desenvolver atividades administrativas de secretária escolar

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Assistente de Secretaria Escolar
UNIDADE CURRICULAR 1: 
Desenvolver Atividades Administrativas de Secretaria Escolar
Curso de Qualificação Profissional em Educação
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Créditos
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente 
Bruno Breithaupt
Diretor Regional
Rudney Raulino
Diretoria de Educação Profissional
Ivan Luiz Ecco
Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD
Anderson Redinha Malgueiro
Conteudista
Jamine Henning
Grasieli Cavalheiro Gassner
Leonardo José Hermes de Oliveira
Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância
Coordenação Editorial e Desenvolvimento
Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
Sumário
APRESENTAÇÃO DA UNIDADE CURRICULAR ������������������������������ 5
1 ESTRUTURA FUNCIONAL E ORGANIZACIONAL ESCOLAR E 
DE OUTRAS ORGANIZAÇÕES ��������������������������������������������� 6
Contextualizando ����������������������������������������������������������� 6
1.1 Estrutura organizacional o funcional ������������������������������ 6
1.2 Tipos e funções das organizações ������������������������������������� 9
1.3 Organograma e fluxograma ������������������������������������������� 10
Considerações ��������������������������������������������������������������� 14
2 LEGISLAÇÃO EDUCACIONAL ��������������������������������������������� 15
Contextualizando ���������������������������������������������������������� 15
2.1 Legislação educacional ������������������������������������������������ 15
2.2 SiteS oficiais �������������������������������������������������������������� 17
Considerações ���������������������������������������������������������������� 18
3 PROCEDIMENTOS ESCOLARES ������������������������������������������ 19
Contextualizando ���������������������������������������������������������� 19
3.1 Arquivo �������������������������������������������������������������������� 19
3.2 Procedimentos organizacionais, administrativos e produtivos ����� 29
3.3 Procedimentos escolares ���������������������������������������������� 31
3.4 Internet: princípios de segurança ������������������������������������ 36
3.5 Navegadores (browSerS) e ferramentas de pesquisa ���������������� 37
3.6 Pesquisa na internet ��������������������������������������������������� 45
3.7 Correio eletrônico ����������������������������������������������������� 53
3.8 Editores de texto ������������������������������������������������������� 58
3.9 Planilhas eletrônicas �������������������������������������������������� 62
Considerações ��������������������������������������������������������������� 73
4 PRODUÇÃO ESCRITA ���������������������������������������������������� 74
Contextualizando ���������������������������������������������������������� 74
4.1 Coesão e coerência textuais ������������������������������������������ 74
4.2 Pronomes de tratamento ���������������������������������������������� 76
4.3 Tempos verbais ����������������������������������������������������������� 77
4.4 Pontuação e ortografia ������������������������������������������������ 80
4.5 Novo acordo ortográfico ���������������������������������������������� 83
4.6 Vícios de linguagem ����������������������������������������������������� 87
4.7 Estrutura do texto ����������������������������������������������������� 88
4.8 Documentos oficiais ��������������������������������������������������� 90
CONSIDERAÇÕES �������������������������������������������������������� 105
REFERÊNCIAS ������������������������������������������������������������ 106
Assistente de Secretaria Escolar 5
APRESENTAÇÃO DA UNIDADE CURRICULAR
Olá! Seja bem�vindo (a) à Unidade Curricular Desenvolver atividades administrativas de secretaria 
escolar.
A secretaria escolar possui uma grande demanda de atividades administrativas que dão subsídios a 
outros setores da escola. Dentre estas atividades, estão a organização da documentação escolar e a 
redação e emissão de documentos oficiais de escrituração escolar. 
Dessa maneira, ao longo desta Unidade Curricular, você mobilizará e articulará conhecimentos, 
habilidades, atitudes e valores para identificar a estrutura funcional e organizacional escolar e de outras 
organizações, assim como irá pesquisar legislações e atos normativos em sites oficiais governamentais 
e de outras entidades vinculadas à educação. 
Além disso, o assistente de secretaria deve desenvolver documentos e elaborar planilhas eletrônicas 
de acordo com as características dos dados, visando agilizar os processos administrativos da secretaria 
escolar. Ele também deve estar atento às normas ortográficas e gramaticais da língua portuguesa para 
emitir documentos oficiais e enviar e-mails. 
Alguns procedimentos de organização da documentação são necessários para o andamento dos 
processos da secretaria escolar, sendo assim, ao final desta Unidade Curricular você saberá protocolar 
documentos físicos e eletrônicos atendendo a procedimento de tramitação, além de arquivá�los de 
acordo com a temporalidade e obrigatoriedade prevista em legislação. 
Ao demonstrar a articulação e mobilização desses elementos, você terá indicado que desenvolveu a 
competência de desenvolver atividades administrativas de secretaria escolar.
Bons estudos!
Assistente de Secretaria Escolar 6
1 ESTRUTURA FUNCIONAL E ORGANIZACIONAL ESCOLAR E 
DE OUTRAS ORGANIZAÇÕES
Contextualizando
Para compreender a Estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações, o assistente 
de secretaria escolar necessita conhecer como uma escola é organizada: desde a sua hierarquia até como 
representá�la por meio de organogramas e fluxogramas. A hierarquia escolar envolve muitas funções: enquanto 
a parte administrativa (direção e recursos humanos) gere a escola, a operacional (colaboradores em geral) 
coloca a organização em funcionamento.
Assim, a fim de perpassar por todos esses elementos, você estudará os diferentes tipos de organização e suas 
funções, além das características dos departamentos que, costumeiramente, fazem parte dessas organizações. 
1.1 Estrutura organizacional e funcional
Embora existam tipos diferentes de organizações, com objetivos também diferentes, todas elas, para funcionarem 
adequadamente, precisam seguir uma estrutura organizacional e funcional. Isso inclui também a escola, 
que, como muitas outras organizações, lida com pessoas. A peculiaridade da escola está em ser a primeira 
organização que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. E mais ainda: é uma organização 
que, complementando a função das famílias, também tem a missão de educar. 
No contexto da organização chamada escola, a secretaria escolar representa a porta de entrada da comunidade. 
Ela é, ainda, a produtora e guardiã da memória e da documentação escolar. 
A secretaria escolar pode ser um setor integrante do departamento pedagógico ou departamento administrativo 
de uma instituição. No entanto, essa definição dependerá da especificidade da estrutura de cada organização.
Ademais, esse setor representa o órgão responsável pelos serviços de escrituração, documentação, correspondência 
e processos referentes à vida da escola e à vida escolar dos alunos, trabalhando coletivamente para a gestão 
administrativa e pedagógica.
Você consegue pensar em todas essas responsabilidades da secretaria escolar sem ter conhecimento sobre 
a funcionalidade, estrutura e organização da escola?
A secretaria escolar tem a responsabilidade de auxiliar a administração de uma instituição. Por isso, é importante 
que o profissional que irá atuar neste setor conheça a sua estrutura e organização. A funcionalidade, organi�
zação e estrutura de uma instituição passam pela departamentalização, que representa uma divisão do trabalho 
baseada nas diferentes especialidades profissionais presentes dentro da estrutura organizacional da empresa. 
A estrutura organizacionalpode ser composta por inúmeros departamentos – cada qual com sua importância – 
que são responsáveis pelo bom andamento de todas as atividades. Porém, esses departamentos não são iguais 
em todas as organizações: eles variam de acordo com o ramo de atividade, porte da empresa, número de 
funcionários, entre outros fatores determinantes.
O que podemos citar de comum entre alguns departamentos é o fato de absorverem a administração dos 
principais recursos da empresa, sendo, nesse momento, destacadas as áreas de Recursos Humanos, Marketing 
e Comercial, Produção, Finanças e Logística. Para o ambiente escolar a estimativa não muda, visto que todos 
esses estão dentro da escola, porém, muitas vezes têm outros nomes.
Assistente de Secretaria Escolar 7
1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
Além disso, não existe um método ou modelo de departamentalização: cada organização poderá definir o 
padrão a ser aplicado visando à otimização de seus recursos. Porém, em se tratando de escola, há alguns tipos 
de departamentalização comumente utilizados. A seguir, saiba mais sobre cada um deles.
a) Departamento Pedagógico
É o departamento que colabora com toda a parte pedagógica, incluindo desde atendimento 
especializado aos alunos, bem como orientação aos professores e atendimento com fins de escla�
recimento aos pais e/ou responsáveis.
b) Departamento Especializado
É o departamento específico de acordo com o oferecimento e/ou necessidade da escola, como, 
por exemplo, biblioteca, informática, salas multifuncionais.
c) Departamento de Manutenção
É o departamento responsável pela conservação do patrimônio escolar. Inclui limpeza, reparos, 
materiais de expediente.
d) Departamento Alimentício
É o departamento responsável pelo controle logístico da merenda escolar.
e) Departamento Administrativo
É o departamento que pode englobar toda a equipe gestora, incluindo a equipe da secretaria escolar. 
Saiba mais
Nem sempre há regras quanto às funções desempenhadas em cada departamento. Em muitas escolas, 
por exemplo, determinado departamento executa atividades que, conceitualmente, não se enquadrariam 
na sua função.
O assistente de secretaria escolar é um profissional que pode enquadrar�se nessa situação, ou seja, pode 
exercer muitas funções além das suas atribuições básicas.
Para intraempreendedores – que são os funcionários, públicos ou privados, de qualquer ambiente adminis�
trativo, inclusive o de Secretaria Escolar –, é importante conhecer o que é uma estrutura funcional e quais as 
diferentes formas de atuações, tanto de hierarquia quanto de responsabilidades.
O que é a estrutura funcional dentro de uma organização e qual a sua importância para os gestores?
A estrutura funcional consiste na divisão do trabalho e na delegação de autoridade e responsabilidade a partir 
das funções a serem exercidas dentro da empresa. Estas, por sua vez, podem variar muito de acordo com ramo 
de atividade, tamanho da empresa, estratégia adotada, capital, entre outros fatores que influenciam a definição 
dessa estrutura.
A definição da estrutura funcional beneficia as empresas, resultando em maior eficiência no aproveitamento 
da capacidade técnica e de gestão do seu quadro funcional, clareza na definição das responsabilidades e 
maior agilidade na execução devido à divisão direcionada e equilibrada das tarefas e funções, facilitando os 
mecanismos de controle e troca de informações entre os departamentos.
Para entender como opera a estrutura funcional e organizacional de uma escola, acompanhe o seguinte exemplo:
Imagine que uma escola é fundada com a criação de uma turma de Educação Infantil. Após alguns meses, 
já há a necessidade de criação de mais três turmas. Com o passar dos anos, para atender à demanda desses 
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
alunos que passam de nível de ensino, e até mesmo aos novos alunos da comunidade, há a necessidade de 
criação de mais turmas de Educação Infantil e mesmo de Ensino Fundamental. Como se organizar para dar 
conta da quantidade de alunos e da necessidade de profissionais para bem atendê�los?
É hora de se organizar e começar a divisão de tarefas. Trata�se aqui da necessidade da criação de setores/
departamentos com funções específicas. Assim, a departamentalização é o agrupamento, de acordo com critérios 
predefinidos pela escola, das atividades e seus correspondentes recursos (sejam estes humanos, financeiros, 
tecnológicos, materiais e equipamentos). Ou seja, dentro de cada departamento concentram�se profissionais 
trabalhando em conjunto para atingir um objetivo em comum com atividades relacionadas, constantes e rotineiras. 
De acordo com a situação abordada anteriormente, essa escola precisaria de departamentos específicos como:
• Departamento Financeiro ou Tesouraria;
• Departamento Pedagógico;
• Departamento Administrativo;
• Departamento Comercial e Marketing (no caso de escola particular).
Conhecer como funciona a estrutura e a organização de uma escola é importante, dentre outros motivos, para 
que o assistente de secretaria escolar possa se comunicar com outros setores. 
1.1.2 Comunicação com outros setores
A comunicação exerce uma função crucial para as organizações porque serve para equilibrar as relações entre as 
partes que a formam. Além de unir e organizar, a comunicação também norteia a organização para a eficácia, 
por meio da adequação de suas mensagens, a fim de que elas sejam claras, compreensíveis e assimiláveis por 
todos, buscando harmonia na escola. Porém, para cultivar essa harmonia é preciso eliminar as seguintes barreiras: 
a) Barreiras pessoais
Aparecem mediante a personalidade de cada indivíduo, o estado de espírito, valores, emoções e 
formas de comportamento.
b) Barreiras administrativas
Aparecem quando há evidências diante das diferenças de posições hierárquicas entre os membros 
da escola.
c) Excesso de informações
Visível quando a quantidade de informações produzida gera sobrecarga.
d) Comunicações incompletas
Visível quando as informações são fragmentadas, distorcidas, etc.
Além de eliminar essas barreiras, é indispensável que a escola promova hábitos que valorizem os encontros 
como forma de enriquecimento de conhecimentos e partilha de informações para que “todos” conheçam a 
realidade de cada serviço, cada ação setorial ou departamental. Para isso, o assistente de secretaria escolar 
necessita possuir algumas características, como polidez, presteza, empatia, responsabilidade na tomada de 
decisão e boa apresentação. A seguir, saiba mais sobre essas características.
a) Polidez
O assistente de secretaria escolar deve abster�se de comentários desrespeitosos para com alunos, 
colegas de profissão e superiores, duvidar da qualidade técnica das chefias ou criticar a adminis�
tração do sistema.
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
b) Presteza
É obrigação de qualquer assistente de secretaria escolar oferecer a sua colaboração a todos os 
seus colegas, quando a sua intervenção for necessária para agilizar o trabalho e o funcionamento 
da instituição.
c) Empatia
Consiste em compartilhar uma emoção percebida de outra pessoa, sentindo a mesma emoção 
que ela está sentindo. É um sentimento diferente da simpatia e está relacionado à expressividade 
emocional. Um assistente de secretaria escolar deve exercer sua função, evitando que se torne uma 
simples ação mecânica: é preciso gostar do que faz. 
d) Responsabilidade na Tomada de Decisão
Compete ao assistente de secretaria escolar a responsabilidade de tomar decisões dentro do seu 
ambiente de atuação. Para isso, ele deve conhecer a escola onde trabalha. Este conhecimento 
possibilita a tomada de decisão com responsabilidade e assertividade.
e) Boa Apresentação
Uma boa apresentação requer o cultivo da comunicação correta, da aparência pessoal, da cortesia, 
do respeito e da autodisciplina.Agora que você viu a importância da comunicação entre os setores de uma organização, além da estrutura 
funcional e organizacional que a compõe, conhecerá os tipos e as funções das organizações.
1.2 Tipos e funções das organizações 
Para Desenvolver atividades administrativas de secretaria escolar, é preciso entender, primeiramente, que 
a escola é uma organização assim como tantas outras organizações. Por isso, é importante que você entenda 
o que é uma organização, quais são os tipos existentes e as suas funções.
Conforme você verá na Unidade Curricular 3 “Planejar e organizar carreira profissional de assistente de secre�
taria escolar”, no estudo sobre o Mundo do Trabalho, até 1960 as organizações eram consideradas como um 
sistema fechado, não tendo entrosamento algum com o ambiente externo. Atualmente, porém, a organização 
passou a ser considerada como um sistema aberto, interligado com o meio externo, que pode ser entendida 
como um conjunto de duas ou mais pessoas que, realizando tarefas em grupo, visam atingir um objetivo. E são 
os objetivos que diferenciam as organizações e caracterizam cada uma delas. Uma organização empresarial, 
por exemplo, visará muito mais ao lucro do que uma organização governamental, cuja finalidade, geralmente, 
estará voltada a objetivos políticos, sociais, culturais e outros, o que pode incluir também objetivos econômicos. 
Devido a essa diferença, as organizações podem ser classificadas em empresariais, do governo e do terceiro 
setor. Na sequência, você saberá mais sobre cada uma delas.
a) Organizações empresariais
Organizações empresariais são entidades que possuem uma coordenação, compostas por mais 
de duas pessoas e que possuem um objetivo comum. São entidades que buscam um resultado 
financeiro e que não trabalham com recursos públicos.
Um exemplo desse tipo de organização são as empresas comerciais tanto de venda de produtos 
como de prestação de serviços, como as escolas privadas.
b) Organizações do Governo
Organizações governamentais são entidades criadas pelo estado para atender tarefas sociais, 
são dirigidas pelo governo e financiadas por meio de recursos públicos.
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
Como exemplos de organização governamental, temos as fundações e as autarquias. 
As fundações constituem�se de patrimônio destinado a um fim que beneficie a comunidade (ou parte 
dela).
Já as autarquias são entidades jurídicas de direito público, criadas por lei específica, com patrimônio 
e receita própria. 
c) Organizações do Terceiro Setor
As organizações do Terceiro Setor englobam instituições de fins públicos que geram bens e serviços 
públicos, mas têm caráter privado. Podem ser consideradas parcerias do setor privado com o setor 
público. São regulamentadas pelo direito privado, mas não possuem fins lucrativos.
A função das organizações do terceiro setor é criar condições para melhorar a qualidade de vida 
da população por meio de ações e iniciativas que atendam suas necessidades.
Um exemplo de organização do terceiro setor são as Organizações Não Governamentais (ONGs).
Agora que você viu como se configura a estrutura organizacional e funcional das organizações, além dos tipos 
de organizações, estudará os conceitos e tipos de Organograma e Fluxograma.
1.3 Organograma e fluxograma
A fim de compreender melhor a estrutura funcional e organizacional de uma organização, o que inclui a escola, 
existem os organogramas, que servem para visualizar a organização dos departamentos e a relação hierárquica 
que existe entre eles. Já o fluxograma está relacionado à sequência em que as ações ocorrem, permitindo um 
melhor planejamento dessas ações.
Informação
Um dos primeiros registros de organograma foi apresentado por Daniel C. MacCallum1 em 1856, nos EUA. 
1 Daniel C. MacCallum era um administrador de ferrovias nos EUA. Para ajudar no exercício dessa função, criou o 
organograma.
O organograma é uma forma prática e clara de representar a estrutura formal de uma organização. Através 
dele, é possível visualizar a disposição das unidades funcionais (setores) de uma organização, bem como sua 
relação de hierarquia, vinculação e subordinação, devendo ser totalmente flexível para acompanhar o sistema 
em funcionamento na organização. 
A seguir, acompanhe um exemplo de organograma.
Renda, faturamento.
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
Nesse organograma, o mais alto nível hierárquico é representado pela Direção�Geral; subordinado a este estão 
os vice�diretores, e, abaixo destes, os cargos de responsabilidades específicas.
Figura 1 – Organograma de uma escola
Diretora
Vice-diretora Vice-diretor
Grêmio
Caixa Escolar
Colegiado Escolar
Professores
Secretário(a)
Assistente de 
Secretaria Escolar
Coordenador(a) 
Pedagógico
Fonte: os autores.
Ao fazer um organograma, deve�se pensar que este é uma representação da organização em determinado momento 
e que pode mudar com o passar do tempo, por isso, a interpretação de um organograma deve ser flexível.
Além dos elementos que devem constar no organograma, há ainda diversos tipos de organograma, sobre os 
quais você estudará na sequência.
a) Vertical e Horizontal
O tipo vertical é mais utilizado pela praticidade e fácil compreensão. 
Ele também é conhecido como clássico e é usado para representar os níveis hierárquicos com 
maior clareza, sendo sugerido para empresas com mais níveis.
Veja o exemplo a seguir, no qual os retângulos representam os órgãos e as linhas mostram as 
ligações hierárquicas e as relações entre eles.
Figura 2 – Organograma vertical
Direção
Coordenação 
Pedagógica
Grêmio, 
Caixa escolar e 
colegiado escolar
Secretário 
Escolar
Assistente de 
Secretaria EscolarProfessores
Fonte: os autores.
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
O horizontal também toma como base a hierarquia da empresa, porém, ameniza a possibilidade 
de desconforto ou discriminação por apresentar os cargos lado a lado, de acordo com seus níveis de 
hierarquia. É sugerido para empresas com menos níveis hierárquicos. Observe o exemplo a seguir, 
percebendo que há poucas hierarquias entre as linhas.
Figura 3 – Organograma Horizontal
Secretária da 
presidência
Gerência de 
manutenção
Gerência 
administrativa
Gerência 
técnica Controladoria
Preparação 
de material
Serviços 
gerais
Pessoal 
administrativo
Pessoal 
técnico
Departamento 
de compras
Presidência
Operários
Fonte: adaptado de http://hadbox.com.br/organogramas�empresariais/. 
b) Organograma Circular ou Radial
Esse tipo de organograma ainda não é muito comum. É utilizado por empresas que têm como 
objetivo ressaltar o trabalho em grupo. Esse organograma não tem muito foco na representação 
hierárquica, sendo esta apresentada do centro para a periferia do círculo, o que reduz conflitos 
entre superiores e subordinados.
Como exemplos de organizações que utilizam esse tipo de organograma, temos: hospitais, universidades, 
empresas do terceiro setor, etc.
Observe o exemplo abaixo, no qual, do centro para as laterais, os cargos são hierarquicamente dispostos.
Figura 4 – Organograma Circular ou Radial
Professores
Direção
Grêmio, caixa escolar e colegiado escolar
Coo
rdenação Geral
Coordenação Pedag
óg
ica
Se
cr
et
ár
io
 e
 a
ss
ist
en
te 
de
 se
cre
taria
 escolar
Fonte: os autores.
http://hadbox.com.br/organogramas-empresariais/
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
Vimos que o organograma é utilizado para representar a disposição das unidades funcionais (setores) de uma 
organização, bem como sua relação de hierarquia, vinculação e subordinação, devendo ser totalmente flexível 
para acompanhar o sistema em funcionamento na organização. 
Já o fluxograma consiste na representação da sequência do processo, da execuçãode um trabalho, informação ou 
comunicação. Representa a ação, o detalhamento passo a passo, tempo de execução e o que mais for necessário 
para facilitar o entendimento do que envolve a realização de determinada atividade/tarefa. 
Dentro da secretaria escolar, por exemplo, essa ferramenta seria interessante para o detalhamento de um 
projeto a ser aplicado na escola ou para a preparação de um manual para a secretaria escolar.
Outras utilizações poderiam girar em torno das seguintes atividades: dar baixa do sistema de mensalidade, 
arquivar documentos, redigir cartas, protocolar arquivos, entre outros. A ideia da criação busca, contudo, uma 
forma de facilitar o cotidiano de uma secretaria escolar.
O fluxograma a seguir poderia representar o caso de um aluno que requer uma bolsa de estudos para obter 
desconto na mensalidade de uma escola particular. Esse fluxograma segue uma lógica de execução que parte 
do início, tendo um sentido de leitura, e leva a um fim:
Figura 5 – Fluxograma de uma escola
Já é aluno 
da escola?
Atendimento
Fim
Matricular
Informação
Solicitar bolsa 
de estudos?
Bolsa de estudos 
solicitadaEncaminhamento?
Encaminhamento
é concedido
Resultado 
da solicitação
Resultado 
da solicitação
Resultado 
da solicitação
NÃO
NÃO
NÃO
SIM
SIM
SIM
Início
Fonte: os autores.
Alguns símbolos podem ser usados na construção dos fluxogramas, cada qual com seu significado, porém sua 
utilização e aplicação podem variar de organização para organização.
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
Agora observe as simbologias mais comuns utilizadas em fluxogramas:
Figura 6 – Símbolos utilizados em fluxogramas
DecisãoAção ou Processo Começo/FimFluxo
Fonte: os autores.
Com base nessas simbologias, podemos afirmar que:
• O retângulo indica a ação (na descrição da ação, sugere�se a utilização de verbo no infinitivo: 
fazer, dizer, copiar, etc.).
• O losango indica dúvida, questionamento e, obrigatoriamente, terá de ter duas saídas (Ex.: Sim; Não).
• A seta é utilizada para indicar o sentido do fluxo e a leitura do fluxograma.
