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1 AUDITORIA EXTERNA E INTERNA 1 SUMÁRIO NOSSA HISTÓRIA ................................................................................................................................ 2 1. INTRODUÇÃO À AUDITORIA ....................................................................................................... 3 1.1 Principais áreas de atuação da auditoria .............................................. 5 1.1.1 Auditoria Operacional e de Gestão .............................................................................. 6 1.1.2 Auditoria de TI ............................................................................................................ 7 1.1.3 Auditoria contábil e Due Dilligence.............................................................................. 8 1.1.4 Auditoria fiscal e governamental ....................................................................................... 9 1.2 Auditoria Interna e Externa ................................................................. 10 1.2.1 Auditoria Interna........................................................................................................11 1.2.2 Auditoria Externa .......................................................................................................13 1.2.3 Principais diferenças ..................................................................................................14 2. PLANO DE AUDITORIA ...............................................................................................................15 2.1 Análise Geral ...................................................................................... 17 2.2 Análise Específica .............................................................................. 18 2.3 Princípios do Planejamento ................................................................ 20 2.4 Plano de Auditoria .............................................................................. 22 2.5 Programas de Auditoria ...................................................................... 23 3. FUNDAMENTOS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO E DA AUDITORIA NO HOSPITAL..............25 4. Referências ...............................................................................................................................37 2 NOSSA HISTÓRIA A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários, em atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós-Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como entidade oferecendo serviços educacionais em nível superior. A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua. Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de publicação ou outras normas de comunicação. A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, excelência no atendimento e valor do serviço oferecido. 3 1. INTRODUÇÃO À AUDITORIA A origem da auditoria advém de tempos antigos, por volta do século XVII. Embora ainda não fossem intitulados auditores, alguns contadores introduziram em sua rotina as atividades de averiguação das contas, além das habituais rotinas de guarda livros. Com o crescimento do capitalismo, a partir de 1900, e a expansão dos mercados, as empresas passaram a buscar investimentos externos. Com isso, surgiram novas demandas e a instituição efetiva da profissão auditoria, tanto em âmbito interno como externo. Em seu aspecto interno, a auditoria foi criada para apoiar os administradores na otimização de processos e, consequentemente, de resultados. Em contrapartida, a necessidade de investimentos internos criou oportunidades para que auditores independentes pudessem emitir parecer alheio aos interesses da empresa, de forma a atender as necessidades de informações dos investidores e demais stakeholders. O mercado de auditoria independente chegou ao Brasil influenciado pelo mercado financeiro internacional, especialmente depois da criação da Securities and Exchange Commission (SEC), órgão que regula o mercado financeiro americano. Empresas estrangeiras, já auditadas, possuíam subsidiárias no Brasil, que também demandavam avaliação de resultados e demais informações contábeis. Em relação à auditoria interna no Brasil, os primeiros registros a respeito da profissão são de 1949, mas a profissão só foi de fato fortalecida a partir da criação do Instituto dos Auditores internos do Brasil, por volta de 1960. A partir desse momento, a profissão foi difundida e desenvolvida no país, pois a criação desse órgão apresentou, de forma clara, os benefícios da profissão – algo que hoje já é compreendido pelas empresas dos mais variados portes e regiões do país. Outro fato importante foi a homologação da Lei no 6.404/1976 (BRASIL,1976), que, através de seu artigo 177, instituiu que as demonstrações financeiras das companhias abertas deveriam ser, obrigatoriamente, submetidas a auditoria por auditores independentes registrados na Comissão de Valores Mobiliários (CVM). Isso impulsionou o mercado de auditoria no Brasil. Atualmente, quatro empresas de auditoria dominam o mercado no Brasil e no mundo, são as chamadas Big-Four: 4 EY – Ernest Youg PwC – Price Waterhouse Coopers KPMG Deloitte Toda e qualquer empresa, se for do desejo de seus administradores, poderá contratar firmas de auditoria externa para averiguação de sua situação econômica, financeira e, também, para prestação de outros serviços. No entanto, para as empresas que possuem ações negociadas na bolsa de valores, esse serviço externo é obrigatório. Esse é um fato normativo, que também contribuiu para o desenvolvimento da profissão auditoria. 5 1.1 Principais áreas de atuação da auditoria A abrangência da auditoria vai além da avaliação das demonstrações financeiras das empresas, embora essa seja a origem da profissão. Atualmente, as empresas utilizam os trabalhos de auditores em diversas áreas, com a finalidade de apoiar a gestão na tomada de decisão. Uma equipe de auditoria pode ser composta por pessoas com formações diferentes, pois muitas vezes é preciso cobrir diversos pontos de riscos, em diferentes áreas, em um único trabalho de auditoria. Por isso, temos a necessidade de formar um time de auditores que estará em campo, com pessoas de formações acadêmicas e curriculares distintas. 