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1 CONTABILIDADE PUBLICA 1 Sumário NOSSA HISTÓRIA ........................................................................................................................... 2 1 - INTRODUÇÃO ......................................................................................................................... 3 2 - A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE PÚBLICA ............................................................. 6 Pluralidade de conhecimento .................................................................................................... 9 Dominar o conhecimento do controle público ............................................................................ 9 3 - CAMPO DE ATUAÇÃO .......................................................................................................... 12 4 - SISTEMA DE CONTABILIDADE PUBLICA GERENCIAL ...................................................... 15 CONTABILIDADE GERENCIAL .............................................................................................. 15 4.1 - PLANEJAMENTO E CONTROLE COMO FERRAMENTA DA ........................... 21 5 - CONTABILIDADE GERENCIAL E CONTABILIDADE FINANCEIRA ..................................... 22 Contabilidade tributária ............................................................................................................ 23 PÚBLICA ..................................................................................................................................... 24 6 - A CONTABILIDADE E A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ...................................................... 26 7 - SISTEMA DE CUSTOS DO GOVERNO FEDERAL .............................................................. 28 CONTÁBEIS PÚBLICAS ............................................................................................................. 33 2 NOSSA HISTÓRIA A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários, em atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós- Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como entidade oferecendo serviços educacionais em nível superior. A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua. Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de publicação ou outras normas de comunicação. A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, excelência no atendimento e valor do serviço oferecido. 3 1 - INTRODUÇÃO Contabilidade pública é um ramo contábil destinado ao registro de atos e fato contábeis relativos ao patrimônio público. Isso diz respeito à administração direta e indireta, que incluem órgãos de governo, sociedades de economia mista, empresas públicas, agências regulamentadoras, fundações e autarquias. Essa contabilidade também foca em aspectos financeiros, orçamentários e patrimoniais, como a contabilidade societária e tradicional. No entanto, as demonstrações contábeis no setor público conduzem para um caminho de transparência. Seu foco está, portanto, na gestão, e não no lucro. E qual a função da análise contábil na contabilidade pública? Ela remete ao conhecimento de receitas e despesas. No entanto, relatórios elaborados se direcionam não só para subsidiar decisões, mas também para prestar contas à sociedade e responsabilizar agentes públicos, quando for o caso. Em outras palavras, há muita 4 coincidência entre a contabilidade pública e privada. No entanto, os objetivos e as estratégias são diferentes. Um bom exemplo é o princípio de austeridade fiscal e controle de gastos. Ele é o mesmo. Exceto em sociedades de economia mista (poder público tem participação ou é acionista majoritário), na contabilidade pública, se as despesas se aproximam das receitas devido a investimentos em prol da sociedade, a organização pública terá cumprido o seu papel. No caso da empresa privada, o contador que presta serviços para ela atua ao lado do dono do negócio na análise patrimonial, no fluxo de caixa e no desempenho para elevar seus rendimentos, auxiliando no crescimento do negócio ou gerando financeiro aos investidores. Conforme Norma Brasileira de Contabilidade (NBC) TSP Estrutura Conceitual publicada pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) em 2016, os Relatórios Contábeis de Propósito Geral das Entidades do Setor Público (RCPGs) são destinadas a apurar alguns pontos específicos, tais como: 1. Quais os recursos disponíveis atualmente para gastos futuros, e até que ponto há restrições ou condições para a utilização deles? 2. Quais mudanças na carga tributária que recaem sobre os contribuintes em períodos futuros para pagar por serviços correntes? 3. A capacidade da entidade para prestar serviços melhorou ou piorou em comparação com exercícios anteriores? 4. A entidade prestou seus serviços à sociedade de maneira eficiente e eficaz? As preocupações da contabilidade pública giram em torno da contrapartida à sociedade. Por isso, se relacionam à disponibilidade de recursos para investir em melhorias e à maior eficiência (melhores serviços por um menor custo, materializada pelo custo- benefício do pagamento de tributos). A contabilidade gerencial pode ser definida como um conjunto de técnicas e procedimentos contábeis, como a contabilidade financeira, a de custos e a análise das demonstrações contábeis, que, quando combinadas, fornecem informações valiosas para o processo de tomada de decisão nas organizações. Segundo Pizzolato (2000, p. 195) a Contabilidade Gerencial, ―produz informação útil para a administração, a qual exige informações para vários propósitos tais como: auxílio no planejamento; na medição e avaliação de performance; na fixação de preços de venda e na análise de ações alternativas. A contabilidade gerencial está trazendo o conhecimento e dando suporte necessário para que os gestores possam manter os 5 controles interno e externos das organizações com o mínimo de falhas nos procedimentos. Padoveze (2010), afirma que a contabilidade gerencial é utilizada como grande e excelente ferramenta dos gestores para o processo decisório e nas tomadas de decisão. A Contabilidade de Custos tem duas funções relevantes: o auxílio ao Controle e a ajuda às Tomadas de Decisões. No que diz respeito ao Controle, sua mais importante missão é fornecer dados para o estabelecimento de padrões, orçamentos e outras formas de previsão e, num estágio imediatamente seguinte, acompanhar o efetivamente acontecido para comparação com os valores anteriormente definidos. No que tange à Decisão, seu papel reveste-se de suma importância, pois consiste na alimentação de informações sobre valores relevantes que dizem respeito às conseqüências de curto e longo prazo sobre medidas de introdução ou corte de produtos, administração de preços de vendas, opção de compra ou de produção, etc. (MARTINS, 2006). No caso específico da União, a dimensão física pode ser expressa pelos produtos, programas e ações orçamentárias. Por sua vez, a dimensão monetária está relacionada à expressão econômico financeira: reais, dólares, euros etc. (BRASIL,2017). 