Ciclo Vital dos Documentos e Funções Arquivísticas

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Aula 02
DETRAN-DF (Técnico em Atividades de
Trânsito) Arquivologia - 2022 (Pós-Edital)
Autor:
Ricardo Campanario
18 de Setembro de 2022
Ricardo Campanario
Aula 02
Índice
..............................................................................................................................................................................................1) Ciclo Vital dos Documentos - AULA SIMPLIFICADA 3
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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS & FUNÇÕES 
ARQUIVÍSTICAS 
Ciclo Vital dos Documentos e Teoria das 3 Idades 
Introdução 
Bom, começamos essa aula provavelmente com o tema mais importante a ser estudado em 
Arquivologia. 
 É muito pouco provável que não caia nenhuma pergunta sobre este tema em sua prova, portanto 
prepare-se, pois o assunto é importante. O lado bom é que ele é bastante intuitivo. Entendendo as principais 
características de cada um dos ciclos/idades que vamos estudar agora, você será capaz de deduzir muitas 
respostas e marcar preciosos pontos em sua prova 
 
Teoria das 3 Idades 
A Teoria das 3 Idades é bastante conhecida também por Ciclo Vital dos documentos ou Ciclo de Vida 
dos documentos. 
Essas três fases são distintas e complementares, embora tenham bastante relação entre elas, assim 
como vemos em todo o estudo da Arquivologia. Cada uma dessas fases é caracterizada por intervalos de 
tempo e pelos tipos de uso que são dados aos documentos em cada uma dessas idades ou fases. 
Você vai notar ainda que a metodologia que é utilizada na organização dos documentos também 
depende muito da fase em que ele se encontra no chamado ciclo vital, tendo em vista que a frequência de 
uso e o público alvo são distintos. Isso também tem bastante relação com as funções arquivísticas, que 
veremos mais adiante. 
Para aquecermos os motores podemos ver algumas definições que são dadas à Teoria das 3 Idades. 
Vamos começar com a que temos no DBTA: 
Para o DBTA a Teoria das 3 Idades é a teoria segundo a qual os arquivos são "considerados 
arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso 
por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário". 
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O próprio DBTA define ainda Ciclo Vital dos documentos: 
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda 
permanente ou eliminação. 
Veja que as definições estão entrelaçadas. E a esta altura já temos conceitos importantes e que têm 
relação com muito do que já estudamos. 
Primeiro a frequência de uso. Note que a divisão se baseia na frequência com que os arquivos são 
requisitados para uso e consulta. Você verá que quanto maior a frequência de uso, mais perto esse 
documento precisa estar de seus potenciais usuários. Isso é crítico para definir qual sua idade documental. 
Outro conceito que já vimos: identificação do valor do documento. Se estivermos falando de valor 
primário, esse documento terá certamente uma frequência de uso maior do que os documentos de valor 
secundário e, portanto, deverá fazer parte de uma idade documental específica. Atenção, pois, muitas vezes 
as bancas usam outras denominações para o valor primário como valor administrativo, valor imediato (ao 
contrário do mediato, que é o valor permanente) e até mesmo valor eventual. 
Se você não se lembra, relembre abaixo as definições de valores pois isso também cai muito em 
prova: 
Valores Primários – são atribuídos a um documento em função do interesse que possa ter 
para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, 
e seu valor legal e fiscal. 
Valores Secundários – valores atribuídos a um documento em função do interesse que 
possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para 
fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. 
Bem, vejamos agora as definições atribuídas pela Lei Nacional de Arquivos, a Lei 8.159/1991 que, em 
seu artigo 8o, aborda exatamente o que estamos estudando: 
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e 
permanentes. 
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem 
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. 
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente 
nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente. 
§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, 
probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. 
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Legal. Note que, ao contrário do que acontece algumas vezes quando contrastamos o entendimento 
de fontes diferentes, desta vez as definições são bastante parecidas e bastam para que possamos nos 
aprofundar no assunto. 
A Lei 8.159/91 fala novamente em frequência de uso (consultas) e no valor do documento, 
especialmente aqueles considerados "permanentes", aos quais a legislação atribui valor histórico, probatório 
e informativo. 
Dentro desse contexto portanto, considerando a Teoria das 3 Idades, podemos dividir os arquivos 
em três grandes grupos (definidos por Jean-Jacques Valette em 1973): arquivos correntes, arquivos 
intermediários e arquivos permanentes. 
ARQUIVO CORRENTE 
É o arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo documental. Os arquivos Correntes são 
compostos pelos conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto 
de consultas frequentes. Todos os documentos de arquivo passam necessariamente pelo arquivo Corrente. 
Devem sempre permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois existem em função do 
cumprimento de sua finalidade administrativa. Possuem valor primário e sua consulta é restrita ao produtor. 
Essa é a primeira fase do ciclo de vida dos documentos. 
Lembre-se sempre que os documentos de arquivo Corrente podem ser transferidos para o arquivo 
Intermediário (o termo correto é TRANSFERIDO!), recolhidos ao arquivo Permanente (agora o termo correto 
é RECOLHIDO!), ou eliminados, caso não sejam mais necessários. 
Veja a definição do DBTA para arquivo Corrente: 
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de 
consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 
Esse é o arquivo da segunda idade ou o que representa a segunda fase do ciclo de vida dos 
documentos ou ciclo vital. São os conjuntos documentais que, não sendo mais de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de ordem administrativa, legal ou financeira, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente, exatamente como diz a Lei 8.159/91. 
Esses arquivos não precisam ficar próximos aos setores de trabalho, pois têm uso menos frequente 
que os arquivos correntes. De qualquer forma ainda possuem valor primário, podendo ser requisitados para 
uso imediato. 
Derivam da transferência de documentos que estavam no arquivo corrente e sua consulta é restrita 
ao produtor ou a quem ele autorizar. Após o cumprimento do prazo de guarda, os documentos de arquivo 
que estão no arquivo Intermediário podem ser recolhidos para o arquivo Permanente ou eliminados, caso 
não possuam valor de guarda permanente. 
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Os arquivos intermediários são transitórios e, também, são conhecidos como “limbo”, "pré-arquivo" 
ou “purgatório”. 
Veja agora a definição do DBTApara arquivo Intermediário: 
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que 
aguarda destinação. Também chamado pré-arquivo. 
ARQUIVO PERMANENTE 
Por fim temos a terceira e última fase do ciclo vital de documentos. São os arquivos Permanentes. 
Estes são oriundos dos arquivos Corrente ou Intermediário compostos pelos conjuntos de documentos de 
valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados pela instituição. 
 Quando o documento chega à fase Permanente, deve ser arquivado de forma definitiva e jamais 
poderá ser eliminado. 
Nesta fase do ciclo vital o arquivo e seus documentos passam a interessar mais aos pesquisadores 
(fins científicos, sociais e culturais) do que aos produtores. Sendo assim os arquivos Permanentes devem 
situar-se em lugares acessíveis e dotados de salas de pesquisas para atender ao público como centros 
culturais, de informação, Universidades, etc. Considerando que a consulta é liberada ao público 
(especialmente no caso de arquivos públicos), é importante também que possuam salas de consulta 
adequadas. 
Vamos, por fim, a definição do DBTA para arquivo Permanente: 
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. 
Também chamado arquivo histórico. 
Vale lembrar também que a Lei 8.159/91 faz mais uma menção aos arquivos Permanentes em seu 
artigo 10o. Vejamos: 
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
Você lembra desses conceitos? Se não lembra vou refrescar sua memória. Os arquivos Permanentes, 
justamente porque têm valor histórico, probatório e informativo não podem ser alienados, ou seja, não 
podem ser vendidos, doados, trocados, etc. e, além disso, são imprescritíveis, ou seja, essa condição não 
prescreve nunca, permanecendo pelo resto da vida. 
Vamos tentar agrupar tudo em uma tabela para facilitar a comparação e a compreensão: 
 