6 1.1.1 Auditoria Operacional e de Gestão A auditoria operacional é responsável por avaliar o nível de operacionalização dos processos de uma empresa e contribuir para a sua melhoria contínua, com recomendações sólidas, pautadas por evidências e material técnico. Além disso, tem em seu escopo, a missão de verificar se as normas e diretrizes operacionais estão adequadas ao negócio. Outra característica importante desse tipo de auditoria é a tempestividade dos dados analisados. A auditoria operacional avalia os fatos em uma linha temporal passado/presente, ou seja, trabalha em cima de eventos que já ocorreram ou que ainda estão ocorrendo. Além disso, neste tipo de auditoria, há uma maior liberdade em relação à formação de equipes de trabalho, ou seja, não há obrigatoriedade em relação à formação dos auditores, ou seja, o time poderá ser formado por pessoas de diferentes áreas de conhecimento.EXEMPLO Em uma auditoria operacional na área de produção, é comum a equipe ser formada por auditores com diferentes formações, por exemplo, administradores, contadores e engenheiros. Os administradores e contadores contribuem com o conhecimento metodológico da auditoria, avaliação de fluxo, pontos de ruptura, riscos e reflexos nos resultados da empresa, ao passo que os engenheiros apuram as perdas e demonstram as principais falhas identificadas, sob ponto de vista técnico. A auditoria de gestão é muito parecida com a auditoria operacional, em alguns casos, a mesma equipe que faz auditoria operacional faz a de gestão. As ferramentas e técnicas utilizadas para obtenção de resultados também são semelhantes e, às vezes, os trabalhos se complementam. No entanto, há algumas diferenças importantes entre esses dois tipos de auditoria, que estão baseadas em seus objetivos e na tempestividade dos dados. A auditoria de gestão tem como finalidade averiguar dados em uma linha de tempo presente/futuro, diferente da auditoria operacional, e seu objetivo é apoiar a empresa na tomada de decisão em relação a eventos futuros. É comum a realização de auditoria de gestão em empresas que estão se reestruturando organizacionalmente, ou que necessitam revisar e remodelar seu ambiente de controles internos para atender novas demandas de mercado. 7 1.1.2 Auditoria de TI É fato notório que as empresas estão cada vez mais investindo em tecnologia, algo que é primordial para a sobrevivência de qualquer empresa, já que a tecnologia traz agilidade e torna as empresas mais competitivas. Com esse movimento de crescimento tecnológico, cresce também a profissão de auditor de TI. É comum o auditor de TI estar integrado a equipes de auditorias operacionais, pois ele pode, entre outras atividades, dar suporte na extração e manipulação de dados. No entanto, a auditoria de TI tem como objetivo específico, garantir a segurança do ambiente tecnológico da empresa, desenvolvendo e testando controles que evitam a circulação indevida de informações internas. Outro ponto importante no portfólio de atividades vinculadas as auditorias de TI, é a investigação de fraudes cibernéticas, em que, por meio de técnicas forenses, os auditores identificam e evidenciam fatos que possam gerar perdas financeiras para as empresas, como falsificação de documentos, falsificação de boletos e vazamento de informações internas para concorrentes, entre outros. 8 1.1.3 Auditoria contábil e Due Dilligence A auditoria contábil é baseada em um conjunto de procedimentos técnicos e testes que são utilizados para examinar os dados contábeis das empresas, em todas as áreas de relevância, cujo o trabalho irá refletir nos resultados financeiros da entidade. O objetivo principal da auditoria contábil é emitir um parecer transparente e assertivo sobre os dados analisados. Portanto, esse tipo de auditoria pode ser realizado, tanto por auditores internos como externos, a única diferença é que quando realizada por auditoria independente (externa), os dados serão levados a conhecimento público, já em um trabalho interno, o resultado ficará em posse da alta administração de empresa. Uma auditoria de Due Dilligence, embora esteja bastante relacionada a outros tipos de auditoria, principalmente contábil e operacional, tem uma característica específica: esse tipo de trabalho é utilizado em transações de compras de empresa. Trata-se de um trabalho de averiguação dos dados da empresa que está sendo adquirida, no qual a equipe de auditoria irá examinar os dados contábeis e processos, para fundamentar um parecer sobre os riscos e oportunidades que o investidor terá, ao comprar a empresa auditada. 9 1.1.4 Auditoria fiscal e governamental A auditoria fiscal, também chamada de auditoria tributária, é bastante comum e importante no mercado de auditoria brasileiro, pois o país tem uma estrutura tributária complexa. As constantes alterações na legislação tributária, as diferentes aplicações da lei em determinadas regiões do país e por determinados seguimentos, contribuem para o crescimento desse mercado de auditoria, que é formado, fundamentalmente por contadores e advogados tributários. Esse tipo de auditoria pode ser realizado por servidores públicos, com a finalidade de identificar possíveis falhas na escrituração fiscal e consequente falta de recolhimentos, ou até mesmo manobras de estruturação fiscal realizadas pelas empresas para reduzir, indevidamente, sua carga tributária. No entanto, pode ser feita por auditores internos ou externos, contratados pela empresa, para averiguar se o planejamento tributário em curso ou futuro, está adequado às necessidades do negócio. Já a auditoria governamental, consiste em um conjunto de técnicas e procedimentos voltados a avaliação da gestão pública, que tem como finalidade básica comprovar a legalidade dos atos públicos realizados por seus dirigentes em âmbito administrativo, identificando e evidenciando atos de improbidade, quando existentes. O trabalho de auditoria governamental transita por diversas áreas da máquina pública, averiguando desde o cumprimento do plano de governo, passando pela gestão de áreas chaves como contabilidade orçamentária e patrimonial e operacional. Neste aspecto, é possível dizer que o auditor governamental contribui significativa e diretamente com a sociedade, pois cabe a ele apoiar a identificação de irregularidades e atos de improbidade cometidos pelo governo. 