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ElEtrônicos
Prof.ª Heloísa Costa
GEstão 
ArquivísticA dE 
documEntos
Indaial – 2022
1a Edição
Impresso por:
Elaboração:
Prof.ª Heloísa Costa
Copyright © UNIASSELVI 2022
 Revisão, Diagramação e Produção:
Equipe Desenvolvimento de Conteúdos EdTech
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI
Ficha catalográfica elaborada pela equipe Conteúdos EdTech UNIASSELVI
C837g
Costa, Heloísa
Gestão arquivística de documentos eletrônicos / Heloísa Costa – 
Indaial: UNIASSELVI, 2022.
219 p.; il.
ISBN 978-85-515-0657-8
ISBN Digital 978-85-515-0658-5
1. Documentos eletrônicos. – Brasil. II. Centro Universitário 
Leonardo da Vinci.
CDD 350
 Caro acadêmico! Estamos em contato novamente em mais um encontro para 
aprendizado! Desta vez, vamos abordar o documento eletrônico – presente no dia a dia 
de instituições públicas e privadas, que produzem e recebem documentos decorrentes 
de suas atividades-meio e fim com cada vez mais intensidade no meio digital – bem 
como seu gerenciamento de acordo com os padrões arquivísticos.
A proliferação do documento digital traz para as entidades a necessidade de 
planejar e estabelecer processos voltados ao gerenciamento desse tipo de documento, 
que envolve muito mais do que só a organização, armazenamento, preservação e 
acesso no meio digital, apresentando, também, como fator relevante, a garantia da 
confiabilidade, autenticidade e fidedignidade dos documentos sob o ponto de vista 
fiscal, legal e histórico.
A gestão arquivística de documentos eletrônicos é uma prática consolidada pela 
legislação nacional e internacional, e que no Brasil tem como órgão regulamentador 
o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). De acordo com o Conarq (2020a), no meio 
eletrônico, as operações técnicas e procedimentos são os mesmos que os utilizados na 
gestão de documentos convencionais, com o acréscimo dos sistemas informatizados 
de gerenciamento eletrônico. A gestão de documentos arquivísticos eletrônicos segue 
os conceitos arquivísticos, prezando tratar e controlar os documentos desde sua 
produção, passando pela tramitação, uso e preservação, até sua destinação final, sendo 
eliminados ou preservados para sempre.
É um cenário desafiador para os profissionais da informação, tendo em vista que 
a vulnerabilidade dos documentos produzidos e tramitados no ambiente digital é maior 
e, como será visto, os documentos digitais possuem características próprias, exigindo 
um tratamento voltado às suas particularidades.
Assim, neste livro, nós estudaremos aspectos que envolvem a gestão arquivística 
de documentos eletrônicos, visando proporcionar o entendimento necessário para 
subsidiar o trabalho do arquivista com relação aos conceitos aplicados à temática e ao 
uso dessas normativas no desenvolvimento de suas atividades.
Na Unidade 1, abordaremos os conceitos que envolvem a gestão arquivística 
de documentos eletrônicos, tais como documento arquivístico, documento digital e 
documento eletrônico, apresentando suas diferenças. 
Também veremos a definição da política arquivística, designação de 
responsabilidades, planejamento e implantação do programa de gestão arquivística de 
documentos; e o “e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados 
APRESENTAÇÃO
de gestão arquivística de documentos”, que traz a especificação de requisitos, as 
funcionalidades, aborda os metadados, segurança, identificação e contexto dos 
documentos digitais. Apresentaremos, também, os formatos e padrões internacionais, 
tais como: PDF, PDF/A, PDF/E PDF/UA.
Em seguida, na Unidade 2, estudaremos a legislação sobre documentos 
eletrônicos, a partir da apresentação dos documentos norteadores fornecidos pelo 
Conarq para além do e-ARQ Brasil, entre eles: as diretrizes para a implementação de 
repositórios arquivísticos digitais confiáveis (RDC-Arq); as diretrizes do produtor e do 
preservador (Interpares); as diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos 
arquivísticos digitais; e a carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital. 
Também abordaremos informações sobre ICP-Brasil e Certificação digital, legislação 
brasileira, políticas e segurança da informação arquivística.
Por fim, na Unidade 3, aprenderemos a conservação e preservação de 
documentos eletrônicos, buscando entender como acontece a organização dos 
documentos digitais e digitalizados; suas características; avaliação e estratégias para 
evitar as perdas, para garantir o acesso e evitar a adulteração de dados e documentos 
e suportes (fidedignidade e autenticidade), e conhecer os metadados de preservação. 
Também abordaremos as políticas de preservação digital e conheceremos o histórico 
da preservação de documentos eletrônicos, quais os principais desafios do ambiente digital 
e os dez mandamentos da preservação digital. Por último, serão apresentadas as técnicas 
de preservação digital (migração, conversão, encapsulação, emulação, microfilmagem e 
digitalização), bem como as informações sobre o processo de digitalização, conceitos e 
equipamentos utilizados.
 
Bons estudos!
Prof.ª Heloísa Costa
Olá, acadêmico! Para melhorar a qualidade dos materiais ofertados a você – 
e dinamizar, ainda mais, os seus estudos –, nós disponibilizamos uma diversidade de QR 
Codes completamente gratuitos e que nunca expiram. O QR Code é um código que permite 
que você acesse um conteúdo interativo relacionado ao tema que você está estudando. Para 
utilizar essa ferramenta, acesse as lojas de aplicativos e baixe um leitor de QR Code. Depois, 
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melhor o que são essas informações adicionais e por que você 
poderá se beneficiar ao fazer a leitura dessas informações 
durante o estudo do livro. Ela trará informações adicionais 
e outras fontes de conhecimento que complementam o 
assunto estudado em questão.
Na Educação a Distância, o livro impresso, entregue a todos 
os acadêmicos desde 2005, é o material-base da disciplina. 