 
 
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Arquivo 
Corrente 
Arquivo 
Intermediário 
Arquivo 
Permanente 
FASE / IDADE Primeira fase do ciclo de 
vida ou primeira idade 
Segunda fase do ciclo de 
vida ou segunda idade 
Terceira fase do ciclo de 
vida ou terceira idade 
FREQUÊNCIA DE 
USO 
Muito frequente Menos frequente Pouco frequente, raro 
LOCAL DE 
GUARDA 
Próximo ao usuário Um pouco mais distante 
do usuário 
De fácil acesso ao público 
ACESSO Restrito ao produtor Restrito ao produtor ou 
quem for autorizado por 
ele 
Público geral 
 
RELEVÂNCIA Essencial para a 
administração 
Importante para a 
administração 
Importante para a 
sociedade 
VALOR Primário - legal e fiscal Primário - legal e fiscal Secundário - histórico, 
probatório e informativo 
FINS Administrativos Administrativos 
 
Científicos, sociais e 
culturais. Diferentes dos 
fins para os quais foi 
produzido. 
Além desse quadro com as principais características de cada uma das fases / idades do Ciclo Vital dos 
documentos, é importante termos também organizados em um só lugar todos os nomes que são usados 
para cada um desses estágios. Veja a seguir: 
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* Atenção pois não se usa mais a denominação "Arquivo Morto" para arquivos Permanentes! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
• Arquivo de Primeira Idade
• 1a fase do ciclo vital
• Arquivo Ativo
• Arquivo de Gestão
• Arquivo de Movimento
ARQUIVO CORRENTE
• Arquivo de Segunda Idade
• 2a fase do ciclo vital
• Arquivo Semiativo
• Pré-arquivo
• Limbo
• Purgatório
• Arquivo Temporário
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
• Arquivo de Terceira Idade
• 3a fase do ciclo vital
• Arquivo Inativo
• Arquivo Histórico
ARQUIVO PERMANENTE*
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Funções Arquivísticas 
Introdução e definição 
As funções arquivísticas são objeto de pesquisa desde os anos 90 e podem ser consideradas uma 
tipologia de pesquisa em arquivística. Mas o que será isso? Nada mais é do que um dos campos em que a 
arquivística pode ser fragmentada para ser estudada. 
Segundo a arquivologista Barbara Craig, a arquivística possui três grandes domínios: a história da 
disciplina, as tecnologias e as funções arquivísticas, que é o que nos interessa nesse momento. 
Interessante notar que essa percepção varia entre os estudiosos do tema. 
Para Gagnon Arguin, por exemplo, temos 7 campos diferentes de pesquisa: os princípios e conceitos, 
o objeto e a finalidade, o papel social do arquivista, a situação da disciplina no campo dos conhecimentos, a 
gestão do serviço de arquivos, as tecnologias e, finalmente, as funções arquivísticas. 
Já para Couture, Martineau e Ducharme, são nove os campos de investigação: objeto e finalidade da 
arquivística, arquivos e sociedade, história dos arquivos e da arquivística, gestão de programas e dos serviços 
de arquivos, tecnologias, suportes e tipos de arquivos, meio profissional dos arquivos, problemas 
particulares relativos aos arquivos e - o nosso foco hoje - as funções arquivísticas. 
Dessa forma, o que para nós é mais importante é que se nota que as funções arquivísticas são 
consideradas há algumas décadas um campo relevante de estudos na arquivística, mesmo que não haja uma 
unanimidade entre os acadêmicos em relação ao número final de campos e abordagens de estudo. 
Ainda no campo de introdução e de definição do tema de nosso estudo, e voltando os olhos para o 
Brasil, segundo uma de nossas maiores estudiosas do tema, Heloísa Bellotto, as Funções Arquivísticas 
atravessam todo o ciclo vital da documentação e todas as suas três idades, estando diretamente ligadas a 
cada uma das fases (veremos em detalhes a qual fase se aplica cada uma das funções que estudaremos). 
Ainda segundo ela "a função arquivística é hoje considerada um todo indivisível, ao 
contrário da conceituação obsoleta de tomar-se, de um lado, a administração de 
documentos e, de outro, o arranjo e a descrição de fundos como atividades estanques e 
desvinculadas uma da outra. Há toda uma gama de tarefas sucessivas que cabe ao 
arquivista desempenhar ao longo de três fases bem definidas: o controle dos arquivos em 
formação, a destinação e a custódia definitiva". 
Para nosso curso, vamos adotar a abordagem de Rosseau e Couture (é a mais cobrada em provas), 
extraída do livro "Os Fundamentos da Disciplina Arquivística, 1998", no qual listam sete funções arquivísticas 
que são hoje pacificamente aceitas pela comunidade da arquivística e que estudaremos a seguir. São elas: 
criação / produção, classificação, avaliação, descrição, aquisição, difusão e preservação. 
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Criação / Produção 
Iniciando o estudo detalhado de cada uma das funções arquivísticas, temos a Criação ou Produção, 
como primeira a ser abordada. 
De acordo com Couture, esta função possui como principal objetivo o controle da criação de 
documentos e informações. Esse controle, quando bem executado (incluindo aí a gestão de fluxos e 
formulários, criação de modelos e análise da necessidade da criação de determinados documentos), tem 
como consequência o aumento da eficiência administrativa, considerando que diminui ou impede a 
duplicidade de informação e a criação desordenada de documentos. 
Lembra-se de quando estudamos o tema "Documentos Modernos" e falávamos do crescimento 
exponencial do volume documental produzido no período pós-guerra, especialmente alavancado pelos 
avanços populacional e tecnológico? 
Então. É justamente desse ponto que voltamos a falar agora. A função arquivística da 
criação/produção é crítica para evitar esse crescimentodesordenado e insustentável do volume documental 
gerado por governos, organizações ou mesmo pessoas. 
Ainda segundo Couture, essa função possui a vantagem de racionalizar a produção, fazendo com que 
informações desnecessárias não sejam registradas na forma de documentos. 
 Segundo o mesmo autor, a função ainda é capaz de planejar a proporcionalidade entre o suporte 
no qual será produzido o documento e a importância da informação que será registrada. O produtor pode 
saber, por exemplo, que aquele documento terá caráter histórico (valor secundário) e deverá ser guardado 
por décadas ou séculos. Nada mais indicado do que produzi-lo em um suporte mais resistente, que facilite o 
seu processo futuro de conservação. 
Por fim, vale lembrar que todo documento de arquivo é criado como forma de registro da execução 
de funções e atividades, trazendo valor primário. Dessa forma, a criação/produção é uma função 
diretamente relacionada a idade corrente dos arquivos e tem como resultado o próprio documento gerado. 
FUNÇÕES 
ARQUIVÍSTICAS
Criação / 
Produção
Classificação Avaliação Descrição Aquisição Difusão Preservação
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Classificação 
Ao contrário da função criação/produção, a função Classificação está presente em dicionários de 
definições que usamos em nosso curso, como o DBTA. Nele temos algumas definições para o termo, mas 
veja abaixo o significado que mais nos interessa para o nosso contexto atual: 
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de 
classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. 
 De acordo com Schellenberg: 
"a classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os 
outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da 
classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem as 
necessidades das operações correntes". 
 Em resumo, a classificação de documentos refere-se à identificação de elementos característicos de 
cada grupo documental, conforme suas diferenças e semelhanças. Sua utilização tem o objetivo de agrupar 
os documentos sob um mesmo assunto, como forma de agilizar a sua recuperação e facilitar as tarefas 
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses 
mesmos documentos. 
Nesse contexto devemos ainda considerar que a classificação deve estar sempre baseada no princípio 
da Proveniência e do Respeito a Ordem Original, que já estudamos anteriormente, garantindo uma ordem 
lógica que atenda às necessidades dos usuários de arquivo. 
 Dessa forma a atividade de classificação traduzirá o funcionamento da instituição pois reproduzirá o 
cumprimento das funções e atividades da organização, na forma dos documentos gerados. 
De acordo novamente com Schellenberg, há três elementos principais que devem ser considerados 
nesse processo de classificação (resultando nos três métodos de classificação): a ação a que os documentos 
se referem (funcional), a estrutura do órgão que os produz (organizacional) e os assuntos dos documentos 
(por assuntos) . 
Por fim, a aplicação da função classificação no estágio corrente dos arquivos dá origem a um 
importante instrumento de gestão arquivística, o Plano de Classificação de documentos, que estudaremos 
em aula mais a frente, mas que você precisa saber desde já que está relacionado a esta função arquivística 
específica. 
 
