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1 m ALMOXARIFE 2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................................... 4 1. MUNDO DO TRABALHO ................................................................................................................................. 5 1.1 Currículo ....................................................................................................................................................... 7 1.1.1 Modelo de currículo ............................................................................................................................... 8 1.2 Entrevista de Emprego ........................................................................................................................... 9 1.3 Ética .............................................................................................................................................................. 10 2 O QUE É EMPREENDEDORISMO? ........................................................................................................... 11 2.1 O que leva alguém empreender? ........................................................................................................... 11 2.2 O que é ser empreendedor? .................................................................................................................... 12 2.3 Perfil empreendedor .................................................................................................................................... 13 3 HISTÓRICO DOS ALMOXARIFADOS PRIMITIVOS E COMPREENSÃO INICIAL DA LOGÍSTICA OPERACIONAL ................................................................................................................................. 15 4 PERFIL DO ALMOXARIFE ................................................................................................................................. 16 5 O QUE É UM ALMOXARIFADO? ..................................................................................................................... 17 5.1 Funções do almoxarife .............................................................................................................................. 17 5.2 Objetivo primordial do almoxarifado.................................................................................................... 18 5.3 Eficiência do almoxarifado ....................................................................................................................... 18 5.4 Principais atribuições do almoxarifado .............................................................................................. 18 6 TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NO ALMOXARIFADO E NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS .................................................................................................................................................................. 21 7 ESTOQUE DE SEGURANÇA............................................................................................................................. 23 8 INVENTÁRIOS ......................................................................................................................................................... 24 9 ORGANIZAÇÃO DO ALMOXARIFADO ......................................................................................................... 29 10 MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS .................................................................................... 34 11 O QUE É UM PALLET? ..................................................................................................................................... 36 11.1 Vantagens da utilização de pallets ..................................................................................................... 37 12 EMBALAGENS ..................................................................................................................................................... 37 12.1Conceito e classificação ........................................................................................................................... 38 13 LAYOUT .................................................................................................................................................................. 39 14 CRITÉRIOS DE ARMAZENAGEM ................................................................................................................. 41 15 CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS ........................................................................ 43 16 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS ............................................................................................................... 45 17 EQUIPAMENTOS UTILIZADOS PARA MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS .................................. 47 17.1 Princípios básicos para a movimentação de materiais ............................................................. 48 17.2 Custos da movimentação de materiais ............................................................................................. 49 18 CURVA ABC DOS MATERIAIS ...................................................................................................................... 50 19 EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL (EPI) E COLETIVA (EPC) .................................. 55 20.1 Uso de cores como fator de segurança nos almoxarifados .................................................... 59 3 20.2 Prevenção de incêndios .......................................................................................................................... 61 21 FOGO E INCÊNDIO............................................................................................................................................. 62 21.1 Definição do fogo ....................................................................................................................................... 62 21.2 Classe do fogo classe de fogo ............................................................................................................. 63 22 INCÊNDIO ............................................................................................................................................................... 64 23 EXTINTORES DE INCÊNDIO .......................................................................................................................... 66 23.1 Tipos de extintores .................................................................................................................................... 66 24 PROGRAMA DE QUALIDADE 5-S ................................................................................................................ 68 GLOSSÁRIO ................................................................................................................................................................ 72 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA .......................................................................................................................... 73 4 INTRODUÇÃO Quando se pensa em Almoxarifado, imagina-se logo um local muito grande e cheio de objetos, muito bem organizado e com gente treinada executando tarefas integradas e seguras. Mas nem sempre essa é a realidade, muitas vezes o Almoxarifado transforma-se num local onde as coisas e as pessoas se perdem, sem sequer darem conta do mal que estão fazendo a si e à organização. No caso de um Almoxarifado público a situação não é diferente. A falta de planejamento nas compras e a falta de pessoal especializado na guarda e na organização, tanto administrativa, como funcional, podem transformar o Almoxarifado num "quarto de despejo" com características muito especiais, ou seja, dinheiro público transformado em material estocado. Quem não guarda direito, não pode distribuir direito. Portanto o Almoxarifado, nãosó guarda como também distribui, e para isso é preciso seguir algumas regras básicas . O que vamos tratar neste curso não é nenhum postulado ou tese a ser defendida, mas apenas uma forma mais prática e tranqüila de administrar seus espaços e trabalhar corretamente seu estoque, pedindo no momento certo, distribuindo e fazendo circular seus materiais organizadamente. Todos nós, que estamos no serviço público, somos capazes de avaliar os transtornos que as questões políticas trazem para o setor de compras, que é quem dá "oxigênio" ao Almoxarifado; no entanto, não podemos deixar de estabelecer uma conduta capaz de defender mesmo que minimamente, a questão de suprir as unidades ou mesmo a população daquilo