A partir de 2021, além de nossos livros estarem com um 
novo visual – com um formato mais prático, que cabe na 
bolsa e facilita a leitura –, prepare-se para uma jornada 
também digital, em que você pode acompanhar os recursos 
adicionais disponibilizados através dos QR Codes ao longo 
deste livro. O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura 
interna foi aperfeiçoada com uma nova diagramação no 
texto, aproveitando ao máximo o espaço da página – o que 
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apresentamos também este livro no formato digital. Portanto, 
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verá frequentemente o novo visual adquirido. Todos esses 
ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos 
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Conte conosco, estaremos juntos nesta caminhada!
SUMÁRIO
UNIDADE 1 — GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS 
E O SIGAD ..........................................................................................1
TÓPICO 1 — O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL ........................................... 3
1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 3
2 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS .............................. 3
2.1 CONCEITOS.............................................................................................................................5
2.1.1 Características do documento arquivístico ...........................................................9
2.2 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED) ......................................10
2.2.1 Vantagens e desvantagens do GED .....................................................................13
RESUMO DO TÓPICO 1 .......................................................................................... 21
AUTOATIVIDADE ...................................................................................................22
TÓPICO 2 — GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ...................................25
1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................25
2 PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS DA GESTÃO 
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ....................................................................26
2.1 MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO 
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS – E-ARQ BRASIL ................................................28
2.2 METODOLOGIA PARA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO ......................34
2.3 PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS DO SISTEMA DE GESTÃO 
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS E CONVENCIONAIS .......................... 37
2.4 INSTRUMENTOS UTILIZADOS NA GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ..... 39
2.5 MANUAL DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS .........................................41
2.6 CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO E SEGURANÇA ............................................................ 42
2.7 GLOSSÁRIO .........................................................................................................................43
2.8 VOCABULÁRIO CONTROLADO E TESAURO ................................................................44
RESUMO DO TÓPICO 2 ..........................................................................................46
AUTOATIVIDADE ................................................................................................... 47
TÓPICO 3 — SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE 
DOCUMENTOS (SIGAD) ....................................................................49
1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................49
2 ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS E FUNCIONALIDADES ...............................49
3 METADADOS ...................................................................................................... 51
3.1 METADADOS NO E-ARQ BRASIL ....................................................................................54
3.2 NORMAS METADADOS ..................................................................................................... 55
4 O FORMATO PDF ................................................................................................ 57
LEITURA COMPLEMENTAR ..................................................................................59
RESUMO DO TÓPICO 3 ...........................................................................................71
AUTOATIVIDADE ................................................................................................... 72
REFERÊNCIAS ....................................................................................................... 75
UNIDADE 2 — REGULAÇÃO E POLÍTICA ARQUIVÍSTICA..................................... 81
TÓPICO 1 — POLÍTICAS PÚBLICAS ARQUIVÍSTICAS ..........................................83
1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................83
2 POLÍTICAS PÚBLICAS .......................................................................................85
3 POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS .............................................................................90
RESUMO DO TÓPICO 1 ..........................................................................................94
AUTOATIVIDADE ...................................................................................................95
TÓPICO 2 — SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E VALIDADE DE 
DOCUMENTOS DIGITAIS .................................................................. 97
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 97
2 ICP-BRASIL E CERTIFICAÇÃO DIGITAL ...........................................................98
2.1 TERMINOLOGIA .................................................................................................................. 101
3 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA .............................................102
3.1 ACESSO À INFORMAÇÃO ............................................................................................... 103
3.2 OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA ................................................................................ 104
RESUMO DO TÓPICO 2 ........................................................................................ 107
AUTOATIVIDADE .................................................................................................108
TÓPICO 3 — DOCUMENTOS NORMATIVOS FORNECIDOS PELO CONARQ ........ 111
1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................... 111
2 DIRETRIZES PARA A IMPLEMENTAÇÃO DE REPOSITÓRIOS 
ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS CONFIÁVEIS – RDC-ARQ ..................................... 114
3 DIRETRIZES DO PRODUTOR E DO PRESERVADOR (INTERPARES) .............. 118
3.1 INTERPARES 1 – DIRETRIZES DO PRODUTOR ........................................................... 119
3.1.1 Recomendações: produção, uso e preservação de documentos 
arquivísticos digitais ............................................................................................... 120
3.2 INTERPARES 2 – DIRETRIZES DO PRESERVADOR ..................................................127
3.3 INTERPARES 3 – DIRETRIZES DO PRESERVADOR ..................................................129
3.4 INTERPARES TRUST ....................................................................................................... 130
4 DIRETRIZES PARA A PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE DE 
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS ......................................................131
5 CARTA PARA A PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO 
DIGITAL.............................................................................................................133
LEITURA COMPLEMENTAR ................................................................................ 135
RESUMO DO TÓPICO 3 ........................................................................................142
AUTOATIVIDADE .................................................................................................143
REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 147
UNIDADE 3 — PRESERVAÇÃO DIGITAL .............................................................. 153
TÓPICO 1 — POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL ........................................ 155
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................155
2 POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL E A TECNOLOGIA ........................... 156
2.1 CONTEXTUALIZAÇÃO ..................................................................................................... 158
2.2 OS MANDAMENTOS DA PRESERVAÇÃO DIGITAL .................................................... 159
RESUMO DO TÓPICO 1 ........................................................................................ 165
AUTOATIVIDADE ................................................................................................. 166
TÓPICO 2 — PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS ...................... 169
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................... 169
2 PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO NA ERA DIGITAL ...................................... 170
2.1 METADADOS DE PRESERVAÇÃO ..................................................................................174
2.1.1 Interoperabilidade ....................................................................................................176
RESUMO DO TÓPICO 2 ........................................................................................ 181
AUTOATIVIDADE .................................................................................................182
TÓPICO 3 — TÉCNICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL ........................................185
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................185
2 ESTRATÉGIAS PARA PRESERVAÇÃO DIGITAL ..............................................186
2.1 ADESÃO DE PADRÕES .................................................................................................... 186
2.2 ELABORAÇÃO DE MANUAIS E GUIAS .........................................................................187
2.3 MIGRAÇÃO ........................................................................................................................ 188
2.3.1 Migração para suportes analógicos ................................................................... 189
2.3.2 Migração a pedido ................................................................................................. 189
2.3.3 Migração distribuída ............................................................................................. 190
2.4 CONVERSÃO...................................................................................................................... 191
2.5 EMULAÇÃO ........................................................................................................................ 191
2.6 ENCAPSULAÇÃO ..............................................................................................................192
2.7 CONSERVAÇÃO DE HARDWARE E SOFTWARE .........................................................193
2.8 MICROFILMAGEM .............................................................................................................193
2.9 DIGITALIZAÇÃO ................................................................................................................ 195
LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................... 200
RESUMO DO TÓPICO 3 ....................................................................................... 209
AUTOATIVIDADE .................................................................................................210
REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 213
1
UNIDADE 1 — 
GESTÃO ARQUIVÍSTICA 
DE DOCUMENTOS 
ELETRÔNICOS E O SIGAD
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
PLANO DE ESTUDOS
 A partir do estudo desta unidade, você deverá ser capaz de:
• diferenciar o documento convencional, digital e eletrônico;
• reconhecer o conjunto de procedimentos e operações técnicas de um Sistema de 
Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD);
•	 identificar	os	documentos	arquivísticos	por	meio	de	suas	características;
• constatar as etapas do Programa de Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos 
fornecido pelo Conarq.