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Avaliação 
Com a função Avaliação, podemos começar novamente com a definição coletada diretamente do 
DBTA: 
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 
A avaliação é atividade essencial do ciclo de vida dos documentos arquivísticos, pois é a análise dos 
documentos da instituição, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos nas fases 
corrente e intermediária bem como a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente) 
a partir do seu valor primário ou valor secundário. 
Ela permite que a documentação considerada sem valor secundário seja eliminada dentro de 
determinados prazos e que, dessa forma, a massa documental de determinada instituição ou pessoa seja 
reduzida sem que ocorra qualquer prejuízo ao conjunto informacional. Essa é - ao lado da criação/produção 
que já estudamos - medida fundamental para evitar o crescimento desordenado e insustentável de massas 
documentais geradas ao longo do tempo. 
A função avaliação dessa forma permite a redução do volume de documentos e um melhor 
aproveitamento dos geralmente escassos recursos humanos e materiais, assim como um aumento no índice 
de recuperação de documentos e informações. 
Por fim, pode-se assumir que a função avaliação só faz sentido no âmbito dos arquivos correntes 
pois é esta função que permitirá visualizar os valores primários e secundários dos documentos e tomar a 
decisão final em relação a sua destinação. 
MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO DE 
SCHELLENBERG
FUNCIONAL 
(ações do 
documento)
ORGANIZACIONAL 
(estrutura do órgão)
ASSUNTO 
(assunto do 
documento) 
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O resultado final dessa função é a Tabela de Temporalidade de Documentos (que também 
estudaremos mais profundamente em aula posterior) que sistematiza as idades documentais e determina a 
destinação final dos documentos, se eliminação ou guarda permanente. 
Descrição 
Como sempre vamos a definição do DBTA para começar a discussão: 
Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos 
documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. 
Veja que o resultado final da função descrição é a geração de instrumentos de pesquisa. Como eu 
sempre digo, os conteúdos em arquivologia estão todos embaralhados, formando uma verdadeira teia. 
Instrumentos de pesquisa serão estudados em profundidade na aula de Arquivos Permanentes, que virá mais 
adiante. Hoje é suficiente saber que a função Descrição gera como produto final os instrumentos de 
pesquisa. 
Quanto as etapas de aplicação da função, não há um consenso em relação a quais estágios do ciclo 
vital são permeados pela função Descrição. A maioria dos estudiosos cita a terceira idade/arquivo 
permanente (como Heloisa Bellotto). 
 Por outro lado, dentro da perspectiva da arquivística integrada (aquela que aborda a atividade de 
gestão documental desde a produção do documento até seu recolhimento permanente ou eliminação), a 
Descrição começa no processo de Classificação, continua na Avaliação e se aprofunda em instrumentos de 
busca mais específicos, se espalhando pelos três ciclos vitais documentais. A ISAD (G) por exemplo (veremos 
mais detalhes em Normatização, ainda nesta aula), diz que: 
Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos 
documentos e continuam durante sua vida. 
Assim, fique atento a esta particularidade caso venha a ser cobrada em prova e entenda o contexto 
da questão ou a fonte que está utilizando. 
Em linhas gerais a descrição visa colocar à disposição do usuário do acervo documental diferentes 
instrumentos de pesquisa que permitam o atendimento integral do interessado. 
Esses instrumentos de pesquisa podem ser: 
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Outro ponto importante da função é que ela está diretamente ligada com o capítulo 4 de nossa aula, 
que falará das normatizações nacionais e internacionais. Guarde isso, poisbreve voltaremos ao tema. 
Aquisição 
Ao pesquisarmos o termo aquisição no DBTA ele nos remete à entrada de documentos que, por sua 
vez, tem a seguinte definição (entre outras): 
Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, 
depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou 
transferência. 
Essa é uma função mais simples de ser estudada e memorizada. Mesmo para Couture a função 
aquisição pode ser definida como: 
Toda medida relacionada ao aumento no número de fundos documentais de uma 
instituição. 
A aquisição dessa forma pode estar presente em qualquer etapa do ciclo vital de documentos e tem 
como seu produto final a formação ou ampliação dos fundos de arquivo. 
Difusão 
A função Difusão não está definida no DBTA, porém o termo é comumente equiparado a divulgação 
e/ou disseminação. 
Veja as definições abaixo, agora sim do DBTA: 
Divulgação: conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos, por 
meio de publicações e da promoção de eventos, como exposições e conferências. 
Disseminação: fornecimento e difusão de informações através de canais formais de 
comunicação. 
Genéricos e globalizantes Ex: Guias
Parciais (detalhados e 
especícos, tratando de 
parcelas do acervo)
Ex: Inventários, catálogos, repertórios e 
índices
Publicação de documentos 
na íntegra EX: Edição de fontes
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A Difusão deve ser considerada não só uma das funções arquivísticas como propriamente uma das 
missões de todo o processo que estamos estudando. Aproximar a informação do cidadão ou do pesquisador 
é premissa do funcionamento de todo o processo. Caso todo o restante esteja perfeito e isso não se 
materialize na aproximação da pessoa interessada do documento / informação, o processo de nada valeu. 
Como complicador, a difusão cria um dilema: quanto mais o documento é exposto e as pessoas 
interessadas tem acesso e contato com ele, provavelmente mais complexo e difícil é o seu processo de 
conservação, próxima função que estudaremos. 
Visitas guiadas, publicações técnicas e até mesmo o treinamento do usuário (para potencializar sua 
capacidade de localização e interpretação das informações buscadas), são formas de implementar 
concretamente a disseminação arquivística. 
Lembre-se ainda que a difusão deve sempre respeitar as leis e normas que regem a questão de acesso 
e de sigilo aos diferentes tipos de documentação, a começar e, especialmente, pela Lei de Acesso à 
Informação (Lei 12.527/2011). 
A função Difusão está relacionada a todas as etapas e idades documentais e gera como produto final 
não só a própria disseminação do conteúdo custodiado como a publicidade e transparência no processo 
arquivístico em questão. 
Preservação 
Com base no DBTA a função arquivística Preservação pode ser interpretada como: 
Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle 
ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico. 
Importante sabermos também o que o DBTA traz para Conservação e Restauração: 
Conservação: Promoção da preservação e da restauração dos documentos. 
Restauração: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de 
documentos deteriorados e danificados. 
Já para Norma Cassares, em seu "Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas", 
encontraremos as seguintes e diferentes definições. Trago todas pois isso cai em prova e é importante 
conhecer a diferença entre elas, visto que todas estão certas, dependendo da fonte usada. 
Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e 
operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade 
dos materiais. 
Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de 
degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos 
específicos (higienização, reparos e acondicionamento). 
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Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de 
danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, 
intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
A própria Constituição Federal de 1998 garante a atividade de preservação e a atribui ao Estado. 
Vejamos o que diz o Art.216 da CF/88, especialmente em seu parágrafo 1o. 
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e 
imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à 
identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, 
nos quais se incluem: 
... 
IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações 
artístico-culturais; 
... 
§ 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o 
patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e 
desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação. 
 
