desenvolver atividades administrativas de secretária escolar

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Assistente de Secretaria Escolar
UNIDADE CURRICULAR 1: 
Desenvolver Atividades Administrativas de Secretaria Escolar
Curso de Qualificação Profissional em Educação
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Créditos
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC
Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO
Presidente 
Bruno Breithaupt
Diretor Regional
Rudney Raulino
Diretoria de Educação Profissional
Ivan Luiz Ecco
Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD
Anderson Redinha Malgueiro
Conteudista
Jamine Henning
Grasieli Cavalheiro Gassner
Leonardo José Hermes de Oliveira
Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância
Coordenação Editorial e Desenvolvimento
Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
Sumário
APRESENTAÇÃO DA UNIDADE CURRICULAR ������������������������������ 5
1 ESTRUTURA FUNCIONAL E ORGANIZACIONAL ESCOLAR E 
DE OUTRAS ORGANIZAÇÕES ��������������������������������������������� 6
Contextualizando ����������������������������������������������������������� 6
1.1 Estrutura organizacional o funcional ������������������������������ 6
1.2 Tipos e funções das organizações ������������������������������������� 9
1.3 Organograma e fluxograma ������������������������������������������� 10
Considerações ��������������������������������������������������������������� 14
2 LEGISLAÇÃO EDUCACIONAL ��������������������������������������������� 15
Contextualizando ���������������������������������������������������������� 15
2.1 Legislação educacional ������������������������������������������������ 15
2.2 SiteS oficiais �������������������������������������������������������������� 17
Considerações ���������������������������������������������������������������� 18
3 PROCEDIMENTOS ESCOLARES ������������������������������������������ 19
Contextualizando ���������������������������������������������������������� 19
3.1 Arquivo �������������������������������������������������������������������� 19
3.2 Procedimentos organizacionais, administrativos e produtivos ����� 29
3.3 Procedimentos escolares ���������������������������������������������� 31
3.4 Internet: princípios de segurança ������������������������������������ 36
3.5 Navegadores (browSerS) e ferramentas de pesquisa ���������������� 37
3.6 Pesquisa na internet ��������������������������������������������������� 45
3.7 Correio eletrônico ����������������������������������������������������� 53
3.8 Editores de texto ������������������������������������������������������� 58
3.9 Planilhas eletrônicas �������������������������������������������������� 62
Considerações ��������������������������������������������������������������� 73
4 PRODUÇÃO ESCRITA ���������������������������������������������������� 74
Contextualizando ���������������������������������������������������������� 74
4.1 Coesão e coerência textuais ������������������������������������������ 74
4.2 Pronomes de tratamento ���������������������������������������������� 76
4.3 Tempos verbais ����������������������������������������������������������� 77
4.4 Pontuação e ortografia ������������������������������������������������ 80
4.5 Novo acordo ortográfico ���������������������������������������������� 83
4.6 Vícios de linguagem ����������������������������������������������������� 87
4.7 Estrutura do texto ����������������������������������������������������� 88
4.8 Documentos oficiais ��������������������������������������������������� 90
CONSIDERAÇÕES �������������������������������������������������������� 105
REFERÊNCIAS ������������������������������������������������������������ 106
Assistente de Secretaria Escolar 5
APRESENTAÇÃO DA UNIDADE CURRICULAR
Olá! Seja bem�vindo (a) à Unidade Curricular Desenvolver atividades administrativas de secretaria 
escolar.
A secretaria escolar possui uma grande demanda de atividades administrativas que dão subsídios a 
outros setores da escola. Dentre estas atividades, estão a organização da documentação escolar e a 
redação e emissão de documentos oficiais de escrituração escolar. 
Dessa maneira, ao longo desta Unidade Curricular, você mobilizará e articulará conhecimentos, 
habilidades, atitudes e valores para identificar a estrutura funcional e organizacional escolar e de outras 
organizações, assim como irá pesquisar legislações e atos normativos em sites oficiais governamentais 
e de outras entidades vinculadas à educação. 
Além disso, o assistente de secretaria deve desenvolver documentos e elaborar planilhas eletrônicas 
de acordo com as características dos dados, visando agilizar os processos administrativos da secretaria 
escolar. Ele também deve estar atento às normas ortográficas e gramaticais da língua portuguesa para 
emitir documentos oficiais e enviar e-mails. 
Alguns procedimentos de organização da documentação são necessários para o andamento dos 
processos da secretaria escolar, sendo assim, ao final desta Unidade Curricular você saberá protocolar 
documentos físicos e eletrônicos atendendo a procedimento de tramitação, além de arquivá�los de 
acordo com a temporalidade e obrigatoriedade prevista em legislação. 
Ao demonstrar a articulação e mobilização desses elementos, você terá indicado que desenvolveu a 
competência de desenvolver atividades administrativas de secretaria escolar.
Bons estudos!
Assistente de Secretaria Escolar 6
1 ESTRUTURA FUNCIONAL E ORGANIZACIONAL ESCOLAR E 
DE OUTRAS ORGANIZAÇÕES
Contextualizando
Para compreender a Estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações, o assistente 
de secretaria escolar necessita conhecer como uma escola é organizada: desde a sua hierarquia até como 
representá�la por meio de organogramas e fluxogramas. A hierarquia escolar envolve muitas funções: enquanto 
a parte administrativa (direção e recursos humanos) gere a escola, a operacional (colaboradores em geral) 
coloca a organização em funcionamento.
Assim, a fim de perpassar por todos esses elementos, você estudará os diferentes tipos de organização e suas 
funções, além das características dos departamentos que, costumeiramente, fazem parte dessas organizações. 
1.1 Estrutura organizacional e funcional
Embora existam tipos diferentes de organizações, com objetivos também diferentes, todas elas, para funcionarem 
adequadamente, precisam seguir uma estrutura organizacional e funcional. Isso inclui também a escola, 
que, como muitas outras organizações, lida com pessoas. A peculiaridade da escola está em ser a primeira 
organização que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família. E mais ainda: é uma organização 
que, complementando a função das famílias, também tem a missão de educar. 
No contexto da organização chamada escola, a secretaria escolar representa a porta de entrada da comunidade. 
Ela é, ainda, a produtora e guardiã da memória e da documentação escolar. 
A secretaria escolar pode ser um setor integrante do departamento pedagógico ou departamento administrativo 
de uma instituição. No entanto, essa definição dependerá da especificidade da estrutura de cada organização.
Ademais, esse setor representa o órgão responsável pelos serviços de escrituração, documentação, correspondência 
e processos referentes à vida da escola e à vida escolar dos alunos, trabalhando coletivamente para a gestão 
administrativa e pedagógica.
Você consegue pensar em todas essas responsabilidades da secretaria escolar sem ter conhecimento sobre 
a funcionalidade, estrutura e organização da escola?
A secretaria escolar tem a responsabilidade de auxiliar a administração de uma instituição. Por isso, é importante 
que o profissional que irá atuar neste setor conheça a sua estrutura e organização. A funcionalidade, organi�
zação e estrutura de uma instituição passam pela departamentalização, que representa uma divisão do trabalho 
baseada nas diferentes especialidades profissionais presentes dentro da estrutura organizacional da empresa. 
A estrutura organizacionalpode ser composta por inúmeros departamentos – cada qual com sua importância – 
que são responsáveis pelo bom andamento de todas as atividades. Porém, esses departamentos não são iguais 
em todas as organizações: eles variam de acordo com o ramo de atividade, porte da empresa, número de 
funcionários, entre outros fatores determinantes.
O que podemos citar de comum entre alguns departamentos é o fato de absorverem a administração dos 
principais recursos da empresa, sendo, nesse momento, destacadas as áreas de Recursos Humanos, Marketing 
e Comercial, Produção, Finanças e Logística. Para o ambiente escolar a estimativa não muda, visto que todos 
esses estão dentro da escola, porém, muitas vezes têm outros nomes.
Assistente de Secretaria Escolar 7
1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
Além disso, não existe um método ou modelo de departamentalização: cada organização poderá definir o 
padrão a ser aplicado visando à otimização de seus recursos. Porém, em se tratando de escola, há alguns tipos 
de departamentalização comumente utilizados. A seguir, saiba mais sobre cada um deles.
a) Departamento Pedagógico
É o departamento que colabora com toda a parte pedagógica, incluindo desde atendimento 
especializado aos alunos, bem como orientação aos professores e atendimento com fins de escla�
recimento aos pais e/ou responsáveis.
b) Departamento Especializado
É o departamento específico de acordo com o oferecimento e/ou necessidade da escola, como, 
por exemplo, biblioteca, informática, salas multifuncionais.
c) Departamento de Manutenção
É o departamento responsável pela conservação do patrimônio escolar. Inclui limpeza, reparos, 
materiais de expediente.
d) Departamento Alimentício
É o departamento responsável pelo controle logístico da merenda escolar.
e) Departamento Administrativo
É o departamento que pode englobar toda a equipe gestora, incluindo a equipe da secretaria escolar. 
Saiba mais
Nem sempre há regras quanto às funções desempenhadas em cada departamento. Em muitas escolas, 
por exemplo, determinado departamento executa atividades que, conceitualmente, não se enquadrariam 
na sua função.
O assistente de secretaria escolar é um profissional que pode enquadrar�se nessa situação, ou seja, pode 
exercer muitas funções além das suas atribuições básicas.
Para intraempreendedores – que são os funcionários, públicos ou privados, de qualquer ambiente adminis�
trativo, inclusive o de Secretaria Escolar –, é importante conhecer o que é uma estrutura funcional e quais as 
diferentes formas de atuações, tanto de hierarquia quanto de responsabilidades.
O que é a estrutura funcional dentro de uma organização e qual a sua importância para os gestores?