• Geralmente, o início e o fim são representados por um círculo mais alongado.
Dica
Em síntese, um fluxograma mostra como as ações são realizadas, a forma pela qual o manual de normas e 
procedimentos instrui que sejam feitas. O fluxograma é, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada.
Considerações 
Vimos até aqui os elementos que compõem a Estrutura funcional e organizacional escolar e de outras 
organizações, na qual você conheceu o modo como estas estão estruturadas, quais são seus tipos e as funções 
que exercem na sociedade: uma organização governamental, por exemplo, tem objetivos diferentes de uma 
não governamental. 
Você viu também o que caracteriza cada departamento e que nem todas as organizações possuem a mesma 
estrutura de departamentalização. Além disso, ao estudar os organogramas e fluxogramas, você pôde conhecer 
a hierarquia das organizações, o que lhe dará subsídios para que você possa construir outros organogramas e 
fluxogramas quando for necessário.
Todos esses elementos são necessários para que, continuamente, você desenvolva a competência de “Desenvolver 
Atividades Administrativas de Secretaria Escolar”.
Assistente de Secretaria Escolar 15
2 LEGISLAÇÃO EDUCACIONAL
Contextualizando 
O amparo da lei é muito importante para todas as organizações, o que inclui, também, a escola e a secretaria 
escolar, que é um suporte da equipe administrativa e pedagógica. Afinal, dela depende o bom funcionamento da 
organização escolar. Ela é o órgão responsável pelos serviços referentes à vida da instituição de ensino e dos alunos. 
Juntamente com o seu diretor, responde administrativamente e legalmente por toda a documentação escolar. 
Além disso, conhecer as leis que regem o país no qual vivemos é muito importante para o exercício da nossa 
cidadania. Isso inclui nossa prática profissional, que ocupa grande parte das nossas vidas. No caso específico do 
Assistente de Secretaria Escolar, é fundamental que ele conheça as leis que regulamentam as atividades relativas 
à educação brasileira. A Lei de Diretrizes e Bases da Educação e o Estatuto da Criança e do Adolescente são 
exemplos de legislações que podem ser requeridas na Secretaria Escolar, pois tratam de assuntos relativos à 
comunidade escolar. 
Para ter acesso a todas essas leis, além dos documentos impressos, há, também, sites oficiais do governo que 
disponibilizam versões on-line desses materiais. É com base nesses textos que o Assistente de Secretaria 
Escolar deverá pensar sua prática profissional.
2.1 Legislação educacional
Considerando que é preciso conhecer a legislação para amparar a comunidade escolar em si, principalmente 
quando há uma situação de risco, não basta conhecer apenas os deveres e direitos enquanto assistente de 
secretaria escolar. Diariamente, pais e alunos deixam de receber benefícios extraescolares por falta de conhe�
cimento sobre as legislações que regem a educação brasileira.
Saiba mais
A educação é considerada, pela Constituição Federal, um direito social ao qual todos devem ter acesso. 
Para saber mais sobre essa Constituição, acesse o endereço http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/
constituicao/constituicao.htm, onde você encontrará todos os seus direitos enquanto cidadão brasileiro. 
As leis que regem a educação devem ser entendidas como um conjunto de normatizações referentes a questões 
pedagógicas e administrativas, no tocante às ações promovidas na escola. Todas as legislações educacionais 
brasileiras foram criadas pelo poder Legislativo (Câmara dos Deputados e Senado Federal) com o intuito de 
obediência e respaldo para as situações do cotidiano da secretaria escolar. 
A Constituição Federal, O Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA), a Lei de Diretrizes e Bases da Educação 
(LDB) e as Diretrizes Curriculares Nacionais são as legislações mais importantes que regem a educação brasileira. 
Além delas, a escola conta com o amparo das legislações sobre o Fundeb; Plano Nacional de Educação (PNE), 
entre outras. 
Para conhecer, na íntegra, essas e outras legislações, você pode acessar o portal da legislação do governo federal, 
disponível em: http://portal.mec.gov.br.
Com forte influência na Educação Brasileira, o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) aponta norma�
tivas de uma política de assistência, proteção e educação à criança e ao jovem brasileiro. Por esse motivo, 
é essencial que o assistente de secretaria escolar tenha contato com esse documento.
Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica 
e de Valorização dos Profissionais da Educação (Fundeb).
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://portal.mec.gov.br
Assistente de Secretaria Escolar 16
2 � legislação educacional
Saiba mais
Você sabia que o ECA é referência mundial em termos de legislação destinada à infância e à adolescência, 
sendo considerado um dos mais avançados conjuntos de leis de proteção à criança? Para conhecer, na íntegra, 
o Estatuto da Criança e do Adolescente, você pode acessar o site www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8069.htm.
Além desse Estatuto, as escolas contam com o respaldo da Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB).
Essa legislação, também conhecida como Lei Darcy Ribeiro ou Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, 
estabelece os direitos e deveres em torno da educação brasileira. Aborda as questões de organização, incum�
bindo as atribuições em nível nacional, estadual e municipal. 
A LDB é composta por 92 artigos que contemplam todo o cenário da Educação Nacional, desde a Educação 
Básica – que envolve escolas de diferentes níveis: Educação Infantil, Ensino Fundamental e Ensino Médio, 
além das modalidades específicas do ensino, como a Educação de Jovens e Adultos (EJA) – até a Educação 
Profissional, Educação Especial e Educação Superior.Essa legislação também discorre sobre o perfil dos profissionais da educação e dos recursos destinados à 
educação brasileira, além de determinar a quantidade de dias letivos (carga horária) que uma escola deve 
oferecer anualmente. 
A Lei de Diretrizes e Bases, LDB, tornou�se um dos mais efetivos instrumentos de melhoria da qualidade 
de ensino do Brasil, devendo estar ao alcance da população para o seu conhecimento. Ela pode ser facilmente 
acessada através do seguinte endereço eletrônico: http://portal.mec.gov.br/arquivos/pdf/ldb.pdf.
Além do Estatuto da Criança e do Adolescente e da Lei de Diretrizes e Bases da Educação, também há as 
Diretrizes Curriculares Nacionais, que são normas obrigatórias para a Educação do país e que orientam o 
planejamento curricular das escolas e dos sistemas de ensino, visando à padronização do ensino em termos 
de formação. São determinações criadas pelo Conselho Nacional de Educação (CNE) com base na Lei de 
Diretrizes e Bases da Educação (LDB). 
As Diretrizes Curriculares Nacionais para a Educação Infantil, por exemplo, estabelecem as diretrizes que 
devem ser observadas na organização de propostas pedagógicas na Educação Infantil. Articulam�se às Diretrizes 
Curriculares Nacionais da Educação Básica e reúnem princípios, fundamentos e procedimentos definidos 
pela Câmara de Educação Básica do Conselho Nacional de Educação, para orientar as políticas públicas e a 
elaboração, planejamento, execução e avaliação de propostas pedagógicas e curriculares de Educação Infantil. 
Esse documento apresenta a definição de Educação Infantil, caracterizando�a como a primeira etapa da 
educação básica, oferecida em creches e pré�escolas, atendendo crianças de 0 a 5 anos de idade no período 
diurno, em jornada integral ou parcial. As definições de criança e currículo são apresentadas em consonância 
com o conceito da proposta pedagógica de cada escola. Além disso, a jornada de trabalho, a avaliação e a 
organização de espaço, tempo e materiais são apresentados nessas diretrizes, assegurando a educação associada 
ao cuidado à criança matriculada.
Assim como essas diretrizes que norteiam todo o trabalho na organização escolar que oferece Educação 
Infantil, há diretrizes nacionais para o Ensino Fundamental, Ensino Médio, Educação Profissional Técnica de 
Nível Médio, Educação de Jovens e Adultos, Educação do Campo, Educação Ambiental, Educação Especial, 
Darcy Ribeiro foi uma figura importante para a educação brasileira, lutando em defesa da escola pública.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8069.htm
http://portal.mec.gov.br/arquivos/pdf/ldb.pdf
Assistente de Secretaria Escolar 17
2 � legislação educacional
Educação a Distância, Ensino Tecnológico e Superior, dentre outras. Para conhecer todas essas diretrizes na 
íntegra, visite o site do Ministério da Educação: http://portal.mec.gov.br/. 
Além do ECA, da LDB e das Diretrizes Curriculares Nacionais, também há legislações estaduais e municipais 
que estabelecem normas complementares para os sistemas de ensino de sua competência. 
Além das legislações que regem as instituições de ensino, há diretrizes internas detalhadas no Projeto Político�
Pedagógico (PPP) e no Regimento Escolar, que são elaborados por cada escola. 
O PPP é um documento reconhecido pela Lei de Diretrizes e Bases (LDB), que prevê, em seu Artigo 12, 
que os “[...] estabelecimentos de ensino, respeitadas as normas comuns e as do seu sistema de ensino, terão a 
incumbência de elaborar e executar sua proposta pedagógica”.
O PPP é fruto da construção coletiva e define o rumo educacional da escola. Em outras palavras, ele resulta 
do debate de um grupo que sistematiza os anseios e os objetivos de uma comunidade escolar.
É no PPP que se definem as concepções da escola acerca de:
• trabalho pedagógico;
• missão da escola;
• questões curriculares e metodológicas;
• avaliação;
• tipo de gestão adotado;
• perfil do aluno e do professor.
Toda a escola deve participar da (re)elaboração anual desse documento, inclusive o assistente de secretaria 
escolar, que atua diretamente no repasse das informações da secretaria (como dar informações sobre os profis�
sionais atuantes, as estimativas de alunos matriculados, entre outras).
Já o Regimento Escolar, reconhecido como um Ato Administrativo e Normativo da Unidade Escolar, é capaz 
de regulamentar e normatizar as ações escolares. Da mesma forma que acontece com o PPP, é de extrema 
importância a participação de todos os membros da comunidade escolar na elaboração do Regimento Escolar. 
O Regimento Escolar tem força de lei para a instituição, passando a ser a sua constituição, a sua carteira de 
identidade. Além de ser um documento que normatiza o processo de trabalho pedagógico no estabelecimento 
de ensino, identifica a escola porque apresenta seus princípios descritivos referentes a ações disciplinares.
2.2 SiteS oficiais
A fim de aprofundar seus conhecimentos sobre legislação – ou sobre qualquer outro tema – é importante que 
você saiba em quais sites pesquisar, afinal, nem toda informação contida na internet é confiável. 
Em se tratando de leis, as melhores fontes de consulta são os sites oficiais dos governos federal, estadual e 
municipal, que são caracterizados pelo domínio “.gov” (em portais comerciais, por exemplo, usa�se o “.com”).
Embora já tenhamos indicado alguns endereços de consulta no decorrer do material de legislação, não falamos 
sobre todos nem descrevemos sobre o que eles tratam. Para conhecer outras fontes de consulta, acompanhe 
as indicações a seguir.
a) Portal do Ministério da Educação (MEC)
Disponível no endereço http://portal.mec.gov.br, este site traz um apanhado de informações e 
legislações disponibilizadas pelo Ministério da Educação, além de possibilitar o acesso aos portais 
do ENEM, SISU, ProUni.
http://portal.mec.gov.br/
http://portal.mec.gov.br
Assistente de Secretaria Escolar 18
2 � legislação educacional
b) Portal Brasil
O Portal Brasil é uma página do governo federal que contém informações sobre o governo 
brasileiro, o presidente da república, os estados, assim como os símbolos e hinos (hinos em tempo 
real e midi). Disponível no endereço http://www.brasil.gov.br/, o Portal Brasil possui muitas 
informações e oportunidades.
c) Portal do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep)
Disponível no endereço http://www.inep.gov.br, este site disponibiliza informações importantes 
sobre o Senso Anual da Educação e demais informações estatísticas.
Saiba mais
Além dos sites oficiais nacionais, cada estado brasileiro possui informações específicas dispostas em portais 
que atendem à realidade de cada região do país.
Considerações
Você estudou até aqui sobre a Legislação Educacional. Por meio desses elementos que visam desenvolver a 
competência “Desenvolver atividades administrativas de secretaria escolar”, você viu como pesquisar as legis�
lações e atos normativos em sites governamentais e outras entidades vinculadas à educação. Você também 
pôde conhecer as principais legislações que envolvem a atuação da secretaria escolar e acompanhou como elas 
podem ser utilizadas em situações práticas deste ambiente profissional. 
Todos esses elementos são importantes para o restante dos estudos desta Unidade Curricular e para a sua 
atuação como Assistente de Secretaria Escolar.
http://www.inep.gov.br
Assistente de Secretaria Escolar 19
3 PROCEDIMENTOS ESCOLARES
Contextualizando 
Para o desenvolvimento contínuo da competência Desenvolver atividades administrativas de secretaria 
escolar, é necessário que o Assistente de Secretaria Escolar saiba realizar diferentes procedimentos na escola, 
como arquivar documentos físicos e eletrônicos, pesquisar na internet e editar textos e planilhas.
Sempre que for necessário arquivar um documento, é importante conhecer há quanto tempo ele está na 
escola e se ainda terá alguma utilidade: para isso, você estudará a tabela de temporalidade, os tipos e métodos 
de arquivamento.
Além disso,para redigir documentos e registrar dados, existem os softwares que editam textos e aqueles que 
geram planilhas eletrônicas. E, caso você precise verificar a veracidade de algum dado, poderá pesquisar sobre 
ele na internet, sempre estando atento à autoria e credibilidade das informações que estão disponíveis na rede.
3.1 Arquivo
Entre os procedimentos que um assistente de secretaria escolar deve dominar está o arquivamento de documentos. 
Arquivar adequadamente os documentos, numa escola – e em outras organizações – é muito importante. Essa 
documentação é referente à vida escolar do discente, dos docentes, dos funcionários. Tendo em vista essa necessidade, 
este elemento de estudo será de extrema importância para sua carreira profissional na secretaria escolar.
Mas o que é o arquivo?
Arquivo é um conjunto de documentos recebidos, expedidos e/ou coletados pela organização – no nosso caso, 
a escola –, guardados de forma segura, ordenada, de modo a permitir e facilitar as consultas que se fizerem 
necessárias. Além disso, também pode ser considerado arquivo o local físico da guarda desses documentos.
No Brasil, o órgão que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados é o 
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do 
Ministério da Justiça, e que funciona como um órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos. Além 
disso, o CONARQ exerce orientação de arquivo.
Nas escolas, os arquivos assumem uma importância fundamental, pois, além de serem um centro de infor�
mações, constituem também um dos principais instrumentos que servem de controle à ação administrativa.
Na sequência, conheça as funções do arquivo.
1) Ser a memória ativa dos atos e fatos que ocorrem numa escola, em uma ou mais épocas.
2) Proporcionar lugar seguro para os documentos.
3) Possibilitar a rápida localização dos fatos recolhidos e conservados.
4) Reconstituir o passado, formando uma memória de grande valor.
Também é importante saber que o arquivo pode ser armazenado de duas formas: física ou eletronicamente. 
Para arquivar documentos fisicamente, há sistemas específicos com gavetas especiais, adaptadas para arquivarem 
as fichas. Essas fichas são colocadas em posição vertical, uma atrás da outra, numa ordem preestabelecida, 
constando, em cada uma, as informações desejadas (nome do aluno, série (ano) e outros dados de interesse 
da escola, por exemplo).
Para arquivar documentos, também é possível utilizar, além das fichas, as pastas e a microfilmagem. As pastas 
servem para classificar, guardar, proteger e reunir a documentação no arquivo. Nelas há uma dobra, chamada lombo.
Assistente de Secretaria Escolar 20
3 � procedimentos escolares
As pastas que contêm lombo normal apresentam 
uma única dobra, o que limita sua capacidade de 
guardar documentos.
Já as pastas de lombo sanfonado possuem várias dobras 
paralelas, formando uma espécie de sanfona, o que 
possibilita acomodar maior volume de documentos.
Fonte: shutterstock. Fonte: shutterstock.
Além disso, as pastas também podem conter uma projeção (também chamada de saliência), localizada na 
parte superior, que é destinada à identificação dos documentos que serão arquivados.
Fonte: shutterstock.
Outro acessório que permite o arquivamento de documentos é a microfilmagem, que é a reprodução de 
qualquer imagem ou documento que requeiram grandes espaços, mas que, por meio desse processo, poderão 
ser guardados em espaços reduzidos. A técnica de microfilmagem é comumente usada quando os documentos 
devem ser conservados por um período mínimo de 7 (sete) anos.
A utilização da microfilmagem requer, fundamentalmente, o uso de dois equipamentos: 
• Máquina de microfilmagem: processo de fotografar os documentos originais, gerando uma microficha;
• Leitor de microfichas: equipamento que amplia a imagem e a exibe em uma tela. 
Porém, além dos tipos de pastas para o arquivamento físico, também há o arquivamento eletrônico, cada vez 
mais utilizado nas organizações por possibilitarem maior rapidez na localização dos documentos, ajudarem em 
problemas como sumiço e deterioração dos papéis e reduzirem os custos, já que a microfilmagem, por exemplo, 
não é um processo barato.
Assim como existe o sistema de arquivamento físico, também há o sistema eletrônico, que foi criado especificamente 
para o cadastramento de acervos, permitindo o gerenciamento completo dos documentos arquivados, tais como 
livros, revistas, DVDs, fitas cassetes, etc. É um arquivo que possui capacidade ilimitada de arquivamento de títulos. 
No caso de bibliotecas, fornece as datas de vencimento de assinaturas e empréstimos, agilizando, dessa forma, 
a operacionalização do processo de arquivamento. 
Assistente de Secretaria Escolar 21
3 � procedimentos escolares
Saiba mais
A organização na qual você trabalhará também poderá usar, para arquivar seus documentos, as planilhas 
eletrônicas, que são muito utilizadas, atualmente, como sistemas de arquivos eletrônicos, visto que o 
aplicativo que gera essas planilhas possibilita a criação de banco de dados para consultas, alterações, 
inserções e exclusões.
Além disso, também há programas informatizados, munidos de banco de dados, que são ótimas opções 
para o armazenamento de informações.
3.1.1 Tipos de Arquivo
Além de saber como organizar o arquivo, também é fundamental que o Assistente de Secretaria Escolar 
conheça os tipos de arquivo, que são classificados de acordo com o tempo de arquivamento e a frequência 
de consulta. Assim, um documento pouco consultado pode pertencer ao arquivo intermediário, enquanto 
um muito utilizado deve figurar no arquivo ativo. Para saber para qual tipo de arquivo cada documento será 
destinado, acompanhe as explicações a seguir.
a) Arquivo ativo (ou central)
Setor responsável pela ordenação, classificação, guarda e conservação de documentos semiativos 
de toda a escola, por um determinado período de tempo. Na secretaria escolar, seria aquele arquivo 
de fácil acesso que objetiva imediata localização.
b) Arquivo intermediário (ou setorial)
Localizado em cada setor, esse tipo de arquivo recebe a documentação recém�produzida (emitida 
ou recebida). Essa documentação é conservada neste arquivo para eventuais consultas.
c) Arquivo permanente (ou inativo)
Contém documentos esporadicamente consultados. Nesse caso, são utilizadas caixas de papelão 
nas prateleiras. Dentro da secretaria ou em outro local seguro, normalmente existem arquivos com 
documentação antiga de todos os alunos que já frequentaram a escola. Alguns documentos que 
devem ser arquivados permanentemente são:
 � Prontuário de alunos (requerimentos de matrícula, documentos pessoais de identificação, 
atestados e requerimentos de dispensa da prática de Educação Física, atestados e requeri�
mentos de exercícios domiciliares, atestados e requerimentos referentes à aluna gestante, 
comunicados de advertência e/ou suspensão, declarações de transferência, históricos escolares 
recebidos e emitidos, procedimentos de adaptação, classificação, reclassificação, entre outros);
 � Prontuário de docentes, de equipe técnico-pedagógica, de funcionários (documentos 
pessoais de identificação, currículo, documentos que comprovem a formação – certificado 
de conclusão, histórico escolar e diploma);
 � Regimentos, planos de cursos e planos escolares aprovados;
 � Processos diversos e procedimentos de reconsideração/recurso;
 � Quadros curriculares (matrizes/grades) de todos os cursos e de todos os anos;
 � Livros/registros de controle de frequência de docentes e funcionários;
 � Legislação federal e do sistema estadual referentes aos cursos e níveis que a escola oferece.
Assistente de Secretaria Escolar 22
3 � procedimentos escolares
Saiba mais
Você sabia que, antigamente, chamavam o arquivo inativo de “arquivo morto”?
Além disso, dependendo do “tempo de vida” de cada documento, ele poderá ser transferido de setor. Essa remoção 
é referente ao tempo de permanência da documentaçãoem arquivo, obedecendo aos prazos legais, fiscais e 
administrativos. Assim, um documento do arquivo ativo ou intermediário poderá passar para o arquivo inativo 
ou, se não possuir mais utilidade e já tiver expirado seu “prazo de validade”, poderá ser excluído. É com base 
nesses prazos que a Tabela de Temporalidade é confeccionada.
3.1.2 Tabela de Temporalidade
Para saber o tempo de “vida útil” de cada documento, é necessário conhecer a Tabela de Temporalidade, que 
é um instrumento que serve de consulta para destinar os documentos adequadamente. Em outras palavras, 
essa tabela traz orientações sobre como registrar, esquematicamente, o ciclo de vida documental de uma 
organização (no nosso caso, a escola), bem como dos respectivos estágios de arquivamento. 
Elaborada após a análise da documentação, a Tabela de Temporalidade determina o prazo de manutenção 
dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, além dos critérios para 
microfilmagem/digitalização, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. 
Com base nas orientações do CONARQ, documentos como as correspondências deverão ser guardados por 
um prazo de quatro anos, incluindo�se ofícios, cartas, requerimentos, moções ou votos e abaixo-assinados. 
Já circulares, avisos, comunicados, memorandos e comunicações têm o prazo de guarda de dois anos.
Saiba mais
Além das orientações estabelecidas pelo CONARQ, muitos procedimentos de arquivamento são adotados 
pelas próprias instituições de ensino.   
Na legislação federal, por exemplo, você pode consultar as seguintes leis, que apontam questões sobre a 
temporalidade de documentos:
• Lei nº 5.433/96 e DECRETO nº 1.799/96 – trata da microfilmagem de documentos;
• Lei nº 8.159/91 e DECRETO nº 4.073/2002 – trata da Política Nacional de Arquivos Públicos Privados;
• RESOLUÇÃO CONARQ nº 7/1997 – estabelece procedimentos para eliminação de documentos;
• RESOLUÇÃO nº 14, de 24 de outubro de 2001 – Código de Classificação de Documentos de Arquivo 
para a Administração Pública – Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
Muitas instituições definem a sua própria Tabela de Temporalidade de Documentos determinando o prazo 
de permanência de um documento no arquivo e o seu destino após este prazo. No entanto, para que estas 
definições sejam feitas, a instituição deverá considerar as legislações federais, estaduais e municipais vigentes. 
Para ver um exemplo de Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades�fim 
das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), você pode acessar o endereço http://www.siga.arquivonacional.
gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf.
A tabela que você acabou de consultar é referente à Portaria MEC 1.224, de 18 de dezembro de 2013, e institui 
normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) 
pertencentes ao sistema federal de ensino. Além dessa tabela, poderá haver legislações estaduais específicas, 
como, por exemplo, a Resolução CEE/SC Nº 32/2010, que estabelece Normas Complementares para a 
Expedição e Guarda de Documentos Escolares, para a Educação Básica, Educação Profissional Técnica de 
Nível Médio, no Sistema Estadual de Ensino do Estado de Santa Catarina.
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf
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3 � procedimentos escolares
3.1.3 Métodos de arquivamento
Para arquivar documentos, o Assistente de Secretaria Escolar deve conhecer os métodos de arquivamento, 
adaptando�se a um deles com base nas características dos documentos e identificando o aspecto pelo qual o 
documento é mais frequentemente consultado (se a busca é feita pelo nome do autor ou pela data de publi�
cação, por exemplo).
