GESTAO DE MATERIAIS

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TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO
Gestão de materiais
A gestão de materiais é primordial em uma boa administração do
processo produtivo. Preocupa-se com os problemas quantitativos e
financeiros dos materiais, sejam eles matérias-primas, materiais auxiliares,
materiais em processo ou produtos acabados.
Portanto, conhecer os conceitos, as estratégias e as ferramentas
abordados neste tópico é importante para as funções do técnico em
administração no desempenho de suas atividades.
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Conceitos e princípios
Conceitos
A gestão de materiais é um processo que controla e monitora os
diversos recursos existentes dentro de uma empresa a fim de atender às
necessidades dos clientes e de seus colaboradores. Seu principal objetivo é
assegurar o abastecimento de materiais necessários para os serviços que a
empresa executa em seu exercício.
É um ramo especializado da administração que está relacionado com o
planejamento e o controle de materiais e produtos que serão utilizados na
produção, na comercialização ou para as próprias necessidades de serviços
da empresa.
A gestão de materiais trata especialmente de um conjunto de
métodos, controles e práticas relacionados à produção de um produto
ou serviço. É utilizada desde as pequenas até as grandes empresas.
Entende-se que, dentro deste contexto, encaixam-se todas as coisas
que constituem a empresa, ou seja, quaisquer produtos que não
estejam diretamente ligados a uma linha de produção, podendo até
mesmo ser materiais de escritório e materiais de limpeza.
Em outras palavras, a gestão de materiais é responsável pelo controle
das disponibilidades e das necessidades totais de uma empresa. Ela é
necessária no controle de matéria-prima, no controle de produtos em
estoque para comercialização e também no controle dos materiais de
escritório, limpeza etc.
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Ela é muito importante para o resultado financeiro de uma empresa.
Dentro das múltiplas atuações da gestão de materiais, é indispensável que
o sistema seja atualizado constantemente e que tenha a flexibilidade para
acompanhar as constantes mudanças de mercado.
Princípios da gestão de materiais
Para organizar um setor de gestão de materiais, inicialmente devemos
descrever seus princípios, que são:
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Determinar o que deve permanecer em estoque (número de itens)
Determinar quando os estoques devem ser reabastecidos (periodicidade)
Determinar quanto de estoque será necessário para um período
predeterminado (quantidade de compra)
Acionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque
(solicitação de compras)
Receber, armazenar e guardar os materiais estocados de acordo com as
necessidades
Controlar os estoques em termos de quantidade e valor (fornecer
informações sobre a posição do estoque)
Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados
dos materiais estocados
Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados
Em outras palavras, a gestão de materiais assegura o suprimento
adequado de matéria-prima, material auxiliar, peças e insumos ao
processo de fabricação. Além disso, mantém o estoque o mais baixo
possível para atendimento compatível às necessidades de vendas.
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Os principais tipos de estoque, na gestão de materiais, são:
matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados, peças
de manutenção e materiais auxiliares.
Uma das atividades principais é a identificação e a eliminação dos
itens obsoletos e defeituosos em estoque, bem como a prevenção contra
perdas, danos, extravios ou mau uso.
Outro aspecto importante é o fornecimento de dados concretos das
necessidades de estoque para a elaboração do planejamento de curto,
médio e longo prazo.
Existem diversos aspectos que devem ser definidos antes de se
montar um sistema de gestão de materiais. Esses aspectos dependem dos
tipos de estoque existentes na organização, do nível adequado de estoque
que a empresa deve possuir para atender às demandas e, por último, da
relação entre o capital envolvido e o nível de estoque existente.
Clique nas abas abaixo para visualizar o conteúdo.
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a) Matérias-primas
São os materiais básicos e necessários para a produção do produto
acabado. Seu consumo é proporcional ao volume da produção. Em
outras palavras, também podemos dizer que matérias-primas são todos
os materiais agregados ao produto acabado.
Em alguns casos, em uma empresa que fabrica produtos complexos
com inúmeros componentes, o estoque de matérias-primas pode
consistir em itens já processados, que foram comprados de outras
companhias ou transferidos de outra divisão da mesma empresa. Todas
as indústrias têm um estoque de matérias-primas de algum tipo. O
volume e/ou consumo, bem como as características físicas das
matérias-primas podem fazer com que haja variação no tempo de
reposição dos materiais.
b) Produtos em processo
O estoque de produtos em processo diz respeito a todos os materiais
que estão sendo usados no processo fabril. Eles são, em geral,
produtos parcialmente acabados que estão em algum estágio
intermediário de produção. É considerado produto em processo
qualquer peça ou componente que já foi de alguma forma processado,
mas que adquire outras características no fim do processo produtivo.
