Prontuário do Colaborador - UC 4 - TRH - Senac

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Recursos Humanos
Prontuário do colaborador:
conceito e documentos a serem arquivados
Após o processo de contratação e admissão, o departamento de pessoal deve
criar o prontuário para o novo colaborador, que é o local no qual se arquivam os
documentos referentes à trajetória do profissional na empresa.
O prontuário do colaborador também é conhecido como pasta do empregado e
tem a mesma finalidade. Esses prontuários devem estar arquivados em ordem
alfabética, de forma organizada e de fácil localização.
O profissional responsável pela confecção do prontuário irá arquivar
primeiramente os seguintes documentos:
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Solicitação de vaga pelo requisitante.
Documento de solicitação de emprego, preenchida pelo empregado ao
candidatar-se ao emprego.
Currículo profissional.
Cópias dos documentos pessoais.
Via do Contrato de Trabalho devidamente assinada.
Via do acordo de compensação de horas de trabalho, quando houver.
Via do acordo de prorrogação de horas de trabalho, quando houver.
Via da declaração de encargos de família para fins de Imposto de
Renda.
Via do termo de responsabilidade para o salário-família.
Via do termo de opção do vale-transporte.
Via do Atestado de Saúde Ocupacional – ASO (exame admissional).
No decorrer do contrato de trabalho, são arquivados em ordem cronológica
outros documentos importantes, como:
Aviso e recibo de férias
Avisos de promoções e transferências
Documentos disciplinares (advertência, suspensão)
É importante destacar que, quando houver alguma alteração de dependentes,
de endereço, de estado civil, ou alguma outra, os impressos respectivos serão
substituídos pelos atualizados.
Dessa forma, os prontuários devem estar sempre atualizados e com os
documentos em ordem, para que possam orientar as análises referentes à vida
profissional do empregado. Também são importantes para que não ocorra problemas
com a fiscalização do Ministério do Trabalho.
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O empregado deve ter um único prontuário, que o acompanhará em sua
trajetória dentro da empresa.
Digitalização dos documentos do prontuário
do colaborador
Vivemos na era da informação e o papel, neste contexto, cedeu o seu lugar
para a informação digital. Mas, a organização, independentemente do seu porte e
ramo, deve guardar, obrigatoriamente, os documentos da área de recursos
humanos.
A área de recursos humanos é responsável pela administração dos processos
organizacionais e também do gerenciamento das pessoas. Assim, essa área produz
um grande número de documentos, pois registra todo o histórico do empregado
durante o vínculo empregatício.
Diversas empresas optam por terceirizar o seu arquivo inativo. Situação que
geralmente ocorre pela questão de espaço físico ou com o objetivo de redução de
custos, pois, caso opte por manter o arquivo próprio, precisará manter um
empregado voltado exclusivamente para este tipo de controle.
O serviço oferecido pelas empresas terceirizadas é de armazenamento virtual,
digitalizando toda a documentação encaminhada pela empresa contratante. No
entanto, é preciso ter cuidado porque, na digitalização de documentos, podem
ocorrer falhas, deixando a documentação incompleta no arquivo digital.
Outro fator preocupante está relacionado com o responsável pela realização do
serviço de digitalização dos documentos, pois, muitas vezes, este profissional não
tem plena noção do que os documentos representam.
Essas são algumas desvantagens de terceirizar o serviço de digitalização dos
documentos. Uma implicação séria, que pode vir a ocorrer, está relacionada, por
exemplo, com a solicitação de algum documento, por um colaborador que já não faz
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mais parte da empresa, para comprovar aposentadoria especial junto à Previdência
Social, pois, depois de incinerado algum documento importante e não existindo cópia
digitalizada, sem dúvida haverá prejuízo para a empresa e também para o
solicitante.
Guarda e conservação de documentos do
prontuário do colaborador
É importante saber que alguns cuidados devem ser adotados quando tratamos
de documentação trabalhista. Destaca-se a questão das possíveis reclamatórias
trabalhistas, na qual o ex-colaborador poderá reivindicar direitos retroativos aos
últimos 5 (cinco) anos trabalhados, mas isso no máximo no prazo de 2 (dois) anos,
contados da data de seu desligamento para o ingresso da referida ação.
