável de informações, que pretende atender a todos e a todas as questões. 
 
Conceitos fundamentais de arquivologia 
Vamos começar diferenciando os acervos de ARQUIVO, Biblioteca e Museu: 
 ARQUIVO Biblioteca Museu 
Origem/função Documentos produzidos e 
conservados com objetivos 
funcionais 
Documentos 
produzidos e 
conservados com 
objetivos culturais 
e/ou de pesquisa 
Documentos 
produzidos e 
conservados com 
objetivos culturais. 
Aquisição ou 
custódia 
Os documentos não são 
objeto de coleção; provêm 
tão só das atividades públicas 
ou privadas. Ou os 
documentos são produzidos 
num único exemplar ou em 
limitado número de cópias. 
Há uma significação orgânica 
entre os documentos. 
Os documentos são 
colecionados de fontes 
diversas, adquiridos 
por compra, doação ou 
permuta. 
Os documentos são 
colecionados de 
fontes diversas, 
adquiridos por 
compra, doação. 
Método de 
avaliação 
Preserva-se a documentação 
referente a uma atividade, 
como um conjunto, e não 
como unidades isoladas. 
Os julgamentos são finais e 
irrevogáveis. 
A documentação não raro 
existe em via única. 
 
Aplica-se a unidades 
isoladas. 
O julgamento não tem 
caráter irrevogável. 
O julgamento envolver 
questões de 
conveniência, e não de 
preservação. 
Finalidade de 
conservar, estudar e 
colocar à disposição 
do público. 
Método de 
classificação 
Estabelece classificação 
específica para cada 
instituição, ditada pelas suas 
particularidades. 
Exige conhecimento da 
relação entre as unidades, a 
organização e o 
funcionamento dos órgãos. 
Utiliza métodos 
predeterminados. 
Exige conhecimento do 
sistema, do conteúdo e 
da significação dos 
documentos a 
classificar.Métodos 
descritivo 
Aplica-se a conjuntos de 
documentos. 
As séries (órgãos e suas 
subdivisões, atividades 
funcionais ou grupos 
documentais da mesma 
espécie) são considerados 
unidades para fins de 
descrição. 
Aplica-se a unidades 
discriminadas. Os 
documentos (anuários, 
periódicos, etc.) são 
unidades isoladas para 
catalogação. 
Aplica-se a conjuntos 
e unidades de peças e 
objetos de valor 
cultural (escultura 
exclusiva, coleção de 
quadros) 
Tabela adaptada: REIS, J.T.L. Arquivologia facilitada, Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. 
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Concluindo: os acervos das bibliotecas e museus são essencialmente culturais, o arquivo 
até poderá ter caráter cultural, mas isso ocorrerá após transcorrer um tempo, pois alguns 
documentos do arquivo poderão ser considerados posteriormente como parte da memória 
da organização. 
 
Conceito de ARQUIVO 
 Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e 
preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na 
constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no 
cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação. 
 
 A Lei nº 8.159/91 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e 
é uma fonte primária para os estudos de arquivologia para concurso público. 
 De acordo com artigo 2º da Lei 8.159/91: 
Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades 
privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa 
física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
 
Os documentos de arquivos são gerados, recebidos e acumulados, devido as funções 
naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar 
registrados em diversos suportes informacionais. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONCEITOS 
ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública 
ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da 
natureza do suporte. 
ARQUIVO CENTRAL: arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos 
aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do 
armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o 
arquivo nacional. 
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PRINCÍPIOS DE ARQUIVOLOGIA 
 
 Os princípios teóricos-metodológicos da terias arquivística podem ser definidos em 
cinco: 
 1 – Proveniência: os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, 
de modo a respeitar a origem dos documentos, e não podem ser misturados a outros 
fundos. 
 2 – Organicidade: reflete a estrutura, as funções e as atividades da entidade 
produtora, em suas relações internas e externas. 
 3 – Indivisibilidade: determina que os fundos arquivísticos devem ser 
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou 
não autorizados. 
 4 – Unicidade: conservam o caráter único em função do contexto em que foram 
produzidos. 
 5 – Cumulatividade: os arquivos constituem uma formação progressiva e natural 
decorrente das funções e atividades de um organismo. 
 
 
 
 
 
FUNDO FECHADO FUNDO ABERTO 
 Quando o órgão gerador da documentação não 
mais produz ou acumula documentos em virtude 
geralmente da cessação de suas atividades. Por 
exemplo: uma instituição governamental que 
deixou de funcionar e foi extinta. 
Quando o organismo produtor e acumulador da 
documentação ainda se encontra em atividade, 
continuando a gerar documentos arquivísticos. 
FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. 
Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. 
 
Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por 
órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas 
atividades administrativas, judiciárias ou legislativas. 
 
Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por 
instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a suas atividades específicas. 
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, seu porte e seus 
objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados com outros objetivos, não 
devem misturar-se com o arquivo principal, já que o tratamento que a eles se deve dar é 
diferente. 
 
 
 
FUNDO: conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo. 
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Ciclo vital arquivístico ou Teoria das Três Idades 
 O gerenciamento dos documentos seguem três etapas e o objetivo aqui é classificar os 
estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição: corrente, 
intermediária e permanente. 
 
Correntes Temporários Permanente 
Conjuntos de 
documentos atuais, 
em curso, que são 
objeto de consultas 
e pesquisas 
frequentes. 
 
Conjunto de documentos 
oriundos de arquivos 
correntes e que ainda 
podem ser consultados 
pelos órgãos que o 
produziram. 
 
São conjuntos de documentos de 
valor histórico, científico ou 
cultural que devem ser 
apreensivos ser preservados 
indefinidamente. E poderão vir a 
ser consultados por terceiros. 
 
 
GESTÃO DE DOCUMENTOS (administração de documentos) 
 
A lei 8.159/91 define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou 
recolhimento. 
 
