ORGANOGRAMA_SETOR_DE_DOCUMENTOS

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EMPRESA MOBILCOM
NOME: Paula Silva Barros
CURSO: Assistente Administrativo
DISCIPLINA: Organização e Controle de Documentos
DIAGNÓSTICO MOBILCOM
Para a reestruturação da empresa MOBILCOM no setor documental podemos propor o seguinte ROTEIRO DIAGNÓSTICO:
Primeiro passo iniciaria com a organização dos documentos: 
Classificação, identificação e higienização dos documentos;
Criação de um sistema padronizado de documentos (caso não haja), a logomarca da empresa seguida pela identificação necessária;
Criação de um plano de classificação com pastas separadas em ordem alfabética; 
Identificação dos documentos internos e externos; 
Classificação do valor documental; 
Separação da natureza do documento; 
Reavaliação do documento;
Eliminação dos documentos que perderam seu valor;
Elaboração de códigos para implementação dos documentos na base de dados; 
Utilização de pastas com diferentes cores para melhor visualização dos documentos; 
Listagem impressas dos documentos, identificando sua localização para eventuais problemas com o sistema.
Com isso acredito que seria possível gerenciar os mesmo com eficiência, tendo em vista que os documentos sendo corretamente administrados quando em uma necessidade, podem ser facilmente localizados com agilidade e rapidez.
FLUXOGRAMA MOBILCOM
PRINCIPAIS SETORES DA EMPRESA MOBILCOM
ADMINISTRAÇÃO:
Responsável pelo planejamento estratégico, gestão, atribuição de tarefas, coordenação, análise de dados e supervisão de outros setores. 
Por concentrar a tomada de decisões da empresa, é o departamento mais próximo da liderança. 
Faz parte de sua responsabilidade monitorar e garantir o bom funcionamento dos demais setores. 
RECURSOS HUMANOS: 
Também pode ser chamado de departamento de pessoal ou gestão de pessoas. 
É responsável pelo recrutamento, seleção, contratação, relação e acompanhamento. Em alguns casos, também pode atuar com o relacionamento com o cliente. 
Pode atuar também com promoção de práticas de capacitação e desenvolvimento, além de atuar com qualidade de vida no trabalho. 
FINANCEIRO: 
Em algumas empresas, funciona como um setor acoplado ao administrativo. 
Como seu nome sugere, o setor financeiro é o responsável pelas finanças do grupo, atuando no planejamento financeiro, gestão dos impostos, solicitações de empréstimos e controle de investimentos. 
Sua função é garantir que o negócio funcione de maneira adequada, garantindo os recursos necessários e um fluxo de caixa saudável. 
COMERCIAL:
O objetivo desse setor é oferecer o produto e realizar as vendas ao cliente. 
Em alguns casos, é responsável não só por vender, mas também pelo pós-venda e relacionamento com o mercado. 
Pode constantemente estar relacionado com o marketing, que veremos a frente. 
MARKETING:
O marketing trabalha com a imagem institucional da empresa. 
É responsável pela elaboração de peças publicitárias, identidade visual de produtos, catálogos, brindes e organização de feiras e eventos. 
Suas ações prezam por aumentar as vendas da organização, traçando estratégias que permitam atingir resultados cada vez melhores.
ORGANOGRAMA DA EMPRESA MOBILCOM
ADMINISTRAÇÃO 
RECURSOS HUMANOS
FINANCEIRO
COMERCIAL
ADMINISTRAÇÃO
DESCRIÇÃO DO SETOR DE DOCUMENTOS
Sala de arquivo dica situada entre o departamento de recurso humanos e o financeiro. Tem as dimensões de cerca de 30m².
Itens necessários;
Mobiliário: deve ser adequado para os formatos produzidos e armazenados, possibilitando a economia de espaço e permitindo arrumar de forma racional os documentos e possibilitando também a sua expansão.
Acessórios: pastas suspensas, pastas intercaladoras e pastas de A/Z. Porém os arquivos institucionais de grande massa documental utilizam as caixas de arquivos, que são específicas para as estantes, podendo ser acondicionadas em médias 06 caixas por fileira.
Instalações: os arquivos devem atender a alguns critérios mínimos de segurança, sendo assim devem permanecer em temperatura de cerca de 22° C, podendo ser proporcionada por um ar condicionado. A iluminação em 55 lux e 75 w/l de radiação UV (de preferencia trocar as lâmpadas pela LED que agridem menos os documentos) e a umidade relativa de 55%. A composição da edificação deve ter o sistema antifogo a base de pó, bem como proteção mínima, com alarmes e sistema infravermelho. Assim como nosso computador ligado a rede.
O setor de recursos humanos será o responsável pela execução das operações do arquivo, executando as operações necessárias para manter o setor funcionando corretamente.
DIVISÃO DE AVALIAÇÃO E PROCESSAMENTO TÉCNICO
DIVISÃO DE PLATAFORMAS DE ACESSO E REPOSITÓRIO DIGITAL
DIVISÃO DE SISTEMA DE GESTÃO DE REGISTRO E DOCUMENTOS
DIVISÃO DE PROTOCOLO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS
COORDENAÇÃO DE ARQUIVOS E REGISTROS INTERMEDIÁRIOS E PERMANENTES 
COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, REGISTROS DIGITAIS E SISTEMAS
SECRETARIA DE APOIO ADMINISTRATIVO
ORGANOGRAMA DO SETOR DE DOCUMENTOS
DIREÇÃO
DIVISÃO DE CONSERVAÇÃO PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO
DIVISÃO DE DIFUSÃO, PESQUISA E AÇÃO CUTURAL 
OBRIGADA!!!
 
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