6 2 - A IMPORTÂNCIA DA CONTABILIDADE PÚBLICA Segundo Carvalho (2010), "contabilidadepública é o ramo da ciência contábil que tem como objetivo aplicar os conceitos, os princípios e as normas contábeis nos atos e fatos orçamentária, financeira, patrimonial e de compensação, nos órgãos e entidades da administração pública, direta e indireta e ainda fornecer informações tempestivas, compreensíveis e fidedignas à sociedade e aos gestores públicos". Ainda: Em outras palavras, é um ramo da contabilidade que estuda, orienta, controla e registra os atos e fatos da administração pública, demonstrando o seu patrimônio e as suas variações, bem como acompanha e demonstra a execução do orçamento. A contabilidade aplicada ao setor público é o ramo da ciência contábil que aplica, no processo gerador de informações, os princípios fundamentais de contabilidade e as normas contábeis direcionados ao controle patrimonial de entidades do setor público. O objetivo da contabilidade aplicada ao setor público é fornecer aos usuários informações sobre os resultados alcançados e os aspectos de natureza orçamentária, econômica, financeira e física do patrimônio da entidade do setor público e suas mutações, em apoio ao processo de tomada de decisão; a adequada prestação de contas; e o necessário suporte para a instrumentalização do controle social. 7 A contabilidade pública tem foco na gestão. Seu principal objetivo é fornecer aos gestores informações precisas que subsidiem as tomadas de decisões de forma a cumprir aquilo que é estabelecido pela legislação. Com foco no orçamento e sua execução, tais relatórios são utilizados para controle interno e externo, além de servir de base para informações estatísticas e outros interesses da sociedade. A Contabilidade Pública é tão importante quanto a contabilidade que é aplicada nas empresas privadas. Ela não deve limitar-se tão somente a prestar contas aos cofres públicos, através de dispositivos legais e constitucionais, mas buscar transparência nos demonstrativos financeiros. Isso permitiria que todos os cidadãos pudessem compreender as ações dos governantes e fazer uma análise crítica verificando, assim a atuação dos vários órgãos no que diz respeito à subtração de parte do patrimônio público por meio de tributos. A Contabilidade Pública, no exercício de suas funções, tem que ser um instrumento de alcance e manutenção dos interesses públicos, os quais devem estar sempre voltados ao atendimento à sociedade. A Contabilidade Pública é um ramo da contabilidade regido pela Lei 4.320, de 17 de março de 1964. Seu objetivo é o controle sistemático dos recursos econômicofinanceiros do Estado, através das ações administrativas de seus agentes – União, Estados, Municípios e Distrito Federal. Segundo a Lei 4.320, podemos definir a Contabilidade Pública como a parte da contabilidade que coleta, registra, controla e analisa os atos e os fatos da Fazenda Pública; ela reflete o Patrimônio Público e suas variações, bem como acompanha e demonstra a execução do orçamento; diferindo das demais contabilidades porque os seus procedimentos estão ligados diretamente à Administração Pública, cuja ordenação se faz através de leis e regulamentos. Cabe destacar que na empresa privada tudo é possível, se não contrariar a lei, enquanto no setor público só é possível com autorização legal. A contabilidade pública, como pontuamos acima, utiliza os princípios, critérios, métodos e técnicas da Ciência Contábil para acompanhar a evolução do patrimônio público. E como isso acontece? Como qualquer ente, os órgãos públicos podem adquirir direitos, assumir obrigações, comprar, vender, produzir e outras atividades. Na execução de suas tarefas, realizam 8 operações contábeis típicas, envolvendo áreas orçamentária, financeira, patrimonial e outras. São operações semelhantes que encontramos no dia a dia, tais como recebimento de recursos de terceiros, compras de materiais de consumo e bens permanentes, pagamento de pessoal e fornecedores. Em suma, arrecadação de receitas e realização de despesas. Neste mesmo sentido, além dessas atividades, órgãos e entidades públicas praticam atos administrativos que provocam alterações em elementos que compõem o patrimônio. É o caso de convênios, contratos de serviços, concessão de avais e outros atos. Tudo isso diz respeito à contabilidade pública. Com a Lei de Responsabilidade Fiscal, os administradores se tornaram obrigados a divulgar relatórios e demonstrativos dos gastos. O primeiro artigo da lei, inclusive, é bastante clara: “A responsabilidade na gestão fiscal pressupõe a ação planejada e transparente, em que se previnem riscos e corrigem desvios capazes de afetar o equilíbrio das contas públicas, mediante o cumprimento de metas de resultados entre receitas e despesas e a obediência a limites e condições no que tange a renúncia de receita, geração de despesas com pessoal, da seguridade social e outras, dívidas consolidada e mobiliária, operações de crédito, inclusive por antecipação de receita, concessão de garantia e inscrição em restos a pagar”. E para lidar com a complexidade da contabilidade pública, o contador deve reunir algumas habilidades. O perfil ideal do contador público é uma soma de habilidades, como pluralidade de conhecimento, domínio do conhecimento do controle público, postura ética e atuação consultiva. 