10 1.2 Auditoria Interna e Externa O trabalho do auditor interno e do auditor externo, na maioria das vezes, tem focos diferentes, no entanto, em ambos os campos de atuação os trabalhos devem ser pautados por compromisso ético, dedicação e técnica que requer a profissão de auditor. Em determinados casos, os trabalhos dos auditores internos e externos podem ser compartilhados com os auditores externos, o que demonstra que, do ponto de vista técnico, as profissões se assemelham. 11 1.2.1 Auditoria Interna A auditoria interna é uma área de staff dentro da empresa, trata-se de uma equipe de auditores que possui vínculo empregatício com a empresa e trabalha a serviço da alta administração. Ainda que o auditor interno faça parte do quadro laboral da empresa, seu trabalho precisa ser realizado com maior grau de independência possível, ou seja, a área de auditoria deve se reportar para o mais alto nível hierárquico da empresa, para que toda e qualquer inconformidade seja devidamente levada a conhecimento da alta administração. Além disso, outros dois fatores são de extrema importância no trabalho da auditoria interna: Periodicidade dos testes: a equipe de auditores internos trabalha em tempo integral dentro de uma única empresa, os trabalhos de averiguações de áreas e controles-chave acontecem com maior frequência. Profundidade dos testes: os testes feitos pela auditoria interna tendem a ser realizados com excelente nível técnico, pois além dos conhecimentos básicos da profissão de auditor, a equipe interna, geralmente, tem grande conhecimento dos processos e normas da empresa e conseguem fornecer excelente cobertura aos riscos dos negócios no qual operam. Uma equipe de auditoria interna, para gerar valor para à empresa, precisa estar apta a realizar diferentes tipos de auditoria. Precisa ter conhecimento sobre normas técnicas e práticas de mercado relativas à contabilidade, para poder averiguar os dados contábeis e acompanhar o trabalho de auditoria interna. Também necessita conhecer as diretrizes operacionais internas, bem como detalhes dos processos para realizar trabalhos operacionais, contribuindo, assim, com a identificação de riscos e melhoria contínuas. Além disso, precisa ter habilidade técnica para conduzir auditorias de gestão, além de apoiar a empresa em projetos e reestruturações.SAIBA MAIS Área de staff representa uma área de assessoria e consultoria vinculada a alta administração. 12 Por isso, o conhecimento técnico e a formação acadêmica da uma equipe de auditores internos pode variar, pois precisa acompanhar as necessidades dos negócios. Profissionais de administração de empresas e contabilidade são mandatórios na composição de uma equipe de auditoria interna, pois somente eles podem dar cobertura a alguns tipos de trabalhos anteriormente citados. Os trabalhos de auditoria interna são baseados em princípios éticos, procedimentos técnicos e metodologia, acompanhe, a seguir: Testes de observância: visam à obtenção de uma segurança razoável quanto aos controles internos estabelecidos pela administração, se estão em efetivo funcionamento e, inclusive, quanto ao seu cumprimento pelos funcionários da entidade. Teste substantivos: visam à obtenção de evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelos sistemas de informações da entidade. Papéis de trabalho: são compostos por evidências (documentos) e apontamentos feitos pelo auditor ao longo do trabalho, visando a amparar as informações citadas em seu parecer 13 1.2.2 Auditoria Externa A auditoria externa, ou auditoria independente, cumpre uma função muito importante na sociedade. Seu trabalho se assemelha ao trabalho do auditor interno em alguns aspectos, porém há importantes fatores que diferenciam esses profissionais. O primeiro deles, e de maior importância é o vínculo trabalhista. O auditor externo não tem vínculo trabalhista com a empresa auditada, ele é um prestador de serviço, fato que gera maior independência nos trabalhos e, consequentemente, na emissão do parecer. Outro ponto importante e característico do trabalho da auditoria externa é a profundidade dos testes. O auditor externo possui algumas limitações em relação aos auditores internos no que se refere ao grau de conhecimento dos negócios e, também, não tem o mesmo prazo para realização dos testes, geralmente é menor. Dessa forma, a profundidade dos testes não é a mesma obtida em uma auditoria interna. 14 1.2.3 Principais diferenças Agora que você já conheceu um pouco mais das características das auditorias interna e externa e descobriu que o dever ético, o escopo e os testes dos auditores internos externos são tecnicamente semelhantes, vamos elencar e comparar as diferenças. Veja, no Quadro 1, a seguir, as principais diferenças entre essas duas profissões. Quadro 1 - Características das profissões Fonte: Mattos, 2020. 