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MANUAL DO CURSO DE LICENCIATURA EM GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 2º Ano Disciplina: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações Código: Total Horas/2o Semestre: Créditos (SNATCA): Número de Temas: INSTITUTO SUPER INSTITUTO SUPERIOR DE CIÊNCIAS E EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA - ISCED ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações i Direitos de autor (copyright) Este manual é propriedade do Instituto Superior de Ciências e Educação a Distância (ISCED), e contêm reservados todos os direitos. É proibida a duplicação ou reprodução parcial ou total deste manual, sob quaisquer formas ou por quaisquer meios (electrónicos, mecânico, gravação, fotocópia ou outros), sem permissão expressa de entidade editora (Instituto Superior de Ciências e Educação a Distância (ISCED). A não observância do acima estipulado o infractor é passível a aplicação de processos judiciais em vigor no País. Instituto Superior de Ciências e Educação a Distância (ISCED) Direcção Académica Rua Dr. Almeida Lacerda, No 212 Ponta - Gêa Beira - Moçambique Telefone: +258 23 323501 Cel: +258 82 3055839 Fax: 23323501 E-mail: isced@isced.ac.mz Website: www.isced.ac.mz ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações ii Agradecimentos O Instituto Superior de Ciências e Educação a Distância (ISCED) e o autor do presente manual agradecem a colaboração dos seguintes indivíduos e instituições na elaboração deste manual: Pela Coordenação Pelo design Direcção Académica do ISCED Direcção de Qualidade e Avaliação do ISCED Financiamento e Logística Pela Revisão Instituto Africano de Promoção da Educação a Distancia (IAPED) Elaborado Por: Amorim Selemane Ambasse, Mestrado em Tecnologias de Informação e Licenciado em Engenharia Informática e de Telecomunicações ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações iii Índice Visão geral 1 Bem-vindo à Disciplina/Módulo de Diagnóstico e Intervenção de Sistemas de Informação nas Organizações ........................................................................................... 1 Objectivos do Módulo....................................................................................................... 1 Quem devera estudar este módulo .................................................................................. 1 Como está estruturado este módulo ................................................................................ 2 Ícones de actividade ......................................................................................................... 3 Habilidades de estudo ...................................................................................................... 3 Precisa de apoio? .............................................................................................................. 5 Tarefas (avaliação e auto-avaliação) ................................................................................ 6 Avaliação ........................................................................................................................... 6 UNIDADE Temática 1.1. Introdução, A organização e os Sistemas de Informação .......... 9 Introdução ......................................................................................................................... 9 1.1 A ORGANIZAÇÃO .............................................................................. 10 1.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO .......................................................... 13 1.3 COMO A ORGANIZAÇÃO USA A INFORMAÇÃO......................... 15 1.4 TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO ................................................. 16 1.5 EVOLUÇÃO DO PAPEL DOS SIBC NA ORGANIZAÇÃO.............. 17 1.6 A IMPORTÂNCIA DA MODELAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ........................................................................................... 19 Sumário ........................................................................................................................... 24 Exercícios de AUTO-AVALIAÇÃO ..................................................................................... 24 UNIDADE Temática 1.2. Mudança Organizacional, seus componentes no planeamento e implementação dos sistema de informação nas organizações; .................................. 27 1.2.1 OBJECTÌVOS ESPECÍFICOS ............................................................................. 27 1.2.2 O CONCEITO “MUDANÇA” ........................................................................... 27 1.2.3 GESTÃO DA MUDANÇA ................................................................................ 27 1.2.4 O PROCESSO DE GESTÃO DA MUDANÇA ..................................................... 28 1.2.5 MUDANÇA ORGANIZACIONAL ..................................................................... 29 1.2.6 TIPOS DE MUDANÇA ORGANIZACIONAL ...................................................... 30 1.2.7 ETAPAS DA GESTÃO DA MUDANÇA ............................................................. 33 1.2.8 RESISTÊNCIA À MUDANÇA ........................................................................... 35 1.2.9 ESTRATÉGIAS DE MUDANÇA ........................................................................ 37 1.2.10 CONTEUDO DA MUDANÇA ORGANIZACIONAL .......................................... 38 Sumário ........................................................................................................................... 40 Exercícios de AUTO-AVALIAÇÃO ..................................................................................... 41 UNIDADE Temática 1.3. Conhecimento Organizacional, classificação do conhecimento organizacional ................................................................................................................. 41 OBJECTIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................... 41 1.3.1 INTRODUÇÃO................................................................................................ 42 1.3.1 FUNDAMENTOS DE CONHECIMENTO .......................................................... 43 1.3.2 TAXONOMIA DO CONHECIMENTO ............................................................... 44 ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações iv 1.3.3 DIMENSÕES DO CONHECIMENTO E ALAVANCAS ......................... 48 1.3.4 GESTÃO DE CONHECIMENTO ............................................................... 50 1.3.4.3 OBSTÁCULOS, DIFICULDADES E EQUÍVICOS NA GESTÃO DE CONHECIMENTO ............................................................................................... 57 Sumário ........................................................................................................................... 71 Exercícios deste tema ..................................................................................................... 71 UNIDADE Temática 1.4 Actividade de Intervenção de Sistemas de Informação ........... 75 OBJECTIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................................75 1.4.2 – MISSÃO DOS PROFISSIONAIS DE TSI ............................................... 76 1.4.3 – TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES ............ 79 1.4.4 – CATEGORIA DE TI NAS ORGANIZAÇÕES ........................................ 83 1.4.5 – ACTIVIDADES PROFISSIONAIS RELACIONADAS COM AS TI ..... 85 1.4.6 – ACTIVIDADES DE TSI E OUTRAS ACTIVIDADES ORGANIZACIONIAS .......................................................................................... 91 1.4.7 – COMPETENCIAS NUCLEARES DOS PROFISSIONAIS DE TSI ....... 94 1.4.8 – ENGENHARIA E GESTÃO DE TSI ....................................................... 97 1.4.9 – CORPO DE CONHECIMENTO DA ÁREA DE CIENTIFICA DE TSI . 98 1.5 – SISTEMA DE CONCEITO DE ACTIVIDADE DE INTERVENÇÃO SISTEMAS DE INFORMACAO ....................................................................... 101 1.5.1 Metodologia para actividade de intervenção de SI ........................... 102 1.6 – DIFERENTES TIPOS DE ACTIVIDADES INTERVENCAO SISTEMAS DE INFORMACAO ............................................................................................ 104 Sumário ......................................................................................................................... 110 Exercícios de AUTO-AVALIAÇÃO ................................................................................... 111 Bibliográfias ......................................................................................................... 