A estrutura funcional consiste na divisão do trabalho e na delegação de autoridade e responsabilidade a partir 
das funções a serem exercidas dentro da empresa. Estas, por sua vez, podem variar muito de acordo com ramo 
de atividade, tamanho da empresa, estratégia adotada, capital, entre outros fatores que influenciam a definição 
dessa estrutura.
A definição da estrutura funcional beneficia as empresas, resultando em maior eficiência no aproveitamento 
da capacidade técnica e de gestão do seu quadro funcional, clareza na definição das responsabilidades e 
maior agilidade na execução devido à divisão direcionada e equilibrada das tarefas e funções, facilitando os 
mecanismos de controle e troca de informações entre os departamentos.
Para entender como opera a estrutura funcional e organizacional de uma escola, acompanhe o seguinte exemplo:
Imagine que uma escola é fundada com a criação de uma turma de Educação Infantil. Após alguns meses, 
já há a necessidade de criação de mais três turmas. Com o passar dos anos, para atender à demanda desses 
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
alunos que passam de nível de ensino, e até mesmo aos novos alunos da comunidade, há a necessidade de 
criação de mais turmas de Educação Infantil e mesmo de Ensino Fundamental. Como se organizar para dar 
conta da quantidade de alunos e da necessidade de profissionais para bem atendê�los?
É hora de se organizar e começar a divisão de tarefas. Trata�se aqui da necessidade da criação de setores/
departamentos com funções específicas. Assim, a departamentalização é o agrupamento, de acordo com critérios 
predefinidos pela escola, das atividades e seus correspondentes recursos (sejam estes humanos, financeiros, 
tecnológicos, materiais e equipamentos). Ou seja, dentro de cada departamento concentram�se profissionais 
trabalhando em conjunto para atingir um objetivo em comum com atividades relacionadas, constantes e rotineiras. 
De acordo com a situação abordada anteriormente, essa escola precisaria de departamentos específicos como:
• Departamento Financeiro ou Tesouraria;
• Departamento Pedagógico;
• Departamento Administrativo;
• Departamento Comercial e Marketing (no caso de escola particular).
Conhecer como funciona a estrutura e a organização de uma escola é importante, dentre outros motivos, para 
que o assistente de secretaria escolar possa se comunicar com outros setores. 
1.1.2 Comunicação com outros setores
A comunicação exerce uma função crucial para as organizações porque serve para equilibrar as relações entre as 
partes que a formam. Além de unir e organizar, a comunicação também norteia a organização para a eficácia, 
por meio da adequação de suas mensagens, a fim de que elas sejam claras, compreensíveis e assimiláveis por 
todos, buscando harmonia na escola. Porém, para cultivar essa harmonia é preciso eliminar as seguintes barreiras: 
a) Barreiras pessoais
Aparecem mediante a personalidade de cada indivíduo, o estado de espírito, valores, emoções e 
formas de comportamento.
b) Barreiras administrativas
Aparecem quando há evidências diante das diferenças de posições hierárquicas entre os membros 
da escola.
c) Excesso de informações
Visível quando a quantidade de informações produzida gera sobrecarga.
d) Comunicações incompletas
Visível quando as informações são fragmentadas, distorcidas, etc.
Além de eliminar essas barreiras, é indispensável que a escola promova hábitos que valorizem os encontros 
como forma de enriquecimento de conhecimentos e partilha de informações para que “todos” conheçam a 
realidade de cada serviço, cada ação setorial ou departamental. Para isso, o assistente de secretaria escolar 
necessita possuir algumas características, como polidez, presteza, empatia, responsabilidade na tomada de 
decisão e boa apresentação. A seguir, saiba mais sobre essas características.
a) Polidez
O assistente de secretaria escolar deve abster�se de comentários desrespeitosos para com alunos, 
colegas de profissão e superiores, duvidar da qualidade técnica das chefias ou criticar a adminis�
tração do sistema.
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
b) Presteza
É obrigação de qualquer assistente de secretaria escolar oferecer a sua colaboração a todos os 
seus colegas, quando a sua intervenção for necessária para agilizar o trabalho e o funcionamento 
da instituição.
c) Empatia
Consiste em compartilhar uma emoção percebida de outra pessoa, sentindo a mesma emoção 
que ela está sentindo. É um sentimento diferente da simpatia e está relacionado à expressividade 
emocional. Um assistente de secretaria escolar deve exercer sua função, evitando que se torne uma 
simples ação mecânica: é preciso gostar do que faz. 
d) Responsabilidade na Tomada de Decisão
Compete ao assistente de secretaria escolar a responsabilidade de tomar decisões dentro do seu 
ambiente de atuação. Para isso, ele deve conhecer a escola onde trabalha. Este conhecimento 
possibilita a tomada de decisão com responsabilidade e assertividade.
e) Boa Apresentação
Uma boa apresentação requer o cultivo da comunicação correta, da aparência pessoal, da cortesia, 
do respeito e da autodisciplina.Agora que você viu a importância da comunicação entre os setores de uma organização, além da estrutura 
funcional e organizacional que a compõe, conhecerá os tipos e as funções das organizações.
1.2 Tipos e funções das organizações 
Para Desenvolver atividades administrativas de secretaria escolar, é preciso entender, primeiramente, que 
a escola é uma organização assim como tantas outras organizações. Por isso, é importante que você entenda 
o que é uma organização, quais são os tipos existentes e as suas funções.
Conforme você verá na Unidade Curricular 3 “Planejar e organizar carreira profissional de assistente de secre�
taria escolar”, no estudo sobre o Mundo do Trabalho, até 1960 as organizações eram consideradas como um 
sistema fechado, não tendo entrosamento algum com o ambiente externo. Atualmente, porém, a organização 
passou a ser considerada como um sistema aberto, interligado com o meio externo, que pode ser entendida 
como um conjunto de duas ou mais pessoas que, realizando tarefas em grupo, visam atingir um objetivo. E são 
os objetivos que diferenciam as organizações e caracterizam cada uma delas. Uma organização empresarial, 
por exemplo, visará muito mais ao lucro do que uma organização governamental, cuja finalidade, geralmente, 
estará voltada a objetivos políticos, sociais, culturais e outros, o que pode incluir também objetivos econômicos. 
Devido a essa diferença, as organizações podem ser classificadas em empresariais, do governo e do terceiro 
setor. Na sequência, você saberá mais sobre cada uma delas.
a) Organizações empresariais
Organizações empresariais são entidades que possuem uma coordenação, compostas por mais 
de duas pessoas e que possuem um objetivo comum. São entidades que buscam um resultado 
financeiro e que não trabalham com recursos públicos.
Um exemplo desse tipo de organização são as empresas comerciais tanto de venda de produtos 
como de prestação de serviços, como as escolas privadas.
b) Organizações do Governo
Organizações governamentais são entidades criadas pelo estado para atender tarefas sociais, 
são dirigidas pelo governo e financiadas por meio de recursos públicos.
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
Como exemplos de organização governamental, temos as fundações e as autarquias. 
As fundações constituem�se de patrimônio destinado a um fim que beneficie a comunidade (ou parte 
dela).
Já as autarquias são entidades jurídicas de direito público, criadas por lei específica, com patrimônio 
e receita própria. 
c) Organizações do Terceiro Setor
As organizações do Terceiro Setor englobam instituições de fins públicos que geram bens e serviços 
públicos, mas têm caráter privado. Podem ser consideradas parcerias do setor privado com o setor 
público. São regulamentadas pelo direito privado, mas não possuem fins lucrativos.
A função das organizações do terceiro setor é criar condições para melhorar a qualidade de vida 
da população por meio de ações e iniciativas que atendam suas necessidades.
Um exemplo de organização do terceiro setor são as Organizações Não Governamentais (ONGs).
Agora que você viu como se configura a estrutura organizacional e funcional das organizações, além dos tipos 
de organizações, estudará os conceitos e tipos de Organograma e Fluxograma.
1.3 Organograma e fluxograma
A fim de compreender melhor a estrutura funcional e organizacional de uma organização, o que inclui a escola, 
existem os organogramas, que servem para visualizar a organização dos departamentos e a relação hierárquica 
que existe entre eles. Já o fluxograma está relacionado à sequência em que as ações ocorrem, permitindo um 
melhor planejamento dessas ações.
Informação
Um dos primeiros registros de organograma foi apresentado por Daniel C. MacCallum1 em 1856, nos EUA. 
1 Daniel C. MacCallum era um administrador de ferrovias nos EUA. Para ajudar no exercício dessa função, criou o 
organograma.
O organograma é uma forma prática e clara de representar a estrutura formal de uma organização. Através 
dele, é possível visualizar a disposição das unidades funcionais (setores) de uma organização, bem como sua 
relação de hierarquia, vinculação e subordinação, devendo ser totalmente flexível para acompanhar o sistema 
em funcionamento na organização. 
A seguir, acompanhe um exemplo de organograma.
Renda, faturamento.
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
Nesse organograma, o mais alto nível hierárquico é representado pela Direção�Geral; subordinado a este estão 
os vice�diretores, e, abaixo destes, os cargos de responsabilidades específicas.
Figura 1 – Organograma de uma escola
Diretora
Vice-diretora Vice-diretor
Grêmio
Caixa Escolar
Colegiado Escolar
Professores
Secretário(a)
Assistente de 
Secretaria Escolar
Coordenador(a) 
Pedagógico
Fonte: os autores.
Ao fazer um organograma, deve�se pensar que este é uma representação da organização em determinado momento 
e que pode mudar com o passar do tempo, por isso, a interpretação de um organograma deve ser flexível.
Além dos elementos que devem constar no organograma, há ainda diversos tipos de organograma, sobre os 
quais você estudará na sequência.
a) Vertical e Horizontal
O tipo vertical é mais utilizado pela praticidade e fácil compreensão. 