Agora vamos entrar em um tema fértil para a criação de armadilhas para o candidato. Veremos isso 
aqui rapidamente e, com mais calma, na aula específica sobre esse tema, mais no final do curso. Não se 
preocupe que chegaremos lá. 
Veja que, para o DBTA, a Conservação engloba a Preservação e a Restauração. 
Já para Cassares, em seu Manual, “Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas” do 
Arquivo Público do Estado de São Paulo, Preservação é conceituada como "um conjunto de medidas e 
estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a 
preservação da integridade dos materiais", o que englobaria tanto a Conservação como a Restauração. 
Fique atento para não brigar com a banca no dia da prova. Assuma a definição e o posicionamento 
que eles estão propondo e, se for um ou outro (especialmente se a fonte estiver explícita), dê como certo. 
Não colocarão uma pegadinha dessa para prejudicar o candidato até porque, se não der para identificar a 
fonte (nesse caso ou DBTA ou Cassares), a questão tende a ser anulada. 
Mas, atenção, as duas abordagens estão corretas! Depende de quem está falando, não se esqueça! 
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Bem, voltando à Preservação, em linhas gerais compreende todas as políticas, procedimentos e 
processos que evitam a deterioração posterior do material de que são compostos os objetos, prorrogam a 
informação que contêm e intensificam sua importância funcional. 
Você deve estar sentindo falta de vários detalhes técnicos e procedimentos relativos ao tema 
Preservação, que de fato são cobrados em prova, mas, não se preocupe, isso vem na hora certa. 
A função pode ser verificada em todas as idades documentais e tem como produto final a 
manutenção da informação no longo prazo. 
Vamos tentar resumir tudo o que falamos até aqui para facilitar o estudo: 
FUNÇÃO 
ARQUIVÍSTICA 
CARACTERÍSTICAS CICLO VITAL PRODUTO FINAL 
CRIAÇÃO/PRODUÇÃO Controle na produção de 
documentos 
Corrente - 1a Idade Documento de Arquivo 
CLASSIFICAÇÃO Organização de acordo 
com um plano de 
classificação 
Corrente - 1a Idade Plano de Classificação 
AVALIAÇÃO Análise que estabelece 
prazos de guarda e 
destinação 
Corrente - 1a Idade Tabela de 
Temporalidade 
DESCRIÇÃO Elaboração de 
instrumentos de pesquisa 
de acordo com a forma e 
conteúdo do documento 
Todas as Idades / 
Permanente - 3a idade 
para alguns autores 
Instrumento de pesquisa 
AQUISIÇÃO Ingresso de documentos 
em arquivo 
Todas as Idades Fundo de arquivo 
DIFUSÃO Aproximação do públicodo conteúdo documental 
Todas as idades Disseminação da 
informação e 
transparência 
PRESERVAÇÃO Prevenção de 
deterioração e danos por 
meio de controle 
ambiental e tratamentos 
Todas as idades Manutenção da 
informação a longo 
prazo 
 
 
 
 
 