15 2. PLANO DE AUDITORIA Para uma execução eficaz e estratégica do plano de auditoria é necessário inicialmente um planejamento prévio do processo de auditoria, ou seja, o auditor deve estudar e conhecer aquilo que deve ser auditado, bem como traçar metas e objetivos e utilizar conhecimentos e legislação para verificar as informações declaradas. Como entendemos anteriormente, a auditoria tem como principal objetivo emitir um laudo técnico de conformidade ou não conformidade sobre o objeto de estudo. Inicialmente, precisamos entender o que seria o planejar. Podemos entender como planejar o processo de pensar agora as implicações futuras de nossas ações, ou seja, é buscar no dia de hoje prever o que poderá ocorrer no futuro. Para isso, precisamos sermos estratégicos em nosso planejamento. Podemos entender como planejamento de auditoria: é a etapa do trabalho na qual o auditor independente estabelece a estratégia geral dos trabalhos a executar na entidade a ser auditada, elaborando-o a partir da contratação dos serviços, estabelecendo a natureza, a oportunidade e a extensão dos exames, de modo que possa desempenhar uma auditoria eficaz (SERGIO JUND, 2007, p. 413). O planejamento da auditoria possui alguns propósitos, sendo eles: auxiliar o auditor a dedicar atenção apropriada às áreas importantes da auditoria; auxiliar o auditor a identificar e resolver tempestivamente problemas potenciais; auxiliar o auditor a organizar adequadamente o trabalho de auditoria para que seja realizado de forma eficaz e eficiente; auxiliar na seleção dos membros da equipe de trabalho com níveis apropriados de capacidade e competência para responderem aos riscos esperados e na alocação apropriada de tarefas; facilitar a direção e a supervisão dos membros da equipe de trabalho e a revisão do seu trabalho; auxiliar, se for o caso, na coordenação do trabalho realizado por outros auditores e especialistas. 16 Como descrito, o planejamento de auditoria representa a fase inicial e basilar de todo o processo. Nele o auditor procura compreender o ente auditado, suas áreas-chave, avaliar os fatores internos e externos que podem afetar a execução do trabalho e definir as finalidades da ação a ser realizada. Consoante recomendam as normas de auditoria universalmente aceitas, o auditor responsável deve planejar seus exames de modo a atender aos objetivos da auditoria de forma eficiente e eficaz (BERNADO, 2020, p. 45) Fonte: Elaborado pelo autor, 2020. O planejamento de auditoria pode ser dividido em dois estágios, sendo eles: análise geral e análise específica. Vejamos sobre cada tópico. Figura 1: Etapas Planejamento de Auditoria 17 2.1 Análise Geral A análise geral é o estágio do planejamento onde o auditor procura obter o conhecimento e a compreensão geral do auditado, avaliando as principais informações endógenas e exógenas inerentes ao trabalho a ser realizado. O objetivo fundamental dessa análise é obter e avaliar as principais informações sobre o objeto a ser examinado para fornecer subsídios para a elaboração do plano de auditoria e permitir uma adequada realização dos exames, com a identificação das áreas que serão examinadas e os respectivos critérios auditoriais (BERNADO, 2020). As mencionadas informações são obtidas, normalmente, através de observações; análise da legislação básica inerente ao auditado; de exames de documentos, relatórios gerenciais, de auditorias anteriores, sendo complementadas por entrevistas e discussões, principalmente com funcionários-chave das principais áreas. Elas devem ser analisadas, levando-se em consideração os objetivos, metas, finalidades, principais antecedentes históricos, atividades, planos, recursos disponíveis, procedimentos e controles administrativos. Ainda nesta fase o auditor deve procurar avaliar o risco envolvido no processo auditorial (BERNADO, 2020). 18 2.2 Análise Específica E o estágio que representa o elo de ligação entre a fase do planejamento e a de execução. A análise específica corresponde à avaliação detalhada das áreas- chave, objetivando verificar se os sistemas de controle interno existentes garantem a salvaguardado patrimônio, a adequação das informações e a eficiência e a eficácia operacional. Envolve os seguintes procedimentos: revisão dos sistemas de controle interno, exame de registros e documentos, entrevistas e discussões com as pessoas responsáveis pelas citadas áreas do auditado. Ao cabo desta etapa, deve ser elaborado o plano de auditoria, que é a materialização do planejamento, constituindo- se em seu ponto de controle (BERNADO, 2020). Após identificação das áreas-chave e dos critérios de auditoria de modo a avaliar as principais atividades, os sistemas e controles aplicados e os pontos fortes e fracos, os auditores devem proceder, na análise específica, à avaliação dos pontos de potencial importância identificados. Nessa fase, caso os auditores julguem necessário, pode-se recorrer a peritos e especialistas para a definição e programação de procedimentos especiais (BERNADO, 2020). O prazo para a realização dos exames das áreas-chave identificadas pode variar de acordo como tamanho e a complexidade do negócio auditado que estão sendoexaminado (BERNADO, 2020). 19 Figura 2: Planejamento da Auditoria Fonte: Estratégia Concurso 20 2.3 Princípios do Planejamento Princípio da contribuição aos objetivos Esse princípio propõe que planejamento deve visar as metas máximas da organização, além disso propõe que essas metas devem ser organizadas de forma hierárquica, e sempre que possível representar sua integralidade. Princípio da procedência do planejamento Neste princípio, identificamos que o planejamento deve ser realizado de forma prévia, ou seja, antes da execução. Podemos dizer que o planejamento deve ser elaborado no início do processo e que ele seja um norteador durante o processo. Princípio das maiores influência e abrangência Este princípio está relacionado as mudanças que o planejamento pode provocar nas atividades das organizações, dessa forma deve ser considerado a influência e abrangência dessa atividades, posteriormente avaliar o impacto sobre a organização, esse impacto pode provocar mudanças no quadro de pessoal, na aquisição de novas tecnologias e sistemas, dentre outros. Princípio das maiores eficiência, eficácia e efetividade Inicialmente deve identificar a diferença de eficiência, eficácia e efetividade. Podemos entender por eficiência como fazer certo as coisas, ou seja, é uma atitude mais individual, por outro lado a eficácia é uma atividade mais coletiva, é significa fazer as coisas certas, e por fim, a efetividade é quando a organização consegue ser eficiente e eficaz, dessa forma se tornando efetiva perante as suas atividades. Planejamento Participativo Esse ponto é de suma importância para o sucesso do planejamento, dessa forma não é necessário somente montar um plano de ação, contudo, deve ser montar um plano de ação efetivo, verificar se existe as condições para atingir esses objetivos e recursos facilitem a execução desses recursos. Dessa forma, é de grande valia um planejamento participativo, onde todos envolvidos se interage. 