 Esta unidade está dividida em três tópicos. No decorrer dela, você encontrará 
autoatividades com o objetivo de reforçar o conteúdo apresentado.
TÓPICO 1 – O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
TÓPICO 2 - GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
TÓPICO 3 – SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE 
DOCUMENTOS (SIGAD)
Preparado para ampliar seus conhecimentos? Respire e vamos em frente! Procure 
um ambiente que facilite a concentração, assim absorverá melhor as informações.
CHAMADA
2
CONFIRA 
A TRILHA DA 
UNIDADE 1!
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3
O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
TÓPICO 1 — UNIDADE 1
1 INTRODUÇÃO
O avanço da tecnologia traz frequentes mudanças para diversas áreas, e com 
a Arquivologia isso não é diferente, pois os documentos convencionais (ou analógicos) 
evoluíram para os documentos digitais, tendo em vista os novos mecanismos de 
registro e de comunicação da informação. Essa evolução do documento agregou novas 
características aos documentos convencionais, que passaram a ser gerados em meios 
eletrônicos e armazenados em suportes magnéticos e óticos, em formato digital.
Os	 documentos	 digitais	 demandam	 do	 profissional	 da	 informação	 um	 novo	
olhar para a gestão de documentos, que compreende a produção, uso, organização, 
classificação	e	preservação	dos	documentos	no	meio	eletrônico.	Nessa	via,	o	arquivista	
precisa conhecer as funções e atividades de uma pessoa jurídica (empresa), ou ainda os 
documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física, para então poder estruturar o 
processo de gestão arquivística de documentos.
Por ter relevante valor para as pessoas e instituições, a informação é um valioso 
ativo no âmbito organizacional. Nesse sentido, o arquivista, que tem como tarefa principal 
tratar, organizar e dar acesso à informação contida nos documentos de arquivo, passa a 
ser um recurso-chave para auxiliar na tomada de decisão nas instituições. Por isso, 
é	essencial	que	esse	profissional	 se	mantenha	atualizado	frente	às	novas	formas	de	
trabalho, bem como à adaptação das antigas.
Assim, seguindo as normativas do Conarq e autores que são referência na área 
arquivística, (Bellotto, 2007; Lacombe; Rondinelli, 2016; Santos, 2002; Santos, 2017; 
Santos; Inarelli; Souza, 2009, dentre outros), vamos abordar, no Tópico 1, os conceitos 
que envolvem a gestão arquivística de documentos eletrônicos, como: documento 
arquivístico, documento digital e documento eletrônico, procedimentos e operações 
técnicas	 da	 gestão	 de	 documentos,	 o	 significado	 de	 GED/GDE/GEAD,	 vantagens	 e	
desvantagens do ambiente GED e conhecer o e-ARQ Brasil e o modelo de requisitos 
para um SIGAD.
2 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS 
ELETRÔNICOS
A revolução das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) trouxe 
para nosso dia a dia e para a rotina das instituições o registro das atividades em meio 
eletrônico, gerando documentos arquivísticos. 
4
Assim, as práticas de gestão documental necessitaram ser revisitadas e 
adaptadas para essa nova realidade: a de que o documento digital não possui a 
estabilidade do documento convencional e necessita de um olhar mais atento às 
questões	de	durabilidade,	visando	garantir	a	sua	autenticidade	e	fidedignidade.	
Se considerarmos a intervenção humana e a obsolescência tecnológica – tendo 
em vista que as TICs continuam em processo de renovação –, podemos perceber que 
o	desafio	do	 arquivista	 consiste	 em	olhar	 para	 a	 gestão	 arquivística	de	documentos	
eletrônicos de forma cuidadosa, controlando e acompanhando os procedimentos 
de produção, tramitação, uso, arquivamento e preservação do documento digital, de 
maneira que a função maior dos arquivos se cumpra: o acesso aos documentos.
Da mesma forma que os documentos convencionais, a gestão correta, dentro 
dos padrões preestabelecidos pelo Conarq e das normativas da área da Arquivologia, 
bem	 como	 a	 orientação	 de	 profissionaisespecializados	 em	 documentos	 digitais,	
cientistas e professores que estudam a matéria, auxiliam no controle e redução de 
massas documentais encontradas nas instituições, massas estas que passaram a ser 
híbridas (em papel e em meio eletrônico). 
O crescimento e acúmulo dos documentos digitais é tão real no meio eletrônico 
quanto no meio convencional, sendo que, se neste é necessário espaço físico para 
alocar os documentos acumulados, no meio eletrônico o espaço disponibilizado em 
servidores ou na nuvem também se constitui em investimentos expressivos para seu 
armazenamento, recuperação e segurança. 