que necessitam. Assim conduziremos nosso curso, tentando levar a você, caro colega, uma visão mais ampla de seu trabalho e, quem sabe, ajudá-lo a aperfeiçoar a roda. 5 1. MUNDO DO TRABALHO Escolher a carreira profissional pode ser uma tarefa bem difícil para alguns. Geralmente, durante o Ensino Médio essa decisão precisa ser tomada para que cada um comece a trilhar seu próprio futuro desde então. Mais importante que a data da decisão sobre a carreira profissional, é de fato realizar tal escolha e correr orrer atrás dos sonhos com planejamento, mesmo que com quinze ou trinta anos. O fato é que trabalhar com o que se gosta é muito mais saudável do que trabalhar, apenas, por dinheiro ou status, por exemplo. Para escolher uma profissão, leve em consideração a opinião das pessoas que já atuam na área, pesquise bastante sobre as facilidades e dificuldades desses profissionais, pense se essa área é a que trabalharia pelo resto da vida ou, ainda, se até trabalharia sem receber. Geralmente, quando o amor pela área da profissão é grande, as pessoas veem o salário ou retorno financeiro como consequência, não como objetivo. No caso de dúvidas, mesmo após pesquisas, vale participar de testes vocacionais ou buscar auxílio de profissionais para que consiga se autoconhecer. Nesse processo, é possível identificar características pessoais, gostos, hobbies entre outros aspectos que podem auxiliar nessa escolha. Para atuar na área escolhida, é importante verificar se há possibilidade de trabalho formal e autônomo a fim de decidir a melhor opção. O trabalho formal é caraterizado pelo vínculo empregatício, em que esse profissional atue na empresa de outra pessoa. Nesse caso, o colaborador poderá assinar contrato de trabalho, receber salário periódico, benefícios como vale alimentação, por exemplo. Dentro do trabalho formal, há possibilidade, também, de ser contratado por alguma empresa mediante concurso público, tendo assim, uma estabilidade financeira e empregatícia, de acordo com o contrato estabelecido previamente. Já o trabalho autônomo, por exemplo, pode ser caracterizado por não ter qualquer vínculo empregatício, prestando serviço ou vendendo produtos de forma individual. A partir desse 6 tipo de trabalho e de acordo com a atividade econômica, o indivíduo pode optar por se formalizar como pessoa jurídica, ou seja, criar sua própria empresa, mediante legislação vigente. Independente de atuar numa organização de terceiros ou na própria empresa, o profissional deve se preocupar com a sua imagem pessoal, conhecimentos, habilidades e atitudes, com sua forma de comunicação, além do jeito que trata as pessoas e o meio ambiente. Marketing pessoal é um conjunto de estratégicas relacionadas à forma como as pessoas se apresentam umas às outras. Certo ou errado, a imagem, passada através da postura, vestimenta, modo de falar, entre outros aspectos, influencia na credibilidade do profissional. Sendo assim, cuidar da aparência ainda é algo importante no mercado de trabalho. Ao se apresentar para uma vaga de emprego ou se encontrar com cliente, por exemplo, deve-se levar em consideração que a imagem que se passa é o cartão de visita pessoal. Nem sempre é possível ter uma segunda chance de trabalho ou parceria. Vestimenta, cabelos, unhas, barba, higiene pessoal... tudo isso faz parte da imagem que se passa aos demais. Quanto melhores esses aspectos, maior a credibilidade e confiança na área profissional. Além do marketing pessoal, é interessante que os profissionais demonstrem proatividade, autoconfiança, espírito de liderança, facilidade em trabalhar em equipe e capacidade de resolver problemas, entre tantas outras necessidades que o mercado exige. Segundo Jim Rohn, empreendedor americano, somos a média das cinco pessoas as quais mais convivemos. Por isso, é interessante observar o comportamento daqueles que estão ao redor, pois ajuda no autoconhecimento. Conforme já tratado, ter uma boa imagem é fundamental para se destacar no mercado de trabalho e isso vale também para a internet. É uma prática comum pesquisar sobre as pessoas nas redes sociais, seja no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, entre outras. Por isso, o que é transmitido pela internet também influencia no seu marketing pessoal! 7 Na dúvida entre postar ou não determinada foto ou vídeo, a sugestão é não publicar, pois se gerou dúvida é porque pode te comprometer de alguma forma. Outra dica é observar pessoas influentes na área escolhida e identificar como se comportam na internet, o tipo de conteúdo compartilhado, como se mostram, que tipo de imagem publicam. Desta forma, é possível ter uma noção de como se comportar e pode tentar seguir um pouco tais exemplos. Mesmo que o perfil na rede social seja particular, é necessário filtrar o que se publica no sentindo de preservar a imagem pessoal diante da sociedade. Ao utilizar um perfil profissional nas redes é válido compartilhar conteúdos relevantes para a área de atuação. Não basta compartilhar qualquer conteúdo, é preciso inovar e inspirar as pessoas. As redes sociais auxiliam (e muito) no crescimento profissional, desde que sejam bem aproveitadas, até porque muitos recrutadores analisam o perfil dos candidatos também através da internet. 1.1 Currículo A busca por uma colocação no mercado de trabalho começa com um bom currículo, seja em relação ao conteúdo, à forma como é elaborado, como também à apresentação visual do documento. Cada vaga exige um currículo personalizado, ou seja, ele deve ser elaborado de acordo com os requisitos exigidos pelo recrutador. Um bom currículo deve ser claro, objetivo, destacando qualificações relacionadas ao cargo em questão, informar resultados e contribuições nas empresas anteriores e enfatizar seus pontos fortes. 8 1.1.1 Modelo de currículo NOME COMPLETO Nacionalidade, Estado Civil, Idade Contato (telefones, redes sociais e e-mail) Bairro, Cidade/UF Objetivo Profissional: Vaga que está se candidatando. Assistente Administrativo, por exemplo. Resumo Profissional: Habilidades voltadas para a posição ou empresa objetivada. Currículo resumido em poucas linhas. Formação Acadêmica: Curso, instituição, ano de conclusão. Ordem dos mais recentes no topo. Idiomas: Curso, instituição, ano de conclusão. Ordem dos mais recentes no topo. Cursos: Curso, instituição, ano de conclusão. Ordem dos mais recentes no topo. É importante elencar as capacitações que complementam a formação ou a vaga pretendida. Experiência Profissional: Mencionar empresas mais relevantes ao cargo pretendido, com mês e ano de entrada e saída, seguindo a ordem dos mais recentes no topo. Importante citar os cargos, as atividades desenvolvidas e os resultados obtidos de maneira sucinta. Trabalhos Voluntários: Mencionar Igrejas, ong’s e demais Entidades sem fins lucrativos mais relevantes ao cargo pretendido, com mês e ano de entrada e saída, seguindo a ordem dos mais recentes no topo. Importante citar os cargos, as atividades desenvolvidas e os resultadosobtidos de maneira sucinta. Município/UF, mês/ano 9 1.2 Entrevista de Emprego Normalmente a entrevista é motivo de tensão entre os candidatos, porém basta pensar que é momento para que as partes se conheçam e decidam se há interesse na contratação. Não basta o candidato querer trabalhar em determinada organização. A empresa, também, precisa querer o profissional junto a ela. Chegar com antecedência de quinze minutos ao horário agendado. Utilizar roupas adequadas ao ambiente de trabalho (sem decotes ou roupas curtas, no caso das mulheres, camisetas ou bermudas/calças folgadas demais, no caso dos homens, por exemplo). Usar produtos de beleza exageradamente (maquiagem, perfume, cremes, etc). Estar com acessórios que chamem atenção (óculos, boné, bijuterias, outros) são algumas dicas sobre imagem pessoal para entrevista de emprego. É importante que as informações colocadas no currículo sejam verdadeiras, pois durante a entrevista será necessário contar um pouco mais sobre cada experiência, habilidade, capacitação, enfim, é o momento de conversar com o recrutador sobre tudo que está descrito no documento. Cuidar da postura durante a entrevista de seleção é primordial, já que a maioria das pessoas não se sente confortável nesse momento. Manter a calma, ser transparente e demonstrar bom senso nas atitudes são boas práticas para os candidatos. O celular deve ficar no silencioso (sem vibrar, inclusive) para que nenhuma ligação ou notificação disperse a entrevista. Contudo, no caso de uma emergência familiar, por exemplo, é preciso informar ao selecionador sobre a situação logo no começo da conversa, porém não há necessidade de fornecer informações mais específicas sobre o caso. Não mentir em hipótese alguma. Seja qual for a situação, em casa ou no trabalho, antes ou após ser contratado, falar sempre a verdade ainda é a melhor solução. 