Arquivologia CESPE giovanna carranza

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Arquivologia Prof. Giovanna Carranza 
ESPAÇO HEBER VIEIRA 
Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE Página 1 
F.: 3222-6231 – www.espacohebervieira.com.br 
 
 
 
 
1.0 A Arquivologia, também conhecida como 
Arquivística, é a disciplina que estuda as funções 
dos arquivos e seus documentos. Então cabe à 
Arquivologia, ou Arquivística, estudar os princípios 
e técnicas a serem observados na produção, 
organização, guarda, preservação e utilização dos 
arquivos e seus documentos: suas atividades, seus 
processos, seus usuários, suas ferramentas, enfim, 
tudo o que se refere aos depósitos de documentos 
funcionais. 
 
Conhecendo a disciplina, vamos então definir 
o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra 
“arquivo” é um termo polissêmico, com quatro 
significados. 
 
São eles: 
1º - Conjunto de documentos produzidos ou 
recebidos por uma entidade 
no decorrer de suas funções; 
 
2º - Móvel destinado à guarda desses 
documentos (armário, estante, etc); 
 
3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar) 
destinado à guarda de documentos; 
 
4º - Unidade administrativa, prevista em 
organograma institucional, com a responsabilidade 
de gerenciar e guardar documentos (setor de 
arquivo, divisão de arquivo, etc). 
O Documento, em seu conceito mais básico, 
é a informação registrada em um suporte. Então, 
para termos um documento, são necessários dois 
elementos: 
Informação: é o conhecimento, a 
mensagem, a idéia que se deseja transmitir. 
 
Suporte: é o material físico onde está 
registrada a informação. 
 
Assim podemos concluir, por uma fórmula 
bem simples: 
 
INFORMAÇÃO + SUPORTE = 
DOCUMENTO 
 
Como exemplo de documento, temos a carta, 
a música gravada, o email, os filmes, as fotografias, 
etc. Todos esses documentos trazem uma 
informação registrada em um suporte material: o 
papel, o plástico, a película, etc. 
 
MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS 
 
Documento é toda informação registrada em 
suporte material, suscetível de ser utilizado para 
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois 
comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e 
pensamento do homem numa determinada época 
ou lugar. 
 
Documentos de arquivo são todos os que, 
produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou 
jurídica, pública ou privada, no exercício de suas 
atividades, constituem elementos de prova ou de 
informação. Formam um conjunto orgânico, 
refletindo as atividades e se vinculam expressando 
os atos de seus produtores pelos quais são 
produzidos, determinando a sua condição de 
documento de arquivo e não a natureza do suporte 
ou formato. 
 
Contudo, não basta que seja documento para 
pertencer ao arquivo. Para que um documento 
possa compor um arquivo, ainda é necessário outro 
elemento: que tenha sido resultado, consequência 
de uma ação referente à atividade da instituição. É 
o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dos 
Arquivos): “Consideram-se arquivos os conjuntos 
de documentos produzidos ou recebidos por 
pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA 
DE SUAS ATIVIDADES”. 
 
Por exemplo: considere uma empresa que 
tenha adquirido uma assinatura de uma revista 
mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a 
revista. A revista em si NÃO SERÁ considerada 
documento de arquivo, uma vez que a empresa não 
a recebeu por executar uma atividade 
administrativa. 
 
Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal 
para o pagamento da assinatura será documento 
de arquivo, pois é consequência de uma atividade 
administrativa da empresa, que seria a aquisição de 
periódico. 
Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o 
documento de arquivo deve ser capaz de provar, 
testemunhar que a referida atividade realmente 
aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a 
posse da revista que a empresa pode provar que 
possui uma assinatura mensal, mas o comprovante 
de pagamento, o contrato de assinante ou outro 
similar é que fará isso. 
 
Os documentos de um arquivo apresentam 
características, conteúdo e formas diferentes; são 
classificados em dois grupos: 
 
1.1 Quanto ao gênero 
Os documentos podem ser definidos 
segundo o aspecto de sua representação nos 
diferentes suportes: 
 
 Textuais: são os 
documentos manuscritos, 
datilografados/digitados ou 
impressos; 
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO 
 
 
 
 
 
 
 
 
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 Cartográficos: são os 
documentos em formatos e 
dimensões variáveis, contendo 
representações geográficas, 
arquitetônicas ou de engenharia. 
 Iconográficos: são os 
documentos em suportes sintéticos, 
em papel emulsionado ou não, 
contendo imagens estáticas. 
 Filmográficos: são os 
documentos em películas 
cinematográficas e fitas magnéticas 
de imagem (types), conjugadas ou 
não a trilhas sonoras, com bitolas e 
dimensões variáveis, contendo 
imagens em movimento. 
 Sonoros: são os 
documentos com dimensões e 
rotações variáveis, contendo 
registros fonográficos. 
 Micrográficos: são os 
documentos em suporte fílmico 
resultante da microreprodução de 
imagens, mediante utilização de 
técnicas específicas. 
 Informáticos: são os 
documentos produzidos, tratados e 
armazenados em computador. 
 
1.2 Quanto à natureza do assunto 
Quando se considera a natureza do assunto 
tratado em um documento, pode ser: 
 
 Ostensivo - A 
classificação de ostensivo ou 
ordinário é dada aos documentos 
cuja divulgação não prejudica a 
administração. 
 
 Sigilosos - os documentos 
que, por sua natureza, devam ser de 
conhecimento restrito e, portanto, 
requeiram medidas especiais de 
salvaguarda para sua custódia e 
divulgação. 
 
Graus de sigilo 
 
Sobre o assunto, devemos considerar a 
recente Lei de Acesso à 
Informação (Lei Federal n° 12.527/11), que 
entrou em vigor há pouco; e o Decreto Federal nº 
4.553/02, que trata dos documentos e 
material de caráter sigiloso para a 
Administração Pública. As normas citadas atribuem 
graus de sigilo, sua classificação e o período pelo 
qual o documento dever permanecer sigiloso. 
 
Segundo a necessidade do sigilo e quanto à 
extensão do meio em que pode circular, são quatro 
os graus de sigilo e as suas correspondentes 
categorias, em ordem do maior para o menor grau 
de sigilo: 
 ultra-secreto; 
 secreto; 
 confidencial; 
 reservado. 
 
A classificação de ultra-secreto é dada aos 
assuntos que requeiram excepcional grau de 
segurança e cujo teor ou características só devam 
ser do conhecimento de pessoas intimamente 
ligadas ao seu estudo ou manuseio. 
 
São assuntos normalmente classificados 
como ultra-secretos aqueles da política 
governamental de alto nível e segredos de Estado. 
Consideram-se secretos os assuntos que 
requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou 
características podem ser do conhecimento de 
pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao 
estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a 
deles tomar conhecimento, funcionalmente 
 
São assuntos geralmente classificados como 
secretos os referentes a planos, programas e 
medidas governamentais; os assuntos extraídos de 
matéria ultra-secreta que, sem comprometer o 
excepcional grau de sigilo da matéria original, 
necessitam de maior difusão, tais como: planos ou 
detalhes de operações militares; planos ou detalhes 
de operações econômicas ou financeiras; 
aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já 
existentes; dados de elevado interesse sob 
aspectos físicos, políticos, econômicos, 
psicossociais e militares de países estrangeiros e 
meios de processos pelos quais foram obtidos; 
materiais criptográficos importantes que não 
tenham recebido classificação inferior.A classificação de confidencial é dada aos 
assuntos que, embora não requeiram alto grau de 
segurança, seu conhecimento por pessoa não-
autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou 
criar embaraços administrativos. 
 
São assuntos, em geral, classificados como 
confidenciais os referentes a pessoal, material, 
finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por 
interesse das partes, como por exemplo: 
informações sobre a atividade de pessoas e 
entidades, bem como suas respectivas fontes; 
radiofreqüência de importância especial ou aquelas 
que devam ser usualmente trocadas; cartas, 
fotografias aéreas e negativos que indiquem 
instalações consideradas importantes para a 
segurança nacional. 
 
Reservados são os assuntos que não devam 
ser do conhecimento do público, em geral. 
Recebem essa classificação, entre outros, partes 
de planos, programas e 
projetos e as suas respectivas ordens de 
execução; cartas, fotografias aéreas e negativos 
que indiquem instalações importantes. 
 
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Seguem as tabelas de classificação: 
 
Atenção: Talvez por uma falha do legislador, 
apesar de a Lei de Acesso à Informação já estar em 
vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foi 
modificado e nem revogado explicitamente, mesmo 
que a Lei tenha trago alterações. Portanto, é 
fundamental que fiquem atentos a este detalhe: 
caso o item se refira à classificação e período de 
tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; 
caso se refira à classificação e período de tempo 
segundo a Lei, considerem a segunda tabela. 
Além disso, a Lei não prevê explicitamente a 
possibilidade de prorrogação dos prazos, como o 
Decreto; Prevê apenas sua redução. 
Então caso a questão dê margem à dupla 
interpretação, ou seja elaborado em desacordo com 
a legislação, será objeto de recurso de muitos 
candidatos. 
Ainda, como se trata de uma Lei recente e 
cujo tema é polêmico, a mesma pode ser assunto 
em provas de atualidades ou discursivas. 
 