A Resolução do Conarq nº 20, de 16 de julho de 2004, que dispõe sobre a 
inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos 
dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, relembra em 
seu texto o dever do Poder Público com relação à necessidade da aplicação da gestão 
documental, em que ressalta o exposto no Quadro 1.
QUADRO 1 – OBSERVAÇÕES DO CONARQ SOBRE A NECESSIDADE DA GESTÃO DOCUMENTAL
A gestão arquivística de documentos, independente da forma ou do suporte adotados, 
tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a preservação de documentos 
arquivísticos	fidedignos,	autênticos	e	compreensíveis,	e	o	acesso	a	estes.
As organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais produzindo 
documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital e que governos, 
organizações e cidadãos dependem do documento digital como fonte de prova e 
informação, e garantia de direitos. 
Os documentos digitais são suscetíveis à degradação física e à obsolescência 
tecnológica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco o 
patrimônio arquivístico digital.
Somente	com	a	participação	ativa	das	instituições	e	profissionais	de	arquivo	no	processo	
de gestão arquivística serão assegurados a preservação de longo prazo de documentos 
em formato digital e o acesso contínuo a esses documentos.
FONTE: Brasil (2004, p. 5)
5
Essa	resolução	assevera	que	os	documentos	arquivísticos	sejam	 identificados	e	
preservados independente de sua forma ou suporte, produzido e recebido no decorrer 
das atividades de um órgão, entidade ou pessoa (BRASIL, 2004).
Assim, as técnicas e procedimentos que envolvem a gestão arquivística de 
documentos eletrônicos são tão importantes quanto as de gestão arquivística de 
documentos	convencionais,	pois	sua	finalidade	e	propósito	são	os	mesmos:	gerenciar	
o ciclo de vida dos documentos, racionalizar a massa documental, organizar para 
otimização de espaço e para acesso, uso e reuso dos documentos.
Buscando ainda trazer as condições essenciais para o tratamento e 
gerenciamento de documentos digitais, o Conarq publicou, em 2005, o e-ARQ Brasil, 
“uma	 especificação	 de	 requisitos	 a	 serem	 cumpridos	 pela	 organização	 produtora/
recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios 
documentos,	 a	 fim	 de	 garantir	 sua	 confiabilidade	 e	 autenticidade,	 assim	 como	 sua	
acessibilidade” (CONARQ, 2020a, p. 15), cuja versão foi atualizada em julho de 2020.
 
Consequentemente, a adoção desses requisitos implica a implementação 
de políticas e procedimentos administrativos para fornecer a evidência necessária à 
garantia da autenticidade, o que veremos ao longo deste livro.
2.1 CONCEITOS
Para dar conta do entendimento da gestão arquivística de documentos 
eletrônicos precisamos conhecer os principais conceitos que envolvem o processo, 
bem como as diferenças já estabelecidas na literatura.
Como estamos tratando do documento digital, vale relembrar o conceito 
de documento: “É a unidade de registro de informações, suscetível de consulta, 
estudo, prova e pesquisa, em que se comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e 
pensamentos do homem numa determinada época ou lugar” (INDOLFO, 1995, p. 11). 
“É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de 
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida 
e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar” (BRASIL, 2002, p. 3). 
Dentre os conceitos mais importantes que veremos nesta unidade estão o conceito de: 
documento arquivístico, documento digital, documento arquivístico digital e documento 
arquivístico	convencional,	como	podemos	verificar	na	Figura	1.
6
FIGURA 1 – CONCEITOS DEFINIDOS CONFORME O e-ARQ Brasil
DOCUMENTO 
ARQUIVÍSTICO CONVENCIONAL
É um documento arquivístico 
não digital
DOCUMENTO 
ARQUIVÍSTICO DIGITAL
É um documento digital que é 
tratado e gerenciado como um 
documento arquivístico, ou seja, 
incorporado ao sistema de arquivos
DOCUMENTO DIGITAL
É a informação registrada, 
codificada	em	dígitos	binários	e	
acessível por meio de sistema 
computacional.
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
É	um	documento	produzido	e/
ou recebido e mantido por pessoa 
física ou jurídica, no decorrer das 
suas atividades, qualquer que seja o 
suporte, e dotado de organicidade. 
CONCEITOS
FONTE: Conarq (2005, p. 9)
No	 Dicionário	 de	 Terminologia	 Arquivística	 encontramos	 definição	 similar	 à	
apresentada	no	e-ARQ	Brasil,	de	que	documento	digital	é	o	“Documento	codificado	em	
dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional” (ARQUIVO NACIONAL, 
2005, p. 75). 
Já o documento eletrônico consiste em um “Gênero documental integrado por 
documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, 
como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, 
p. 75). Dessa forma, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento 
eletrônico é digital. 
Na Figura 2 são apresentados alguns exemplos de documento digital e de 
documento eletrônico.
FIGURA 2 – EXEMPLOS DE DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO
DOCUMENTO 
DIGITAL
DOCUMENTO 
ELETRÔNICO
É acessível e interpretável por meio de um 
equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, 
filmadora,	computador	com	leitor	de	CD/DVD).	
Exemplos:	filme	em	VHS,	música	em	fita	cassete,	
informação	digital	em	CD/DVD.	
Exemplos: texto em PDF, planilha de cálculo em 
Microsoft	Excel,	áudio	em	MP3,	filme	em	AVI.
FONTE: A autora
7
Rondinelli (2005), ao tratar do gerenciamento arquivístico de documentos 
eletrônicos, apresenta um quadro comparativo do documento convencional versus 
documento digital, o qual reproduzimos e discutimos no Quadro 2.
QUADRO 2 – PECULIARIDADES DO DOCUMENTO CONVENCIONAL E DO DOCUMENTO DIGITAL
Documento convencional Documento eletrônico
Peculiaridades quanto ao registro e uso de símbolos
Suporte: papel
Símbolos: alfabeto, desenhos.