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QUESTÕES COMENTADAS 
 
1. (NC-UFPR/FPMA/Auxiliar Administrativo/2019) Considerando a temporalidade e a destinação de 
documentos de arquivo, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas: 
( ) Na fase corrente, se o documento se referir a dois ou mais assuntos, ele deverá ser arquivado no 
conjunto documental que possuir maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda 
permanente. 
( ) Na fase intermediária, é necessário proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda 
permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não 
constituem elemento de prova que justifique sua guarda. 
( ) A eliminação de documentos ocorre somente da fase intermediária para a permanente. Da fase 
corrente para a intermediária, ocorre apenas a alteração de local e suporte. 
( ) Os parâmetros gerais para arquivamento e destinação de documentos de arquivo são definidos 
observando-se os princípios da teoria das três idades. 
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo. 
a) V – V – F – V. 
b) V – V – F – F. 
c) V – F – V – F. 
d) F – V – V – F. 
e) F – F – V – V. 
Comentários: 
Antes de avaliarmos as alternativas, vamos analisar cada uma das afirmativas: 
Na fase corrente, se o documento se referir a dois ou mais assuntos, ele deverá ser arquivado no conjunto 
documental que possuir maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente - está 
correto pois a tendência em relação à avaliação de arquivos é sempre conservadora. Caso os assuntos em 
referência tenham prazos de guarda distintos ou destinações diferentes, vale o prazo de guarda mais longo 
ou a guarda permanente quando comparada à eliminação. Portanto, verdadeira: V-X-X-X. 
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Na fase intermediária, é necessário proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda 
permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não 
constituem elemento de prova que justifique sua guarda - também está correta. É na fase intermediária, 
quando a frequência de acesso ao documento já diminuiu, que ele começa a cumprir os prazos para 
eliminação. Nesta fase, caso seja identificado o valor secundário (histórico ou de prova), o documento deve 
ser separado da massa documental e recolhido ao arquivo permanente, onde será custodiado de forma 
definitiva. Então temos: V-V-X-X. 
A eliminação de documentos ocorre somente da fase intermediária para a permanente. Da fase corrente 
para a intermediária, ocorre apenas a alteração de local e suporte - não está correto. Muitos documentos 
têm prazo de guarda que se encerra mesmo antes da entrada no arquivo intermediário. É o caso da vigência, 
por exemplo, que veremos em aula mais adiante. Mas, o mais importante aqui, é saber que a eliminação de 
documentos pode ocorrer tanto na primeira quanto na segunda idade do ciclo documental, ou seja, tanto 
no arquivo corrente como no arquivo intermediário. Agora estamos com V-V-F-X. 
Os parâmetros gerais para arquivamento e destinação de documentos de arquivo são definidos 
observando-se os princípios da teoria das três idades - está correto. Os parâmetros gerais para 
arquivamento e destinação dos documentos de arquivo derivam da Tabela de Temporalidade de 
Documentos (TTD), gerada e utilizada ao longo do processo de avaliação documental. A TTD, por sua vez, 
observa rigorosamente os princípios da Teoria das Três Idades. Temos então. V-V-F-V. 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. 
2. (DIRPS/UFU-MG/Assistente Administrativo/2019) Conforme a teoria das três idades, os 
documentos de arquivo passam por fases distintas e sucessivas durante seu ciclo vital, de acordo 
com a frequência de uso e a identificação de seus valores. Trata-se das fases corrente, 
intermediária e permanente. Considerando-se as características dos documentos em cada uma de 
suas fases, assinale a alternativa correta. 
a) No arquivo intermediário, os documentos são objeto de consultas muito frequentes pelo órgão ou 
entidade que os produziu, em função de seu valor secundário. 
b) No arquivo corrente, os documentos são objeto de consultas frequentes pelo órgão ou entidade que os 
produziu, ao qual compete sua administração. 
c) No arquivo permanente, os documentos possuem valor terciário, associado às razões pelas quais foram 
produzidos. 
d) No arquivo corrente, os documentos possuem valor secundário, sendo consultados principalmente por 
seus produtores. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. No arquivo intermediário o volume de consultas já diminuiu em relação ao 
arquivo corrente e o documento passa a ser consultado com menos frequência. Para aumentar o erro, ele é 
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consultado em função de seu valor primário e não do secundário que, se identificado, fará com que o 
documento seja recolhido do arquivo intermediário para o permanente. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. A afirmativa é exata e resume bem o conceito de 
arquivo corrente. 
A alternativa C está incorreta. Não existe valor terciário, mesmo o arquivo permanente fazendo parte da 
terceira idade do ciclo vital do documento. Quando um documento se encontra na terceira idade e/ou no 
arquivo permanente, isso significa que ele tem valor secundário (histórico, de prova, etc.). 
A alternativa D está incorreta. Mais uma vez o examinador estabelece a mesma confusão. No arquivo 
corrente o documento possui valor primário e, por isso, é consultado com muita frequência. Como vimos, o 
valor secundário é característica da terceira idade documental, ou do arquivo permanente. 
3. (FAPESUL/CRC-SC/Auxiliar Administrativo/2019) O ciclo de vida dos documentos tem a finalidade 
de classificar os estágios pelos quais passam os documentos dentro de uma organização. Sobre 
essas etapas, analise as afirmativas abaixo e identifique as respostas falsas (F) e verdadeiras (V). 
( ) O arquivo de segunda idade compreende os documentos que não são frequentemente consultados, 
mas podem ser ainda solicitados, sendo conservados nos locais onde foram produzidos. 
( ) O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados 
frequentemente e conservados em locais de fácil acesso. 
( ) O ciclo de vida dos documentos é tratado pelo teoria das três idades, sendo denominada de idade 
corrente, intervalar e permanente. 
( ) O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que apresentam valor histórico, arquivados 
definitivamente no arquivo central. 
Assinale a alternativa que apresenta a sequência com a resposta correta. 
a) V, V, V, F. 
b) V, V, F, V. 
c) F, F, V, F. 
d) F, V, V, V. 
e) F, V, F, V. 
Comentários: 
Antes de avaliarmos as alternativas, vamos analisar cada uma das afirmativas: 
O arquivo de segunda idade compreende os documentos que não são frequentemente consultados, mas 
podem ser ainda solicitados, sendo conservados nos locais onde foram produzidos - é uma afirmativa falsa. 
Embora de fato o arquivo de segunda idade compreenda os documentos que não são frequentemente 
consultados, mas que podem ser ainda solicitados, ele não permanece no local onde foi produzido, mas sim 
é transferido para local mais distante, de menor custo, o chamadoarquivo intermediário. Portanto: F-X-X-X. 
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O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados 
frequentemente e conservados em locais de fácil acesso - correto. A arquivo corrente possui documentos 
de valor primário e que são muito consultados, devendo ficar próximos da unidade produtora: F-V-X-X. 
O ciclo de vida dos documentos é tratado pela teoria das três idades, sendo denominada de idade corrente, 
intervalar e permanente - errado, né? Já vimos isso e não dá para admitir qualquer dúvida nessa. As idades 
ou arquivos são: corrente, intermediário (e não intervalar!) e permanente: F-V-F-X. 
O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que apresentam valor histórico, arquivados 
definitivamente no arquivo central - correto. Quando identificado o valor histórico (ou secundário) o arquivo 
é recolhido para guarda definitiva nos arquivos permanentes da organização. 
Sendo assim ficamos com F-V-F-V. A alternativa E está correta e é o gabarito da questão. 
4. (FUNDATEC/Pref. Campo Bom-RS/Assistente Administrativo/2019) No âmago da gestão 
documental está a Teoria das Três Idades, segundo a qual os documentos inicialmente devem ser 
organizados e mantidos ativamente por seus criadores. Após o período de uso ativo devem ser 
armazenados por um período adicional de uso não frequente. Quando a utilidade administrativa 
se encerra por completo realiza-se o recolhimento para um arquivo constante ou eliminação. 
Segundo essa teoria, os documentos em final de vigência, com prazos longos de prescrição e 
ocasionalmente consultados ou que aguardam a destinação final, fazem parte de qual período? 
a) Primeira idade ou arquivo corrente. 
b) Segunda idade ou arquivo intermediário. 