2. ARQUIVO 
 
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO 
 
Uma visão moderna de conceito de arquivos, 
segundo Solon Buck, arquivista dos Estados 
Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos 
oficialmente produzidos e recebidos por um 
governo, organização ou firma, no decorrer de suas 
atividades, arquivados e conservados por si e seus 
sucessores para efeitos futuros. 
 
Segundo a Lei nº 8.159/91, consideram-se 
arquivos os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos públicos, instituições de 
caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, 
bem como por pessoa física, qualquer que seja o 
suporte da informação ou a natureza dos 
documentos. 
 
 
2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS 
ARQUIVOS 
 
Podemos destacar como finalidades do 
arquivo: 
 
1 – Guarda dos documentos que circulam na 
instituição, utilizando para isso técnicas que 
permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 
2 – Garantir a preservação dos documentos, 
utilizando formas adequadas de acondicionamento, 
levando em consideração temperatura, umidade e 
demais aspectos que possam danificar os mesmos; 
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e 
desarquivamento de documentos pelos diversos 
setores da instituição, de forma a atender 
rapidamente à demanda pelas informações ali 
depositadas. 
 
Para alcançar estes objetivos é necessário 
que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: 
a. contar com pessoal qualificado e em 
número suficiente; 
b. estar instalado em local apropriado; 
c. dispor de instalações e materiais 
adequados; 
d. utilizar sistemas racionais de 
arquivamento, fundamentados na teoria arquivística 
moderna; 
e. contar com normas de funcionamento; 
f. contar com dirigente qualificado, 
preferencialmente formado em arquivologia. 
Para Marilena Leite Paes, “a principal 
finalidade dos arquivos é servir a administração, 
constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base 
do conhecimento da história”. Destaca ainda que a 
“função básica do arquivo é tornar disponível as 
informações contidas no acervo documental sob 
sua guarda”. 
 
2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 
 
Os homens quando passaram a um estágio 
de vida social mais organizados compreenderam o 
valor dos documentos e começaram a reunir, 
conservar e sistematizar os materiais em que 
fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades 
políticas, sociais, econômicas, religiosas e até 
mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram 
os arquivos destinados não só à guarda dos 
tesouros culturais da época mas também com a 
finalidade de proteger a integridade dos 
documentos que atestavam a legalidade de seus 
patrimônios, bem como daqueles que contavam a 
história de sua grandeza. 
Em uma empresa, as informações existentes 
devem estar devidamente organizadas e, ao 
mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade 
quanto a sua manipulação para decidir o que fazer 
no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se 
existir um arquivo, seja ele convencional, 
micrográfico ou automatizado, com objetivo de 
fornecer informações vitais para a manutenção das 
necessidades empresariais ou de quaisquer outras. 
 
2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO 
 
A posição em que são dispostos fichas e 
documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá 
os tipos de arquivamento. São eles: Horizontal e 
Vertical. 
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 Horizontal – os documentos 
ou fichas são colocados uns sobre os 
outros e arquivados em caixas, 
estantes ou escaninhos. É 
amplamente utilizado para plantas, 
mapas e desenhos, bem como nos 
arquivos permanentes. Seu uso é, 
desaconselhável nos arquivos 
correntes, uma vez que para se 
consultar qualquer documentos é 
necessário retirar os que se 
encontram sobre ele, o que dificulta a 
localização da informação. 
 
 Vertical – os documentos 
ou fichas são dispostos uns atrás dos 
outros, permitindo sua rápida 
consulta, sem necessidade de 
manipular ou remover outros 
documentos ou fichas. 
 
Órgãos de Documentação 
 
Arquivo 
O arquivo guarda documentos com 
finalidades funcionais. Os documentos de arquivo 
são ACUMULADOS de forma orgânica e natural, 
geralmente em exemplar único ou limitado número 
de cópias ou vias. Os documentos que tratam do 
mesmo assunto ou assuntos correlatos são 
mantidos como um conjunto, e não como peças 
isoladas. Por isso o documento de arquivo possui 
muito mais valor quando inserido em seu conjunto 
do que fora dele (caráter orgânico). Os documentos 
são unidos pela sua origem ou proveniência 
(princípio que estudaremos mais adiante), tem 
como principal suporte utilizado o papel e principal 
gênero o textual (também estudaremos mais 
adiante). O arquivo é órgão receptor e seu público 
são os administradores (ou quem tenha produzido 
seus documentos) e pesquisadores. Sua função é 
provar e testemunhar. 
 
Biblioteca 
A biblioteca conserva documentos com 
finalidades educativas e culturais. 
Seus documentos são obtidos por compra, 
doação ou permuta de diversas fontes, e tratados 
como peças isoladas. Esses documentos existem 
em vários exemplares, são unidos pelo seu 
conteúdo e, em sua maior parte, são impressos. Os 
documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e 
seu público é formado por pesquisadores, 
estudantes e cidadão comuns. Sua função é instruir 
e educar. 
 
Centro de Documentação / Informação 
O centro de documentação ou de informação 
agrupa qualquer tipo de documento de qualquer 
fonte, sendo necessária uma especialização para 
que funcionemde forma eficiente. Seus 
documentos são geralmente reproduções 
(audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua 
finalidade é simplesmente informar. 
 
Museu 
O museu é órgão de interesse público, 
guarda documentos com finalidades de informar e 
entreter. Suas peças são dos mais variados tipos e 
dimensões, dependendo de sua especialização. Por 
serem objetos, são classificados como 
tridimensionais. 
Estes são os quatro órgãos de 
documentação que aparecem em provas de 
concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, 
o candidato poderá facilmente diferenciar estes 
órgãos e não errar questões. 
 
 
 
3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 
 
Dependendo do aspecto sob o qual os 
arquivos são estudados, eles podem ser 
classificados segundo: 
 as entidades mantenedoras 
(públicos ou privados); 
 a natureza dos documentos 
(especial ou especializado); 
 aos estágios de sua 
evolução (corrente, intermediário e 
permanente); 
 à extensão de sua atuação 
(setorial e central). 
 
Classificação quanto à entidade 
mantenedora: quanto à entidade 
mantenedora os arquivos podem ser 
públicos ou privados. 
Os arquivos públicos são aqueles 
produzidos por documentos de caráter 
público. São de responsabilidade do 
Estado e devem estar disponíveis para 
consulta por parte dos cidadãos, exceto 
os documentos de caráter sigilosos. 
Os arquivos privados são aqueles 
mantidos por pessoas físicas ou por 
instituições de caráter privado. São 
documentos que dizem respeito a suas 
atividades particulares, e, portanto, não é 
obrigatória a sua disponibilidade para 
consulta da sociedade. Contudo, existe a 
possibilidade de esses arquivos serem 
declarados de interesse público, por meio 
de decreto presidencial através de 
parecer favorável do CONARQ. Caso 
isso ocorra, seu mantenedor terá o dever 
de zelar pelos documentos e deixá-los à 
disposição do Estado. 
 
Existe ainda outra classificação, atribuída 
pela autora Marilena Leite Paes, em que os 
arquivos podem ser: públicos, comerciais, 
institucionais e pessoais ou familiares. 
 
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Públicos: mantidos por instituições de caráter 
público. 
 
Comerciais: mantidos por instituições com 
fins lucrativos. 
 
Institucionais: mantidos por instituições sem 
fins lucrativos. 
 
Familiares ou pessoais: mantidos por 
pessoas ou famílias. 
 
Então, quanto à entidade mantenedora, os 
arquivos classificam-se em públicos ou privados. 
Quando mencionar a autora acima, classificam-se 
me públicos, comerciais, institucionais e pessoais 
ou familiares. 
 
 
Classificação segundo a natureza 
dos Documentos 
 
Arquivos especiais - Chama-se 
arquivo especial aquele que tem sob sua 
guarda documentos de tipos diversos – 
iconográficos, cartográficos, audiovisuais – 
ou de suportes específicos – documentos em 
CD, documentos em DVD, documentos em 
microfilme – e que, por esta razão, merece 
tratamento especial não apenas no que se 
refere ao seu armazenamento, como também 
ao registro, acondicionamento, controle, 
conservação etc. 
 
Arquivo especializado - Aquele que 
guarda documentos de determinado assunto 
específico, independentemente da forma 
física que apresentam, como, por exemplo, 
os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos 
e os arquivos de engenharia. 
 
Classificação quanto à extensão de 
atuação: quanto à extensão de 
sua atuação, os arquivos podem ser setoriais 
ou centrais (ou gerais). 
 
Os arquivos setoriais são aqueles que estão 
localizados próximos aos seus produtores. Esse 
arquivo guarda os documentos próximos aos 
interessados diretos para facilitar e agilizar a sua 
localização e utilização. Encontram-se 
principalmente em empresas, órgãos e entidades 
de grande porte, ou de estrutura administrativa 
complexa (vários departamentos, várias filiais, etc). 
Por exemplo: o arquivo de uma rede de 
supermercados pode ser separado por filial, por 
setor de atuação (Depto. Financeiro, de RH, 
Compras, etc). 
 