10 Risque as gírias do vocabulário, se possível para sempre. Mesmo que a cultura da empresa seja mais jovem e descontraída, o mais indicado é manter a formalidade, demonstrando suas qualificações e competência profissional. Obviamente que as piadas devem ser deixadas de lado. Algumas pessoas são mais extrovertidas, mas nem por isso precisam mostrar todo o bom humor durante a entrevista. Ser alegre e agradável é bom, pois podem ajudar, dependendo da vaga. Contudo, nada de exageros. O que mais conta é o bom senso. O corpo fala, ou seja, a expressão corporal diz muito sobre a pessoa e no que ela está pensando, podendo fazer sérias denúncias ao selecionador. Mexer no cabelo ou nos objetos próximos, demonstra inquietação ou impaciência. Olhar para tudo, menos para o entrevistador, demonstra grande timidez ou pode parecer falta de interesse. Por mais que tudo seja involuntário, é importante ter atenção às mensagens que o corpo passa. Esse fator pode ser decisivo na entrevista. É melhor fazer perguntas no final, depois de mostrar que está apto a exercer o cargo. Questões como carga horária, salário, benefícios, uniforme ou quaisquer outras dúvidas devem ser sanadas. Uma dica é comentar da seguinte forma: “Tenho uma dúvida em relação ao salário, posso perguntar agora ou teremos um outro momento?”. De acordo com a resposta, o candidato decide realizar, ou não, tal pergunta. 1.3 Ética Para obter sucesso profissional, não basta somente se qualificar e ter experiência. É importante ter um bom relacionamento com a equipe e, principalmente, agir de forma correta, zelando sempre pelo bom andamento das atividades, favorecendo um clima saudável e harmonioso. A ética é um conjunto de comportamentos adotados no cotidiano, seja ele em sociedade ou em ambiente organizacional. É saber construir relações de qualidade, com base em valores e princípios. Alguns fatores são importantes para auxiliar no comportamento ético: 11 Honestidade: dizer a verdade e assumir responsabilidades. Aprender sempre com os erros e não culpar terceiros. Sigilo: nem tudo pode ser compartilhado com outras pessoas, mesmo sejam da família. Informações de trabalho são extremamente sigilosas. Competência: Comprometimento com a função buscando o melhor resultado para a organização, não apenas o resultado pessoal. Prudência: Respeito aos colegas de trabalho e à hierarquia da organização. Humildade: entender o papel de cada indivíduo dentro da organização. Imparcialidade: diferenciar as relações pessoais das profissionais e considerar sempre como prioridade a realização do trabalho. Muitas empresas preocupadas com a ética no ambiente organizacional, adotam condutas a serem cumpridas pelos colaboradores, criando assim suas próprias regras para garantir o bom funcionamento dos processos de trabalho. Essas normas podem constar em um Manual de Conduta Ética ou no Código de Conduta Ética. O Código de Conduta Ética é um documento que prevê o cumprimento de normas e padrões a serem seguidos por todos dentro da organização. Um colaborador que deseja crescer profissionalmente precisa pensar no todo, sem interesse próprio, visando sempre atingir os objetivos organizacionais, com respeito e ética dentro do ambiente de trabalho. 2 O QUE É EMPREENDEDORISMO? Empreendedorismo, segundo o dicionário Michaelis, é “Qualidade ou característica de quem realiza empreendimentos.”. 2.1 O que leva alguém empreender? Empreender pode acontecer em duas situações: por oportunidade ou por necessidade. Abrir um negócio ou elaborar um projeto por oportunidade é quando alguém identifica a falta de algo no mercado que solucione o problema de um determinado público e realiza pesquisa a fim de planejar tal implementação. Já o empreendedorismo por necessidade acontece quando o indivíduo precisa trabalhar por conta própria a fim de gerar a própria renda. 12 2.2 O que é ser empreendedor? Ser empreendedor é se antecipar em relação ao mercado, por meio de pesquisa, planejamento, rede de contatos, etc. Não é preciso nascer empreendedor, ter o dom do empreendedorismo! É possível aprender a empreender! Aprender a ser empreendedor! De acordo com a Revista Pequenas Empresas Grandes Negócios: “O comportamento do empreendedor é apontado como um dos fatores decisivos para o sucesso ou fracasso de um negócio.” Esse comportamento empreendedor é formado por um conjunto de habilidades que a Organização das Nações Unidas (ONU) elaborou e que no Brasil é aplicado exclusivamente pelo SEBRAE. A metodologia trabalha 10 (dez) características do empreendedor de sucesso, conforme tópicos a seguir: 1. Busca de Oportunidades e Iniciativa: Antecipa-se aos fatos e cria oportunidades de negócios. 2. Persistência: Desenvolve a habilidade de enfrentar obstáculos para alcançar o sucesso, não desistindo diante de obstáculos; reavaliando, insistindo ou mudando seus planos para superar objetivos; e, geralmente, esforça-se além da média para atingir os objetivos. 3. Correr Riscos Calculados: Conhece os riscos envolvidos e assume desafios para responder por eles, procurando e avaliando alternativas para tomar decisões, a fim de reduzir as chances de erro e aceitando desafios moderados, com chances de sucesso. 4. Exigência de Qualidade e Eficiência: Faz sempre mais e melhor, melhorando continuamente seu negócio ou seus produtos, satisfazendo e excedendo as expectativas dos clientes; e, sempre cumprindo prazos e padrões de qualidade. 5. Comprometimento: O empreendedor traz para si mesmo as responsabilidades sobre sucesso e fracasso, atuando em conjunto com a sua equipe para atingir os resultados e colocando o relacionamento com os clientes acima das necessidades de curto prazo. 6. Busca de Informações: Atualiza-se, constantemente, com dados e informações sobre o mercado (clientes, fornecedores, concorrentes), além de observar seu o próprio negócio13 diante do ambiente externo. O empreendedor avalia seu mercado, investiga sempre como oferecer produtos e serviços inovadores e busca a orientação de especialistas quando acha necessário. 7. Estabelecimento de Metas: Estabelece objetivos claros para a empresa, utilizando as metas SMART, que é um método baseado em cinco fatores: S (específica), M (mensurável), A (atingível), R (relevante) e T (temporal). 8. Planejamento e Monitoramento Sistemáticos: Elabora indicadores de desempenho e os acompanha para melhor tomada de decisão, adequando-se rapidamente às mudanças e às variáveis de mercado. 9. Persuasão e Rede de Contatos: Cria estratégias para conseguir apoio para seus projetos, através de pessoas chave, desenvolvimento de redes de contatos e bons relacionamentos comerciais. 10. Independência e Autoconfiança: Age e mantêm sempre a confiança no sucesso. Prioriza as próprias opiniões, é otimista e determinado, transmitindo confiança na sua própria capacidade. Diante de todas as outras características, o empreendedor já planejou, pesquisou, avaliou riscos, entre outros fatores, por esse motivo tem autoconfiança suficiente para não se deixar abalar por opiniões alheias. 2.3 Perfil empreendedor Utilize cada característica do empreendedor de sucesso supracitada como autoanálise e reflexão para descobrir mais sobre seu perfil empreendedor. Ao identificar, por exemplo, que você não “Antecipa-se aos fatos e cria oportunidades de negócios”, é possível buscar maneiras de fazê-lo e assim melhorar suas habilidades empreendedoras. Todos os dez pontos citados podem ser aprendidos a partir do momento em que as pessoas entendem sua posição em relação a cada um deles. Estudo de Caso – Pipoca do Valdir https://www.youtube.com/watch?v=vsAJHv11GLc Analise todas as dez características em relação ao Valdir e compartilhe com seus 14 colegas. 15 3 HISTÓRICO DOS ALMOXARIFADOS PRIMITIVOS E COMPREENSÃO INICIAL DA LOGÍSTICA OPERACIONAL Segundo Kohlm (2013)a logística existe desde os tempos mais antigos quando, na preparação das guerras, os líderes militares já utilizavam esse instrumento, o qual ficou associado às atividades militares por muitos séculos. As guerras eram longas demais e nem sempre ocorriam próximas de onde estavam as pessoas. Eram necessários grandes deslocamentos, exigindo que as tropas carregassem todo o equipamento indispensável. Era preciso ter uma organização logística para possibilitar a chegada de carros de guerra, grandes grupos de soldados e transportar armamentos pesados aos locais de combate. Pelos recursos disponíveis na época, essa organização era muito grande e envolvia diversos estudos, como preparação dos soldados, transporte, ARMAZENAGEM de gêneros alimentícios para as tropas, munição, armas etc. Com a evolução tecnológica, a logística passou a abranger outros ramos da administração, sendo absorvida pelos civis, porém recebendo a influência e a experiência militares. Após essa evolução gradativa, houve um grande avanço nos processos logísticos e armazenagens, que culminaram mais acentuadamente após a Segunda Guerra Mundial. Nessa ocasião, os EUA experimentam um crescimento rápido devido, em parte, à demanda reprimida dos anos de depressão, valendo-se da posição satisfatória do mercado americano no panorama mundial, cujo objetivo era produzir e vender com lucros altíssimos. Assim sendo, qualquer indício de ineficiência na DISTRIBUIÇÃO e ARMAZENAGEM dos produtos fabricados poderia ser tolerado para que se alcançassem esses lucros. Ao mesmo tempo, do outro lado do mundo o Japão iniciava uma das mais respeitadas evoluções da logística, até hoje reverenciada e referência em todo mundo, diante da determinação do país em se restabelecer econômica e moralmente. 