Os métodos básicos e mais usados de arquivamento são:
• Método alfabético
• Método numérico
• Método ideográfico
• Método geográfico
Ao longo desta Unidade Curricular, você conhecerá todos eles, começando pelo Método Alfabético.
a) Método Alfabético
Consiste em agrupar os documentos em rigorosa ordem alfabética, por nome ou por assunto. Considera�se 
palavra por palavra, letra por letra, até o final.
Informação
Relembre a ordem alfabética:
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z.
Em relação à organização desses dados, o agrupamento poderá ser feito de duas formas, considerando�se a 
primeira letra do primeiro nome (sem inversão do nome) ou a primeira letra do último sobrenome (nesse 
caso, haverá inversão do nome).
Os nomes ordenados sem inversão, ou seja, de acordo com a primeira letra, serão organizados desta forma:
Tabela 1 – Ordem dos nomes sem inversão
Nomes Iniciais Ordenação
Marcelo M Ana Maria (A)
Lucas L Daniele (D)
Ana Maria A Lucas (L)
Daniele D Marcelo (M)
Fonte: os autores.
Porém, também é possível inverter a ordem dos nomes, considerando, na ordem alfabética, o último sobrenome. 
Assim, o último sobrenome passa a ser o primeiro, seguido de vírgula e dos demais componentes do nome 
na ordem direta.
Assistente de Secretaria Escolar 24
3 � procedimentos escolares
Tabela 2 – Ordem dos nomes com inversão
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
João Oliviski Oliviski, João Mendes, Pedro Paulo
João Oliveira Oliveira, João Oliveira, João
Pedro Paulo Mendes Mendes, Pedro Paulo Oliviski, João
Fonte: os autores.
Além das regras estudadas até aqui, considerando que há muitos nomes compostos por vocábulos como “de, da, 
das, do, dos, e” ou nomes cuja composição contém um hífen, por exemplo, é necessário que um Assistente de 
Secretaria Escolar conheça as regras especiais do método alfabético. A seguir, saiba mais sobre cada uma delas.
• 1ª REGRA
As partículas com inicial minúscula que aparecem entre os nomes e/ou sobrenomes não devem 
ser levadas em conta na ordenação alfabética. É o caso de “e”, “de”, “da”, “das”, “do”, “dos”:
Tabela 3 – Ordem de nomes que contêm vocábulos como “de”, “e” ou “dos”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Maria de Souza Souza, Maria de Santos, Débora dos
Rafael de Andrade e Silva Silva, Rafael de Andrade e Silva, Rafael de Andrade e
Débora dos Santos Santos, Débora dos Souza, Maria de
Fonte: os autores.
• 2ª REGRA
As partículas que contêm inicial maiúscula, quando aparecerem antes do último sobrenome, 
acompanham�no para a frente na inversão. 
Tabela 4 – Ordem de nomes que contêm partículas com inicial maiúscula
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Carla Van Portal Van Portal, Carla D’ Andrade, Cármen
Cármen D´Andrade D’Andrade, Cármen La Fonte, Rui Carlos
Rui Carlos La Fonte La Fonte, Rui Carlos Van Portal, Carla
Fonte: os autores.
• 3ª REGRA
Quando um sobrenome é formado por um substantivo e um adjetivo, ambos formam uma única 
unidade de arquivamento e não podem ser separados. Na inversão, os dois vão para frente.
Palavra que dá qualidade ou 
indica o estado dos seres.
Palavra que dá 
nome aos seres.
Assistente de Secretaria Escolar 25
3 � procedimentos escolares
Tabela 5 – Ordem de nomes cujo sobrenome é composto por substantivo e adjetivo
Nome 1ª unidade 2ª unidade
3ª 
unidade Ordenação
Leonel Fontes Claras Fontes Claras, Leonel Casa Grande, Miguel
Miguel Casa Grande Casa Grande, Miguel Fontes Claras, Leonel
Pedro Paulo Fontes Claras Fontes Claras, Pedro Paulo Fontes Claras, Pedro Paulo
Fonte: os autores.
• 4ª REGRA
Sobrenomes ligados por hífen pertencem a uma única unidade de arquivamento e não devem ser 
separados. Trata�se de um único sobrenome.
Tabela 6 – Ordem de nomes cujo sobrenome é composto por hífen
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Pedro Luis Silva�Lima Silva�Lima, Pedro Luis Moreira-Peixoto, Gabriela
Gabriela Moreira�Peixoto Moreira�Peixoto, Gabriela Silva-Lima,Pedro
Fonte: os autores.
• 5ª REGRA
Quando um nome completo (nome + sobrenome) vier acompanhado de um título (sargento ou 
padre, por exemplo), o processo de inversão e ordenação ocorre normalmente, ficando o título 
por último, entre parênteses.
Tabela 7 – Ordem de nomes que vêm acompanhados de um título
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Padre Carlos Morais Morais, Carlos (Padre) Dutra, João Paulo (Tenente)
Tenente João Paulo Dutra Dutra, João Paulo (Tenente) Morais, Carlos (Padre)
Fonte: os autores.
• 6ª REGRA
Quando um nome incompleto (sem sobrenome, por exemplo) vier acompanhado de um título, 
cada palavra é uma unidade de arquivamento.
Tabela 8 – Ordem de nomes incompletos e acompanhados de um título
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Cardeal Albano Cardeal Albano Cardeal Albano
Padre Mário Padre Mário Padre Mário
Fonte: os autores.
Assistente de Secretaria Escolar 26
3 � procedimentos escolares
• 7ª REGRA
Palavras que indicam grau de parentesco (Filho, Neto, etc.) pertencem à mesma unidade de 
arquivamento do último sobrenome, devendo acompanhá�lo na inversão.
Tabela 9 – Ordem de nomes que contêm palavras que indicam grau de parentesco
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Leandro Dias Neto Dias Neto, Leandro Dantas Sobrinho, Roberto
Roberto Dantas Sobrinho Dantas Sobrinho, Roberto Dias Neto, Leandro
Ana Carla Ferreira Filha Ferreira Filha, Ana Carla Ferreira Filha, Ana Carla
Fonte: os autores.
• 8ª REGRA
Quando aparecem as palavras “Santo”, “San”, “Saint” e equivalentes, estas não se separam do sobrenome.
Tabela 10 – Ordem de nomes que contêm as palavras “Santo”, “San”, “Saint”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Gustavo Saint German Saint German, Gustavo Saint German, Gustavo
Edite São Marcos São Marcos, Edite São Marcos, Edite
Fonte: os autores.
• 9ª REGRA
Nomes orientais: japoneses, chineses e árabes, pouco conhecidos entre nós, são arquivados na 
forma direta, sem inversão.
Tabela 11 – Ordem de nomes orientais, pouco conhecidos entre nós
Nome Ordenação
Teng Sião Ping Rachid Rached
Rachid Rached Teng Sião Ping
Fonte: os autores.
Além da forma de organizar os arquivos em ordem alfabética, levando em consideração o nome das pessoas, 
também há regras para o método alfabético referente ao nome de organizações, empresas, entidades, socie�
dades, associações e repartições: regra geral, esses nomes são classificados da forma como são escritos, ou seja, 
não sofrem inversão.
Tabela 12 – Ordem de nomes de organizações
Empresa Ordenação
Panificadora Pão e Vinho Casas Albuquerque
Casas Albuquerque Panificadora Pão e Vinho
Fonte: os autores.
Porém, assim como no caso do nome de pessoas, também há regras especiais para organizar o nome de 
empresas. Na sequência, saiba mais sobre elas.
Assistente de Secretaria Escolar 27
3 � procedimentos escolares
• 1ª REGRA
Os artigos (o, a, os, as, um, uns, uma, umas) que aparecem na frente do nome das empresas não 
devem ser levados em conta na ordenação. Eles ficam entre parênteses e a classificação será feita 
de acordo com a primeira letra da primeira palavra principal.
Tabela 13 – Ordem de empresas que possuem artigos em seu nome
Nome Ordenação
Um sonho de Perfume (O) Perfumista
O Perfumista (Um) Sonho de Perfume
Fonte: os autores.
• 2ª REGRA
Para empresas que possuem filiais, leva�se em conta a localização geográfica.
Tabela 14 – Ordem de empresas que possuem filiais
Nome Ordenação
Supermercado Mig – Centro Supermercado Mig – Centro
Supermercado Mig – Vila Ivete Supermercado Mig – Rio Negro
Supermercado Mig – Rio Negro Supermercado Mig – Vila Ivete
Fonte: os autores.
• 3ª REGRA
Os pequenos vocábulos ou conectivos que aparecem no meio dos nomes (de, do, da, por exemplo) 
não devem ser levados em conta na ordenação alfabética.
Tabela 15 – Ordem de empresas que possuem pequenos vocábulos no nome
Nome Ordenação
Banco do Estado do Paraná Banco do Estado do Pará
Banco do Estado de Santa Catarina Banco do Estado do Paraná
Banco do Estado de Sergipe Banco do Estado de Santa Catarina
Banco do Estado do Pará Banco do Estado de Sergipe
Fonte: os autores.
• 4ª REGRA
Quando o primeiro nome de uma empresa for um numeral arábico ou romano, deve ser escrito 
normalmente, mas a ordenação será conforme sua escrita por extenso.
Tabela 16 – Ordem de empresas cujo primeiro nome é um numeral
Nome Ordenação
12 Loterias (doze loterias) 10 lanches amigos
2 irmãos automóveis (dois irmãos automóveis) 2 irmãos automóveis
10 lanches amigos (dez lanches amigos) 12 loterias
Fonte: os autores.
Assistente de Secretaria Escolar 28
3 � procedimentos escolares
• 5ª REGRA
As siglas ou abreviaturas que indicam o tipo da empresa devem ser levadas em consideração, 
conforme a sua escrita por extenso, na hora de ordenar o arquivo.
Tabela 17 – Ordem de empresas cujo primeiro nome é uma sigla ou abreviatura
Nome Ordenação
Com. De Pneus São Carlos (Comércio) Cia. Brasileira de Madeiras
Cia. Brasileira de Madeiras (Companhia) Com. De Pneus São Carlos
Fonte: os autores.
b) Método Numérico Simples
No método numérico simples, é atribuído um número para cada registro, seja ele de uma pessoa física ou jurídica. 
Nesse caso, você deve obedecer à ordem de entrada ou de registro, sem preocupar�se com a ordem alfabética. 
Porém, recomenda�se que haja um índice alfabético remissivo para facilitar a localização dos documentos. 
Tabela 18 – Índice alfabético remissivo
Nome Localização no arquivo
Dums, Rafael 019
Lima, Estevão de 002
Sorenato, Daniela 041
Fonte: os autores.
Tabela 19 – Ordem de registro
Número e nome Ordenação
041 Daniela Sorenato 002 Estevão de Lima
019 Rafael Dums 019 Rafael Dums 
002 Estevão de Lima 041 Daniela Sorenato
Fonte: os autores.
c) Método Ideográfico
Esse método é utilizado quando for preciso arquivar uma informação por assunto (por exemplo, quando 
for necessário arquivar os documentos separando�os pelo tema: matrículas ou transferências, por exemplo). 
A ordenação dos assuntos poderá seguir a modalidade alfabética ou numérica, apresentadas anteriormente.
d) Método Geográfico
Nesse método, leva�se em conta o local de origem do documento. A ordenação dos documentos é feita pelo 
método alfabético, sendo que o nome do país é o primeiro que deve ser levado em conta. Caso o país de origem 
seja o mesmo, considera�se o estado; depois a cidade; o bairro e assim por diante. 
Assistente de Secretaria Escolar 29
3 � procedimentos escolares
Tabela 20 – Ordenação de documentos pelo método geográfico
Nome Em ordem: levaremos em conta primeiramente o estado, a cidade e, depois, o bairro.
Escola de Educação Básica Assis
Rua Anchieta, 234
Centro
Curitiba � PR
Escola de Educação Básica Assis
Rua Anchieta, 234
Centro
Curitiba - PR
Escola de Educação Básica Pedro Álvares 
Rua Vicente, 345
Centro
Fortaleza � CE
Escola de Idiomas Claro
Rua Tenente Ary Rauen, 23
Centro
Florianópolis - SC
Escola de Idiomas Pronto
Rua Marechal Floriano, 356
Bairro Água Verde
Joinville � SC
Escola de Educação Básica Pedro Álvares 
Rua Vicente, 345
Água Verde
Fortaleza - CE
Escola de Idiomas Claro
Rua Tenente Ary Rauen, 23
Centro
Florianópolis � SC
Escola de Idiomas Pronto
Rua Marechal Floriano, 356
Centro
Joinville - SC
Fonte: os autores.
Saber como organizar um arquivo é um dos procedimentos que o Assistente de Secretaria Escolar deve 
conhecer. Porém, ainda há outros que esse profissional precisa dominar na sua rotina de trabalho. 
3.2 Procedimentos organizacionais, administrativos e produtivos
O processo de organização e desenvolvimento escolar requer ações necessárias ao funcionamento organizacional. 
O planejamento é a base do sucesso da organização, pois consiste em ações organizacionais, administrativas e 
produtivas da secretaria. Dessa forma, toda organização precisa de procedimentos que indiquem a produção 
sem improvisos. 
Especialmente quanto à administração dos documentos que circulam diariamente na secretaria escolar, a 
logística da documentaçãodepende diretamente da organização do Assistente de Secretaria Escolar. Trata�se 
da correta tramitação dos documentos, desde o recebimento até a expedição. 
Para executar essas tarefas, existe o setor de Protocolo, que realiza as seguintes atividades: Recebimento, 
Classificação e Registro; e o de Movimentação, que consiste em: Expedição – Distribuição A seguir, saiba 
mais sobre eles.
a) Protocolo de recebimento
Entende�se por protocolo o conjunto de operações que visam ao controle dos documentos que 
tramitam na escola. 
Além disso, em se tratando da entrada de documentos na secretaria, há um documento que recebe 
esse nome e que formaliza a entrada de documentos na secretaria, garantindo ao público externo 
a entrega da documentação solicitada e à escola a organização da secretaria quanto ao controle 
de documentos pendentes. Esse documento pode referir�se tanto aos documentos produzidos 
internamente quanto os encaminhados à instituição por outras empresas, e é um modo de assegurar a 
imediata localização e recuperação dos documentos, garantindo, assim, o acesso a essas informações. 
Assistente de Secretaria Escolar 30
3 � procedimentos escolares
Acompanhe um exemplo de Protocolo de Recebimento:
PROTOCOLO DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS
Data do Recebimento: _____ /_____ / _____
Documentos Recebidos: 
Nome do responsável pela entrega: 
Contato (e-mail e telefone): 
Recebido por: 
b) Classificação e Registro
Uma vez recebidos os documentos, há necessidade de identificação e classificação, de acordo com 
o método de arquivamento adotado pela escola e, também, levando em consideração os códigos 
existentes na Tabela de Temporalidade vistos anteriormente.
Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devem ser abertos para 
que essa etapa seja realizada eficazmente.
Esporadicamente, a escola pode receber a documentação de alunos – principalmente crianças – em 
situação de risco. Assim, o sigilo das informações deve ser rigoroso e esse tipo de documento tem 
acesso restrito.
Ao realizar o registro das informações (documentos) recebidas pela secretaria, é possível criar um 
sistema de controle com atribuição de número para acompanhamento. Trata�se, por exemplo, do 
número do registro da matrícula de cada aluno da escola.
c) Expedição/Distribuição
É a atividade que consiste em enviar um documento. Chama�se distribuição quando é interna, 
e expedição quando direcionada a outra instituição.
Exemplos: atestado de vaga (expedição); histórico escolar (expedição); edital para mural escolar 
(distribuição); declaração de conclusão (expedição).
Para aprofundar seus conhecimentos sobre a tramitação de documentos, também é importante que você saiba 
quais são os principais documentos que envolvem os Procedimentos Escolares. 
A situação de risco é referente à violação de direitos fundamentais ou à ameaça de lesão da criança 
ou do adolescente. Pode ocorrer por ação ou omissão da sociedade ou do Estado, por falta, omissão 
ou abuso dos pais ou responsável e em razão da própria conduta da criança e do adolescente.
Assistente de Secretaria Escolar 31
3 � procedimentos escolares
3.3 Procedimentos escolares
Além de conhecer os processos que envolvem o recebimento e a expedição de documentos, também é necessário 
que o Assistente de Secretaria Escolar conheça esses documentos e alguns procedimentos relativos a eles 
(por exemplo, ao ter contato com um Diário de Classe, você pode se questionar se a escola adotou algum 
critério para agrupar determinados alunos em determinadas turmas). 
A fim de refletir sobre essa questão, vamos começar falando sobre a matrícula e a organização das turmas. 
Na sequência, estudaremos também outros procedimentos escolares importantes para o Assistente de Secretaria 
Escolar.
a) Matrícula
Matrícula é o ato de uma pessoa matricular�se em uma instituição. Nesse ato, deverá ser preenchido 
o requerimento de matrícula, que é o nome dado ao documento de registro de um indivíduo na 
instituição. É através dos dados coletados na matrícula que o Assistente de Secretaria Escolar 
poderá ter acesso aos familiares em caso de urgência ou mesmo para troca de comunicação em geral.
Portanto, ao realizar a matrícula, você deve coletar todos os dados pertinentes ao bom desempenho 
da vida escolar do educando – desde dados pessoais (nome completo, filiação, endereço, telefones 
de contato (fixos, celulares, demais contatos)) até informações e ocorrências sobre a saúde física 
e emocional do pretendente à matrícula.
Saiba mais
Em plena era da inclusão, o conhecimento sobre as necessidades especiais do aluno é necessário porque, 
dentre outros motivos, a escola precisa se adaptar às particularidades dessa clientela.
b) Organização das turmas
A organização das turmas não é responsabilidade do assistente de secretaria escolar, no entanto, 
é importante que você saiba como funciona este processo para que possa ajudar caso seja necessário. 
As turmas devem ser organizadas levando em consideração a disponibilidade de salas, bem como 
de seu mobiliário para comportar um número adequado de alunos. Também deve ser levado em 
conta o número ofertado de matrículas para cada turma (estudo prévio). Nesse sentido, a escolha 
da sala depende, ainda, da estrutura da escola. Se a escola tiver piso superior, por exemplo, não é 
interessante alocar, nesse andar, os alunos das séries iniciais. 
Porém, há outras questões que não devem ser consideradas na hora de dividir as turmas: há alguns 
anos atrás, as turmas eram organizadas de acordo com o nível intelectual dos alunos. Assim, alunos 
com maior deficit eram organizados em uma sala separada daqueles que possuíam maior facilidade 
no aprendizado. Atualmente, essa realidade quase não é mais encontrada nas escolas, principalmente 
porque se considera que as trocas entre os alunos que têm mais ou menos dificuldades contribuem 
com o aprendizado de ambos. 
c) Horário das aulas
Assim como a organização das salas, a definição do horário das aulas também não é responsabilidade 
do assistente de secretaria escolar, mas, por fazer parte da equipe escolar, é interessante saber como 
funciona esse processo. Para a definição do horário das aulas, é feito um estudo com a equipe de 
professores, observando a disponibilidade de cada um, visto que alguns deles ministram aulas em 
mais de uma escola. Algumas escolas possuem um software específico para organizar esse quadro 
de horários, evitando, assim, falhas.
Assistente de Secretaria Escolar 32
3 � procedimentos escolares
Saiba mais
Eventualmente, pode haver falta de professores, o que prejudica a organização prévia do quadro de horários 
das aulas. Dessa forma, é preciso refazê�lo dependendo do tempo de afastamento do professor ou profissional 
responsável pela disciplina/atividade.
d) Diário de Classe
O Diário de Classe constitui o referencial de dados e registros do trabalho efetivado em sala de 
aula, contendo a produção pedagógica do processo de ensino�aprendizagem como um todo.
É descrito no Projeto Político�Pedagógico (PPP) da escola como documento escolar que registra a 
ação pedagógica (professor e aluno) e tem seus dados transcritos no sistema, sendo um documento 
da escola, não somente do professor. 
De forma resumida, o diário de classe é composto por três instrumentos: 
1) Frequência e Rendimento Escolar
Instrumento utilizado para registrar a frequência diária do aluno, notas das avaliações 
intermediárias e resultado final da unidade. 
2) Conteúdo Programático
Instrumento utilizado para registrar o conteúdo programático ministrado em cada aula. 
3) Registro da Classe
Instrumento utilizado para registrar informações referentes ao acompanhamento pedagógico 
do aluno. 
Além dos instrumentos que compõem um Diário de Classe, também há alguns componentes que 
o Assistente de Secretaria Escolar precisa conhecer, tendo em vista que alguns dados são preen�
chidos pela secretaria escolar. A legislação vigente sobre o assunto traz as seguintes orientações 
quanto às informaçõesque devem ser inseridas pela secretaria escolar:
 � Identificação da escola (nome)
 � Disciplina
 � Turno
 � Grau (Ensino Fundamental ou Médio)
 � Ano (2015, por exemplo)
 � Série/Ano
 � Turma (A, B ou C, por exemplo)
 � Nome do Professor
Também há componentes cuja responsabilidade de preenchimento é do professor. Porém, é importante que 
o Assistente de Secretaria Escolar conheça�os, pois esses dados precisarão ser conferidos, posteriormente, 
pela secretaria escolar:
 � Na parte interna do Diário de Classe, é preciso que haja a identificação do ano, bimestre, 
dos meses e dos dias letivos.
 � O registro das ausências dos alunos é feito da seguinte forma: para os alunos faltantes, 
o professor deve usar F ou f. 
 � Já o registro das presenças pode ser feito com a letra C (de comparecer). 
Assistente de Secretaria Escolar 33
3 � procedimentos escolares
 � Ponto facultativo, feriado religioso, feriado nacional ou municipal (previstos no calendário) 
devem ser registrados apenas no resumo dos conteúdos ou nas observações localizadas na 
parte inferior da estrutura.
 � Comemoração cívica e atividade letiva devem ser registradas como frequência para os alunos. 
Nesse caso, conta�se aula prevista e dada. 
 � Os registros devem ser feitos à caneta. Vale lembrar, ainda, que algumas instituições já 
utilizam sistemas escolares que disponibilizam os diários eletrônicos, dessa forma, os diários 
são impressos e validados com a assinatura dos responsáveis.
 � Caso o professor titular da sala falte, é preciso constar no registro: falta do professor, nome 
do professor substituto e o conteúdo programático desenvolvido. Em caso de licença do 
professor titular, o professor substituto deverá fazer os registros no período de substituição. 
 � Os instrumentos de avaliação (prova escrita, trabalho em grupo e outros) também devem 
ser registrados. 
 � Ao término do bimestre, os termos média, média final devem ser evitados: é preciso usar 
os termos avaliação bimestral ou, quando for o caso, avaliação final (5ª nota).
 � Quaisquer adicionais utilizados pelo professor na avaliação podem ser registrados em 
documento adicional, limitando�se o diário às informações padronizadas.
 � O resultado das avaliações será registrado conforme definido no PPP da instituição. 
Figura 7 – Exemplo de um Diário de Classe
DIÁRIO DE CLASSENome da escola Total de Aulas Previstas: 0Total de Aulas Dadas: 00
Ano
2007
Curso
ENF
Série
2
Turno
I
Turma
ENF2
Nome do Professor
Fernando Massao Higuti
Disciplina
Biofísica
Nome
Ana Maria dos Santos
João Pereira
José de Sousa
Maria da Silva
Nº
044
045
046
047
Nº
044
045
046
047
Matrícula
0-07-1-0219
0-05-1-0136
0-05-1-0134
0-07-1-0212
Número de Aulas / Data Avaliações
Total Falta
Fonte: os autores.
e) Boletim Escolar
A partir dos registros feitos no Diário de Classe é gerado o Boletim Escolar, que é um documento 
que permite ao aluno e/ou responsáveis verificar as faltas e notas desse estudante, acompanhando 
seu desempenho em cada disciplina e bimestre.