Os arquivos centrais ou gerais são aqueles 
que guardam todos os documentos de uma 
entidade em um só lugar. É utilizado principalmente 
por empresas e órgãos de médio e pequeno porte, 
ou por instituições de estrutura administrativa 
simples (poucos departamentos, poucos órgãos, 
apenas um local para instalações físicas, etc). Por 
exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione 
em apenas um edifício, um órgão pequeno, um 
consultório medico, etc. 
 
É importante ressaltar que esta classificação 
se aplica somente aos arquivos correntes! Somente 
estes podem ser divididos em setorial ou geral. 
 
Quanto à Espécie/Tipologia Documental: 
os documentos são classificados de acordo com 
seu aspecto formal (aparência que assume de 
acordo com as informações) e sua função (o 
objetivo para o qual o documento foi produzido). 
 
Como exemplo, temos o Contrato. O contrato 
apresenta as informações de forma que se possa 
identificá-lo como contrato: possui identificação das 
partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O 
contrato então é uma espécie documental 
(considerando o aspecto formal). 
 
Para saber a tipologia documental, ou 
simplesmente tipo, acrescentamos a função. No 
caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, 
aluguel de imóvel. Então a função do contrato é 
realizar um acordo de aluguel de imóvel. Em 
resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel 
(função). Essa idéia pode ser aplicada a vários 
outros documentos. 
 
Vejamos alguns exemplos: 
Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento 
(tipo) 
Declaração (espécie) / Declaração de bens 
(tipo) 
Relação (espécie) / Relação de bens 
patrimoniais (tipo) 
 
É muito importante também conhecer dois 
outros conceitos: formato e forma. 
 
O formato é a configuração física que o 
suporte assume. 
Ex: suporte papel => livro, caderno, folheto, 
cartaz, etc. 
 
A forma é o estágio de preparação do 
documento, o seu estado de produção atual. Ex: 
rascunho, minuta, original e cópia. 
 
 
Classificação segundo os Estágios de Sua 
Evolução 
 
A Arquivologia adota a chamada Teoria das 
três idades ou Ciclo vital dos documentos para 
classificar os estágios ou fases por que passam os 
documentos dentro da instituição. Este é com 
certeza o assunto mais presente em provas de 
concursos públicos, destacadamente os 
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promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do 
candidato o entendimento de como esta teoria é 
aplicada na prática. 
Essas fases são definidas por Jean-Jacques 
Valette (1973) como as três idades dos arquivos: 
corrente, intermediária e permanente, e são assim 
descritas: 
 
1. Arquivo de primeira idade ou corrente, 
constituído de documentos em curso ou 
consultados freqüentemente, conservados nos 
escritórios ou nas repartições que os receberam e 
os produziram ou em dependências próximas de 
fácil acesso. Por documentos em curso entenda-se 
que, nesta fase, os documentos tramitam bastante 
de um setor para outro, ou seja, podem ser 
emprestados a outros setores para atingirem a 
finalidade para a qual foram criados . 
 
2. Arquivo de segunda idade ou 
intermediário, constituído de documentos que 
deixaram de ser freqüentemente consultados, mas 
cujos órgãos que os receberam e os produziram 
podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos 
idênticos ou retomar um problema novamente 
focalizado. Não há necessidade de serem 
conservados próximos aos escritórios. A 
permanência dos documentos nesses arquivos é 
transitória.São por isso também chamados de 
limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados 
na Grã-Bretanha para designar esta fase. 
 
3. Arquivo de terceira idade ou 
permanente, constituído de documentos que 
perderam todo valor de natureza administrativa e 
que se conservam em razão de seu valor histórico 
ou documental e que constituem os meios de 
conhecer o passado e sua evolução. Estes são os 
arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos 
são arquivados de forma definitiva” 
 
Estas fases são complementares, pois os 
documentos podem passar de uma fase para outra, 
e para cada uma corresponde uma maneira 
diferente de conservar e tratar os documentos e, 
conseqüentemente, uma organização adequada, ou 
seja, as unidades de acondicionamento (pastas, 
catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão 
substituídas por unidades mais adequadas ao 
funcionamento da fase intermediária, que, por sua 
vez, adotara acondicionamento diferente da fase 
permanente. 
 
Para entender o funcionamento do ciclo vital, 
torna-se necessário compreender alguns termos 
técnicos da Arquivologia, como a valoração, prazo 
de guarda e destinação final dos documentos. 
 
Valoração dos Documentos 
Basicamente, o documento é guardado pela 
instituição enquanto o mesmo possuir valor para a 
mesma, e esse valor, quando existir, se 
apresentará em uma das seguintes formas: 
administrativo ou histórico. 
Valor administrativo: O valor administrativo, 
também chamado de primário, refere-se ao valor 
que o documento apresenta para o funcionamento 
da instituição. É o valor pelo qual o documento foi 
criado (todo documento nasce com um objetivo 
administrativo) e por isso está presente em todo 
documento quando de sua criação. É um valor 
temporário, ou seja, todo documento, em 
determinado momento de sua existência, perderá 
seu valor administrativo, quando atingir todas as 
finalidades que se possam esperar do mesmo para 
o funcionamento da instituição. Este valor também 
é chamado, por alguns autores, de valor funcional, 
em virtude de suas características. 
 
Valor histórico: O valor histórico, também 
chamado de secundário, refere-se à possibilidade 
de uso dos documentos para fins diferentes 
daqueles para os quais foram originariamente 
criados, quando passa a ser considerado fonte de 
pesquisa e informação para terceiros e para a 
própria administração. O documento, após perder 
seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor 
histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se 
torna definitivo, ou seja, o documento jamais o 
perderá. 
 
Enquanto o documento tiver valor 
administrativo (primário), ele será arquivado, em 
uma instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, 
nas fases correntes ou intermediária. Quando perde 
o valor administrativo, o documento pode ser 
eliminado, desde que não adquira valor histórico 
(secundário), ou ser recolhido à fase permanente, 
quando adquirir este valor. Uma vez que o valor 
histórico é definitivo, podemos concluir que o 
documento histórico, também chamado de 
documento permanente ou documento de 3a idade, 
jamais será eliminado ou destruído. 
 
Prazo de Guarda dos Documentos 
Prazo de guarda é o período em que o 
documento deve ser mantido nos arquivos 
correntes e intermediário. O prazo de guarda 
vincula-se à determinação do valor do documento, 
de acordo com os seguintes fatores: 
 freqüência de uso das 
informações contidas nos 
documentos; 
 existência de leis ou 
decretos que regulem a prescrição 
legal de documentos (prazos 
prescricionais); 
 existência de outras fontes 
com as mesmas informações 
(documentos recapitulativos); 
 necessidade de guarda dos 
documentos por precaução, em 
virtude das práticas administrativas 
(prazos precaucionais). 
 
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O período em que o documento deverá ficar 
arquivado na fase corrente será chamado, 
tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente 
e, naturalmente, o período definido para o mesmo 
na fase intermediária será o prazo de guarda na 
fase intermediária. O termo prazo de guarda, 
quando não houver explicitação de fase será, 
portanto, a soma das duas fases em questão. 
 
Destinação final dos Documentos 
Todo documento, ao término de seu ciclo 
vital, deverá ser encaminhado à sua destinação 
final, que ocorrerá no momento em que o mesmo 
tenha perdido seu valor administrativo. A 
destinação final do documento poderá ser: 
eliminação ou guarda permanente. 
 Eliminação: quando o 
documento não tiver valor histórico; 
 Guarda permanente: 
quando o documento tiver valor 
histórico. 
 
É natural que o candidato, a essa altura, 
ciente de tais informações, se pergunte: 
- Quanto tempo um documento deverá 
permanecer na fase corrente? 
 - Quando o documento sairá da fase 
corrente para a fase intermediária? 
- Como saber se o documento tem ou não 
valor histórico? 
 
Tabela de temporalidade 
 
É o instrumento resultante da etapa de 
Avaliação dos documentos e que determina o prazo 
de guarda dos documentos nas fases corrente e 
intermediária (período em que o mesmo será 
guardado nestas fases), bem como sua destinação 
final (eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente). A Tabela de Temporalidade será 
elaborada por uma Comissão chamada de 
Comissão Permanente de Avaliação de 
Documentos ou Comissão de Análise de 
documentos e será aprovada por autoridade do 
órgão para que possa ser aplicada na instituição. 
Cada instituição criará a sua tabela, que 
deverá contemplar o conjunto de documentos 
existentes na mesma. Uma vez concluída e 
aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais 
alterações ou inclusões deverão ser submetidas à 
Comissão que a criou, a fim de serem novamente 
avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu 
próprio prazo para as fases correntes e 
intermediária, bem como a destinação final 
(eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente). Portanto, não há prazo de guarda 
padrão nem máximo para os documentos nas fases 
corrente e intermediária; cada documento terá seu 
próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela 
Comissão de Análise quando da elaboração da 
tabela. 
 