21 Planejamento Coordenado Este princípio está relacionado uma visão sistêmica, sendo assim, baseado no princípio anterior a visão tem que ser de um todo, o planejamento deve ser realizado de forma Inter dependentemente, ou seja, todos os aspectos envolvidos no planejamento devem ser projetados em conjunto. Planejamento Integrado Esse princípio está relacionado ao nível hierárquico da organização, dessa forma é de suma importância a integração desses planejamentos. Planejamento permanente E por fim, esse princípio está relacionado a um constante planejamento, ou seja, um planejamento permanente. Agora que estudamos sobre a ferramenta de planejamento, focamos nossos estudos na utilização dessa ferramenta no planejamento da auditoria. 22 2.4 Plano de Auditoria O processo de auditoria é realizado sequencialmente, segundo a figura 3. Figura 3- Sequência Plano de Auditoria Fonte: Yoskitake, 2009. 23 2.5 Programas de Auditoria Os programas de auditoria serão elaborados de forma lógica, racional, clara e objetivo, garantindo o sucesso desse programa durante a sua execução. Dessa forma, deverá ser observados as seis etapas para construção desse programa. Fonte: Elaborado pelo autor, 2020. Explicando sobre a figura 4, temos como a primeira etapa a familiarização. Entende-se por familiarização o conhecimento do auditor a respeito das normas gerais, procedimentos e avaliação do objeto de estudo. Essa fase também está relacionada a análise de relatórios antigos, buscando identificar os enfoques anteriores. Essa etapa ainda, contempla a avaliação sobre o fluxograma de cada área, dessa forma o auditor decidirá em quais áreas dará maiores enfoques. De modo resumido, podemos dizer que essa etapa é o processo que o auditor se familiariza com os processos anteriores, bem como com as atividades desempenhadas pela empresa, baseado com seus conhecimentos prévios a auditória. A segunda etapa consiste na seleção dos testes, nessa fase o auditor deverá decidir sobre a extensão dos testes, além de realizar a seleção de itens ou atividades que serão analisadas. A seleção é feita por meio de instrumento de amostragem, podendo ser: amostragem aleatória, amostragem estatística, estratificação de elementos. O método utilizado deve ser apresentado nos atos (papéis) de trabalhos. A terceira etapa consiste na formalização dos itens selecionados, nessa fase o auditor deverá registrar nos atos do planejamento, após a seleção quais itens e atividades foram selecionados por meio da seleção dos testes. Figura 4 - Etapas Preparação dos Programas de Auditoria 24 Após definir quais itens e atividades que serão analisados, o auditor deverá definir os procedimentos e testes que serão executados, essa fase é a quarta etapa, é conhecida como estabelecimentos de testes e procedimentos, durante essa fase o auditor deverá anotar possíveis detalhamentos, além de confeccionar checklists para determinados programas de auditoria. A quinta etapa consiste na abordagem geral, nessa fase o auditor deverá registrar os aspectos relevantes, de acordo com os controles internos, legislação, princípios, dentre outros. E por fim, temos a sexta etapa que consiste na conclusão, nessa etapa o auditor deverá emitir seu parecer final sobre o processo de auditoria, apresentar pontos levantando durante o processo. 25 3. FUNDAMENTOS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO E DA AUDITORIA NO HOSPITAL O sistema de controle interno e a auditoria no hospital têm como objetivo melhorar a eficiência, a eficácia e a transparência de todas as responsabilidades que derivam de uma organização a serviço da comunidade, não importa se o hospital é uma instituição pública ou privada. Desse modo, o controle interno e a auditoria são processos que contribuem para garantir que a gestão administrativa dos hospitais possa cumprir o direcionamento estratégico formulado. O controle interno e a auditoria são fundamentais no que se refere à avaliação independente e à sua qualidade de processos, assessores, avaliadores, integradores e facilitadores, com o objetivo de melhorar a cultura organizacional e, por consequência, contribuir para a produtividade e a efetividade da instituição. As responsabilidades mais relevantes do controle interno e da auditoria são apresentadas na Figura 5. Figura 5 - Responsabilidades do controle interno e da auditoria. Fonte: Londonõ, 2014 . No hospital, o setor responsável pelo sistema de controle interno deve medir a eficiência, a eficácia e a efetividade de todos os demais controles adotados pela administração; é o sistema encarregado de assessorar a alta administração na continuidade do processo administrativo, na avaliação dos planos estabelecidos e na introdução das ações corretivas necessárias para o cumprimento das metas e dos objetivos previstos. Neste sentido, esse sistema é responsável por regular todos os mecanismos de controle adotados na organização, considerando que, com sua função avaliadora, deve determinar a efetividade desses controles no hospital, a fim de contribuir para a https://jigsaw.minhabiblioteca.com.br/books/9788527734646/epub/OEBPS/Text/chapter23.html?create=true#fig23_1 26 administração com a tomada de decisões que orientem as diferentes ações para a consecução dos objetivos previstos. É evidente que a implementação, a manutenção e a execução dos controles estabelecidos são responsabilidade dos encarregados dos diferentes processos instituídos pelo hospital, e não do Departamento de Controle Interno (que é o setor responsável por racionalizar os processos de monitoramento e controle), ao qual cabe desenvolver um papel consultivo de avaliação e independente nos aspectos de sua competência. A função do Departamento de Controle Interno se concentrana assessoria e na avaliação, de acordo com uma dinâmica que retroalimente e facilite a melhoria contínua; desse modo, esse papel deve ser executado de maneira permanente e oportuna, pois o sucesso da administração está em tomar decisões assertivas no momento indicado. Quanto aos temas relacionados ao