AULA 4 - CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS NO SIGADOC

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“Gestão de Documentos (convencionais, híbridos e 
digitais) e o uso do SIGADOC”
SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO
SECRETARIA ADJUNTA DE PATRIMÔNIO E SERVIÇOS
SUPERINTENDÊNCIA DE ARQUIVO PÚBLICO
Módulo 2 - Aula 4: Classificação dos documentos no 
SIGADOC
Prezado (a) aluno (a),
Esta aula tem como objetivo reforçar a importância de classificar corretamente cada
documento produzido ou inserido no SIGADOC, para tanto iremos abordar sobre os
procedimentos para classificação dos documentos no SIGADOC.
Vamos lá?
Lembre-se, para treinar e realizar os testes, utilize a Base de Treinamento do SIGADOC,
acessando o link: http://seplag.mt.gov.br/index.php?pg=ver&id=5847&c=189&sub=true
Ótimo estudo!
http://seplag.mt.gov.br/index.php?pg=ver&id=5847&c=189&sub=true
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS NO SIGADOC
Como já vimos anteriormente, a CLASSIFICAÇÃO tem grande importância em todo o ciclo de vida dos documentos,
pois definirá os prazos de guarda no Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário e Destinação Final do Documento -
Eliminação ou Guarda Permanente. Portanto, consiste no processo de identificação do documento arquivístico
dentro do Plano de Classificação, com base no assunto do seu conteúdo. Esse procedimento permite que seja
definida a organização dos documentos e ainda dá suporte para as ações de controle acesso e recuperação da
informação, transferência para o arquivo intermediário, recolhimento para a guarda permanente ou eliminação.
No SIGADOC a classificação deve ser realizada no ato da produção de um documento ou inserção de um
representante digital, em campo específico denominado “Classificação”, para os modelos de documentos com a
classificação aberta, devendo o servidor selecionar o código correspondente ao assunto do documento.
Observação: Alguns modelos de documentos não aparecem o campo “Classificação na “tela de entrevista”, pois a classificação
documental já está previamente definida no modelo.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS NO SIGADOC
LEMBRE-SE: Se o documento tratar de assuntos referentes às ATIVIDADES-MEIO, deve-se classificar nos
códigos das CLASSES 000 - ADMINISTRAÇÃO GERAL ou 900 - ASSUNTOS DIVERSOS. Se o documento
tratar de assuntos referentes às ATIVIDADES-FIM, deve-se classificar nos códigos das CLASSES 100 a 800
- ATIVIDADES FINALÍSTICAS DO PODE EXECUTIVO DE MATO GROSSO.
Dúvidas sobre as Classes correspondentes às Atividades-meio e fim? Reveja a AULA 3 do MÓDULO 1.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS NO SIGADOC
Na tela de criação do
documento, no campo
“Classificação”, clique
em “...” para pesquisar
o assunto do qual se
trata o documento.
ATENÇÃO: Se o documento for da área
meio, deve ser classificado na Classe 000
- Administração Geral ou 900 - Assuntos
Diversos. Se da área finalística deve ser
classificado nas Classes 100 a 800.
Qualquer dúvida, procure o gestor de
protocolo ou arquivo do seu
Órgão/Entidade.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS NO SIGADOC
A tela de Pesquisa abrirá.
Digite a palavra-chave do
assunto principal do
documento e clique em
“Pesquisar”.
Recomendamos que, na fase de adaptação ao uso do SIGADOC, o usuário mantenha o arquivo em PDF do Código de
Classificação de Documentos em seu computador, para consultá-lo em caso de dúvidas e, assim, entender a hierarquia
documental das classes e subclasses, grupos e subgrupos. Se precisar, solicite ajuda ao gestor de Protocolo e Arquivo
do seu Órgão/Entidade.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS NO SIGADOC
Aparecerão todos os
assuntos existentes no
Código de Classificação
com a palavra-chave
pesquisada.
Clique no código
correspondente a
classificação desejada.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS NO SIGADOC
Código e assunto da classificação
preenchidos.
Agora preencha os outros campos
de edição do documento e clique
em “Ok”.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS NO SIGADOC
Observe que a classificação escolhida já estará
presente nos dados do documentos e o Sistema se
encarregará de realizar a gestão dos prazos de
guarda, a partir do arquivamento no corrente.
http://www.apmt.mt.gov.br
Dica: Acesse o Portal do 
SIGADOC para mais 
informações sobre o 
Sistema e o site do 
Arquivo Público para ter 
acesso às diretrizes e 
procedimentos da 
Política de Gestão de 
Documentos do Poder 
Executivo de MT. 
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