Gestão da Comunicação e da Informação Aula_10

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GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO
Aula 10 – GED (Gestão Eletrônica de Documentos)
Conteúdo Programático desta aula
GED - Gestão Eletrônica de Documentos.
Tipos de Redes Sociais.
Estratégias para comunicação empresarial em Redes Sociais.
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INTRODUÇÃO
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ESTATATÍSTICA
1990 nos EUA – 95% das informações estavam em papel.
Uma pessoa gastava 4 semanas/ano procurando documentos.
Em média 19 cópias por documento.
Gastava-se R$500,00 para recriar cada documento perdido.
Fonte: CENADEM
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FINALIDADE DO GED
- Resolver problemas como: acumulação de papéis, uso de espaços e custos decorrentes da localização de documentos;
 Gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento;
 Gerenciar todo o capital intelectual de uma empresa.
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Boy
Malote
Boy
Boy
Arquivista
Fluxo de Trabalho Tradicional
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PROBLEMAS
Informações eram desorganizadas e descentralizadas
Informação inacessível ou de difícil localização;
Informação desconectada de processos;
Incompatibilidades / diferentes plataformas;
Os documentos sofrem alterações e não são divulgadas:
Consequência: uso indevido de 
informações desatualizadas.
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Quanto custa não encontrar a informação correta?
Executivos passam de 15 a 35% de seu tempo procurando por informação que os auxiliem na tomada de decisão;
40% não encontram o que estavam procurando;
Tempo gasto em procuras mal sucedidas;
Retrabalho de informações que não puderam ser encontradas;
Perda de receita;
Aumento de custo.
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As empresas possuem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: 
 Documentos em Word, Excell, desenhos de engenharia, e-mails. 
 Esse mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.
Documentos Eletrônicos estão por aí
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Geralmente o formato de organização de documentos é ineficiente e oneroso, acumulando custos com espaço de armazenamento, pessoal especializado, dificuldade na recuperação e risco de destruição precoce da informação. 
Riscos
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GED é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Os documentos podem ser papel, microfilme, som, imagem.
(Gestão Eletrônica de Documentos)
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Com o crescimento exponencial de documentos em meio físico cresce a necessidade de recuperação das informações. 
Isto torna evidente a falta de organização e de cuidados com o armazenamento de documentos, fazendo com que o capital intelectual rume a uma capacidade de uso cada vez menor. 
A Decisão em Usar o GED
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Index
Scanner
OCR
Papel
TECNOLOGIA OCR (Optical Character Recognition) 
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RECUPERAÇÃO ATRAVÉS DAS PROPRIEDADES
São valores que identificam unicamente um documento;
Podem ter atributos padrões ou customizados (nome do responsável, sigla do projeto, data, cliente, etc.).
Autores:
Título:
Palavras-chave:
Data de Criação:
Menezes
Teste de procedimento
erros, qualidade, problemas
07/05/03 10:12:11 AM
Propriedades
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Luiz
SIA
2009
Artigos
Fonte
Data
Autor