Departamento de Controle Interno, o Institute of Internal Auditors (IIA) desenvolveu as normas internacionais para o exercício da auditoria interna, entendidas como o marco de referência à disposição dos encarregados do Departamento de Controle Interno para a prática profissional dessa atividade. A auditoria interna é uma atividade independente e objetiva de avaliação e assessoria, concebida com o objetivo de agregar valor às diferentes atividades do hospital e de aprimorá-las para, assim, ajudar a instituição a cumprir seus objetivos e metas, sobretudo, realizando um trabalho sistemático e disciplinado para avaliar e melhorar a eficácia e a eficiência de todos os processos normalizados pela administração. A avaliação inclui a análise e a verificação objetiva das evidências, executadas pelos responsáveis do Departamento de Controle Interno para proporcionar uma opinião ou uma conclusão independente sobre um processo ou outro assunto. A natureza e o alcance da atividade de avaliação são determinados pelo chefe do Departamento de Controle Interno e envolvem três agentes. 27 A natureza e o alcance da atividade de assessoria estão sujeitos ao acordo feito com a administração. Em geral, a assessoria é composta por duas partes: A pessoa ou o grupo que oferece aconselhamento, ou seja, o chefe do Departamento de Controle Interno A pessoa ou o grupo que busca e recebe o aconselhamento, ou seja, a administração do hospital. O chefe do Departamento de Controle Interno, em nenhuma circunstância, deve perder a objetividade e assumir responsabilidades próprias da gestão. Em suma, o objetivo das normas internacionais se concretiza nos seguintes pontos: Definir os aspectos básicos que representam a prática da auditoria interna tal como deve ser Fornecer um marco de referência para o exercício e a promoção de uma série de atividades de auditoria interna que agreguem valor para o hospital Definir as bases para a avaliação de desempenho da auditoria interna Promover a melhoria dos processos do hospital. O controle interno, como função independente e objetiva de avaliação e assessoria, deve agregar valor para a melhoria dos processos do hospital e orientá- lo. Oferece à administração (e, em geral, à organização) um conhecimento real das condições em que ela se encontra em um período determinado, de modo a facilitar a reorientação oportuna das ações para o cumprimento dos objetivos propostos. 28 O controle interno é um meio, e não um fim em si mesmo. É um processo desenvolvido pelos funcionários da organização que não pode ser considerado infalível: oferece a penas uma segurança razoável; entretanto, nesse processo, convém adotar os princípios apresentados na Figura. O Departamento de Controle Interno é um setor que deve fazer parte da estrutura formal da instituição hospitalar, no nível de gestão, com funções específicas de assessoria e avaliação dos controles estabelecidos no hospital. A prática e a concepção de métodos e procedimentos de controle interno no hospital são independentes da existência de um departamento de controle interno, de modo que, se não houver esse departamento no hospital, a alta administração não é isenta da responsabilidade que o cumprimento de objetivos e metas envolve. Considerando que o Departamento de Controle Interno deve ser composto por um grupo multidisciplinar de profissionais, cada hospital deve definir diretamente o tamanho e a composição desse setor, de acordo com os critérios de abrangência, conveniência e especialização das funções pertinentes. A escolha dos funcionários não necessariamente envolve o aumento do quadro de cargos existentes, pois, para a designação das pessoas que integrarão esse departamento, deve-se considerar a capacidade profissional e pessoal necessária para realizar observações, verificações e análises técnicas especializadas, entre outras atividades; por isso, a equipe deve ter conhecimentos e experiência específicos relacionados ao objetivo do hospital. O Departamento de Controle Interno é o setor responsável por medir e avaliar a eficiência, a eficácia e a efetividade dos demais controles; deve assessorar a administração na continuidade dos processos, na reavaliação dos planos https://jigsaw.minhabiblioteca.com.br/books/9788527734646/epub/OEBPS/Text/chapter23.html?create=true#fig23_3 29 estabelecidos e na aplicação das medidas corretivas necessárias para o cumprimento das metas e dos objetivos previstos. Para a verificação e a avaliação realizadas com o controle interno, devem ser utilizadas as normas de auditoria geralmente aceitas e deve-se considerar a escolha de indicadores de desempenho, relatórios de gestão e qualquer outro mecanismo de controle necessário que envolva o uso de novas tecnologias. O papel a ser desempenhado pelos departamentos de controle interno no hospital inclui os seguintes aspectos: acompanhamento e assessoria, avaliação e monitoramento e promoção de uma cultura de controle. O Departamento de Controle Interno deve considerar os seguintes aspectos para o desenvolvimento e o cumprimento de sua responsabilidade: Plano de ação que fará parte do programa anual de auditoria: esse plano deve proporcionar benefícios como direcionamento dos esforços, redução do trabalho improdutivo, eliminação dos esforços em ações desnecessárias, monitoramento e acompanhamento permanente do trabalho do Departamento de Controle Interno Execução: é fundamental que a função dos departamentos de controle interno seja executada de forma objetiva, abrangente e diligente; dessa maneira, é preciso que disponham dos instrumentos necessários para garantir resultados efetivos, além da tecnologia informática que agregue valor ao gerenciamento administrativo Comunicação de resultados: esse aspecto é indispensável, por ser o mecanismo utilizado para a administração conhecer os resultados do trabalho desenvolvido. Dessa maneira, é necessário estabelecer como os departamentos de controle interno devem comunicar os resultados de suas atividades para a administração; os atributos da comunicação são, principalmente, a oportunidade, a clareza, a objetividade, a exatidão, a confiabilidade