16 A logística, embora já praticada sem tanto destaque, começava a surgir como uma modalidade de grande importância na economia mundial, passando por várias etapas. Entre elas algumas estão descritas a seguir, conforme Kohlm (2013): 1950 – 1970: O Período de Desenvolvimento O período entre o início de 1950 até a década de 1960 representa a época de decolagem para a teoria e a prática da logística. O marketing estava bem estabelecido em muitas instituições educacionais e orientava muitas empresas, entretanto professores de marketing e de administração não estavam totalmente satisfeitos com o que havia sido criado. Em 1954, o professor de marketing Paul Converse observou que as empresas prestavam muito mais atenção na compra e na venda de produtos do que na sua distribuição física. É possível ainda dizer que a logística trato do fluxo contínuo e progressivo de bens ou produtos, tanto físico como de informações, e é responsável por cerca de 80% da vida útil de um produto representado no gráfico seguinte: Fonte: Acervo QualificarES Observamos no gráfico o Tempo de Atravessamento (TA), que consiste no tempo que um produto qualquer leva desde o momento do pedido até a sua entrega a cliente final, sendo uma das variáveis importantes para medir a competitividade da empresa. O almoxarifado se constituía em um depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão- de-obra desqualificada. Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações. O termo almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa “depositar",PORTOPÉDIA(2016). 4 PERFIL DO ALMOXARIFE Para Unova 2018 o perfil do almoxarife é : 17 Observador, concentrado e responsável, o profissional de almoxarifado não deve ser uma pessoa preguiçosa, mas dinâmico e preparado para enfrentar um dia bastante corrido, que depende de bastante atenção para não perder qualquer situação que acontece no almoxarifado. Agilidade e comunicação, também fazem parte do dia a dia do almoxarife. Ele deve ser rápido para fazer todos os processos e atividades e deve ser comunicativo para manter contato com os funcionários e fornecedores, garantindo o bom trabalho dentro do setor. Atento a cada movimento dentro do almoxarifado, o de almoxarife deve ser cuidadoso com todos produtos, sejam internos ou de estoque, para que nada saia do seu controle. Além disso, é preciso que esse profissional conheça as ferramentas, softwares e aplicativos que ajudam a controlar toda movimentação dentro do setor de almoxarifado. 5 O QUE É UM ALMOXARIFADO? Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionada à política geral de estoque da empresa, PORTOPÉDIA(2016). 5.1 Funções do almoxarife Fonte: Freepik.com 18 Realizar o controle, a movimentação e estocagem de matérias primas e produtos; Receber e conferir as notas fiscais de materiais, conferindo a quantidade e qualidade; Identificar produtos por clientes e armazenar o material de acordo com o subgrupo; Controlar a reposição de estoque do almoxarifado; e demais atividades relacionadas ao local de trabalho. Organizar a estocagem dos materiais, de forma a preservar a sua integridade física e condições de uso, de acordo com as características de cada material, bem como para facilitar a sua localização e manuseio. Manter controles dos estoques, através de registros apropriados, anotando todas as entradas e saídas, visando a facilitar a reposição e elaboração dos inventários. Solicitar reposição dos materiais, conforme necessário, de acordo com as normas de manutenção de níveis mínimos de estoque. Elaborar inventário mensal,visando a comparação com os dados dos registros. Separar materiais para devolução, encaminhando a documentação para os procedimentos necessários. Atender as solicitações dos usuários, fornecendo em tempo hábil os materiais e peças solicitadas. Controlar os níveis de estoques, solicitando a compra dos materiais necessários para reposição, conforme política ou procedimentos estabelecidos para cada item. Supervisionar a elaboração do inventário mensal, visando o ajuste de divergências com os registros contábeis. 5.2 Objetivo primordial do almoxarifado Para Portotépia(2016) :é impedir divergências de inventário e perdas de qualquer natureza. O almoxarifado deve assegurar que o material adequado, na quantidade devida, estará no local certo quando necessário, de acordo com as normas adequadas, objetivando resguardar, além da preservação da qualidade, as exatas quantidades. Para cumprir sua finalidade, o almoxarifado deve possuir instalações adequadas, bem como recursos de movimentação e distribuição suficiente a um atendimento rápido e eficiente. 5.3 Eficiência do almoxarifado A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente, conforme PORTOPÉDIA( 2016) : Da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do consequentemente aumento das viagens de ida e volta; Do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas; Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica. 5.4 Principais atribuições do almoxarifado 19 Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; Manter atualizados os registros necessários. Para o site Engenharia projetos e construção os componentes são: controle, recebimento e armazenagem. CONTROLE Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição. O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. RECEBIMENTO As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil. O recebimento compreende quatro fases: 1. fase: Entrada de materiais; 2. fase : Conferência quantitativa; 3. fase : Conferência qualitativa; 4. fase : Regularização ARMAZENAGEM A guarda dos materiais no almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação. Fases ,descrição 1.Fase Verificação das condições de recebimento do material; 20 2.Fase Identificação do material; 3.Fase Guarda na localização adotada; 4.Fase Informação da localização física de guarda ao controle; 5.Fase Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento; 6.Fase Separação para distribuição; DISTRIBUIÇÃO Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas. Documentos utilizados Os seguintes documentos são utilizados no almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho: 1. Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas) : documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento; 2. Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas) : documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado; 3. Comunicação de Irregularidades : documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo; 4. Relatório técnico de inspeção : documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor; 5. Requisição de material : documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado; 6. Devolução de material : documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas além do necessário; 21 6 TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NO ALMOXARIFADO E NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Artigo ou item: designa qualquer material, matéria-prima ou produto acabado que faça parte do estoque. Unidade: identifica a medida, tipo de acondicionamento, característica de apresentação física (caixa, bloco, rolo, folha, litro, galão, resma, vidro, peça, quilograma, metro). Pontos de estocagem: locais aonde os itens em estoque são armazenados e sujeitos ao controle da administração. Estoque (E): conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado à espera de utilização futura e que permite suprir regularmente os usuários, sem causar interrupções às unidades funcionais da organização. Estoque ativo ou normal: é o estoque que sofre flutuações quanto a quantidade, volume, peso e custo em consequência de entradas e saídas. Estoque morto ou inativo: não sofre flutuações, é estático. Estoque empenhado ou reservado: quantidade de determinado item, com utilizações certas, comprometidas previamente