Objetivos da gestão de documentos: 
- Assegurar, de modo eficiente, a produção, a administração e a destinação de 
documentos; 
- Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, 
quando e onde for solicitada. 
- Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de 
dados e outras técnicas avançadas, econômicas e eficientes de gestão da informação. 
- Assegurar a eliminação do documentos que não apresentem valor primário – 
administrativo, fiscal, técnico, legal – ou valor secundário, ou seja, importância histórica 
para a pesquisa científica. 
- Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que merecem guarda 
permanente por seus valores históricos e científicos. 
 
Gestão de documentos correntes 
Conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e 
pesquisas frequentes. Estes arquivos estão localizados no local em que foram produzidos 
os documentos. 
 
 
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Gestão de documentos intermediários 
Conjunto de documentos que não são consultados com tanta frequência por quem 
os produziu. Os arquivos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos são 
mantidos por razões legais e de acordo com os prazos prescricionais e precaucionais 
previstos na Tabela de temporalidade e de destinação de documentos. 
Os documentos no arquivo intermediário só podem ser consultados pelo órgão que o 
gerou e por terceiros desde que tenham autorização do órgão. 
 
Fases da gestão de documentos 
Conforme Paes (2005), as fases básicas da gestão de documentos são: 
1. Produção de Documentos: refere-se à elaboraçãodos documentos em decorrência 
das atividades de um órgão. São projetados também modelos de formulários e 
demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com as 
necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou 
de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços de reprografia e 
automação arquivística. 
2. Utilizacão de Documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, 
classificação, registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de 
documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de 
acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, 
indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições. 
3. Avaliacão e destinacão de documentos: geralmente considerada a mais complexa 
das três fases da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e 
avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus 
prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e 
os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação 
para a instituição. 
 
Diagnóstico arquivístico 
É a análise detalhada dos vários aspectos relacionados a estrutura e ao 
funcionamento do arquivo na empresa. 
O processo de diagnóstico analisa: 
- existência de normas e manuais de arquivo; 
- localização e instalações físicas; 
- volume documental e espaço físico ocupado; 
- condições ambientais e de armazenamento dos documentos; 
- recursos humanos; 
- gênero e natureza dos arquivos 
- classificação/arranjo dos documentos, identificados os métodos de arquivamento adotado; 
- procedimentos e formas de acesso à informação; 
- controle de consultas, empréstimos e processos de reprografia e automação utilizados; 
- estado de preservação e conservação dos documentos. 
 
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Avaliação documental 
 A avaliação de documentos consiste, fundamentalmente, em identificar seus 
valores e definir seus prazos de guarda. O processo de avaliação é vinculado a legislação e 
em alguns casos também segue definições das empresas. 
 
 
 
 
 
 
 
 ESTRUTURA DE UMA TABELA DE TEMPORARIEDADE 
 
 
FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro: 
Elsevier, 2011. 
 
 
PROTOCOLOS 
 Podemos dizer que o protocolo executa as seguintes ações: 
 - recebimento de correspondência (malotes, etc) 
 - separação da correspondência oficial da particular 
 - colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com dados como data, hora do 
recebimento e outras informações pertinentes. 
 - elaboração de resumo do assunto. 
 - encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário. 
 - controlam os documentos que ainda tramitam no órgão. 
 - expedição de correspondências. 
 
 
 
 
 
 
TABELA DE TEMPORARIEDADE: instrumento de destinação, aprovado por autoridade 
competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o 
recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos. 
Fonte: Dicionário de terminologia Arquivística, 2005 
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As atividades e suas respectivas características no setor de protocolo: 
 
1. Recebimento 
Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias 
origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim 
como outros documentos encaminhados por terceiros à instituição. É, nesse sentido, a 
porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição. 
 
2. Registro e Autuação 
É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de 
controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número codificado de 
acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida 
como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos 
advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos 
internos. 
3. Classificação 
 Etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a fim de identificar o 
assunto do mesmo, classificando-os de acordo com o plano de classificação da instituição. 
É importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser 
abertos pelo setor de protocolo, para que seja efetuada a classificação efetiva dos 
mesmos, desde que não sejam sigilosos ou particulares. Esses documentos de caráter 
confidencial só devem ser abertos por seus destinatários. 
4. Expedição/Distribuição 
 É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se 
de distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição. 
5. Controle da Tramitação/Movimentação 
 O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema 
manual ou informatizado, no sentido de identificar os departamentos pelos quais passam 
os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se 
saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem 
como para se consultar os últimos andamentos realizados na sua tramitação. 
 
 
Documentos Sigilosos e Ostensivos 
 Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. 
OSTENSIVOS ou ordinário: documentos cuja divulgação não prejudica a 
administração. 
SIGILOSOS: devem ser de conhecimento restrito e precisam de guarda especial. 
Os sigilosos se classificam em quatro tipos: ultrassecretos, secretos, confidenciais 
e reservados. 
 
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No Brasil, a atribuição dos graus de sigilo e controle de documentos sigilosos são 
regulamentados pelo Decreto Federal nº. 4.553/2002. 
 
 
FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro: 
Elsevier, 2011. 
 
Procedimentos Administrativos 
No assunto relacionado aos protocolos, merecem atenção também os termos utilizados 
com relação a procedimentos administrativos executados nas operações de tratamento e 
tramitação de processos: 
Veja as definições dos termos na Portaria nº05 de 19 de dezembro de 2002, do 
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, em anexo. 
 
 
TIPOLOGIA DOCUMENTAL 
 A classificação se dá por seis categorias, quanto: 
 1 à Entidade Arquivística; 
 2 ao Gênero dos Arquivos; 
 3 à Espécie dos Arquivos; 
 4 à Natureza dos Arquivos; 
 5 ao Suporte da Informação; 
 6 aos Valores dos Arquivos. 
 
1 – Classificação quanto à Entidade Arquivística 
 Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos. 
O conceito de entidade neste caso é tratado como sinônimo de empresa, instituição ou 
organização administrativa. Entidade arquivística pode ser pessoa jurídica ou pessoa física 
que produz e acumula, de forma natural, documentos as longo de suas atividades. Por 
isso, os documentos arquivísticos podem ser públicos ou privados. 
 