113 ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 1 Visão geral Bem-vindo à Disciplina/Módulo de Diagnóstico e Intervenção de Sistemas de Informação nas Organizações Objectivos do Módulo Ao terminar o estudo deste módulo de Diagnóstico e Intervenção de Sistemas de Informação nas Organizações, deverá ser capaz de: assimilar os conceitos relacionados a diagnósticos de sistemas de informação, desenvolver habilidades de captação de técnicas existentes nas organizações para o diagnóstico de sistemas de informação, identificar factores e definição de estratégias para intervenção em Sistemas de Informação nas vertentes de Hardware e Software, utilização de técnicas de avaliação funcional dos sistemas de informação para melhorar a tomada de decisão gerencial das tecnologias e conquistar vantagem competitiva. Quem devera estudar este módulo Este Módulo foi concebido para estudantes do 2º ano do curso de licenciatura em Gestão de Sistemas de Informação do ISCED e outros como Gestão de Recursos Humanos, Administração, etc. Poderá ocorrer, contudo, que haja leitores que queiram se actualizar e consolidar seus conhecimentos nessa disciplina, esses serão bem- vindos, não sendo necessário para tal se inscrever. Mas poderá adquirir o manual. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 2 Como está estruturado este módulo Este módulo de Diagnóstico e Intervenção de Sistemas de Informação nas Organizações, para estudantes do 2º ano do curso de licenciatura em Gestão de Sistemas de Informação, à semelhança dos restantes do ISCED, está estruturado como se segue: Páginas introdutórias Um índice completo. Uma visão geral detalhada dos conteúdos do módulo, resumindo os aspectos-chave que você precisa conhecer para melhor estudar. Recomendamos vivamente que leia esta secção com atenção antes de começar o seu estudo, como componente de habilidades de estudos. Conteúdo desta Disciplina / módulo Este módulo está estruturado em Temas. Cada tema, por sua vez comporta certo número de unidades temáticas ou simplesmente unidades, Cada unidade temática se caracteriza por conter uma introdução, objectivos, conteúdos. No final de cada unidade temática ou do próprio tema, são incorporados antes o sumário, exercícios de auto-avaliação, só depois é que aparecem os exercícios de avaliação. Os exercícios de avaliação têm as seguintes características: Puros exercícios teóricos/Práticos, Problemas não resolvidos e actividades práticas algumas incluindo estudo de caso. Outros recursos A equipa dos académicos e pedagogos do ISCED, pensando em si, num cantinho, recôndito deste nosso vasto Moçambique e cheio de dúvidas e limitações no seu processo de aprendizagem, apresenta uma lista de recursos didácticos adicionais ao seu módulo para você explorar. Para tal o ISCED disponibiliza na biblioteca do seu centro de recursos mais material de estudos relacionado com o seu curso como: Livros e/ou módulos, CD, CD-ROOM, DVD. Para além deste material físico ou electrónico disponível na biblioteca, pode ter acesso a Plataforma digital moodle para alargar mais ainda as possibilidades dos seus estudos. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 3 Auto-avaliação e Tarefas de avaliação Tarefas de auto-avaliação para este módulo encontram-se no final de cada unidade temática e de cada tema. As tarefas dos exercícios de auto-avaliação apresentam duas características: primeiro apresentam exercícios resolvidos com detalhes. Segundo, exercícios que mostram apenas respostas. Tarefas de avaliação devem ser semelhantes às de auto-avaliação mas sem mostrar os passos e devem obedecer o grau crescente de dificuldades do processo de aprendizagem, umas a seguir a outras. Parte das tarefas de avaliação será objecto dos trabalhos de campo a serem entregues aos tutores/docentes para efeitos de correcção e subsequentemente nota. Também constará do exame do fim do módulo. Pelo que, caro estudante, fazer todos os exercícios de avaliação é uma grande vantagem. Comentários e sugestões Use este espaço para dar sugestões valiosas, sobre determinados aspectos, quer de natureza científica, quer de natureza didático- Pedagógica, etc, sobre como deveriam ser ou estar apresentadas. Pode ser que graças as suas observações que, em goso de confiança, classificamo-las de úteis, o próximo módulo venha a ser melhorado. Ícones de actividade Ao longo deste manual irá encontrar uma série de ícones nas margens das folhas. Estes ícones servem para identificar diferentes partes do processo de aprendizagem. Podem indicar uma parcela específica de texto, uma nova actividade ou tarefa, uma mudança de actividade, etc. Habilidades de estudo O principal objectivo deste campo é o de ensinar aprender a aprender. Aprender aprende-se. Durante a formação e desenvolvimento de competências, para facilitar a aprendizagem e alcançar melhores resultados, implicará empenho, dedicação e disciplina no estudo. Isto é, os bons resultados apenas se conseguem com estratégias eficientes e eficazes. Por isso é importante saber como, onde e quando estudar. Apresentamos algumas sugestões com as quais esperamos que caro ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 4 estudante possa rentabilizar o tempo dedicado aos estudos, procedendo como se segue: 1º Praticar a leitura. Aprender a Distância exige alto domínio de leitura. 2º Fazer leitura diagonal aos conteúdos (leitura corrida). 3º Voltar a fazer leitura, desta vez para a compreensão e assimilação crítica dos conteúdos (ESTUDAR). 4º Fazer seminário (debate em grupos), para comprovar se a sua aprendizagem confere ou não com a dos colegas e com o padrão. 5º Fazer TC (Trabalho de Campo), algumas actividades práticas ou as de estudo de caso se existirem. IMPORTANTE:Em observância ao triângulo modo-espaço-tempo, respectivamente como, onde e quando, etc e estudar, como foi referido no início deste item, antes de organizar os seus momentos de estudo reflicta sobre o ambiente de estudo que seria ideal para si: Estudo melhor em casa/biblioteca/café/outro lugar? Estudo melhor à noite/de manhã/de tarde/fins de semana/ao longo da semana? Estudo melhor com música/num sítio sossegado/num sítio barulhento!? Preciso de intervalo em cada 30 minutos, em cada hora, etc. É impossível estudar numa noite tudo o que devia ter sido estudado durante um determinado período de tempo; Deve estudar cada ponto da matéria em profundidade e passar só ao seguinte quando achar que já domina bem o anterior. Privilegia-se saber bem (com profundidade) o pouco que puder ler e estudar, que saber tudo superficialmente! Mas a melhor opção é juntar o útil ao agradável: Saber com profundidade todos conteúdos de cada tema, no módulo. Dica importante: não recomendamos estudar seguidamente por tempo superior a uma hora. Estudar por tempo de uma hora intercalado por 10 (dez) a 15 (quinze) minutos de descanso (chama- se descanso à mudança de actividades). Ou seja que durante o intervalo não se continuar a tratar dos mesmos assuntos das actividades obrigatórias. Uma longa exposição aos estudos ou ao trabalho intelectual obrigatório, pode conduzir ao efeito contrário: baixar o rendimento da aprendizagem. Por que o estudante acumula um elevado volume ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 5 de trabalho, em termos de estudos, em pouco tempo, criando interferência entre os conhecimentos, perde sequência lógica, por fim ao perceber que estuda tanto mas não aprende, cai em insegurança, depressão e desespero, por se achar injustamente incapaz! Não estude na última da hora; quando se trate de fazer alguma avaliação. Aprenda a ser estudante de facto (aquele que estuda sistematicamente), não estudar apenas para responder a questões de alguma avaliação, mas sim estude para a vida, sobre tudo, estude pensando na sua utilidade como futuro profissional, na área em que está a se formar. Organize na sua agenda um horário onde define a que horas e que matérias deve estudar durante a semana; Face ao tempo livre que resta, deve decidir como o utilizar produtivamente, decidindo quanto tempo será dedicado ao estudo e a outras actividades. É importante identificar as ideias principais de um texto, pois será uma necessidade para o estudo das diversas matérias que compõem o curso: A colocação de notas nas margens pode ajudar a estruturar a matéria de modo que seja mais fácil identificar as partes que está a estudar e Pode escrever conclusões, exemplos, vantagens, definições, datas, nomes, pode também utilizar a margem para colocar comentários seus relacionados com o que está a ler; a melhor altura para sublinhar é imediatamente a seguir à compreensão do texto e não depois de uma primeira leitura; Utilizar o dicionário sempre que surja um conceito cujo significado não conhece ou não lhe é familiar; Precisa de apoio? Caro estudante, temos a certeza que por uma ou por outra razão, o material de estudos impresso, lhe pode suscitar algumas dúvidas como falta de clareza, alguns erros de concordância, prováveis erros ortográficos, falta de clareza, fraca visibilidade, páginas trocadas ou invertidas, etc). Nestes casos, contacte os serviços de atendimento e apoio ao estudante do seu Centro de Recursos (CR), via telefone, sms, E-mail, se tiver tempo, escreva mesmo uma carta participando a preocupação. Uma das atribuições dos Gestores dos CR e seus assistentes (Pedagógico e Administrativo), é a de monitorar e garantir a sua aprendizagem com qualidade e sucesso. Dai a relevância da comunicação no Ensino a Distância (EAD), onde o recurso as TIC se torna incontornável: entre estudantes, estudante – Tutor, estudante – CR, etc. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 6 As sessões presenciais são um momento em que você caro estudante, tem a oportunidade de interagir fisicamente com staff do seu CR, com tutores ou com parte da equipa central do ISCED indigitada para acompanhar as sua sessões presenciais. Neste período pode apresentar dúvidas, tratar assuntos de natureza pedagógica e/ou administrativa. O estudo em grupo, que está estimado para ocupar cerca de 30% do tempo de estudos a distância, é muita importância, na medida em que permite lhe situar, em termos do grau de aprendizagem com relação aos outros colegas. Desta maneira ficará a saber se precisa de apoio ou precisa de apoiar aos colegas. Desenvolver hábito de debater assuntos relacionados com os conteúdos programáticos, constantes nos diferentes temas e unidade temática, no módulo. Tarefas (avaliação e auto-avaliação) O estudante deve realizar todas as tarefas (exercícios, actividades e autoavaliação), contudo nem todas deverão ser entregues, mas é importante que sejam realizadas. As tarefas devem ser entregues duas semanas antes das sessões presenciais seguintes. Para cada tarefa serão estabelecidos prazos de entrega, e o não cumprimento dos prazos de entrega, implica a não classificação do estudante. Tenha sempre presente que a nota dos trabalhos de campo conta e é decisiva para ser admitido ao exame final da disciplina/módulo. Os trabalhos devem ser entregues ao Centro de Recursos (CR) e os mesmos devem ser dirigidos ao tutor/docente. Podem ser utilizadas diferentes fontes e materiais de pesquisa, contudo os mesmos devem ser devidamente referenciados, respeitando os direitos do autor. O plágio1 é uma violação do direito intelectual do(s) autor(es). Uma transcrição à letra de mais de 8 (oito) palavras do testo de um autor, sem o citar é considerado plágio. A honestidade, humildade científica e o respeito pelos direitos autorias devem caracterizar a realização dos trabalhos e seu autor (estudante do ISCED). Avaliação Muitos perguntam: Com é possível avaliar estudantes à distância, estando eles fisicamente separados e muito distantes do docente/turor!? Nós dissemos: Sim é muito possível, talvez seja uma avaliação mais fiável e consistente. 1 Plágio - copiar ou assinar parcial ou totalmente uma obra literária, propriedade intelectual de outras pessoas, sem prévia autorização. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 7 Você será avaliado durante os estudos à distância que contam com um mínimo de 90% do total de tempo que precisa de estudar os conteúdos do seu módulo. Quando o tempo de contacto presencial conta com um máximo de 10%) do total de tempo do módulo. A avaliação do estudante consta detalhada e regulamentada de avaliação. Os trabalhos de campo por si realizados, durante estudos e aprendizagem no campo, pesam 25% e servem para a nota de frequência para ir aos exames. Os exames são realizados no final da cadeira disciplina ou modulo e decorrem durante as sessões presenciais. Os exames pesam no mínimo 75%, o que adicionado aos 25% da média de frequência, determinam a nota final com a qual o estudante conclui a cadeira. A nota de 10 (dez) valores é a nota mínima de conclusão da cadeira. Nesta cadeira o estudante deverá realizar pelo menos 2 (dois) trabalhos e 1 (um) (exame). Algumas actividades práticas, relatórios e reflexões serão utilizados como ferramentas de avaliação formativa. Durante a realização dasavaliações, os estudantes devem ter em consideração a apresentação, a coerência textual, o grau de cientificidade, a forma de conclusão dos assuntos, as recomendações, a identificação das referências bibliográficas utilizadas, o respeito pelos direitos do autor, entre outros. Os objectivos e critérios de avaliação constam do Regulamento de Avaliação. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 9 UNIDADE Temática 1.1. Introdução, A organização e os Sistemas de Informação Introdução ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 10 O SCAISI (sistema de Conceitos para actividades de intervenção de Sistemas de Informação) enquanto sistema de conceitos pretende resolver problemas reais, sendo um instrumento que permite a prática de actividades de intervenção de sistemas de informação, constituído por um conjunto de modelos que sistematizam, arrumam e representam o conhecimento necessário para levar a cabo essas actividades. 1. A ORGANIZAÇÃO E OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Neste sub-tema, revêem-se e arrumam-se alguns conceitos que inicialmente, é apresentada a síntese das teorias organizacionais com base nas quais se têm entendido as osganizações, seguidamente é discutido o conceito de sistemas de informação como um projecto de construção, são apresentados e relacionados os conceitos de modelo, arquitectura e referencial. Esta revisão pretende arrumar ideias e assumir opções relacionadas com o papel dos sistemas de informação na organização. 1.1 A ORGANIZAÇÃO Desde o início do século 20, vários autores pertencentes a diferentes dóminios de conhecimento, Têm estudado e interpretado a organização à luz de varias teorias (Ferreira et al 1996; Galbrith 1977; Hatch; Scott 1992). Afirma como a organização é estendida e desenhada tem evoluído ao ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 11 longo do tempo, e tem a ver com a teoria organizacional que lhe está subjacente. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 12 ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 13 1.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 14 Das definições apresentadas na tabela 2.2 pode concluir-se que a informação contribui para a criação de conhecimento. Dados, por seu lado são uma apresentação de conhecimento na qual não está associado qualquer conceito de utilidade tal como acontece na informação, por isso é de questionar a necessidade da sua utilização e existência no contexto das organizações. É também considerada e utilizada em muitas organizações como um factor estruturante e um instrumento de gestão, bem como uma arma estratégica indispensável para a obtenção de vantagens competitivas, podendo ser o agente crítico que determina o seu sucesso ou decadência. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 15 1.3 COMO A ORGANIZAÇÃO USA A INFORMAÇÃO Segundo (Rascão, 2001) “A principal função dos SI nas Organizações (SIO) é o fornecimento de informações para a respectiva gestão. Considerando os diferentes níveis organizacionais, poderíamos referir que a principal função dos SIO é a execução e controlo das actividades organizacionais realizadas diariamente tendo em consideração o nível operacional, a atribuição e controlo dos recursos, no nível intermédio; a definição, implementação e avaliação das estratégias, na gestão de topo. Tendo em consideração que os SI para a Gestão não são apenas tecnologia, apesar de todas as inovações e soluções que apareceram nesta área, e que os SI englobam, para além da parte tecnológica, a informação, as pessoas e os procedimentos organizacionais, é importante sabermos que os gestores poderão sempre criar e desenvolver SI manuais para apoio às suas actividades, apesar de ser pouco prático devido ao crescente desenvolvimento da actividade ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 16 económica e da quantidade de informação associada. Devido a factores como a necessidade, a oportunidade, o potencial, a imitação, a liderança, a diferenciação, etc., e também às pressões da concorrência, do mercado, dos clientes ou dos próprios gestores, justifica-se a aquisição de soluções no âmbito dos SI com recurso às TIC, que sejam flexíveis para se adaptarem às frequentes mudanças do mundo exterior que podem condicionar o desenvolvimento da organização”. Desta forma importa clarificar que os Sistemas de Informação não são sinónimos de informática, sendo apenas uma parte automatizada de sistemas de informação recorrendo as TICs (Tecnologias de Informação e Comunicação). 