Acompanhe, a seguir, um modelo de Boletim Escolar.
Assistente de Secretaria Escolar 34
3 � procedimentos escolares
Figura 8 – Exemplo de Boletim Escolar
BOLETIM ESCOLAR
Assinatura do Responsável
Total de Faltas: x
Total de Aulas Dadas: xxx
% Total de Frequência: xx %
Ano Letivo:
Aluno: ____________________________
Turma: ____________________________
Situação Escolar: __________
LÍNGUA PORTUGUESA
INGLÊS
EDUCAÇÃO ARTÍSTICA
EDUCAÇÃO FÍSICA
HISTÓRIA
GEOGRAFIA
MATEMÁTICA
DISCIPLINAS Nota Nota Nota Nota Média
Nota
Recup.
Nota
Final
1º Bimestre 2º Bimestre 3º Bimestre 4º Bimestre
Fonte: os autores.
f ) Transferência
A transferência é a passagem do aluno de uma para outra organização escolar, e poderá ocorrer 
quando solicitada por este ou pelo responsável. Para que a transferência seja concedida é necessário 
considerar as legislações vigentes, o PPP da instituição, o período do ano, o número de vagas 
disponíveis, adaptação do currículo, dentre outros fatores.
Para tanto, é necessário um documento de transferência, que serve para que as escolas tenham um 
controle de quem está entrando e para qual série (ano) vai. Também deve ser cobrado o histórico 
escolar do aluno, onde estão as faltas e notas obtidas durante todo o período de estudo que esteve 
na antiga escola. Acompanhe, a seguir, um exemplo de requerimento de transferência.
À Escola de Educação Básica [inserir nome da escola]
Fulana de Tal, aluna regularmente matriculada no oitavo ano do Ensino Fundamental desta escola, 
vem solicitar a expedição dos documentos necessários à sua transferência para outro estabelecimento 
de ensino.
Nestes termos, pede deferimento.
g) Evasão Escolar
Evasão escolar é o que ocorre quando um aluno deixa de frequentar a escola e fica caracterizado 
o abandono escolar. Historicamente, é um dos tópicos que faz parte dos debates e análises sobre 
a educação pública.
Assistente de Secretaria Escolar 35
3 � procedimentos escolares
Vários fatores podem ocasionar a evasão escolar. Dentre eles, ensino mal aplicado por meio de 
metodologias inadequadas ou problemas sociais, por exemplo: muitos alunos precisam trabalhar, 
ajudando no sustento da família, e isso pode incentivar o abandono da escola. 
Em se tratando de evasão escolar, o MEC criou, no final do ano de 2013, um grupo para examinar 
a causa das evasões escolares. Esse Grupo de Trabalho tem o objetivo de elaborar relatório dos 
índices de evasão escolar e é formado por representantes da Secretaria de Educação Profissional 
e Tecnológica (Setec) e da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica.
h) Abandono escolar (desistência)
O problema do abandono dos estudos e da evasão preocupa os educadores e responsáveis pelas 
políticas públicas. Há muitos motivos que levam o aluno a deixar de estudar – a necessidade de 
entrar no mercado de trabalho, a falta de interesse pela escola, dificuldades de aprendizado que 
podem acontecer no percurso escolar, doenças crônicas, deficiências no transporte escolar, falta 
de incentivo dos pais, mudanças de endereço e outros. 
Para registrar as desistências, a escola precisa documentá�las. Para tanto, isso se fará em forma de 
documentação específica, assinada pelos responsáveis diretamente na secretaria escolar. Confira 
o exemplo:
[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].
À Escola de Educação Básica [inserir nome da escola]
A/C Sr. Diretor [inserir nome do Diretor]
Prezados senhores,
Eu, Josué da Silva, CPF [inserir número do CPF], RG [inserir número do RG], venho manifestar a 
desistência do meu �lho Beltrano de Tal em razão de migrar para a EJA (Educação de Jovens e Adultos).
Atenciosamente,
Josué da Silva
i) Abono de faltas
A LDB nº 9.394 determina que o aluno é obrigado a ter a frequência mínima de setenta e cinco 
por cento do total de horas letivas para aprovação. Porém, fazemos uma ressalva para a questão 
do abono das faltas, que pode ser concedido conforme legislações federais e estaduais, mediante 
apresentação de comprovação da situação prevista nessas legislações. 
Agora que você conheceu os Procedimentos Escolares, estudará e/ou aprofundará seus conhecimentos 
de Informática.
Assistente de Secretaria Escolar 36
3 � procedimentos escolares
3.4 Internet: princípios de segurança
A internet, atualmente, é um recurso básico nas organizações e residências. A prova disso é você que está aqui, 
estudando a distância, não é mesmo?
A internet teve seu início em instituições militares e hoje já tomou espaço em nossas casas. Ela tem inúmeras 
utilidades, entre elas a propaganda e a troca de informações. Em linhas gerais, a internet é um conjunto de 
computadores interligados entre si por meio de grandes estruturas de telecomunicação que permite que seus 
usuários troquem informações e produtos das mais variadas formas.
Essas informações são importantes porque, em seu cotidiano como Assistente de Secretaria Escolar, você poderá 
utilizá�las na busca pornovas resoluções. Porém, para isso, você precisa usar a internet com responsabilidade, 
sabendo filtrar o conteúdo que acessa: nem todas as informações disponíveis na internet são confiáveis 
ou verdadeiras. Além disso, há outro ponto envolvido nessa questão, que é referente à segurança na rede: 
a engenharia social. 
Engenharia social é o termo utilizado para se referir a um método de ataque, no qual alguém faz uso da persuasão, 
muitas vezes se aproveitando da ingenuidade ou da confiança do usuário da internet. Esse “ataque” tem por 
objetivo obter informações que podem ser usadas para ter acesso não autorizado a computadores ou dados. 
Além disso, considerando que a internet é uma rede mundial, muitas pessoas se utilizam da engenharia social 
para influenciar a opinião das pessoas, manipulando sua forma de pensar. Assim, a engenharia social pode ser 
usada de maneira positiva ou negativa, dependendo da intencionalidade da sua aplicação.
Em uma secretaria escolar, devemos estar atentos, principalmente, à proteção do sistema de arquivos para 
que as informações não sejam violadas e/ou utilizadas inadequadamente. A questão levada em conta aqui, 
portanto, é a segurança das informações. Para tanto, um assistente de secretaria escolar deve estar ciente desses 
problemas de engenharia social, além de ser uma pessoa discreta, que sabe resguardar informações pessoais, 
que muitas vezes são confidenciais. 
Nesse sentido, além de prezar pela confidencialidade de certos dados, esse profissional também deve informar�se 
sobre a identidade (dados pessoais) da pessoa que lhe pede alguma informação do seu banco de registros. Da 
mesma forma, o assistente de secretaria escolar precisa averiguar a veracidade das informações recebidas de 
estranhos dentro da escola.
Para evitar “ataques” aos dados armazenados no sistema da escola, você precisa conhecer alguns termos relativos 
à segurança da navegação na internet. São eles:
a) Cookies
Os sites geralmente usam os cookies (pequenos textos salvos automaticamente) para distinguir 
usuários e memorizar preferências. As informações são guardadas na memória (cookie f ile). 
Importante
Todas as informações gravadas em um cookie são informações que você forneceu voluntariamente ao servidor, 
de uma forma ou de outra. Os cookies não têm a intencionalidade de prejudicar, mas isso pode acontecer.
b) Phishing
É uma forma de fraude eletrônica, caracterizada por tentativas de adquirir dados pessoais, além de 
senhas e dados financeiros. O fraudador, munindo�se de um e-mail personalizado, faz�se passar por 
uma empresa e envia uma comunicação eletrônica solicitando dados para futuras transações. É uma 
tentativa de “pescar” as informações confidenciais dos usuários da rede de comunicações virtuais.
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3 � procedimentos escolares
c) Criptografia
É o estudo dos princípios e técnicas pelas quais a informação pode ser transformada da sua 
forma original para outra ilegível, embaralhada, de forma que possa ser reconhecida apenas por 
seu destinatário, o que a torna difícil de ser lida por alguém não autorizado. Normalmente as 
informações do poder judiciário e das empresas que trabalham com vendas através de cartões de 
crédito utilizam criptografia.
No caso dos sites, há muitos deles utilizando a criptografia para proteger as informações de seus 
usuários. Um portal que utiliza criptografia apresenta um “s” junto ao “http”: HTTPS, que significa 
protocolo de transferência de hipertexto seguro. Esse protocolo contém uma camada adicional de 
segurança, permitindo que os dados sejam transmitidos por meio de uma conexão criptografada. 
Além disso, verifica a autenticidade do servidor e do cliente por meio de certificados digitais, 
excluindo a possibilidade de terceiros visualizarem as informações.
d) Senhas
As senhas são usadas principalmente em endereços eletrônicos, como é o caso do e-mail. Elas 
servem para autenticar a identidade do usuário, assegurando que este é realmente quem diz ser. 
Se uma outra pessoa tem acesso à sua senha, ela poderá utilizá�la para se passar por você na 
internet. Sendo assim, as senhas merecem atenção especial: você deve trocá�las periodicamente 
e não fornecê�las a outras pessoas.
Dica
Uma boa senha deve ter, pelo menos, oito caracteres (incluindo letras e números). É recomendável que 
ela tenha alguma relação para sua fácil memorização e lembrança, principalmente se for uma senha que 
você não usa periodicamente. Ainda assim, ao criar sua senha, evite usar nomes, sobrenomes, datas de 
nascimento, placas de veículos, pois esses são dados seus que muitas pessoas podem conhecer.
3.5 Navegadores (browSerS) e ferramentas de pesquisa
Se você tiver dificuldades para “navegar” na rede, dificilmente conseguirá, em tempo hábil, conduzir seu trabalho. 
Para facilitar essa navegação, as páginas da internet são dinamizadas com inúmeras formas de hipermídia, 
como imagens, sons, vídeos e animações, disponíveis na Web.
Mas o que é WEB?
A World Wide Web (que em português significa “ampla rede mundial” e também conhecida como Web 
ou WWW) é um sistema de documentos em hipermídia que são interligados e executados na internet. 
Devido à sua interface gráfica, aos recursos multimídia e ao hipertexto, a Web possibilita a construção de 
páginas que podem conter fotos, animações, vídeo e sons. Nas páginas, a informação está organizada de forma 
hipertextual, ou seja, as páginas estão interligadas por meio de links.
A World Wide Web é formada por milhões de lugares, chamados sites. Existem sites de universidades, empresas, 
órgãos do governo e até sites mantidos por apenas uma pessoa. A porta de entrada de um site chama�se 
home page, ou seja, página principal.
Assistente de Secretaria Escolar 38
3 � procedimentos escolares
Dica
Observe o site do Senac (http://portal.sc.senac.br). Existem vários hipertextos, ou seja, em cada local que, 
ao passar o mouse, for criada uma linha (link) e você clicar, será redirecionado à página que contenha as 
informações escolhidas.
Os documentos disponíveis na web podem estar na forma de vídeos, sons, hipertextos e figuras. Para que 
possamos explorar todos os recursos que a web nos oferece, precisamos de um navegador. 
Vamos usar como referência o Internet Explorer para acesso aos recursos web. Existe também o Chrome e 
o Mozilla, navegadores cujas funções e ferramentas não se diferem em grande proporção.
Veja a tela principal do Internet Explorer, na qual está sendo acessada a home page do Senac, para conhecermos 
seus recursos:
A tela principal do Internet Explorer pode ser dividida em três partes:
1) Área de Comando (superior) – Traz a barra de endereço, barra de botões e barra de menus:
2) Área de Exibição (central) – Onde você visualiza o conteúdo do site. Por meio das barras de 
rolagem ao lado direito, você pode visualizar todo o conteúdo.
http://portal.sc.senac.br
Assistente de Secretaria Escolar 39
3 � procedimentos escolares
3) Área de Indicadores (inferior) – Traz a barra de status, que informa sobre o carregamento das 
páginas (100% = totalmente carregada e pronta para navegação).
Para acessar um site, você também precisa saber seu endereço e onde inserir esse dado no navegador. Observe 
a figura a seguir, que representa a Barra de Endereço do Internet Explorer.
Para visualizar uma página web ou algum outro recurso é necessário digitar uma URL no navegador ou 
seguindo (acessando) uma hiperligação (link). 
Vamos a um exemplo de URL: o endereço http://www.mec.gov.br, que tem suas especificidades:
1) http://
É o método utilizado para buscar páginas na web.
2) www 
São os servidores da web que, normalmente, contêm hipertextos (links).
3) mec 
É o nome do computador onde a informação está armazenada, também chamado de site. Pelo 
nome do computador você pode antecipar que tipo de informação irá encontrar. 
4) gov
Tipo de organização: gov se refere a uma organização de caráter governamental. A maior parte dos 
domínios é “.com”, ou seja, com fins comerciais.Quando vem com a especificidade “.edu”, trata�se 
de uma instituição educacional; “.net” são para empresas que proveem serviços para a internet.
URL é um endereço virtual , que pode ser um link ou o endereço de um site. 
Uma URL é composta, normalmente, pelo protocolo HTTP.
http://www.mec.gov.br
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3 � procedimentos escolares
5) br 
O final “br” indica apenas que o domínio foi registrado no Brasil (“.fr” indica que foi registrado na 
França; “.jp” no Japão; etc). Alguns não são tão óbvios, mas sempre têm relação de identificação 
com o país de registro.
Assim, para acessar um site na internet, basta digitar nesse campo o endereço da página que deseja acessar. 
Caso você queira voltar ou avançar para um site que já foi acessado, é possível utilizar os seguintes botões:
O botão da esquerda, em azul, é chamado de Voltar, e permite que você volte para a página anterior, que já 
foi visitada.
Já o botão da direita é o Avançar, que avança para a página seguinte, que já foi visitada. Ele fica ativo somente 
após você utilizar o botão Voltar.
Além disso, à esquerda do espaço onde você digitou o endereço do site, também temos os seguintes botões:
1 2
4 53
Da esquerda para a direita, temos os seguintes botões:
1) Procurar
Esse botão, representado pela lupa, disponibiliza um mecanismo de busca na internet, por meio 
de palavra�chave. Assim, caso você queira fazer uma pesquisa sobre meio ambiente, por exemplo, 
basta clicar nesse botão e digitar a expressão “meio ambiente” no espaço destinado a esse fim.
2) Atualizar
Está ao lado do botão Procurar e recarrega a página atual. Esse recurso é útil para quando você 
estiver acessando um portal de notícias que sofre constantes atualizações. Algumas vezes, o site 
solicitado carrega com alguns erros, incompleto. Dessa forma, um “atualizar” é importantíssimo.
3) Página inicial
Representado pelo desenho de uma casa (home page, em inglês), por meio desse botão é possível 
acessar a página inicial definida nas propriedades do Internet Explorer.
4) Favoritos
Ao clicar na estrela, abre�se uma janela do lado esquerdo da área de exibição que permite guardar, 
organizar e acessar mais rapidamente os seus sites favoritos. Para adicionar um endereço a Favoritos, 
basta clicar em Favoritos ao carregar o site desejado. 
5) Ferramentas
Neste botão você pode mandar imprimir um documento ou configurar as Opções da Internet, 
como aquelas relativas à segurança, que você já estudou.
Agora estudaremos os Menus do Internet Explorer.
Para começar os estudos sobre eles, observe a figura a seguir, na qual o Menu Arquivo foi selecionado.
Assistente de Secretaria Escolar 41
3 � procedimentos escolares
Através desse menu, você pode criar uma Nova Guia, que permite abrir uma nova guia do Internet Explorer, 
para acessar um novo site sem fechar o atual. Ao Duplicar Guia, você poderá trabalhar em duas guias ao 
mesmo tempo, consultando opções diferentes.
O Menu Arquivo também possui as seguintes funções:
1) Nova Janela
Abre uma nova janela do programa. Pode�se abrir duas janelas do navegador para acessar dois 
endereços diferentes ao mesmo tempo.
2) Nova sessão
Permite um novo acesso à internet com novas guias, se achar necessário.
3) Abrir
Abre uma janela para digitação de um endereço de uma nova página na web. 
4) Editar
Quando o site permitir, você pode editar as informações dele.
5) Salvar como Arquivo
Salva a página atual no seu computador em local determinado.
6) Fechar guia
Fecha a guia de trabalho atual.
7) Configurar Página
Modifica definições da página para impressão, como margens, cabeçalhos e rodapés e orientação 
do papel.
8) Imprimir
Imprime a página atual.
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3 � procedimentos escolares
9) Enviar
Permite enviar, através de mensagens, uma cópia da página atual. Ideal para copiar páginas e 
endereços para amigos, inclusive colocando comentários. Também é possível enviar uma cópia 
para a sua área de trabalho para fácil e rápido acesso posterior.
10) Importar e exportar
Permite importar de um arquivo ou exportar para um arquivo as informações da página atual.
11) Propriedades
Mostra informações sobre a página atual, como tamanho, data da criação e se é um documento 
seguro ou não.
12) Trabalhar offline
Permite que você desconecte sua internet e visualize as informações contidas na guia atual.
Observe, agora, o Internet Explorer com o Menu Editar selecionado:
Em seguida, no Menu Editar, temos as funções Recortar e colar, que são recursos que dificilmente estarão 
habilitados, pois isso permitiria retirar e acrescentar, respectivamente, o conteúdo do site visitado. 
Para copiar é preciso selecionar tudo ou o trecho de interesse para posterior clique em copiar.
Saiba mais
Não podemos copiar tudo o que encontramos na internet por alguns motivos: primeiramente, precisamos 
nos certificar de que as informações realmente são verdadeiras. Existe uma infinidade de informações falsas. 
Por isso, é interessante pesquisar em mais de um site.
Outro ponto importante é a preservação dos direitos autorais. É preciso referenciar adequadamente as 
informações com os respectivos autores. Em outras palavras, não se pode simplesmente copiar um trecho 
qualquer sem ao menos colocar no final desse texto o sobrenome do autor e, se possível, o ano de publicação.
Assistente de Secretaria Escolar 43
3 � procedimentos escolares
Além disso, o menu permite que você localize nesta página algumas palavras (conteúdo) específico. Esse recurso 
é muito usado em textos longos, nos quais se pretende fazer uma busca mais rápida sem realizar a leitura 
completa do conteúdo.
Continuando os estudos sobre os Menus do Internet Explorer, é a vez de verificar as funções do Menu Exibir:
Este menu permite, basicamente, a colocação ou a retirada de barra de ferramentas visíveis. Opções de zoom, 
assim como a modificação do tamanho da fonte ou de recursos para melhor visualização do conteúdo do site 
estão nesse menu.
O próximo Menu disponível no Internet Explorer é o Favoritos:
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3 � procedimentos escolares
Por meio deste menu, você pode adicionar, remover ou renomear os sites que você salvou nos Favoritos.
Quanto ao próximo menu, o Ferramentas, várias funções são permitidas. Veja, primeiramente, a imagem:
Dentre as principais ações que este menu oferece, é permitido excluir o histórico de navegação. Assim, as pessoas 
não terão conhecimento das últimas páginas que você acessou.
Já na função Opções da internet, você pode personalizar uma página de preferência como página inicial. 
Dessa forma, cada vez que você estiver navegando e quiser voltar à sua página inicial, basta clicar no botão .
Por fim, temos o Menu Ajuda:
Assistente de Secretaria Escolar 45
3 � procedimentos escolares
O menu Ajuda esclarece dúvidas sobre a utilização do Internet Explorer. Além disso, nele você pode descobrir 
as novidades no navegador, receber suporte on-line e acrescentar comentários acerca do navegador para apri�
moramentos dos responsáveis pela criação. 
3.6 Pesquisa na internet
A internet possui um um imenso conjunto de páginas que contêm os mais diversos tipos de dados e informações. 
Ela não oferece respostas para todos os problemas, mas, com certeza, é uma ótima base para começar a 
procurar, pois é um banco de dados de dimensão imensurável. Podemos dizer, portanto, que a internet é a 
maior biblioteca do mundo.
Para ter acesso a esses dados, existe uma grande quantidade de mecanismos de busca. Para acessá�lo o usuário 
digita, na barra de endereços, a URL de um dos conhecidos sites de busca, como: 
• Google � www.google.com.br
• Yahoo � www.yahoo.com.br
• Alta Vista � www.altavista.com 
• Live (Microsoft) � www.live.com
Atualmente, a ferramenta de pesquisa mais popular é o “Google”, a qual será usada como base para orientá�lo 
em suas pesquisas. Esse site de busca pode ser acessado no endereço www.google.com.br. Uma de suas principais 
características é a simplicidade:o usuário precisa apenas digitar algumas palavras sobre o assunto desejado 
e clicar em “Pesquisa Google”. Por meio dessa ação, serão exibidos diversos links sugerindo páginas sobre o 
assunto pesquisado.
Veja a tela de abertura do Google:
http://www.google.com.br
http://www.yahoo.com.br
http://www.altavista.com
http://www.live.com
http://www.google.com.br/
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3 � procedimentos escolares
Para refinar as pesquisas, o Google oferece diversas informações e opções de seleção. Para solicitar uma pesquisa 
simples no Google, basta digitar algumas palavras�chave sobre o assunto a ser pesquisado e clicar no botão 
“Pesquisa Google”. Você também pode fazê�lo pressionando a tecla “Enter”. 
Observe, a seguir, uma pesquisa realizada com o termo secretaria escolar:
Você deve ter encontrado milhões de resultados. Além disso, algumas especificidades aparecem nos resultados 
da pesquisa. É o caso do título da página e do texto que vem logo abaixo do título:
A primeira linha do resultado é o título da página web encontrada. Ocasionalmente, em vez de um título haverá 
uma URL, o que significa que essa página não tem título, ou que o Google não analisou todo o conteúdo dessa 
página. No exemplo da figura, o título da página é Secretaria Escolar – Educador Brasil Escola.
Abaixo do título encontramos um texto, que é a página de resultado com os seus termos de consulta em 
negrito, permitindo uma rápida visualização do conteúdo antes de clicar e entrar no site.
Saiba mais
Você também pode optar por acionar o botão Estou com sorte em vez de Pesquisa Google. Nesse caso, 
você será direcionado, automaticamente, para a primeira página web gerada pela sua consulta. Uma pesquisa 
realizada por meio desse botão é um bom recurso para quem pretende apostar na busca direcionada do site. 
O gerenciador do site indica uma página destaque com base no termo ou palavra que deseja pesquisar.
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3 � procedimentos escolares
O Google também permite que você configure suas pesquisas de forma avançada. Por meio da ferramenta 
Pesquisa avançada, você poderá escolher, inclusive, o idioma para a pesquisa.
Agora observe uma nova pesquisa, referente à Lei das Diretrizes e Bases (legislação Nacional Educacional):
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3 � procedimentos escolares
Veja que a opção Web vem automaticamente configurada no Google.
Abaixo do botão Web, você pode selecionar o país de origem dos sites que devem ser pesquisados. Nesse caso, 
foi escolhido especificamente o Brasil para a consulta:
Depois de escolher o país, você também pode escolher o idioma (Em qualquer idioma ou Páginas em português) 
dos sites que serão sugeridos na pesquisa. Essas opções delimitam nossa pesquisa e diminuem o número de 
resultados, tornando�os mais específicos.
Observe a figura:
Após escolher o idioma, você também poderá selecionar a data na qual o conteúdo dos sites foi publicado. 
Em outras palavras, esse recurso do Google permite que você selecione um intervalo específico de datas para 
filtrar a pesquisa.
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3 � procedimentos escolares
Constate isso na figura a seguir.