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Arquivos públicos: são criados e mantidos por entidade de caráter público, seja na 
esfera federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções administrativas, 
legislativas e judiciárias. Exemplo: Arquivo do Supremo Tribunal Federal, Arquivo da 
Prefeitura Municipal do RJ. 
 Arquivos privados: são aqueles criadose mantidos por instituições de 
caráter particular. Exemplo: arquivo do banco Itau. 
IMPORTANTE: o conceito de entidade arquivística está atrelado à natureza jurídica 
da entidade que gera os documentos: instituição de direito público ou de direito privado. 
 
 2 – Genêro dos Arquivos 
Os documentos podem ser classificados quanto ao gênero, segundo o modo em que a 
informação foi registrada no mesmo. Classificação quanto ao gênero: 
 Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em modo 
escrito ou textual. Os documentos textuais se apresentam, basicamente, manuscritos, 
datilografados e impressos. Exemplo: contratos, atas, relatórios, certidões, 
 Documentos iconográficos: são os que têm suas informações em forma 
de imagem estática (que não estejam em movimento) Exemplo: fotografia, negativos, 
diapositivos, slides, desenhos e gravuras. Exemplo de arquivo iconográfico: arquivo 
fotográfico de uma revista. 
 Documentos sonoros: aqueles cuja informação esteja em formato de som. 
Exemplo: fitas k7, discos de vinil, CDs musicais. 
 Documentos filmográficos: todos que possuem suas informações 
representadas por um filme. Exemplo: filmes antigos sem tecnologia sonora. 
 Documentos audiovisuais: são os que têm suas informações em forma de 
som e imagem em movimento. A junção de documentos sonoros com de documentos 
filmográficos resulta nos documentos Audiovisuais. Exemplo: programas de Tv. 
 Documentos informáticos: são os que necessitam do computador 
para que sejam lidos. Essa leitura se dá através de um software, que tem a capacidade 
de decifrar as informações em linguagem de máquina (bits e bytes) contidas num 
hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte) que 
comporta as informações pode ser um HD (disco rígido), um CD- ROM, um CD-R, um CD-
RW etc. Eles são também denominados documentos digitais, uma vez que são 
constituídos por dígitos binários (Zeros e Uns - 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de 
texto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivo de áudio do formato MP3, etc. Também 
conhecido como documentos eletrônicos. 
 Documentos cartográficos: aqueles que representam, de forma 
reduzida, uma área maior. Apresentam-se em formatos e dimensões variáveis, contendo 
representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplo: mapas, plantas. 
 Documentos Micrográficos: arquivos em suporte fílmico resultante da 
microrreprodução de documentos. Eles se apresentam como microformas, tais como os 
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microfilmes e as microfichas. A microfilmagem, por exemplo, é a técnica de reprodução 
de documentos aplicada para a geração desse tipo documental. 
 
3 – Espécie dos Arquivos 
 Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a 
finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Exemplo: medidas provisórias, 
decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resoluções, portarias, instruções 
normativas, acórdãos. 
 Atos enunciativos: são aqueles de caráter opinativo, que esclarecem os 
assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplo: pareceres, relatórios. 
 Atos assentamentos: são os configurados por registros, consubstanciando 
assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplo: apostila, atas, termos. 
 Atos comprobatórios: são documentos que comprovam assentamentos, 
decisões etc. Como o próprio nome sugere, são direcionados a certificar ou atestar 
determinadas situações. Exemplo: traslados, certidões, atestados, cópias autênticas. 
 Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração 
Pública Federal, Estadual ou Municipal é parte. Exemplo: tratados, convênios, contratos, 
termos aditivos. 
 Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em 
sentido amplo. Exemplo: avisos, cartas ofícios, memorando, edital, intimação, notificação, 
telegrama, alvará, circular. 
 
4 – Natureza dos Arquivos 
 Quanto à natureza, os documentos arquivísticos são classificados em especiais eu 
especializados. 
 
 
 
 
 
 
 
 Arquivos especiais: aquele que tem sob sua guarda documentos de 
formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, microformas, slides, disquetes, Cds, etc. 
– e que , por essa razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao 
seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e 
conservação. 
 Arquivo especializado: aquele que tem sob sua custódia os documentos 
resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma 
física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os 
arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia, arquivos jurídicos. 
ATENÇÃO não confunda natureza do assunto com a natureza dos documentos de 
arquivos. 
Natureza do assunto: ostensivos e sigilosos. E sigilosos em ultrassecretos, secretos, 
confidenciais e reservados. 
Natureza dos documentos de arquivos: especial ou especializado 
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5 - Suportes de Informação 
 É a base em que a informação é registrada, ou seja, suporte é qualquer meio 
utilizado para gravar ou registrar a informação. Exemplo: papel, HD, CDs, pendrives, etc. 
Importante ressaltar que o suporte sozinho não é documento, é preciso que nele contenha 
uma informação significativa para que adquira tal status. 
 
Suporte de informação + dados e informações = DOCUMENTO 
 
6 – Valores dos Arquivos 
 A utilidade que um documento pode ter para uma instituição pode ser 
administrativa ou histórica. 
 Valor primário ou administrativo: qualidade inerente às razões de criação de 
todo documento, em decorrência das atividades de uma instituição. O mesmo que valor 
imediato do documento, também conhecido por valor funcional. São documentos de valor 
imediato e de guarda temporária aqueles que podem ser eliminados, sem prejuízo para a 
coletividade ou memória de uma instituição. 
 Valor secundário ou histórico: qualidade informativa que um documento pode 
possuir depois de esgotada sua utilização primária ( vigência administrativa). O mesmo 
que valor mediato do documento. São documentos de valor mediato e de guarda 
permanente aqueles que devem ser preservados por força das informações neles contidas, 
como fonte de pesquisa para a história e memória de uma instituição. 
 
 
FONTE: REIS, Leonardo; SANTOS, Joao Tiago. Arquivologia facilitada: 
teoria e questões comentadas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. 
 