Veja a seguir a estrutura da Tabela de 
Temporalidade, com alguns dados hipotéticos: 
 
Os prazos acima variarão de acordo com o 
documento, podendo haver documentos com maior 
ou menor prazo de guarda nas fases corrente e 
intermediária, bem como documentos destinados à 
eliminação e à guarda permanente. Em geral, 
documentos que demonstram a origem da 
instituição, bem como a forma como esta funciona 
(normas, regulamentos e outros) têm caráter 
histórico e serão preservados na fase permanente. 
 
 Informações importantes 
1) Todo documento será criado na fase 
corrente; 
2) A fase corrente será composta pelos 
arquivos setoriais, localizados nos próprios setores 
que produzem os documentos, e pelo arquivo 
central, também chamado de arquivo geral, que 
estará localizado próximo aos setores; 
3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, 
os documentos poderão, de acordo com a Tabela 
de Temporalidade da instituição, serem eliminados, 
transferidos (para a fase intermediária) ou 
recolhidos (para a fase permanente); 
4) Após cumprir seu prazo na fase 
intermediária, os documentos poderão, de acordo 
com a Tabela de Temporalidade da instituição, 
serem eliminados ou recolhidos (para a fase 
permanente); 
5) Os documentos históricos serão recolhidos 
à fase permanente, onde jamais serão eliminados; 
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das 
três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e 
nunca na terceira (permanente); 
 
 
4. ADMINISTRAÇÃOE ORGANIZAÇÃO DE 
ARQUIVOS CORRENTES 
 
Para administrar arquivos correntes é 
necessária a utilização de uma metodologia para o 
fim de CONTROLAR a criação, o uso, a 
manutenção, a guarda, o descarte ou a 
preservação dos documentos, visando alcançar a 
recuperação da informação e a disponibilizar para 
pesquisa, envolvendo medidas administrativas e 
operacionais como a coordenação de pessoal, 
espaço físico e equipamento (material permanente 
e de consumo). 
Os arquivos correntes correspondem às 
atividades de recebimento, registro, distribuição, 
movimentação e expedição dos documentos 
correntes, por suas atividades encontra-se na 
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estrutura organizacional das instituições a 
designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, 
Arquivo e Comunicação ou outras denominações 
similares. 
Embora as atividades de protocolo, 
expedição e arquivo corrente sejam distintos, o 
ideal é que funcionem de forma integrada, com 
vistas à racionalização de tarefas comuns, são 
distribuídas em cinco setores as atividades dos 
arquivos correntes: 
 
a) Protocolo – que inclui como setores de 
recebimento e classificação: Recebimento e 
Classificação - Receber, separar e distribuir as 
correspondências oficiais das particulares; Apor 
carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre 
que possível, no canto superior direito do 
documento; anotar abaixo do número e da data a 
primeira distribuição e o código de assunto, se for o 
caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado 
na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao 
setor de registro e movimentação etc.; 
Registro e Movimentação - Preparar ficha de 
protocolo, em duas vias anotando: número de 
protocolo, data de entrada, procedência, espécie, 
número e data do documento, código e resumo do 
assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via 
da ficha ao documento encaminhando-o ao seu 
destinatário; arquivar as fichas do protocolo em 
ordem numérica; encaminhar os documentos aos 
respectivos destinos, de acordo com despacho de 
autoridade competente; etc. 
 
b) Expedição – que como rotina receber a 
correspondência enviada do protocolo; verificar se 
não faltam folhas ou anexos; numerar e completar a 
data, no original e nas cópias; separa original das 
cópias; expedir o original, com os anexos se for o 
caso, malotes ou em mãos; 
Encaminhar as cópias, acompanhadas dos 
antecedentes que lhes deram origem, ao setor de 
arquivo. 
 
c) Arquivar – a função primordial dos 
arquivos é disponibilizar as informações contidas 
nos documentos para tomada de decisão e 
comprovação de direitos e obrigações. 
 
d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é 
uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o 
trabalho arquivístico, do recebimento ao 
arquivamento, é desenvolvido visando à 
recuperação rápida e completa da informação. De 
modo geral, os documentos só podem ser 
consultados ou cedidos, por empréstimo, aos 
órgãos que os receberam ou produziram, aos 
órgãos encarregados das atividades a que se 
referem os documentos e às autoridades 
superiores, na mesma linha hierárquica. 
 
e) Destinação – Há documentos que 
freqüentemente são usados como referência, há 
outros aos quais se faz referencia com menos 
freqüência ou quase não são usados e ainda 
aqueles que, após a conclusão do assunto, não 
sofrem nenhum uso ou referência. 
Devido a essas diferenças relativas ao valor 
e à freqüência de uso dos documentos, a avaliação, 
a seleção, a eliminação de documentos devem ser 
cuidadosamente estudadas, planejadas e 
implantadas. 
 
5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO 
A organização de arquivos pressupõe o 
desenvolvimento de fases constituídas em: 
 
 LEVANTAMENTO DE DADOS 
Deve-se buscar na estrutura (organograma) 
as alterações que a empresa sofreu aprovadas em 
estatuto e normas além de buscar entender as 
finalidades, funções a atividades, o volume da 
documentação, o gênero dos documentos (escritos, 
audiovisuais etc), as espécies de documentos mais 
freqüentes (cartas, relatórios etc), os modelos e os 
formulários, bem como os métodos de 
arquivamento adotados e conceito de conservação 
dos documentos. 
 
Legislação pertinente: 
- âmbito externo à empresa: leis, decretos, 
resoluções, normas e procedimentos 
- âmbito da instituição (interno): estatuto, 
regimentos, atos normativos 
- âmbito do arquivo: normas, manuais, 
regulamentos 
 
Organização 
- organograma: gráfico que representa a 
organização formal da instituição delineada pelo 
estudo, permitindo a visualização dos diversos 
órgãos que integram a organização e seus 
respectivos níveis hierárquicos. 
- Funciograma: gráfico que amplia partes 
setoriais do organograma tornando claras as 
atividades de cada um de seus órgãos. 
 
Documentação 
- gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos 
etc; 
- tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, 
projetos, atas, listagem de computador; 
- volume: total e média de arquivamento 
efetivados por dia, por mês; 
- estado físico: necessidade de restauração. 
 
Processos 
- rotinas e formulários em uso na empresa; 
- registros e protocolo (receber, separar, 
distribuir, encaminhar, classificar a correspondência 
com base no código de assuntos adotado, se for o 
caso, carimbar, data); 
- arranjo e classificação documental. 
 
 
 
 
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Recursos 
- Humanos: todas as pessoas que são 
usadas para otimizar o funcionamento da empresa 
(nível das pessoas, escolaridade); 
- físico: móveis, edifícios, material de 
consumo, equipamento; 
- ambientais: extensão, iluminação, umidade, 
proteção. 
 
 ANÁLISE DE DADOS 
COLETADOS 
Em resumo, a etapa de análise dos dados 
coletados consiste em verificar se a estrutura, as 
atividades e a documentação de uma instituição 
correspondem à sua realidade operacional. O 
diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou 
lacunas no complexo administrativos onde o 
arquivo está sendo organizado. 
 
 PLANEJAMENTO 
Coletados os dados necessários, feita a sua 
análise e verificada a localização do arquivo na 
empresa, a próxima etapa é elaborar o plano 
arquivístico para que cumpra seus objetivos, em 
todos os estágios de sua evolução – corrente, 
intermediário e permanente. 
Esse plano precisa contemplar as disposição 
legais e as necessidades da instituição, devendo 
estar divido em três partes: 
1ª parte – Síntese da situação real 
encontrada; 
2ª parte – Análise e diagnóstico da situação; 
3ª parte – Projeto propriamente dito, com 
prescrições, recomendações, procedimento a 
serem adotados e prioridades para sua 
implantação. 
 
IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO 
A última fase para a organização de um 
arquivo é a implantação do projeto arquivístico e 
seu acompanhamento. 
 
CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE 
DOCUMENTOS 
Os acervos de bibliotecas e arquivos são em 
geral constituídos de livros, mapas, fotografias, 
manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o 
papel como suporte da informação, além de tintas 
das mais diversas composições. 
O papel, por mais variada que possa ser sua 
composição, é formado basicamente por fibras de 
celulose proveniente de diferentes origens. A acidez 
e a oxidação são os maiores processos de 
deterioração química da celulose, também há 
outros agentes de deterioração que são os insetos, 
roedores e o próprio homem. 
Embora, com muita freqüência, não 
possamos eliminar totalmente as causa do 
processo de deteriorização dos documentos, com 
certeza podemos diminuir consideravelmenteseu 
ritmo, através de cuidados com o ambiente, o 
manuseio, mas intervenções e a higiene, entre 
outros. 
Estabilizar um documento é, portanto, 
interromper um processo que esteja deteriorando o 
suporte e/ou seus agregados, através de 
procedimentos mínimos de intervenção. Por 
exemplo: estabilizar por higienização significa que 
uma limpeza mecânica corrige o processo de 
deteriorização. 
 
 Preservação - É um conjunto de medidas e 
estratégias de ordem administrativa, política e 
operacional que contribuem direta ou indiretamente 
para a preservação da integridade dos materiais. 
 