c) Terceira idade ou arquivo permanente. 
d) Idade secundária ou arquivo corrente. 
e) Idade primária ou arquivo permanente. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Na primeira idade o documento é frequentemente consultado e não 
ocasionalmente, como relata o examinador. 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. Essa questão ajuda a reforçar o que estudamos. Veja 
o que diz a banca: o documento está "em final de vigência", portanto, ainda pode ser consultado, "com 
prazos longos de prescrição", quer dizer que ainda deve ser preservado e "ocasionalmente consultados" ou 
"que aguardam a destinação final", típicas característica do arquivo intermediário, antes da eliminação ou 
eventual recolhimento ao arquivo permanente, caso o documento tenha valor secundário. 
A alternativa C está incorreta. O documento não poderia estar no arquivo permanente ainda em vigência ou 
ainda demonstrando a necessidade de consultas ocasionais. 
A alternativa D está incorreta. E aqui o examinador embaralha o conceito de idade secundária (que até 
poderia confundir o aluno versus o termo correto "segunda idade") porém traz ao lado o arquivo corrente 
que é de primeira idade e não de segunda. 
A alternativa E está incorreta. Mais uma vez a confusão. Estão misturados um arquivo de "idade primária" 
com o arquivo permanente, de terceira idade. Errado. 
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5. (CESPE/EMAP/Assistente Portuário - Administrativo/2018) Acerca da tabela de temporalidade, 
julgue o item seguinte. A teoria das três idades é utilizada para configurar a tabela de 
temporalidade. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
Vimos questão parecida um pouco mais acima. 
Os parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo derivam da Tabela de 
Temporalidade de Documentos (TTD), gerada e utilizada ao longo do processo de avaliação documental. A 
TTD, por sua vez, observa rigorosamente os princípios da Teoria das Três Idades. 
6. (CONSULPLAN/CM Belo Horizonte-MG/Arquivista/2018) Analise as afirmativas a seguir a respeito 
do ciclo de vida dos documentos. 
I. A tabela de temporalidade registra o ciclo de vida dos documentos. 
II. A teoria das três idades é baseada no ciclo de vida dos documentos. 
III. A eliminação de documentos pode ocorrer em todas as fases do ciclo de vida. 
Estão corretas as afirmativas: 
a) I, II e III. 
b) I e II, apenas. 
c) I e III, apenas. 
d) II e III, apenas. 
Comentários: 
Antes de avaliarmos as alternativas, vamos analisar cada uma das afirmativas: 
A tabela de temporalidade registra o ciclo de vida dos documentos - Correto. A Tabela de Temporalidade 
de Documentos é desenvolvida com base na Teoria das Três Idades documentais e registra, dessa forma, o 
ciclo de vida dos documentos. 
A teoria das três idades é baseada no ciclo de vida dos documentos - Correto e pela mesa razão anterior. 
Tabela de Temporalidade e Teoria das Três Idades estão intimamente ligadas. 
A eliminação de documentos pode ocorrer em todas as fases do ciclo de vida - Errada. Na terceira idade 
documental ou no arquivo permanente, eliminações não são aceitáveis visto que os documentos têm valor 
secundário (histórico, probatório, cultural) e devem ser custodiados de forma definitiva. 
Sendo assim temos I-V, II-V e III-F 
A alternativa B está correta e é o gabarito da questão. 
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7. (IADES/Hemocentro-DF/Analista de Atividades Arquivologia/2017) Assinale a alternativa que 
apresenta um dos fins da produção de documentos de arquivo. 
a) Legal. 
b) Cultural. 
c) Científico. 
d) Artístico. 
e) Educativo. 
Comentários: 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. A finalidade legal é uma das finalidades aceitas para 
a produção de documentos de arquivo, concedendo-lhe valor primário. Lembre-se que os documentos de 
caráter cultural, histórico, científico, etc., acabam se tornando de valor secundário ao longo do tempo, 
quando adquirem valores significativos para pessoas diferentes daquelas pelas ou para as quais foi 
produzido. 
Sendo assim, os fins culturais, científicos, artísticos ou educativo são valores que os documentos podem 
assumir como valor secundário, mas não primário. 
Dessa forma os valores secundários não são valores que motivam a produção do documento, mas sim 
surgem ao longo do ciclo vital desse documento fazendo com que ele adquira caráter de guarda permanente 
e não possa mais ser eliminado. 
A alternativa B está incorreta. O documento não é originalmente produzido com finalidade cultural. 
A alternativa C está incorreta. O documento também não é originalmente produzido com finalidade 
científica. 
A alternativa D está incorreta. Da mesma forma, o documento não é originalmente produzido com fins 
artísticos. 
A alternativa E está incorreta. A finalidade educativa também não é um fim aceito para a produção de 
documentos 
8. (ACEP/Pref. Aracati-CE/Arquivista/2019) A classificação de documentos de arquivo é uma função 
matricial no saber-fazer arquivístico. Sem classificar é praticamente impossível trabalhar com 
avaliação, descrição e por consequência disponibilizar acesso à informação. Após evidenciar a 
importância desta função no exercício do profissional de arquivo, marque a alternativa que define 
a classificação de documentos de arquivo. 
a) É a função que possibilita a adequada destinação de prazos de guarda e destinação da documentação 
arquivística. 
b) É a função que estabelece pontos de acesso, que tem por objetivo principal a recuperação de documentos. 
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c) É a função que está ligada à criação e utilização de planos de classificação que reflitam as funções, 
atividadesou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases correntes e 
intermediárias. 
d) É a função que está ligada à criação e utilização de índices e de vocabulários controlados, atualmente, no 
Brasil. O modelo de instrumento de classificação aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é 
a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE). 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Esta é a definição da função Avaliação. 
A alternativa B está incorreta. Agora o examinador traz uma das atividades da função Descrição, que permite 
a localização e o acesso aos documentos buscados. 
A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. A definição trazida pela banca faz menção ao principal 
produto final da função que é o Plano de Classificação de documentos, que reflete as funções, atividades ou 
tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas diferentes fases do ciclo documental. 
A alternativa D está incorreta. Novamente a banca utiliza conceitos relativos à função Descrição. 
9. (CESPE/CGM João Pessoa-PB/Técnico Municipal de Controle Interno/2018) Acerca de conceitos 
relativos à arquivologia, julgue o item que se segue. No arquivo, o método de avaliação aplica-se 
a unidades isoladas e o julgamento não tem caráter irrevogável e envolve questões de 
conveniência, e não de preservação ou perda total. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está ERRADA. 
Em relação à avaliação, preservam-se as documentações referentes a uma atividade, como um conjunto e 
não como unidades isoladas e o julgamento é mesmo irrevogável, ou seja, exatamente o contrário do que 
relata o examinador. Assim, por exemplo, uma vez avaliado um documento como de guarda permanente, 
não há possibilidade de alteração dessa avaliação para uma possível eliminação. 
10. (CESPE/SEDF/Técnico de Gestão Educacional/2017) Com relação à tabela de temporalidade de 
documentos de arquivo, bem como à triagem e eliminação de documentos e processos, julgue o 
item subsecutivo. Nos processos de depuração de massa documental arquivística, o conceito de 
triagem se confunde com o de avaliação. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
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A afirmativa está CORRETA. 
O item trata da triagem de documentos em fase intermediária. 
De acordo com o Conarq, o conceito de triagem se confunde mesmo com o de avaliação. Os dois processos 
se relacionam à "filtragem" da massa documental arquivística. Nessa atividade elimina-se documentos sem 
valor e preserva-se os demais, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica. 
Dessa forma, a Tabela de Temporalidade de Documentos pode antecipadamente prever a triagem em seu 
próprio conteúdo, assinalando quais documentos serão preservados e/ou destinados à eliminação. 
11. (ACEP/Pref. Aracati-CE/Técnico de Arquivo/2019) A organização de um arquivo pressupõe não 
apenas as atividades de classificação, mas também as de descrição. Somente a descrição 
arquivística garante a compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando, tanto o 
conhecimento como a localização dos documentos que o integram. Nesse sentido, pode-se afirmar 
que: 
a) as atividades de classificação são secundárias no que se refere às atividades da descrição documental. 