Por isso a importância de guardar corretamente a documentação. Caso um
documento venha a faltar para sustentar a tese da defesa, será objeto de
condenação da empresa, e essa deverá pagar novamente aquilo que já havia pago.
A falta de comprovante de entrega da época devida, quanto a vale transporte
ou alimentação, implicará para a empresa o pagamento, novamente, dos valores,
acrescidos de juros e correção monetária.
Desta forma, caso a empresa opte por terceirizar seus arquivos, antes de
descartar os documentos que serão digitalizados, é necessário fazer uma
conferência física e virtual, preferencialmente realizada por um profissional, da área
de departamento pessoal ou recursos humanos, que possua o conhecimento técnico
necessário para fazer a conferência de toda a documentação e de seus respectivos
prazos de guarda legais.
Os prazos de guarda dos documentos do prontuário do colaborador devem ser
observados conforme tabela 1:
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Documentos Tempo deguarda
Termo de rescisão do contrato
de trabalho
Aviso prévio
Pedido de demissão
2 anos
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Acordo de compensação
Acordo de prorrogação de horas
Atestado médico
Autorização para descontos não
previstos em lei
Cartões, fichas ou livros de
ponto
Comprovante de entrega da
Comunicação de Dispensa (CD)
Documentos relativos a créditos
tributários (IR)
Documentos relativos às
eleições da CIPA
Guias de Recolhimento de
contribuição sindical,
assistencial e confederativa
(para contribuições descontadas
e não recolhidas não corre prazo
prescricional)
Mapa Anual de acidentes do
trabalho, Recibo de 13º salário
Recibo de abono de férias
Recibo de adiantamento do 13º
salário
Recibo de entrega do
Requerimento Seguro-
Desemprego (SD)
Recibo de gozo de férias
Recibos de adiantamento
Recibos de pagamento
5 anos
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Relação de contribuição sindical,
assistencial e confederativa
Solicitação da 1ª parcela do 13º
salário
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e
Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador. 20 anos
Dados obtidos nos exames médicos
(admissional, periódico, de retorno ao trabalho,
mudança de função e demissional), incluindo
avaliação clínica e exames complementares, as
conclusões e as medidas aplicadas (contados
após o desligamento do trabalhador).
20 anos
Tabela – Tempo de guarda de documentação do colaborador
Fonte: Adaptado de SISPRO. Disponível em:
<http://www.sispro.com.br/blog/recursos-humanos/como-organizar-documentos-de-
rh-e-departamento-pessoal/>. Acesso em: 07 jul. 2017.
Vamos recapitular!
O prontuário ou pasta do colaborador é o local de guarda de todos os documentos (pessoais e
profissionais), na qual está registrada sua trajetória profissional na empresa.
Organizar os prontuários em ordem alfabética e em local adequado é fundamental para localizá-
los rapidamente. Dessa maneira, atende-se às necessidades da empresa e do colaborador.
Documentos ocupam muito espaço físico, por isso guardar caixas de arquivos inativos é um
hábito que está caindo em desuso. Para garantir a segurança dos documentos, muitas empresas
buscam terceirizar o serviço de guarda deles.
Devido ao grande volume de documentos a empresa deve se preocupar em digitalizar, para que
não ocorra extravios ou descarte incorreto. Terceirizar o serviço auxilia no processode
digitalização e guarda porque, muitas vezes, o espaço físico da empresa não comporta o grande
volume de documentos produzidos.
Devido ao grande volume de documentos a empresa deve se preocupar em
digitalizar, para que não ocorra extravios ou descarte incorreto. Terceirizar o serviço
auxilia no processo de digitalização e guarda porque, muitas vezes, o espaço físico
da empresa não comporta o grande volume de documentos produzidos.
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Os conhecimentos de apoiar e executar ações referentes a rotinas de
admissão e demissão de colaboradores está totalmente em destaque nesta unidade
curricular, pois a temática, Prontuário do colaborador: conceito e documentos a
serem arquivados, apresenta os passos iniciais que são praticados pela
organização ao contratar, e também os finais quando o colaborador vem a ser
desligado.