Existe relação direta entre a duração do processo produtivo e seu nível
médio de estoque de produtos em processo, ou seja, quanto maior for o
ciclo de produção, maior o nível esperado do estoque de produtos em
processo.
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c) Produtos acabados
Produtos acabados consistem em itens que já foram produzidos, mas
que ainda não foram vendidos. As indústrias que produzem por
encomenda mantêm estoque muito baixo de produtos acabados ou,
podemos dizer, de quase zero, pois, virtualmente, todos os itens já
foram vendidos antes mesmo de serem produzidos.
Para as que produzem para estoque, ocorre exatamente o contrário: os
produtos são fabricados antes da venda. O estoque é determinado pela
previsão de vendas, pelo processo produtivo e pelo investimento
exigido em produtos acabados.
d) Peças de manutenção e materiais auxiliares
A mesma importância dada à matéria-prima deverá ser dada às peças
de manutenção e aos materiais auxiliares.
A interrupção da produção gera um custo, que pode ser muito alto.
Esse custo de interrupção pode ser devido à parada de mão de obra, à
parada nos equipamentos, ao adiamento na entrega dos produtos etc.
Dessa maneira, é possível ver que a falta de peças de reposição
representa um risco tão importante quanto a falta de matéria-prima.
Sendo assim, as organizações estão dando extrema relevância a este
grupo de estoque.
Para o bom funcionamento da gestão de materiais, existe a
necessidade de obter certas informações para iniciar a operação do
sistema. Essas informações são obtidas por meio de procedimentos que
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devem ser aplicados a cada um dos tipos de estoque acima abordados
(matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados, peças de
manutenção e materiais auxiliares).
Esses procedimentos são: recebimento de materiais; inspeção de
recebimento; conferência da nota fiscal; registro no almoxarifado; e saídas.
Etapas:
1. Recebimento
2. Inspeção
3. Conferência
4. Registros no almoxarifado
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5. Saídas
Descrevemos, a seguir, cada um desses procedimentos.
Clique nas abas abaixo para visualizar o conteúdo.
a) Recebimento de materiais
O setor de recebimento de materiais realiza o desempacotamento dos
bens recebidos, a retirada das caixas etc. Após, faz a verificação das
quantidades recebidas, ouseja, verifica se estas conferem com as que
foram compradas. Ainda, confere as condições do material recebido,
isto é, confere se este corresponde ao que foi adquirido.
A fim de organizar essas informações, o setor de recebimento de
materiais preenche o relatório de recebimento, que é uma descrição
dos materiais recebidos. Nele constam: as quantidades recebidas, o
fornecedor, o número do pedido de compra, as condições dos materiais
e outras informações julgadas oportunas.
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b) Inspeção de recebimento
Em algumas situações, há necessidade de verificação completa, e
precisa dos materiais usados no processo produtivo. Para tanto, são
organizados os serviços de Inspeção de Recebimento, cuja principal
atribuição é verificar se os bens recebidos estão de acordo com as
especificações, desenhos e outras informações dadas ao fornecedor.
Às vezes, essa conferência exige testes de laboratório feitos em
amostras do material recebido, como no caso das indústrias químicas e
farmacêuticas.
Os resultados da inspeção (e do teste laboratorial, se for o caso) são
inseridos no relatório de inspeção de materiais.
c) Conferência da nota fiscal
Este setor, de posse do pedido de compra cadastrado no sistema, do
relatório de recebimento e do relatório de inspeção, realiza a
conferência da nota fiscal. Após, faz o encaminhamento para o setor de
contas a pagar.
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d) Registro no almoxarifado
O registro no almoxarifado serve para fazer o lançamento da entrada de
materiais. O registro geralmente é utilizado para manter um sistema de
inventário contínuo. Um sistema de inventário contínuo consiste em
manter, para cada item ou tipo de material, um registro que mostre a
quantidade e o valor dos materiais recebidos e entregues, além do
saldo disponível.
e) Saídas
As saídas de materiais são realizadas após o recebimento das
requisições de materiais. Essas requisições de materiais são
autorizadas e preparadas pelo setor de produção e enviadas ao
almoxarifado. Elas são necessárias para que haja um controle dos
materiais que vão saindo do estoque.