Depois de filtrar o país, o idioma e a data da sua pesquisa, você também pode, em vez de selecionar Todos os 
resultados, ativar a opção Ao pé da letra, que permite que o Google não disperse sua busca pelos resultados, 
pesquisando, nesse caso, somente os sites que contenham a expressão “LDB 9394/96” na íntegra, sem que 
outra legislação ou outras relações com os números digitados sejam feitas.
Saiba mais
Além da opção Ao pé da letra, também há outras formas de obter resultados mais específicos em sua busca: 
é o caso da ferramenta Palavra-chave.
Para ser ainda mais refinado em sua busca, você pode colocar o tema desejado entre aspas a fim de delimitar 
sua palavra ou expressão�chave. Na figura a seguir, a expressão “secretaria escolar” está entre aspas. 
O uso das aspas nessa situação permite que sejam realizadas buscas apenas com o conteúdo “secretaria 
escolar” na íntegra. Se as aspas não fossem utilizadas, o Google apontaria resultados de pesquisas tanto para 
SECRETARIA como para ESCOLAR, dispersando sua busca.
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3 � procedimentos escolares
Ainda é possível refinar mais sua pesquisa. Para ajudar ainda mais nesse filtro das informações não desejadas, 
você pode usar o sinal de menos (�). Assim, você solicita ao Google que exiba todos os resultados, menos o 
que você digitar seguido do sinal “�”.
Observe a figura:
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3 � procedimentos escolares
Outro recurso que pode ser utilizado para filtrar suas pesquisas é o asterisco (*). O asterisco é útil quando for 
preciso pesquisar frases em que um termo é variável ou quando você não se lembra de algum termo, já que 
ele substitui qualquer palavra. Ex.: legislação * escolar.
Dessa forma, o Google pesquisará, por exemplo, “legislação nacional escolar” ou “legislação estadual escolar”, 
fazendo várias conjunções entre as palavras “legislação” e “escolar”.
Acompanhe a figura a seguir:
Se você precisar pesquisar imagens na internet, pode utilizar a busca de imagens do Google. Além da opção 
Web, o Google oferece a opção Imagens, por meio da qual você encontrará muitas imagens demonstrativas 
relacionadas às palavras�chave que digitou.
Observe a figura a seguir: perceba que as imagens que o Google busca estão em tamanho pequeno. Para 
que você possa vê�las em tamanho original, precisará clicar sobre cada uma delas. Além de visualizá�las em 
tamanho real, o Google ainda permite que você visite o site no qual essa imagem está publicada.
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3 � procedimentos escolares
Além de imagens, o Google oferece a opção de visualização de Mapas, com opção de criação de rotas. Visualize 
essa ferramenta na figura seguinte.
Saiba mais
O Google também permite que você filtre sua pesquisa por meio das opções Shopping, Vídeos e outras (Mais). 
Aplique o que você aprendeu sobre as outras ferramentas e explore mais esses recursos.
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3.7 Correio eletrônico
Uma das atividades administrativas exercidas pelo assistente de secretaria é referente ao envio de correspon�
dências, tanto físicas quanto eletrônicas. No caso das correspondências eletrônicas, utilizamos o correio eletrônico 
(ou e-mail), que é um serviço similar ao serviço postal dos correios: em ambos, é possível mandar mensagens a 
uma pessoa específica. Porém, o e-mail permite a comunicação mais ágil, pois há troca em tempo real.
Saiba mais
O correio tradicional – através do envio de cartas simples, registradas ou do tipo “Sedex” – ainda é 
bastante utilizado, principalmente para o envio de documentos originais, o que garante a autenticidade 
desses documentos.
O correio eletrônico permite o envio e recebimento de mensagens de textos, imagens e documentos de uma 
forma geral, por meio de um endereço. Um endereço eletrônico (e-mail) é composto por duas partes, separadas 
pelo símbolo @. Considere o seguinte endereço eletrônico: fulano@gmail.com.br. Nesse caso, temos:
• fulano: identifica o nome do usuário (pessoa física ou jurídica);
• gmail.com.br: representa o provedor que oferece o acesso ao correio eletrônico. 
Para ter acesso ao correio eletrônico você pode tanto utilizar o próprio site do provedor (no nosso exemplo: 
Gmail) como um programa específico, como, por exemplo, o Outlook (disponibilizado pela Microsoft).
Vamos criar um e-mail ?
Usaremos o provedor Hotmail/Outlook como ponto de partida. Existem inúmeras opções gratuitas e pagas 
para a criação de um endereço eletrônico, inclusive algumas instituições têm seu próprio provedor. De um 
modo geral, as características são bem parecidas, apenas a interface gráfica se difere em pequena proporção. 
No entanto, independentemente do provedor que é utilizado, o assistente de secretaria escolar deverá seguir 
as normas e diretrizesda instituição com relação ao uso de e-mails.
Ao digitar www.hotmail.com.br na barra de endereços da web, uma tela de abertura será inicializada. 
Quando você já tiver cadastrado seu novo e-mail, bastará clicar no campo conta da Microsoft e digitar seu 
nome de usuário, sua senha (no campo abaixo do usuário) e clicar em entrar. Porém, como estamos ainda 
criando um e-mail, precisaremos clicar na opção Inscreva-se já (canto inferior direito). 
O envio de correspondências físicas é feito por meio da Empresa Brasileira de Correio e Telégrafos, 
ou outras empresas que prestem serviços similares. Os procedimentos para estes tipos de envios 
estão sujeitos às regras, organização e facilidades estabelecidas por estas empresas.
http://www.hotmail.com.br
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Ao clicar em Inscreva�se já, aparecerá uma tela na qual você deve preencher os campos em branco com seus dados 
e criar uma senha, assim, seu e-mail será criado. No caso do Hotmail/Outlook, as senhas devem ter, no mínimo, 
8 caracteres e pelo menos duas das seguintes opções: letras maiúsculas, minúsculas, números e símbolos. 
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3 � procedimentos escolares
Ao criar sua conta e entrar em seu e-mail, você acessará a caixa de entrada, que é o local que armazena as 
mensagens recebidas (lidas ou ainda não lidas). Porém, também há outras pastas do seu e-mail que armazenam 
mensagens: Enviados, Arquivo Morto, Lixo e Rascunhos, que são espaços destinados ao arquivamento de algumas 
mensagens. Quanto à função Nova pasta, por meio dela você pode criar pastas para organizar suas mensagens. 
Para enviar um e-mail, basta clicar no botão Novo, destacado na imagem que você pode acompanhar a seguir.
Ao fazer essa operação, abrirá uma tela, na qual você tem algumas opções, que estão disponíveis na maioria 
dos provedores de e-mail. No espaço destinado ao Para, você deve escrever o e-mail do destinatário, ou seja, 
para quem você enviará a mensagem. Caso você queira enviar o e-mail com cópia para outras pessoas, deverá 
clicar em Cc. Se você quiser que os endereços eletrônicos das outras pessoas não fiquem visíveis para todos, 
deve ativar a opção Cco, que nada mais é do que uma cópia “oculta” para o e-mail de outro destinatário (os 
demais não podem visualizar esse destinatário). 
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3 � procedimentos escolares
Para dar um título ao seu e-mail, existe o espaço Adicionar um assunto: basta posicionar o cursor nesse espaço 
e digitar o título desejado. Depois disso, é a vez de escrever a redação da mensagem em si, o conteúdo principal: 
para isso, você deve colocar o cursor em Adicionar uma mensagem. Caso você queira formatar seu texto, 
destacando alguma palavra, por exemplo, existem as Ferramentas para utilização no texto da mensagem: 
negrito, itálico, sublinhado, etc. Confira a imagem:
N I Aa A AS 23
1
Antes de enviar sua mensagem, você também pode anexar algum documento, caso seja necessário. Para isso, 
existe o botão Inserir, que possibilita que você insira, em sua correspondência eletrônica, arquivos como 
anexos e imagens embutidas, além de poder compartilhar arquivos maiores de 25 MB por meio da botão 
Compartilhar do SkyDrive.
Finalmente é a hora de enviar sua mensagem ao destinatário: para isso, você deve clicar no botão Enviar.
Quando você receber uma mensagem, pode respondê�la por meio de algumas opções distintas. Observe 
na figura abaixo que o botão Responder está ativado e que há três ferramentas que possibilitam a resposta: 
Responder, Responder a todos e Encaminhar.
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3 � procedimentos escolares
Ao escolher a opção Responder, você responde à mensagem recebida. Porém, caso o autor da mensagem tiver 
enviado para você e mais 10 pessoas, por exemplo, e você quiser escrever para todas elas, a melhor opção é 
clicar na opção Responder a todos. Por fim, temos o botão Encaminhar, que direciona a mensagem a outras 
pessoas, como uma forma de repasse.
Caso você não queira responder à mensagem ou caso você responda, mas considere que aquele e-mail não lhe 
será mais necessário, você pode Excluir ou Arquivar esse e-mail. Já a opção Lixo eletrônico é diferente da 
Excluir: ativando a função Lixo eletrônico, você pode cadastrar o endereço da mensagem recebida como lixo 
eletrônico, assim, não receberá mais mensagens desse remetente. Ainda nessa ferramenta, é possível classificar 
o Lixo eletrônico como uma Tentativa de phishing: essa opção possibilita que você cadastre o endereço da 
mensagem recebida como um remetente que tenta solicitar informações particulares do destinatário. Caso o 
e-mail “duvidoso” venha de um amigo, existe a opção de ativar a função Meu amigo foi atacado por um hacker. 
Confira na imagem: 
Por último, há a opção Limpar, que permite excluir e-mails de pastas inteiras: por exemplo, se você quiser 
excluir todas as mensagens da sua caixa de entrada, não apenas uma, essa opção é recomendada por dar menos 
trabalho. Observe a imagem:
Nesse caso, o termo hacker é usado para se referir a pessoas que usam seu conhe�
cimento em informática para fazer modificações e manipulações não triviais 
ou não autorizadas em sistemas de computação (nessa situação, no e-mail).
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3 � procedimentos escolares
Saiba mais
Se, por algum motivo, a sua mensagem não for entregue ao destinatário, ela retorna para a sua caixa postal 
com informações, no cabeçalho, sobre os motivos de ela não ter sido entregue.
3.8 Editores de texto
Os editores de texto são essenciais para a redação de documentos de forma geral. Através de suas inúmeras 
ferramentas, é possível redigir e revisar seu texto antes de imprimi�lo. É uma evolução, principalmente se 
considerarmos as antigas máquinas de datilografia: caso houvesse algum erro de escrita, muitas vezes era 
necessário jogar a folha fora e iniciar outra redação.
Atuando em uma secretaria escolar, diariamente você vai se deparar com situações nas quais precisará redigir 
documentos rotineiros, bem como documentos oficiais. Para isso, você precisa compreender bem as ferramentas 
disponíveis no editor de textos.
Atualmente, existem inúmeros editores de texto disponíveis no mercado e para baixar livremente na internet. 
O Microsoft Word, o BrOffice.org Writer e o Google Writely (disponível on-line) são boas opções de editores 
de textos. Além de serem ótimos editores de textos simples, oferecem recursos adicionais para quem gosta de 
incrementar seus trabalhos.
Aqui, vamos nos aprofundar no editor de textos da Microsoft – o Word. A escolha se deu pela estrutura de 
recursos disponíveis e por ser um dos mais usados. Porém, a semelhança entre os editores de textos é frequente. 
Por isso, aprendendo a operar as ferramentas do Word, você certamente estará apto a manipular qualquer 
editor disponível em sua instituição de ensino. 
Para saber mais sobre o Word, vamos começar observando a figura a seguir, na qual você encontra a tela 
principal do Word com algumas funções já indicadas pelas setas.
Barra de menu
Botões de modos
Barra de título Barra de ferramentas
Régua superior e lateral
Barra de status
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3 � procedimentos escolares
Depois de observar essa tela e os recursos disponíveis nela, vamos estudar cada um separadamente. Começaremos 
pela Barra de Título, destacada na seguinte imagem:
Observe que, no canto esquerdo, aparece a identificação do editor – marca Word.
No centro, ainda com o nome “Documento 1”, está representado o nome do arquivo. Após você salvar seu 
documento, o nome escolhido aparecerá no centro dessa barra (no lugar de “Documento 1”).
À direita, temos os seguintes botões de legenda:
Da esquerda para a direita, o primeiro botão é o Minimizar, que deixa seu aplicativo em estado de espera na 
barra de menu do sistema operacional. 
O botão do meio é o Restaurar tamanho: clicando nesse botão, a tela do Word diminui de tamanho e você 
consegue redimensionara seu gosto o tamanho da tela do aplicativo. Depois de clicar nele, em seu lugar 
aparecerá o Maximizar:
Por último, mais à direita, temos a opção Fechar: clicando nesse botão, você encerra (fecha) o aplicativo.
Logo abaixo da barra de título, você encontra a barra de menu:
A barra de menu, como o próprio nome sugere, é composta por vários menus. Na sequência, você irá conhecer 
cada um deles.
1) Menu Arquivo
Nesse menu, você pode abrir um Novo documento em branco 
para iniciar novos textos. No próximo botão disponível nesse 
menu, é possível Abrir documentos existentes (salvos) em seu 
computador. Já a opção Salvar permite que o documento seja 
salvo para posterior uso ou, ainda, para guardar o documento, 
escolhendo novo local de armazenamento e novo nome. 
Em Configurar página, é possível personalizar as dimensões do 
papel, das margens, etc. Você também pode visualizar o documento 
antes de Imprimir por meio da opção Visualizar impressão. 
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3 � procedimentos escolares
2) Menu Editar
No menu Editar, você pode encontrar a função Desfazer, que 
possibilita que você desfaça as últimas ações executadas. Também 
é possível Recortar, Copiar e Colar trechos de textos ou imagens 
selecionadas. Além disso, conseguimos Localizar palavras em 
seu texto e até Substituir expressões e palavras por expressões 
e palavras similares ou diferentes.
3) Menu Exibir ou Exibição
Dependendo da versão do Word, este menu pode ser chamado 
de Exibir ou de Exibição. As opções de modo de visualização 
da tela do editor são encontradas nesse menu. Além disso, você 
pode personalizar as barras de ferramentas de uso mais frequente 
para ter fácil acesso a essas ferramentas. Por exemplo, se você 
usa bastante as ferramentas de desenho, pode deixá�la sempre 
visível na sua área de trabalho do editor.
4) Menu Inserir
Como o próprio nome induz, você pode Inserir vários recursos 
em seus textos, como imagens, diagramas, símbolos não dispo�
nibilizados no teclado, data e hora, número nas páginas, etc., e 
pode, ainda, contar com as diversas opções de quebra de texto.
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3 � procedimentos escolares
5) Menu Formatar
Esse é um dos menus mais usados no editor de textos. Através 
dele você pode gerar modificações para personalizar sua fonte 
(letras), seus parágrafos. Você também pode escolher diferentes 
marcadores e numerações para listas de itens.
Pode, ainda, preparar seu texto para formato de colunas; incre�
mentar com letra capitular; gerar atribuições de plano de fundo 
e temas diferenciados; etc.
6) Menu Ferramentas
As Ferramentas adicionais disponíveis nesse menu, como 
ortografia e gramática, permitem que você possua um corretor 
com sugestões para aprimorar seus textos quanto à língua 
portuguesa ou estrangeira. Além disso, você pode contar palavras 
no caso de um número limitado para seu texto; adicionar senhas 
de proteção, elaborar cartas, etc. 
7) Menu Tabela
As suas tabelas ficarão perfeitas com as opções de desenhar 
tabela: por meio desse recurso, você pode desenhar as tabelas 
ao seu gosto, com o formato e a quantidade específica de linhas 
e colunas.
Além disso, você pode inserir tabelas autoformatadas; converter 
tabelas em texto; classificá�las em ordem; inserir fórmulas, etc. 
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3 � procedimentos escolares
8) Menu Janela
Nesse menu você encontra a possibilidade de duplicar seu 
documento em uma Nova janela, com a intenção de orga-
nizar tudo ou até mesmo comparar a janela ou dividi-la para 
melhor trabalhar.
9) Menu Ajuda
Para qualquer necessidade que surgir, você pode acessar esse 
menu e receber ajuda, passo a passo, para a realização das 
suas tarefas. Pode, ainda, contar com a ajuda de um assistente 
personalizado, que acompanhará seu trabalho no editor de textos.
Além dos menus disponíveis na barra de menu, também há o botão , bem à direita da barra, que encerra 
apenas o documento que está trabalhando, sem encerrar o editor.
3.9 Planilhas eletrônicas
As planilhas eletrônicas são essenciais na confecção de tabelas simples, tabelas elaboradas e de banco de 
dados. Sua função principal é fornecer uma tabela que calcule fórmulas de forma a organizar a informação. 
Além disso, as planilhas eletrônicas também podem ser usadas como um simples banco de dados com listas. 
Devido a essas funções, as planilhas são muito usadas, tanto que há empresas que realizam todo o seu controle 
usando apenas essas ferramentas. 
Importante
Atuando em uma secretaria escolar, diariamente você vai se deparar com situações nas quais precisará, 
por exemplo, ter controle das turmas, dos grupos extracurriculares, dados, etc. Para isso, você poderá usar 
as planilhas eletrônicas.
Existem inúmeros programas que geram e editam planilhas eletrônicas. Esses softwares estão disponíveis 
no mercado e para baixar livremente na internet. Os programas de planilhas eletrônicas são compostos por 
planilhas com linhas e colunas para inserção de dados. Esses programas são capazes de realizar cálculos 
complexos e gerar gráficos a partir dessas informações inseridas. Você pode, inclusive, fazer cálculos usando 
várias planilhas, colocando dados umas das outras. 
Os programas mais encontrados são: Microsoft Office (Excel), MS Works, LotusWorks, iWork, AppleWorks, 
WordPerfect e StarOffice/BrOffice.
Neste curso, vamos nos aprofundar no editor da Microsoft – o Excel. A escolha se deu pela estrutura de 
recursos disponíveis. Além disso, esse software é muito popular entre os usuários. Porém, os outros programas 
de planilhas eletrônicas já citados apresentam, basicamente, as mesmas funções. Por isso, aprendendo a operar 
as ferramentas do Excel, você, certamente, estará apto a manipular qualquer planilha disponível na escola em 
que você trabalha ou irá trabalhar.
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3 � procedimentos escolares
Observe a tela principal do Excel:
Barra de menu Barra de ferramentasBarra de fórmulas
Planilhas
Barra de título
Barras de rolagem
Barra de status
Nessa tela você encontra os recursos explicados na sequência. Observe, primeiramente, a Barra de Título:
Observe que, no canto esquerdo, aparece a identificação do editor – marca Excel.
No centro, ainda com o nome “Pasta 1”, está representado o nome do arquivo. Depois de você salvar seu 
documento, o nome escolhido aparecerá no centro dessa barra.
À direita, estão os botões de legenda, já estudados no Word – as funções desses botões, no Excel e no Word, 
são as mesmas.
Logo abaixo da barra de título você encontrará a barra de menu:
Conheça, a seguir, cada uma das principais opções do menu disponíveis na maioria das planilhas eletrônicas. 
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3 � procedimentos escolares
1) Menu Arquivo
Nesse menu você pode abrir Nova pasta de trabalho em branco. 
Já o botão Abrir permite que sejam abertas pastas que estejam 
salvas em seu computador. Por meio da opção Salvar, como o 
próprio nome sugere, é possível salvar a pasta para posterior uso 
ou, ainda, guardar a pasta escolhendo novo local de armazena�
mento e novo nome. O botão Configurar sua página permite 
personalizar as dimensões do papel, das margens, etc. Também 
é possível Visualizar sua pasta ou planilha antes de Imprimir. 
Nesse menu ainda há opções avançadas, que permitem que você 
criptografe o documento, restrinja permissões ou mesmo envie 
o documento diretamente através de endereços eletrônicos.
2) Menu Editar
No menu Editar, você pode encontrar a função Desfazer as 
últimas ações executadas. Também é possível recortar, copiar 
e colar trechos de textos, dados contidos nas células, linhas ou 
colunas, ou ainda imagens selecionadas. Com o botão Localizar, 
conseguimos encontrar palavras em seu texto e até substituí�las 
(utilizando o botão Substituir) por sinônimos, por exemplo. 
Nesse menu, você ainda pode Preencher determinados dados 
para a direção desejada, além de Limpar dados preenchidos.
3) Menu Exibir
As opções de modo de visualizaçãoda tela do Excel são encon�
tradas nesse menu. Além disso, você pode personalizar as Barras de 
Ferramentas de uso mais frequente para fácil acesso. Por exemplo, 
se você usa bastante as ferramentas de formatação de textos, 
pode deixá�la sempre visível na sua área de trabalho. Também 
é possível configurar cabeçalhos e rodapés em suas planilhas; 
controlar o zoom, etc.
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3 � procedimentos escolares
4) Menu Inserir
Como o próprio nome sugere, você pode inserir mais células em 
determinados espaços, linhas e colunas adicionais. Além disso, 
pode inserir um número superior às 3 (três) planilhas que já 
abrem automaticamente; inserir gráficos a partir de dados; 
símbolos de uso esporádico; funções para cálculos automáticos; 
imagens; diagramas; etc.
5) Menu Formatar
Através desse menu você poderá aplicar formatos diferenciados 
às células, linhas, colunas e planilhas, de acordo com modelos 
predefinidos ou personalizados.
6) Menu Ferramentas
Ferramentas adicionais, como Verificar ortografia, permitem que 
você possua um corretor com sugestões para aprimorar seus textos 
quanto à língua portuguesa ou estrangeira. Além disso, você pode 
usar recursos de compartilhamento de pastas e proteção para sua 
planilha e/ou pasta, etc. Através desse menu você poderá aplicar 
formatos diferenciados às células, linhas, colunas e planilhas, 
de acordo com modelos predefinidos ou personalizados.
7) Menu Dados
Através desse menu, você poderá ter acesso a ferramentas para 
tabelas mais elaboradas em termos de banco de dados. Além 
disso, é possível classificar em ordem crescente ou decrescente 
seus dados; adquirir subtotais automáticos; validações; etc.
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8) Menu Janela
Aqui você encontra a possibilidade de duplicar sua pasta de 
trabalho em uma Nova janela, com a intenção de Organizar 
ou até mesmo Comparar, Dividir ou Congelar painéis para 
melhor trabalhar.
9) Menu Ajuda
Assim que surgir qualquer dúvida, você pode acessar esse menu 
e receber ajuda, passo a passo, para a realização das suas tarefas. 
Pode, ainda, contar com a ajuda de um assistente personalizado, 
que acompanhará seu trabalho, respondendo perguntas e 
indicando melhores caminhos para a confecção da planilha.
Agora que as principais funções dos menus foram apresentadas, vamos elaborar uma planilha para que você 
conheça, na prática, os principais recursos desse programa de planilhas eletrônicas.
Sempre que uma pasta do Excel é aberta, há 3 planilhas disponíveis. Porém, você pode adicionar e removê�las 
na medida da sua necessidade. Observe a figura:
Perceba que, através das setas da área circulada na imagem, você pode se movimentar entre as planilhas, 
principalmente se adicionou um número grande delas.
Ao clicar com o botão direito sobre cada uma dessas planilhas, temos as opções mostradas acima. Clicando 
na opção Renomear, é possível personalizar suas planilhas para melhor identificação. De acordo com nosso 
modelo, cada uma será renomeada de acordo com a série (ano) escolar (na figura, a planilha 1 já foi salva 
como 1º ano).
Observado esse detalhe, é hora de digitar os dados nas linhas cujos espaços estão em branco. Na sequência, 
veja a imagem.
Assistente de Secretaria Escolar 67
3 � procedimentos escolares
Cada planilha é composta por linhas (representadas pelos números verticalmente dispostos à esquerda da 
área de trabalho) e colunas (representadas por letras horizontalmente dispostas acima da área de trabalho).