1.4 TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 17 1.5 EVOLUÇÃO DO PAPEL DOS SIBC NA ORGANIZAÇÃO Quando se utiliza o termo SIBC não se visa apenas um tipo de sistemas. Os sistemas desenvolvidos hoje para as organizações englobam de uma forma geral, mas do que um tipo de SIBC. Um SIBC pode ser bastante abrangente, incluindo por exemplo, como filosofia estruturante, um MIS por ser bastante abrangente, incluindo por exemplo, como filosofia estruturante, um MIS e um EIS, para poder suportar o trabalho Humano e a sua inserção na organização. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 18 Tabela 1 –sistemas de informação baseados em computadores Actualmente, os SIBC são vistos também como reponsáveis pela definição da estratégia da organização e encarados como um ingrediente que permite garantir a competitividade da organização (Galliers 1996). ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 19 A evolução da contribuição do SIBC para a valorização da organização, está estritamente relacionada com a evolução e utilização das TI´s. vários modelos tem aparecido na literatura de forma a retratar a evolução da adptoção e utilização das TI´s nas organizações. Concluindo poder-se-a dizer que podem ser identificados três momentos relaticamente a evolução da postura das organizações perante a utilização das TI´s (Finkelstein 1998, Ward e griffths) 1996: 1- São usadas para actualizar processos existentes na organização. 2- São usadas para suportar a organização em rede, interligando quer as diferentes pessoas dahierarquia da organização, quer eventualmente, a organização com os seus fornecedores e clientes. 3- São usadas como um recurso estratégico para melhorar a competitividade alterando a natureza ou o comportamento da organização 1.6 A IMPORTÂNCIA DA MODELAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 20 1.6.1 MODELOS Um modelo, seja qual for a área de utilização, representa qualquer coisa e é construido com o objectivo particular, podendo ser ou não, aproprieado para diferentes utilizações. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 21 A figura abaixo apresenta e inter-relaciona os principais conceitos introduzidos nesta seccção no contexto de um modelo de qualquer realidade, seja ela a organização, um sistema de informação, um produdo ou um projecto. Figura 1 – Principais conceitos presentes na concepção de um modelo ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 22 1.6.2 ARQUITECTURAS E REFERENCIAS ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 23 A figura abaixo apresenta e inter-relaciona os principais conceitos introduzidos no contexto de uma arquitectura. Neste figura permite distinguir que se entende por modelo e arquitectura. Figura 2 – Principais conceitos presentes na concepção de uma arquitectura. 1.6.3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO vs SISTEMA INFORMÁTICO Toda empresa tem um sistema de informação; O Sistema de Informação inclui dados, informação, hardware, software, comunicações e peopleware2 Os Sistema de Informação não são sinónimos de Informática; O Sistema informático é apenas a parte automatizada dos sistemas de informação recorrendo as TICs – (Tecnologias de Informação e Comunicação); A informação deve ser entendida como um recurso que tem de ser devidamente gerida. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 24 Sumário Nesta Unidade temática 1.1 estudamos e discutimos fundamentalmente itens relacionados com a organização e os sistemas de informação, destacando: 1. Conceito de Organização e o papel das SIBC nas Organizações; 2. Modelos e arquiteturas referenciais utilizados numa organização; 3. Diferenciação entre o sistema de informação de sistema informático. Exercícios de AUTO-AVALIAÇÃO 1- Em termos teóricos nota-se que considerável número de Instituições Públicas, no País, já têm quadros formados na área de SI/TIC, mas por outro lado, é notável a ausência de resultados satisfatórios. Na sua qualidade de um quadro da Licenciatura em Gestão e Informática pelo ISCED, faça uma avaliação da situação, com base nos aspectos iluminados pela cadeira de Gestão de Sistemas de Informação (GSI) e sua própria percepção? 2- Qual é a importância de utilização de um modelo numa organização a quando da implementação de um sistema de informação? CASO DE ESTUDO (BANCO DE CRÉDITO DO PERÚ - BCP) O Banco de Credito de Peru se o mais antigo banco do pais, com mais de 6 milhões de dólares americanos em activos, 210 agências ao redor do mundo (incluindo uma em Miami, Flórida) e mais de dois milhões de clientes. Responde por cerca de 25 por cento de todos os empréstimos do sistema bancário peruano, 48 porcento do mercado bancário corporativo do pais e entre 35 a 38 por cento do mercado bancário de varejo/retalho ou venda direta ao consumidor. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 25 Quando a economia bancaria peruana se abriu para os bancos estrangeiros, o BCP teve dificuldades de manter os seus clientes e atrair novos. Para reagir a este desafio depositou todas as fichas nos serviços ao cliente. Primeiro implantou serviços bancários eletrónicos, para que os clientes pudessem realizar mais transações nos caixas automáticos ou em sua própria casa. Depois, estabeleceu links de internet com seus clientes corporativos, alem de aumentar o número de funcionários em todas as agências em 40 por cento e investir em programas adicionais de treinamento. Embora pagar o salario de um funcionário custe mais do que manter um caixa eletrónico, a administração do banco achava um bom investimento ter mais funcionários para interagir com os clientes. De acordo com Guillermo Bustamente, Chief Information Officer do BCP, cada vez que um cliente vai a agência bancaria e fala com um funcionário, isso representa uma oportunidade de lhe vender outros produtos e serviços financeiros. Quando o cliente entra na agência, os funcionários do BCP precisam dispor de maior número de informações possível a respeito dele, pois só assim poderão aborda-lo de maneira inteligente. Muitos anos atras essa informação não estava disponível. O banco tinha um armazém de dados (data warehouse) com informações sobre todos os clientes, mas o sistema era ineficiente e não podia ser ajustado para administrar cada vez maior base de clientes. Segmentar (dividir em grupos menores uniformes) o público era uma tarefa extremamente laboriosa. Era tao demorada analisar os dados dos clientes que, no momento em que os resultados eram tabulados (exposto para análise), já não refletiam a realidade actual. O banco de dados armazenava informações sobre os resultados de campanhas de marketing específicas, mas não havia como correlacionar esses resultados e segmentos de cliente, para descobrir em quais grupos de clientes a campanha havia causado maior impacto. Em outras palavras os dados eram essencialmente inúteis. Comprar um novo hardware não era problema, porque os equipamentos haviam se tornado uma commodity (disponíveis, baixo custo para trabalho em paralelo) e eram relativamente baratos. A administração poderia ter decidido fazer um upgrade no software de gestão de base de dados para o data warehouse já em uso, mas os custos seriam consideráveis (3 milhões de dólares) porque o software da base de dados era caro e demandava atualização e manutenção constante. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 26 Em vez disso, a administração preferiu migrar para um data warehouse baseado no software SGBD da Oracle. Implementar essas ferramentas de SGBD custaria metade do preço do upgrade no software de gestão de base de dados existentes, e os custos anuais subsequentes para manter o software também custaria a metade do preço da outra opção. Alem de reduzir os custos com sistemas de informação, o novo data warehouse da Oracle mudou a maneira como o banco analisava e segmentava os dados dos clientes. O data warehouse inclui informações sobre quais produtos os clientes usam, a natureza do seu relacionamento com o banco e a frequência com que eles interagem com o banco. Com essas informações o BCP pode criar perfis para cada cliente, identificando segmentos de clientes e oferecendo-lhes produtos de maneira mais precisa. O marketing do BCP, pode agora mediro impacto de novas campanhas imediatamente, bem como monitorar as campanhas dos resultados anteriores. Por exemplo, se o banco divulga um novo produto de cartão de crédito, agora pode monitorar os resultados da campanha de marketing ao longo de toda vida do cartão de crédito e, assim, descobrir portadores lucrativos e portadores inadimplentes (aqueles que não cumprem com as suas responsabilidades financeiras). Posteriormente, esses resultados ajudam ao banco a projecto novas campanhas de marketing de maneira mais inteligente. Outro benefício: o novo data warehouse permite o BCP lançar mais campanhas de marketing com menos funcionários. Antes da migração para o data warehouse da Oracle, eram necessários de cinco a dez funcionários para lançar 20 novas campanhas de marketing a cada ano. Hoje, três funcionários podem criar e operar mais de 200 campanhas anualmente. O BCP também usa o data warehouse para descobrir novas oportunidades de negócios. Por exemplo, informações pinçadas (marcadas e não são visualizadas novamente) do data werehouse alertaram a gerência de que seria possível gerar receita cobrando pelo uso dos cartões débitos. Depois de analisar outros produtos pagos no data warehouse, a administração descobriu que os clientes não se incomodariam se o banco cobrasse um dólar mensal pelo serviço. Sozinha, essa iniciativa levanta mais de 12 milhões de dólares por ano. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 27 3. Qual é o modelo organizacional que se pode aplicar no caso de do banco de Peru? UNIDADE Temática 1.2. Mudança Organizacional, seus componentes no planeamento e implementação dos sistema de informação nas organizações; 1.2.1 OBJECTÌVOS ESPECÍFICOS Ao concluir este capítulo o estudante deverá será capaz de: Aplicar técnicas de gestão a mudança; Com base nos diferentes tipos da mudança, sugerir a mais a adequada a ser implementada na instituição seguindo rigorosamente as etapas da sua gestão; Identificar e usar estratégias no processo de resistência a mudança; Implementar na organização a melhor técnica de mudança dependendo da situação em que a presença se encontra, esta mudança poderá ser incremental, tecnológica, emergente e/ ou radical. 1.2.2 O CONCEITO “MUDANÇA” O Conceito da mudança pode ser compreendido como um processo de reinvenção ou reestruturação da cultura, estratégia e/ ou estrutura organizacional. Ou por outra este pode ser visto usando os seus sinónimos como alteração, comuta, diferença, metamorfose, modificação, mutação, permuta, transformação, transmutação e troca. 1.2.3 GESTÃO DA MUDANÇA Segundo (Freire, 2006) “a mudança organizacional pode significar desde uma alteração de posição no mercado, mudança na sua função social, modificação no seu seccionamento ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 28 estratégico com possível alteração na sua missão e visão e reavaliação das suas práticas nos diferentes níveis de autoridade e responsabilidade. A mudança é tida como processo natural ao longo da existência das organizações. Para que um processo de mudança tenha sucesso, deve existir liderança, confiança dos accionistas e tempo. A mudança ocorre quando os indivíduos experimentam um novo comportamento e aprendem novas habilidades para serem usadas no local de trabalho. Algumas vezes isso é conhecido como intervenção, durante a qual o agente de mudança implementa um plano específico para formação dos gestores e colaboradores (formação de equipas, pesquisa de feedback, entendimento de processos, actividades de liderança) ”; 1.2.4 O PROCESSO DE GESTÃO DA MUDANÇA A gestão da mudança nas organizações surgi sempre na necessidade da dinamização dos processos institucionais visionando a melhoria e a eficácia dos mesmos, alocando recursos de forma a transformar a organização. Não obstante a outros processos, o processo de mudança está condicionado a factores por um lado naturais (Cultura, aspectos sociais) e por outro lado circunstanciais como necessidade de mudança, qualidade de gestão, envolvente política, económica, tecnológica, ambiental e legal. Normalmente, a promoção do processo de mudança, não acontece simplesmente pela vontade de uma ou de outra pessoa mas sim, por fundamentos que muitas das vezes vê-se reflectindo nos resultados de carácter qualitativo ou quantitativo, reportados pelo meio envolvente (accionistas e/ou pessoas interessadas no processo). A Mudança organizacional encontrando-se dividida em três partes, uma primeira onde se distingue e compara a mudança episódica com a mudança contínua. Uma segunda parte, onde se apresentam três elementos fundamentais que integram esta problemática: conteúdo, contexto e o processo da mudança organizacional. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 29 Analisando as questões de conteúdo e os factores que podem comprometer os objectivos das acções de mudança, sejam estas bem ou mal sucedidas. Seguida de uma parte onde se apresentam as questões de contexto, onde se analisam as principais forças ou condições existentes nos ambientes externos e internos da organização. Separando os elementos externos, tais como regulamentos governamentais, avanços tecnológicos dos elementos internos, grau de especialização, a tecnologia existente, experiências de mudanças anteriores e nível de descomprometimento organizacional. Apresentam-se várias respostas para implementar mudança com sucesso nas suas componentes internas e externas, conduzindo ao comprometimento dos elementos contextuais em diferentes ambientes organizacionais. Por último, analisam-se as questões relacionadas com o processo de mudança, ou seja, apresenta-se um conjunto de acções que podem ser tomadas no decorrer da implementação de um processo de mudança e quais as respostas dos profissionais a tais acções. Na terceira parte analisa-se a resistência à mudança, onde são apresentados vários estudos que apontam a resistência como o elemento fundamental na falha de processos de mudança organizacional. Termina com uma reflexão sobre os sistemas de informação e a mudança organizacional 1.2.5 MUDANÇA ORGANIZACIONAL A mudança organizacional por definição de Porras e Robertson (1992) representa um conjunto de teorias, valores, estratégias e técnicas cientificamente estruturadas com o objectivo de uma mudança planeada no ambiente de trabalho, com o propósito de elevar o desenvolvimento individual e o desempenho organizacional. Existem vários tipos de mudança, esta pode ser vista como profunda ou incremental, também designada por Weick e Quinn (1999) como mudança episódica ou contínua, de primeira ou segunda ordem, ou ainda como contínua ou descontínua de acordo com Nadler, Shaw, Walton (1995). A mudança profunda é de tipo estratégico, representando uma ruptura com os padrões existentes. Sendo descontínua, encontra-se associada a mudanças de longo prazo conduzindo a uma mudança estratégica. A mudança incremental possui um carácter mais operacional encontrando-se relacionada com os sistemas, procedimentos, estruturas ou tecnologias que têm efeitos de curto prazo nas organizações onde são empreendidas, mas cujo impacto é ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 30 de grande importância para o sucessoda organização. 1.2.6 TIPOS DE MUDANÇA ORGANIZACIONAL Dos vários tipos de mudança organizacional vamos detalhar os conceitos defendidos por Weick e Quinn (1999) – mudança episódica e contínua. 1.2.6.1 MUDANÇA EPISÓDICA O termo mudança episódica ou muitas vezes designada por mudança de segunda ordem refere-se a um conjunto de mudanças organizacionais que tendem a ser pouco frequentes, descontínuas e intencionais. Ou seja, a mudança episódica ocorre em períodos de divergência, quando a organização está a afastar-se das suas condições de equilíbrio. Esta divergência é o resultado do crescimento não alinhado entre a estrutura e as procuras organizacionais. Esta forma de mudança é chamada de episódica porque tem tendência a ocorrer em períodos distintos, conduzida por factores externos, tal como a tecnologia. Este tipo de mudança é muito usual em organizações onde existe uma grande interdependência entre as unidades e onde a eficácia é o valor central da organização. Demonstram mais preocupação com adaptação a curto prazo do que a longo prazo. Esta mudança é baseada na imitação sob a presença de um conjunto forte de regras incorporadas em subculturas fortes. Sevon (1996) reflecte nos seus trabalhos, sob a tendência que os gestores deste tipo de organizações tem na adopção de planos, já utilizados por outros que consideram ser estratégias de sucesso para o crescimento. Este princípio pode conduzir a maus resultados, uma vez que tal como descreve Quinn (1996), as experiências de mudança bem-sucedidas quando contadas parecem apresentar um caminho linear para atingir o objectivo da mudança. Quando na realidade, o sucesso dessa mudança foi construído no dia-a- dia, tendo-se efectuado ajustes contínuos, de acordo com o contexto em ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 31 que a mudança é introduzida. Outros actores defendem que a constante adaptação que este tipo de organizações é obrigado a efectuar, acaba por conduzir a diminuições de eficácia aumentando a pressão para a mudança entrando assim num novo período de mudança. Neste tipo de mudança temos de considerar como importante três processos: inércia, lançamento da mudança e substituição. Inercia pode ser definida como a incapacidade que as organizações têm de mudar rapidamente acompanhando o ambiente envolvente. Esta incapacidade é atribuída à estrutura pesada, à mudança de primeira ordem, às rotinas, à cultura, à tecnologia, ao sucesso que a organização alcança na manutenção da identidade. A inércia é o ponto central da mudança episódica. O processo de substituição de pode ser definido como uma forma muito simples, processo pelo qual uma identidade toma o lugar de outra. Ou seja, o processo de mudança começa por definir o que existe actualmente e depois determina o seu substituto. Esta é uma das principais desvantagens deste tipo de mudança. Porque a mudança episódica necessita de ao mesmo tempo quebrar o equilíbrio e mudar para um novo equilíbrio, é lhe associada a ideia de planeamento e de mudança intencional. A mudança intencional ocorre quando um agente da mudança deliberadamente e de forma consciente estabelece condições e circunstâncias diferentes das actuais e as consegue implementar, através de um conjunto de intervenções e acções singulares ou em colaboração com outras pessoas (Ford e Ford, 1995). 