e que por alguma razão permanece temporariamente em almoxarifado. Está disponível somente para uma aplicação ou unidade funcional específica. Estoque de recuperação: quantidade de itens constituídas por sobras de retiradas de estoque, salvados (retirados de uso através de desmontagens) etc, sem condições de uso, mas passíveis de aproveitamento após recuperação, podendo vir a integrar o estoque normal ou estoque de materiais recuperados. Após a obtenção de suas condições normais. Estoque de excedentes, obsoletos ou inservíveis: constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inúteis que devem ser eliminados. Constitui um estoque morto. Estoque disponível: é a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso. Estoque teórico: é o resultado da soma do disponível com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento; Estoque mínimo: é a menor quantidade de um artigo ou item que deverá existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergência (falta) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega. Estoques médios, operacionais: é considerado como sendo a metade da quantidade necessária para um determinado período mais o Estoque de Segurança. Estoque máximo (E-máx): é a quantidade necessária de um item para suprir a organização em um período estabelecido mais o estoque de segurança. 22 Estoque de segurança (ES): quantidade de material destinada a evitar a ruptura de estoque ocasionada por dilatação de tempo de ressuprimento (atraso na entrega ou qualidade) ou aumento da demanda em relação ao previsto. Ponto de pedido, limite de chamada ou ponto de ressuprimento (PR): é a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a análise para ressuprimento do item. Tempo de ressuprimento (TR): trata-se do espaço de tempo compreendido entre a data da emissão da requisição de compra do material e aquela em que o material é efetivamente recebido pelo almoxarifado. Intervalo deressuprimento (IR): é o espaço de tempo compreendido entre duas datas consecutivas de ressuprimento. Lote de compra (LC): é a quantidade de material solicitada em cada ressuprimento de estoque. Nível de suprimento (NS): corresponde à quantidade física existente em estoque somada àquela em processo de compra. Ruptura de estoque (RE): situação em que um certo item de material é requisitado ao almoxarifado, sem que haja saldo suficiente em estoque para seu atendimento total (E=0). Ponto de chamada de emergência: é a quantidade que quando atingida requer medida especiais para que não ocorra ruptura no estoque. Normalmente é igual a metade do estoque mínimo. Cadência de Compras (CC): refere-se ao número de ressuprimentos efetuados no período de 12 meses; Demanda (D): é a quantidade consumida ou requisitada de material para uso em um determinado período. Demanda Média Mensal (D): é a quantidade média de material consumida em um certo período. Demanda Anual (Q): refere-se à quantidade de material consumido em um período de 12 meses. Quantidade Pendente de compra (QPC): é a quantidade de material adquirido e ainda não entregue pelo fornecedor. 23 7 ESTOQUE DE SEGURANÇA Fonte: Freepik.com Como vimos na definição da simbologia utilizada no planejamento e controle de estoques, o estoque de segurança (ES) é a quantidade de material destinada a evitar a ruptura de estoque ocasionada por dilatação do tempo de ressuprimento o pelo aumento da demanda. Uma das formas mais usuais de determinação do estoque de segurança (ES) ocorre em função da importância do material, cujo modelo apresentado em seguida leva em consideração o grupo a que pertence o material e o seu tempo de ressuprimento. ES = D x fator de segurança, sendo: D =demanda média mensal Fator de segurança = tabela TR = tempo de ressuprimento TABELA DO FATOR DE SEGURANÇA 24 Fonte: Acervo QualificarES Exemplo: calcular o ES de um item que apresenta demanda média mensal ( D) de 300 peças, com o tempo de ressuprimento estipulado em dois meses para os três grupos: Grupo A (ES) = 300 . 0,67 = 201 peças; Grupo B (ES) = 300 . 1,0 = 300 peças; Grupo C (ES) = 300 . 2, = 600 peças. 8 INVENTÁRIOS Fonte: Freepik.com Segundo Castiglioni (2009) por sua vez afirma que o inventário físico se refere a contagem de materiais de um determinado grupo ou também todos os outros itens em estoque para confronto com a contabilidade. Ele tem dois objetivos específicos, sendo o levantamento real da situação do estoque para ser levado ao balanço da empresa e uma auditoria da situação do estoque e procedimentos desenvolvidos no armazém. 25 Os benefícios dos inventários é a verificação de eventuais desvios no controle - estoques de peças rejeitadas, cujos controles não são lançados por alguma falha. Inventário rotativo ou inventario cíclico é um processo de recontagem física continua das matérias em estoque, programando de modo que os materiais sejam contados a uma frequência pré-determinada (semanal ou diária), organizada em ciclos e períodos, que são dimensionados em função das quantidades e das categorias dos materiais envolvidos. Castiglioni (2009) define o inventario cíclico que é a execução do inventario em períodos de tempo definidos para grupos de itens escolhidos de forma aleatória, de modo que, ao final de certo período, todos os tipos de itens estocados seja inventariado. Visando a distribuir as contagens ao longo do ano, concentrando cada contagem em menor quantidade de itens, reduz a duração unitária da operação e das melhores condições de análise das causas de ajustes, visando ao melhor controle. Abrangem através de contagens programadas todos os itens de várias categorias de estoque e matéria prima, embalagens, suprimentos, produtos em processos e produtos acabados. (DIAS, 2010 p.206). Segundo Dias (2010) A empresa deve efetuar periodicamente as contagens físicas de seus itens de estoques. As diversas técnicas de controle de estoques apresentadas, podem ser aplicadas a qualquer item do estoque e cada item será controlado com base na mesma disponibilidade desejada e será acompanhado constante periodicamente. (Ching, 2010 p.31). Para assim avaliar se existe algum erro entre o estoque físico e o estoque contábil. E também outro tipo de inventário é o perpétuo. O controle permanente do estoque da loja é mantido por meio da leitura por códigos de barra nas saídas das mercadorias nos check out e do recebimento eletrônico. A quantidade exata de cada produto na loja é possível em tempo real para se obter a exatidão total dessa informação, que pode ser alterada por roubos e erros manuais, as lojas têm feito periodicamente contagens físicas de estoque. (Ching, 2010 p62). O estoque normalmente se configura como um dos maiores itens do ativo do balanço e, sendo constituído de grande variedade de itens, diversificados quanto à sua natureza e tamanho, exigirá muito trabalho, demandando boa organização e grande atenção para o bom êxito do serviço. Nesse sentido, Franco e Marra (2001), considerando que cabe ao auditor observar o desenvolvimento do inventário físico, ressalta os principais pontos a merecer atenção nesta fase, a saber: Estabelecer horário para realização do inventário. Estabelecer que haja arrumação adequada dos estoques. Definir quantas contagens serão necessárias. Realizar antecipadamente um pré-inventário, em alguns setores, quando possível. Determinar que os produtos acabados sejam os primeiros a serem inventariados. Determinar que seja efetuada com antecedência a indicação quanto aos itens com pouca movimentação ou 26 obsoletos. Determinar quais os critérios de contagem. Determinar que as fichas de controle dos estoques fiquem sob custódia do responsável pelo setor e sejam liberadas somente quando do final do inventário. Determinar que a liberação das áreas seja efetuada em conjunto por: responsável pelo setor, coordenador do inventário e auditoria. Indicar pessoa exclusiva para ser responsável pelos serviços de "corte" de documentação, isto é, entradas, saídas, requisições, ordens de produção e etiquetas. Estipular a paralisação da produção e de setores do almoxarifado. Determinar que no controle das etiquetas de inventário seja elaborado um quadro de distribuição, que identifique as emitidas, canceladas e rasuradas. Na ocorrência de etiquetas rasuradas, sejam estas canceladas, emitindo-as outras. Para conseguir resultados satisfatórios, deve haver planejamento minucioso consistente de reuniões prévias, com designações de tarefas, escolha de pessoal qualificado, inclusive os materiais a serem usados no inventário, como etiquetas, papéis, impressos, etc. O planejamento consiste em um processo simples de desenvolver, mas de fundamental importância, constando de organograma, cronograma e fluxograma. A importância da verificação dos inventários nos trabalhos de auditoria é fundamental. Dada a sua importância, nas últimas décadas economistas, empresários e contadores têm se tornado cada vez mais conscientes dos impactos que as alterações nos estoques podem produzir para a organização. Algumas das razões para esse despertar são as constantes pressões competitivas sobre os preços e lucros. O organograma retrata a forma organizacional de como será feito o inventário. Fonte: Acervo Qualificar ES Fonte: Freepik.com O cronograma é a descrição gráfica das etapas que devem ser obedecidas para execução do inventário. O fluxograma é a descrição 27 gráfica das fases do processo de contagem e estabelecimento do inventário. 