No encontro de uma linha com uma coluna, encontramos a célula que recebe a nomeação: na figura abaixo, 
o conteúdo digitado “necessidades especiais?” está localizado na célula E2. Observe, ainda, que o conteúdo 
dessa célula ultrapassou o espaço predefinido da coluna “E”. Para que a visualização desse conteúdo seja 
completa, você pode expandir o tamanho dessa coluna: posicionando o mouse sobre a divisa da coluna “E” 
com a coluna “F”, com um clique você pode arrastar e redimencionar suas dimensões. Através de um duplo 
clique essa expansão ocorre automaticamente, deixando com a largura exata necessária para comportar o 
conteúdo. Observe na imagem:
Para que o título da tabela fique centralizado, é preciso mesclar as colunas. Para isso, basta selecionar essas 
linhas e o título ficará centralizado. Acompanhe a figura a seguir, na qual as colunas de A a F foram mescladas.
Feito isso, é a hora de inserir os dados na sua planilha eletrônica. Observe a imagem a seguir, na qual já foram 
inseridos os títulos das informações que precisam ser preenchidas com os dados dos alunos (nome, data de 
nascimento e outras).
Na figura a seguir, já temos os nomes e as datas de nascimento dos alunos digitadas. Se você quiser colocar os 
nomes em ordem alfabética, sem que haja alteração nas respectivas datas de nascimento, deve usar a função 
Classificar, do menu Dados. Observe a sequência de imagens a seguir.
Assistente de Secretaria Escolar 68
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Informação
Classificando, primeiramente, por “nome” e, na sequência, por “data de nascimento”, os dados dos alunos 
serão conservados.
Observe como ficou a tabela:
Assistente de Secretaria Escolar 69
3 � procedimentos escolares
Depois, para completar a coluna do ano letivo, por se tratar do mesmo dado em todas as células (neste caso, 
2014), poderemos usar um dos recursos de autocompletar do Excel: basta clicar e arrastar o mouse sobre a 
área indicada abaixo:
Agora que você estudou as principais formas de preencher os dados de uma planilha, verá como aplicar as 
fórmulas matemáticas no Excel.
Observe a tabela abaixo, na qual temos dados textuais e numéricos:
Nessa tabela, temos a quantidade de materiais utilizados durante cada bimestre escolar. Levando em conside�
ração que o total poderá ser o resultado da soma das quantidades usadas nos respectivos bimestres, podemos 
aplicar uma fórmula básica de soma. Para isso, basta clicar no local onde deseja o cálculo e, para iniciar a 
fórmula, clicar na barra de fórmulas, digitando o sinal de “=”.
Assistente de Secretaria Escolar 70
3 � procedimentos escolares
Observe a imagem que representa a barra de fórmulas:
Para realizar uma soma, a fórmula utilizada, nesta tabela, é a seguinte: =B5+C5+D5+E5. Acompanhe na figura:
Para cálculos com muitos dados, também é possível utilizar a opção , disponível no menu Inserir. 
Selecionando esse menu, é só escolher a função SOMA, conforme mostra a figura abaixo.
Depois de clicar no botão OK, abre�se a tela Argumentos da função, na qual você deve inserir o intervalo 
de células que deve ser somado (na figura a seguir, há um exemplo genérico; porém, no nosso caso, você deve 
inserir a expressão B5: E5. Os dois�pontos servem para indicar que o Excel deve somar todas as células de 
B5 até E5). Acompanhe a imagem:
Outra forma de realizar somas de forma mais rápida é usando o botão AutoSoma, que é representado pelo 
seguinte símbolo:
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3 � procedimentos escolares
Para que a fórmula não precise ser aplicada em cada uma das linhas da tabela, você pode copiar a fórmula 
para os demais campos, conforme a figura abaixo:
Saiba mais
Além das funções utilizadas nesse exemplo, as funções de subtração, multiplicação e divisão podem 
ser utilizadas da mesma forma que a função Soma: digitando as fórmulas separadamente, na barra de 
fórmulas, ou utilizando a ferramenta “função”, no menu Inserir.
Os programas que geram as planilhas eletrônicas também permitem, a partir dessas planilhas, a criação de gráficos. 
Os gráficos são excelentes recursos utilizados para demonstrar, estatisticamente, os resultados de um intervalo 
de dados, para posterior estudo ou explanação.
Para criar gráficos no Excel, é necessário clicar no menu Inserir. Se desejar, você também pode acessar a Barra 
de Ferramentas, onde consta o botão . Ativando uma dessas opções, abrirá a seguinte tela:
Após selecionar o Tipo de gráfico (colunas, barras, linha, pizza,etc), o “subtipo” deve ser escolhido de acordo 
com a necessidade: dependendo da aplicação do gráfico, a visibilidade dos resultados deve ser levada em conta 
na escolha do tipo e subtipo do gráfico. Os modelos tradicionais (colunas e barras) podem ser substituídos por 
tipos diferenciados, como os gráficos de linha ou de pizza, contanto que as informações possam ser facilmente 
visualizadas e compreendidas por todos.
Assistente de Secretaria Escolar 72
3 � procedimentos escolares
Essa etapa da escolha do tipo de gráfico é a primeira. Depois, ainda temos 3: na etapa 2, você poderá escolher 
o intervalo de dados para a criação do gráfico, ou seja, qual a seleção de dados que devem aparecer no gráfico. 
Na maioria das vezes, o programa de planilha seleciona previamente toda a sua tabela. Caso você deseje criar 
um gráfico de apenas alguns dados específicos, deverá selecioná�los. Observe a imagem:
Em seguida, na etapa 3, poderemos personalizar o gráfico com os títulos, a legenda, os rótulos, etc. que 
queremos visíveis. Acompanhe:
Por último, na etapa 4, é preciso escolher o local onde o gráfico deverá ser criado. Observe na imagem:
Assistente de Secretaria Escolar 73
3 � procedimentos escolares
Finalmente, ao clicar em Concluir, o gráfico é criado:
Importante
Os gráficos são ferramentas importantes porque facilitam a análise e interpretação de um conjunto de dados.
Considerações 
Vimos até aqui os Procedimentos Escolares, em que você viu como arquivar documentos físicos e eletrônicos 
de acordo com os tipos e métodos de arquivamento e a protocolá�los de acordo com os procedimentos 
organizacionais, administrativos e produtivos.
Você viu também como elaborar planilhas eletrônicas, desenvolver documentos em editores de textos, enviar 
e-mails e pesquisar na internet, sempre observando os princípios de segurança. Todos esses elementos são 
fundamentais para que você desenvolva a competência desta Unidade Curricular, que consiste em Desenvolver 
atividades administrativas de secretaria escolar. 
Assistente de Secretaria Escolar 74
4 PRODUÇÃO ESCRITA
Contextualizando 
Para o desenvolvimento da competência “Desenvolver atividades administrativas de Secretaria Escolar”, 
um assistente de secretaria escolar precisa conhecer a estrutura dos textos que irá redigir, além de regras 
gramaticais e de documentos oficiais com os quais terá contato.
Assim, neste momento do curso você terá a oportunidade de aprimorar sua escrita por meio dos conceitos 
de coesão e coerência textuais e relembrar algumas regras gramaticais. Além disso, caso você não tenha tido 
a oportunidade de entrar em contato com o Novo Acordo Ortográfico, poderá saber o que permanecerá e 
o que cairá em desuso na ortografia do português a partir de 2016 – essa é a data na qual as regras do Novo 
Acordo deverão ser obrigatoriamente aplicadas na escrita. Até lá, você pode decidir qual ortografia usar, mas 
deve manter o padrão – se começar utilizando a nova ortografia, deverá usá�la até o fim de seus textos.
Você também estudará alguns defeitos do texto, representados pelos vícios de linguagem, e o uso adequado 
dos pronomes de tratamento, importantíssimos na hora de redigir um documento oficial.
4.1 Coesão e coerência textuais
Dentre as habilidades e conhecimentos que você, como Assistente de Secretaria Escolar, precisa mobilizar e 
articular para Desenvolver Atividades Administrativas de Secretaria Escolar estão a escrita e a norma�padrão 
da Língua Portuguesa. Afinal, muitos serão os documentos que precisarão ser elaborados e/ou conferidos antes 
de serem enviados aos seus destinatários: diariamente, você vai se deparar com situações nas quais precisará 
redigir uma ata bem estruturada – com início, meio e fim –, escrever comunicados aos pais e/ou responsáveis 
pelos alunos, elaborar informativos para os murais, dentre outros.
Para isso, você estudará conceitos relativos à coesão, coerência e contextualização: sem eles, dificilmente seu 
texto será compreendido pelos leitores. Além disso, você será orientado a utilizar o vocativo nos documentos, 
com respeito ao tratamento dado às autoridades; identificar os tipos de documento de acordo com a norma 
relacionada; escrever segundo as regras do Novo Acordo Ortográfico; entre outros requisitos essenciais para 
uma boa escrita.
Para começar os nossos estudos sobre a Estrutura do Texto, acompanharemos um quadrinho: 
Reflita
Se a sequência dos quadrinhos fosse invertida, a tirinha faria sentido? Provavelmente não, pois o texto foi 
construído com coesão, ou seja, encadeado de modo que o leitor entenda seu significado.
Assistente de Secretaria Escolar 75
4 � produção escrita
Em todos os textos, determinadas palavras e elementos gramaticais garantem que o leitor possa estabelecer 
relações de sentido entre as frases e as partes do texto, percebendo que elas constituem um conjunto organizado, 
ou seja, uma unidade textual. Essa propriedade proporciona ao texto o que chamamos de coesão textual.
Na tira humorística, por exemplo, a organização e a sequência dos quadrinhos são responsáveis pela organi�
zação interna das relações de sentido. Se os quadrinhos estivessem invertidos – em ordem trocada – o humor 
ficaria comprometido, prejudicado, e o texto perderia sua coesão interna.
O uso de determinados elementos da linguagem é um dos grandes responsáveis pela coesão textual. Além dos 
articuladores textuais (mas, porém, ainda, também, entre outros) e de outros recursos de coesão, podemos citar 
a escolha da pessoa discursiva utilizada no texto: se você começa a escrever um texto na primeira pessoa do 
singular (eu), é preciso continuar com a mesma pessoa discursiva até o final.
Assim, se a escrita de um comunicado aos pais começar utilizando a pessoa discursiva nós, necessariamente 
ela deverá ser usada até o fim. Afinal, se empregarmos pessoas discursivas diferentes, a impressão que pode 
ficar é de que se trata de textos diferentes. A seguir, acompanhe dois exemplos referentes a esse uso.
Senhores Pais,
Comunicamos que as matrículas para o próximo ano letivo estarão abertas no 
período de 25/11/2013 a 29/11/2013.
Orientamos que os senhores compareçam munidos dos documentos pessoais 
do responsável e do aluno.
Atenciosamente,
A direção
Bilhete 1
Bilhete 2
Senhores Pais,
Comunico que as matrículas para o próximo ano letivo estarão abertas no 
período de 25/11/2013 a 29/11/2013.
Orientamos que os senhores compareçam munidos dos documentos pessoais 
do responsável e do aluno.
Atenciosamente,
A direção
Percebeu a falta de coesão no bilhete 2? Ao utilizar, no segundo parágrafo, a 1ª pessoa do plural – orientamos (nós) –, 
o bilhete perde sua coesão.
Assistente de Secretaria Escolar 76
4 � produção escrita
Percebeu a importância de usarmos a mesma pessoa discursiva em um texto? Esse recurso, além de garantir a 
coesão, também demonstra coerência: se defendêssemos um argumento, por exemplo, teríamos de sustentá�lo 
até o fim do texto, sem trazer ideias que pudessem contradizer o que estamos argumentando.
Saiba mais
Para compreender melhor o que é um texto coeso e coerente, leia uma pequena reportagem publicada 
na revista Gestão Escolar, disponível no endereço https://gestaoescolar.org.br/conteudo/270/
secretaria�peca�vital�da�organizacao.
Depois de ler o texto, responda para si mesmo à seguinte questão: do que se trata a publicação? Estruturalmente, 
seria possível dividir o texto em partes?
A reportagem Secretária: peça vital da organização se divide em três parágrafos, sendo que, em cada um deles, 
há um tema predominante. Além disso, existe uma relação de sentido entre esses parágrafos: além de consti�
tuírem uma unidade, as ideias trazidas pelo autor do texto são coerentes entre si, ou seja, não se contradizem.
Quando os temas e os assuntos presentes no texto se encadeiam, fazendo com que o leitor entenda o seu 
sentido, podemos dizer que ele tem coesão e coerência. Além disso, os elementos de coesão textual, como 
o reforço com as palavras�chave do texto,o uso dos vários tipos de pronomes (ela, essa, que, etc.), o uso de 
sinônimos e palavras que se referem umas às outras, contribuem para que o texto seja coerente.
4.2 Pronomes de tratamento
Outra questão importante a ser observada na linguagem escrita é o emprego correto dos pronomes de trata�
mento, que representam formas de distinção e respeito, auxiliando�nos na referência às autoridades civis, 
militares e eclesiásticas, por exemplo. Nos exemplos dos bilhetes 1 e 2, analisados anteriormente, utilizamos 
o pronome de tratamento Senhores (Senhores Pais).
Saiba mais
Quando nos dirigimos às pessoas do nosso convívio diário, utilizamos uma linguagem informal. Porém, 
se formos nos dirigir a alguém que não nos é próximo ou familiar, que possui um prestígio social mais alto, 
obrigatoriamente precisamos do emprego de um pronome, munindo�nos de uma linguagem mais formal.
Para estudar quais são e qual o uso adequado para cada pronome de tratamento, leia a tabela a seguir e 
consulte�a sempre que for preciso.
Pronomes de 
tratamento
Abreviatura 
Singular
Abreviatura 
Plural Usados para
Você V. VV. Um tratamento íntimo, familiar.
Senhor, Senhora Sr., Sra. Srs., Sras. Pessoas com as quais mantemos um certo distanciamento, porém respeitoso.
Vossa Senhoria V. Sa. V. Sas.
Pessoas com um grau de prestígio maior. 
Usualmente, empregamos esses pronomes 
em textos escritos, como: correspondências, 
ofícios, requerimentos, etc.
Vossa Excelência V. Exa. V. Exas.
Pessoas de alta autoridade, como: 
Presidente da República, Senadores, 
Deputados, Embaixadores, etc.
https://gestaoescolar.org.br/conteudo/270/secretaria-peca-vital-da-organizacao
https://gestaoescolar.org.br/conteudo/270/secretaria-peca-vital-da-organizacao
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4 � produção escrita
Pronomes de 
tratamento
Abreviatura 
Singular
Abreviatura 
Plural Usados para
Vossa Eminência V. Ema. V. Emas. Cardeais.
Vossa Alteza V. A. VV. AA. Príncipes e duques.
Vossa Santidade V.S. — Papa.
Vossa Reverendíssima V. Revma. V. Revmas. Sacerdotes e Religiosos em geral.
Vossa Paternidade V. P. VV. PP. Superiores de Ordens Religiosas.
Vossa Magnificência V. Maga. V. Magas. Reitores de Universidades
Vossa Majestade V. M. VV. MM. Reis e Rainhas.
Fonte: elaborada pela autora.
Além disso, outra forma de demonstrar respeito e/ou formalidade na escrita se dá por meio do uso dos fechos 
das correspondências. Atualmente, utilizam�se dois fechos para todas as modalidades de comunicação:
1) Atenciosamente,
Utilizado para autoridades da mesma hierarquia ou de menor escalão e para particulares.
2) Respeitosamente,
Utilizado para autoridades cuja hierarquia é superior.
Em caso de dúvida, o fecho “Atenciosamente,” pode ser utilizado para todos os casos.
4.3 Tempos verbais
Voltemos ao corpo do Bilhete 1, no qual a secretaria escolar comunica os pais sobre a abertura de matrículas 
do próximo ano letivo:
Senhores Pais,
Comunicamos que as matrículas para o próximo ano letivo estarão abertas no 
período de 25/11/2013 a 29/11/2013.
Orientamos que os senhores compareçam munidos dos documentos pessoais 
do responsável e do aluno.
Atenciosamente,
A direção
Nessa situação, duas questões devem ser analisadas: o comunicado, que está sendo feito no tempo presente 
(Comunicamos, Orientamos); e as matrículas, que serão abertas no futuro (estarão abertas; compareçam). 
Além dos tempos verbais (que também incluem o passado), os verbos possuem modos e formas nominais. 
Neste curso, você estudará os tempos verbais do modo Indicativo.
Assistente de Secretaria Escolar 78
4 � produção escrita
O modo indicativo é definido como o modo verbal que expressa um fato certo, ou seja, uma certeza.
Exemplo
Mariana participava como colaboradora da escola.
Tenho o desejo de ajudar minha escola a crescer.
O modo indicativo possui os seguintes tempos verbais: presente, pretérito perfeito, pretérito imperfeito, 
pretérito mais�que�perfeito, futuro do presente e futuro do pretérito. A seguir, saiba como conjugar os verbos 
de terminação –ar (ajudar, por exemplo), em cada um dos tempos verbais do modo Indicativo.
1) Presente do Indicativo
Exprime ações acontecidas no momento da fala.
Pessoa Verbo ajudar
Eu Ajudo
Tu Ajudas
Ele, ela Ajuda
Nós Ajudamos
Vós Ajudais
Eles, elas Ajudam
2) Pretérito perfeito do Indicativo 
Exprime ações concluídas no passado.
Pessoa Verbo ajudar
Eu Ajudei
Tu Ajudaste
Ele, ela Ajudou 
Nós Ajudamos
Vós Ajudastes
Eles, elas Ajudaram
3) Pretérito imperfeito 
Exprime ações que aconteciam com frequência no passado, passando uma ideia de continuidade.
Pessoa Verbo ajudar
Eu Ajudava
Tu Ajudavas
Ele, ela Ajudava
Nós Ajudávamos
Vós Ajudáveis
Eles, elas Ajudavam
Assistente de Secretaria Escolar 79
4 � produção escrita
4) Pretérito mais-que-perfeito 
Exprime ações concluídas há muito tempo no passado.
Pessoa Verbo ajudar
Eu Ajudara
Tu Ajudaras
Ele, ela Ajudara
Nós Ajudáramos
Vós Ajudareis
Eles, elas Ajudaram
5) Futuro do pretérito 
Exprime ações que iriam acontecer, mas que, por algum motivo, não vão mais.
Pessoa Verbo ajudar
Eu Ajudaria
Tu Ajudarias
Ele, ela Ajudaria
Nós Ajudaríamos
Vós Ajudareis
Eles, elas Ajudariam
6) Futuro do presente 
Exprime ações que irão acontecer no futuro.
Pessoa Verbo ajudar
Eu Ajudarei
Tu Ajudarás
Ele, ela Ajudará
Nós Ajudaremos
Vós Ajudareis
Eles, elas Ajudarão
Saiba mais
Sempre que você ficar em dúvida sobre a conjugação de algum verbo, pode acessar o site http://www.
conjuga�me.net e digitar o verbo no infinitivo (exemplo: trabalhar, vencer, partir). Nesse endereço você 
encontrará a conjugação completa do verbo desejado, inclusive nos modos Subjuntivo e Imperativo.
http://www.conjuga-me.net
http://www.conjuga-me.net
Assistente de Secretaria Escolar 80
4 � produção escrita
4.4 Pontuação e ortografia
Dentre as muitas finalidades da pontuação, está a de reproduzir pausas e entonações da fala. Além disso, saber 
pontuar adequadamente um texto ajuda a garantir a coesão e a coerência textuais: uma vírgula colocada no 
lugar errado, por exemplo, pode mudar todo o sentido do texto. Acompanhe as duas frases a seguir.
Exemplo
Não espere por mim!
Não, espere por mim!
Na primeira frase, sem vírgula, uma pessoa ordena que não esperem por ela. Já na segunda, o uso da vírgula 
depois do Não aponta o contrário: é preciso esperar por essa pessoa.
Esse é apenas um exemplo das diversas funções que a pontuação exerce. Para empregar a pontuação de modo 
adequado em todas as situações, acompanhe as explicações a seguir.
1) Ponto-final (.) 
É usado no final de frases para indicar uma pausa total, o fim de uma ideia: 
Exemplo
Somos uma equipe gestora competente. Buscamos a excelência acima de tudo.
Esse ponto também é utilizado em abreviaturas:
 � Sr. (Senhor);
 � Ltda. (Limitada);
 � Obs. (Observação);
 � Cia. (Companhia).
2) Ponto de Interrogação (?)
O ponto de interrogação é usado para formular perguntas diretas: 
– A senhora trouxe a documentação exigida para a matrícula?
Na leitura, esse sinal também é importante porque tem a função de induzir o leitor a entoar a 
frase de modo que ela se caracterize como uma pergunta, uma dúvida.
3) Ponto de Exclamação (!)
Esse sinal de pontuação é utilizado nas seguintes circunstâncias:
a) Depois de frases que expressam sentimentos distintos, tais como: entusiasmo, surpresa, 
súplica, ordem, horror, espanto: 
– Que horror! 
b) Depois de vocativos e algumas interjeições: 
– Ui! que susto você me deu!
c) Nas frases que exprimem desejo ou ordem: 
– Ajude-me! 
Assistente de Secretaria Escolar 81
4 � produção escrita
4) Vírgula (,) 
A vírgula é usada para:
a) Separar termos que possuem mesma função sintática na oração:
A secretária chegou, abriu a porta, atendeu o telefone que estava tocando e depois começou o atendimento 
aos pais.
b) Isolar o vocativo: 
Mãe, o que te traz à escola?
c) Isolar o aposto: 
A Leonora, ex-diretora da escola, veio participar da assembleia.
d) Isolar termos antecipados, como complementoou adjunto: 
Naquela amanhã, decidiu que iria mudar suas atitudes.
e) Separar expressões explicativas, conjunções e conectivos como isto é, ou seja, por exemplo, 
além disso, porém, mas, no entanto, assim, etc.:
Ela canta desde criança, ou seja, nasceu com esse dom.
f ) Separar os nomes dos locais de datas: 
Florianópolis, 12 de dezembro de 2013.
g) Isolar orações explicativas: 
O livro, que contém fatos históricos, é muito bom. 
5) Ponto e vírgula (;)
O ponto e vírgula é usado para:
a) Separar itens enumerados:
Dentre os conhecimentos que a assistente de secretaria escolar domina, podemos destacar:
 � geometria;
 � álgebra;
 � trigonometria;
 � matemática f inanceira.
b) Separar dois períodos quando houver vírgula e/ou a omissão de um verbo em um deles: 
Seu pai era dentista; sua mãe, professora.
6) Dois-pontos (:)
Os dois�pontos são usados quando:
a) Para fazer uma citação ou introduzir uma fala:
Ela respondeu: 
– Muito obrigada!
b) Para indicar uma enumeração:
Você precisará trazer as seguintes documentações: RG, CPF e comprovante de residência.
7) Aspas (“ ”)
As aspas são usadas para indicar:
a) Uma citação:
“Não há vida sem correção, sem retif icação”. (Paulo Freire)
Assistente de Secretaria Escolar 82
4 � produção escrita
b) Expressões estrangeiras, neologismos, gírias: 
A professora teve um “insight” na hora da apresentação.
8) Reticências (...)
As reticências são usadas para indicar supressão de um trecho, interrupção de uma ideia ou dar 
noção de continuidade ao que se estava falando:
“[...] a atividade lúdica é o berço obrigatório das atividades intelectuais da criança, sendo, por isso, indis-
pensável à prática educativa”. ( Jean Piaget) 
9) Parênteses ( )
Os parênteses são usados quando se quer explicar melhor algo que foi dito ou para fazer simples 
indicações (por exemplo, o nome do autor de uma obra):
 � Faz-se necessário apresentar a certidão de nascimento da criança (ou termo de guarda e respon-
sabilidade), comprovante de vacinação e outros documentos.
 � Dom Casmurro (Machado de Assis)
10) Travessão (–)
O travessão é usado para:
a) Indicar a mudança de interlocutor em um diálogo:
– E então, o que achou?