Conservação - É um conjunto de ações 
estabilizadoras que visam desacelerar o processo 
de degradação de documentos ou objetos, por meio 
de controle ambiental e de tratamento específicos 
(higienização, reparos e acondicionamento). 
Neste sentido pode-se verificar que o projeto 
arquitetônico de um edifício de arquivo, a 
manutenção das instalações, um plano de 
emergência, o controle das condições físicas e 
ambientais, a educação de empregados e a 
conscientização do usuário em relação ao uso dos 
acervos são aspectos que devem ser 
acompanhados e administrados por um arquivista 
como parte de um programa de conservação. 
 
Restauração - É um conjunto de medidas 
que objetivam a estabilização ou a reversão de 
danos físicos ou químicos adquiridos pelo 
documento ao longo do tempo e do uso, intervindo 
de modo a não comprometer sua integridade e seu 
caráter histórico. 
 
6. MATERIAL DE ARQUIVO 
 
Na estrutura de um setor de arquivo devemos 
considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos 
fundamentais: o material permanente e o material 
de consumo; ou seja, o material arquivístico. 
O material permanente deve ser 
obrigatoriamente cadastrado e incluído no 
inventário da instituição, que relaciona todo o seu 
patrimônio. Já o material de consumo, denominado 
arquivístico, não deve ser incluído no inventário, 
pois tem duração média inferior a três anos e é 
constantemente substituído. 
Material Permanente: Arquivos, estantes ou 
armações, armários, fichários, etc. 
 
 
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Material de Consumo: Pastas, etiquetas, 
projeções, fichas, guias e material de escritório 
(lápis, canetas, grampos, papeis, etc.). 
 
 
 
7. MICROFILMAGEM 
A invenção da microfilmagem é atribuída ao 
inglês John Benjamin Dancer, fabricante de 
aparelhos óticos que em 1839, deslumbrou seus 
amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a 
uma imagem de menos de meio centímetro. Em 
1925 George MacCarthy, funcionário de um banco 
de Nova York, desenvolveu um sistema para 
microfilmar cheques com o objetivo de preservar na 
forma do filme os registros das transações 
bancárias. 
Hoje, o microfilme representa um papel 
significativo na administração pública e particular. 
Reduzindo custos de manutenção, acelerando o 
processo de informação, diminuindo as áreas 
quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, 
protegendo a documentação contra danos materiais 
e simplificando as tarefas de rotina administrativa. 
O microfilme é uma cópia fotográfica de 
algum tipo de documento reduzido a uma pequena 
fração do formato original. Pelo seu tamanho não é 
legível a olho nu; apesar da extrema redução, 
mantém as características fiéis do documento e 
pode ser lida através da ampliação da imagem num 
vídeo de um leitor ou aparelho de leitura. 
São os vários formatos que pode assumir o 
microfilme na sua apresentação final como 
instrumento de arquivo ou de recuperação da 
informação. 
Podem ser confeccionados para utilização 
em forma de rolos de filmes com várias larguras e 
comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de 
diferentes tipos e tamanhos. 
 
8. Princípios Arquivísticos 
A Arquivologia, enquanto ciência, possui 
princípios que devem orientar seus trabalhos e 
estudos. Esses princípios são utilizados desde o 
final do século XIX e constituem a própria base da 
Arquivística Moderna. Vamos a eles: 
 
Princípio da Proveniência ou do Respeito 
aos Fundos: Este é o mais importante princípio da 
Arquivologia. Ele afirma que os documentos e 
arquivos originários de uma pessoa ou instituição 
devem manter sua individualidade, não podendo 
ser misturados com os arquivos de origem diversa. 
Como veremos mais adiante, os documentos de 
arquivo são complementares, e possuem mais valor 
quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a 
organização e funcionamento de seu produtor, 
razão pela qual não deve ser alterado (ter 
documentos retirados, acrescidos de forma indevida 
ou misturados com os de outras pessoas ou 
instituições). Ao conjunto arquivístico de uma 
pessoa ou entidade chamamos de “fundo 
arquivístico”. 
 
Princípio da Organicidade: Este deriva do 
Principio da Proveniência. A organicidade é a 
qualidade segundo a qual os documentos devem 
manter uma organização que reflita fielmente a 
estrutura, funcionamento e relações internas e 
externas de seu produtor. 
 
Princípio da Ordem Original: Princípio 
segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo 
dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que 
o produziu. Este princípio enuncia que, 
considerando as relações estruturais e funcionais 
que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem 
original deve ser mantida quando o mesmo for 
recolhido, pois garante sua organicidade. 
 
Princípio da Unicidade: É a qualidade pela 
qual os documentos de arquivo, independente de 
sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seu 
caráter único, pelo contexto de sua produção. Os 
documentos são criados por uma atividade 
específica e para atender a necessidade 
determinada; portanto, mesmo que haja outro 
documento igual no arquivo, ainda assim eles serão 
únicos, pois as atividades e necessidades que 
motivaram sua produção são únicas. 
 
Princípio da Indivisibilidade ou 
Integridade Arquivística: Também derivado do 
Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual 
os fundos devem manter-se preservados sem 
dispersão, mutilação, alienação, destruição não 
autorizada ou acréscimos indevidos de peças 
documentais. Como dito anteriormente, os fundos 
de arquivo devem refletir a estrutura e o 
funcionamento da instituição, e os documentos que 
o compõem têm muito mais valor quando no seu 
conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos 
devem manter-se completos para refletir o mais 
fielmente possível o seu produtor, o que não 
ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro. 
 
Princípio da Cumulatividade: Este princípio 
afirma que os arquivos são uma formação 
progressiva, natural e orgânica. Diferente da 
biblioteca e de outros órgãos de documentação 
(que veremos mais adiante), em que a cumulação 
de documentos se dá de forma gradativa (com a 
aquisição dos documentos por compra, permuta ou 
doação), o arquivo acumula seus documentos 
conforme seu produtor realiza suas atividades. Os 
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documentos de arquivo são, então, um produto 
imediato, natural e direto dessas atividades. 
 
Princípio da Territorialidade: Este princípio, 
nascido de questões políticas pelas fronteiras do 
Canadá, é utilizado no sentido de definir o domicílio 
legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o 
local onde serão produzidos seus efeitos. Essa 
jurisdição do documento deve ser definida conforme 
a área territorial, a esfera de poder e o âmbito 
administrativo onde foi produzido ou recebido o 
documento. O documento deve se manter o mais 
próximo possível do local onde foi produzido, seja 
uma instituição, uma regiãoespecífica ou uma 
nação. Como exceção deste princípio, não se aplica 
a documentos produzidos por acordos diplomáticos 
ou por ações militares. 
 
Teoria das Três Idades: Também conhecida 
como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estágio de 
Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um 
verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela 
afirma que os documentos de um arquivo passam 
por estágios conforme seus valores mudam. 
Quando um documento é produzido, ele possui um 
valor primário, que é sua importância para a 
atividade que o gerou. Contudo, esse valor é 
temporário: cessa logo que a atividade acaba. Mas 
alguns documentos (não todos) ainda possuem o 
valor secundário, que é sua importância para outras 
atividades ou outros campos diferentes daqueles 
que o geraram (podem ser importantes para a 
pesquisa histórica, ou para a cultura de uma 
sociedade, por exemplo). Esse valor é definitivo, e 
todo documento que o possui deve ser preservado 
permanentemente. 
 
Princípio da Reversibilidade: É a qualidade 
pela qual os procedimentos, métodos, decisões e 
processos adotados no arquivo são reversíveis, ou 
seja, podem ser “desfeitos”. São exemplos: a 
passagem de documentos entre as fases, a 
atribuição de código de assunto a um documento, a 
tramitação e arquivamento, etc. Como exceção 
prática a aplicação desse princípio, ou seja, 
operações que não podem ser desfeitas, podemos 
citar a expedição de documentos (uma vez que o 
documento sai, não há como recuperá-lo, devendo 
ser emitido outro solicitando a desconsideração) e a 
eliminação de documentos (o documento eliminado 
jamais pode ser recuperado). 
 
Princípio da Pertinência ou Temático: É a 
qualidade pela qual os documentos, quando 
recolhidos a uma instituição arquivística, devem ser 
reclassificados e reorganizados por assuntos, 
independentemente da sua proveniência e 
organização originais. Este conceito não é mais 
adotado na Arquivística por ir de encontro ao 
Princípio da Proveniência. Se todos os documentos 
são classificados e reorganizados de acordo com 
um plano geral, desprezando a organização 
original, o conjunto perderá sua razão de ser, que é 
refletir e mostrar as atividades e organização das 
instituições. 
Atenção: Existem ainda outros princípios 
que dificilmente aparecerão em provas, mas que 
podem confundir. São eles: 
 
Princípio da Pertinência Funcional ou 
Proveniência Funcional: Este princípio determina 
que os documentos devam ser transferidos de uma 
autoridade a outra quando ocorrer mudanças 
políticas ou administrativas, para garantir a 
continuidade administrativa. Também está em 
desuso. 
 
Princípio da Pertinência Territorial: Este 
princípio afirma que os documentos deveriam ser 
transferidos para a custódia de arquivos com 
jurisdição arquivística sobre o território ao qual se 
reporta o seu conteúdo, sem levar em conta o lugar 
em que foram produzidos. 
 