b) a classificação arquivística, desprovida das atividades de descrição, somente é inteligível às pessoas que 
trabalham com o acervo, portanto as atividades de classificação devem ser desenvolvidas posteriormente às 
atividades de descrição. 
c) as atividades de descrição só conseguem ter seus objetivos plenamente atingidos, mediante a classificação 
documental. Sem a classificação, corre-se o risco de criar uma situação análoga à do analfabeto diante de 
um livro; ele não terá acesso completo por não dispor aos meios que lhe permitam compreender a 
informação. 
d) as atividades de classificação só conseguem ter seus objetivos plenamente atingidos, mediante a descrição 
documental. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. Já vimos que a classificação é uma das principais atividades em relação as 
demais, inclusive e especialmente em relação à descrição documental, que se utiliza dos dados e resultados 
gerados pela função classificação. 
A alternativa B está incorreta. A classificação arquivística, desprovida das atividades de descrição, somente 
é inteligível às pessoas que trabalham com o acervo. Até aí a alternativa vai bem, porém, é exatamente esse 
vínculo que faz com que as atividades de classificação devam ser desenvolvidas anteriormente (e não 
posteriormente como diz a banca) às atividades de descrição. 
A alternativa C está incorreta. A alternativa novamente vai bem até o momento que exemplifica o 
argumento. Voltando ao texto da banca: "ele não terá acesso completo por não dispor aos meios que lhe 
permitam compreender a informação". Isso não é verdade. O maior problema neste caso é que sem a 
atividade de descrição ele não terá acesso completo ao conteúdo por não conseguir encontrá-lo e não por 
não o compreender. 
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. Como já vimos até mesmo em questões anteriores, a 
função classificação é uma função matricial e é considerada a primeira "intervenção no fazer arquivístico". 
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Dessa forma, após a classificação e, em função dela, muitas outras atividades ocorrem. A descrição é uma 
delas. Note que as funções estão interligadas. 
A descrição depende dos dados e do resultado da classificação para que possa ser executada, enquanto a 
própria classificação depende da correta execução da descrição para que tenha seus objetivos plenamente 
atingidos, como diz a alternativa. 
12. (CESPE/Polícia Federal/Arquivista/2014) No que se refere às funções arquivísticas, julgue o 
próximo item. A transferência de documentos para os arquivos intermediários faz parte da função 
denominada aquisição de documentos. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
A aquisição é costumeiramente chamada de "entrada de documentos", ou seja, é o ingresso de documentos 
em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, 
recolhimento, reintegração ou transferência. 
É comum nos arquivos correntes a aquisição pelo ingresso de documentos por meio do protocolo. Já nos 
arquivos intermediários, a aquisição se dá pela transferência (passagem de documento do arquivo corrente 
para o arquivo intermediário). 
13. (QUADRIX/CREF-SE/Assistente Administrativo/2019) Com base nas noções de arquivologia, julgue 
o item. A difusão dos documentos de arquivo é feita no arquivo permanente. 
a) Certo 
b) Errado 
Comentários: 
A afirmativa está CORRETA. 
A "Difusão" é aplicada aos arquivos permanentes? Sim, especialmente a eles. Embora também possa ser 
aplicada as demais idades documentais, a função típica de difusão é exercida pelos arquivos permanentes, 
especialmente por sua natureza de valor secundário, ao passo que nas demais idades serão encontrados 
documentos ainda de valor primário e, provavelmente, menos interessantes para o público em geral. 
14. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Analista Documental Arquivologia/2019) Em relação à preservação de 
documentos, assinale a alternativa correta. 
a) Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar a degradação por meio de 
controle ambiental e de tratamentos específicos. 
b) Microfilmagem é o processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de 
dispositivo apropriado. 
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c) Digitalização é o processo dereprodução de documentos, dados e imagens, por meio fotográfico em 
formato altamente reduzido. 
d) Restauração se refere às medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que 
contribuem para a integridade dos materiais. 
e) Preservação corresponde às medidas para estabilização ou reversão de danos físicos ou químicos 
ocorridos ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer a integridade e o caráter 
histórico dos documentos. 
Comentários: 
Essa é uma daquelas questões em que precisamos observar o contexto antes de responder, visto que as 
atividades de conservação, preservação e restauração têm definições diferentes dependendo da fonte 
utilizada. Nesta questão, perceba que a banca está utilizando as definições de Norma Cassares em "Como 
fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas". Vamos a elas: 
Preservação: é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e 
operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade 
dos materiais. 
Conservação: é um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de 
degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos 
específicos (higienização, reparos e acondicionamento). 
Restauração: é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de 
danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, 
intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. 
Com base nisso, vamos responder as alternativas. 
A alternativa A está correta e é o gabarito da questão. Note que a definição de Conservação é exatamente 
a utilizada pela autora em sua obra. 
A alternativa B está incorreta. Esta é a definição de Digitalização de acordo com o DBTA. Para o mesmo DBTA 
a Microfilmagem é a "produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido". 
Veremos mais detalhes sobre isso em aula posterior, mas a definição utilizada não confere com a trazida 
pela banca. 
A alternativa C está incorreta. Agora o examinador inverte e traz a definição de Microfilmagem, como vimos 
acima, porém, relacionada à Digitalização... 
A alternativa D está incorreta. Mais uma vez a banca tenta confundir ao candidato, trazendo a definição de 
“Preservação”, mas a atribuindo a "Restauração". 
A alternativa E está incorreta. Por último, o mesmo truque é utilizado. Agora a definição de "Restauração", 
segundo Cassares, é atribuída à "Preservação". 
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15. (CEPS/UFPA/Arquivista/2018) De acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística 
(NOBRADE), cabe a cada entidade custodiadora e a seus profissionais a decisão acerca dos recursos 
utilizados para a descrição, bem como o formato final de seus instrumentos de pesquisa, sendo 
apenas imprescindível a presença dos elementos de descrição obrigatórios. Assinale a alternativa 
que contém apenas os elementos de descrição obrigatórios presentes na NOBRADE. 
a) Código de referência; Título; Data(s); Nível de descrição; Dimensão e Suporte; Nome(s) do(s) produtor(es) 
e Condições de acesso. 
b) História administrativa; História arquivística; Procedência; Nível de descrição; Âmbito; Avaliação; 
Eliminação; Conteúdo. 
c) Código de referência; Sistema de arranjo; Condições de reprodução; Idioma; Características físicas; 
Localização dos originais e Notas gerais. 
d) Código de referência; Nota do arquivista; Regras ou Convenções; Pontos de acesso; Data(s); Condições de 
acesso; Avaliação. 
e) Notas sobre conservação; História arquivística; Nome(s) do(s) produtor(es); Dimensão e Suporte; 
eliminação; Título e Condições de acesso. 
Comentários: 
Vale sempre lembrar que a NOBRADE prevê a existência de 8 áreas de informação descritiva, 
compreendendo 28 elementos de descrição, dos quais 7 são obrigatórios. Os 7 elementos de descrição 
obrigatórios são os seguintes: 
o Código de referência 
o Título 
o Data 
o Nível de descrição 
o Dimensão e suporte 
o Nome dos produtores 
o Condições de acesso 
Dessa forma, a alternativa A está correta e é o gabarito da questão. 
16. (NC-UFPR/UFPR/Arquivista/2018) A NOBRADE – Norma Brasileira de Descrição Arquivística – 
estabelece diretivas para a descrição no Brasil de documentos arquivísticos, compatíveis com as 
normas internacionais em vigor – ISAD(G) e ISAAR (CPF) –, e tem em vista facilitar o acesso e o 
intercâmbio de informações em âmbito nacional e internacional. Em relação à estrutura e uso, a 
NOBRADE prevê a existência de oito áreas, compreendendo 28 elementos de descrição. Dos 28 
elementos de descrição disponíveis, quantos são obrigatórios? 
a) Quatro. 
b) Cinco. 
c) Seis. 
d) Sete. 
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e) Oito. 
Comentários: 
 