– Achei muito interessante.
b) Separar orações intercaladas, desempenhando as funções da vírgula e dos parênteses:
Os alunos foram dispensados – apenas por um dia – das atividades de Educação Física para 
ensaiar a apresentação.
c) Colocar em evidência uma frase, expressão ou palavra:
O prêmio foi destinado ao funcionário do mês – uma atendente nota 10. 
Saiba mais
Saber escrever bem requer, além do uso correto da pontuação, o domínio da ortografia. 
A representação das palavras na língua escrita se faz por meio de um conjunto de regras e convenções a respeito 
do uso de letras e dos demais símbolos gráficos (como acentos, til, hífen, etc.), que chamamos de ortografia.
Embora a ortografia procure representar os sons das palavras, não é possível representá�los com absoluta fide�
lidade, pois nem todos os falantes da língua pronunciam de forma exatamente igual os sons das palavras. Dessa 
forma, pode não haver correspondência exata entre sons e letras (por exemplo, a palavra mal, em muitas regiões 
do país, é pronunciada como se fosse escrita “mau”, pois a letra L, em fim de sílaba, é pronunciada como u).
Os países cuja língua oficial é o Português têm falado muito sobre a ortografia, já que estão passando por 
uma mudança em algumas de suas regras ortográficas. Essas alterações estão sendo introduzidas com base 
no Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa, assinado em Lisboa, em 16 de dezembro de 1990, e aprovado 
pelo Decreto Legislativo nº 54. 
No Brasil, o uso da nova ortografia será obrigatório a partir de 2016. Até lá, podem ser usadas tanto as regras 
antigas quanto as novas: porém, na escrita de um texto, você precisa optar por uma delas e segui�la até o fim.
Intuição, ideia que parte de si mesmo.
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4 � produção escrita
4.5 Novo acordo ortográfico
Um dos objetivos do Novo Acordo Ortográfico é referente à unificação da escrita nos países de Língua 
Portuguesa. Para tanto, houve mudanças relativas à acentuação e ao uso do hífen, principalmente. 
O que muda na acentuação
A seguir, veja o que muda com o Novo acordo ortográfico.
1) Fica abolido o uso do trema (¨), a não ser em palavras e sobrenomes estrangeiros. Assim, as palavras 
linguiça, consequência e linguística perderam esse sinal gráfico.
2) Não se usa mais o acento dos ditongos abertos éi e ói quando eles estiverem localizados na 
penúltima sílaba (paroxítonas):
 � ideia
 � assembleia
 � paranoia
 � androide
 � espermatozoide
 � heroico
Observação: em palavras oxítonas (como herói e papéis), os ditongos éi e ói continuam levando acento.
3) Nas palavras paroxítonas, não se usa mais o acento no I e U tônicos (quando vierem depois de ditongos):
 � feiura
 � bocaiuva
 � baiuca
Observação: Essa regra não vale quando se trata de palavras oxítonas. Nesses casos, o acento 
permanece. Assim, continua correto escrever Piauí, tuiuiú.
4) Não se usa mais o acento circunflexo do primeiro o das palavras terminadas em oo:
 � enjoo
 � voo
 � abençoo (verbo abençoar)
5) Da mesma forma, não se usa mais o acento circunflexo do primeiro e das palavras terminadas 
em eem:
 � creem (verbo crer)
 � leem (verbo ler)
 � veem (verbo ver)
6) A letra u (tônica) não é mais acentuada nas sílabas que, qui, gue, gui dos verbos como apaziguar, 
arguir, averiguar. Assim, temos apazigue (em vez de apazigúe), argui (em vez de ele argúi), averigue 
(em vez de averigúe).
Outra regra que mudou em relação à acentuação é referente ao uso dos acentos diferenciais, que são aqueles 
acentos que não apresentam uma diferença fonética, apenas de função sintática. Há, porém, alguns acentos 
diferenciais que permaneceram: por isso, é preciso ter atenção dobrada para saber quais caíram e quais ficaram.
Diferença de som.
Assistente de Secretaria Escolar 84
4 � produção escrita
ACENTOS DIFERENCIAIS
Acentos diferenciais que foram abolidos regra Exemplos depois da nova regra
Não se usa mais o acento que diferenciava os pares 
pára (verbo)/para (preposição); pela (verbo)/pela(s) 
(preposição); pêlo(s) (substantivo) /pelo(s) (preposição). 
Também caíram os acentos das palavras polo(s) e pêra(s).
Ele para (verbo) o carro na faixa de pedestres.
Ele foi para (preposição) a praia.
O pelo (substantivo) do gato é macio.
O gato caminhou pelo (preposição) telhado.
Não se usa mais o acento agudo no u tônico do 
presente do indicativo dos verbos apaziguar, averiguar, 
obliquar, arguir.
Ele apazigua as brigas sempre que necessário.
O funcionário averigua os produtos antes de colocá�los 
nas prateleiras.
Acentos diferenciais que permaneceram Exemplos
Permanece o acento diferencial em pôde/pode. Pôde é a 
forma do passado do verbo poder (pretérito perfeito do 
indicativo), na 3ª pessoa do singular. Pode é a forma do 
presente do indicativo, na 3ª pessoa do singular.
Ontem ele não pôde vir à aula, mas hoje ele pode.
Permanece o acento diferencial em pôr/por. Pôr é verbo. 
Por é preposição. Vou pôr o livro na estante que foi feita por mim.
Permanecem os acentos que diferenciam o singular do 
plural dos verbos ter e vir, assim como de seus derivados 
(manter, deter, reter, conter, convir, intervir, advir, etc.).
Ele tem um livro que me interessa.
Eles têm um livro que me interessa.
Saiba mais
É facultativo o uso do acento circunflexo para diferenciar as palavras forma/fôrma. Em alguns casos, porém, 
o uso do acento pode deixar a frase mais clara. Veja este exemplo: Qual é a forma da fôrma do bolo?
O uso do hífen em palavras compostas representa a mais controversa das alterações propostas pelo Novo 
Acordo Ortográfico, já que as regras nem sempre deixam claro o que podemos considerar uma palavra 
composta. Além disso, não houve uniformidade nesse quesito: enquanto a palavra pé�de�meia deve ser grafada 
com hífen, a expressão pé de moleque deve ser escrita sem hífen. Além disso, há palavrasque ainda não estão 
dicionarizadas, como é o caso de pronto atendimento: nesse caso, qual regra devemos seguir? 
Ainda assim, a maioria das palavras já se encaixa em alguma das regras referentes ao uso do hífen e está, inclusive, 
nos dicionários mais utilizados. Por isso, é importante que você saiba o que mudou com o Novo Acordo e 
consulte um dicionário sempre que for preciso.
A seguir, acompanhe as regras relativas ao uso do hífen em palavras compostas.
1) Compostos sem elementos de ligação
As palavras que não apresentam elementos de ligação devem ser escritas com hífen.
Exemplos: guarda�chuva, arco�íris, boa�fé, segunda�feira, mesa�redonda, vaga�lume, joão�ninguém, 
porta�malas, porta�bandeira, pão�duro, bate�boca.
Exceção
Não se usa hífen em algumas palavras que perderam a noção de composição, como girassol, 
madressilva, mandachuva, pontapé, paraquedas, paraquedista, paraquedismo.
Assistente de Secretaria Escolar 85
4 � produção escrita
2) Compostos com elementos de ligação
Não se usa o hífen em compostos que apresentam elementos de ligação. 
Exemplos: pé de moleque, pé de vento, pai de todos, dia a dia, fim de semana, cor de vinho, ponto 
e vírgula, camisa de força, cara de pau, olho de sogra.
Observação
Incluem�se nesse caso os compostos de base oracional. 
Exemplos: maria vai com as outras, leva e traz, diz que diz que, deus me livre, deus nos acuda, cor 
de burro quando foge, bicho de sete cabeças, faz de conta.
Exceções
Como exceção a essa regra, temos as seguintes palavras compostas: água�de�colônia, arco�da�velha, 
cor�de�rosa, mais�que�perfeito, pé�de�meia, ao deus�dará, à queima�roupa.
3) Compostos com apóstrofo
Usa�se o hífen nos compostos entre cujos elementos há o emprego do apóstrofo. 
Exemplos: gota�d’água, pé�d’água.
4) Compostos com palavras iguais ou parecidas
Usa�se o hífen em compostos que têm palavras iguais ou quase iguais, sem elementos de ligação. 
Exemplos: reco�reco, blá�blá�blá, zum�zum, tico�tico, tique�taque, cri�cri, glu�glu, rom�rom, 
pingue�pongue, zigue�zague, esconde�esconde, pega�pega, corre�corre.
5) Compostos derivados de topônimos
Usa�se o hífen nas palavras compostas derivadas de topônimos (nomes próprios de lugares), com 
ou sem elementos de ligação.
Exemplos: 
Belo Horizonte – belo-horizontino
Porto Alegre – porto-alegrense
Mato Grosso do Sul – mato-grossense-do-sul
6) Compostos que nomeiam espécies animais e botânicas
Usa�se o hífen nos compostos que designam espécies animais e botânicas (nomes de plantas, flores, 
frutos, raízes, sementes), tenham ou não elementos de ligação.
Exemplos: bem�te�vi, peixe�espada, peixe�do�paraíso, mico�leão�dourado, andorinha�da�serra, 
lebre�da�patagônia, erva�doce, ervilha�de�cheiro, pimenta�do�reino, peroba�do�campo, cravo�da�índia. 
Observação
Não se usa o hífen quando os compostos que designam espécies botânicas e zoológicas são empre�
gados fora de seu sentido original. Observe a diferença de sentido entre os pares:
a) bico-de-papagaio (espécie de planta ornamental) vs. bico de papagaio (deformação nas vértebras). 
b) olho-de-boi (espécie de peixe) vs. olho de boi (espécie de selo postal).
O Novo Acordo Ortográfico também trouxe mudanças relativas ao uso do hífen em palavras compostas por 
prefixos (anti, super, ultra, sub) ou por elementos que podem funcionar como prefixos (aero, agro, auto, eletro, 
geo, hidro, macro, micro, mini, multi, neo, etc.). Acompanhe a tabela a seguir para estudar as regras gerais, 
que são aplicadas a muitas palavras. 
Assistente de Secretaria Escolar 86
4 � produção escrita
Prefixo Palavra iniciada com Exemplos
Terminado em vogal ou consoante:
anti, macro, sobre, super, etc.
h:
usa�se o hífen diante de palavra iniciada por h
anti�higiênico
anti�histórico
macro�história
sobre�humano
super�homem
Terminado com a mesma letra que 
se inicia a outra palavra: micro, anti, 
sub, inter, etc.
a mesma letra que finaliza o prefixo:
usa�se o hí fen se o prefixo terminar com a 
mesma letra com que se inicia a outra palavra;
micro�ondas
anti�inflacionário
anti�inflamatório
sub�bibliotecário
inter�regional
Terminado com uma letra 
diferente daquela com que se 
inicia a outra palavra:
auto, anti, inter, super, etc.
uma letra diferente daquela que finalizou 
o prefixo:
não se usa o hífen se o prefixo terminar com 
letra diferente daquela com que se inicia a 
outra palavra;
autoatendimento
autoestima
autoconhecimento
antiaéreo
intermunicipal
supersônico
superinteressante
Terminado em vogal
r ou s:
se o prefixo terminar por vogal e a outra palavra 
começar por r ou s, dobram�se essas letras.
minissaia
antirracismo
antissocial
ultrassom
semirreta
Para as palavras compostas por prefixo, também existem algumas regras particulares com relação ao uso do 
hífen. Confira, na tabela a seguir, quais são elas e guarde essa tabela para futuras consultas.
Prefixo Palavra iniciada com Exemplos
Sub e sob
r
Usa�se o hífen diante de palavra iniciada por r.
sub�região
sub�reitor
sub�regional 
sob�roda
Circum e pan
m, n e vogal
Usa�se o hífen diante de palavra iniciada por 
m, n e vogal.
circum�murado
circum�navegação
pan�americano
Ex, sem, além, aquém, recém, pós, 
pré, pró, vice
todas as letras
Usa�se o hífen com os prefixos ex, sem, 
além, aquém, recém, pós, pré, pró, vice, 
independentemente da letra que inicie a 
próxima palavra.
além�mar
além�túmulo
aquém�mar
ex�aluno
ex�diretor
pós�graduação
pré�história
pré�vestibular
Co
todas as letras
O prefixo co sempre se junta com o segundo 
elemento, mesmo quando este se inicia por 
o ou h. Nesse último caso, corta�se o h. 
Se a palavra seguinte começar com r ou s, 
dobram�se essas letras.
coobrigação
coedição
coeducar
cofundador
corresponsável
cosseno
Pre e re
todas as letras
Com os prefixos pre e re não se usa o hífen, 
mesmo diante de palavras começadas por e.
preexistente
preelaborar
predisposição
reescrever
reedição 
Assistente de Secretaria Escolar 87
4 � produção escrita
Prefixo Palavra iniciada com Exemplos
Ab, ob e ad
b, d ou r
Na formação de palavras com ab, ob e ad, 
usa�se o hífen diante de palavra começada 
por b, d ou r.
ad�digital
ad�renal
ob�rogar
ab�rogar
Além de todos os casos estudados até aqui sobre o uso do hífen, também há outros, não classificáveis em 
nenhuma das regras que vimos:
1) Não se usa o hífen na formação de palavras com não e quase: não agressão, quase delito.
2) Com mal, usa�se o hífen quando a palavra seguinte começar por vogal, h ou l: mal�entendido, 
mal�estar, mal�humorado, mal�limpo.
3) Usa�se o hífen com sufixos de origem tupi�guarani que representam formas adjetivas, como açu, 
guaçu, mirim: capim�açu, amoré�guaçu, anajá�mirim
4) Usa�se o hífen para ligar duas ou mais palavras que ocasionalmente se combinam, formando não 
propriamente vocábulos, mas encadeamentos vocabulares: ponte Rio�Niterói, eixo Rio�São Paulo.
5) Para clareza gráfica, se no final da linha a partição de uma palavra ou combinação de palavras 
coincidir com o hífen, ele deve ser repetido na linha seguinte.
Tão importante quanto dominar as regras ortográficas é saber escrever com objetividade, tomando cuidado 
com os vícios de linguagem. 
4.6 Vícios de linguagem
Quando nos dispomos a escrever um texto, somos condicionados a um conjunto de normas e regras previamente 
estabelecidas. Tais normas estão sempre sujeitas a desvios, que podem ser decorrentes da falta de conhecimento 
da norma�padrão ou até mesmo por causa dos chamados vícios de linguagem.
Vícios de linguagem são palavras ou construções que deturpam, desvirtuam, ou dificultam a manifestação do 
pensamento, seja pelo desconhecimento da norma culta, seja pelo descuido do emissor.
Dentre os vários vícios de linguagem, os mais comuns são:
1) Barbarismo
Acontece quando escrevemos ou pronunciamos uma palavra que não está de acordo com a norma�padrão 
ou a norma culta. Acompanhe os exemplos:
 � Pograma (em vez de programa); 
 � Iorgute (em vez de iogurte);
 � Advinhar (em vez de adivinhar);
 � Adevogado (em vez de advogado).2) Estrangeirismo
Uso demasiado e desnecessário de palavras estrangeiras na nossa língua portuguesa. Confira 
os exemplos:
 � Sale (em vez de saldo ou liquidação);
 � Shampoo (em vez de xampu);
 � Atelier (em vez de ateliê).
Assistente de Secretaria Escolar 88
4 � produção escrita
3) Solecismo
Associado a erros de concordância e de regência. Acompanhe os exemplos:
Fazem dois meses que cheguei no Brasil. (errada)
Faz dois meses que cheguei ao Brasil. (correta)
4) Eco
Repetição de palavras com terminações iguais (produzindo rima) na mesma frase. Acompanhe 
o exemplo a seguir:
Inclusão: necessidade de ação para a satisfação da população.
5) Pleonasmo
Repetição desnecessária de uma mesma ideia. Confira os exemplos:
Primeiro ele subiu para cima e depois desceu para baixo.
Aquela empresa tem o monopólio exclusivo daquele produto.
6) Cacografia
Erro relativo à grafia da palavra. Acompanhe o exemplo:
Ele recebeu�a com um comprimento formal.
Comprimento: referente à medida.
Cumprimento: ato de saudar.
Agora que vimos o quanto os vícios de linguagem podem interferir na produção de um texto, além de outras 
especificidades da língua, está na hora de estudar como um texto deve ser estruturado. 
4.7 Estrutura do texto
Na hora de produzir um texto, é preciso organizar nossas ideias para que sejam bem representadas na produção 
escrita. Através dessa forma de comunicação – a escrita – temos a possibilidade de fazer o leitor conhecer 
um pouco sobre nossas ideais e conhecimentos acerca do tema abordado. Para tanto, assim como elaboramos 
uma fala estruturada, a escrita precisa ser composta da mesma forma. Para isso, os elementos que compõem 
o texto se subdividem em: introdução, desenvolvimento e conclusão. Para trabalhar com esses conceitos, 
vamos ler um texto, disponível no seguinte endereço: http://educador.brasilescola.com/gestao�educacional/
secretaria�escolar.htm.
Conseguiu identificar as três partes comentadas antes da leitura (introdução, desenvolvimento e conclusão)?
Note que o primeiro parágrafo trata�se da introdução, parte na qual, de um modo geral, a autora aborda o 
tema. Os quatro parágrafos seguintes, referentes ao desenvolvimento, trazem detalhes sobre o título, ou seja, 
abordam as especificidades em torno do trabalho na secretaria escolar. Já o último parágrafo destacado apre�
senta a conclusão da autora, trazendo seu ponto de vista com base no feedback de outras pessoas.
Essa divisão é muito importante para que o leitor compreenda o texto: ao escrever, você se depara com um 
apanhado de ideias e precisa organizá�las de modo que o seu leitor encontre sentido na leitura, que deve 
ser agradável, interessante. Essa organização obedece a certos princípios para que as partes (parágrafos) se 
encaixem e tornem seu texto significativo.
A seguir, saiba mais sobre os elementos que devem compor cada uma das partes do seu texto.
http://educador.brasilescola.com/gestao-educacional/secretaria-escolar.htm
http://educador.brasilescola.com/gestao-educacional/secretaria-escolar.htm
Assistente de Secretaria Escolar 89
4 � produção escrita
1) INTRODUÇÃO
É o início do texto (começo), contendo o tema, o objetivo e a questão�problema a ser desenvolvida, 
que deve ser exposta com muita clareza. Normalmente, a introdução pode ser escrita em apenas 
um parágrafo, dependendo do tipo textual. Mas por que apenas um parágrafo?
Uma introdução não deve ser muito longa para não ficar cansativa para o leitor. Se a redação tiver dez 
linhas, por exemplo, aconselha�se que você use de uma a duas dessas linhas para a parte introdutória.
Além disso, nessa parte do texto você deve evitar:
 � escrever fora de contexto, fazendo desvios;
 � usar chavões;
 � iniciar a introdução com a(s) mesma(s) palavra(s) do título;
 � excesso de linhas;
 � escrever na 1ª pessoa do singular (eu), o que vale para o restante do texto (isso vale para 
textos acadêmicos e mais formais).
2) DESENVOLVIMENTO
É o corpo do texto (meio), onde se apresenta o pensamento sobre o tema. É composto pelos 
argumentos, que, no caso, representam o posicionamento adotado. Os argumentos podem se 
classificar em:
 � Argumento de autoridade: quando é utilizada a citação de um autor que escreveu sobre o 
tema. Porém, você deve tomar cuidado para não citar excessivamente um autor, esquecendo�se 
de colocar a sua própria voz no texto.
 � Argumento por ilustração: quando são usados exemplos da sua realidade para comple�
mentar seu pensamento na escrita.
 � Argumento do pensamento lógico: quando se parte do genérico para focar no tema proposto, 
ou, ao contrário, quando se parte do foco e se abre um leque de pensamento. Nesse último 
caso, é preciso cuidar para não fugir do tema e divagar.
 � Argumento de prova concreta: quando o texto é completado com dados concretos oriundos 
de leis, dados estatísticos, dentre outros. 
Em um texto de dez linhas, por exemplo, a redação do desenvolvimento deverá ser de, aproxima�
damente, 6 linhas. 
3) CONCLUSÃO
É a síntese (fim) do tema abordado no decorrer do texto. Nesse momento, as ideias tratadas no 
decorrer do texto propõem uma solução. O seu ponto de vista adquire destaque na finalização do 
texto: aqui, você deve enfatizar o seu posicionamento, retomando as ideias que foram expostas. 
Tomando como base o exemplo de texto de 10 linhas, na conclusão podemos pensar em duas ou 
três linhas de escrita.
Nessa parte do texto, você deve evitar:
 � usar citações como última frase do texto;
 � deixar ideias sem solução, de modo que pareça que o texto não tem um fim;
 � usar clichês, pensamentos do senso comum.
Agora que você estudou como um texto deve ser estruturado, conhecerá os principais documentos utilizados 
numa secretaria escolar.
Assistente de Secretaria Escolar 90
4 � produção escrita
4.8 Documentos oficiais 
Para Desenvolver Atividades Administrativas de Secretaria Escolar, você precisa conhecer os principais 
documentos utilizados numa secretaria escolar, pois poderá emiti�los de acordo com a necessidade para que os 
responsáveis, que pode ser o secretário escolar ou o diretor, assinem. Por isso, você verá a definição, o contexto 
e as características destas documentações oficiais: ata, declaração, certificado, diploma, histórico, carta, circular, 
convocação, memorando, ofício, procuração, requerimento e e-mail são alguns deles.
Atuando em uma secretaria escolar, diariamente você vai se deparar com situações nas quais precisará redigir 
um desses documentos. Por isso, os estudos sobre a estrutura dos textos, que vimos anteriormente, serão de 
grande importância agora.
Embora muitas organizações escolares já tenham em seus arquivos eletrônicos modelos predefinidos, é muito 
importante que você conheça as especificidades de cada um deles para não ficar preso em modelos.
Considerando que o assistente de secretaria escolar poderá participar de reuniões e redigir as atas desses 
encontros, esse será o primeiro documento que você irá estudar. 
Mas o que é uma ata?
Ata é o documento em que se registram, de forma exata e metódica, as ocorrências, decisões em assembleias, 
reuniões ou sessões realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações ou outras. Em muitas orga�
nizações escolares, as atas são manuscritas em livro próprio, seguindo padrões nas disposições dos conteúdos. 
Porém, já há muitas escolas que usam o computador para registrar e salvar esses documentos.
Dica
Caso você cometa erros durante o manuscrito, deve colocá�los entre parênteses e continuar o texto: afinal, 
não se admitem rasuras como riscos ou uso de corretivo. Outra opção seria o emprego da palavra “digo” 
para ressalvar erro constatado durante a redação. Depois dessa palavra, se repete a palavra ou expressão 
anterior ao mesmo erro. 
É importante ressaltar, também, que a ata é um documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser redigida 
de tal maneira que não se possa modificá�la depois que todos os membros participantes da reunião a tiverem 
assinado. Por isso, as contestações ou emendas no texto devemser feitas antes do recolhimento das assinaturas.
Caso sejam necessários acréscimos ou retificações ao final da reunião, emprega�se a expressão “Em Tempo” 
seguida das assinaturas dos presentes. 
As partes de uma ata variam segundo a natureza das reuniões: as mais importantes e que mais frequentemente 
aparecem, além do título e das assinaturas, são:
• dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso);
• local da reunião;
• pessoas presentes, devidamente qualificadas (diretor, diretor auxiliar, supervisores, orientadores, 
professores, pais, etc.);
• presidente e secretário dos trabalhos;
• ordem do dia (por exemplo: discussões, conselho de classe, reunião com pais, etc.)
• fecho.