 
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MICROFILMAGEM 
 
 Introdução à Microfilmagem 
 A necessidade de alteração de suporte em algumas instituições também é conhecida 
como atualização de arquivo, isto é, a informação de documentos originais é migrada para 
outros tipos de suporte, como o microfilme, por exemplo. 
 
Definição 
Microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em 
gênero micrográfico (microfilme ou microficha). 
A microfilmagem surgiu para ajudar na redução e racionalização da produção de 
documentos, bem como sua conservação e arquivamento. 
 
O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, chegando a 
quase 95% do documento original 
 
A microfilmagem pode ser usada se necessário: 
- devolver às pessoas os originais; 
- conservar os documentos por mais de cinco anos; 
- conservar os documentos por tempo indeterminado ou permanente; 
- proteger os documentos dos riscos de incêndio, inundação ou furto. 
 
Aspecto legal da microfilmagem 
A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo determinado ou 
indefinidamente.A reprodução de um microfilme no formato do documento exige, para 
sua validade, que seja autenticado em cartório e à vista do documento original. Portanto, 
a microfilmagem não deve ser entendida apenas como substituidora de documentos 
originais. 
 
IMPORTANTE: antes de qualquer alteração de suporte de arquivo, devem ser 
considerados fatores relacionados a questões legais e também do estudo de viabilidade 
econômica desta mudança. 
 
Processos de reprodução por microfilmagem: 
 
1 ª Estratégia - Microfilmagem de Substituição - É aplicada quando o objetivo 
é microfilmar documentos tendo-se em vista a eliminação futura dos mesmos, com a 
finalidade de redução de espaço. Como o próprio termo diz, substituem-se os 
arquivos de outro suporte (por exemplo, papel) pelo microfilme. É aplicada no 
âmbito dos arquivos correntes e intermediários. Essa estratégia é perfeitamente 
possível porque a legislação brasileira autoriza a microfilmagem e reconhece que o 
microfilme possui a mesma força probante dos originais inclusive em juízo. 
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2ª Estratégia - Microfilmagem de Preservação - É aplicada quando o objetivo 
é microfilmar documentos tendo-se em vista a conservação dos originais, com a 
finalidade de preservá-los dos desgastes relacionados a consultas, por exemplo. É 
aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanentes, pois é nesta idade que 
são arquivados os documentos históricos. Os originais dos documentos considerados 
de valor permanente jamais poderão ser eliminados, por força da legislação em 
vigor. Portanto, mesmo já microfilmados, tais documentos deverão permanecer 
arquivados também em sua forma original. 
 
 
Chama-se de microfilme de segurança, aquele que serve de cópia de segurança, 
devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de preferência em 
câmara de segurança. 
Na microfilmagem, principalmente na estratégia de preservação, utilizam-se rolos de 
filmes constituídos por sais de prata, uma espécie de material químico destinado a 
prolongar o tempo de vida útil dos microfilmes. Esse tipo de filme, de acordo com 
pesquisas científicas, possui uma expectativa de vida útil de até 500 (quinhentos) anos, 
se for conservado em condições adequadas de armazenamento (20°C e 40% UR - 
umidade relativa). 
O microfilme, após produzido, só poderá ser lido por máquina específica que também 
permitem a geração de uma cópia em papel do documento microfilmado. 
 
São várias as vantagens obtidas na microfilmagem de documentos: 
1) Validade legal: a microfilmagem é um processo de reprografia autorizado pela 
Lei Federal nQ 5.433/1968 e pelo Decreto Federal nQ 1.799/1996. Isto confere ao 
microfilme o mesmo valor legal do documento original, inclusive em juízo. 
2) Redução de espaço: no modal de substituição, a microfilmagem é capaz de anular a 
necessidade de serem mantidos os arquivos em suportes convencionais, como o papel. 
Uma vez microfilmados, os documentos poderão ser eliminados, desde que não sejam 
arquivos históricos. 
3) Segurança: por determinação legal, para cada microfilme produzido deverá ser 
extraído um filme cópia, que deverá ser armazenado em local distinto do filme original. 
Isto contribui para a segurança da informação microfilmada. 
4) Preservação longa: respeitando-se as normas técnicas da microfilmagem e 
observando-se medidas adequadas de acondicionamento, conservação e manuseio, os 
microfilmes podem perdurar por longos tempos. 
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 A desvantagem que se vê no primeiro momento é o alto custo exigido por toda a cadeia 
do processo (desde a aquisição de máquinas de microfilmagem até a manutenção das 
máquinas leitoras). Porém, a relação custo/ benefício pode ser bastante interessante e 
favorável para a instituição de acordo com a análise das vantagens que passará a ter. 
 
AUTOMAÇÃO/GED 
 Introdução à Automação Arquivística 
A partir do advento da informática, as técnicas de tratamento dos arquivos vêm 
contando cada vez mais com soluções automatizadas de gestão documental. 
Dessa forma, deve-se entender que o computador é eficaz ao extremo para a gestão 
exata e rápida de grandes massas de informação, assim como para implantar novos 
sistemas de organização e gestão da informação, bases de dados e de conhecimentos. 
 
Nesse sentido, no campo da gestão informatizada ou automatizada, surge o conceito 
de GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O GED, que por muitos é chamado 
também de Gestão Eletrônica de Documentos, é um conjunto de tecnologias que 
permite o gerenciamento de forma eletrônica ou digital de documentos. Tais 
documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, 
imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital. 
 
O GED é formado por uma gama de tecnologias, das quais, por ora, podem ser 
destacadas: 
1) Document Management (DM) 
2) Document Imaging (DI) 
3) Records and Information Management (RIM) 
 
O GED, dessa forma, é um conjunto de procedimentos informatizados com a 
finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental. 
Vantagens para a instituição, através da implantação do GED: 
 Redução de custos com cópias. 
 Maior rapidez na localização de documentos. 
 Múltiplo acesso para a mesma informação. 
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 Aproveitamento de espaço físico. 
 Aumento da produtividade. 
 Mais agilidade nas transações entre organizações. 
 