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4
2

Preciso de um artigo do 
Prof Luiz publicado no SIA
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O GED É FORMADO PELAS SEGUINTES TECNOLOGIAS:
- Document Imaging (DI) - Digitalização de documentos. 
- Document Management (DM)
 Workflow
- RIM - Records and Information Management 
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O GED se baseia na tecnologia de Document Imaging, a qual compõe os processos de captura, controle de qualidade e indexação dos documentos físicos, tornando-os uma cópia fiel do original. 
O uso do documento físico passa a ser apenas legal, uma vez que a legislação brasileira não aceita a imagem digital.
Document Imaging
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Document Management (DM)
 Ferramentas para controle de localização, atualização e guarda de documentos.
 Permite o rastreamento das alterações dos documentos. 
 Grande quantidade de arquivos  necessidade do compartilhamento de documentos, o que justifica a implantação de sistemas DM. 
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Workflow (Fluxo de Trabalho)
O Workflow atua como um integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias: 
 ERP (Enterprise Resource Planning)
 SCM (Supply Chain Management)
 CRM (Customer Relationship Management)
 e-business. 
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As redes permitem
que os usuários 
compartilhem
recursos
Fluxo de trabalho com Workflow
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O que é Workflow ?
É um processo que permite distribuir uma ou mais tarefas.
É o termo utilizado para descrever um processo: 
Define QUEM realiza QUAIS tarefas e em QUAL ORDEM de execução.
Controla e Gerencia Processos;
Garante tarefa executada corretamente e no tempo determinado;
Organiza documentos, sincroniza pessoas, prazos e tarefas.
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Exemplo Workflow
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Exemplo Workflow
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RIM- Records and Information Management (Gerenciamento de Arquivos)
É o gerenciamento do ciclo de vida do documento: 
 criação ou captura;
 armazenamento;
 processamento;
 manutenção;
 disponibilização; 
 descarte dos documentos. 
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Aplicação do GED:
 Apoio ao ERP, CRM, e-commerce;
 Atendimento a extratos bancários;
 Automação de cartórios;
 Bibliotecas digitais.
 Controle de compras. 
 Controle de bilhetes de companhias aéreas.
Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida da empresa.
O GED é vital para a construção do conhecimento.
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 Recuperação de informações após desastre;
 Redução de custos com cópias (documentos em rede).
 Alta velocidade e precisão na localização de documentos.
 Eliminação de fraudes, principalmente em agências do governo.
 Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
 Melhoria no processo de tomada de decisões.
 Aproveitamento de espaço físico.
Porque as empresas no Brasil estão implantando o GED? 
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O TJ e o TRT estão abarrotados de processos, todos em pastas de papel, o que exige enorme espaço físico. 
O peso da papelada é tamanho que em um determinado município a Defesa Civil foi obrigada a interditar um desses tribunais por ter sua estrutura abalada.
PESO DA PAPELADA
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O capital intelectual das empresas vem sendo cada vez mais valorizado.
 deve ser bem cuidado. 
Ter um sistema de GED não significa somente guardar arquivos eletrônicos; significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa.
Capital Intelectual
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É a tecnologia do GED que torna o e-business uma realidade.
No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento por meio de um escanner. 
GED x e-business
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O uso da tecnologia de GED traz algumas mudanças importantes:
 Maneiras de como criar, armazenar, distribuir um documento;
 Fluxo de trabalho baseado em documentos eletrônicos; 
 Agiliza as comunicações;
 Aumenta a produtividade dos processos de negócios.
O QUE MUDA COM O GED?
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Outro passo fundamental do GED é a disponibilização do documento digital.
Os usuários têm contato com o GED, o que garante que todo o trabalho de digitalização dos documentos seja funcional e bem utilizado, fazendo com que o documento original seja ignorado pelos usuários.
USUÁRIO e o GED
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O uso do GED tornou-se uma ferramenta de posicionamento comercial, uma vez que com a utilização de suas tecnologias a empresa consegue tornar-se muito mais eficiente e competitiva. 
As ferramentas de Workflow em GED podem otimizar fluxos de processos com maior segurança, confiáveis, práticos e rápidos.
Segurança do GED
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 Identifique o documento e o assunto;
 Anote o assunto no canto superior do documento para facilitar o arquivamento e evitar duplicidade;
 Inclua o assunto no índice de arquivo;
 Saber o que arquivar, onde e como;
 Padronizar os títulos dos documentos;
 Treinar os usuários e conscientizá-los da necessidade de manutenção do novo sistema.
Passos para implantação do GED
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2 ANOS: Aviso prévio, demissão, rescisão de contrato.
5 ANOS: Recibos de pagamentos, adiantamentos, livro de ponto, contribuição sindical e assistencial, atestados médicos, impostos.
10 ANOS: Atestados médicos.
20 ANOS: contrato firmado entre pessoas físicas.
30 ANOS: Os documentos relativos ao FGTS.
TEMPO DE GUARDA DE DOCUMENTOS
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Fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelo documento.
O QUE FAZER QUANDO SE PERDE UM DOCUMENTO?
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É uma estrutura social composta por pessoas ou organizações, conectadas por um ou vários tipos de relações, que partilham valores e objetivos comuns. A sua abertura e porosidade possibilita relacionamentos horizontais e não hierárquicos entre os participantes. 
REDES SOCIAIS
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 O Brasil é líder mundial no uso de redes sociais para seleção de candidatos.
 21% das empresas usam as redes sociais para prospectar candidatos.
 60% das empresas utilizam indicações (QI).
 87% da população possui um tipo de rede social.
 Perfil procurado nas redes sociais: candidatos que saibam trabalhar em equipe e que tenham espírito de liderança.
Uso de redes sociais no Brasil para fins de emprego
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Pontos positivos
 Facilidade em divulgar o currículo.
 Facilidade no acesso a referências pessoais.
 Mais oportunidade de emprego.
 Aumento da redes de contato
 Pontos negativos
 Consome muito tempo para candidatos como para os selecionadores.
 Diminui o contato físico.
 Exposição desnecessária (religião, estado civil, raça, idade)
Uso de redes sociais
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 Não faça da sua rede um álbum de fotos;
 Não opine publicamente;
 Não invente informações;
 Não confunda contatos com amigos;
 Publique informações pessoais com segurança;
DICAS
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