Leitura direta
Suporte: magnético ou óptico.
Símbolos: dígitos binários.
Leitura	indireta	(hardware/software)
Peculiaridades quanto à conexão entre conteúdo e suporte
Conteúdo e suporte: não se separam; 
visualização simultânea de ambos.
Conteúdo e suporte: perfeitamente separáveis; 
visualização não simultânea de ambos.
Peculiaridades quanto à forma física
Tipo e tamanho da letra; idioma; cor; símbolos 
(logomarca).
Tipo e tamanho da letra (fonte); idioma; cor; 
símbolos; (logomarca, indicação de “atachados”, 
assinatura digital).
+
Contexto tecnológico (hardware e software).
Peculiaridades quanto à forma intelectual
Configuração	da	informação	
(textual,	gráfica,	imagética).
Articulação do conteúdo 
(saudação, data, assinatura manual).
Anotações (autenticação, observações, 
número	do	protocolo,	código	de	classificação,	
temporalidade).
Idem.
Articulação do conteúdo 
(saudação, data, nome do autor, nome do 
destinatário, nome do originador).
Idem.
Peculiaridades quanto aos metadados 
(integram a forma física e intelectual do documento)
Atributos concomitantes ou posteriores à 
criação do documento: anotações, instrumentos 
de pesquisa (inventários, catálogos, índices).
Atributos concomitantes ou posteriores à 
criação do documento:
• inerentes ao aplicativo – data e hora da 
elaboração do documento.
• especiais	–	código	de	classificação,	
temporalidade,status de transmissão 
(minuta, original ou cópia), o próprio 
sistema de gerenciamento arquivístico de 
documentos, anotações, instrumentos de 
pesquisa (inventários, catálogos, índices).
Peculiaridades quanto à identificação
Entidade física. Entidade lógica.
Peculiaridades quanto à preservação
Acondicionamento correto 
+ ambiente climatizado.
Fragilidade do suporte 
+ obsolescência tecnológica.
FONTE: Rondinelli (2005, p. 157)
8
Podemos observar, no Quadro 2, as diferenças com relação ao documento 
convencional e documento eletrônico, o que traz uma ampliação do suporte do papel para 
o magnético ou óptico. Contudo, se no documento em papel a leitura se dava de forma 
direta, com o documento em mãos, no documento eletrônico, a leitura acontece por 
meio de um hardware ou software.
O conteúdo do documento convencional está atrelado ao suporte, por sua 
vez,	o	conteúdo	do	documento	eletrônico	é	binário,	o	que	significa	que	ele	é	formado	a	
partir	de	impulsos	elétricos,	então	ele	pode	ser	repetido/copiado/transferido	para	qualquer	
computador. 
O suporte do documento convencional é uma folha, já o suporte do documento 
eletrônico é formado pelo conjunto dos componentes de hardware do computador.
Quanto à forma física, o documento convencional e o eletrônico diferem, pois 
neste há o acréscimo de anexos e assinaturas digitais já pertencentes ao contexto 
tecnológico.	 E	 quanto	 à	 forma	 intelectual,	 a	 configuração	 da	 informação	 tanto	 do	
documento convencional quanto do eletrônico são semelhantes, assim como as 
anotações, mas com relação à articulação do conteúdo são acrescidos: nome do autor, 
nome do destinatário e nome do originador. Com relação aos metadados, o documento 
eletrônico fornece alguns aspectos diferenciados como data e hora da elaboração do 
documento, que consiste no registro do próprio sistema, e se o documento transmitido 
é um rascunho, minuta, original ou cópia, além do sistema em si.
A “Forma” refere-se ao estágio de preparação do documento: 
• Minuta: documento com características de futuro original; redação 
preparatória de um documento textual; é o pré-original já concluído, 
não tendo apenas os sinais de validade que o tornaria o original.
• Rascunho: redação preparatória do original, podendo conter 
rasuras, correções e supressões; é anterior à minuta, que não 
apresenta imperfeições.
• Original: representa a versão final de um documento, já na sua 
forma apropriada. O original é o documento feito por direta 
vontade dos autores e conservado em matéria e formas genuínas 
sob as quais foi originalmente emitido (BELLOTTO, 2007).
• Cópia: representa um documento formalmente idêntico a um 
original. Ela pode conviver com seus originais ainda existentes ou 
pode vir a substituí-los.
NOTA
Quanto	 à	 identificação,	 o	 documento	 convencional	 parte	 da	 entidade	 física,	
enquanto o que forma o documento eletrônico é uma série binária a ser interpretada 
de forma lógica pelo computador. E com relação à preservação da informação, 
9
documentos convencionais e eletrônicos necessitam de cuidados direcionados às suas 
características, sendo que no convencional deve-se atentar para o condicionamento 
correto e ambiente climatizado, incluindo o material a ser utilizado (pastas, caixas e 
móveis),	 além	 de	 infraestrutura	 física	 (salas/prédios);	 e	 para	 o	 documento	 digital,	 é	
preciso cuidar da migração do suporte devido à obsolescência tecnológica.
Vistas essas diferenças entre o documento convencional e o eletrônico, 
ressaltamos a importância de estabelecer quais documentos são arquivísticos ou não, 
ou seja, possuem organicidade, para evitar os esforços de tratamento documental em 
documentos não orgânicos.
De acordo com o Conarq (2020a), no documento e-ARQ Brasil, os documentos 
arquivísticos são os que conferem aos órgãos e entidades a capacidade de:
• conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a 
governança e o controle social das informações;
• apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de 
tomada de decisão;
• possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
• fornecer evidência em caso de litígio;
• proteger os interesses da empresa, os direitos dos funcionários, 
usuários ou clientes;
• assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvi-
mento e inovação, bem como a pesquisa histórica;
• manter a memória corporativa e coletiva (CONARQ, 2020a, p. 30).