Princípio da Proveniência Territorial: Este 
princípio, contrário ao anterior, afirma que os 
documentos deveriam ser conservados em serviços 
de arquivos do território no qual foram produzidos, 
com exceção daqueles produzidos por operações 
militares ou representações diplomáticas. 
 
9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
A finalidade do arquivo é servir à 
administração. Neste sentido, deve propiciar o 
acesso imediato a informação desejada, de modo 
eficiente e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a 
escolha do método de arquivamento tem que ser 
determinada pela natureza dos documentos a 
serem arquivados e pela estrutura da Organização. 
 
Para o arquivamento e ordenação dos 
documentos no arquivo, devemos considerar tantos 
os métodos quanto os sistemas. Os Sistemas de 
Arquivamento nada mais são do que a possibilidade 
ou não de recuperação da informação sem o uso de 
instrumentos. 
 
Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos 
que é um sistema direto de busca e/ou 
recuperação, como por exemplo, os métodos 
alfabético e geográfico. 
 
Quando HÁ essa necessidade, dizemos que 
é um sistema indireto de busca e/ou recuperação, 
como são os métodos numéricos. 
 
Existe ainda outro sistema, chamado 
semidireto, que serve apenas para agregar o 
método alfanumérico. Este método se caracteriza 
pela “necessidade parcial” da utilização de 
instrumentos de pesquisa. Por exemplo, 
precisamos de uma tabela para localizar uma 
estante, mas não para localizar uma gaveta ou 
prateleira: a partir da localização da estante, a 
prateleira será localizada de forma direta. 
 
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Os métodos de Arquivamento são os 
CRITÉRIOS que determinam o modo, a ordem de 
guarda de documentos em um arquivo para 
posterior busca dos mesmos (recuperação da 
informação). Esses métodos de arquivamento são 
divididos em duas classes, os básicos e os 
padronizados (não confundir com a divisão em 
dois sistemas, o direto e o indireto). 
Pertencem à classe dos básicos quatro 
métodos: alfabético, numérico, geográfico e 
ideográfico. À classe dos padronizados pertencem 
outros cinco métodos: variadex, automático, 
soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e 
guardar) os esquemas: 
 
 
 
BÁSICOS 
 
 MÉTODO ALFABÉTICO 
É o mais simples. O elemento principal a ser 
considerado é o nome das pessoas físicas ou 
jurídicas. Neste método, as fichas ou pastas são 
colocadas rigorosamente na ordem alfabética, 
respeitando-se as regras de alfabetação. 
 
REGRAS DE ALFABETAÇÃO 
O arquivamento de nomes obedece a 13 
regras, chamadas regras de alfabetação, e que são 
as seguintes: 
 
1. Nos nomes de pessoas físicas, 
considera-se o último sobrenome e depois o 
prenome. 
Exemplo: 
João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Paulo Santos 
Maria Luísa Vasconcelos 
Sistemas 
Direto 
Indireto 
 
Arquivam-se: 
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Santos, Paulo 
Vasconcelos, Maria Luísa 
 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, 
prevalece a ordem alfabética do prenome. 
 
Exemplo: 
Aníbal Teixeira 
Marilda Teixeira 
Paulo Teixeira 
Vitor Teixeira 
 
Arquivam-se: 
Teixeira, Aníbal 
Teixeira, Marilda 
Teixeira, Paulo 
Teixeira, Vitor 
 
2. Sobrenomes compostos de um 
substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen 
não se separam. 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
 
Arquivam-se: 
Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as 
palavras Santa, Santo ou São seguem a regra 
dos sobrenomes compostos por um adjetivo e 
um substantivo. 
 
Exemplo: 
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
 
Arquivam-se: 
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes 
têm precedência na classificação de 
sobrenomes iguais. 
 
Exemplo: 
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
 
Arquivam-se: 
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira José 
 
5. Os artigos e preposições, tais com a, o, 
de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados 
(ver também regra nº 9) 
 
Exemplo: 
Pedro de Almeida 
Ricardo d’Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
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Arquivam-se: 
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo d’ 
Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de 
parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho 
são consideradas parte integrante do último 
sobrenome, mas não são considerados na 
ordenação alfabética. 
 
Exemplo: 
Antônio Almeida Filha 
Paulo Ribeiro Júnior 
Joaquim VasconcelosSobrinho 
Henrique Viana Neto 
 
Arquivam-se: 
Almeida Filho, Antônio 
Ribeiro Júnior, Paulo 
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
Viana Neto, Henrique 
 
Obs.: Os graus de parentesco só serão 
considerados na alfabetação quando servirem 
de elemento de distinção. 
 
Exemplo: 
Jorge de Abreu Sobrinho 
Jorge de Abreu Neto 
Jorge de Abreu Filho 
 
Arquivam-se: 
Abreu Filho, Jorge 
Abreu Sobrinho, Jorge 
Abreu Neto, Jorge 
 
7. Os títulos não são considerados na 
alfabetação. São colocados após o nome 
completo, entre parênteses. 
 
Exemplo: 
Ministro Milton Campos 
Professor André Ferreira 
General Paulo Pereira 
Dr. Pedro Teixeira 
 
Arquivam-se: 
Campos, Milton (Ministro) 
Ferreira, André (Professor) 
Pereira, Paulo (General) 
Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
8. Os nomes estrangeiros são 
considerados pelo último sobrenome, salvo nos 
casos de nomes espanhóis e orientais (ver 
também regras nº 10 e 11). 
 
Exemplo: 
Georges Aubert 
Winston Churchill 
Paul Müller 
Jorge Schmidt 
 
Arquivam-se: 
Aubert, Georges 
Churchill, Winston 
Müller, Paul 
Schmidt, Jorge 
 
9. As partículas dos nomes estrangeiros 
podem ou não ser consideradas. O mais comum 
é considerá-las como parte integrante do nome 
quando escritas com letras maiúsculas. 
 
Exemplo: 
Giulio di Capri 
Esteban De Penedo 
Charles Du Pont 
John Mac Adam 
Gordon O’Brien 
 
Arquivam-se: 
Capri, Giulio di 
De Penedo, Chales 
Du Pont, Chales 
Mac Adam, John 
O’Brien, Gordon 
 
10. Os nomes espanhóis são registrados 
pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao 
sobrenome de família do pai. 
 
Exemplo: 
José de Oviedo y Baños 
Francisco de Pina de Mello 
Angel del Arco y Molinero 
Antonio de los Ríos 
 
Arquivam-se: 
Arco y Molinero, Andel del 
Oviedo y Baños, José de 
Pina de Mello, Francisco 
Rios, Antonio de los 
 
11. Os nomes orientais – japoneses, 
chineses e árabes – são registrados como se 
apresentam. 
 
Exemplo: 
Al Bem-Hur 
Li Yutang 
 
Arquivam-se: 
Al Bem-Hur 
Li Yutang 
 
12. Os nomes de firmas, empresas, 
instituições e órgãos governamentais devem ser 
transcritos como se apresentam, não se 
considerando, porém, para fins de ordenação, 
os artigos e preposições que os constituem. 
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os 
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artigos iniciais sejam colocados entre 
parênteses após o nome. 
 
Exemplo: 
Embratel 
Álvaro Ramos & Cia. 
Fundação Getulio Vargas 
A Colegial 
The Library of Congress 
Companhia Progresso Guanabara 
Barbosa Santos Ltda. 
 
Arquivam-se: 
Álvaro Ramos & Cia. 
Barbosa Santos Ltda. 
Colegial (A) 
Companhia Progresso Guanabara 
Embratel 
Fundação Getulio Vargas 
Library of Congress (The) 
 
13. Nos títulos de congressos, 
conferências, reuniões, assembléias e 
assemelhados os números arábicos, romanos 
ou escritos por extenso deverão aparecer no 
fim, entre parênteses. 
 
Exemplo: 
II Conferência de Pintura Moderna 
Quino Congresso de Geografia 
3º Congresso de Geologia 
 
Arquivam-se: 
Conferência de Pintura Moderna (II) 
Congresso de Geografia (Quinto) 
Congresso de Geologia (3º) 
 
 MÉTODO NUMÉRICO 
Quando o principal elemento a ser 
considerado em um documento é o número, 
devemos adotar os seguintes métodos: numérico 
simples ou numérico cronológico. 
 
Numérico Simples 
Atribui-se um número para cada 
correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de 
quem recebemos correspondências, sejam de 
pessoa física ou jurídica. 
 
Numérico Cronológico 
Neste método os documentos são 
numerados em ordem cronológica de emissão. 
Assim, além da ordem numérica, observa-se 
também a data. É adotado em quase todas as 
repartições públicas. Numera-se o documento e 
não a pasta. O documento depois de autuado 
colocado numa capa cartolina, onde além do 
número de protocolo são transcritas outras 
informações, em geral, passa a ser denominado de 
processo. 
Além da ficha numérica, também chamada 
ficha de protocolo, devem ser preparados índices 
auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de 
precedência e de assunto para facilitar a 
recuperação da documentação. 
 
Método Dígito-terminal 
 
Considera o número do próprio documento 
como elemento principal de ordenação. É usado 
principalmente quando há grande volume de 
documentos, para reduzir erros em seu 
arquivamento e agilizar sua recuperação. Diferente 
dos outros métodos numéricos, que atribuem um 
número ao documento (cronológico) ou à pasta 
(simples), este método, como já dito, utiliza o 
número do próprio documento, fazendo apenas 
uma releitura. 
 