28 Fonte: Acervo QualificarES Modelo de ficha de controle 29 Fonte: Acervo Qualificar ES Exemplo dos passos a serem seguidos: A equipe da primeira contagem, usando caneta azul, efetua o levantamento e anota na parte1, destaca e entrega à auditoria. Após isso entra em campo a equipe da segunda contagem com caneta preta e efetua o mesmo procedimento, anota na parte 2, destaca e entrega à auditoria. A auditoria confronta os resultados. Se os números coincidirem, a auditoria envia para digitação a segunda parte, que somente processa os dados que estiverem anotados com a caneta de cor preta. Se não coincidirem, a própria equipe de auditoria efetua a contagem com caneta vermelha e encaminha para digitação. 9 ORGANIZAÇÃO DO ALMOXARIFADO O organograma funcional do almoxarifado está demonstrado na figura abaixo: 30 Fonte: Acervo Qualificar ES Analisando o organograma funcional de um almoxarifado podemos ver que as principais funções são: Recebimento; Armazenagem; Distribuição. Distribuída nas funções, conforme abaixo: Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa; Entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa; Manter atualizados os registros necessários. Controle Embora não haja na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual sejam o recebimento, armazenagem e distribuição. Ainda para Portopédia (2016)o controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. Distribuição 31 Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas. Documentos utilizados Os seguintes documentos são utilizados no almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho, conforme Portopédia (2016): Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas): documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento; Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas): documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado; Comunicação de Irregularidades: documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo; Relatório técnico de inspeção: documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor; Requisição de material: documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado; Devolução de material: documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de materiais porventura requisitados além do necessário. Recebimento As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil, (Portopédia, 2016). Conceituação Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa. As atribuições básicas do recebimento são: Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais; Analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada; Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; Proceder à conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; Proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso; Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao 32 fornecedor; Liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado. A análise do fluxo de recebimento de materiais, permite dividir a função em quatro fases: 1ª fase - entrada de materiais; 2ª fase - conferência quantitativa; 3ª fase - conferência qualitativa; 4ª fase – regularização. FASE - Entrada de Materiais: A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de recebimento e tem os seguintes objetivos, conforme o site Engenharia Projetos e Construção: A recepção dos veículos transportadores; A triagem da documentação suporte do recebimento; Constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa; Constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual; Constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal; Cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento; O encaminhamento desses veículos para a descarga. As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada. As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar à recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1ª via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados. Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao almoxarifado. Para efeito de descarga do material no almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é necessária à utilização de equipamentos especiais, quais sejam: paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes. 33 Fonte: Freepik.com O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento do material compreende a atualização dos seguintes sistemas: Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques: dados necessários à entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle; Sistema de Contas a pagar: dados referentes à liberação de pendências com fornecedores, dados necessários à atualização da posição de fornecedores; Sistema de Compras: dados necessários à atualização de saldos e baixa dos processos de compras. FASE – Conferência Quantitativa Para Portopédia (2016)é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na nota fiscal corresponde efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como "contagem cega" é aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posterior por meio do regularizador que analisa as distorções e providencia a recontagem. Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes métodos: Manual: para o caso de pequenas quantidades; Por meio de cálculos: para o caso que envolve embalagens padronizadas com grandes quantidades; Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos, porcas, arruelas; Pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feitaatravés 34 de balanças rodoviárias ou ferroviárias; Medição: em geral as medições são feitas por meio de trenas. FASE – Conferência Qualitativa Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na autorização de fornecimento com as consignadas na nota fiscal pelo fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens: Características dimensionais; Características específicas; Restrições de especificação. 10 MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS São selecionadas a depender do tipo de material que se está adquirindo, quais sejam: Acompanhamento durante a fabricação: torna-se conveniente acompanhar, no próprio local, todas as fases de produção, por questão de segurança operacional; Inspeção do produto acabado no fornecedor: por interesse do comprador, a inspeção do P. A. será feita em cada fornecedor; Inspeção por ocasião do fornecimento: a inspeção será feita pôr ocasião dos respectivos recebimentos. Documentos utilizados no processo de inspeção: Especificação de compra do material e alternativas aprovadas; Desenhos e catálogos técnicos; Padrão de inspeção, instrumento que norteia os parâmetros que o inspetor deve seguir para auxiliá-lo a decidir pela recusa ou aceitação do material. Seleção do tipo de inspeção: A depender da quantidade, a inspeção pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos estatísticos são eles: Análise visual: verificar o acabamento do material, possíveis defeitos, danos à pintura, amassamentos. Análise dimensional: verificar as dimensões dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura, diâmetros. Testes não destrutivos: de ultrassom, radiografia, líquido penetrante, dureza, rugosidade, hidráulicos, pneumáticos também podem ser realizados a depender do tipo de material. Os ensaios específicos para materiais mecânicos e elétricos comprovam a qualidade, a resistência mecânica, o balanceamento e o desempenho de materiais e/ou equipamentos. REGULARIZAÇÃO 35 Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades conferidas versus faturadas. O processo de regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações: Liberação de pagamento ao fornecedor (material recebido sem ressalvas); Liberação parcial de pagamento ao fornecedor; Devolução de material ao fornecedor; Reclamação de falta ao fornecedor; Entrada do material no estoque. Documentos envolvidos na regularização: Os procedimentos de regularização, visando à confrontação dos dados, objetivando recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos: Nota Fiscal; Conhecimento de transporte rodoviário de carga; Documento de contagem efetuada; Relatório técnico da