Gestão da Comunicação e da Informação Aula_04

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GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO
Aula 4 - Processo de Gerenciamento da Informação
Conteúdo Programático desta aula
 Elementos que compõem o gerenciamento da informação.
 A articulação do processo de gerenciamento da informação.
 Os estilos de gerenciamento de informação.
 Gerenciamento efetiva da informação.
Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4
GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO
INTRODUÇÃO
Em um artigo recente da Harvard Business Review, um fabricante de sapatos escreveu: “Certa vez solicitei uma cópia de cada relatório utilizado na administração. No dia seguinte, recebi vinte e três relatórios. Eu não conseguia entendê-los... O relatório de cada área parecia grego para as outras e todos pareciam gregos para mim”. 
Ele poderia ter descrito esses relatórios de forma mais precisa, dizendo que vinham de Atenas, Esparta, Corinto, Tebas e do Peloponeso – cada setor da organização assumindo a forma de uma divisão política com sua própria cultura, seus líderes e até adotando um vocabulário próprio.
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GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO
Estudos realizados sobre gerenciamento da informação em 25 empresas, ficou claro que a maioria fracassou ou está a caminho do fracasso. 
O principal motivo é que as empresas não gerenciam bem a informação:
 ou foram propostas iniciativas de gerenciamento da informação inadequadas para a mentalidade política da empresa ou essa gerência era tratada como periférica e não como parte integrante do negócio.
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GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO
INTRODUÇÃO
Quando a gerência da informação for bem administrada e encarada como um aspecto natural da vida da organização é que surgirão organizações verdadeiramente baseadas na informação.
O resultado é o caminho da vitória!
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ESTILOS DE GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES
As 25 empresas estudadas permitem a identificação de cinco estilos ou estados de gerência da informação:
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MONARQUIA
 A classificação da informação e a sua disseminação são feitos pelos líderes da empresa; 
 O gerenciamento da informação é centralizado;
 A autonomia dos departamentos em relação às políticas de informação é substancialmente reduzida;
 A abordagem é de cima para abaixo, autocrática;
 A mortalidade deste estilo é alta e rápida.
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FEDERALISMO 
 O G.I. é baseado no consenso em nível gerencial;
 A negociação é a chave para que as partes concorrentes sejam reunidas;
 Liderança forte e uma mentalidade que estimula a cooperação e o aprendizado com a área de TI. 
 Trata as políticas, inclusive a da informação como atividade legítima e necessária.
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FEDERALISMO: Exemplo IBM 
Larry Ford, chefe do serviço de informação da IBM, concluiu que a necessitava de uma abordagem radicalmente nova para o seu G.I. 
Ford produziu uma estratégia de informação dando ênfase ao valor que a informação pode trazer. 
A estratégia foi refinada e ratificada por todos os executivos.
Alcançado o consenso, Ford negociou com os gerentes o compartilhamento da informação.
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 FEUDALISMO
 Cada unidades de negócios define as próprias necessidades de informação;
 Os líderes decidem medidas a adotar para medir o desempenho e o vocabulário comum a ser utilizado;
 Redução do poder da autoridade central: delegação de poderes. Assim, as decisões são separadas de acordo com as necessidades da unidade. 
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 ANARQUIA
 Ausência completa de uma G.I. Cada indivíduo obtém e gerencia sua própria informação;
 Tornou-se perigosa com o rápido crescimento da TI; 
 Departamentos gerenciam, a custo mínimo, seus bancos de dados e geram seus próprios relatórios.
A longo prazo os bancos de dados dispersam e trazem divergências de informações.
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POLÍTICA 
A política pode ser apontada como um dos principais fatores de fracasso para o desenvolvimento da TI. 
O G.I. pode ser usado para distribuir o poder ou para centralizá-lo. 
Algumas centralizam o uso da informação; outras usam técnicas para o acesso à informação e envolver mais as pessoas na tomada de decisão. 
Isso depende de fatores como: cultura, tamanho da empresa, ramo de atividade e quem faz a escolha.
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ESTRUTURA ELEMENTAR DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Formas de classificação da informação: 
 Agrupamento de dados ordenados e com características similares;
 Associação: Relacionamento entre os elementos;
 Sumários da informação visando facilitar o processo. 
PROCESSAMENTO
DADOS
INFORMAÇÃO
SAÍDA
DECISÃO
COLETA DE DADOS
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CONFIDENCIALIDADE DA INFORMAÇÃO
 Papéis diferentes que das informações p.ex., em uma indústria automobilística e em uma de produtos de beleza. 
 Em instituições financeiras, onde a informação sobre os clientes deve ser tratada com confidencialidade. 
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PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO
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REPERCUSSÃO DA TI NOS NÍVEIS DA ORGANIZACÃO
ESTRATÉGICO: para aumentar a eficácia em termos de cumprimento da missão;
TÁTICO: quando há aumento da eficiência nos processos gerenciais; 
OPERACIONAL: quando há aumento da produtividade. 