Veja que este tema é repetidamente cobrado em prova e exige memorização, não há outa saída. 
Especialmente as diferenças entre a NOBRADE e a ISAD(G). Vejamos novamente: 
 
Dessa forma fica fácil matar a questão. 
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. 
17. (CESPE/IFF/Arquivista/2018) A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) prevê a 
existência de oito áreas, que compreendem vinte e oito elementos de descrição, sendo sete deles 
obrigatórios. Entre esses sete elementos obrigatórios, está(ão): 
a) a história administrativa. 
b) a procedência. 
c) a dimensão e o suporte. 
d) a avaliação, a eliminação e a temporalidade. 
e) o sistema de arranjo 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. A história administrativa é um dos 28 elementos de descrição da NOBRADE 
(dentro da área de contextualização do documento), mas não é um elemento obrigatório. 
A alternativa B está incorreta. A procedência também é um dos 28 elementos de descrição da NOBRADE (e 
também dentro da área de contextualização do documento), mas não é um elemento obrigatório. 
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A alternativa C está correta e é o gabarito da questão. Vimos que os elementos de descrição obrigatórios da 
NOBRADE são 7, entre os 28 que ela possui. São eles: código de referência, título, data, nível de descrição, 
dimensão e suporte, nome dos produtores e condições de acesso. Note que entre as 5 alternativas, apenas 
essa apresenta algum dos 7 elementos obrigatórios, a dimensão e o suporte. 
A alternativa D está incorreta. A avaliação e a temporalidade também configuram um dos 28 elementos de 
descrição da NOBRADE (agora dentro da área de estrutura), mas não é um elemento obrigatório. 
A alternativa E está incorreta. Por fim, o sistema de arranjo também é um dos 28 elementos de descrição da 
NOBRADE (dentro da área de estrutura, como a avaliação e temporalidade), mas não é um elemento 
obrigatório. 
18. (INCAB/MPOG/Arquivologia/2015) A norma ISAD (G) estabelece diretrizes gerais para a 
preparação de descrições arquivísticas. As regras nela apresentadas estão organizadas em sete 
áreas. Aquela destinada à informação sobre a origem e custódia da unidade de descrição, é 
chamada área de: 
a) identificação. 
b) utilização. 
c) nacionalidade. 
d) contextualização. 
e) notas. 
Comentários: 
Como vimos ao longo da aula, A ISAD (G) define 26 elementos que podem ser combinados para constituir a 
descrição de uma entidade arquivística (sendo que 6 deles são obrigatórios) e as regras estão organizadas 
em 7 áreas de informação descritiva. São elas: 
1. Área de identificação (identifica a unidade de descrição) 
2. Área de contextualização (informa a origem e custódia da unidade de descrição) 
3. Área de conteúdo e estrutura (informa sobre o assunto e organização da unidade de 
descrição) 
4. Áreade condições de acesso e de uso (informa sobre a acessibilidade da unidade de 
descrição) 
5. Área de fontes relacionadas (informa sobre fontes com uma relação importante com a 
unidade de descrição) 
6. Área de notas (qualquer outra informação que não possa ser incluída em nenhuma das 
outras áreas) 
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7. Área de controle da descrição (informa sobre como, quando e por quem a descrição 
arquivística foi elaborada) 
A alternativa A está incorreta. A área de identificação identifica a unidade de descrição e não a sua origem 
e custódia. 
A alternativa B está incorreta. A área de condições de acesso e uso informa sobre o assunto e organização 
da unidade de descrição e não sobre a sua origem e custódia. 
A alternativa C está incorreta. Não há referência à nacionalidade entre as 7 áreas de informação da ISAD(G). 
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. A área de contextualização informa a origem e 
custódia da unidade de descrição, exatamente como diz o enunciado da questão. 
A alternativa E está incorreta. A área de notas por sua vez informa sobre qualquer outra informação que não 
possa ser incluída em nenhuma das outras áreas, mas não sobre a sua origem e custódia, informações já 
incluídas na área de contextualização, como vimos acima. 
19. (VUNESP/Pref. Itapevi-SP/Arquivologia/2019) A norma ISAAR (CPF) permite: 
a) oferecer diretivas para a preparação de registros de autoridade arquivística de assunto que forneça 
descrições do conteúdo abordado pelos documentos de arquivos. 
b) controlar a criação e uso de pontos de acesso do título, do título atribuído e do título formal em descrições 
arquivísticas. 
c) apresentar regras específicas para a normalização das descrições nas instituições com acervos arquivísticos 
para acesso aos documentos e aos serviços disponíveis. 
d) associar descrições de produtores de documentos e informação contextual a descrições de documentos 
de mesmo produtor mantidos por mais de uma instituição. 
e) apoiar a preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção 
de arquivos. 
Comentários: 
A alternativa A está incorreta. O foco da ISAAR (CPF) não é o conteúdo, mas sim a entidade produtora. A 
norma que tem como foco o contexto e o conteúdo dos documentos arquivísticos é a ISAD(G). 
A alternativa B está incorreta. A ISAAR (CPF) pode sim controlar a criação e uso de pontos de acesso em 
descrições arquivísticas, mas para isso não depende das relações estabelecidas com os respectivos títulos, 
ao contrário do que diz a alternativa. 
A alternativa C está incorreta. O foco da ISAAR (CPF) não é a normalização das descrições nas instituições 
com acervos arquivísticos para acesso aos documentos e aos serviços disponíveis. Essa é justamente a 
finalidade de outra norma, a ISDIAH. 
A alternativa D está correta e é o gabarito da questão. A norma ISAAR(CPF) é a norma internacional de 
registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias. Ela dá diretivas para a 
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preparação de registros de autoridade arquivística que forneçam descrições de entidades (entidades 
coletivas, pessoas e famílias) relacionadas à produção e manutenção de arquivos. 
Note que a norma ISAAR(CPF) refere-se a entidades produtoras e isso permite que ela possa associar 
descrições de produtores de documentos e informação contextual a descrições de documentos de mesmo 
produtor mantidos por mais de uma instituição, visto que o foco da norma é mesmo o ponto de vista do 
produtor. 
A alternativa E está incorreta. Mais uma vez o examinador tenta confundir o candidato, trazendo agora a 
finalidade da norma ISDF no lugar da ISAAR(CPF) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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GABARITO 
 
1. A 
2. B 
3. E 
4. B 
5. CORRETA 
6. B 
7. A 
8. C 
9. ERRADA 
10. CORRETA 
11. D 
12. CORRETA 
13. CORRETA 
14. A 
15. A 
16. D 
17. C 
18. D 
19. D 
 
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RESUMO 
 Ciclo Vital dos Documentos: Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua 
produção à guarda permanente ou eliminação. 
 Teoria das 3 Idades: é bastante conhecida também por Ciclo Vital dos documentos ou Ciclo de Vida dos 
documentos. Teoria segundo a qual os arquivos são "considerados arquivos correntes, intermediários ou 
permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus 
valores primário e secundário". 
 Arquivo Corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, 
é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. 
É o arquivo de primeira idade ou primeira fase do ciclo documental. Também chamado de arquivo 
ativo, de gestão ou de movimento. 
 Arquivo Intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco 
frequente, que aguarda destinação. Também chamado pré-arquivo, semiativo, limbo ou purgatório. 
Esse é o arquivo da segunda idade ou o que representa a segunda fase do ciclo de vida dos 
documentos ou ciclo vital. 
 Arquivo Permanente: Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de 
seu valor. Também chamado arquivo histórico ou inativo. Representa a terceira e última fase do ciclo 
vital de documentos. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. 
 Funções Arquivísticas: segundo Heloísa Bellotto, "a função arquivística é hoje considerada um todo 
indivisível, ao contrário da conceituação obsoleta de tomar-se, de um lado, a administração de documentos 
e, de outro, o arranjo e a descrição de fundos como atividades estanques e desvinculadas uma da outra. Há 
toda uma gama de tarefas sucessivas que cabe ao arquivista desempenhar ao longo de três fases bem 
definidas: o controle dos arquivos em formação, a destinação e a custódia definitiva". 
 Criação/Produção: Controle na produção de documentos. Aplica-se a 1a Idade e aos arquivos 
correntes. Tem como produto final o próprio documento de arquivo. 
 Classificação: Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano 
de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. Aplica-se à 1a Idade e aos arquivos 
correntes. Tem como produto final o plano de classificação de documentos. Três tipos segundo 
Schellenberg: Funcional, Organizacional e por Assunto. 
 Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e 
a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Aplica-se a 1a Idade e aos arquivos 
correntes e tem como produto final a Tabela de Temporalidade de Documentos. 
 Descrição: Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo 
dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa. Para a maioria dos autores ocorre ao 
longo das 3 idades. Para outros, só na terceira (Permanente). Tem como produto final os 
instrumentos de pesquisa. 
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 Aquisição: Ingresso de documentos em arquivo, seja por comodato, compra, custódia, dação, 
depósito, doação, empréstimo, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência. 
Ocorre ao longo de todas as idades e tem como produto finalo incremento do fundo de arquivo. 
 Difusão: não está definida no DBTA, porém o termo é comumente equiparado a divulgação, ou 
seja, conjunto de atividades destinadas a aproximar o público dos arquivos, por meio de publicações 
e da promoção de eventos, como exposições e conferências. Ocorre em todas as idades e tem como 
produto final a disseminação da informação e a transparência. 
 Preservação: Ocorre em todas as idades e tem como produto final a manutenção da informação a 
longo prazo. Também há divergência quanto ao conceito. 
 
Para Cassares: Preservação = Conservação + Restauração, com a seguinte definição: é um conjunto 
de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou 
indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. 
 
Já para o DBTA: Conservação = Preservação + Restauração, com a seguinte definição: Prevenção da 
deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento 
físico e/ou químico. 
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