1.2.6.1 MUDANÇA CONTÍNUA A designação mudança contínua é utilizada quando nos referimos a mudanças nas organizações com um carácter de continuidade. A principal característica da mudança contínua é o constante ajuste, mesmo em organizações onde a interdependência entre unidades não é elevada, a adaptação contínua representa um ponto de inovação importante para ambientes futuros. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 32 As dinâmicas associadas à mudança contínua são diferentes da episódica. Alguns actores afirmam que os processos de mudança contínua são construídos através de uma permanente redefinição das características dos trabalhos. As respostas para a resolução das várias situações do dia-a-dia são construídas no momento em que estas ocorrem, e não através da aplicação de respostas baseadas nas rotinas assimiladas. Tendo sempre em mente a certeza de que a mudança deve ser uma constante. As organizações que normalmente conduzem processos de mudança contínua são aquelas construídas à volta de um clima de improvisação e aprendizagem, onde são introduzidas modificações frequentes nas formas de trabalho e de relacionamento. A improvisação ocorre quando a diferença entre o planear e implementar é tão estreita que a composição converge com a execução. Este tipo de organizações caracteriza o processo de aprendizagem como a própria mudança. Ou seja, a mudança continua é mais o resultado de um conjunto de capacidades e de conhecimento adquirido do que propriamente de uma acção especifica. A mudança não é apenas uma substituição, mas sim o resultado do fortalecimento das capacidades existentes. O modelo apresentado por Lewin para a mudança episódica não se adapta à mudança contínua, uma vez que o problema não está no descongelamento, mas sim em redireccionar o que está a ser desenvolvido. No caso de organizações com inércia faz sentido a sequência de intervenções: descongelamento, transformação e congelamento. Mas no caso da mudança contínua a sequência mais provável será congelamento, rebalanço e descongelamento. Onde congelar apresenta-se como uma esquematização, o rebalanço como a fase que permite à organização transformar problemas em oportunidades. A fase do descongelamento permite retomar o processo de improvisação e de aprendizagem agora de uma forma mais consciente, mais resistente a possíveis ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 33 problemas, e mais flexível na sua execução. É importante referir que a mudança contínua utiliza uma lógica de atracção e contrastando com a lógica de substituição na mudança episódica. Tal como o nome indica, as pessoas mudam para uma nova situação porque são atraídas para ela, puxadas para ela, inspiradas pela mudança. Kotter (2016) colocou a seguinte questão: a mudança é algo que se gera ou é algo que se lidera? Gerir mudança é dizer às pessoas o que fazer (lógica da substituição), mas liderar a mudança é mostrar às pessoas como se pode ser (lógica da atracção). Quinn (1998) discute que grande parte dos gestores de topo assume que mudança é algo que alguém que tem autoridade faz a alguém que não têm autoridade. Esquecendo que para se implementar um processo de mudança com sucesso é necessário primeiro aplicar mudanças no próprio agente e líder. Para levar a cabo uma lógica de atracção, o líder primeiro deve efectuar mudanças profundas em si próprio, incluindo self-empowement. Quando estas mudanças ocorrerem, os líderes comportam-se de forma diferente perante aqueles que lhe reportam directamente e despertam novos comportamentos nos que os seguem. Quando o modelo pessoal dos líderes muda é mais provável que a mudança organizacional ocorra, recorrendo a ferramentas como o diálogo e a identidade. Assim, a mudança contínua é conduzida pela constante actualização e pela incapacidade que as organizações têm para se manter estáveis/estagnadas. A mudança é uma contínua mistura de modificações pró-activas e reactivas guiada pelas propostas do momento, em vez de descontinuidadesintermitentes nos períodos de convergência 1.2.7 ETAPAS DA GESTÃO DA MUDANÇA Segundo (John Kotter, 2009), “a contratação de um líder com o perfil adequado a este tipo de processo exige que o mesmo tenha um conjunto ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 34 de competências, entre as quais destacam-se, a experiência em situações similares e grande capacidade de liderança. Definição de objectivos estratégicos, após negociação com os accionistas. Envolvimento da organização nos objectivos, devendo o gestor promover a sua descentralização. Definição da nova missão da empresa. Envolvimento de toda a organização na missão. Constituir uma equipe/departamento de mudança. Contratação de quadros necessários ao processo de mudança. Dispensa de quadros não envolvidos no processo. Os colaboradores não envolvidos neste tipo de acção, caso permaneçam na organização, poderão ser uma importante condicionante no sucesso da mudança. Atribuição de poderes a um reduzido número de pessoas. Não deverão ser delegadas autoridades. Promover rápidas melhorias do desempenho, pois estas motivam as equipes e dão credibilidade externa ao projecto. Apesar da importância do líder, a organização terá que criar condições, para não depender excessivamente deste gestor na actividade corrente”. Segundo (John Kotter, 2009), “existem 8 etapas para um processo de mudança bem sucedido: 1. Criar um sentido de urgência – Ajuda os outros a verem a necessidade de mudança e a importância de agir de imediato. 2. Trabalho de equipa – Certifique-se que há um grupo forte orientando a mudança, com capacidade de liderança, linhas de acção, credibilidade, capacidade de ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 35 comunicação, autoridade, capacidade de análise. 3. Desenvolver a visão e a estratégia da mudança. – Esclareça como o futuro será diferente do passado, e como se pode fazer que o futuro seja uma realidade. 4. Comunicar para melhorar a compreensão – Certificar que é possível compreender e aceitar a visão e a estratégia. 5. Motivar e capacitar aqueles que querem participar. – Remover todas as barreiras possíveis, para aqueles que querem ajudar e afastar os que estão contra o processo. 6. Obter pequenas vitórias – Produzir alguns sucessos com a maior brevidade possível, ainda que não sejam consolidados, mas permitem credibilizar o processo da mudança. Começa por ganhar algumas batalhas, para depois vencer a guerra. 7. Não desistir – Ser exigente e mais rápido após os primeiros sucessos. Ser implacável com a instituição da mudança passo a passo, obstáculo a obstáculo, até a visão se tornar uma realidade. 8. Criar uma nova cultura – Assegurar a aplicação das novas formas de comportamento, e certificar que se conseguiu, até se confundirem com a própria cultura da organização, na qual se expressa o modo de vida, o sistema de crenças e valores e a forma de interacção e de relacionamento típicos de determinada organização”. 