Ele também é conhecido como clássico e é usado para representar os níveis hierárquicos com 
maior clareza, sendo sugerido para empresas com mais níveis.
Veja o exemplo a seguir, no qual os retângulos representam os órgãos e as linhas mostram as 
ligações hierárquicas e as relações entre eles.
Figura 2 – Organograma vertical
Direção
Coordenação 
Pedagógica
Grêmio, 
Caixa escolar e 
colegiado escolar
Secretário 
Escolar
Assistente de 
Secretaria EscolarProfessores
Fonte: os autores.
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
O horizontal também toma como base a hierarquia da empresa, porém, ameniza a possibilidade 
de desconforto ou discriminação por apresentar os cargos lado a lado, de acordo com seus níveis de 
hierarquia. É sugerido para empresas com menos níveis hierárquicos. Observe o exemplo a seguir, 
percebendo que há poucas hierarquias entre as linhas.
Figura 3 – Organograma Horizontal
Secretária da 
presidência
Gerência de 
manutenção
Gerência 
administrativa
Gerência 
técnica Controladoria
Preparação 
de material
Serviços 
gerais
Pessoal 
administrativo
Pessoal 
técnico
Departamento 
de compras
Presidência
Operários
Fonte: adaptado de http://hadbox.com.br/organogramas�empresariais/. 
b) Organograma Circular ou Radial
Esse tipo de organograma ainda não é muito comum. É utilizado por empresas que têm como 
objetivo ressaltar o trabalho em grupo. Esse organograma não tem muito foco na representação 
hierárquica, sendo esta apresentada do centro para a periferia do círculo, o que reduz conflitos 
entre superiores e subordinados.
Como exemplos de organizações que utilizam esse tipo de organograma, temos: hospitais, universidades, 
empresas do terceiro setor, etc.
Observe o exemplo abaixo, no qual, do centro para as laterais, os cargos são hierarquicamente dispostos.
Figura 4 – Organograma Circular ou Radial
Professores
Direção
Grêmio, caixa escolar e colegiado escolar
Coo
rdenação Geral
Coordenação Pedag
óg
ica
Se
cr
et
ár
io
 e
 a
ss
ist
en
te 
de
 se
cre
taria
 escolar
Fonte: os autores.
http://hadbox.com.br/organogramas-empresariais/
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
Vimos que o organograma é utilizado para representar a disposição das unidades funcionais (setores) de uma 
organização, bem como sua relação de hierarquia, vinculação e subordinação, devendo ser totalmente flexível 
para acompanhar o sistema em funcionamento na organização. 
Já o fluxograma consiste na representação da sequência do processo, da execuçãode um trabalho, informação ou 
comunicação. Representa a ação, o detalhamento passo a passo, tempo de execução e o que mais for necessário 
para facilitar o entendimento do que envolve a realização de determinada atividade/tarefa. 
Dentro da secretaria escolar, por exemplo, essa ferramenta seria interessante para o detalhamento de um 
projeto a ser aplicado na escola ou para a preparação de um manual para a secretaria escolar.
Outras utilizações poderiam girar em torno das seguintes atividades: dar baixa do sistema de mensalidade, 
arquivar documentos, redigir cartas, protocolar arquivos, entre outros. A ideia da criação busca, contudo, uma 
forma de facilitar o cotidiano de uma secretaria escolar.
O fluxograma a seguir poderia representar o caso de um aluno que requer uma bolsa de estudos para obter 
desconto na mensalidade de uma escola particular. Esse fluxograma segue uma lógica de execução que parte 
do início, tendo um sentido de leitura, e leva a um fim:
Figura 5 – Fluxograma de uma escola
Já é aluno 
da escola?
Atendimento
Fim
Matricular
Informação
Solicitar bolsa 
de estudos?
Bolsa de estudos 
solicitadaEncaminhamento?
Encaminhamento
é concedido
Resultado 
da solicitação
Resultado 
da solicitação
Resultado 
da solicitação
NÃO
NÃO
NÃO
SIM
SIM
SIM
Início
Fonte: os autores.
Alguns símbolos podem ser usados na construção dos fluxogramas, cada qual com seu significado, porém sua 
utilização e aplicação podem variar de organização para organização.
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1 � estrutura funcional e organizacional escolar e de outras organizações
Agora observe as simbologias mais comuns utilizadas em fluxogramas:
Figura 6 – Símbolos utilizados em fluxogramas
DecisãoAção ou Processo Começo/FimFluxo
Fonte: os autores.
Com base nessas simbologias, podemos afirmar que:
• O retângulo indica a ação (na descrição da ação, sugere�se a utilização de verbo no infinitivo: 
fazer, dizer, copiar, etc.).
• O losango indica dúvida, questionamento e, obrigatoriamente, terá de ter duas saídas (Ex.: Sim; Não).
• A seta é utilizada para indicar o sentido do fluxo e a leitura do fluxograma.
• Geralmente, o início e o fim são representados por um círculo mais alongado.
Dica
Em síntese, um fluxograma mostra como as ações são realizadas, a forma pela qual o manual de normas e 
procedimentos instrui que sejam feitas. O fluxograma é, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada.
Considerações 
Vimos até aqui os elementos que compõem a Estrutura funcional e organizacional escolar e de outras 
organizações, na qual você conheceu o modo como estas estão estruturadas, quais são seus tipos e as funções 
que exercem na sociedade: uma organização governamental, por exemplo, tem objetivos diferentes de uma 
não governamental. 
Você viu também o que caracteriza cada departamento e que nem todas as organizações possuem a mesma 
estrutura de departamentalização. Além disso, ao estudar os organogramas e fluxogramas, você pôde conhecer 
a hierarquia das organizações, o que lhe dará subsídios para que você possa construir outros organogramas e 
fluxogramas quando for necessário.
Todos esses elementos são necessários para que, continuamente, você desenvolva a competência de “Desenvolver 
Atividades Administrativas de Secretaria Escolar”.
Assistente de Secretaria Escolar 15
2 LEGISLAÇÃO EDUCACIONAL
Contextualizando 
O amparo da lei é muito importante para todas as organizações, o que inclui, também, a escola e a secretaria 
escolar, que é um suporte da equipe administrativa e pedagógica. Afinal, dela depende o bom funcionamento da 
organização escolar. Ela é o órgão responsável pelos serviços referentes à vida da instituição de ensino e dos alunos. 
Juntamente com o seu diretor, responde administrativamente e legalmente por toda a documentação escolar. 
Além disso, conhecer as leis que regem o país no qual vivemos é muito importante para o exercício da nossa 
cidadania. Isso inclui nossa prática profissional, que ocupa grande parte das nossas vidas. No caso específico do 
Assistente de Secretaria Escolar, é fundamental que ele conheça as leis que regulamentam as atividades relativas 
à educação brasileira. A Lei de Diretrizes e Bases da Educação e o Estatuto da Criança e do Adolescente são 
exemplos de legislações que podem ser requeridas na Secretaria Escolar, pois tratam de assuntos relativos à 
comunidade escolar. 
Para ter acesso a todas essas leis, além dos documentos impressos, há, também, sites oficiais do governo que 
disponibilizam versões on-line desses materiais. É com base nesses textos que o Assistente de Secretaria 
Escolar deverá pensar sua prática profissional.
2.1 Legislação educacional
Considerando que é preciso conhecer a legislação para amparar a comunidade escolar em si, principalmente 
quando há uma situação de risco, não basta conhecer apenas os deveres e direitos enquanto assistente de 
secretaria escolar. Diariamente, pais e alunos deixam de receber benefícios extraescolares por falta de conhe�
cimento sobre as legislações que regem a educação brasileira.
Saiba mais
A educação é considerada, pela Constituição Federal, um direito social ao qual todos devem ter acesso. 
Para saber mais sobre essa Constituição, acesse o endereço http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/
constituicao/constituicao.htm, onde você encontrará todos os seus direitos enquanto cidadão brasileiro. 
As leis que regem a educação devem ser entendidas como um conjunto de normatizações referentes a questões 
pedagógicas e administrativas, no tocante às ações promovidas na escola. Todas as legislações educacionais 
brasileiras foram criadas pelo poder Legislativo (Câmara dos Deputados e Senado Federal) com o intuito de 
obediência e respaldo para as situações do cotidiano da secretaria escolar. 
A Constituição Federal, O Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA), a Lei de Diretrizes e Bases da Educação 
(LDB) e as Diretrizes Curriculares Nacionais são as legislações mais importantes que regem a educação brasileira. 
Além delas, a escola conta com o amparo das legislações sobre o Fundeb; Plano Nacional de Educação (PNE), 
entre outras. 
Para conhecer, na íntegra, essas e outras legislações, você pode acessar o portal da legislação do governo federal, 
disponível em: http://portal.mec.gov.br.
Com forte influência na Educação Brasileira, o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) aponta norma�
tivas de uma política de assistência, proteção e educação à criança e ao jovem brasileiro. Por esse motivo, 
é essencial que o assistente de secretaria escolar tenha contato com esse documento.
Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica 
e de Valorização dos Profissionais da Educação (Fundeb).
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm
http://portal.mec.gov.br
Assistente de Secretaria Escolar 16
2 � legislação educacional
Saiba mais
Você sabia que o ECA é referência mundial em termos de legislação destinada à infância e à adolescência, 
sendo considerado um dos mais avançados conjuntos de leis de proteção à criança? Para conhecer, na íntegra, 
o Estatuto da Criança e do Adolescente, você pode acessar o site www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8069.htm.
Além desse Estatuto, as escolas contam com o respaldo da Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB).
Essa legislação, também conhecida como Lei Darcy Ribeiro ou Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, 
estabelece os direitos e deveres em torno da educação brasileira. Aborda as questões de organização, incum�
bindo as atribuições em nível nacional, estadual e municipal. 