9 Pluralidade de conhecimento Atuar na área pública não é muito diferente do que atuar na área privada. Não pelas características. No entanto, o contador que se envereda pela contabilidade pública deve ter uma peculiaridade marcante: ser generalista. Ele não se especializará em uma só área. Não é possível executar suas funções sabendo apenas sobre impostos devidos por entes públicos ou folha de pagamento. É preciso entender tudo que envolve orçamento e patrimônio público. O contador da área pública é plural, incorporando conhecimentos da administração pública na área de pessoal, tributária, previdenciária, políticas públicas, intermediação de captação de recursos externos e gerenciamento da dívida. Dominar o conhecimento do controle público Ter conhecimento sob o controle público também é uma habilidade indispensável para o contador que deseja atuar neste ramo. Afinal, suas atitudes profissionais, sob o ângulo institucional e legal, se relacionam ao exercício o controle público. Por isso, é condição fundamental que o profissional conheça e domine os instrumentos e tipos de controle público. Ao dominar os procedimentos legais, processuais e contábeis, ele pode exercer a função de controlar em diversos segmentos dos serviços públicos. Dentro desse exercício, ele será responsável por: 1. Atender ao controle da sociedade civil por meio de relatórios de prestação de contas das atividades governamentais; 2. Apoiar a missão institucional do controle externo, fornecendo informações fiscais aos agentes fiscalizadores; 3. Disponibilizar demonstrativos contábeis para atender ao controle interno; 4. Suprir a direção superior de informações fidedignas. 10 Postura ética Um contador público sem postura ética é incapaz de exercer sua função. Até mesmo porque seria incoerente com a própria atividade que ele exerce. Mas, neste ponto, destacamos a postura distinta no relacionamento profissional. Conforme o porte da estrutura organizacional em que presta serviços, a postura muda. No ente público de pequeno porte, o serviço fica mais centralizado, e as funções são mais executivas. Nas entidades públicas maiores, há descentralização das funções contábeis e estreito convívio profissional entre os responsáveis pela guarda e aplicação dos recursos. Neste sistema de controle interno descentralizado, a base é a interação e integração entre os profissionais, bem como a responsabilização pela publicidade das informações. Por este motivo,todos os contadores públicos devem harmonizar os procedimentos, colocando a ética à frente, para não ocorrer divergências públicas de opiniões e de demonstrativos. Assim, preserva-se de críticas a publicização dos informativos contábeis. 11 12 3 - CAMPO DE ATUAÇÃO Segundo Silva (2004), “a Contabilidade Pública está intimamente ligada com regime democrático adotado pelos Estados Modernos, pois quando exerce o poder, se exerce em nome do povo, e todos os aspectos da contabilidade encontra-se em um ambiente propício para suas elaborações teóricas e para suas aplicações práticas. Assim todo avanço da autocracia do despotismo implica ao retrocesso da contabilidade como integrante do sistema de informações do Governo” A Contabilidade Pública é restrita à administração nos seus quatro níveis de governo: Federal, Estadual, Municipal e Distrito Federal, bem como as suas Autarquias e Fundações. Em seu título X, a Lei nº 4.320/64 trata das autarquias e outras entidades, que compreendem as com autonomia financeira e administrativa, cujo capital pertença integralmente ao poder público. Dessa forma, a estrutura da Administração Pública atendida pela contabilidade seria: Administração Direta: encontramos o núcleo central constituído dos seguintes órgãos máximos dos três poderes e seus subordinados, sendo eles o Poder Legislativo e o Poder Executivo – ambos no âmbito Federal, Estadual e Municipal e o Poder Judiciário – no âmbito Federal e Estadual. Conforme Silva (2004), “na administração direta, encontramos ainda o órgão de controle interno responsável pela Contabilidade Pública a quem incumbe, além dos registros contábeis, a vigilância sobre desvios e desperdícios, bem como a delimitação da responsabilidade dos agentes públicos”. Administração Indireta: corresponde à organização administrativa das pessoas jurídicas vinculadas, que são criadas pelo Estado para com ele comporem a Administração Pública, auxiliando-o no exercício da atividade administrativa. Legislação A contabilização dos atos e fatos administrativos, bem como a elaboração de balanço e demonstrativos contábeis, orçamentários e financeiros, obedecem às normas gerais estatuídas pela Lei 4.320, de 17 de março de 1964; pelo Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967; pelo Decreto nº 93.872, de 23 13 de dezembro de 1986, e suas respectivas alterações; pela Instrução Normativa nº 8/96 da Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda e pela Lei Complementar nº 101/200 – Lei de Responsabilidade Fiscal. A Lei 4.320, de 17.03.64 Estatui normas gerais de direito financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Os principais artigos que se referem à Contabilidade são: • Exercício Financeiro – Artigos 34 e 35 • Superávit Financeiro – Artigos 43 • Contabilidade – Artigos 83 a 85 e 87 a 89 • Contabilidade Orçamentária e Financeira – Artigos 90, 91 e 93 • Contabilidade Patrimonial – Artigos 94 a 100 • Balanços – Artigos 101 a 106. O contador público é fundamental para o bom funcionamento do Estado. Demonstramos como sua atuação plural e consultiva traz benefícios para toda a sociedade. Afinal, é quem atua na análise e no gerenciamento das contas das entidades governamentais, em todas as esferas. É quem preza pela transparência diante de um cenário tomado pela corrupção. É, em suma, quem executa cada preceito da Lei da Transparência e da Responsabilidade Fiscal. 14 15 4 - SISTEMA DE CONTABILIDADE PUBLICA GERENCIAL CONTABILIDADE GERENCIAL Para Marion (2009, p.28) “a contabilidade é o instrumento que fornece o máximo de informações úteis para a tomada de decisões dentro e fora da empresa”. Partindo dessa premissa já se observa que a contabilidade gerencial sempre esteve entranhada na contabilidade como instrumento para ajudar na tomada de decisões. Com o atual cenário de crise econômica e competitividade entre as organizações, cada vez mais se faz necessário à utilização das ferramentas da contabilidade gerencial como instrumento de gestão. A contabilidade gerencial também pode ser chamada de contabilidade de gestão; para Zalunca (2010) a contabilidade gerencial é definida como uma ferramenta necessária para a gestão de negócios; assim conclui que: a contabilidade gerencial em síntese é a utilização dos registros e controles contábeis com objetivo de gerir a entidade. Logo os administradores se utilizaram das informações geradas pela contabilidade para definir suas estratégias na tomada de decisão com o objetivo de manterem-se competitivos. Compactuando tais raciocínios pode-se concluir que a contabilidade gerencial é crucial na gestão dos negócios e no desenvolvimento das organizações, pois ao contrário da contabilidade financeira que visa atender o público externo a contabilidade gerencial é exclusivamente voltada para atender o público interno das organizações. 