resumo de Organizacao e departamentalizaçao

Prévia do material em texto

Resumo de Organização
Organização = são atividades de formar agrupamento humano, distribuir o trabalho entre os integrantes e equacionar a utilização de recursos, visando ao atendimento de suas necessidades.
 Organização tem origem nas necessidades humanas que provocam o trabalho em grupo de forma racional e coordenada, com o objetivo de produzir bens ou serviços.
Tipos de organização: formal e informal
Formal ou estrutura organizacional = é aquela que estabelece formalmente a hierarquia dos cargos, os canais de comunicação, assim a coordenação necessária para a realização do trabalho.
 É a organização adota como empresa, regulamentada pela lei e internamente regulamentada por meio de documentos – como manuais, regimes internos, estatutos sociais, organograma, etc .
Elementos da organização Formal:
Órgãos, como departamentos, divisões e seções, setores.
Cargos, -diretor, gerente, supervisor, funcionário.
Hierarquia de autoridade, com autoridade e responsabilidades previamente definidas.
Objetivos e planos, definidos previamente para serem alcançados.
Tecnologia, modo de realizar o trabalho dentro da organização.
Organização Informal ou grupos de amizades = não é planeja ou documentada, a mesma surge da interação social dos membros de uma empresa. Se desenvolve quando os indivíduos se reúnem como objetivo de atender suas necessidades, exemplo: conversa no café. Surgem de forma natural, por meio de adesão espontânea.
Na organização informal a liderança está centrada nas qualidades pessoais dos indivíduos e não em suas posições dentro da empresa.
Origens da Organização Informal
Os interesses comuns.
Interação social, provocada pela organização formal.
Flutuação de pessoal dentro da empresa, pois como na empresa formal as pessoas podem ser deslocadas de função, setor, etc. Isto altera o grupo social informal.
Períodos de lazer, que permite uma interação social e fortalece o vínculo do mesmo.
Organograma = representação gráfica, que contém ao mesmo tempo a divisão de trabalhos e as relações de poder da organização.
Finalidade do Organograma e representar:
Órgãos de uma empresa. (diretoria, assessorias, departamentos, divisões...)
As funções desenvolvidas pelos órgãos. (produção, finanças, materiais,...)
As relações de interdependência entre os órgãos.
Órgão e funções são representadas pelos retângulos e a relação de interdependência pela linhas.
Tipos Organograma
Clássico ou vertical: são os considerados mais completos, são mais usuais, sua finalidade e permitir um melhor entendimento da representação da empresa, com escala de poder de cima para baixo. Utilizado em instituições onde a hierarquia é importante. Exemplo de instituições que os adotam: militar, instituição religiosa ...
Horizontal: tem a mesma finalidade do vertical, embora minimize a discriminação hierárquica, já que a escala de poder é da esquerda para a direita.
Radial ou Circular: utilizado nas instituições mais modernas e flexíveis, onde o trabalho em grupo é a marca. Utilizados por exemplo para demonstrar os componentes de uma empresa – construtora que possuem grupos de estrada, barragem, edificação onde todos trabalham juntos.
Setor ou setorial: sua representação é em círculos, que representam os diversos níveis de autoridade, onde a autoridade maior fica no centro.
Técnicas de elaboração de organograma clássico
Representação dos órgãos, através dos níveis temos a representação de hierarquia.
Assessoria, devem ser representadas por linhas de ligação indireta, pois presta serviço a um órgão e a todas as pessoas deste órgão.
Assistentes, devem estar ligados diretamente ao órgão, pois presta serviço a uma pessoa específica
 Asssistente
 Diretoria
Diretoria
Assessoriaaa
––
Para os órgãos que não existem formalmente ainda utilize pontilhados no retângulo.
Utilizar nome e não siglas ou números para representar o nome dos órgãos, já que siglas não expressão ideia clara do que ela representa.
Órgãos de nível hierárquico superior devem ter tamanho maior que seus subordinados.
Utilização de estrutura intercalada, que facilidade o entendimento
Tradicional Intercalada
Representação das linhas: 
Decisão: representadas pelas linhas verticais.
Assessoramento: representadas pelas linhas horizontais.
Posicionamento Hierárquico: não há posicionamento hierárquico padrão definido, varia de empresa para empresa e é definido no estatuto da organização.
1) Posicionamento hierárquico mais usual:
- Diretoria
- Departamentos
- Coordenação
- Divisão
- Serviço
2) Nível dos órgãos
1º nível: órgão deliberativos = conselho, acionista ou membro de uma sociedade.
2º nível: órgãos executivos = presidente, superintendente, diretor...
3º nível: órgãos técnicos = gerentes, supervisores, chefes...
4º nível: órgão operacionais = funcionários, operários...
3) Nomenclatura dos órgãos
 Órgãos que estão em mesmo nível hierárquico tem que ter a mesma nomenclatura.
Divisão dos grupos estruturais
Atividade de direção: são realizadas pelos cargos de cúpula da organização, são responsáveis por estabelecer políticas e diretrizes da empresa.
Atividades-fim: são através delas que se produzem e vendem os bens e serviços de uma empresa.
Atividades-meio: apoiam e facilitam o desenvolvimento das demais atividades da empresa. Exemplo: recursos humanos, departamento de finança.
Resumo de Departamentalização
DEPARTAMENTALIZAÇÃO: processo de agrupamento de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos (humanos, financeiros, materiais, equipamentos...) em uma organização. É portanto, a divisão do trabalho executado dentro dos órgãos.
Ela é o meio para se reunir tarefas relacionadas e obter homogeneidade em cada órgão.
Objetivos da Departamentalização
Agregação: colocar os especialistas em uma mesma unidade de trabalho, possibilitando troca de experiência, ampliando o conhecimento de cada um.