1.2.8 RESISTÊNCIA À MUDANÇA Segundo (Prahalad e Hame, 2005) “Em um sentido mais amplo, os conceitos de globalização, lucro, competitividade e mudança fazem parte integrante das decisões das organizações, que tem seus objectivos voltados para a garantia da sobrevivência e crescimento sustentável no mercado. Os paradigmas e a mudança são elementos que caracterizam a flexibilidade de adaptação e a dinâmica de relacionamento com os ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 36 indivíduos. Nesse contexto, a mudança é influenciada por factores internos e externos que se relacionam positiva ou negativamente. A mudança é caracterizada pela implantação de um novo processo, o qual se faz necessário pela intensa competitividade do mercado que cada vez demanda processos mais rápidos, produtos com melhor qualidade e eficiência operacional. A inovação surge como ferramenta de garantia de sustentabilidade das organizações, para sua produtividade e lucratividade. A estratégia da organização deve ser conciliada com a necessidade de mudança, pois esta relação resultará na vantagem competitiva que a organização deseja obter no mercado. A melhor adaptação a mudança dará a flexibilidade necessária para que se estabeleça a diferenciação da empresa no mercado, criando valor para o cliente e sustentabilidade para a organização. Assim segundo, a busca pela competitividade deve fomentar uma reestruturação inovadora, diferente daqueles modelos amplamente praticados. Como propõem (Prahalad e Hamel3), deve ocorrer uma reinvenção dos sectores e regeneração das estratégias, com foco na reavaliação de seus processos e atitudes. A adaptação da organização e dos indivíduos para esse objectivo, constrói as bases de uma organização bem estruturada”. A resistência, por sinal, se destaca como um dos principais obstáculos para a mudança. Os principais motivos são: Aspectos lógicos dos indivíduos - onde se destacam os interesses pessoais; ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 37 Aspectos psicológicos - onde as atitudes emocionais tais como o medo do desconhecido e a dificuldade de compreender a mudança são factores determinantes; Por último, são destacados os aspectos sociológicos, nos quais prevalecem os interesses de grupos e factores sociológicos, como valores sociais opostos. Cabe ao gestor integrar os indivíduos e enfrentar as resistências que se apresentarem a mudança, procurando envolver, negociar e manter uma comunicação clara e objectiva com o grupo. A resistência a mudança é um factor previsível e ao mesmo tempo adaptável. Cabe a organização e principalmente ao gestor analisar, compreender e envidar todos os esforços no sentido de alinhar os factores determinantes da mudança, buscando o melhor resultado para as organizações e para os indivíduos. 1.2.9 ESTRATÉGIAS DE MUDANÇA A comunicação e educação são utilizadas quando é necessário consciencializar sobre a mudança, sobre tudo aos usuários que podem resistir á implementação. A educação é especialmente importante quando a mudança envolve conhecimento técnico e que as pessoas não estão familiarizadas com a ideia. Esta estratégia consiste em preparar e treinar os empregados para os novos procedimentos introduzidos pela mudança ou seja este processo deve focalizar aspectos como: educação, comunicação, participação, facilitação, apoio e negociação. Sendo que: Educação e comunicação – passam por educar as pessoas sobre mudança usando discussões, apresentações públicas, memorandos ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 38 e relatórios e/ou ainda vídeos de simulação. Apesar de este método ter a inconveniência de exigir longos períodos de tempo ele tem a vantagem de facilitar a adesão no processo. Participação - deve envolver pessoas resistentes a mudança, a participação destas pessoas irá concerteza lhes ajudar na compreensão e comprometimento a mudança. Para além desta poder auxiliar os gerentes a determinar problemas potenciais e perceber a recepção dos empregados.A maior vantagem que esta pode apresentar é o empenhamento de todos. Facilitação e apoio – consiste no apoio emocional que se poderá transmitir aos subordinados, sobre tudo quando há resistências devido a problemas de ajustamento, ansiedade ou medo, assim se conseguirá ajudar a ultrapassar os receios face a mudança. Negociação – consiste basicamente na cooperação, usando a conversação para conquistar a aceitação e aprovação de uma mudança desejada. O método não muito aconselhável mais que poderá ser usado é a Coerção que significa que os gestores usam o seu poder formal para forçar os empregados a mudar. Aos resistentes é dito para aceitar a mudança ou perderão os benefícios a até mesmos os seus empregos. Ela é necessária em situações de crise quando uma resposta rápida é exigida. 1.2.10 CONTEUDO DA MUDANÇA ORGANIZACIONAL Para compreender o que se pretende abordar quando nos referimos ao conteúdo da mudança organizacional serão apresentados alguns modelos, que nos ajudam a perceber os factores que podem conduzir a mudanças bem ou mal sucedidas Alguns autores defendem um modelo que determina que a performance individual e organizacional expressa a forma como se relacionam as condições organizacionais e os seus efeitos resultantes. Neste processo de caracterização identificaram dois tipos de dinâmicas inerentes aos reforços de mudança bem-sucedidos: transformacional e transacional. Sendo que a dinâmica organizacional encontra-se ligada às áreas relacionadas com o ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 39 comportamento dos profissionais e é uma consequência das pressões dos ambientes internos e externos. Os factores da dinâmica transformacional são a liderança, a cultura, a missão e a estratégia. Do lado da dinâmica transaccional encontramos factores relacionados com as variáveis organizacionais que influenciam o clima de trabalho de grupo, controlando a motivação e a performance. Estas variáveis são as práticas de gestão, a estrutura, as práticas, os procedimentos e habilitações individuais. Este modelo é inovador no sentido em que distingue factores transformacionais e factores transaccionais e sob este ponto de vista pode ser muito útil aos gestores da mudança sobre os caminhos a tomar no que diz respeito à mudança organizacional Galpin (1996) propôs um modelo com nove fases, referindo a importância de compreender a cultura organizacional como o reflexo das suas regras, políticas, normas e hábitos. Assim enunciou as seguintes fases: Estabelecer a necessidade de mudança; Desenvolver e disseminar a visão de mudança planeada; Diagnosticar e analisar a situação corrente; Criar recomendações; Detalhar as recomendações; Criar um protótipo com base nessas recomendações; Preparar as recomendações para o roll-out; Distribuir as recomendações; Medir, reforçar e redefinir a mudança. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 40 Diagrama do Modelo de mudança organizacional Sumário Nesta Unidade temática estudamos e discutimos fundamentalmente itens relacionados com conceitos da mudança organizacional: 1. Assimilação do conceito da mudança organizacional e seu impacto 2. O processo da gestão da mudança; 3. Tipos e etapas da gestão da mudança; 4. Resistência a mudança, técnicas de redução; e 5. Estratégia da mudança. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 41 6. Modelo de mudança organizacional Exercícios de AUTO-AVALIAÇÃO 1 - Diferencie os seguintes conceitos: Resistência a mudança; b) Gestão da mudança; c) Informatização de uma instituição. 2 – Quantas etapas existem no processo de mudança? Nomeia-os. 3 – Argumente por suas palavras quais seriam os impactos não ausência de educação e comunicação no processo da definição da estratégia da mudança. 4 - Observando o caso de estudo do Banco de Perú, referenciado na exercício da segunda unidade temática. Discuta a resistência a mudança, como factor da frustração da implementação da tecnologia na função pública, discuta também sobre o modelo de mudança organizacional. UNIDADE Temática 1.3. Conhecimento Organizacional, classificação do conhecimento organizacional OBJECTIVOS ESPECÍFICOS Ao concluir este capítulo o estudante deverá será capaz de: Compreender e aplicar as técnicas de conhecimento organizacional; Compreender a taxonomia do conhecimento; Diferenciar as dimensões do conhecimento e alavanca. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 42 1.3.1 INTRODUÇÃO Junto com o ritmo de desenvolvimento sem precedentes de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) a sociedade humana evoluiu para a era do conhecimento. Hoje, ninguém duvida de que uma melhor gestão do conhecimento dentro da empresa levará à eficiência aperfeiçoada, eficácia, inovação e vantagem competitiva. Como os clientes exigem e recebem cada vez mais personalização dos custos decrescentes a partir do conhecimento orientado para empresas do setor privado, as pessoas passaram a esperar benefícios similares do setor público. Como resultado, os indivíduos, instituições e governos estão sendo obrigados a lidar com a natureza mutante do trabalho e aprendizagem, bem como com as suas próprias expectativas de mudança. A gestão do conhecimento na sua forma atual recebeu uma atenção significativa pela primeira vez, provavelmente, na década de 90, quando as principais empresas do setor privado desenvolveram procedimentos para garantir a efetiva geração, captação e divulgação de informações, “know-how’’ e a promoção do conhecimento. Organizações do setor público, principalmente as entidades governamentais, são geralmente levadas em consideração para que, mais tarde, possam adotar esta onda de gestão do conhecimento. Entretanto, devido à pressão crescente para uma maior eficiência e eficácia e a grande demanda de compartilhamento de conhecimentos entre as diferentes entidades governamentais em diferentes níveis, bem como lidar com essa tendência inevitável, o governo está rapidamente acompanhando tais tendências e está plenamente preparado para colher os benefícios gerados a partir dos programas de gestão do conhecimento. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 43 1.3.1 FUNDAMENTOS DE CONHECIMENTO Como ponto de partida na exploração dentro da esfera da Gestão do Conhecimento, devemos primeiro olhar de perto a definição de conhecimento em si e a definição do chamado conhecimento organizacional. Conhecimento é informação organizada aplicável para programar a resolução (Woolf, 1990). Conhecimento é informação que foi organizada e analisada, tornando-a compreensível e aplicável à resolução de problemas ou tomada de decisão (Turban, 1992) Conhecimento é composto de e verdades e crenças, perspectivas e conceitos, juízos e expectativas, metodologias e "know-how" (Wiig, 1993). Conhecimento é o conjunto de percepções ou insights, experiências e procedimentos que são considerados corretos e verdadeiros e, portanto, norteiam pensamentos, comportamentos e comunicação de pessoas (Van derSpek e Spijkervet, 1997). Conhecimento é o discurso sobre a informação para nortear ativamente o trabalho da execução, a resolução de problemas e tomada de decisão, a fim de executar, aprender e ensinar (Beckman, 1997). Conhecimento organizacional é informação processada incorporada nas rotinas e processos que permitam ações. É também conhecimento capturado por sistemas organizacionais, processos, produtos, regras e cultura (Myers, 1996). O conhecimento organizacional é a soma coletiva dos bens centrados nos seres humanos, bens de propriedade intelectual, bens de infra-estrutura e bens de mercado (Brooking, 1996). As tentativas de definir o conhecimento aparentam refletir a natureza multifacetada do próprio. É quase impossível ter uma única definição ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 44 que abrange todos os aspectos do conhecimento e, ao mesmo tempo, recebe um consenso unânime, especialmente quando a incorporação do conhecimento muda em diferentes níveis, tal como individual, organizacional e social. Esta é a razão pela qual muitos autores têm destacado a dificuldade de definir de maneira sucinta o conceito de conhecimento, sugerindo que seria apropriado para evitar a imposição de uma definição restrita, mas sim relacionar o conhecimento a um “conceito de multicamadas, multifacetado”, que “possa impactar diversas organizações de diferentes maneiras’’. Entretanto, pelo menos, tomando “emprestado” estas várias definições apresentadas por diferentes estudiosos, podemos concluir que o conhecimento é uma mistura fluente de experiência estruturada, crenças, informações relevantes e intuição de especialistas e, além de residir na mente humana, o conhecimento pode existir em formas como os sistemas de organização, processos, produtos e cultura, etc. 1.3.2 TAXONOMIA DO CONHECIMENTO O Conhecimento pode ser classificado de várias maneiras. As taxonomias populares incluem o seguinte: 1.3.2.1 Conhecimento Proporcional e Perspectivas do Conhecimento De acordo com Joe Mokyr, o conhecimento útil pode ser dividido em dois subconjuntos: um classifica os fenômenos naturais e regularidades, chamado por ele de conhecimento proposicional. O outro é o conhecimento que estabelece determinadas ações que constituem a manipulação dos fenômenos naturais para as necessidades de material humano, que é chamado de perspectivas do conhecimento. a) Conhecimento Proposicional contém o que as pessoas costumam chamar de “ciência” como um subconjunto, mas ao mesmo tempo ele contém muito mais do que apenas ciência. O Conhecimento Proposicional também contém conhecimentos práticos e informais ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 45 sobre a natureza, uma compreensão intuitiva da mecânica básica; regularidades da natureza e até mesmo sobre coisas informais como sabedorias populares etc. b) Perspectivas do conhecimento têm a forma de técnicas ou instruções. Eles residem tanto no cérebro das pessoas como em dispositivos de armazenamento. Eles consistem de projetos e instruções de como adaptar os meios para um fim bem definido. Eles podem ser ensinados, imitados, comunicados e melhorados. O manual “como fazer” é um conjunto codificado de técnicas. Uma adição ao conjunto de perspectivas do conhecimento de uma sociedade seria considerada uma "invenção". 1.3.2.2 Classificação Conhecimento A taxonomia mais aceita sobre o conhecimento, introduzida por Polanyi em 1966 e popularizada por Nonaka e Takeuchi, é a classificação do conhecimento explícito e tácito. De acordo com estes dois: O conhecimento explícito é aquele que "pode ser expresso em palavras e números, pode ser facilmente comunicado e compartilhado sob a forma de dados brutos, fórmulas científicas, procedimentos codificados ou princípios universais". Enquanto que o conhecimento tácito é “altamente pessoal e difícil de formalizar”. “As percepções subjetivas, intuições e palpites se enquadram nesta categoria de conhecimento”. Sendo assim, o conhecimento explícito nas organizações é normalmente encontrado em documentos e bancos de dados, enquanto o conhecimento tácito é o que está na cabeça das pessoas. Mais frequentemente, o conhecimento tácito ainda é baseado nas perspectivas subjetivas, intuições e palpites e está profundamente enraizado nas ações do indivíduo e na experiência e até mesmo ideais, valores e emoções. Segundo Polanyi, o conhecimento que pode ser expresso em palavras e números representa apenas a ponta do icebergue de todo o corpo do conhecimento7 possível. O conhecimento explícito é também por vezes chamado de ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 46 conhecimento formal, enquanto o conhecimento tácito é chamado de conhecimento informal. No entanto, deve-se destacar que os nomes associados não sugerem automaticamente diferentes níveis de importância. Muitas vezes, por razões a serem discutidas posteriormente, para que as organizações construam a sua competitividade estratégica e de desenvolvimento a longo prazo, conhecimento tácito é realmente mais importante que o conhecimento explícito e deve, portanto, ser o foco dos programas de gestão do conhecimento. A tabela a seguir ilustra algumas das principais características destas duas formas de conhecimento, conforme sugeridas por Nonaka e Takeuchio. Conhecimento Tácito (subjetivo) Conhecimento Explícito (objetivo) Conhecimento da experiência (corpo) Conhecimento da racionalidade (mente) Conhecimento simultâneo (aqui e agora) Conhecimento sequencial (lá e depois) Conhecimento Analógico (prática) Conhecimento Digital (teoria) c) Conhecimentos de Núcleo, Avançado e Inovador Além das duas taxonomias do conhecimento já mencionadas acima, há muitos outros tipos diferentes. Por exemplo, Michael H. Zach9, a partir da perspectiva da função específica do conhecimento para vantagem competitiva de uma organização classificou o conhecimento como núcleo, avançado ou inovador. Para ele: O Conhecimento de Núcleo é definido como competência mínima e nível de conhecimento exigido apenas para "jogar o jogo". Possuir esse nível de conhecimento e capacidade não garantirá a viabilidade competitiva de uma organização a longo prazo, mas apresentará um conhecimento básico da indústria para impedir à entrada. O Conhecimento de Núcleo tende a ser comumente obtido por membros de uma indústria e, portanto, oferece pouca vantagem sobre outros que não sejam membros. ISCED CURSO: GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO; 20 Ano Disciplina/Módulo: Diagnóstico e Intervenção nos Sistemas de Informação das Organizações 47 O Conhecimento Avançado permite a uma organização ser viável competitivamente. A organização pode ter, em geral, o mesmo nível, competência ou a mesma qualidade de conhecimento que os seus concorrentes, embora o conteúdo de conhecimentos específicos, muitas vezes, varia entre os concorrentes, permitindo a diferenciação do conhecimento. As organizações podem optar por concorrer no conhecimento de frente na mesma posição estratégica, na esperança de saber mais do que um concorrente. Eles podem escolher, em vez de concorrer para essa posição, diferenciar o seu conhecimento. O Conhecimento Inovador é o que permite a uma organização conduzir sua indústria e concorrentes e de forma significativa se diferenciar dos seus concorrentes. O Conhecimento Inovador
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