O número é dividido em grupos de dois 
algarismos, e a leitura é feita da direita para a 
esquerda. 
Ex: 
Circular n° 256.741 (método numérico 
simples). 
O número de arquivamento será: 25-67-41 
 
41 – grupo primário ou inicial, indicando a 
gaveta 
67 – grupo secundário, indicando a guia 
25 – grupo terciário, atribuído ao 
documento na guia (posição). 
 
Dica de prova: em uma prova, devemos 
priorizar o grupo primário. Ordenando do menor 
para o maior. Caso este se repita, observamos o 
grupo secundário e também ordenamos do menor 
para o maior. Se também for repetido, devemos 
observar o grupo terciário e repetir o procedimento. 
Ex: 
GT GS GP 
25 85 95 
86 92 95 
06 07 98 
 
 MÉTODO IDEOGRÁFICO 
(ASSUNTO) 
Não é um método de fácil execução por ser 
necessário que o arquivista, para elaborar a tabela 
de classificação de assunto, conheça bem a 
organização da instituição, além de ter que possuir 
a capacidade de interpretação dos documentos a 
serem analisados. É aconselhado nos casos de 
grandes massa de documentais. Podem ser 
adotados dois métodos no arquivamento por 
assunto: o alfabético e o numérico. 
 
O alfabético pode ser dividido em ordem 
dicionário e ordem enciclopédica. 
 
 Alfabético Dicionário 
Como no dicionário, os assuntos isolados são 
colocados em rigorosa ordem alfabética. 
 
 
 
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Alfabético Enciclopédico 
Os assuntos correlatos são agrupados sob 
títulos gerais e ordenados alfabeticamente. 
 
 Método ideográfico 
numérico – duplex 
Em todos os métodos ideográficos numéricos 
é necessária a elaboração de um índice alfabético 
remissivo. São portanto métodos indiretos. 
Classifica-se a documentação em classes 
correspondendo a assuntos, partindo-se do geral 
para o particular. 
Exemplo: 
0 Administração Geral 
1 Pesquisas 
1-1 Psicologia 
1-1-2 Aplicada ao trabalho 
1-1-3 Aplicada à educação 
1-2 Ciência política 
1-3 Administração 
1-4 Economia 
Em relação ao método decimal (visto a 
seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura 
ilimitada de classes. 
 
 Método ideográfico 
numérico – decimal 
Esse método é baseado na técnica do 
Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja 
classificação divide o conhecimento humano em 
nove classes principais e uma décima reservada 
para os assuntos inerentemente gerais e que não 
podem ser incluídos em nenhuma das outras nove 
classes predefinidas. Cada classe é subdividida em 
nove subclasses e uma décima para generalidades, 
e assim sucessivamente. A parte inteira do número 
é composta de três algarismos. A parte decimal, 
que é facultativa, pode ter um, dois, três ou mais 
algarismos. As dez primeiras divisões são 
denominadas classes, as dez seguintes, 
subclasses, e a seguir, sucessivamente, divisões, 
grupos, subgrupos, subseções etc. 
Suas principais desvantagens são a limitação 
de dez números para cada nível de classificaçãoo 
que não ocorre no método duplex e a necessidade 
de se prever o desenvolvimento das atividades da 
instituição. 
 
Método numérico unitermo: também 
conhecido como indexação coordenada, esse 
método tem como base a analogia, e é usado em 
arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas 
com dez colunas, que vão de 0 a 9, e atribui 
assuntos (descritores) de um único termo. Para 
cada documento temos uma “ficha-índice” que 
fornece uma descrição minuciosa do documento a 
que se refere. 
 
 
 
 
 
 
Dica de prova: Vocês não devem se 
aprofundar muito no estudo desse método, pois é 
muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso 
apareça, a dica é muito simples: basta observar 
quais os números se repetem nas fichas. Eles 
serão a resposta do item. No nosso exemplo, são 
os números 55 e 95 (destacados). Trata-se 
basicamente de descobrir qual documento tem 
relação com outros assuntos. 
 
Dica de prova: Vocês também devem ter em 
mente que, devido ao tamanho do nome, os 
métodos ideográficos costumam vir com seus 
nomes mais simples (dicionário, enciclopédico, 
duplex, decimal e unitermo). Ex: o método duplex 
consiste em... Assim, cuidado para não confundir 
com outros métodos, como quando, por exemplo, o 
examinador afirmar que o método unitermo 
pertence ao numérico, quando na verdade pertence 
ao ideográfico. 
 
MÉTODO ALFANUMÉRICO 
O método alfanumérico surgiu para combinar 
a simplicidade do método alfabético com a rapidez 
do método numérico. Como o método alfabético 
pertence ao sistema direto e o método numérico 
pertence ao sistema indireto, o método 
alfanumérico pertence ao sistema semidireto. 
Quanto à sua aplicação e funcionamento, 
não há com o que se preocupar, pois as bancas 
não costumam pedir nada que vá além das 
informações acima. Basta que o candidato saiba 
que é um método que combina letras e números, e 
pertence ao sistema semidireto. 
 
 MÉTODO GEOGRÁFICO 
 
O método geográfico é do sistema direto, a 
busca é feita diretamente ao documento. Este 
método é preferido quando o principal elemento a 
ser considerado em um documento é a 
PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores 
ordenações geográficas são: 
 
a) Nome do estado, cidade e 
correspondente: quando se organiza um arquivo 
por estados, as capitais devem ser alfabetadas em 
primeiro lugar, por estado, independentemente da 
ordem alfabética em relação às demais cidades, 
que deverão estar dispostas após as capitais. 
 
 
 
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Exemplo: 
 
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE 
Amazonas 
Amazonas 
Rio de 
Janeiro 
Rio de 
Janeiro 
São Paulo 
São Paulo 
Manaus 
(capital) 
Itacoatiara 
Rio de 
Janeiro 
(capital) 
Campos 
São Paulo 
(capital) 
Lorena 
Sobreira, Luísa 
Santos, Antônio J. 
Rodrigues, Isa 
Almeida, José de 
Corrêa, Gilson 
Silva, Alberto 
 
b) Nome da cidade, estado e 
correspondente: quando o principal elemento de 
identificação é a cidade e não o estado, deve-se 
observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, 
não havendo destaque para as capitais. 
 
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE 
Campos 
Itacoatiara 
Lorena 
Manaus 
Rio de 
Janeiro 
São Paulo 
Rio de 
Janeiro 
Amazonas 
São Paulo 
Amazonas 
Rio de 
Janeiro 
São Paulo 
Almeida, José de 
Santos, Antônio J. 
Silva, Alberto 
Sobreira, Luísa 
Rodrigues, Isa 
Corrêa, Gilson 
 
Não é necessário o emprego de guias 
divisórias correspondentes aos estados, pois as 
pastas são guardadas em ordem alfabética pela 
cidade. É imprescindível, porém, que as pastas 
tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, 
porque há cidades com o mesmo nome em 
diferentes estados. 
 
Exemplo: 
Brasília (Distrito Federal) 
Brasília (Minas Gerais) 
Itabaiana (Paraíba) 
Itabaiana (Sergipe) 
 
 
Correspondências de outros países – 
alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo da 
capital e do correspondente. As demais cidades 
serão alfabetadas em ordem alfabética, após as 
respectivas capitais dos países a que se referem. 
 
Exemplo: 
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE 
França 
França 
Portugal 
Portugal 
Portugal 
Paris 
(capital) 
Lorena 
Lisboa 
(capital) 
Coimbra 
 
Porto 
Unesco 
Vadim, Roger 
Pereira, José 
Albuquerque, Maria 
Ferreira, Antônio 
 
MÉTODOS PADRONIZADOS 
Os métodos padronizados não devem ser 
objeto de preocupação do concursando, pois eles 
raramente caem em concursos. São cinco tipos que 
se enquadram. Vamos a eles; 
 
Método Variadex: é extremamente simples, 
tratando apenas de se acrescentar CORES à 
ordenação alfabética. Contudo, devemos observar 
alguns procedimentos: as cores devem ser 
atribuídas em relação à segunda letra do nome de 
entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas 
guias. 
Ex: 
MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se 
atribuir a cor VERDE 
No exemplo acima, a guia que separa os 
documentos no arquivo de ser da cor verde. A 
seguir apresento as cores convencionadas pelo 
CONARq: 
A – D e abreviações = ouro ou laranja 
E – H e abreviações = rosa ou amarelo 
I – N e abreviações = verde 
O – Q e abreviações = azul 
R – Z e abreviações = palha ou violeta 
 
Não precisam decorar essa tabela. Além 
dessas definições de cores não serem definitivas 
(são cambiáveis de acordo com as conveniências 
da instituição), elas aparecerão na prova, caso 
tenha alguma questão que trate desse assunto. 
 
Retomando, esse método é um complemento 
do método alfabético, apenas acrescentando cores. 
 