A LDB é composta por 92 artigos que contemplam todo o cenário da Educação Nacional, desde a Educação 
Básica – que envolve escolas de diferentes níveis: Educação Infantil, Ensino Fundamental e Ensino Médio, 
além das modalidades específicas do ensino, como a Educação de Jovens e Adultos (EJA) – até a Educação 
Profissional, Educação Especial e Educação Superior.Essa legislação também discorre sobre o perfil dos profissionais da educação e dos recursos destinados à 
educação brasileira, além de determinar a quantidade de dias letivos (carga horária) que uma escola deve 
oferecer anualmente. 
A Lei de Diretrizes e Bases, LDB, tornou�se um dos mais efetivos instrumentos de melhoria da qualidade 
de ensino do Brasil, devendo estar ao alcance da população para o seu conhecimento. Ela pode ser facilmente 
acessada através do seguinte endereço eletrônico: http://portal.mec.gov.br/arquivos/pdf/ldb.pdf.
Além do Estatuto da Criança e do Adolescente e da Lei de Diretrizes e Bases da Educação, também há as 
Diretrizes Curriculares Nacionais, que são normas obrigatórias para a Educação do país e que orientam o 
planejamento curricular das escolas e dos sistemas de ensino, visando à padronização do ensino em termos 
de formação. São determinações criadas pelo Conselho Nacional de Educação (CNE) com base na Lei de 
Diretrizes e Bases da Educação (LDB). 
As Diretrizes Curriculares Nacionais para a Educação Infantil, por exemplo, estabelecem as diretrizes que 
devem ser observadas na organização de propostas pedagógicas na Educação Infantil. Articulam�se às Diretrizes 
Curriculares Nacionais da Educação Básica e reúnem princípios, fundamentos e procedimentos definidos 
pela Câmara de Educação Básica do Conselho Nacional de Educação, para orientar as políticas públicas e a 
elaboração, planejamento, execução e avaliação de propostas pedagógicas e curriculares de Educação Infantil. 
Esse documento apresenta a definição de Educação Infantil, caracterizando�a como a primeira etapa da 
educação básica, oferecida em creches e pré�escolas, atendendo crianças de 0 a 5 anos de idade no período 
diurno, em jornada integral ou parcial. As definições de criança e currículo são apresentadas em consonância 
com o conceito da proposta pedagógica de cada escola. Além disso, a jornada de trabalho, a avaliação e a 
organização de espaço, tempo e materiais são apresentados nessas diretrizes, assegurando a educação associada 
ao cuidado à criança matriculada.
Assim como essas diretrizes que norteiam todo o trabalho na organização escolar que oferece Educação 
Infantil, há diretrizes nacionais para o Ensino Fundamental, Ensino Médio, Educação Profissional Técnica de 
Nível Médio, Educação de Jovens e Adultos, Educação do Campo, Educação Ambiental, Educação Especial, 
Darcy Ribeiro foi uma figura importante para a educação brasileira, lutando em defesa da escola pública.
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8069.htm
http://portal.mec.gov.br/arquivos/pdf/ldb.pdf
Assistente de Secretaria Escolar 17
2 � legislação educacional
Educação a Distância, Ensino Tecnológico e Superior, dentre outras. Para conhecer todas essas diretrizes na 
íntegra, visite o site do Ministério da Educação: http://portal.mec.gov.br/. 
Além do ECA, da LDB e das Diretrizes Curriculares Nacionais, também há legislações estaduais e municipais 
que estabelecem normas complementares para os sistemas de ensino de sua competência. 
Além das legislações que regem as instituições de ensino, há diretrizes internas detalhadas no Projeto Político�
Pedagógico (PPP) e no Regimento Escolar, que são elaborados por cada escola. 
O PPP é um documento reconhecido pela Lei de Diretrizes e Bases (LDB), que prevê, em seu Artigo 12, 
que os “[...] estabelecimentos de ensino, respeitadas as normas comuns e as do seu sistema de ensino, terão a 
incumbência de elaborar e executar sua proposta pedagógica”.
O PPP é fruto da construção coletiva e define o rumo educacional da escola. Em outras palavras, ele resulta 
do debate de um grupo que sistematiza os anseios e os objetivos de uma comunidade escolar.
É no PPP que se definem as concepções da escola acerca de:
• trabalho pedagógico;
• missão da escola;
• questões curriculares e metodológicas;
• avaliação;
• tipo de gestão adotado;
• perfil do aluno e do professor.
Toda a escola deve participar da (re)elaboração anual desse documento, inclusive o assistente de secretaria 
escolar, que atua diretamente no repasse das informações da secretaria (como dar informações sobre os profis�
sionais atuantes, as estimativas de alunos matriculados, entre outras).
Já o Regimento Escolar, reconhecido como um Ato Administrativo e Normativo da Unidade Escolar, é capaz 
de regulamentar e normatizar as ações escolares. Da mesma forma que acontece com o PPP, é de extrema 
importância a participação de todos os membros da comunidade escolar na elaboração do Regimento Escolar. 
O Regimento Escolar tem força de lei para a instituição, passando a ser a sua constituição, a sua carteira de 
identidade. Além de ser um documento que normatiza o processo de trabalho pedagógico no estabelecimento 
de ensino, identifica a escola porque apresenta seus princípios descritivos referentes a ações disciplinares.
2.2 SiteS oficiais
A fim de aprofundar seus conhecimentos sobre legislação – ou sobre qualquer outro tema – é importante que 
você saiba em quais sites pesquisar, afinal, nem toda informação contida na internet é confiável. 
Em se tratando de leis, as melhores fontes de consulta são os sites oficiais dos governos federal, estadual e 
municipal, que são caracterizados pelo domínio “.gov” (em portais comerciais, por exemplo, usa�se o “.com”).
Embora já tenhamos indicado alguns endereços de consulta no decorrer do material de legislação, não falamos 
sobre todos nem descrevemos sobre o que eles tratam. Para conhecer outras fontes de consulta, acompanhe 
as indicações a seguir.
a) Portal do Ministério da Educação (MEC)
Disponível no endereço http://portal.mec.gov.br, este site traz um apanhado de informações e 
legislações disponibilizadas pelo Ministério da Educação, além de possibilitar o acesso aos portais 
do ENEM, SISU, ProUni.
http://portal.mec.gov.br/
http://portal.mec.gov.br
Assistente de Secretaria Escolar 18
2 � legislação educacional
b) Portal Brasil
O Portal Brasil é uma página do governo federal que contém informações sobre o governo 
brasileiro, o presidente da república, os estados, assim como os símbolos e hinos (hinos em tempo 
real e midi). Disponível no endereço http://www.brasil.gov.br/, o Portal Brasil possui muitas 
informações e oportunidades.
c) Portal do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep)
Disponível no endereço http://www.inep.gov.br, este site disponibiliza informações importantes 
sobre o Senso Anual da Educação e demais informações estatísticas.
Saiba mais
Além dos sites oficiais nacionais, cada estado brasileiro possui informações específicas dispostas em portais 
que atendem à realidade de cada região do país.
Considerações
Você estudou até aqui sobre a Legislação Educacional. Por meio desses elementos que visam desenvolver a 
competência “Desenvolver atividades administrativas de secretaria escolar”, você viu como pesquisar as legis�
lações e atos normativos em sites governamentais e outras entidades vinculadas à educação. Você também 
pôde conhecer as principais legislações que envolvem a atuação da secretaria escolar e acompanhou como elas 
podem ser utilizadas em situações práticas deste ambiente profissional. 
Todos esses elementos são importantes para o restante dos estudos desta Unidade Curricular e para a sua 
atuação como Assistente de Secretaria Escolar.
http://www.inep.gov.br
Assistente de Secretaria Escolar 19
3 PROCEDIMENTOS ESCOLARES
Contextualizando 
Para o desenvolvimento contínuo da competência Desenvolver atividades administrativas de secretaria 
escolar, é necessário que o Assistente de Secretaria Escolar saiba realizar diferentes procedimentos na escola, 
como arquivar documentos físicos e eletrônicos, pesquisar na internet e editar textos e planilhas.
Sempre que for necessário arquivar um documento, é importante conhecer há quanto tempo ele está na 
escola e se ainda terá alguma utilidade: para isso, você estudará a tabela de temporalidade, os tipos e métodos 
de arquivamento.
Além disso,para redigir documentos e registrar dados, existem os softwares que editam textos e aqueles que 
geram planilhas eletrônicas. E, caso você precise verificar a veracidade de algum dado, poderá pesquisar sobre 
ele na internet, sempre estando atento à autoria e credibilidade das informações que estão disponíveis na rede.
3.1 Arquivo
Entre os procedimentos que um assistente de secretaria escolar deve dominar está o arquivamento de documentos. 
Arquivar adequadamente os documentos, numa escola – e em outras organizações – é muito importante. Essa 
documentação é referente à vida escolar do discente, dos docentes, dos funcionários. Tendo em vista essa necessidade, 
este elemento de estudo será de extrema importância para sua carreira profissional na secretaria escolar.
Mas o que é o arquivo?
Arquivo é um conjunto de documentos recebidos, expedidos e/ou coletados pela organização – no nosso caso, 
a escola –, guardados de forma segura, ordenada, de modo a permitir e facilitar as consultas que se fizerem 
necessárias. Além disso, também pode ser considerado arquivo o local físico da guarda desses documentos.
No Brasil, o órgão que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados é o 
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do 
Ministério da Justiça, e que funciona como um órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos. Além 
disso, o CONARQ exerce orientação de arquivo.
Nas escolas, os arquivos assumem uma importância fundamental, pois, além de serem um centro de infor�
mações, constituem também um dos principais instrumentos que servem de controle à ação administrativa.