16 A Contabilidade Gerencial se desenvolveu a partir da expansão dos mercados e da percepção dos administradores de que a melhor forma de acompanhar a evolução dos resultados de suas organizações seria através da avaliação dos custos. Ao analisar o objetivo da Contabilidade Gerencial, Martins (2006) argumenta: “A Contabilidade de Custos tem duas funções relevantes: o auxílio ao Controle e a ajuda às Tomadas de Decisões. No que diz respeito ao Controle, sua mais importante missão é fornecer dados para o estabelecimento de padrões, orçamentos e outras formas de previsão e, num estágio imediatamente seguinte, acompanhar o efetivamente acontecido para comparação com os valores anteriormente definidos. No que tange à Decisão, seu papel reveste-se de suma importância, pois consiste na alimentação de informações sobre valores relevantes que dizem respeito às conseqüências de curto e longo prazo sobre medidas de introdução ou corte de produtos, administração de preços de vendas, opção de compra ou de produção, etc.”. A Contabilidade Gerencial, neste aspecto, é um valioso instrumento de auxílio à tomada de decisão, pois é o processo de identificar, mensurar, acumular, analisar, preparar, interpretar e comunicar informações que auxiliem os gestores a atingir objetivos organizacionais (HORNGREN et al., 2004). O entendimento de vários estudiosos da matéria é que a Contabilidade Gerencial é a parte da Contabilidade que está diretamente envolvida com os processos produtivos, com o objetivo de gerar informações que possam auxiliar os administradores na tomada de decisão quanto à maximização de resultados quando da alocação de recursos financeiros ou materiais. Essa percepção foi propulsora da mudança de foco da Contabilidade de Custos, que passou de mera avaliadora de estoques em organizações de manufatura para importante ferramenta de decisão gerencial em todos os segmentos de negócio. De maneira geral, portanto, pode-se afirmar que todo procedimento, técnica, informação ou relatório contábil feito “sob medida” para que a administração os utilize na tomada de decisões entre alternativas conflitantes, ou na avaliação de desempenho, recai na contabilidade gerencial 17 A avaliação da aplicabilidade da contabilidade gerencial em organizações do setor público se justifica em função da crise fiscal por que passa o Estado e com a conseqüente restrição orçamentária que limita os entes públicos no alcance de suas metas. Voltada para atender o público interno a contabilidade gerencial exige de seus profissionais características peculiares. Assim o profissional que possui domínio das técnicas da contabilidade gerencial atua de forma diferenciada dos profissionais da contabilidade padrão, pois este auxiliara com muita eficácia o gestor a tomar decisão quepor consequência trará melhores resultados para a empresa. A Contabilidade Gerencial é o instrumento de gestão que se faz necessário em todas as economias, desde as mais simples até as grandes economias, sua atuação vai desde a coleta, a apresentação e interpretação dos fatos dentro das organizações, ficando responsável em definir melhores estratégias que trarão resultados positivos as organizações, sempre fundamentada em dados precisos e tempestivos os quais trarão solidez nas decisões dos gestores. Assim a contabilidade gerencial como instrumento de gestão acompanha todos os processos que ocorrem dentro da organização, como controle de custos aumenta de produção, giro de estoque, aumento de vendas e também observa os impactos negativos e positivos que esses processos causam na empresa, com objetivo de equacioná-los. Em suma a Contabilidade Gerencial é o progresso geral de uma empresa, está ligada diretamente ao processo decisório, fornecendo informações pertinentes para a gestão, informações estas que vem de setores distintos dentro da organização. A Contabilidade Gerencial atende a todos os tipos de organizações, sejam elas comerciais ou não comerciais, sua utilização como instrumento de gestão traz suporte para decisões de curto, médio e longo prazo. Para tanto, conforme Crepaldi (2006), A informação contábil tem que ser: - Confiável. Os trabalhos elaborados pela Contabilidade devem inspirar confiança, a tal ponto que o usuário da informação tenha segurança nas informações fornecidas. - Ágil. Pode-se elaborar um belo trabalho contábil, mas se o mesmo não for apresentado em tempo hábil para ser usufruído, a informação perde o sentido, principalmente em países com economia instável. 18 - Elucidativa. Cada usuário da informação tem um grau de conhecimento; identificálo é primordial para que os trabalhos sejam elucidativos. - Fonte para tomada de decisões. Nenhuma decisão que envolva negócios é tomada a esmo, pois está em jogo o Patrimônio, que não se constituiu de maneira tranquila; assim, quem controla o Patrimônio tem obrigação de gerar alicerce para decisão De modo geral, o valor da informação está diretamente relacionado ao modo como ela auxilia o gestor em seu processo decisório. Para Stair e Reynolds (2011), a informação valiosa deve ter as seguintes características: Acessíveis. As informações devem ser facilmente acessíveis para os usuários autorizados para que possam obtê-la no formato e no tempo certo para atender as suas necessidades. Exatas. As informações exatas estão livres de erros. Em alguns casos, as informações imprecisas são geradas porque dados imprecisos são colocados no processo de transformação. Completas. Informações completas contêm todos os fatos importantes. Econômicas. As informações devem também ser relativamente econômicas para ser produzidas. Os tomadores de decisões devem sempre comparar o valor das informações com o custo de produzi-las. Flexíveis. Informações flexíveis podem ser utilizadas para diversos propósitos. Por exemplo, informações sobre qual a disponibilidade no estoque, de uma peça em particular, podem ser utilizadas por representantes de venda para fechar uma venda, por um gerente de produção para determinar se é preciso repor os estoques e por um executivo financeiro para determinar o valor atual investido pela empresa em estoque. Relevantes. Informações relevantes são importantes para o tomador de decisões. Confiáveis. Informações confiáveis são aquelas em que os usuários podem acreditar. Seguras. As informações devem ser garantidas contra o acesso de usuários não autorizados. 