A preocupação está voltada para que os documentos arquivísticos sejam 
confiáveis,	 autênticos,	 acessíveis	e	compreensíveis,	 o	que	só	é	possível	por	meio	da	
implantação de um programa de gestão arquivística de documentos, que permitirá a 
sua preservação.
Veremos sobre o Programa de Gestão Arquivística de 
Documentos ainda nesta unidade!
ESTUDOS FUTUROS
2.1.1 Características do documento arquivístico
Os	documentos	de	arquivo	possuem	princípios	 e/ou	características	que	possibilitam	
diferenciá-los de outros tipos de documentos. Aqui vamos ressaltar as que estão 
listadas no e-ARQ Brasil, como sendo qualidades essenciais a serem cumpridas pelo 
programa de gestão:
10
• Organicidade: relações que mantém com os demais documentos do órgão ou 
entidade,	que	refletem	suas	funções	e	atividades	e	que	relações	devem	ser	mantidas.	
A organicidade caracteriza que um conjunto de documentos é um arquivo.
• Unicidade: o documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual 
pertence. É único pelas informações que carrega. Podem existir cópias, mas cada 
cópia está relacionada a outro único conjunto de documentos. 
• Confiabilidade:	um	documento	arquivístico	confiável	é	aquele	que	tem	a	capacidade	
de sustentar os fatos que atesta, deve ser completo e ter seus procedimentos de 
produção bem controlados.
• Autenticidade: a autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua 
preservação e custódia. Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma 
forma	como	foi	produzido	e,	portanto,	apresenta	o	mesmo	grau	de	confiabilidade	que	
tinha	no	momento	de	sua	produção.	Um	documento	não	completamente	confiável,	
mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, 
é autêntico.
• Acessibilidade: “um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser 
localizado, recuperado, apresentado e interpretado” (CONARQ, 2020a, p. 37-38). 
Atenção especial à transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de 
informação e de funcionalidade. Recuperação da informação de qualquer documento 
em qualquer tempo
Reforce seus estudos lendo o artigo sobre documentos 
arquivísticos digitais indicado a seguir: SANTOS, V. B. dos. 
Documentos arquivísticos digitais: um descompasso entre a 
teoria e a prática no Brasil. Revista do Arquivo, São Paulo, 
ano 2, n. 6, p. 16-33, abril de 2018. Disponível em: https://
cutt.ly/eRHxHYv. Acesso em: 10 out. 2021.
DICA
2.2 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED)
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) teve sua origem na gestão de 
documentos convencionais, trazendo como base todo o conjunto de medidas e rotinas 
aplicadas	na	gestão	documental	que	objetivam	à	racionalização	e	eficiência	na	criação,	
utilização e preservação dos documentos, porém aplicadas ao ambiente eletrônico.
GED é um sistema que converte informações em voz, texto ou 
imagem para a forma digital. Funciona com o uso de softwares e 
hardwares	específicos	que	permitem	a	captação,	o	armazenamento,	
a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações. 
Todos os documentos são digitalizados em scanners especiais, 
depois conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos 
ópticos (SILVA et al., 2003, p. 2).
11
Gerenciamento eletrônico de documentos (GED): pode ser 
definido como um conjunto de tecnologias utilizadas para 
organização da informação não estruturada de um órgão ou 
entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: 
captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. 
“Entende-se por informação não estruturada aquelaque não 
está armazenada em banco de dados, como mensagens de 
correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha 
etc.” (CONARQ, 2020b, p. 32).
NOTA
O Portal ECM GED entende a “solução tecnológica de GED como um conjunto 
de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em 
forma física ou digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais 
como	papel,	microfilme,	imagem,	som,	planilhas	eletrônicas,	arquivos	de	texto	etc.”	(O	
QUE É GED?, 2021, s. p.).
O GED é o instrumento necessário para recuperar o material digitalizado, 
permitindo gerenciar o documento, dar acesso rápido, bem como auxiliar na preservação 
das informações contidas em documentos digitais. 
De acordo com a e-ARQ Brasil (CONARQ, 2020a), a implantação de um GED, 
pode trazer inúmeros benefícios para usuários dos documentos digitais, dentre eles 
destacamos:
• acessos simultâneos em rede pelos produtores e usuários: um GED permite que 
diferentes usuários do sistema acessem um mesmo documento digital ao mesmo 
tempo, desde que esses tenham permissão de acesso;
•	 divulgação	das	ações/documentos	simultaneamente	à	sua	realização:	sempre	que	
um documento estiver sendo trabalhado em conjunto por diferentes pessoas, o 
sistema	registra	as	modificações	realizadas	em	tempo	real;
• controle de versões na produção documental: é gerado um histórico de versões, 
possibilitando recorrer a versões anteriores;
•	 imposição	 de	 uso	 dos	 instrumentos	 de	 classificação	 e	 temporalidade:	 tem	 base	
na aplicação dos princípios de gestão documental para organizar e recuperar os 
documentos digitais, além de cuidar do ciclo de vida desses documentos;
• otimização de produção de instrumentos de busca e descrição: permite a recuperação 
da informação com maior facilidade, dando acesso imediato à documentos, tendo 
em vista que podem ser indexados inúmeros metadados, como autor, título e datas 
do documento, além do próprio texto;
12
•	 incorporação	 de	 tecnologias	 de	 gestão	 de	 fluxos	 de	 trabalho,	 de	 formulários,	 de	
gestão de imagens, de processos etc.: o GED pode (consideradas possibilidades e 
não componentes obrigatórios) englobar tecnologias de digitalização, automação de 
fluxos	de	trabalho	(workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de 
documentos, repositórios, entre outras.
• redução da produção de documentos em suporte papel: passa-se a criar documentos 
em meio eletrônico, propiciando a redução da quantidade de documentos em papel 
gerada,	que	além	de	impactar	no	espaço	físico	também	reflete	no	impacto	do	meio	
ambiente.
Abordaremos, mais detalhadamente, os metadados no Tópico 3 
desta unidade.