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REPERCUSSÃO DA TI NOS NÍVEIS DA ORGANIZACÃO
Os SI permitem ter produtos a preços baixos, um bom serviço e à boa relação com os clientes, resultando numa vantagem competitiva adicional.
Os SI podem criar barreiras à entrada de novos concorrentes.
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REGRAS BÁSICAS PARA IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO DE G.I.
ACREDITAR: acreditar que a mudança é vital para seu futuro.
PERCEPÇÃO: o que se deseja no seja percebido e compreendido por todos.
OBSTÁCULOS: devem ser identificados e removidos.
APOIO: dar apoio para a estratégia escolhida para alcançar os objetivos.
LÍDERES: Os líderes devem estabelecer qual o processo e dar o exemplo.
TREINAMENTO: treinamento para desenvolver as novas qualificações .
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CONTROLE: implantar sistemas de controle para quantificar os resultados.
FEEDBACK: Feedback constante deve ser dado a todos.
ATITUDE: acompanhamento para corrigir comportamentos e atitudes indesejadas.
RECOMPENSA: reconhecer e premiar comportamentos e atitudes desejadas.
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ELEMENTOS DO GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES
Cada função ou atividades deve ter seus próprios modelos decisão, mensuração, informação e de gestão e contemplar:
 Banco de dados;
 Pessoal capacitado em TI;
 Usuários das informações;
 Redes informais.
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ELEMENTOS DO GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES
Cada função ou atividades deve ter seus próprios modelos decisão, mensuração, informação e de gestão e contemplar:
 Banco de dados;
 Pessoal capacitado em TI;
 Usuários das informações;
 Redes informais.
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BANCO DE DADOS
 Extração de dados e geração de informações por meio de aplicativos. 
 Dados ordenados e agrupados para facilitar
a armazenagem, manipulação e extração. 
 Geração de informação, eliminando a redundância de dados. 
BD
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PESSOAL CAPACITADO EM TI
Desenvolve, implanta e mantém o banco de dados da organização. 
A organização tem que investir em pessoal capacitado para unir o conhecimento a diversas áreas de produção de serviços e produtos de informação. 
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USUÁRIOS DA INFORMAÇÃO
 Gestores, profissionais de pesquisa e desenvolvimento, de marketing, acionistas, investidores, instituições financeiras, clientes, concorrentes, fornecedores etc.
 Os dados são selecionados e desenhados para fornecer a informação que será utiliza nas tomadas de decisões. 
 Habilidade dos usuários em interpretarem a informação adequadamente.
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REDES INFORMAIS
 Os usuários podem, além de criar suas próprias redes formais de fornecedores de informação, recorrer a redes informais de informação. 
 O impacto dessas redes informais deve ser contemplado no gerenciamento da informação no momento de traduzir definições estratégicas em execução, ou seja, na fase de operacionalização da estratégia.
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ARTICULAÇÃO DO PROCESSO DE G.I.
O gerenciamento da informação dentro do contexto econômico é considerada como uma das responsáveis pelo sucesso das organizações, seja em nível de sobrevivência ou no estabelecimento de maior competitividade. 
A maioria das empresas frequentemente enfrenta problemas com informações redundantes, armazenadas nos servidores.
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GERENCIANDO A POLÍTICA DE INFORMAÇÃO
Como deverão as empresas começar a gerenciar a informação de forma efetiva? 
A primeira etapa nesse processo é selecionar uma alternativa dentre os possíveis modelos de informação: 
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Selecione uma organização política para a informação
Qual o melhor modelo e como proceder para alcançá-lo. 
A empresa deve escolher um modelo único e caminhar constantemente naquela direção, por mais tempo que isso possa levar.
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Adapte a política de informação à organização
O fluxo de informação não traz uma mentalidade organizacional menos hierárquica e mais aberta; na verdade, a mentalidade democrática é que torna o fluxo de informação possível.
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Pratique o realismo tecnológico
	Existem importantes fatores tecnológicos a serem considerados no G.I. com astúcia política. 
A estrutura da informação deve ser altamente focalizada: a informação deverá estar em unidades que os administradores possam compreender e negociar, e devem ser estabelecidas plataformas tecnológicas comuns de forma que modelos de informação mais democráticos possam ser alcançados.
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Escolha o político de informação adequado
Ao mesmo tempo em que possuem uma mentalidade política e um ambiente tecnológico adequados, as empresas que desejam mudar sua política de informação devem escolher os políticos de informação adequados. O papel do político de informação, o gerente essencialmente responsável por facilitar seu uso eficiente ainda está para ser preenchido em muitas empresas, apesar de existirem vários candidatos ao trono.
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Evite construir impérios de informação
Já que a informação é uma ferramenta tão poderosa, organizações inclinadas ao federalismo, instintivamente resistirão ou desconfiarão de administradores que tentem construir um império baseado na posse de um grande volume de informação. A concentração de toda a responsabilidade pela coleta, manutenção e interpretação da informação numa única posição executiva é conceder poder em demasia a um só indivíduo em qualquer organização com tendências democráticas.
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