Na sequência, conheça as funções do arquivo.
1) Ser a memória ativa dos atos e fatos que ocorrem numa escola, em uma ou mais épocas.
2) Proporcionar lugar seguro para os documentos.
3) Possibilitar a rápida localização dos fatos recolhidos e conservados.
4) Reconstituir o passado, formando uma memória de grande valor.
Também é importante saber que o arquivo pode ser armazenado de duas formas: física ou eletronicamente. 
Para arquivar documentos fisicamente, há sistemas específicos com gavetas especiais, adaptadas para arquivarem 
as fichas. Essas fichas são colocadas em posição vertical, uma atrás da outra, numa ordem preestabelecida, 
constando, em cada uma, as informações desejadas (nome do aluno, série (ano) e outros dados de interesse 
da escola, por exemplo).
Para arquivar documentos, também é possível utilizar, além das fichas, as pastas e a microfilmagem. As pastas 
servem para classificar, guardar, proteger e reunir a documentação no arquivo. Nelas há uma dobra, chamada lombo.
Assistente de Secretaria Escolar 20
3 � procedimentos escolares
As pastas que contêm lombo normal apresentam 
uma única dobra, o que limita sua capacidade de 
guardar documentos.
Já as pastas de lombo sanfonado possuem várias dobras 
paralelas, formando uma espécie de sanfona, o que 
possibilita acomodar maior volume de documentos.
Fonte: shutterstock. Fonte: shutterstock.
Além disso, as pastas também podem conter uma projeção (também chamada de saliência), localizada na 
parte superior, que é destinada à identificação dos documentos que serão arquivados.
Fonte: shutterstock.
Outro acessório que permite o arquivamento de documentos é a microfilmagem, que é a reprodução de 
qualquer imagem ou documento que requeiram grandes espaços, mas que, por meio desse processo, poderão 
ser guardados em espaços reduzidos. A técnica de microfilmagem é comumente usada quando os documentos 
devem ser conservados por um período mínimo de 7 (sete) anos.
A utilização da microfilmagem requer, fundamentalmente, o uso de dois equipamentos: 
• Máquina de microfilmagem: processo de fotografar os documentos originais, gerando uma microficha;
• Leitor de microfichas: equipamento que amplia a imagem e a exibe em uma tela. 
Porém, além dos tipos de pastas para o arquivamento físico, também há o arquivamento eletrônico, cada vez 
mais utilizado nas organizações por possibilitarem maior rapidez na localização dos documentos, ajudarem em 
problemas como sumiço e deterioração dos papéis e reduzirem os custos, já que a microfilmagem, por exemplo, 
não é um processo barato.
Assim como existe o sistema de arquivamento físico, também há o sistema eletrônico, que foi criado especificamente 
para o cadastramento de acervos, permitindo o gerenciamento completo dos documentos arquivados, tais como 
livros, revistas, DVDs, fitas cassetes, etc. É um arquivo que possui capacidade ilimitada de arquivamento de títulos. 
No caso de bibliotecas, fornece as datas de vencimento de assinaturas e empréstimos, agilizando, dessa forma, 
a operacionalização do processo de arquivamento. 
Assistente de Secretaria Escolar 21
3 � procedimentos escolares
Saiba mais
A organização na qual você trabalhará também poderá usar, para arquivar seus documentos, as planilhas 
eletrônicas, que são muito utilizadas, atualmente, como sistemas de arquivos eletrônicos, visto que o 
aplicativo que gera essas planilhas possibilita a criação de banco de dados para consultas, alterações, 
inserções e exclusões.
Além disso, também há programas informatizados, munidos de banco de dados, que são ótimas opções 
para o armazenamento de informações.
3.1.1 Tipos de Arquivo
Além de saber como organizar o arquivo, também é fundamental que o Assistente de Secretaria Escolar 
conheça os tipos de arquivo, que são classificados de acordo com o tempo de arquivamento e a frequência 
de consulta. Assim, um documento pouco consultado pode pertencer ao arquivo intermediário, enquanto 
um muito utilizado deve figurar no arquivo ativo. Para saber para qual tipo de arquivo cada documento será 
destinado, acompanhe as explicações a seguir.
a) Arquivo ativo (ou central)
Setor responsável pela ordenação, classificação, guarda e conservação de documentos semiativos 
de toda a escola, por um determinado período de tempo. Na secretaria escolar, seria aquele arquivo 
de fácil acesso que objetiva imediata localização.
b) Arquivo intermediário (ou setorial)
Localizado em cada setor, esse tipo de arquivo recebe a documentação recém�produzida (emitida 
ou recebida). Essa documentação é conservada neste arquivo para eventuais consultas.
c) Arquivo permanente (ou inativo)
Contém documentos esporadicamente consultados. Nesse caso, são utilizadas caixas de papelão 
nas prateleiras. Dentro da secretaria ou em outro local seguro, normalmente existem arquivos com 
documentação antiga de todos os alunos que já frequentaram a escola. Alguns documentos que 
devem ser arquivados permanentemente são:
 � Prontuário de alunos (requerimentos de matrícula, documentos pessoais de identificação, 
atestados e requerimentos de dispensa da prática de Educação Física, atestados e requeri�
mentos de exercícios domiciliares, atestados e requerimentos referentes à aluna gestante, 
comunicados de advertência e/ou suspensão, declarações de transferência, históricos escolares 
recebidos e emitidos, procedimentos de adaptação, classificação, reclassificação, entre outros);
 � Prontuário de docentes, de equipe técnico-pedagógica, de funcionários (documentos 
pessoais de identificação, currículo, documentos que comprovem a formação – certificado 
de conclusão, histórico escolar e diploma);
 � Regimentos, planos de cursos e planos escolares aprovados;
 � Processos diversos e procedimentos de reconsideração/recurso;
 � Quadros curriculares (matrizes/grades) de todos os cursos e de todos os anos;
 � Livros/registros de controle de frequência de docentes e funcionários;
 � Legislação federal e do sistema estadual referentes aos cursos e níveis que a escola oferece.
Assistente de Secretaria Escolar 22
3 � procedimentos escolares
Saiba mais
Você sabia que, antigamente, chamavam o arquivo inativo de “arquivo morto”?
Além disso, dependendo do “tempo de vida” de cada documento, ele poderá ser transferido de setor. Essa remoção 
é referente ao tempo de permanência da documentaçãoem arquivo, obedecendo aos prazos legais, fiscais e 
administrativos. Assim, um documento do arquivo ativo ou intermediário poderá passar para o arquivo inativo 
ou, se não possuir mais utilidade e já tiver expirado seu “prazo de validade”, poderá ser excluído. É com base 
nesses prazos que a Tabela de Temporalidade é confeccionada.
3.1.2 Tabela de Temporalidade
Para saber o tempo de “vida útil” de cada documento, é necessário conhecer a Tabela de Temporalidade, que 
é um instrumento que serve de consulta para destinar os documentos adequadamente. Em outras palavras, 
essa tabela traz orientações sobre como registrar, esquematicamente, o ciclo de vida documental de uma 
organização (no nosso caso, a escola), bem como dos respectivos estágios de arquivamento. 
Elaborada após a análise da documentação, a Tabela de Temporalidade determina o prazo de manutenção 
dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, além dos critérios para 
microfilmagem/digitalização, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. 
Com base nas orientações do CONARQ, documentos como as correspondências deverão ser guardados por 
um prazo de quatro anos, incluindo�se ofícios, cartas, requerimentos, moções ou votos e abaixo-assinados. 
Já circulares, avisos, comunicados, memorandos e comunicações têm o prazo de guarda de dois anos.
Saiba mais
Além das orientações estabelecidas pelo CONARQ, muitos procedimentos de arquivamento são adotados 
pelas próprias instituições de ensino.   
Na legislação federal, por exemplo, você pode consultar as seguintes leis, que apontam questões sobre a 
temporalidade de documentos:
• Lei nº 5.433/96 e DECRETO nº 1.799/96 – trata da microfilmagem de documentos;
• Lei nº 8.159/91 e DECRETO nº 4.073/2002 – trata da Política Nacional de Arquivos Públicos Privados;
• RESOLUÇÃO CONARQ nº 7/1997 – estabelece procedimentos para eliminação de documentos;
• RESOLUÇÃO nº 14, de 24 de outubro de 2001 – Código de Classificação de Documentos de Arquivo 
para a Administração Pública – Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
Muitas instituições definem a sua própria Tabela de Temporalidade de Documentos determinando o prazo 
de permanência de um documento no arquivo e o seu destino após este prazo. No entanto, para que estas 
definições sejam feitas, a instituição deverá considerar as legislações federais, estaduais e municipais vigentes. 
Para ver um exemplo de Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades�fim 
das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), você pode acessar o endereço http://www.siga.arquivonacional.
gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf.
A tabela que você acabou de consultar é referente à Portaria MEC 1.224, de 18 de dezembro de 2013, e institui 
normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) 
pertencentes ao sistema federal de ensino. Além dessa tabela, poderá haver legislações estaduais específicas, 
como, por exemplo, a Resolução CEE/SC Nº 32/2010, que estabelece Normas Complementares para a 
Expedição e Guarda de Documentos Escolares, para a Educação Básica, Educação Profissional Técnica de 
Nível Médio, no Sistema Estadual de Ensino do Estado de Santa Catarina.
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf
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3 � procedimentos escolares
3.1.3 Métodos de arquivamento
Para arquivar documentos, o Assistente de Secretaria Escolar deve conhecer os métodos de arquivamento, 
adaptando�se a um deles com base nas características dos documentos e identificando o aspecto pelo qual o 
documento é mais frequentemente consultado (se a busca é feita pelo nome do autor ou pela data de publi�
cação, por exemplo).