ESTUDOS FUTUROS
Workflow: é a sequência de passos necessários para que se possa 
atingir a automação de processos de negócio, conforme conjunto de 
regras definidas, envolvendo noção de processos, permitindo que 
estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo 
com algumas regras.
FONTE: <https://www.scanprint.com.br/solucoes.php>. Acesso em: 29 
out. 2021.
NOTA
Segundo o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2020a), de maneira geral, a literatura de GED 
apresenta as funcionalidades descritas na Figura 3.
FIGURA 3 – FUNCIONALIDADES DO GED
FONTE: A autora
13
Ainda de acordo com o Conarq (2020a, p. 28, grifo nosso), a literatura também 
“[...]	cita	as	tecnologias	de	digitalização,	automação	de	fluxos	de	trabalho	(workflow) etc. 
como possibilidades, não como componentes obrigatórios”.
Na etapa de captura são incorporados os documentos ao sistema de gestão 
arquivística,	considerando	sua	relação	orgânica,	sendo	incluídos	em	um	fluxo	de	trabalho	
(tramitação) e, posteriormente, ao arquivamento, em que são observadas as questões 
referentes ao armazenamento de pastas e diretórios, de modo a fazer a conexão entre 
os	vários	objetos	digitais,	controlados	por	mecanismos	predefinidos.	
No armazenamento devem ser garantidas a autenticidade e o acesso 
(distribuição) aos documentos de acordo com o seu ciclo de vida. 
O gerenciamento envolve os processos do programa de gestão arquivística, que 
veremos no Tópico 2 desta Unidade.
2.2.1 Vantagens e desvantagens do GED
Ter um ambiente GED traz mais benefícios do que desvantagens, se seguirmos 
a	implantação	de	forma	recomendada	por	profissionais	da	área.	Além	de	proporcionar	
maior agilidade e facilidade nos processos administrativos e no acesso a informações, 
o GED prevê o acompanhamento do decurso dos documentos arquivísticos e o 
armazenamento, seja em nuvem, seja em equipamentos para os tipos de backup 
necessários.
Para Baldam (2016) existem diversas razões para implementar um ambiente 
GED,	que	beneficiam	diferentes	atores,	conforme	descrito	a	seguir:
• Para o usuário e para o cliente:
◦ redução do tempo de processamento e manuseio do papel;
◦ aumento de satisfação do usuário;
◦ incremento à produtividade;
◦ melhoria da satisfação com o trabalho;
◦ acesso imediato e multiusuário a qualquer informação;
◦ melhoria da qualidade do trabalho;
◦ alta velocidade e precisão na localização de documentos;
◦ melhor atendimento ao cliente por proporcionar respostas mais precisas e instantâneas.
• Para o processo de gestão documental:
◦ melhor controle dos documentos;
◦ redução do espaço físico de armazenagem;
◦ facilidade de implementar temporalidade documental;
◦ minimização de perda e extravio de documentos.
14
• Para o pessoal de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
◦ integração com outros sistemas e tecnologias;
◦ facilidade adicional para implantar organização virtual;
◦ disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos;
◦	 gerenciamento	e	otimização	do	workflow;
◦ possibilidade da organização virtual sem limites físicos;
◦ maior agilidade nas transações entre organizações;
◦ maior velocidade na implementação de mudanças nos processos.
• Para a instituição:
◦	 redução	de	custos	com	novos	escritórios/depósitos/equipamentos;
◦ proteção do patrimônio;
◦ eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais;
◦	 proteção	contra	catástrofes	que	poderiam	danificar	o	acervo.
Nessa perspectiva, ainda com relação à gestão documental, o ambiente GED 
pode proporcionar inúmeros benefícios para as instituições que o adotarem, tais como: 
Otimização das atividades; agilidade no processo de disseminação 
e	no	acesso	à	informação;	maior	confiabilidade	e	eficiência;	redução	
de áreas de arquivamento; redução no tempo de recuperação da 
informação; rapidez para atualização dos dados; acesso múltiplo e 
simultâneo em rede da informação; cópias de segurança; diminuição 
da circulação do volume documental no suporte físico; preservação 
dos originais; redução de custos com cópias; aumento da capacidade 
e	qualidade	de	armazenagem	em	microfilme	e	controle	da	informação	
(ELIAS, 2012, p. 18-19).
Na implementação de um ambiente GED existe uma série de vantagens que 
devem ser consideradas. No Quadro 3, explicamos algumas dessas vantagens a partir 
da pesquisa realizada por Macedo (2003).
QUADRO 3 – VANTAGENS DO AMBIENTE GED
Densidade dos pacotes
O conteúdo (imagens) de dez arquivos com quatro gavetas cada (200 
mil páginas) pode ser armazenada num único disco de 12 polegadas 
em	vez	de	1.200	microfichas,	40	rolos	de	microfilme	de	16	mm,	40	
rolos	de	fita	magnética	ou	2	mil	disquetes.
Recuperação veloz
Qualquer documento pode ser localizado em alguns segundos. De um 
arquivo com milhões de páginas, a recuperação não deve exceder os 
30 segundos. O papel num arquivo local pode exigir cinco minutos; 
de um local remoto, a recuperação pode levar horas. A recuperação 
em	microfilme	leva	mais	tempo	que	a	do	disco	óptico,	porém	menos	
que a do papel.
Workflow	
(sequenciamento, 
rastreamento, geração 
de relatórios)
Com	o	gerenciamento	do	fluxo	de	papéis,	 as	pessoas	podem	ser	
avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo 
procedimento; os documentos sensíveis ao tempo podem receber 
uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema. Podem-
se estabelecer trilhaseletrônicas de autoria além de relatórios de 
gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
15
Indexação e referência 
cruzada
Pesquisar documentos por nome, número de conta, palavra-chave 
ou qualquer combinação de descritores. Um sistema de senhas de 
usuário pode restringir o acesso a várias categorias de material.
Segurança
Um sistema de senhas de usuário pode restringir o acesso a várias 
categorias de material.