Tecnologias de Automação Arquivística 
1) DM - Document Management 
Gerenciamento de documentos digitais. Todos os documentos criados eletronicamente 
precisam ser gerenciados. O DM controla o acesso aos documentos, ensejando maior 
segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. O foco é o controle das 
versões dos documentos, as datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o 
histórico da vida do documento da empresa. A tecnologia automatizada DM, 
implementada pela GED, é uma grande contribuição à arquivística, inclusive com relação à 
automação do setor de protocolo. 
2) DI - Document Imaging 
Gerenciamento da imagem dos documentos, isto é, documentos digitalizados. O grande 
número de documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para 
agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição de documentos. O DI usa 
programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega 
equipamentos específicos para a captação, armazenamento, visualização, distribuição e 
impressão das imagens dos documentos. 
É importante também diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI consiste na 
imagem do documento captada através de scanners, como já observado anteriormente. 
Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme, por 
exemplo, para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits (dígitos binários), 
não existindo uma codificação por caracteres, diferentemente da digitação, em que há 
codificação de cada letra do texto por um teclado. 
A digitalização, processo constante do conceito de DI, pode ser definida como a 
reprodução, por varredura eletrônica, de documentos já existentes em outros suportes, 
permitindo a visualização do documento em um terminal ou sua impressão em papel. Esta 
técnica permite à instituição novas possibilidades de acesso à informação, pois os 
documentos poderão ser disponibilizados na Intranet 
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Prof. Ana Paula Abruzzi Página 22ou até mesmo na Internet, podendo ser acessados simultaneamente por diversos 
usuários, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que está 
arquivado. A digitalização, assim, foca primordialmente a questão do acesso mais ágil aos 
arquivos. 
Os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico 
preliminar, caso contrário seria digitalizada uma documentação em estado caótico, fato 
que decisivamente implicaria o aumento de despesa e problemas futuros para a 
instituição. 
 Por fim, as imagens digitais dos documentos digitalizados são indexadas, através 
de descritores e metadados, e arquivadas eletronicamente no sistema de GED, tornando-
se acessíveis para os usuários . 
 
 
 
 
O GED não permite que a instituição elimine completamente seus arquivos em 
suporte papel. Mesmo digitalizados, os originais em suporte papel devem ser arquivados 
para fins de prova em juízo, pois a digitalização não é totalmente aceita pela legislação 
brasileira vigente. Além disso, os documentos considerados de valor histórico, mesmo 
digitalizados, não podem ser objeto de eliminação, de forma semelhante ao que acontece 
no âmbito da microfilmagem. 
3) RIM - Records and Information Management 
É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, de forma automatizada por meio 
de softwares específicos, independentemente da mídia em que ele se encontra. O 
gerenciamento informatizado da criação, armazenamento, processamento, manutenção, 
disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de 
documentos e tabelas de temporalidade. 
 4) Workflow 
É a gestão dos fluxos de trabalho. É a tecnologia que permite gerenciar de forma 
proativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento 
constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e 
METADADOS: Dados estruturados e codificados que descrevem e permitem 
acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do 
tempo. 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005. 
 
 
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segurança. O worhflow também atua como um integrador de vários sistemas e 
tecnologias específicas. 
 
Preservação, Conservação e Restauração 
De acordo com Cassares (2000), a preservação é um conjunto de medidas e estratégias 
de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente 
para a preservação da integridade dos materiais. 
O conceito de preservação envolve as atividades de conservação, armazenamento e 
restauração dos documentos. Preservação abrange todas as medidas necessárias para a 
salvaguarda da integridade dos documentos arquivísticos pelo tempo que for necessário. 
No caso de documentação permanente, isto é, de guarda definitiva, a preservação assume 
papel de primordial importância dentre os procedimentos arquivísticos, já que as 
informações deverão ser preservadas por meio das várias épocas. 
A conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o 
processo de degradação de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos 
específicos. A conservação busca, assim, estender a vida útil do documento, procurando 
mantê-lo o mais próximo possível do estado físico em que foi criado. 
A restauração é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão 
de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, 
intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
 
 
 
 
Agentes Danosos aos Documentos 
Os agentes exteriores que danificam os documentos podem ser classificados, em 
três grupos: 
1) Agentes Físicos (luminosidade, temperatura e umidade); 
2) Agentes Químicos (poluição atmosférica, tintas, gordura e objetos metálicos); 
3) Agentes Biológicos (insetos, micro-organismos, roedores e humanos). 
 
 
RESTAURAÇÃO Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e 
reforço de documentos deteriorados e danificados. 
Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 2005. 
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1) Agentes Físicos 
Luminosidade: Qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo, é 
nociva e o dano é cumulativo, A luz pode ser de origem natural (sol) e artificial, 
proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e fluorescentes (vapor de 
mercúrio). Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas fluorescentes, que são fontes 
geradoras de radiação ultravioleta (UV). É importante salientar também que devem 
ser evitadas as reproduções de documentos em máquinas de xerox, por causa da 
alta emissão de luz nesse processo, bem como a exposição dos arquivos a flashs de 
câmeras fotográficas, A intensidade da luz é medida através de um aparelho 
denominado luxímetro ou fotômetro. 
Temperatura e umidade: temperaturas muito altas ou baixas aceleram a 
degradação dos documentos, Por isso, tanto a umidade relativa do ar quanto a 
temperatura devem ser controladas. Todos os materiais encontrados nos acervos 
são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam umidade muito facilmente e, por- 
tanto, expandem-se e contraem-se com as variações de temperatura e umidade 
relativa do ar. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e 
provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas, 
ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas 
emulsões de fotos ete. O mais recomendado é manter a temperatura o mais 
próximo possível de 22°C e a umidade relativa de 45% a 55%, evitando-se de todas 
as formas as oscilações de temperatura e umidade relativa do ar. A medição da 
temperatura se faz com uso de termômetro, a da umidade ocorre por meio de 
higrômetro, podendo-se utilizar também o termo-higrômetro (aparelho medidor da 
umidade e temperatura simultaneamente), O termo-higrômetro é também chamado 
de termo-higrógrafo. 
 '" 
2) Agentes Químicos 
 
