GESTÃO DE PROCESSOS - AULA 7

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GESTÃO DE PROCESSOS
EAD 2011 – PROFESSOR JOÃO LUIZ C. R. DE OLIVEIRA
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Metodologia para Implementação da
Gestão de Processos
	Essa metodologia passa pela modelagem dos processos do negócio com a apresentação de um conjunto de etapas que sugere sua aplicação de forma rigorosa.
Essa etapa que passaremos a estudar é o 
PLANEJAMENTO DO LEVANTAMENTO
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PLANEJAMENTO DO LEVANTAMENTO
	Quando os gestores detectam a necessidade de fazer qualquer mudança, seja por solicitação do usuário, determinação do próprio gestor ou por recomendação do analista / consultor, nas ações desenvolvidas, precisamos adotar uma abordagem que tem como ponto de partida os processos executados.
	Essa abordagem implica em conhecer profundamente realmente o que está acontecendo. 
	
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	São aqueles questionamentos feitos através da ferramenta conhecida como 5W 2H
	Para recordarmos o que é 5W 2H
	What – o que será feito (etapas)?
	Why – Por que será feito (justificativa)?
	Where – Onde será feito (local)?
	When – Quando será feito (Tempo)?
	Who – Por quem será feito (responsabilidade)?
	How – Como será feito (método)?
	How much – Quanto custará fazer (custo)?
	
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	São questionamentos que o analista ou consultor deve fazer e procura quem pode responder tais indagações. 	
	Como falamos em aulas anteriores, as pessoas responsáveis por essas informações são os USUÁRIOS.
	Como eles trabalham com as informações que possibilitam a execução dos processos eles deverão ser vistos como OS DONOS DA INFORMAÇÃO.
	São eles que vivenciam, têm as suas dificuldades e as facilidades no trato das informações.
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	Precisamos conhecer e entender as informações processadas nas ações desenvolvidas.
	Quais as necessidades de informações desse processo? 
	Elas estão disponíveis, têm fácil acesso, estão mapeadas (documentadas), existem manuais de procedimentos?
	São questionamentos que o analista ou consultor deve fazer. 	
	
	O Planejamento do Levantamento tem como produto final um documento que apresente as etapas previstas para o processo de aumento de desempenho ou de melhoria.
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	A Execução do Levantamento
	Como foi visto em aulas anteriores, podemos utilizar alguns instrumentos para a fase de levantamento: entrevista, questionários, observações pessoais e a documentação utilizada.
	Através desses instrumentos começamos a conhecer o passo a passo da rotina, quem executa (as pessoas), aonde as ações são executadas (área executante), como são preenchidos os formulários utilizados, etc. 	
	
	Recomenda-se que disponibilize um % do prazo total (100%) para a fase de levantamento correspondente a 60%. 
	
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	Uma outra recomendação é colher as assinaturas dos responsáveis por essa fase (usuários envolvidos e respectivos gestores), demonstrando que todas as expectativas foram entendidas e observadas durante a fase de levantamento. 
	
	Essas assinaturas significam o CIENTE e o DE ACORDO. 
			
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	Passamos agora para a fase de modelagem do processo.
	A ferramenta de modelagem deve apresentar as duas situações do processo:
	SITUAÇÃO ATUAL e DATA	
	SITUAÇÃO PROPOSTA e DATA
	Na Situação Proposta serão apresentadas as SUGESTÕES DE MELHORIA e os BENEFÍCIOS alcançados se a Situação Proposta for adotada. 
	
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	A sugestão de melhoria deve levar em consideração os seguintes aspectos:
	a) melhoria do desempenho;
	b) redução do tempo de execução;
	c) aumento da produtividade;
	d) redução de custos;
	e) aumento da competitividade
	
	
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	Como a Sugestão de Melhoria irá introduzir um novo fluxo de trabalho com a inclusão ou deleção de ações, é RECOMENDÁVEL que os colaboradores envolvidos tenham um treinamento sobre o novo processo.
	Ao mesmo tempo, É MANDATÓRIO o registro desse novo processo, através da própria ferramenta de modelagem e no manual de procedimentos.
	Por fim, divulgar e encaminhar cópias de nova versão do processo aos órgãos envolvidos para a devida atualização no manual de procedimentos. 
analista ou consultor, através de pesquisa minuciosa junto às unidades e pessoas envolvidas passando inclusive por toda a documentação utilizada.
	
	
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SÍNTESE DA AULA
	Para que possamos realizar o planejamento do 	levantamento dos processos, é fundamental 	conhecer PROFUNDAMENTE os processos 	desenvolvidos. 
	A proposta de melhoria deve atender os 	requisitos necessários, as expectativas dos 	gestores e proporcionar um benefício que 	torne a organização mais ágil, flexível e 	competitiva.
Conheceu também os tipos de fluxograma e a simbologia utilizada para a sua construção. 
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