19 Simples. As informações devem ser simples, e não exageradamente complexas. Informações sofisticadas e detalhadas podem não ser necessárias, sob pena de causar sobrecarga ao tomador de decisões. Apresentadas em tempo hábil. Informações devem ser apresentadas no momento exato, quando elas são necessárias. Verificáveis: As informações devem ser verificáveis. Isso significa que você pode verificá-las para assegurar-se de que elas são corretas, talvez verificando muitas fontes para a mesma informação. A informação pode ser separada conceitualmente como primária e secundária, de acordo com a necessidade para a decisão. Isso leva à tomada de decisão e aos objetivos, planos e ações pertinentes que estabelecem padrões de controle e levam paralelamente a resultados (VICO MAÑAS, 2012). Para Atkinson et al (2000 p. 45), “Informação gerencial contábil participa de várias funções organizacionais diferentes – controle operacional, custeio do produto e do cliente, controle administrativo e controle estratégico”. A tabela 01 demonstra as funções de informação gerencial contábil. 20 21 4.1 - PLANEJAMENTO E CONTROLE COMO FERRAMENTA DA CONTABILIDADE GERENCIAL A contabilidade gerencial está diretamente ligada ao planejamento e controle de uma organização, seja de pequeno, médio ou grande porte, ambos são instrumentos de administração para os gestores. Para Padoveze (2010, p. 40), Se temos a contabilidade, se temos a informação contábil, mas não a usamos no processo administrativo, no processo gerencial, então não existe gerenciamento contábil, não existe Contabilidade Gerencial. Segundo Horngren et al (2004 p. 300), “o sistema de controle gerencial é uma integração lógica das técnicas para reunir e usar as informações a fim de tomar decisões de planejamento e controle [...]”. Para Atkinson et al (2000 p. 567), “o planejamento estratégico, ou de longo prazo, consiste em desenvolver uma conexão de contratos inter-relacionados, explicita ou implicitamente, entre a empresa e seus grupos de stakeholders principais”. Segundo Martins (2010 p. 305), “controlar significa conhecer a realidade, comparála com o que deveria ser, tomar conhecimento rápido das divergências e suas origens e tomar atitudes para sua correção”. O planejamento e o controle operacional utilizam procedimentos e práticas preestabelecidas para monitorar o processo decisório, Gil et al (2010 p. 35). O planejamento subdivide-se em duas fases: Planejamento Estratégico e Planejamento Operacional. O Planejamento Operacional incorpora uma etapa adicional, que é a que finaliza o planejamento das operações, denominada Programação, PADOVEZE (2012 p. 27). A figura nº. 01 apresenta o conjunto do processo de planejamento para a organização: 22 5 - CONTABILIDADE GERENCIAL E CONTABILIDADE FINANCEIRA Segundo Atkinson et al (2000 p. 37), a contabilidade financeira “comunica aos agentes externos as consequências das decisões e das melhorias dos processos executadas por administradores e funcionários. Os métodos da contabilidade financeira e da contabilidade gerencial foram desenvolvidos para diferentes propósitos e para diferentes usuários das informações financeiras PADOVEZE (2010 p. 38). Horngren et al (2004 p. 4) afirma que “a contabilidade financeira referese à informação contábil desenvolvida para usuários externos, como acionistas, fornecedores, bancos e agências regulatórias governamentais. Padoveze (2009 p. 9) ainda afirma A Contabilidade Financeira, que podemos denominar de Contabilidade Tradicional, é entendida basicamente como instrumento contábil essencial para a feitura dos relatórios para usuários externos e necessidades regulamentadas. A Contabilidade Gerencial é vista principalmente como supridora de informações para usuários internos da empresa. É importante ressaltar as diferenças entre contabilidade gerencial e financeira, campo de atuação, público alvo, tipos de informação, entre outros aspectos, que será exposto na Tabela nº. 02 de informações: Tabela 02: Características Básicas da Contabilidade Financeira e Gerencial 23 Contabilidade tributária A contabilidadetributária "é um campo de estudo e de aplicação das ciências contábeis, que se ocupa da contabilização por meio de lançamentos adequados das operações das empresas que produzam o fato gerador dos tributos incidentes sobre lucros ou resultados superavitários que geram obrigações tributárias principais". Conforme Fabretti (2006), a contabilidade tributária é o ramo da contabilidade que tem por objetivo aplicar, na prática, conceitos, princípios e normas básicas da contabilidade e da legislação tributária, de forma simultânea e adequada. Para Oliveira et al (2006): a contabilidade tributária é o ramo da contabilidade responsável pelo gerenciamento dos tributos incidentes nas mais variadas operações realizadas por uma empresa, ou grupo de empresas, adaptando ao diaa-dia empresarial as obrigações tributárias, de forma a não expor a entidade às possíveis sanções fiscais e legais. Esta ramificação da contabilidade serve de suporte para as empresas no sentido de saber a aplicabilidade da legislação tributária, mostrando a forma das previsões do valor a ser arrecadado aos cofres públicos de todas as esferas, prevenindo as empresas a tomarem decisões desnecessárias quanto ao seu fluxo de caixa para a quitação dos tributos até a data de vencimento. A contabilidade tributária, também conhecida pelo termo de contabilidade fiscal, é a parte da contabilidade que trabalha na administração dos tributos de uma empresa. Seu objetivo não reside, apenas, em manter impostos organizados e em dia. Seu objetivo é, também, viabilizar o negócio ao conciliar de forma legal o imposto menos oneroso ao produto/serviço, diminuindo o impacto da tributação. 