Os métodos básicos e mais usados de arquivamento são:
• Método alfabético
• Método numérico
• Método ideográfico
• Método geográfico
Ao longo desta Unidade Curricular, você conhecerá todos eles, começando pelo Método Alfabético.
a) Método Alfabético
Consiste em agrupar os documentos em rigorosa ordem alfabética, por nome ou por assunto. Considera�se 
palavra por palavra, letra por letra, até o final.
Informação
Relembre a ordem alfabética:
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z.
Em relação à organização desses dados, o agrupamento poderá ser feito de duas formas, considerando�se a 
primeira letra do primeiro nome (sem inversão do nome) ou a primeira letra do último sobrenome (nesse 
caso, haverá inversão do nome).
Os nomes ordenados sem inversão, ou seja, de acordo com a primeira letra, serão organizados desta forma:
Tabela 1 – Ordem dos nomes sem inversão
Nomes Iniciais Ordenação
Marcelo M Ana Maria (A)
Lucas L Daniele (D)
Ana Maria A Lucas (L)
Daniele D Marcelo (M)
Fonte: os autores.
Porém, também é possível inverter a ordem dos nomes, considerando, na ordem alfabética, o último sobrenome. 
Assim, o último sobrenome passa a ser o primeiro, seguido de vírgula e dos demais componentes do nome 
na ordem direta.
Assistente de Secretaria Escolar 24
3 � procedimentos escolares
Tabela 2 – Ordem dos nomes com inversão
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
João Oliviski Oliviski, João Mendes, Pedro Paulo
João Oliveira Oliveira, João Oliveira, João
Pedro Paulo Mendes Mendes, Pedro Paulo Oliviski, João
Fonte: os autores.
Além das regras estudadas até aqui, considerando que há muitos nomes compostos por vocábulos como “de, da, 
das, do, dos, e” ou nomes cuja composição contém um hífen, por exemplo, é necessário que um Assistente de 
Secretaria Escolar conheça as regras especiais do método alfabético. A seguir, saiba mais sobre cada uma delas.
• 1ª REGRA
As partículas com inicial minúscula que aparecem entre os nomes e/ou sobrenomes não devem 
ser levadas em conta na ordenação alfabética. É o caso de “e”, “de”, “da”, “das”, “do”, “dos”:
Tabela 3 – Ordem de nomes que contêm vocábulos como “de”, “e” ou “dos”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Maria de Souza Souza, Maria de Santos, Débora dos
Rafael de Andrade e Silva Silva, Rafael de Andrade e Silva, Rafael de Andrade e
Débora dos Santos Santos, Débora dos Souza, Maria de
Fonte: os autores.
• 2ª REGRA
As partículas que contêm inicial maiúscula, quando aparecerem antes do último sobrenome, 
acompanham�no para a frente na inversão. 
Tabela 4 – Ordem de nomes que contêm partículas com inicial maiúscula
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Carla Van Portal Van Portal, Carla D’ Andrade, Cármen
Cármen D´Andrade D’Andrade, Cármen La Fonte, Rui Carlos
Rui Carlos La Fonte La Fonte, Rui Carlos Van Portal, Carla
Fonte: os autores.
• 3ª REGRA
Quando um sobrenome é formado por um substantivo e um adjetivo, ambos formam uma única 
unidade de arquivamento e não podem ser separados. Na inversão, os dois vão para frente.
Palavra que dá qualidade ou 
indica o estado dos seres.
Palavra que dá 
nome aos seres.
Assistente de Secretaria Escolar 25
3 � procedimentos escolares
Tabela 5 – Ordem de nomes cujo sobrenome é composto por substantivo e adjetivo
Nome 1ª unidade 2ª unidade
3ª 
unidade Ordenação
Leonel Fontes Claras Fontes Claras, Leonel Casa Grande, Miguel
Miguel Casa Grande Casa Grande, Miguel Fontes Claras, Leonel
Pedro Paulo Fontes Claras Fontes Claras, Pedro Paulo Fontes Claras, Pedro Paulo
Fonte: os autores.
• 4ª REGRA
Sobrenomes ligados por hífen pertencem a uma única unidade de arquivamento e não devem ser 
separados. Trata�se de um único sobrenome.
Tabela 6 – Ordem de nomes cujo sobrenome é composto por hífen
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Pedro Luis Silva�Lima Silva�Lima, Pedro Luis Moreira-Peixoto, Gabriela
Gabriela Moreira�Peixoto Moreira�Peixoto, Gabriela Silva-Lima,Pedro
Fonte: os autores.
• 5ª REGRA
Quando um nome completo (nome + sobrenome) vier acompanhado de um título (sargento ou 
padre, por exemplo), o processo de inversão e ordenação ocorre normalmente, ficando o título 
por último, entre parênteses.
Tabela 7 – Ordem de nomes que vêm acompanhados de um título
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Padre Carlos Morais Morais, Carlos (Padre) Dutra, João Paulo (Tenente)
Tenente João Paulo Dutra Dutra, João Paulo (Tenente) Morais, Carlos (Padre)
Fonte: os autores.
• 6ª REGRA
Quando um nome incompleto (sem sobrenome, por exemplo) vier acompanhado de um título, 
cada palavra é uma unidade de arquivamento.
Tabela 8 – Ordem de nomes incompletos e acompanhados de um título
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Cardeal Albano Cardeal Albano Cardeal Albano
Padre Mário Padre Mário Padre Mário
Fonte: os autores.
Assistente de Secretaria Escolar 26
3 � procedimentos escolares
• 7ª REGRA
Palavras que indicam grau de parentesco (Filho, Neto, etc.) pertencem à mesma unidade de 
arquivamento do último sobrenome, devendo acompanhá�lo na inversão.
Tabela 9 – Ordem de nomes que contêm palavras que indicam grau de parentesco
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Leandro Dias Neto Dias Neto, Leandro Dantas Sobrinho, Roberto
Roberto Dantas Sobrinho Dantas Sobrinho, Roberto Dias Neto, Leandro
Ana Carla Ferreira Filha Ferreira Filha, Ana Carla Ferreira Filha, Ana Carla
Fonte: os autores.
• 8ª REGRA
Quando aparecem as palavras “Santo”, “San”, “Saint” e equivalentes, estas não se separam do sobrenome.
Tabela 10 – Ordem de nomes que contêm as palavras “Santo”, “San”, “Saint”
Nome 1ª unidade 2ª unidade 3ª unidade Ordenação
Gustavo Saint German Saint German, Gustavo Saint German, Gustavo
Edite São Marcos São Marcos, Edite São Marcos, Edite
Fonte: os autores.
• 9ª REGRA
Nomes orientais: japoneses, chineses e árabes, pouco conhecidos entre nós, são arquivados na 
forma direta, sem inversão.
Tabela 11 – Ordem de nomes orientais, pouco conhecidos entre nós
Nome Ordenação
Teng Sião Ping Rachid Rached
Rachid Rached Teng Sião Ping
Fonte: os autores.
Além da forma de organizar os arquivos em ordem alfabética, levando em consideração o nome das pessoas, 
também há regras para o método alfabético referente ao nome de organizações, empresas, entidades, socie�
dades, associações e repartições: regra geral, esses nomes são classificados da forma como são escritos, ou seja, 
não sofrem inversão.
Tabela 12 – Ordem de nomes de organizações
Empresa Ordenação
Panificadora Pão e Vinho Casas Albuquerque
Casas Albuquerque Panificadora Pão e Vinho
Fonte: os autores.
Porém, assim como no caso do nome de pessoas, também há regras especiais para organizar o nome de 
empresas. Na sequência, saiba mais sobre elas.
Assistente de Secretaria Escolar 27
3 � procedimentos escolares
• 1ª REGRA
Os artigos (o, a, os, as, um, uns, uma, umas) que aparecem na frente do nome das empresas não 
devem ser levados em conta na ordenação. Eles ficam entre parênteses e a classificação será feita 
de acordo com a primeira letra da primeira palavra principal.
Tabela 13 – Ordem de empresas que possuem artigos em seu nome
Nome Ordenação
Um sonho de Perfume (O) Perfumista
O Perfumista (Um) Sonho de Perfume
Fonte: os autores.
• 2ª REGRA
Para empresas que possuem filiais, leva�se em conta a localização geográfica.
Tabela 14 – Ordem de empresas que possuem filiais
Nome Ordenação
Supermercado Mig – Centro Supermercado Mig – Centro
Supermercado Mig – Vila Ivete Supermercado Mig – Rio Negro
Supermercado Mig – Rio Negro Supermercado Mig – Vila Ivete
Fonte: os autores.
• 3ª REGRA
Os pequenos vocábulos ou conectivos que aparecem no meio dos nomes (de, do, da, por exemplo) 
não devem ser levados em conta na ordenação alfabética.
Tabela 15 – Ordem de empresas que possuem pequenos vocábulos no nome
Nome Ordenação
Banco do Estado do Paraná Banco do Estado do Pará
Banco do Estado de Santa Catarina Banco do Estado do Paraná
Banco do Estado de Sergipe Banco do Estado de Santa Catarina
Banco do Estado do Pará Banco do Estado de Sergipe
Fonte: os autores.
• 4ª REGRA
Quando o primeiro nome de uma empresa for um numeral arábico ou romano, deve ser escrito 
normalmente, mas a ordenação será conforme sua escrita por extenso.
Tabela 16 – Ordem de empresas cujo primeiro nome é um numeral
Nome Ordenação
12 Loterias (doze loterias) 10 lanches amigos
2 irmãos automóveis (dois irmãos automóveis) 2 irmãos automóveis
10 lanches amigos (dez lanches amigos) 12 loterias
Fonte: os autores.