Poluição atmosférica: O controle da qualidade do ar é essencial num programa de 
conservação de acervos. Os poluentes contribuem fortemente para a deterioração de 
arquivos. Há dois tipos de poluentes: os gases e as partículas sólidas - que podem ter 
duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. Os 
poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (50), óxidos de nitrogênio 
(NO e N02) e o Ozônio (03), São gases que provocam reações químicas, com formação de 
ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais. 
Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos documentos contribui para a 
deterioração dos mesmos. Devem ser evitadas as tintas ferrogálicas, bem como as 
hidrográficas e esferográficas. Em vez das tintas, recomenda-se a adoção de lápis macio 
para inscrição de dados nos arquivos. 
Gorduras e oleosidade: O manuseio inadequado dos documentos é um fator de 
degradação muito frequente em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as 
ações de tocar no documento, sejam elas durante a higienização pelos funcionários da 
instituição, na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas 
fotorreproduções, na pesquisa pelo usuário etc. O manuseio inadequado dos arquivos 
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acaba por danificá-los, pois as mãos também deixam oleosidade e sujidades nos suportes. 
Para evitar esse tipo de problema, devem ser utilizadas luvas durante o manuseio dos 
documentos. 
Objetos metálicos: grampos, clipes e colchetes metálicos devem ser evitados, pois os 
mesmos tendem a enferrujar e danificar os documentos.O que acontece, nesse sentido, é 
o processo químico da oxidação. A opção é a adoção de clipes e colchetes (hastes) e 
presilhas plásticas, que não causam esse problema. 
 
 
3) Agentes Biológicos 
 
Insetos e roedores: Podem-se destacar as baratas, traças e brocas como os 
insetos que mais atacam os documentos; também há os ratos, que causam a 
degradação dos documentos. 
Micro-organismos: são representados principalmente pelos fungos. Os fungos 
consistem em um grupo grande de organismos, sendo conhecidos mais de 100.000 
tipos que atuam em diferentes ambientes. 
Humanos: Alguns consulentes dos documentos podem ser prejudiciais à 
integridade dos acervos. Além do furto, o vandalismo é muito frequente. É 
necessário, então, que seja implantada uma política de proteção dos arquivos contra 
tais ameaças, mesmo que seja por meio de um sistema de segurança simples. 
 
Alguns investimentos de baixo custo devem ser feitos minimizando drasticamente 
os efeitos desses agentes, a começar por: 
 treinamento e atualização dos profissionais na área da conservação e 
preservação; 
 monitoração do ambiente - temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis; 
 uso de filtros e protetores contra a luz direta nos documentos; 
 adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos. 
 Fonte: Cassares & Moi (2000) 
 
Principais operações de conservação: 
 
Alisamento consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-
os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em 
uma câmara de umidificação. Em seguida são passados a ferro, folha por folha, em 
máquinas elétricas 
Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos. 
Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de 
poliéster transparente, cujas bordas são seladas. 
Encolagem: Aplicação interna ou superficial de substância adesiva em papel ou cartão. 
Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras 
especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros micro-organismos. 
higienização - ou limpeza - é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira, 
sujidades e outros resíduos. 
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Laminação: (Mesmo que Silhing): Processo de restauração que consiste no reforço de 
documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa 
gramatura, fixadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meio de diferentes 
técnicas, manuais ou mecânicas. 
Velatura: Processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido 
em qualquer face de uma folha. 
 
 
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
 
Um arquivo moderno, bem estruturado, é um centro atuante de informações, um 
instrumento de controle para a atividade administrativa, que auxilia na correta tomada de 
decisão. 
Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que deve ser feito 
para atingir um fim específico. São três sistemas: 
 
Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessidade de recorrer a 
um índice. Usa-se método alfabético de arquivamento e suas variações. 
Indireto: depende de um índice para ser consultado. Usa-se o método numérico e 
suas variações. 
Semi-indireto: pode ser consultado sem auxílio de índices, mas com uso de 
tabelas em forma de cartão. Método automático, variedade do método alfanumérico. 
 
Sistemas de arquivamento em órgãos públicos 
 Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organização de 
arquivos em que o documento público é controlado desde sua produção. Ele é conhecido 
como a “teoria das três idades”, concepção moderna de arquivística, em que se 
distinguem três etapas quanto aos documentos: 
 - Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou 
resposta. 
- Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de consulta, 
embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados ou as respostas, obtidas. 
 - Permanente: os documentos passam a ter valor cultural ou científico. 
 
Métodos de arquivamento 
 Arquivamento: conjunto de operações destinada ao acondicionamento e ao 
armazenamento de documentos. 
O método estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo sistema 
de arquivamento. Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de 
documentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e proporciona 
uma correta tomada de decisão. 
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 O importante é a decisão quanto ao método leve em consideração o tamanho, a 
estrutura organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas 
normalmente envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas; e 
os tipos de documento que devem ser arquivados. 
 
São três os principais métodos de arquivamento: 
1. Método alfabético 
- específico ou por assunto; 
- geográfico 
- mnemônico 
- variadex 
2. Método numérico 
 - simples 
 - dúplex 
3. Método alfanumérico 
- decimal 
- automático 
- automático moderno 
 
1. Método alfabético 
É o método mais simples e utilizado, refere-se ao nome das pessoas, empresas ou 
razões sociais. 
 
a) Em primeiro lugar deve constar o sobrenome, ou, no caos de mais de um , o 
último sobrenome, em segundo o prenome, em terceiro o outro prenome e/ou 
sobrenome. 
 
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO 
João Barbosa Barbosa João 
Pedro Álvares Cabral Cabral Pedro Álvares 
Maria Luisa Vasconcelos Vasconcelos Maria Luisa 
 
 
b) Os títulos e graus de parentesco, abreviados ou não, ou acadêmicos, que 
antecedem ou seguem o nome, não são considerados no arquivamento, sendo 
colocados no fim, entre parênteses. 
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO 
Dr. Roberto de Lavor Medeiros Medeiros Roberto de Lavor (Dr.) 
Pedro Miquelino Filho Miquelino Pedro (Filho) 
João Pederneiras Jr. Pederneiras João (Jr.) 
Ministro Raul Soares Soares Raul (Jr.) 
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Prof. Francisco Simério Simério Francisco (Prof.) 
 