Controle: agrupar as atividades para que possam ser facilmente supervisionadas, possibilitando um controle eficiente e eficaz. ( controle eficaz, uma vez que as tarefas afins estão reunidas.)
Coordenação: atividades com objetivos comuns devem ser agrupadas em um mesmo órgão, para se obter uma unidade de ação.
Descentralização: trabalha com o conceito de delegação, determinar certo grau de responsabilidade e autoridade às unidades organizacionais.
Tipo de Departamentalização:
Funcional: agrupas as atividades ou tarefas de acordo com as funções principais, este objetivo é agregação.
Vantagens:
Permite agrupar os especialistas sob uma única supervisão.
Garante o máximo de utilização das habilidades técnicas, aumentando a eficiência, principalmente quando há necessidade de produtos ou serviços de qualidade.
Maior segurança de atuação dos setores, pois cada funcionário tem mais facilidade de conhecer sua área exata de atuação.
Especialidade, pessoas para atividades específicas, simplificando o treinamento.
Maior controle das funções pela alta administração, devido a hierarquização.
Desvantagens: 
Reduz a cooperação entre diferentes departamentos, pois exige forte concentração entre os membros de um mesmo departamento.
Foco na especialidade pessoal, o que afasta as pessoas do objetivo global da empresa.
Indicação:
Circunstâncias estáveis, poucas mudanças e tarefas rotineiras.
Aconselhada para empresas com pouca variedade de produtos ou serviços, uma vez que há poucos departamentos traz a cooperação entre eles.
Exemplo: clubes, escolas, empresas que produzem poucos produtos.
Produtos/Serviços: agrupamento feito de acordo com as atividades de cada produto ou serviço, reunidos em um mesmo departamento.
Deve ser usado quando a produção é volumosa e permanente, pois assim pode-se utilizar melhor as instalações e pessoal especializado.
Vantagens:
Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produtoou linha de produto ou serviço. Onde o departamento é orientado para todos os aspectos básicos de seu produto, como comercialização, custo, lucratividade, ...
Facilita a coordenação interdepartamental, já que o foco o objetivo principal é o produto ou serviço, as demais atividades do departamento são secundárias.
Inovação e criatividade, devido a cooperação e comunicação de todos os envolvidos.
Maior flexibilidade, pois as unidades de produção podem ser maiores ou menores de acordo com a necessidade, sem interferir na estrutura da organização.
Desvantagens:
Exige mais pessoal e recursos, pois cada setor pode apresentar divisões próprias, o que pode acarretar em um aumento desnecessário de recursos e equipamentos. 
Podem ocorrer situações onde os gerentes de produtos se tornem muitos poderoso, o que pode trazer desestabilização a estrutura da empresa.
Indicações:
Circunstâncias instáveis e mutáveis, pois induz a cooperação entre especialistas e a coordenação de seus esforços para um melhor desempenho do produto ou serviço.
Empresa com quantidade de produtos ou serviços suficientes para justificar a criação dos departamentos.
Exemplo: Lojas de departamentos como: Americanas, C&A, Renner...), indústrias que produzem vários tipos de produto.
Territorial ou por localização Geográfica
Agrupamento das atividades de acordo com o lugar onde estão localizadas as operações, para atender aos clientes dispersos geograficamente. Preza pelo objetivo da especialização, uma vez que tal grupamento permite a uma divisão focar nas necessidades de cada uma das suas áreas.
Dentro da departamentalização territorial pode ocorrer a departamentalização por produto, que é o agrupamento de especialistas por função comum.
Vantagens:
Quando a organização depende das condições e necessidades locais ou regionais, é importante porque permite que a especialização em cada área geográfica, possibilitando melhores soluções a problemas específicos de cada local ou região.
Permite fixa responsabilidades por lucro em uma única unidade empresarial, do mesmo modo que a departamentalização por produto, só que na territorial a ênfase é o comportamento regional ou local.
Encoraja os executivos a pensar no sucesso global de unidade territorial e não de um departamento específico, pois os gerentes regionais precisam se reportar as matrizes. O desempenho é da filial e não de um departamento.
Desvantagens:
Deixar em segundo plano a coordenação do planejamento, execução ou controle da organização como um todo, devido ao grau de liberdade e autonomia nas regiões ou filiais.
Indicação:
É uma característica da área de vendas e da área de produção ou operação.
Indicada para firmas de varejo, que se distribuem em várias regiões, desde que certas funções sejam centralizadas, como: compras, finanças.
Exemplo: Bancos.
Por Clientes: agrupamento de atividade direcionadas ao atendimento exclusivo do cliente externo. É importante quando a empresa lida com diferentes classes de clientes, com diferentes características e necessidades.
Vantagens:
Propiciar situações que revelem tendências ou preferencias e guiar a empresa na busca de melhorias.
Assegurar reconhecimento e atendimento aos diferentes tipos e classes de clientes.
Elevar a integração entre diferentes profissionais que lidam com o mesmo tipo de cliente.
Desvantagens:
As demais atividades da organização ( finanças, produção ...) podem se tornar secundárias, devido à preocupação com o cliente.
Os demais objetivos (lucratividade, eficiência...) da organização podem ser colocados de lado em função da satisfação do cliente.
Indicação:
É utilizadas principalmente nas atividades de vendas ou serviço.
É indicada quando o negócio depende de diferentes características de produtos ou serviços, que variam de acordo com a necessidade do cliente.
Exemplo: loja de departamento que pode ser dividas em seções para homens, mulheres, gestantes, crianças, ..., assim em cada caso os esforços de venda estão concentrados nos atributos e necessidades de cada cliente.