Assistente de Secretaria Escolar 28
3 � procedimentos escolares
• 5ª REGRA
As siglas ou abreviaturas que indicam o tipo da empresa devem ser levadas em consideração, 
conforme a sua escrita por extenso, na hora de ordenar o arquivo.
Tabela 17 – Ordem de empresas cujo primeiro nome é uma sigla ou abreviatura
Nome Ordenação
Com. De Pneus São Carlos (Comércio) Cia. Brasileira de Madeiras
Cia. Brasileira de Madeiras (Companhia) Com. De Pneus São Carlos
Fonte: os autores.
b) Método Numérico Simples
No método numérico simples, é atribuído um número para cada registro, seja ele de uma pessoa física ou jurídica. 
Nesse caso, você deve obedecer à ordem de entrada ou de registro, sem preocupar�se com a ordem alfabética. 
Porém, recomenda�se que haja um índice alfabético remissivo para facilitar a localização dos documentos. 
Tabela 18 – Índice alfabético remissivo
Nome Localização no arquivo
Dums, Rafael 019
Lima, Estevão de 002
Sorenato, Daniela 041
Fonte: os autores.
Tabela 19 – Ordem de registro
Número e nome Ordenação
041 Daniela Sorenato 002 Estevão de Lima
019 Rafael Dums 019 Rafael Dums 
002 Estevão de Lima 041 Daniela Sorenato
Fonte: os autores.
c) Método Ideográfico
Esse método é utilizado quando for preciso arquivar uma informação por assunto (por exemplo, quando 
for necessário arquivar os documentos separando�os pelo tema: matrículas ou transferências, por exemplo). 
A ordenação dos assuntos poderá seguir a modalidade alfabética ou numérica, apresentadas anteriormente.
d) Método Geográfico
Nesse método, leva�se em conta o local de origem do documento. A ordenação dos documentos é feita pelo 
método alfabético, sendo que o nome do país é o primeiro que deve ser levado em conta. Caso o país de origem 
seja o mesmo, considera�se o estado; depois a cidade; o bairro e assim por diante. 
Assistente de Secretaria Escolar 29
3 � procedimentos escolares
Tabela 20 – Ordenação de documentos pelo método geográfico
Nome Em ordem: levaremos em conta primeiramente o estado, a cidade e, depois, o bairro.
Escola de Educação Básica Assis
Rua Anchieta, 234
Centro
Curitiba � PR
Escola de Educação Básica Assis
Rua Anchieta, 234
Centro
Curitiba - PR
Escola de Educação Básica Pedro Álvares 
Rua Vicente, 345
Centro
Fortaleza � CE
Escola de Idiomas Claro
Rua Tenente Ary Rauen, 23
Centro
Florianópolis - SC
Escola de Idiomas Pronto
Rua Marechal Floriano, 356
Bairro Água Verde
Joinville � SC
Escola de Educação Básica Pedro Álvares 
Rua Vicente, 345
Água Verde
Fortaleza - CE
Escola de Idiomas Claro
Rua Tenente Ary Rauen, 23
Centro
Florianópolis � SC
Escola de Idiomas Pronto
Rua Marechal Floriano, 356
Centro
Joinville - SC
Fonte: os autores.
Saber como organizar um arquivo é um dos procedimentos que o Assistente de Secretaria Escolar deve 
conhecer. Porém, ainda há outros que esse profissional precisa dominar na sua rotina de trabalho. 
3.2 Procedimentos organizacionais, administrativos e produtivos
O processo de organização e desenvolvimento escolar requer ações necessárias ao funcionamento organizacional. 
O planejamento é a base do sucesso da organização, pois consiste em ações organizacionais, administrativas e 
produtivas da secretaria. Dessa forma, toda organização precisa de procedimentos que indiquem a produção 
sem improvisos. 
Especialmente quanto à administração dos documentos que circulam diariamente na secretaria escolar, a 
logística da documentaçãodepende diretamente da organização do Assistente de Secretaria Escolar. Trata�se 
da correta tramitação dos documentos, desde o recebimento até a expedição. 
Para executar essas tarefas, existe o setor de Protocolo, que realiza as seguintes atividades: Recebimento, 
Classificação e Registro; e o de Movimentação, que consiste em: Expedição – Distribuição A seguir, saiba 
mais sobre eles.
a) Protocolo de recebimento
Entende�se por protocolo o conjunto de operações que visam ao controle dos documentos que 
tramitam na escola. 
Além disso, em se tratando da entrada de documentos na secretaria, há um documento que recebe 
esse nome e que formaliza a entrada de documentos na secretaria, garantindo ao público externo 
a entrega da documentação solicitada e à escola a organização da secretaria quanto ao controle 
de documentos pendentes. Esse documento pode referir�se tanto aos documentos produzidos 
internamente quanto os encaminhados à instituição por outras empresas, e é um modo de assegurar a 
imediata localização e recuperação dos documentos, garantindo, assim, o acesso a essas informações. 
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3 � procedimentos escolares
Acompanhe um exemplo de Protocolo de Recebimento:
PROTOCOLO DE RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS
Data do Recebimento: _____ /_____ / _____
Documentos Recebidos: 
Nome do responsável pela entrega: 
Contato (e-mail e telefone): 
Recebido por: 
b) Classificação e Registro
Uma vez recebidos os documentos, há necessidade de identificação e classificação, de acordo com 
o método de arquivamento adotado pela escola e, também, levando em consideração os códigos 
existentes na Tabela de Temporalidade vistos anteriormente.
Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devem ser abertos para 
que essa etapa seja realizada eficazmente.
Esporadicamente, a escola pode receber a documentação de alunos – principalmente crianças – em 
situação de risco. Assim, o sigilo das informações deve ser rigoroso e esse tipo de documento tem 
acesso restrito.
Ao realizar o registro das informações (documentos) recebidas pela secretaria, é possível criar um 
sistema de controle com atribuição de número para acompanhamento. Trata�se, por exemplo, do 
número do registro da matrícula de cada aluno da escola.
c) Expedição/Distribuição
É a atividade que consiste em enviar um documento. Chama�se distribuição quando é interna, 
e expedição quando direcionada a outra instituição.
Exemplos: atestado de vaga (expedição); histórico escolar (expedição); edital para mural escolar 
(distribuição); declaração de conclusão (expedição).
Para aprofundar seus conhecimentos sobre a tramitação de documentos, também é importante que você saiba 
quais são os principais documentos que envolvem os Procedimentos Escolares. 
A situação de risco é referente à violação de direitos fundamentais ou à ameaça de lesão da criança 
ou do adolescente. Pode ocorrer por ação ou omissão da sociedade ou do Estado, por falta, omissão 
ou abuso dos pais ou responsável e em razão da própria conduta da criança e do adolescente.
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3 � procedimentos escolares
3.3 Procedimentos escolares
Além de conhecer os processos que envolvem o recebimento e a expedição de documentos, também é necessário 
que o Assistente de Secretaria Escolar conheça esses documentos e alguns procedimentos relativos a eles 
(por exemplo, ao ter contato com um Diário de Classe, você pode se questionar se a escola adotou algum 
critério para agrupar determinados alunos em determinadas turmas). 
A fim de refletir sobre essa questão, vamos começar falando sobre a matrícula e a organização das turmas. 
Na sequência, estudaremos também outros procedimentos escolares importantes para o Assistente de Secretaria 
Escolar.
a) Matrícula
Matrícula é o ato de uma pessoa matricular�se em uma instituição. Nesse ato, deverá ser preenchido 
o requerimento de matrícula, que é o nome dado ao documento de registro de um indivíduo na 
instituição. É através dos dados coletados na matrícula que o Assistente de Secretaria Escolar 
poderá ter acesso aos familiares em caso de urgência ou mesmo para troca de comunicação em geral.
Portanto, ao realizar a matrícula, você deve coletar todos os dados pertinentes ao bom desempenho 
da vida escolar do educando – desde dados pessoais (nome completo, filiação, endereço, telefones 
de contato (fixos, celulares, demais contatos)) até informações e ocorrências sobre a saúde física 
e emocional do pretendente à matrícula.
Saiba mais
Em plena era da inclusão, o conhecimento sobre as necessidades especiais do aluno é necessário porque, 
dentre outros motivos, a escola precisa se adaptar às particularidades dessa clientela.
b) Organização das turmas
A organização das turmas não é responsabilidade do assistente de secretaria escolar, no entanto, 
é importante que você saiba como funciona este processo para que possa ajudar caso seja necessário. 
As turmas devem ser organizadas levando em consideração a disponibilidade de salas, bem como 
de seu mobiliário para comportar um número adequado de alunos. Também deve ser levado em 
conta o número ofertado de matrículas para cada turma (estudo prévio). Nesse sentido, a escolha 
da sala depende, ainda, da estrutura da escola. Se a escola tiver piso superior, por exemplo, não é 
interessante alocar, nesse andar, os alunos das séries iniciais. 
Porém, há outras questões que não devem ser consideradas na hora de dividir as turmas: há alguns 
anos atrás, as turmas eram organizadas de acordo com o nível intelectual dos alunos. Assim, alunos 
com maior deficit eram organizados em uma sala separada daqueles que possuíam maior facilidade 
no aprendizado. Atualmente, essa realidade quase não é mais encontrada nas escolas, principalmente 
porque se considera que as trocas entre os alunos que têm mais ou menos dificuldades contribuem 
com o aprendizado de ambos. 
c) Horário das aulas
Assim como a organização das salas, a definição do horário das aulas também não é responsabilidade 
do assistente de secretaria escolar, mas, por fazer parte da equipe escolar, é interessante saber como 
funciona esse processo. Para a definição do horário das aulas, é feito um estudo com a equipe de 
professores, observando a disponibilidade de cada um, visto que alguns deles ministram aulas em 
mais de uma escola. Algumas escolas possuem um software específico para organizar esse quadro 
de horários, evitando, assim, falhas.