 Ou ainda, fica: 
 
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO 
Antônio Almeida Filho Almeida Filho Antonio 
Paulo Ribeiro Júnior Ribeiro Júnior Paulo 
Joaquim Vasconcelos Sobrinho Vasconcelos Sobrinho Joaquim 
Henrique Viana Neto Viana Neto Henrique 
 
c) No caso de sobrenome que vêm precedidos de prefixo ou preposição, em letras 
maiúsculas, fazendo parte integrante do sobrenome, arquiva-se pela letra do 
prefixo ou preposição. 
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO 
Menotti Del Picchia Del Picchia Menotti 
Pierre La Fontaine La Fontaine Pierre 
Hans Von Stukert Von Stukert Hans 
 
 
d) Sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo deve permanecer 
inseparável. 
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO 
Humberto Alencar Castelo Branco Castelo Branco Humberto Alencar 
Felipe Casa Grande Casa Grande Felipe 
Dulce Coelho Dourado Coelho Dourado Dulce 
 
 
No arquivamento por nome de empresa ou razão social, existem algumas regras: 
 
a) A ordem de arquivamento é normal, direta, mesmo quando a razão social se 
inicia por nome de pessoa. 
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO 
Banco Nacional do Norte AS Banco Nacional do Norte AS 
Samuel da Silva e Cia Ltda. Comercial São José 
Instituto Filhos Unidos SC Instituto Filhos Unidos SC 
Comercial São José Nivaldo de Sousa e Filhos Ltda 
Nivaldo de Sousa e Filho Ltda. Samuel da Silva e Cia Ltda. 
 
b) Os números são escritos por extenso: 
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO 
2 Irmãos Confecções Ltda Dois Irmãos Confecções 
3ºArmazém de Secos e Molhados Retífica Cinco Irmãos Ltda 
Retífica 5 Irmãos Ltda. Terceiro Armazém de Secos e 
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Molhados 
 
c) As instituições identificadas por siglas devem ser arquivadas como se fossem 
palavras. 
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO 
VASP IBM 
IBM Petrobrás 
Petrobrás VASP 
 
d) Quando o nome começar por artigo (o, a, os, as), o arquivamento deve 
desprezar o artigo, que será colocado no fim, entre parênteses. 
 
NOME ORDEM DE ARQUIVAMENTO 
O Estado de S. Paulo Estado S. Paulo (O) 
Os Pequenos Princípes Ltda. Lanterna Mágica (A) 
A Lanterna Mágica SA Pequenos Princípes Ltda (Os) 
 
e) No caso de nomes de empresas iguais, muito com um com agências bancárias, 
devemos considerar o estado em que a empresa está localizada, seguida por 
cidade, bairro, rua. 
Bradesco – Canoas (RS) 
Bradesco – Porto Alegre (RS) 
 
 A ordem de arquivamento é: 
 Considerando os estados 
 Varig – Recife (PE) 
Varig – Teresina (PI) 
Varig – Assis (SP) 
 
Considerando as cidades 
Varig – Assis (SP) 
Varig – Recife (PE) 
Varig – Teresina (PI) 
 
Considerando as cidades 
 Bradesco – Igara – Canoas (RS) 
Bradesco – Centro – Canoas (RS) 
 
Considerando o nome das ruas 
 Bradesco – Av. Guilherme Schell – Canoas (RS) 
Bradesco –Av. Inconfidência – Canoas (RS) 
 
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Considerando o nome das Agências 
 Bradesco – Agência Pq. Redenção– Porto Alegre (RS) 
Bradesco – Agência Santana – Porto Alegre (RS) 
 
 
Regras de alfabetização (Esquematizada), conforme o autor TIAGO (2011) 
1ª Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último 
sobrenome e depois o prenome. 
2ª Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou 
ligados por hífen não se separam. 
3ª Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São 
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e 
um substantivo. 
4ª As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na 
classificação de sobrenomes iguais. 
5ª Os artigos e preposições, tais como a, o de, d’, da, do, e, um, 
uma, não são considerados. 
6ª Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, 
Júnior, Neto, sobrinho, são considerados parte integrante do 
último sobrenome, mas não são considerados na ordenação 
alfabética. 
7ª Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados 
após nome completo entre parênteses. 
8ª Os nomes estrangeiros são considerados pelo último 
sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. 
9ª As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser 
considerados. O mais comum é considerá-las como parte 
integrante do nome quando escritas com letras maiúsculas. 
10ª Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo 
sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai. 
11ª Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são 
registrados como se apresentam. 
12ª Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos 
governamentais devem ser transcritos como se apresentam, 
não se considerando, porém para fins de ordenação, os artigos 
e as preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a 
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre 
parênteses após o nome. 
13ª Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias 
e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por 
extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. 
 
 
 
 
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 Método específico ou por assunto 
É um dos métodos mais difíceis de arquivamento, já que se propõe organizar as 
pastas por assunto. A grande dificuldade reside em escolher a melhor palavra para definir 
o assunto. 
Suponhamos uma Agência de Viagens de porte médio, operando em todos os 
setores permitidos para essa atividade. O método de arquivamento escolhido foi o 
específico. Dividindo e subdidvidindo, por exemplo, dois assuntos relevantes, como: 
 
Viagens internacionais - Aéreas 
- Marítimas 
- Rodoviárias 
-documentação 
- excursões 
- hotéis 
- promoção 
- vendas a crédito 
- vendas a vista 
Viagens nacionais - Aéreas 
- Marítimas 
- Rodoviárias 
- Rodoaéreas 
- excursões 
- hotéis 
- promoção 
- vendas a crédito 
- vendas a vista 
 
 
Método geográfico 
Método muito utilizado quando há preferência de documentos segundo uma divisão 
geográfica, que pode ser: Países, estados, regiões, distritos, zonas, cidades, bairros, etc. 
 