A seguir, você conhecerá um modelo fictício de ata. Nesse modelo, observe os termos sublinhados: eles 
são obrigatórios.
Assistente de Secretaria Escolar 91
4 � produção escrita
ATA DE REUNIÃO DE CONSELHO DE CLASSE
 Aos treze dias do mês de dezembro de dois mil e treze, às dezenove horas e 
trinta minutos, nas dependências da Escola [inserir nome da escola], cidade de [inserir 
cidade], estado de [inserir estado], realizou-se a quarta reunião de conselho de Classe 
da turma do primeiro ano, constituída com a finalidade de discutir a situação de cada 
aluno levando em consideração seu desempenho dentro das suas especificidades e 
particularidades. A reunião estava sob a presidência da senhora diretora [inserir nome]. 
Estiveram presentes, também, os (as) senhores (as) professores (as) [inserir nome dos 
professores e as respectivas disciplinas que eles ministram]. A diretora presidente 
declarou aberto o Conselho, repassando os elogios que alguns pais apresentaram aos 
trabalhos durante o ano letivo. O professor de Educação física comentou sobre o 
desempenho dos alunos nas aulas. Em artes, todos os alunos foram elogiados, 
destacando Fulano de Tal, que despertou para a disciplina nesse bimestre. Beltrano de 
Tal, professor de música, comentou sobre o empenho dos alunos para a preparação da 
Cantata de Natal. A professora regente apontou a necessidade de conversa individual 
com alguns pais para o incentivo nas tarefas escolares. 
 [Inserir demais assuntos tratados na reunião, caso haja].
 Nada mais havendo a tratar, a diretora agradeceu a presença de todos os 
presentes e declarou encerrada a reunião, da qual eu, [Fulana de Tal], secretária do 
estabelecimento de ensino, lavrei a presente ata, que vai assinada pela senhora 
diretora, por mim e pelos presentes.
 Ata aprovada em reunião de treze de dezembro de dois mil e treze.
Diretora Secretária
[Inserir cargo e espaço para a assinatura dos demais participantes da reunião]
Outro documento com o qual o assistente de secretaria escolar terá muito contato em seu cotidiano é a 
Declaração. Ao analisar a morfologia dessa palavra, é possível perceber que ela tem o mesmo radical do verbo 
declarar, que significa afirmar a existência de um fato, a existência ou não de um direito.
A declaração tem valor documental e pode servir para:
• atestar comparecimento;
• atestar recebimentos/pagamentos;
• atestar que o profissional atuou no Estabelecimento/Empresa, etc.
• comprovar a realização/conclusão de cursos;
• comprovar que o aluno está devidamente matriculado e frequentando o curso.
Normalmente, uma declaração pode iniciar com o texto “Declaro, para os devidos fins, que [...]”.
Assistente de Secretaria Escolar 92
4 � produção escrita
A seguir, conheça um modelo de declaração.
 Declaramos para os devidos fins, que Jean Barbosinha, RG: 123456, professor 
de Educação Física, participou da Semana Pedagógica realizada de 09/12/2013 a 
13/12/2013 nas dependências deste estabelecimento de Ensino.
 Por ser verdade, firmamos a presente declaração.
Cidade, [dia] de [mês] de [ano].
DECLARAÇÃO
Nome do responsável pela declaração
Cargo
Timbre/logo da instituição
Escola [inserir nome da escola]
Endereço da escola
Telefones da escola
Saiba mais
Para que a declaração tenha uma credibilidade maior, é preciso que a assinatura venha sempre 
acompanhada do carimbo da escola.
Outro documento que o Assistente de Secretaria Escolar precisa conhecer é a certidão. A certidão é um 
documento revestido de formalidades legais, fornecido por autoridade competente, a pedido do interessado, 
solicitado ou requisitado por autoridade administrativa ou judicial, por processo ou documento qualquer em 
poder do expedidor, referente a determinado ato ou fato. Alguns dos exemplos mais conhecidos de certidão 
são as de nascimento, casamento e óbito.
Assistente de Secretaria Escolar 93
4 � produção escrita
Normalmente as secretarias escolares emitem certidões de regularidade de estudos, que são expedidas para 
confirmar as informações e assinaturas contidas no Histórico Escolar expedido pelo Estabelecimento de 
Ensino. Deverá ser expedida quando o Histórico Escolar suscitar dúvida, podendo ser solicitada pelo aluno, 
responsável ou por uma organização. Ao terminar de redigir uma certidão, o assistente de secretaria deverá 
datar, assinar e levá�la para a conferência e assinatura do Diretor.
A seguir, confira um modelo de certidão.
CERTIDÃO
Escola [inserir nome da escola], cidade de [inserir nome da cidade], que Fulano de Tal, 
RG [inserir nº do RG], ocupa, atualmente, o cargo de professor neste estabelecimento de 
Ensino, para o qual foi efetivado em janeiro de 2013.
data em que é expedida a presente certidão, a qual vai devidamente conferida e assinada.
 [Cidade], [dia] de [mês] de [ano].
Assistente de Sec. Escolar Diretora
Outro documento importante na rotina do Assistente de Secretaria Escolar é o histórico escolar, que é 
o documento individual do aluno que registra toda a sua trajetória escolar. É um documento preenchido 
integralmente pelo estabelecimento de origem, em caso de transferência e conclusão de curso: o aluno que 
concluiu o Ensino Fundamental, por exemplo, tem direito à matrícula no Ensino Médio ou em Curso de 
Educação Profissional – Integrado. Para se matricular nessa nova etapa de ensino, precisará apresentar seu 
histórico escolar.
Informação
O histórico escolar deve ser preenchido em 03 (três) vias, sendo 02 (duas) entregues ao aluno e uma 
arquivada na escola, devendo ser datado e assinado pela direção e pela secretaria.
Nesse documento, também há um espaço reservado às observações, onde deverão ser registradas as situações 
que ocorrem na vida escolar do aluno, tais como: avanços escolares, necessidades especiais, aproveitamento 
de estudos, entre outras. 
Acompanhe um modelo de histórico escolar:
Assistente de Secretaria Escolar 94
4 � produção escrita
HISTÓRICO ESCOLAR
Timbre/logo da instituição
Aluno:
Naturalidade: UF:
Filiação: Nome completo do pai e da mãe 
Data de Nascimento:
Sexo:
 
Estabelecimento: [nome completo da escola]
Endereço:
Bairro:
CEP: 
CNPJ:
Cidade:
Telefone:
Aut. De Funcionamento: [inserir data] 
Componentes 
Curriculares
Ensino Fundamental – Séries Iniciais
2009 2010 2011 2012 2013
1º Ano 2º Ano 3º Ano 4º Ano 5º Ano
Língua 
Portuguesa
Matemática
Artes
Ed. Física
Ciências
História
Matemática
[espaços para 
inserir as notas]
Observações: as aulas de Ed. Física foram ministradas em formato de recreação.
Carga Horária
Total de 
Faltas Anuais
% de 
Frequência
Dias Letivos
Resultado 
Final
[espaços para 
inserir os 
dados de cada 
aluno/escola]
Outro documento oficial importante para a secretaria escolar é a convocação, por meio da qual se convoca 
alguém para comparecer a determinado evento. Diferentemente do convite, cuja recusa é aceita, há pouca 
possibilidade de negar uma convocação. Assim, se você é convocado para um evento, é ideal que compareça a ele.
Saiba mais
Diante do recebimento de uma convocação, o não comparecimento deverá ser justificado.
Assistente de Secretaria Escolar 95
4 � produção escrita
Uma convocação deve informar objetiva e claramente os dados necessários: na elaboração do texto, é necessário 
especificar local e data do evento, além da finalidade (ou seja, qual o objetivodo evento).
A seguir, conheça um modelo de convocação.
 Na forma das disposições legais e estatutárias, ficam convocados os associados 
do GRUPO DE APOIO DE INTERCÂMBIO a se reunirem em “Assembleia Ordinária de 
Grupo”, a realizar-se no dia 15/02/2014, sábado, às 15h30min, nas dependências da 
Escola, para deliberarem sobre a seguinte ORDEM DO DIA:
 ● prestação de contas referente aos exercícios de 2013;
 ● eleição da nova diretoria para o biênio 2014-2015;
 ● assuntos diversos.
ASSEMBLEIA ORDINÁRIA
CONVOCAÇÃO
Fulano de Tal
Diretor 
Escola [inserir nome da escola]
[Endereço da escola]
[Bairro – Cidade/UF]
Agora você irá conhecer o que são e para que servem o diploma, o certificado de conclusão e o requerimento.
Embora tanto o diploma quanto o certificado sejam documentos que afirmam a conclusão de um curso ou 
etapa de ensino, eles não são sinônimos. Enquanto o diploma é emitido para o aluno ao concluir um Curso 
Técnico, uma Graduação, uma Especialização, etc., o certificado é emitido para aluno que conclui os níveis 
de ensino como: Educação Infantil, Ensino Fundamental e Ensino Médio. Outra situação utilizada seria em 
Assistente de Secretaria Escolar 96
4 � produção escrita
comprovações de comparecimentos em cursos de pequena duração, como seminários, simpósios, palestras, 
encontros, etc.
Sobre os dados que devem constar nesses documentos, os diplomas e certificados devem ser preenchidos 
de acordo com dados da Certidão de Nascimento, Identidade (RG), ou Certidão de Casamento. Após o 
preenchimento, esses documentos deverão ser datados e assinados pelo secretário, diretor da escola e aluno.
Caso o responsável pela criança/adolescente apresente nova documentação com nome e/ou sobrenome 
alterados, o certificado ou diploma deve apresentar o novo nome e/ou sobrenome. Estamos falando aqui de 
casos de crianças/adolescentes que foram adotados legalmente.
Os diplomas e certificados deverão ser registrados em livro próprio pela escola e expedidos no prazo máximo 
definido em legislações ou nos regulamentos da instituição de ensino quando não houver base legal, a contar 
da data de encerramento do ano letivo correspondente ao término do curso. A expedição desses documentos 
considera�se incluída nos serviços educacionais prestados pela organização, não ensejando a cobrança de 
qualquer valor.
Saiba mais
A segunda via dessa documentação pode ser expedida mediante documento de requerimento formal do 
interessado (quando maior de 18 anos) ou pelos pais e/ou responsáveis.
A seguir, veja um modelo de certificado. 
Certi�cado
Certi�co que a aluna Fulana de Tal participou do III Congresso de Educação, 
no período de 05 a 09 de outubro de 2013, perfazendo um total de 80 horas. 
Cidade/UF, 20 de outubro de 2013.
Diretor-Geral da Universidade [inserir nome da universidade]
Já o requerimento é o instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade do serviço público. Em geral, 
não se envia requerimento às empresas comerciais ou a grêmios esportivos. Para esses casos, o pedido ou a 
solicitação são feitos por meio de uma carta.
Saiba mais
Quando duas ou mais pessoas necessitam requerer algo, então teremos um abaixo�assinado 
(requerimento coletivo).
Assistente de Secretaria Escolar 97
4 � produção escrita
Um dos elementos que caracterizam o requerimento é o seu fecho, que precisa, necessariamente, utilizar a 
expressão “Nestes termos,”, seguida de uma das formas a seguir:
• Aguarda deferimento.
• Espera deferimento.
• Pede deferimento.
A seguir, veja um modelo de requerimento.
 Sr. Diretor da Escola [inserir nome da escola],
 Beltrana de Tal, aluna regularmente matriculada no oitavo ano do Ensino 
Fundamental desta escola, vem, atenciosamente, solicitar a V. Sª a expedição dos 
documentos necessários à sua transferência para outro estabelecimento de ensino.
 Nestes termos, pede deferimento.
 Cidade/UF, 12 de setembro de 2013.
(Assinatura)
Outro documento que circula bastante na secretaria escolar é a carta, que se apresenta como um veículo de 
informação. Nesse sentido, muitas vezes a carta exerce um papel de Relações Públicas da organização, e a sua 
linguagem, que precisa ser adequada, convincente e persuasiva, pode estabelecer um entendimento entre a 
empresa (escola) e o público.
Além disso, a carta, assim como o requerimento, pode ser utilizada para solicitar algo para empresas comerciais, 
por exemplo (no caso do requerimento, é recomendado que seja utilizado para requerer algo ao serviço público).
Sobre a estrutura da carta, os modelos podem se diferenciar na maneira de abordar o assunto e estrutural�
mente, porém, as diferenças não são incisivas e apresentam ao documento a formalidade e a padronização 
pertinentes a este modelo apresentado.
Para conhecer as especificidades de uma carta, acompanhe um modelo:
Assistente de Secretaria Escolar 98
4 � produção escrita
Escola [inserir nome da escola]
[Endereço]
[Bairro]
Cidade/UF
Cidade, 16 de dezembro de 2013.
Secretaria Escolar /001/2013
Senac – Departamento de Certificação
Nesta
A/C Sra. Maria Teresa Assunção
Prezada Senhora,
Desejamos acusar o recebimento do seu prezado favor, datado de 02 de dezembro, quando 
V. Sª. teve a gentileza de nos encaminhar os documentos por nós solicitados, relativos aos 
alunos Fulano de Tal e Beltrana de Tal.
Atenciosamente,
Escola [inserir nome da escola]
[Inserir nome do secretário ou assistente de secretaria escolar]
[Inserir cargo]
Número da carta (esta, no caso, é a primeira 
carta emitida pela secretaria no ano de 2013).
Nome do destinatário.
Utiliza-se o “Nesta” quando a cidade do 
destinatário é a mesma do remetente.
Já o memorando é um documento que apresenta uma linguagem breve, precisa e direta, visto que faz parte de 
uma comunicação veiculada dentro da própria organização. Em termos conceituais, o memorando constitui 
um tipo de comunicação eminentemente interna, estabelecida entre as unidades administrativas de um mesmo 
órgão, de níveis hierárquicos iguais ou distintos. É um documento normalmente endereçado a funcionários, 
e não a autoridades.
Além disso, o memorando representa um documento cuja característica principal é a agilidade – dada a isenção 
de quaisquer procedimentos burocráticos que poderiam dificultar a sua tramitação. 
Assistente de Secretaria Escolar 99
4 � produção escrita
Sua estrutura textual é composta por:
• Timbre ou logo da organização;
• Número do memorando;
• Remetente;
• Destinatário;
• Assunto;
• Local e data;
• Corpo da mensagem (texto);
• Despedida (fecho);
• Assinatura e cargo.
A seguir, conheça um modelo de memorando.
Timbre ou logo da escola
 
Memorando nº 02/2013 Cidade, 16 de dezembro de 2013.
De: Secretaria
Para: Professores
Assunto: Recesso Escolar
Senhores Professores,
Em decorrência das festas de final de ano, a escola entrará em recesso a partir do dia 20 de 
dezembro de 2013.
Atenciosamente,
Direção/Secretaria
Assistente de Secretaria Escolar 100
4 � produção escrita
Para Desenvolver atividades administrativas de secretaria escolar, você também precisa conhecer a circular 
e o ofício, que são documentos usualmente utilizados no ambiente de trabalho. 
A circular é um documento escrito de forma genérica, elaborado sempre que uma mesma informação tiver 
que ser repassada para vários destinatários. Seu texto é informal e direto.
Saiba mais
Algumas bibliografias trazem que as circulares são meios utilizados para dar informações aos próprios 
empregados. Geralmente, trata�se de uma ou mais folhas fotocopiadas ou impressas entregues em envelopes 
ou enviadas por e-mail.
Em linhas gerais, a circular pode ser usada, também, para transmitir normas, ordens, avisos, pedidos, ou seja, 
para delimitar comportamentos e homogeneizar condutas de um grupo de pessoas. Tem o nome de circular 
porque indica a função de divulgar as informações entre todos os destinatários, fazendo�as circular por toda 
a empresa.
• A estrutura de uma circular é composta por:
• Timbre ou logo da organização;• Título e número (circular nº 02/2009);
• Data e local;
• Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);
• Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;
• Texto (bem explicado e claro);
• Despedida breve;
• Assinatura (sem linha e sobre o nome digitado, com o cargo de quem assina).
Ao final da página, caso haja necessidade de um controle maior por parte da administração, pode�se colocar 
(em letras menores) as iniciais de quem digitou a circular. 
A seguir, veja um modelo de circular.
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4 � produção escrita
Timbre ou logo da escola
Circular nº 001/2014 - Sec. Esc. [Cidade], 02 de janeiro de 2014.
De: Grêmio Estudantil
Para: Gestão Escolar
Assunto: Lançamento do Projeto Sol Nascente
 Senhores(as) membros da EEB Mundo Mágico,
 O Grêmio Estudantil está com a proposta de lançar o projeto Sol Nascente, com a 
finalidade de abrir espaço para atividade física, em contraturno, destinada a todos os 
estudantes moradores do bairro, visando à retirada das ruas e fomentando a prática esportiva 
como condição essencial à saúde.
Atenciosamente,
Fulano de Tal
Presidente do Grêmio Estudantil da Escola Mundo Mágico
Outro documento importante para a Secretaria Escolar é o ofício. O ofício é uma carta oficial destinada a 
alguma autoridade, normalmente para solicitar ou reivindicar algo. Seu texto deve ser escrito de maneira 
formal e conter argumentos coerentes e consistentes, de forma a justificar o pedido.
De uma forma geral, esse documento é muito usado no serviço público, empresas ou instituições sem fins 
lucrativos, servindo para comunicação entre chefias e para o público de autoridades externo à escola. Tratando�se 
de uma empresa privada, o ofício é utilizado, geralmente, quando dirigido aos servidores públicos.
Assistente de Secretaria Escolar 102
4 � produção escrita
Estruturalmente, um ofício deve conter:
• número do ofício;
• departamento de origem;
• local e data;
• destinatário (cargo);
• texto;
• fecho;
• remetente;
• destinatário (nome e respectiva função/cargo);
• iniciais de quem redigiu o documento.
Visualize, na prática, como se estrutura um ofício:
Senhor Prefeito,
 Retorno, a Vossa Senhoria, o Sistema Integrado de Documentos, protocolo nº 8345.666-1, 
o qual se refere à reclamação identificada sobre a situação da segurança nos arredores da Escola 
[inserir nome da escola], com a devida informação da Secretaria de Educação.
 Atenciosamente, 
Secretária [inserir nome da secretária ou assistente de secretaria escolar]
Escola [inserir nome da escola]
Ao Senhor
Hamilton Cruzes,
Prefeito do Município de [inserir nome do município]
Nesta 
[Inserir as iniciais de quem redigiu o ofício]
Ofício nº 010 – Sec. Esc. Cidade/UF, 02 de janeiro de 2014.
A expressão “Nesta” é utilizada 
quando a cidade do destinatário 
é a mesma da do remetente.
Assistente de Secretaria Escolar 103
4 � produção escrita
Dentre os documentos que o assistente de secretaria escolar precisa conhecer também estão a procuração e o e-mail.
A procuração é um documento legal que transfere a alguém (outorgado) poderes para agir em nome de outra 
pessoa (outorgante). 
Esse documento precisa ter os dados pessoais de ambas as partes, o objetivo específico (quais poderes serão 
delegados ao outorgante) e o prazo de validade. Local, data e assinatura do outorgante também devem constar 
nesse documento.
Quanto à forma, há dois tipos de procuração: a pública e a particular. A primeira é lavrada em cartório por um 
tabelião, em livro próprio, o qual será arquivado. Já a segunda é lavrada pelo outorgante ou pessoa autorizada, 
digitada ou de próprio punho. 
Confira, a seguir, um modelo de procuração, na qual uma mãe dá poderes a outra pessoa para efetivar a 
matrícula de seu filho.
Procuração
Eu, Fulana de Tal, brasileira, natural de [cidade/UF], casada, professora, residente e 
domiciliada em [cidade/UF], Rua [inserir endereço], RG [inserir número do RG], CPF 
[inserir número do CPF], NOMEIO COMO MINHA PROCURADORA a Sra. Beltrana de 
Tal, brasileira, natural de [inserir cidade/UF], casada, secretária, residente e domiciliada 
em [inserir cidade/UF], Rua [inserir endereço], RG [inserir número do RG], CPF 
[inserir número do CPF], PARA FINS DE efetivar matrícula de meu filho Jean 
Albuquerque de Souza, junto à Escola de Educação Básica Alcântara de Mello, 
PODENDO, em meu nome, fazer a inscrição no 5º ano do Ensino Fundamental.
[Cidade], 03 de março de 2009. 
Assinatura de Fulana de Tal
Assinatura de Beltrana de Tal
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Entre os documentos utilizados na Secretaria Escolar também está o e-mail.
O computador é um dos meios mais utilizados para comunicar�se, sendo que vários documentos são enviados, 
em anexo, através da mensagem eletrônica (e-mail). Mas, embora a tecnologia tenha tornado a comunicação 
mais ágil, escrever textos formais continua exigindo alguns requisitos, o que inclui clareza, coerência, objetividade 
e coesão. 
Além disso, é preciso utilizar a norma�padrão culta e ter cuidado com o conteúdo que é escrito nas mensagens. 
Afinal, os e-mails ficam registrados e podem ser usados como documentos. 
Acompanhe a estrutura de um e-mail formal:
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CONSIDERAÇÕES 
Você chegou ao final da primeira Unidade Curricular do Curso de Assistente de Secretaria Escolar, 
em que viu quais são os elementos necessários para desenvolver a competência de desenvolver ativi�
dades administrativas de secretaria escolar.
Estudou sobre a organização estrutural e funcional de uma escola e de outras organizações: viu como 
funciona a hierarquia e como interpretá�la dentro de um fluxograma ou organograma. Além disso, 
conheceu as principais legislações educacionais e aprendeu a pesquisá�las em diferentes endereços 
virtuais, levando em conta os princípios da segurança.
Conheceu os softwares de criação de planilhas eletrônicas, uma ferramenta muito importante para 
organizar e salvar os dados da escola. Também viu os principais documentos com os quais você terá 
contato na Secretaria Escolar, e viu como arquivá�los, redigi�los, editá�los e enviá�los. 
Por fim, estudou as regras gramaticais e as principais mudanças advindas do Novo Acordo Ortográfico 
que servem para aprimorar a sua escrita na redação de e-mails e documentos oficiais. 
Na próxima Unidade Curricular, você estudará os elementos necessários para desenvolver outra 
competência do assistente de secretaria escolar: “Atender a comunidade escolar”.
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Referências
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Portuguesa. 46 ed. São Paulo: Saraiva, 2005.
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Assistente de Secretaria Escolar 107
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http://portal.inep.gov.br/
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	APRESENTAÇÃO DA UNIDADE CURRICULAR
	1 ESTRUTURA FUNCIONAL E ORGANIZACIONAL ESCOLAR E DE OUTRAS ORGANIZAÇÕES
	Contextualizando
	1.1 Estrutura organizacional o funcional
	1.2 Tipos e funções das organizações 
	1.3 Organograma e fluxograma
	Considerações 
	2 LEGISLAÇÃO EDUCACIONAL
	Contextualizando 
	2.1 Legislação educacional
	2.2 Sites oficiais
	Considerações
	3 PROCEDIMENTOS ESCOLARES
	Contextualizando 
	3.1 Arquivo
	3.2 Procedimentos organizacionais, administrativos e produtivos
	3.3 Procedimentos escolares
	3.4 Internet: princípios de segurança
	3.5 Navegadores (browsers) e ferramentas de pesquisa
	3.6 Pesquisa na internet
	3.7 Correio eletrônico
	3.8 Editores de texto
	3.9 Planilhas eletrônicas
	Considerações 
	4 PRODUÇÃO ESCRITA
	Contextualizando 
	4.1 Coesão e coerência textuais
	4.2 Pronomes de tratamento
	4.3 Tempos verbais
	4.4 Pontuação e ortografia
	4.5 Novo acordo ortográfico
	4.6 Vícios de linguagem
	4.7 Estrutura do texto
	4.8 Documentos oficiais 
	Considerações 
	Referências