inspeção; Especificação de compra; Catálogos técnicos; Desenhos. Devolução ao fornecedor O material em excesso ou com defeito será devolvido ao fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora. ARMAZENAGEM A guarda dos materiais no almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação. Descrição das fases para armazenagem, de acordo por Portopédia (2016): 1ª FASE: Verificação das condições de recebimento do material; 2ª FASE: Identificação do material; 3ª FASE: Guarda na localização adotada; 4ª FASE: Informação da localização física de guarda ao controle; 5ª FASE: Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento; 36 6ª FASE: Separação para distribuição. A correta utilização do espaço disponível demanda estudo exaustivo das cargas a armazenar, dos níveis de armazenamento, das estruturas para armazenagem e dos meios mecânicos a utilizar. Indica-se a real ocupação do espaço por meio do indicador "taxa de ocupação volumétrica", que leva em consideração o espaço disponível versus o espaço ocupado. Para entendermos plenamente a utilização do espaço vertical, há que se analisar a utilidade de pallets para a movimentação, manuseio e armazenagem de materiais. A paletização vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulação rápida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A paletização tem como objetivo realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades. Ao pallet é atribuído o aumento da capacidade de estocagem, economia de mão-de- obra, tempo e redução de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets já proporcionaram a muitas empresas economia de até 80 % do capital despendido com o sistema de transporte interno. Inicialmente os pallets eram empregados na manipulação interna de armazéns e depósitos e hoje acompanham a carga, da linha de produção à estocagem, embarque e distribuição. Em razão da padronização das medidas do pallet pelos países como Estados Unidos e Inglaterra, eles passaram a serem utilizados através dos continentes em caminhões, vagões ferroviários e embarcações marítimas. 11 O QUE É UM PALLET? Fonte: Freepik.com 37 Trata-se de uma plataforma disposta horizontalmente para carregamento, constituída de vigas, blocos ou uma simples face sobre os apoios, cuja altura é compatível com a introdução dos garfos da empilhadeira, e que permite o agrupamento de materiais, possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentação e o transporte num único carregamento. Os pallets são plataformas, nas quais as mercadorias são empilhadas, servindo para unitizar, ou seja, transformar a carga numa única unidade de movimentação. 11.1 Vantagens da utilização de pallets Melhor aproveitamento do espaço disponível para armazenamento, utilizando-se totalmente do espaço vertical disponível, por meio do empilhamento máximo; Economia nos custos de manuseio de materiais, por meio da redução do custo da mão-de-obra e do tempo necessário para as operações braçais; Possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da carga unitária, formando uma só embalagem individual; Compatibilidade com todos os meios de transporte (marítimo, terrestre, aéreo); Facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis aos equipamentos de manuseio de materiais; Permite a disposição uniforme de materiais, o que concorre para a desobstrução dos corredores do armazém e dos pátios de descarga; Os pallets podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem. 12 EMBALAGENS Fonte: Freepik.com 38 Para Etec Horácio, a embalagem é parte significativa do sistema armazenamento e tem a responsabilidade de minimizar o custo de entrega e impulsionar positivamente as vendas, pois agrega valor de diversas maneiras, oferecendo proteção, utilidade e comunicação, além de manter a condição de um produto durante o sistema de recebimento, armazenagem e distribuição. A embalagem se tornou item fundamental na vida de qualquer pessoa e, principalmente, nas atividades de qualquer empresa. O desenvolvimento da embalagem acompanhou o desenvolvimento humano. Da necessidade inicial de o homem armazena água e alimentos em algum recipiente, visando à sobrevivência própria, até o início das atividades comerciais e disseminação do uso das embalagens. Atualmente estão em todos os produtos, com formas e funções variadas, semprecom a evolução das tecnologias utilizadas, que as tornam cada vez mais eficientes e estratégicas. Para a logística a embalagem é item de fundamental importância, possui relacionamento em todas as áreas e é essencial para atingir o objetivo logístico de disponibilizar as mercadorias no tempo certo, nas condições adequadas, ao menor custo possível, principalmente na distribuição internacional. A proteção do produto é uma importante função da embalagem, porque o dano em trânsito pode destruir o valor que foi agregado ao produto. O tipo de proteção que uma embalagem pode oferecer depende, evidentemente, do valor do produto, bem como de suas características físicas e dos riscos inerentes no sistema logístico. 12.1Conceito e classificação Dependendo do foco sob o qual é analisado, o conceito de embalagem pode variar. Para um profissional da área de distribuição, por exemplo, a embalagem pode ser classificada como uma forma de proteger o produto durante sua movimentação, enquanto para um profissional de marketing ela é muito mais uma forma de apresentar o produto, visando atrair os clientes e aumentar as vendas, do que uma maneira de protegê-lo. A embalagem tem como função principal proteger a mercadoria durante as atividades de logística e de exposição ao consumidor, como meio de aumentar as vendas, sem deixar de considerar os custos envolvidos na produção e no transporte de mercadorias. É classifica, de acordo com as funções, em primária, secundária, terciária, quaternária e de quinto nível, como vemos a seguir: Primária: embalagem que está em contato com o produto, que o contém. Exemplo: vidro de maionese, caixa de leite, lata de leite condensado. Secundária: protege a embalagem primária. Exemplo: o fundo de papelão, com unidade de caixa de leite envolvidas em plástico. É geralmente a unidade de venda no varejo. 39 Terciária: trata-se das caixas de madeiras, papelão, plástico. Quaternária: facilita a movimentação e a armazenagem, qualquer tipo de contentor. Exemplo: contêiner. Embalagem de quinto nível: confinada ou especial para envio a longa distância. 13 LAYOUT Fonte: Freepik.com Layout é o arranjo físico nos espaços existentes nas organizações. Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um almoxarifado, de forma que se possam obter as seguintes condições: Máxima utilização do espaço; Efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão de obra e equipamentos); Pronto acesso a todos os itens; Máxima proteção aos itens estocados; Boa organização; Satisfação das necessidades dos clientes. No projeto de um almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos: Itens a serem estocados (itens de grande circulação, grande peso e volume); Corredores (facilidades de acesso); Portas de acesso(altura, largura); Prateleiras e estruturas (altura x peso); Piso (resistência). Um dos pontos mais importantes em um almoxarifado é seu espaço, pois é ele que determina, na verdade, toda a estratégia de compra, de estocagem e de distribuição. 40 O espaço de um almoxarifado deve ser planejado e estabelecido para que se possa tirar o máximo proveito de sua área total e para Junior(2016) se faz necessário: Frequência – é o número de vezes que um item é solicitado ou comprado em um determinado período; Quantidade a pedir – é a quantidade de um item que deverá ser fornecida ou comprada; Tempo de tramitação interna – é o tempo que um documento leva, desde o momento em que é emitido até o momento em que a compra é formalizada; Prazo de entrega – tempo decorrido da data da formalização do contrato bilateral de compra até a data de recebimento da mercadoria; Tempo de reposição, ressuprimento – tempo decorrido desde a emissão do documento de compra (requisição) até o recebimento da mercadoria; Requisição ou pedido de compra – o documento interno que desencadeia o processo de compra; Coleta ou cotação de preços – documento emitido pela unidade de compras, solicitando ao fornecedor proposta de fornecimento. Esta coleta deverá conter as especificações que identifiquem individualmente cada item; Proposta de fornecimento – Documento no qual o fornecedor explicita as condições nas quais se propõe a atender (preço, prazo de entrega, condições de pagamento etc); Mapa comparativo de preços – documento que serve para confrontar condições de fornecimento e decidir sobre a mais viável; Custo fixo – é o custo que independente das quantidades estocadas ou compradas (mão-de-obra, despesas administrativas, de manutenção etc); Custo variável – existe em função das variações de quantidade e de despesas operacionais; Custo de manutenção de estoque, posse ou armazenagem – São os custos decorrentes da existência do item ou artigo no estoque. Varia em função do número de vezes ou da quantidade comprada; Custo de obtenção de estoques, pedido ou aquisição – é constituído pela somatória de todas as despesas efetivas realizadas no processamento de uma compra. Varia em função do número de pedidos emitidos ou das quantidades compradas. Custo total – é o resultado da soma do custo fixo com custo de posse e o custo de aquisição; Custo ideal – é aquele obtido no ponto de encontro ou interseção das curvas dos custos de posse e de aquisição. Representa o menor valor do custo total. Para Júnior(2017)o espaço vertical deve ser utilizado ao máximo, fazendo-se uso de prateleiras ou através do empilhamento dos materiais. No entanto, alguns pontos básicos devem ser considerados: 41 1. A resistência dos materiais que sofrerão empilhamento. 