e a integralidade. Além disso, é fundamental que os relatórios sejam redigidos de modo a propor uma ação corretiva, e não uma defesa ineficaz Elaboração dos relatórios: as oportunidades para divulgar o trabalho são múltiplas; entretanto, de acordo com seu teor, os relatórios podem ser classificados em: Relatório final segundo a atividade realizada: cada ação realizada deve gerar um relatório que informe os resultados 30 Relatório executivo anual: relatório que deve ser apresentado à autoridade máxima do hospital, no qual devem constar a situação do sistema de controle interno e os resultados da avaliação de gestão, incluindo recomendações e sugestões Relatório de gestão: relatório sobre o progresso do plano geral do Departamento de Controle Interno. A função do Departamento de Controle Interno é a realimentação, porque deve contribuir para a melhoria contínua da administração do hospital. Por isso, é fundamental estabelecer quais são os aspectos e os papéis que definem o desempenho desses departamentos. Neste sentido, considera-se que há cinco funções essenciais: acompanhamento, assessoria, avaliação, monitoramento e promoção da cultura do controle. A seguir, cada uma dessas funções é descrita em detalhes. Um fator indispensável para que o acompanhamento e a assessoria sejam executados de maneira adequadaé a comunicação eficaz entre os departamentos de controle interno e a administração do hospital. Três aspectos, entre outros, correspondentes ao Departamento de Controle Interno são: assessorar a administração na continuidade do processo administrativo, reavaliar os planos estabelecidos e aplicar as medidas corretivas necessárias para o cumprimento dos objetivos e das metas. Em nenhuma circunstância o responsável pelo Departamento de Controle Interno pode participar da administração dos recursos do hospital. A neutralidade é a virtude que possibilita informar sobre o desenvolvimento e a efetividade do sistema de controle interno e da gestão, sem favorecer ninguém no hospital. Os achados e as conclusões devem ser embasados por evidências documentais. Os departamentos de controle interno devem entender que sua função de assessoria e acompanhamento consiste, principalmente, na orientação técnica. 31 A função de assessoria dos departamentos de controle interno desenvolve-se por meio dos seguintes mecanismos: Fornecer as informações solicitadas Fornecer soluções para os problemas identificados Orientar o diagnóstico que possa redefinir um problema Fornecer recomendações específicas e viáveis Obter o consenso e o comprometimento Facilitar a aprendizagem organizacional Melhorar a efetividade da gestão voltada para resultados. Os princípios que podem ser consultados como referência para o desenvolvimento de trabalhos de assessoria são: Proposição de valor Atividades distintas da avaliação e da assessoria Inter-relações entre avaliação e assessoria Atividades de assessoria promovidas pela administração Pensamento objetivo Comunicação de informações relevantes. Dentre todas, a melhor maneira de obter valor agregado das atividades de assessoria do Departamento de Controle Interno é aquela que considera o trabalho conjunto da administração do hospital e o referido departamento, para facilitar a identificação de necessidades e a formulação de soluções. O sucesso de uma boa assessoria ocorre à medida que é possível a comunicação efetiva entre os diferentes responsáveis pela execução dos processos; isso facilita a geração de compromissos que levam ao adequado funcionamento da organização e à solução dos problemas, de maneira colaborativa e acordada. A avaliação e o monitoramento são, talvez, as funções mais relevantes dentre as responsabilidades correspondentes aos departamentos de controle interno. A 32 função independente e objetiva de avaliação e acompanhamento atribuída aos departamentos de controle interno é a que define com mais clareza a natureza destes dentro do hospital e a que indica com maior precisão a diferença entre eles e as demais áreas da instituição. Ao desenvolver a avaliação e o acompanhamento, a neutralidade é a condição que permite emitir um julgamento sobre o desenvolvimento e a efetividade do sistema de controle interno e da gestão, sem favorecer nenhum colaborador ou área organizacional; a objetividade está relacionada à utilização de métodos que permitam observar os eventos do hospital e a gestão dos colaboradores, de maneira que os achados e as conclusões sejam embasados por evidências. É necessário considerar que a função avaliadora não se limita à avaliação do sistema de controle interno e de qualidade, mas envolve também o acompanhamento e a análise dos seguintes aspectos da instituição: Gestão hospitalar Execução do orçamento Processos identificados Processos de contratação Legalidade dos atos administrativos expedidos pelo hospital Planos de melhoria dos departamentos de controle Fluidez e oportunidade nas inter-relações dentro do hospital Relatórios para a administração do hospital. É preciso destacar que o Departamento de Controle Interno faz parte da estrutura do hospital e, neste sentido, procura atingir os objetivos por ele propostos; embora não participe da execução das ações que visam a alcançar tais objetivos, tem o dever, por meio de avaliação independente, objetiva e neutra, de fornecer ao hospital o feedback e as sugestões necessárias para que os objetivos propostos possam ser cumpridos. Dentre as funções do Departamento de Controle Interno, em relação à avaliação do sistema de controle interno, estão incluídas: Planejar, dirigir e organizar a verificação e a avaliação do sistema de controle interno Garantir que o sistema de controle interno seja estabelecido no hospital 33 Assegurar que os controles definidos para os processos e as atividades do hospital sejam executados Garantir que os controles para todas as atividades do hospital sejam definidos de maneira adequada e permanentemente aprimorados. O resultado do trabalho de avaliação deve fornecer as informações necessárias para que se possa verificar a efetividade dos controles adotados pelo Departamento de Controle Interno. Essa