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3 � procedimentos escolares
Saiba mais
Eventualmente, pode haver falta de professores, o que prejudica a organização prévia do quadro de horários 
das aulas. Dessa forma, é preciso refazê�lo dependendo do tempo de afastamento do professor ou profissional 
responsável pela disciplina/atividade.
d) Diário de Classe
O Diário de Classe constitui o referencial de dados e registros do trabalho efetivado em sala de 
aula, contendo a produção pedagógica do processo de ensino�aprendizagem como um todo.
É descrito no Projeto Político�Pedagógico (PPP) da escola como documento escolar que registra a 
ação pedagógica (professor e aluno) e tem seus dados transcritos no sistema, sendo um documento 
da escola, não somente do professor. 
De forma resumida, o diário de classe é composto por três instrumentos: 
1) Frequência e Rendimento Escolar
Instrumento utilizado para registrar a frequência diária do aluno, notas das avaliações 
intermediárias e resultado final da unidade. 
2) Conteúdo Programático
Instrumento utilizado para registrar o conteúdo programático ministrado em cada aula. 
3) Registro da Classe
Instrumento utilizado para registrar informações referentes ao acompanhamento pedagógico 
do aluno. 
Além dos instrumentos que compõem um Diário de Classe, também há alguns componentes que 
o Assistente de Secretaria Escolar precisa conhecer, tendo em vista que alguns dados são preen�
chidos pela secretaria escolar. A legislação vigente sobre o assunto traz as seguintes orientações 
quanto às informaçõesque devem ser inseridas pela secretaria escolar:
 � Identificação da escola (nome)
 � Disciplina
 � Turno
 � Grau (Ensino Fundamental ou Médio)
 � Ano (2015, por exemplo)
 � Série/Ano
 � Turma (A, B ou C, por exemplo)
 � Nome do Professor
Também há componentes cuja responsabilidade de preenchimento é do professor. Porém, é importante que 
o Assistente de Secretaria Escolar conheça�os, pois esses dados precisarão ser conferidos, posteriormente, 
pela secretaria escolar:
 � Na parte interna do Diário de Classe, é preciso que haja a identificação do ano, bimestre, 
dos meses e dos dias letivos.
 � O registro das ausências dos alunos é feito da seguinte forma: para os alunos faltantes, 
o professor deve usar F ou f. 
 � Já o registro das presenças pode ser feito com a letra C (de comparecer). 
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3 � procedimentos escolares
 � Ponto facultativo, feriado religioso, feriado nacional ou municipal (previstos no calendário) 
devem ser registrados apenas no resumo dos conteúdos ou nas observações localizadas na 
parte inferior da estrutura.
 � Comemoração cívica e atividade letiva devem ser registradas como frequência para os alunos. 
Nesse caso, conta�se aula prevista e dada. 
 � Os registros devem ser feitos à caneta. Vale lembrar, ainda, que algumas instituições já 
utilizam sistemas escolares que disponibilizam os diários eletrônicos, dessa forma, os diários 
são impressos e validados com a assinatura dos responsáveis.
 � Caso o professor titular da sala falte, é preciso constar no registro: falta do professor, nome 
do professor substituto e o conteúdo programático desenvolvido. Em caso de licença do 
professor titular, o professor substituto deverá fazer os registros no período de substituição. 
 � Os instrumentos de avaliação (prova escrita, trabalho em grupo e outros) também devem 
ser registrados. 
 � Ao término do bimestre, os termos média, média final devem ser evitados: é preciso usar 
os termos avaliação bimestral ou, quando for o caso, avaliação final (5ª nota).
 � Quaisquer adicionais utilizados pelo professor na avaliação podem ser registrados em 
documento adicional, limitando�se o diário às informações padronizadas.
 � O resultado das avaliações será registrado conforme definido no PPP da instituição. 
Figura 7 – Exemplo de um Diário de Classe
DIÁRIO DE CLASSENome da escola Total de Aulas Previstas: 0Total de Aulas Dadas: 00
Ano
2007
Curso
ENF
Série
2
Turno
I
Turma
ENF2
Nome do Professor
Fernando Massao Higuti
Disciplina
Biofísica
Nome
Ana Maria dos Santos
João Pereira
José de Sousa
Maria da Silva
Nº
044
045
046
047
Nº
044
045
046
047
Matrícula
0-07-1-0219
0-05-1-0136
0-05-1-0134
0-07-1-0212
Número de Aulas / Data Avaliações
Total Falta
Fonte: os autores.
e) Boletim Escolar
A partir dos registros feitos no Diário de Classe é gerado o Boletim Escolar, que é um documento 
que permite ao aluno e/ou responsáveis verificar as faltas e notas desse estudante, acompanhando 
seu desempenho em cada disciplina e bimestre.
Acompanhe, a seguir, um modelo de Boletim Escolar.
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3 � procedimentos escolares
Figura 8 – Exemplo de Boletim Escolar
BOLETIM ESCOLAR
Assinatura do Responsável
Total de Faltas: x
Total de Aulas Dadas: xxx
% Total de Frequência: xx %
Ano Letivo:
Aluno: ____________________________
Turma: ____________________________
Situação Escolar: __________
LÍNGUA PORTUGUESA
INGLÊS
EDUCAÇÃO ARTÍSTICA
EDUCAÇÃO FÍSICA
HISTÓRIA
GEOGRAFIA
MATEMÁTICA
DISCIPLINAS Nota Nota Nota Nota Média
Nota
Recup.
Nota
Final
1º Bimestre 2º Bimestre 3º Bimestre 4º Bimestre
Fonte: os autores.
f ) Transferência
A transferência é a passagem do aluno de uma para outra organização escolar, e poderá ocorrer 
quando solicitada por este ou pelo responsável. Para que a transferência seja concedida é necessário 
considerar as legislações vigentes, o PPP da instituição, o período do ano, o número de vagas 
disponíveis, adaptação do currículo, dentre outros fatores.
Para tanto, é necessário um documento de transferência, que serve para que as escolas tenham um 
controle de quem está entrando e para qual série (ano) vai. Também deve ser cobrado o histórico 
escolar do aluno, onde estão as faltas e notas obtidas durante todo o período de estudo que esteve 
na antiga escola. Acompanhe, a seguir, um exemplo de requerimento de transferência.
À Escola de Educação Básica [inserir nome da escola]
Fulana de Tal, aluna regularmente matriculada no oitavo ano do Ensino Fundamental desta escola, 
vem solicitar a expedição dos documentos necessários à sua transferência para outro estabelecimento 
de ensino.
Nestes termos, pede deferimento.
g) Evasão Escolar
Evasão escolar é o que ocorre quando um aluno deixa de frequentar a escola e fica caracterizado 
o abandono escolar. Historicamente, é um dos tópicos que faz parte dos debates e análises sobre 
a educação pública.
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Vários fatores podem ocasionar a evasão escolar. Dentre eles, ensino mal aplicado por meio de 
metodologias inadequadas ou problemas sociais, por exemplo: muitos alunos precisam trabalhar, 
ajudando no sustento da família, e isso pode incentivar o abandono da escola. 
Em se tratando de evasão escolar, o MEC criou, no final do ano de 2013, um grupo para examinar 
a causa das evasões escolares. Esse Grupo de Trabalho tem o objetivo de elaborar relatório dos 
índices de evasão escolar e é formado por representantes da Secretaria de Educação Profissional 
e Tecnológica (Setec) e da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica.
h) Abandono escolar (desistência)
O problema do abandono dos estudos e da evasão preocupa os educadores e responsáveis pelas 
políticas públicas. Há muitos motivos que levam o aluno a deixar de estudar – a necessidade de 
entrar no mercado de trabalho, a falta de interesse pela escola, dificuldades de aprendizado que 
podem acontecer no percurso escolar, doenças crônicas, deficiências no transporte escolar, falta 
de incentivo dos pais, mudanças de endereço e outros. 
Para registrar as desistências, a escola precisa documentá�las. Para tanto, isso se fará em forma de 
documentação específica, assinada pelos responsáveis diretamente na secretaria escolar. Confira 
o exemplo:
[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].
À Escola de Educação Básica [inserir nome da escola]
A/C Sr. Diretor [inserir nome do Diretor]
Prezados senhores,
Eu, Josué da Silva, CPF [inserir número do CPF], RG [inserir número do RG], venho manifestar a 
desistência do meu �lho Beltrano de Tal em razão de migrar para a EJA (Educação de Jovens e Adultos).
Atenciosamente,
Josué da Silva
i) Abono de faltas
A LDB nº 9.394 determina que o aluno é obrigado a ter a frequência mínima de setenta e cinco 
por cento do total de horas letivas para aprovação. Porém, fazemos uma ressalva para a questão 
do abono das faltas, que pode ser concedido conforme legislações federais e estaduais, mediante 
apresentação de comprovação da situação prevista nessas legislações. 
Agora que você conheceu os Procedimentos Escolares, estudará e/ou aprofundará seus conhecimentos 
de Informática.
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3.4 Internet: princípios de segurança
A internet, atualmente, é um recurso básico nas organizações e residências. A prova disso é você que está aqui, 
estudando a distância, não é mesmo?
A internet teve seu início em instituições militares e hoje já tomou espaço em nossas casas. Ela tem inúmeras 
utilidades, entre elas a propaganda e a troca de informações. Em linhas gerais, a internet é um conjunto de 
computadores interligados entre si por meio de grandes estruturas de telecomunicação que permite que seus 
usuários troquem informações e produtos das mais variadas formas.
Essas informações são importantes porque, em seu cotidiano como Assistente de Secretaria Escolar, você poderá 
utilizá�las na busca por