2. O equipamento disponível para a execução de um empilhamento seguro. 3. A resistência dos pisos e do pavimento. Usar espaço vertical sem critério pode ocasionar muitos transtornos, deixando de ser uma solução para torna-se um problema. 14 CRITÉRIOS DE ARMAZENAGEM Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem às regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no almoxarifado. Por essa razão, devem-se analisar, em conjunto, os parâmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais, de acordo com o site Engenharia Projetos e Construção: Armazenagem por tamanho: esse critério permite bom aproveitamento do espaço; Armazenamento por frequência: esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior frequência de movimento; Armazenagem especial, onde se destacam: Os ambientes climatizados; Os produtos inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança; Os produtos perecíveis Armazenagem em área externa: devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e “containers”, peças fundidas e chapas metálicas. Coberturas alternativas: não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo. Independentemente do critério ou método de armazenamento adotado é oportuno observar as indicações contidas nas embalagens em geral. Localização de materiais 42 Fonte: Freepik.com O objetivo de um sistema de localização de materiais é estabelecer os meios necessários à perfeita identificação da localização dos materiais. Normalmente é utilizada uma simbologia (codificação) alfanumérica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado, facilitando as operações de movimentação e estocagem.O almoxarife é o responsável pelo sistema de localização de materiais e deverá possuir um esquema do depósito com o arranjo físico dos espaços disponíveis por área de estocagem, Dias (2010) . Sistemas de endereçamento ou localização dos estoques Existem dois métodos básicos: o sistema de endereços fixos e o sistema de endereços variáveis. Sistema de endereçamento fixo Nesse sistema existe uma localização específica para cada produto. Caso não haja muitos produtos armazenados, nenhum tipo de codificação formal será necessário. Caso a linha de produtos seja grande, deverá ser utilizado um código alfanumérico, que visa à minimização do tempo de localização dos materiais. Sistema de endereçamento variável: Nesse sistema não existem locais fixos de armazenagem, a não ser para itens de estocagem especial. Os materiais vão ocupar os locais disponíveis dentro do depósito. O inconveniente desse sistema é o perfeito controle que se deve ter da situação, para que não se corra o risco de possuir material perdido em estoque, que somente será 43 descoberto ao acaso ou durante o inventário. Esse controle deverá ser feito por duas fichas, uma ficha para controle do saldo por item e a outra para controle do saldo por local de estoque. Apesar de o sistema de endereços variáveis possibilitarem melhor utilização do espaço, este pode resultar em maiores percursos para montar um pedido, pois um único item pode estar localizado em diversos pontos .Esse método é mais popular em sistemas de manuseio e armazenagem automatizados, que exigem um mínimo de mão-de-obra. 15 CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS De acordo com Júnior(2017)um sistema de classificação e codificação de materiais é fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização correta do almoxarifado. Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisição, propriedades e sequência de aquisição. Por exemplo, com a codificação do bem passamos a ter, além das informações acima mencionadas, um registro que nos informará todo o seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição. Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material. A tecnologia de computadores está revolucionando a identificação de materiais e acelerando o seu manuseio. A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados. A classificação dos itens é composta de diversas etapas, quais sejam: catalogação, simplificação, especificação, normalização e padronização rumo à codificação de todos os materiais que compõem o estoque da empresa. Vejamos melhor a conceituação de “classificação”, definindo melhor cada uma dessas etapas, conforme Júnior (2017): Catalogação Significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles. 44 Vantagens da catalogação: A catalogação proporciona uma ideia geral da coleção; Facilita a consulta por parte dos usuários; Facilita a aquisição de materiais; Possibilita a conferência; Evita duplicidade de codificação. Simplificação Significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas. Especificação Significa a descrição detalhada de um item, como suas medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificação de um item, menos dúvida se terá a respeito de sua composição e característica, mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento. Normalização Essa palavra deriva de normas, que são as prescrições sobre o uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações. Padronização Significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e formatos para os materiais, de modo que não existam muitas variações entre eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque. Vantagens da padronização: Possibilita a simplificação de materiais; Facilita o processo de normalização de materiais; Aumenta poder de negociação; Reduz custos de aquisição e controle; Reduz possibilidade de erros na especificação; Facilita a manutenção; Possibilita melhor programação de compras; Permite reutilização e permutabilidade. Assim a catalogação, a simplificação, a especificação, a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. A partir da classificação, podem-se codificar os materiais. Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação 45 obtida do material. A tecnologia de computadores está revolucionando a identificação de materiais e acelerando o seu manuseio. A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados. Estruturas metálicas para armazenagem Fatores que influenciam na escolha das estruturas metálicas para armazenagem conforme JÚNIOR(2017): Tipo de material (peso e volume); Equipamentos utilizados para a movimentação (empilhadeiras); Largura mínima dos corredores; Níveis de armazenagem (altura máxima para empilhamento). Tipos de estrutura metálica para armazenagem Estrutura leve em prateleira de bandeja: adequadas para materiais leves; Estrutura porta-palete: as prateleiras são substituídas por um par de vigas que se encaixam nas colunas, com possibilidade de regulagem da altura. Os pallets são retirados por empilhadeiras que se movimentam nos corredores. 16 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS Fonte: Freepik.com 46 Conforme Júnior (2017)dependendo do tipo de empresa, do tipo de produto ou serviço, do sistema de produção utilizado e de outras características, a movimentação de materiais pode atingir um custo de 15 a 70 % do custo total da produção. O estudo da movimentação de materiais deve levar em consideração todas as características do processo produtivo, já que faz parte inerente dele. Dá-se o nome de movimentação de materiais a todo o fluxo de materiais dentro da empresa. A movimentação de materiais é uma atividade indispensável a qualquer sistema de produção e visa não somente o abastecimento das seções produtivas, mas também a garantia da sequência do processo de produção entre as seções envolvidas. A movimentação pode ser horizontal ou vertical. É horizontal quando a movimentação se dá em um espaço plano e em um mesmo nível. É vertical quando a empresa
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