24 5.1 - CONTROLE GERENCIAL E CONTABILIDADE PÚBLICA Para Frezatti et al. (2007), a relação entre o longo prazo e o curto, que faz a conexão entre questões estratégicas e táticas, constitui elemento de relevância para o desenvolvimento do sistema de planejamento como um todo. E para esses autores a contabilidade gerencial da entidade é uma das principais fontes de informação para que isso seja possível. Essa visão é defendia por Shank e Govindarajan (1993) ao afirmarem que a contabilidade existe em um negócio inicialmente para facilitar o desenvolvimento e implementação da estratégia organizacional. Esses autores argumentam que informação contábil é a base da análise financeira, por permitir uma avaliação da exequibilidade financeira das estratégias; pelos relatórios contábeis representarem importante ferramenta de comunicação através da organização, o que ajuda na seleção do programa tático mais eficaz, no sentido de atingir as metas; por fim, a contabilidade tem importante papel de monitoramento do desempenho, seja dos gerentes, seja das unidades de negócio, ressaltando-se a relevância do custo padrão, orçamentos de despesas e planos de lucros anuais, ferramentas que devem ser adaptadas ao contexto estratégico em que se insere a instituição. Para Horngren, Datar e Foster (2004) a contabilidade gerencial facilita o planejamento e controle, fornecendo informações sobre: 1) representação financeira de planos – orçamento; 2) registro e classificação contábil das transações – sistema contábil; e 3) comparação entre o que foi orçado e o real – relatórios de desempenho. 25 A partir dessa argumentação o que se infere é a importância da contabilidade para o processo de planejamento e para a realização do controle, principalmente quanto a monitoramento do desempenho e avaliação de alcance das metas. Porém, a visão não deve se restringir a questões meramente financeiras; a utilização dessas medidas deve ser pautada na análise de eficiência e eficácia das metas como exposto por Liedtka (2000). No setor público a relação entre contabilidade, planejamento e controle permanece a mesma, permitindo a consideração de que se espera que seja mais explicita, uma vez que as leis federais 4.320/64 e lei complementar 101/01 determinam que o governo deve elaborar, a partir de um Plano Plurianual, dois instrumentos vinculados à execução financeira de curto prazo, os quais são: a Lei de Diretrizes Orçamentárias e a Lei Orçamentária Anual. Segundo Guimarães e Almeida (2006) a desvinculação entre o orçamento e o planejamento no setor público caracteriza uma situação totalmente indesejada, pois, sendo os instrumentos citados retratos fictícios da realidade, as consequências são a redução da transparência em relação aos gastos públicos e a abertura de uma brecha ao Poder Executivo para utilização de sua discricionariedade no intuito de promover escolhas políticas e outras práticas que não consideram os desejos da sociedade, seu principal patrocinador. 26 6 - A CONTABILIDADE E A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA A administração pública tem como uma de suas características a preocupação com o controle do déficit orçamentário e também do endividamento público, além da obtenção de informações econômicas, financeira e patrimonial que possam possibilitar ao gestor na tomada de decisões e que essa gestão seja mais eficiente na utilização dos recursos financeiros que são sempre escassos. Contabilidade e administração pública estão relacionadas para que possam dar respostas a sociedade. A administração pública deveria ser uma parte integrante do cotidiano de todos os cidadãos que esperam por respostas imediatas por parte das instituições, procurando saber aonde e como estão sendo utilizado o dinheiro público. De acordo com Kohama, (2014, p. 25) A Contabilidade pública é um dos ramos mais complexos da ciência contábil e tem por objetivo captar, registrar, acumular, resumir e interpretar os fenômenos que afetam as situações orçamentárias, financeiras e patrimoniais das entidades de direito público interno, ou seja, a União, Estados, Distrito Federal e Municípios, através de 27 metodologia especialmente concebida para tal, que utiliza de contas escrituradas segundo normas especificas que constituem o Sistema Contábil Público. Estudos e experiências mostram que a atual estrutura governamental obriga a sociedade a analisar os sistemas que integram as instituições para oferecer aos profissionais auxílios no cumprimento das metas financeiras, administrativas e principalmente para atender as necessidades da população como: saúde, transporte, moradia, segurança e educação e que essas, sejam de qualidade sempre pensando na coletividade. 28 7 - SISTEMA DE CUSTOS DO GOVERNO FEDERAL A Contabilidade Pública tem como base a Lei 4.320, de 17 de março de 1964, que instituiu normas gerais de direito financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal: - Art. 99. Os serviços públicos industriais, ainda que não organizados como empresa pública ou autárquica, manterão contabilidade especial para determinação dos 29 custos, ingressos e resultados, sem prejuízo da escrituração patrimonial e financeiro comum. Como podemos observar a apuração dos custos na administração pública demanda de décadas atrás, o Decreto-Lei nº 200/1967 em seu Art. 79, dispõe ―A contabilidade deverá apurar os custos dos serviços de forma a evidenciar os resultados da gestão. A Lei de Responsabilidade Fiscal - LRF, no artigo 50, parágrafo 3º, dispõe ― A Administração Pública manterá sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial. Diante disso, em 09 de março de 2011 a STN publicou a Portaria nº 157, que dispõe sobre a criação do Sistema de Custos do Governo Federal, estruturado na forma de um subsistema organizacional da administração pública federal brasileira e vinculado ao Sistema de Contabilidade Federal, visando contribuir com a política de governança pública, a Secretaria doTesouro Nacional (STN), por meio da Coordenação de Informação de Custos (COINC) da Subsecretaria de Contabilidade Pública (SUCON), em consonância com as competências conferidas pelas Portarias STN n° 157 e 716 de 2011, apresenta o Portal de Custos do Governo Federal. O Sistema de Informações de Custos do Governo Federal – SIC – é um Data Warehouse que se utiliza da extração de dados dos sistemas estruturantes da administração pública federal, tal como SIAPE, SIAFI e SIGPlan, para a geração de informações e sua existência atende ao art. 50, § 3º da Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000 – Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), que obriga a Administração Pública a manter sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial (BRASIL,2017) O Portal de Custos abrange os órgãos e entidades da administração direta e indireta, constantes nos orçamentos fiscal e da seguridade social do Orçamento Geral da União, desde que integrados ao SIAPE e ao SIORG, abrange os órgãos e entidades da administração direta e indireta, constantes nos orçamentos fiscal e da seguridade social do Orçamento Geral da União, desde que integrados ao SIAPE e ao SIORG. Em relação aos órgãos militares do Poder Executivo e dos demais órgãos pertencentes aos Poderes Legislativo e Judiciário, a abrangência do Portal depende de integração de base de dados referente aos custos de pessoal e de sua estrutura organizacional (BRASIL,2017). 