Região SUL => RS => Canoas => Marechal Rondon 
Região Sudeste => MG => BH => Floresta => Rua Pouso Alegre 
 
Método mnemônico 
É um método alfabético que procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a 
memória. Inicialmente, relacionamos as 23 letras (ou menos) do alfabeto, dando 
significado a cada uma, por meio de uma palavra-chave. 
Exemplo: 
Empresa: Imobiliária 
1º passo: 
A – ALUGUEL 
B – ADMINISTRAÇÃO 
C – COMPRA 
F – FINANCIAMENTO 
V – VENDA 
 
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2º passo 
A – ALUGUEL 
 A – Apartamento 
 C- Casa 
 E – Escritório 
 
 
 
Método variadex 
É um método alfabético moderno, de uso direto, que pode ser facilmente aumentado, de 
acordo com a necessidade. Consiste em dar cores aos diversos grupos de letras, o que 
auxilia a localização e o manuseio. A cor das guias é dada pela segunda letra da palavra 
chave: Cinco cores e as respectivas letras: 
 
a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y 
z 
laranja amarelo ou 
rosa 
verde azul Violeta 
 
 
2. Método numérico 
Esse método é mais fácil de ser organizado e propicia mais rapidez ao arquivamento. O 
documento classificado recebe um número, conforme a ordem de chegada e, ao 
mesmo tempo, esse número é transcrito numa guia que, colocada na pasta, que 
ocupará lugar correspondente no arquivo. 
 
2.1 Método numérico simples 
Segundo esse método, são numerados assuntos, clientes, outros, pela ordem de 
entrada dos documentos, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética. 
1º passo: 
100 – ALUGUEL 
200 – ADMINISTRAÇÃO 
300 – COMPRA 
400 – FINANCIAMENTO 
500 – VENDA 
 
2º passo 
A – ALUGUEL 
 110 – Apartamento 
 120- Casa 
 130 – Escritório 
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3º passo 
A – ALUGUEL 
 110 – Apartamento 
 111 – Apartamento JK 
 112 – Apartamento 1 quarto 
 
 
3. Método alfanumérico 
 
Esse método procura utilizar as vantagens dos métodos alfabético e numérico. É 
necessário planejamento prévio das divisões que serão feitas do alfabeto. A divisão é livre, 
não obedecendo a nenhum critério rigoroso. Exemplo: as letras A, B, e H podem ser 
divididas da seguinte forma: Aa-Am, An-Az, Ba-Bm, Bn-Bz, Ha-Hm, Hn-Hz. Em seguida, 
procedemos à numeração: 
 
Aa-Am 1 Ba-Bm 3 Ha-Hm 15 
An-Az 2 Bn-Bz 4 Hn-Hz 16 
 
3.1 Método decimal 
O método foi inspirado na Classificação Decimal de Dewey, que determina a 
organização de livros por assunto. 
000 – Obras gerais 
600 – Ciências aplicadas 
900 – História, geografia 
 
3.2 Método automático 
Usado para arquivamento de pessoas e/ou firmas comerciais. 
 
Arquivos de Prosseguimento 
Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por meio deles se podem 
acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam providências: cartas que esperam 
respostas; duplicatas a cobrar, faturas a pagar, apólices de seguro que devem ser 
renovadas, lembretes ou controles para renovação de assinaturas de jornais ou revistas, 
contratos a serem assinados,enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente 
arquivados e fatalmente esquecidos. 
1. Método cronológico: em primeiro lugar, preparamos um jogo de doze guias com 
os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas de 1 a 31, 
representando os dias do mês. 
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2. Método alfabético: esses métodos também possibilita o uso de pastas ou 
cartões. As pastas são colocadas em ordem alfabética. 
3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das empresas e da 
tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretanto oferecem fichas já 
preparadas para os diversos controles, como, por exemplo, de pessoal, de estoque 
e outros. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e 
os dados principais são lançados também na margem superior das fichas, à vista do 
manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta. 
 
 
Referências cruzadas 
A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas que lidam com 
arquivos, enquanto entre os bibliotecários a palavra mais empregada é remissivo. 
A principal finalidade das referências cruzadas é ade informar a quem for consultar que 
determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. 
Exemplo: nome fantasia da empresa e sua razão social. 
 
No caso de siglas, devemos fazer uma referência cruzada. 
Exemplo: Instituto Médico Legal => IML 
 
Transferência 
 Há documentos que estão sujeitos ao fator do tempo, isto é, há aqueles que têm 
valor de um ano; outros de dois, etc. e ainda há documentos que possuem valor 
permanente e nunca poderão ser destruídos. 
 
 Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua utilização: 
alguns são muito procurados, outros são consultados poucas vezes, ou quase nunca, e 
ainda existem aqueles que, após a conclusão do fato que os criou, não servirão para mais 
nada. 
 
 A transferência é a operação que visa separar os documentos que ainda estão em 
uso, ou são bastante consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não 
seu valor. 
 
Tipos de arquivo 
No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem 3 tipos de arquivos: 
Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e 
referências constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão. 
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de 
uso, consulta e referência. 
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Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referências 
quase nulas. 
 
 
Atualização de arquivo 
 Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para 
outro: 
1. Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em intervalos 
predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da 
frequência de uso. 
2. Transferências permanentes: são transferências realizadas em intervalos 
irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acontecem quando o 
acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom 
andamento do serviço. 
3. Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm em 
ordem os arquivos ativos. 
4. 
Regras práticas para manter o arquivo atualizado 
 A função do arquivo é preservar, organizar e classificar a documentação. Por isso, 
seja rigorosa quanto à seleção dos documentos ou papéis que devem ou não ser 
arquivados. 
Algumas regras: 
- Não empilhe papéis 
- Defina dia e hora para organizar o arquivo 
- Trabalhe com dois arquivos: ativo e inativo 
- Não use clipes para juntar documentos, é mais seguro grampos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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