Método Automático: é utilizado para 
arquivar nomes, fazendo uma combinação de 
letras, números e cores para evitar o acúmulo de 
pastas com sobrenomes iguais. É muito utilizado 
em empresas que possuem vários fornecedores e 
clientes. 
 
Método Soundex: é utilizado também para 
arquivar nomes, mas se utiliza da semelhança 
sonora entre eles. 
Ex: 
FERREIRA, Paulo Duque. 
PEREIRA, Ricardo Santos. 
Como se pode observar, os nomes possuem 
semelhança sonora (rima). 
Por isso ficam arquivados próximos. 
 
Método Mnemônico: funciona fazendo uma 
codificação do assunto por combinação de letras e 
números. Aqui, as letras são consideradas 
símbolos, cada uma remetendo a um assunto ou 
correspondente. Esse método tem o objetivo de 
auxiliar a memória do arquivista para agilizar a 
recuperação da informação. 
 
Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” 
do método automático. Funciona da mesma forma, 
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fazendo uma combinação de letras, números e 
cores. 
 
Dica de prova: a razão para falar tão pouco 
sobre os métodos padronizados é que não são 
comuns em provas de concursos. O método 
automático, apesar de muito eficiente, não é 
usando na Administração Pública, somente em 
empresas privadas. O método soundex não é 
aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e 
alguns países da Europa. Os métodos mnemônico 
e rôneo eram usados com freqüência, mas ficaram 
obsoletos com os avanços tecnológicos. Então para 
concursos de nível médio, A NÃO SER QUE SE 
CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA 
ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM 
ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS 
PADRONIZADOS NÃO APARECEM! Mas essa não 
é uma afirmação tão concreta. O que quero com 
isso é chamar a atenção do concursando para 
mostrar que O ÚNICO MÉTODO PADRONIZADO 
QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS 
DE CONCURSO É O VARIADEX. Caso os outros 
apareçam em algum item, é suficiente que o 
concursando saiba seu nome, sua definição (como 
funciona) e a que classe pertence (padronizados) 
para não confundi-los com osmétodos básicos. 
 
Avaliação de documentos 
 
Na fase de destinação da Gestão de 
Documentos é realizada a mais complexa das 
atividades: a Avaliação de Documentos. Essa 
atividade também é realizada pela Comissão 
Permanente de Avaliação de Documentos. A 
comissão deve ser formada por arquivistas, 
profissionais da área de contabilidade, direito, 
administração, por representantes da direção e 
profissionais que trabalham diretamente com as 
atividades fim da instituição. 
 
Ela deve ser convocada quando da 
elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano 
de Classificação, assim como quando for 
necessário programar mudanças nessas 
ferramentas. 
 
A avaliação tem a finalidade de atribuir ou 
identificar o valor dos documentos para a 
instituição. Sendo esse valor subjetivo (pode existir 
para uns e não para outros), este é o motivo pelo 
qual a Comissão deve ser interdisciplinar. Com a 
identificação desse valor, é possível preservar 
aqueles documentos de valor permanente e 
eliminar os que não têm importância. Além disso, 
evita-se o recolhimento de documentos sem valor 
secundário ou o descarte de documentos com esse 
valor. 
 
A Comissão deve fazer uma triagem de 
documentos com os principais assuntos de que 
trata a instituição, estudar esse documento e tentar 
identificar o que é relevante e o que não é em seu 
conteúdo informacional. Então mesmo que traga 
um assunto importante, se a informação se repetir 
com frequência em outros documentos, o mesmo 
pode ser descartado. 
 
Uma vez definidos os assuntos que têm 
relação direta com a origem, evolução e objetivos 
da instituição, devem ser determinados os prazos 
de guarda em cada fase documental de acordo com 
a importância do documento, assim como a sua 
destinação. E isso será feito através da Tabela de 
Temporalidade. 
 
Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o 
Plano de Classificação são o resultado direto dos 
trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação. 
Esses dois instrumentos são as ferramentas 
básicas da Gestão de Documentos e sempre 
andam juntos, pois a classificação é fundamental 
para a aplicação da temporalidade e destinação. 
Então, por definição, a Tabela de 
Temporalidade é a ferramenta da Gestão de 
Documentos resultante da atividade de avaliação 
documental. Ela determina o prazo de guarda dos 
documentos em cada arquivo, assim como sua 
destinação final (se serão eliminados ou recolhidos 
ao arquivo permanente). Para tanto, é necessário 
que vocês observem mais uma vez o esquema 
gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no 
início da apostila. 
 
Resolução CONARQ nº 14, a Tabela de 
Temporalidade para os documentos da atividade 
meio já está definida, cabendo aos órgãos e 
entidades elaborar a tabela para os documentos da 
atividade fim. 
 
O prazo de guarda dos documentos (sempre 
determinado em anos) começa a contar da data da 
sua produção. No arquivo corrente, que é onde o 
documento é criado, o prazo de guarda começa a 
contar de sua produção, mesmo que ainda não 
tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade 
administrativa. No arquivo intermediário, o prazo de 
guarda começa a contar do momento da sua 
transferência. 
 
Dica de prova: Não se esqueçam que a 
Tabela não define prazos de guarda no arquivo 
permanente! Neste arquivo, os documentos que ali 
entram deverão ser mantidos indefinidamente, pelo 
máximo de tempo possível. Além disso, sabemos 
que a Tabela de Temporalidade é resultado da 
Avaliação de Documentos, que é atividade da 
Gestão de Documentos; e a Gestão de 
Documentos pára no arquivo intermediário. 
 
Preservação de Documentos 
Já sabemos que o documento é a informação 
registrada em um suporte material. A principal 
função de um documento (mais precisamente do 
suporte) é fazer com que a informação se perpetue 
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no tempo e no espaço sem perder ou alterar suas 
características. 
A conservação de documentos engloba um 
conjunto de ferramentas, atividades, métodos e 
cuidados a serem observados para colaborar com a 
durabilidade do documento, isto é, fazer com que 
ele exista pelo maior prazo de tempo possível. Está 
dividida em conservação corretiva (ações no 
documento quando o mesmo já sofreu algum dano) 
e conservação preventiva (ações a serem 
empregadas para evitar os danos). 
Antes de prosseguirmos com a conservação, 
é preciso conhecer os conceitos de armazenamento 
e acondicionamento, e as determinações do 
CONARQ para sua aplicação. 
 
Acondicionamento: é a embalagem ou 
guarda de documentos para sua preservação. 
Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta 
ou caixa). 
 
Armazenamento: é a guarda do documento 
propriamente dita. É a colocação do documento no 
arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele, ou 
o depósito. 
Podem perceber pela definição dada pelo 
Dicionário de Terminologia Arquivística, que não é 
nada difícil entender essas técnicas. Vamos então 
às recomendações do CONARQ, que são as 
adotadas pelas bancas para elaborar suas 
questões. 
 
Armazenamento 
Os documentos devem ser armazenados em 
locais que apresentem condições ambientais 
apropriadas às suas necessidades de preservação, 
pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de 
temporalidade e destinação. 
A localização de um depósito de arquivo 
deve prever facilidades de acesso e de segurança 
contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: 
- áreas de risco de vendavais e outras 
intempéries, e de inundações; 
- áreas de risco de incêndios; 
- áreas próximas a indústrias pesadas com 
altos índices de poluição atmosférica; 
- áreas próximas a instalações estratégicas. 
 
As áreas de trabalho e de circulação de 
público deverão atender às necessidades de 
funcionalidade e conforto, e as de armazenamento 
de documentos devem ser totalmente 
independentes das demais. Nas áreas de depósito 
(de documentos), os cuidados devem ser dirigidos 
a: 
- evitar, principalmente, os subsolos e 
porões, em razão do grande risco de inundações; 
- prever condições estruturais de resistência 
a cargas; 
- ter limite de 200 m2 de área. Os depósitos 
deverão ser compartimentados. Os compartimentos 
devem ser independentes entre si, separados por 
corredores, com acessos equipados com portas 
corta-fogo e, de preferência, também com sistemas 
independentes de energia elétrica, de aeração ou 
de climatização; 
- evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água 
e quadros de energia elétrica sobre as áreas de 
depósito; 
- evitar todo tipo de material que possa 
promover risco de propagação de fogo ou formação 
de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; 
- aumentar a resistência térmica ou a 
estanqueidade das paredes externas, em especial 
daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, por 
meio de isolamento térmico e/ou pintura de cor 
clara, de efeito reflexivo. Além dos recursos 
construtivos utilizados para amenizar as 
temperaturas internas, sempre que for possível, 
posicionar os depósitos nos prismas de menor 
insolação; 
- promover a ventilação dos ambientes de 
forma natural ou artificial, inclusive com a 
disposição adequada do mobiliário, de forma a 
facilitar o fluxo do ar; 
- evitar a presença de pessoas em trabalho 
ou consulta em tais ambientes; 
- manter suprimento elétrico de emergência. 
 
Nas áreas de depósito, os documentos 
devem ser armazenados separadamente, de 
acordo com o seu suporte e suas especificidades, a 
saber: 
- documentos textuais, como manuscritos e 
impressos; 
- documentos encadernados; 
- documentos textuais de grande formato; 
- documentos cartográficos, como mapas e 
plantas arquitetônicas;