30 No Portal em análise adota-se o sistema de acumulação de custos por processo, em que os serviços públicos são realizados de forma contínua e os custos acumulados periodicamente nas unidades organizacionais (BRASIL,2017). O sistema de custeio empregado é o histórico, expressando os custos reais incorridos no período e o custeio estimado, baseado em métodos quantitativos, a fim de permitir a aplicação da informação de custos para o planejamento (BRASIL,2017). Além das aplicações do portal pelo gestor público, os demais usuários também podem aplicar a informação gerada em diferentes contextos. Os órgãos de contabilidade, controle interno e externo, por exemplo, podem facilmente verificar sinais de possíveis irregularidades na aplicação de procedimentos contábeis patrimoniais, bem como o correspondente reflexo na informação de custo. Por sua vez, os órgãos de planejamento podem fazer uso das informações de custo na concepção do orçamento público, ao considerar o consumo dos recursos efetuado conforme o fato gerador da despesa patrimonial. Enquanto que ao cidadão, também é disponibilizada mais uma importante ferramenta de acesso à informação, em um formato dinâmico e interativo, por meio de uma linguagem de custos acessível e transparente (BRASIL,2017). Diante desses propósitos, o Portal de Custos do Governo Federal foi criado utilizando a ferramenta QlikView, que por meio de painéis, pretende, além de evidenciar as informações de custos das organizações, provocar sobretudo nos gestores a busca por respostas a diversas questões sobre cenários que precisam ser melhor verificados e avaliados acerca do consumo de recursos sob a sua gestão (BRASIL,2017). O Portal de Custos abrange os órgãos e entidades da administração direta e indireta, constantes nos orçamentos fiscal e da seguridade social do Orçamento Geral da União, desde que integrados ao SIAPE e ao SIORG, abrange os órgãos e entidades da administração direta e indireta, constantes nos orçamentos fiscal e da seguridade social do Orçamento Geral da União, desde que integrados ao SIAPE e ao SIORG. Em relação aos órgãos militares do Poder Executivo e dos demais órgãos pertencentes aos Poderes Legislativo e Judiciário, a abrangência do Portal depende de integração de base de dados referente aos custos de pessoal e de sua estrutura organizacional (BRASIL,2017). 31 No Portal em análise adota-se o sistema de acumulação de custos por processo, em que os serviços públicos são realizados de forma contínua e os custos acumulados periodicamente nas unidades organizacionais (BRASIL,2017). O sistema de custeio empregado é o histórico, expressando os custos reais incorridos no período e o custeio estimado, baseado em métodos quantitativos, a fim de permitir a aplicação da informação de custos para o planejamento (BRASIL,2017). Além das aplicações do portal pelo gestor público, os demais usuários também podem aplicar a informação gerada em diferentes contextos. Os órgãos de contabilidade, controle interno e externo, por exemplo, podem facilmente verificar sinais de possíveis irregularidades na aplicação de procedimentos contábeis patrimoniais, bem como o correspondente reflexo na informação de custo. Por sua vez, os órgãos de planejamento podem fazer uso das informações de custo na concepção do orçamento público, ao considerar o consumo dos recursos efetuado conforme o fato gerador da despesa patrimonial. Enquanto que ao cidadão, também é disponibilizada mais uma importante ferramenta de acesso à informação, em um formato dinâmico e interativo, por meio de uma linguagem de custos acessível e transparente (BRASIL,2017). Diante desses propósitos, o Portal de Custos do Governo Federal foi criado utilizando a ferramenta QlikView, que por meio de painéis, pretende, além de evidenciar as informações de custos das organizações, provocar sobretudo nos gestores a busca por respostas a diversas questões sobre cenários que precisam ser melhor verificados e avaliados acerca do consumo de recursos sob a sua gestão (BRASIL,2017). Custos controláveis (CC): São os itens de custo que podem ser controlados pelo gestor levando em consideração a sua influência sobre o consumo dos recursos. Integram essa natureza de custo os seguintes itens: pessoal ativo, encargos patronais, tecnologia da informação, água e esgoto, energia elétrica, telefonia, copa e cozinha, limpeza, vigilância, demais serviços prediais, apoio administrativo, serviços técnicos especializados, serviços de saúde, demais serviços de terceiros, diárias, passagens, material de consumo, transferências não obrigatórias, serviços da dívida pública, despesas de exercícios anteriores e demais custos controláveis, conforme critérios estabelecidos pela Secretaria do Tesouro Nacional. 32 Custos não controláveis (CNC): São os itens de custo consumidos independentemente da influência do gestor. Compostos pelos seguintes itens: pessoal inativo/pensionistas, depreciação /amortização/exaustão, transferências obrigatórias, benefícios previdenciários, despesas de exercícios anteriores e demais custos não controláveis. Custos atribuíveis a pessoal (CAP): Entende-se como custos atribuíveis a pessoal a agregação dos itens de custo em que o consumo de recursos é influenciado pelos servidores das organizações. Isso significa dizer que há uma relação de representatividade entre o consumo de recursos e a força de trabalho, composta pelos servidores ativos em exercício na respectiva organização, incluindo os requisitados e desconsiderando os cedidos para outras instituições. Custos atribuíveis a pessoal (CAP): Entende-se como custos atribuíveis a pessoal a agregação dos itens de custo em que o consumo de recursos é influenciado pelos servidores das organizações. Isso significa dizer que há uma relação de representatividade entre o consumo de recursos e a força de trabalho, composta pelos servidores ativos em exercício na respectiva organização, incluindo os requisitados e desconsiderando os cedidos para outras instituições. 