Previsão de compras em UAN

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Previsão de compras/materiais em UAN
· A gestão de materiais trata-se do conjunto de processos desenvolvidos dentro de uma unidade de alimentação coletiva, de forma centralizada ou não, destinada a suprir os diversos serviços. Contempla os insumos e materiais necessários ao atendimento e desempenho das atividades e serviços, incluindo gêneros alimentícios e de limpeza, descartáveis, utensílios e equipamentos. 
· O gerenciamento dos insumos e materiais vão desde o recebimento, armazenamento, utilização, consumo e controle, mas outros setores podem prestar apoio.
Compras em UAN
· O processo de administração de suprimentos é dinâmico e complexo, composto por várias etapas, com grande quantidade de informações e tomada de decisões. 
· A finalidade do setor de compras é alimentar o fluxo de produção de forma contínua e uniforme, evitando interrupções.
· A previsão de compras é influenciada por diversos fatores: tipo e imagem do estabelecimento, estilo da operação e sistema de serviço, ocasião para qual o item é necessário, disponibilidade financeira, disponibilidade, oportunidade, tendência do preço, cardápios planejados, per capita bruto dos alimentos e margem de segurança (10%), número de refeições, frequência de utilização dos gêneros, espaço de armazenamento disponível, quantidade do estoque, características da matéria-prima e sazonalidade. 
*Lembrar que para compras sempre considera o per capita bruto.
· Os procedimentos de compras envolvem estabelecer critérios de compras, suprir matérias primas, controle de estoque e controle de custos. 
EXEMPLO
· Quantos kg preciso de batata inglesa sabendo que o per capita bruto é de 0,135kg, são servidas 300 refeições, 2 vezes na semana e tenho no estoque 26kg.
0,135*300 = 40,5kg/dia
40,5*2 = 81kg + 10% = 89,1kg/semana
89,1 - 26 = 63,1kg
Decisão de compras
· É importante realizar um controle de matéria-prima, analisando a questão sensorial do alimento. Também deve ser feita uma visita técnica no fornecer para certificar se as condições higiênico-sanitárias estão sendo cumpridas. Também podem ser necessárias avaliações microbiológicas, físico-químicas e as condições do transporte da matéria-prima.
· Outro aspecto que deve ser considerado antes das compras é o dimensionamento da área de estocagem, o tempo de entrega do fornecedor e a escolha dos fornecedores.
ESCOLHA DOS FORNECEDORES
· Se atentar a idoneidade, capacidade de fornecimento, qualidade do produto, preço, forma de pagamento, pontualidade na entrega, veículo utilizado/acondicionamento de mercadorias, funcionários treinados e uso de EPI, localização do centro de distribuição em relação ao serviço de alimentação e a entrega definida. 
· Os registros de recebimento de mercadorias devidamente preenchidos são um importante instrumento para a avaliação adequada do fornecedor. Algumas questões norteadoras nesse processo de avaliação são:
- O fornecedor foi qualificado para atender a instituição?
- Estão sendo cumpridos os prazos definidos de entrega?
- Os produtos entregues estão em conformidade com o solicitado?
- Os resultados estão dentro dos parâmetros exigidos por legislação?
- Se não estão, esse fornecedor está sendo sinalizado?
- Esse fornecedor está dando retorno?
- Existe um percentual de não conformidade estabelecido para desqualificar esse fornecedor?
ESCOLHA DO COMPRADOR
· Muitas vezes, o próprio nutricionista atua como o comprador, mas depende da organização da empresa. Independentemente de quem seja, deve ser uma pessoa com habilidades técnicas para definir as compras, quantificar, especificar a matéria-prima, saber sobre armazenamento, ter domínio sobre os instrumentos de controle e administração.
SOLICITAÇÃO AO FORNECEDOR 
· A solicitação é feita após previsão, ou seja, depois da verificação no estoque. Em seguida, é especificado a quantidade e qualidade do produto a ser comprado. Essa é uma etapa muito importante para garantir a qualidade da matéria-prima.