avaliação deve verificar, entre outros aspectos, se os responsáveis pelos processos, com o apoio da administração, adotaram os procedimentos para a administração e o controle do hospital e assegurar que eles sejam mantidos. Auditoria interna A auditoria interna representa o outro elemento da avaliação independente; neste sentido, é descrita como um elemento para o controle, que possibilita a realização de exames sistemáticos, objetivos e independentes dos diferentes processos, procedimentos, atividades e resultados do hospital. Além disso, permite que sejam emitidas opiniões baseadas em evidências sobre todos os aspectos da gestão e dos resultados obtidos. A auditoria interna consiste em um instrumento para a realimentação do sistema de controle interno, que analisa os pontos fortes e fracos do controle, bem como o desvio dos objetivos e das metas propostos. Seu propósito é apresentar as recomendações necessárias para a melhoria dos processos. A auditoria interna é o segundo momento da avaliação independente e constitui um instrumento para a realimentação do sistema de controle interno, que examina os pontos fortes e fracos do controle nas atividades do hospital. Seu intuito é dar recomendações, com base em evidências, sobre o grau de cumprimento dos objetivos, das metas, dos planos, dos programas, dos projetos e dos processos, que os tornem operacionais, sobretudo o que está relacionado a desvios e erros 34 detectados na operação do hospital, a fim de apoiar a administração na tomada de decisões que possibilitem a correção dos desvios, por meio dos planos de melhoria elaborados para tal fim. A auditoria interna deve ter alcance em três aspectos básicos de avaliação. É responsabilidade do chefe do Departamento de Controle Interno estar atento às mudanças reais ou potenciais nas condições internas ou externas, que afetam ou colocam em risco as atividades do hospital. A avaliação independente, composta pela análise do sistema de controle interno e a auditoria interna, requer uma etapa de acompanhamento, com o objetivo de verificar se as ações derivadas dessas avaliações foram implementadas de maneira eficiente e eficaz. O acompanhamento é definido como um processo por meio do qual o Departamento de Controle Interno determina a adequação, a eficácia e a oportunidade das medidas tomadas pela alta administração quanto às observações e às recomendações dadas sobre o trabalho. O chefe do Departamento de Controle Interno deve realizar o respectivo acompanhamento para que sejam adotadas as medidas corretivas, considerando os seguintes aspectos: Dirigir as observações e as recomendações aos responsáveis por realizar a ação corretiva Receber e avaliar as respostas da administração para as observações e as recomendações Receber atualizações periódicas da administração, a fim de avaliar os esforços empreendidos para corrigir os achados Receber e avaliar relatóriosde outras áreas do hospital Informar aos responsáveis pelos processos e à administração sobre a situação das respostas para as observações e as recomendações de trabalho. 35 O Departamento de Controle Interno deve verificar se as medidas corretivas foram tomadas e assegurar que sejam eficazes na obtenção dos resultados; ou se, pelo contrário, a administração não adotou as medidas corretivas sobre as observações informadas. É necessário que o Departamento de Controle Interno identifique se as ações executadas a respeito das observações e das recomendações sobre o trabalho solucionam os problemas subjacentes. O chefe do Departamento de Controle Interno é responsável por agendar as atividades de acompanhamento. As ações de acompanhamento devem referir-se aos achados. Para criar uma cultura do controle, é necessário elaborar critérios conceituais e metodológicos. Todos os colaboradores do hospital devem receber capacitação sobre o controle interno e a auditoria, buscando promover a cultura da melhoria contínua para o cumprimento do direcionamento estratégico, dos planos, das metas e dos objetivos previstos. Atualmente, considera-se que a cultura tem diversas subculturas que correspondem às necessidades de organização e de significados específicos de cada grupo. Uma delas é a cultura organizacional, presente em empresas e que se constitui em um meio para atingir seus objetivos. Neste sentido, entende-se por cultura organizacional um conjunto de valores, tradições, crenças, hábitos, normas, atitudes e condutas que dão identidade, personalidade e destino a uma organização para a realização de seus objetivos econômicos e sociais. 36 Vale ressaltar que o ambiente organizacional é mediado pela linguagem, que cria e recria a realidade da organização; dessa maneira, é necessário fortalecer o princípio do autocontrole nos colaboradores, definido como a capacidade que cada um tem de considerar o controle como inerente e intrínseco a suas responsabilidades, ações, decisões, tarefas e atividades. Para impulsionar a cultura do controle, é necessário e conveniente promover a conscientização, a capacitação e a disseminação, a fim de interiorizá-la e obter o comprometimento com ela. Associado a esse esforço, o hospital interessado na implementação de uma cultura do controle deve proporcionar espaços para a reflexão institucional, além de mecanismos de participação dos colaboradores na elaboração e na execução dos planos, a prática do controle por meio da auto avaliação e a geração de níveis de confiança aceitáveis nos mecanismos de controle. 37 4. Referências ARENS A, Elder RJ, Beasley MS. Auditoría, un enfoque integral. México: Pearson Education; 2007. ARRUDA, Daniel Gomes; ARAÚJO, Inaldo da Paixão Santos. Fundamentos da Auditoria: a auditoria das demonstrações financeiras em um contexto global. São Paulo: Saraiva, 2012. E-book. BERMÚDEZ H. Esbozo de la auditoría estatutaria y el control interno en las organizaciones privadas. Pontificia Universidad Javeriana, Cuad Contabilidad. 2000;1-7. CEPEDA GA. Auditoría y control interno. Bogotá: Mc-Graw-Hill; 1997. MALAGÓN LONDOÑO G, PONTÓN LAVERDE G, REYNALES LONDOÑO J. Auditoría en salud. 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