33 7.1 - PRINCIPAIS USUÁRIOS DAS INFORMAÇÕES CONTÁBEIS PÚBLICAS Segundo a Estrutura Conceitual da Contabilidade Pública, os objetivos de se elaborar e divulgar as informações contábeis estão relacionados ao fornecimento de informações sobre a entidade do setor públicoque são úteis aos usuários da informação contábil para a prestação de contas e responsabilização e tomada de decisão. Lembrando que os usuários da contabilidade, geralmente não têm um conhecimento profundo das informações contidas nas DCASP. Isso significa que você, como profissional da contabilidade, na maioria das vezes estará se comunicando com um público que não tem um profundo conhecimento sobre o assunto. Por este motivo, deve buscas sempre uma linguagem clara e objetiva. Basicamente os principais usuários da informação contábil são: O cidadão, pois estes são os principais financiadores dos gastos realizados pelo governo. Os órgãos de controle, sejam eles de controle externo como o poder legislativo e os tribunais de contas, ou mesmo de controle interno, no caso as controladorias governamentais. As instituições financeiras pois se utilizam da informação contábil para identificar a capacidade de paramento dos entes governamentais. 34 Quais informações devem constar nas Notas Explicativas das DCASP? As informações contidas nas notas explicativas devem ser relevantes, complementares ou suplementares àquelas não suficientemente evidenciadas nas demonstrações contábeis. Portanto, as informações constantes nas notas explicativas devem ser: • Informações relevantes – o critério relevância é bastante subjetivo. No entanto, deve-se evitar incluir, nas notas explicativas, informações desnecessárias e cujo teor ou valor não seja representativo; • Informações suplementares – podem ser acrescentadas mais informações além daquelas constantes no corpo das demonstrações contábeis, desde que se observe o critério da relevância; • Informações complementares – cabe ao profissional de contabilidade julgar se determinadas informações contidas nas demonstrações devem ser acrescidas de outras, de forma que a informação se mostre mais completa; Outras informações relevantes, por exemplo: o Passivos contingentes e compromissos contratuais não reconhecidos; o Divulgações não financeiras, tais como: os objetivos e políticas de gestão do risco financeiro da entidade; pressupostos das estimativas; o Reconhecimento de inconformidades que podem afetar a compreensão do usuário sobre o desempenho e o direcionamento das operações da entidade no futuro. o Ajustes decorrentes de omissões e erros de registro; • Segundo o MCASP, as notas explicativas englobam também informações de qualquer natureza exigidas pela lei, pelas normas contábeis e outras informações relevantes não suficientemente evidenciadas ou que não constam nas demonstrações; Os assuntos devem ser tratados obedecendo a ordem de apresentação nas demonstrações contábeis. 35 Por que Elaborar Notas Explicativas dos Balanços Públicos? As notas explicativas a cada ano vem se tornando mais importante tanto para os contadores quanto para o usuários da Contabilidade Pública. Neste post falo de um assunto que vem se tornando de suma importância para os contadores e também para os usuários da contabilidade no setor público. Estou me referindo as notas explicativas, que têm a função de tornar mais transparente as informações contidas nas demonstrações contábeis. Essa é uma prática adotada há bastante tempo no setor privado. Entretanto, a maioria dos profissionais de contabilidade que atuam setor públicos, só atentaram para a importância das notas explicativas após a entrada em vigor das Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao setor público expedidas pelo CFC. Este é o primeiro de uma séria de 5 artigos tratando deste tema na forma de perguntas e respostas. Por que elaborar notas explicativas das DCASP? De acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (NBCT 16.6), as notas explicativas são parte integrante das demonstrações contábeis. No início do ano de 2017 foi editada pelo CFC, a Estrutura Conceitual para a Elaboração e a Divulgação de Informação Contábil de Propósito Geral pelas Entidades do Setor Público, conhecida como Estrutura Conceitual. Esta norma reforça o que já avia sido exposto na NBCT 16.6. Mas além das exigências contidas nas normas, todos sabemos que a Contabilidade é uma ciência que trabalha basicamente com informações. Sabemos também que as DCASP são o resultado de uma série registros realizados ao longo do exercício financeiro e contém informações de natureza orçamentária, financeira, econômica, patrimonial, dentre outras. Por outro lado, as informações contidas nas demonstrações contábeis muitas vezes não são acessíveis a todos os usuários. Por este motivo, o contador público deve ter 36 a sensibilidade de compreender as limitações dos usuários da CASP e tornar a informação contábil mais acessível. Assim, as notas explicativas devem ser elaboradas pois facilita a compreensão dos usuários das informações contidas nas demonstrações contábeis. 37 BIBLIOGRAFIA EDITORA FGV. Sistema de informação de custos na administração pública federal: uma política de Estado / Victor Branco de Holanda, Fernando Lattman-Weltman, Fabrícia Guimarães (Orgs.). — Rio de Janeiro : Editora FGV, 2010. 160 p. FÉLIX, Cláudia Lima; GOMES, Josir Simeone. Sistema de contabilidade gerencial aplicada à administração pública: um estudo de caso na COMLURB. Disponível em: https://anaiscbc.emnuvens.com.br/anais/article/viewFile/1509/1509> Acesso em: 04 de dezembro 2017. MACHADO, Janaina Resende; RAPÉ, Sara Ferreira de Lima; SOUZA Sinvales Roberto. Contabilidade gerencial e sua importância para a gestão e tomada de decisão das empresas contemporâneas. 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