· A entrega pode ser única ou parcelada, assim como a solicitação pode ser diária ou semanal para produtos perecíveis e quinzenal ou mensal (bimestral ou trimestral) para não perecíveis.
Processo de compras
O NUTRICIONISTA
· Elaborar um descritivo dos itens que deseja comprar com todos os materiais especificados de acordo com a necessidade e a legislação vigente.
· Elaborar uma lista dos produtos necessários por período (diário, semanal...) de acordo com a natureza do produto.
· Encaminhar a previsão para o departamento de compras (quando houver).
O SETOR DE COMPRAS
· Recebe a previsão de materiais.
· Elabora pesquisa de fornecedores e preços.
· Analisa as propostas e documentos do fornecedor (licitação).
· Emite uma ordem de compra ou fornecimento.
· Envia cópia do pedido de compras para o setor responsável pelo recebimento.
O SETOR DE RECEBIMENTO
· Confere a nota fiscal com o pedido de compra.
· Recebe o material após a avaliação qualitativa e quantitativa (garantem segurança).
· Preenche os formulários de avaliação do material.
· Encaminha o material para armazenamento e a nota fiscal para o setor financeiro.
· Armazena o material de acordo com suas características (itens secos, frios etc.)
· Inicia o controle do estoque.
FICHAS DE RECEBIMENTO
· Devem conter informações sobre o fornecedor (identificação, meios de contato etc.), sobre o veículo de transporte, sobre o entregador (se está seguindo as normas) e informações dos produtos (temperatura, validade, embalagem, cor, odor, aparência, textura). Essas fichas devem conter assinatura por quem recebeu e pelo fornecedor.
Identificação do produto
· É a correta descrição dos insumos que devem ser adquiridos. Descrever o item de maneira adequada evita diversos problemas e mantém o padrão de qualidade do serviço.
Procedimento de compras
· O tipo de empresa (pública ou privada) influencia no procedimento de compras. Quando privada, o maior objetivo é resultado financeiro favorável (+lucros e - custos). Já empresas públicas visam a transparência e otimização dos recursos financeiros, sem pensar em lucros.
· É indicado que o setor de compras compare os preços de, pelo menos, 3 fornecedores do mesmo produto e marca (quando possível), pesquise promoções de cada fornecedor, verifique o frete e compare o custo final do produto (perdas de descongelamento e pré-preparo para chegar ao custo final do kg).
· Falhas na aquisição de matéria-prima pode aumentar o estoque sem aumentar o consumo, espelho de estocagem reduzido, mudança de cardápio por falta de matéria-prima e reposição irregular de matéria-prima.
· Os procedimentos de compras podem ser informais ou abertos em empresas privadas, por negociações verbais, por telefone, e-mail. Já empresas públicas obrigatoriamente devem realizar licitações ou procedimentos formais, dando oportunidade a todos os fornecedores qualificados. 
LICITAÇÃO
· Tem a finalidade de selecionar a proposta mais vantajosa. Ocorre por meio de edital ou convite. 
· A empresa deve ter idoneidade financeira, ter habilitação (jurídica, regularidade fiscal, qualificação técnica, econômica e financeira).
· No julgamento verifica se o produto ou serviço oferecido pelos licitantes está de acordo com o que está indicado no edital.
· Na homologação verifica se o processo licitatório ocorreu de cordo com todas as regras legais e com o edital.
· Na adjudicação é entregue o objeto da licitação a vencedor.
· Existem 3 principais modalidades de licitações que se destinam à aquisição de bens e serviços, diferenciando-se pelo volume de recursos envolvidos. 
- Carta convite: Até R$ 80.000,00
- Tomada de preços: Até R$ 650.000,00
- Concorrência: Acima de R$ 650.000,00
· O pregão é um tipo de licitação destinado à aquisição de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor da contratação, em que a disputa pelo fornecimento é feita por meio de propostas e lances em sessão pública (como um leilão invertido).