Documentos sempre 
disponíveis
Muitas pessoas podem consultar o mesmo arquivo ou até o mesmo 
documento simultaneamente.
Integração com outros 
sistemas
Os sistemas de discos ópticos permitem fazer interface com outros 
sistemas eletrônicos. É possível recuperar documentos de um 
disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados 
relacionados a partir do computador da instituição e, por meio de 
janelas, exibe as imagens e os dados.
FONTE: Adaptado de Macedo (2003, p. 53-54)
Destacamos que, com relação à densidade dos pacotes, que se refere ao 
armazenamento dos documentos, o conteúdo de dez arquivos com quatro gavetas 
(algo em torno de 200 mil páginas) – como mencionado por Macedo (2003) – pode 
facilmente ser armazenado em um único pen drive ou em cinco CDs, ou, ainda, utilizar 
um serviço de armazenamento em nuvem, como fazem as empresas atualmente.
Se o GED apresenta inúmeras vantagens na produção, transmissão, 
armazenamento e acesso aos documentos, por outro lado traz pode apresentar pontos 
desfavoráveis, se não forem seguidos alguns cuidados na sua implementação. De 
acordo com o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2020a, p. 23):
A simplicidade de criação e transmissão de documentos traz como 
consequência a informalidade na linguagem, nos procedimentos ad-
ministrativos, bem como o esvaziamento das posições hierárquicas. 
A facilidade de acesso acarreta, às vezes, intervenções não autoriza-
das que podem resultar na adulteração ou perda dos documentos. A 
rápida obsolescência tecnológica (software, hardware e formato) e 
a	degradação	das	mídias	digitais	dificultam	a	preservação	de	longo	
prazo dos documentos e sua acessibilidade contínua. Estes e outros 
problemas requerem a adoção de medidas preventivas para minimi-
zá-los.
De acordo com Baldam, Valle e Cavalcanti (2004), o uso do GED pode apresentar 
problemas se não forem considerados alguns aspectos. Quando da sua implantação, é 
necessário	consultar	profissionais	especializados,	que	poderão	orientar	sobre	o	sistema.	
Exige infraestrutura apropriada e planejamento adequado, o que requer também 
investimentos	financeiros,	recursos	materiais	e	humanos	e	equipamentos	(softwares	e	
hardwares) adequados ao sistema que será utilizado. 
Com a obsolescência tecnológica, é necessário adequar mídias e o próprio 
sistema, pois corre-se o risco de não se conseguir acessar a informação contida nos 
documentos digitais. É necessário observar a legislação vigente sobre gestão de 
16
documentos digitais, pois alguns documentos podem não ser aceitos em formato 
digital, o que traz a necessidade do documento original para a comprovação de fatos, 
ou seja, alguns documentos podem não ter valor jurídico no formato digital. 
Um ambiente GED contém algumas características, podendo ser amplo ou 
limitado,	 o	 que	 ficará	 a	 critério	 da	 instituição	 que	 for	 implementá-lo.	 Dentre	 essas	
características, podemos ressaltar algumas descritas por Fantini (2001, p. 35), quando o 
autor nos explica que o GED mantém as 
características visuais e espaciais, e a aparência do documento 
original em papel. Gerencia o ciclo de vida das informações desde 
sua criação até o arquivamento, e podem estar registradas em mídias 
analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. O documento 
pode ser exibido ou impresso em papel onde e quando necessário 
em apenas alguns segundos.
Na Figura 4, apresentamos os componentes do ambiente GED, conforme 
Baldam, Valle e Cavalcanti (2004).
FIGURA 4 – ITENS ENCONTRADOS NO AMBIENTE GED
FONTE: Baldam, Valle e Cavalcanti (2004, p. 35
17
Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2004), o documento pode estar em papel 
ou nato digital. O scanner é o equipamento usado para digitalizar o documento, ou seja, 
obter uma imagem do documento e ser armazenada eletronicamente. 
Os sistemas GED costumam ser instalados em um ou mais computadores 
ou servidores em rede visando facilitar a distribuição de informação; a rede é o meio 
utilizado para a comunicação entre os diversos componentes do sistema. Com 
relação ao armazenamento, este pode ser feito no próprio servidor de imagens ou 
em outro ambiente computacional. Para obter uma cópia física do documento usa-
se a impressora e o computador, que compõem a estação de trabalho, e servem para 
acesso ao servidor que pode permitir ao usuário consultar, criar documentos, cadastrar 
documentos existentes, entre outras ações.
Baldam, Valle e Cavalcanti (2004) trazem, ainda, as diferenças entre o papel e o 
GED para as atividades documentárias, conforme apresentado no Quadro 4.
QUADRO 4 – DIFERENÇAS PAPEL VERSUS GED
Atividade Papel GED
Capturar um documento 
São armazenados em 
armários e pastas. 
Documentos são digitalizados 
para gerar imagens.
Uso de mais de uma forma de 
armazenar documentos ou 
arquivos setoriais
Cópias são feitas e 
armazenadas em diversos 
arquivos.
Busca por índice de 
diferentes maneiras 
para localizar o mesmo 
documento. Sem limite físico.
Recuperação
Exemplo de fácil consulta: 
ir até a sala do arquivo, 
encontrar o documento, 
removê-lo, ir à copiadora, 
fazer cópia, retornar o original 
ao local de origem.
Ir ao computador, pesquisar 
pelo índice desejado, 
visualizar ou imprimir.
Tempo de recuperação
Desde vários minutos até 
semanas.
Segundos.
Distribuição do documento 
(imagem)
Malote, correio interno.
Via mensagem eletrônica, 
própria do sistema ou e-mail.
Espaço exigido para 
armazenamento 
(documentos por m³)
Alguns milhares. Milhões.
Potencial de perda de 
documentos
Alta. Mínima.
Impacto na infraestrutura 
de computadores
Nenhum. Alto.
Impacto no sistema 
atualmente em uso
Nenhum.
Potencialmente alto – 
pode requerer revisão de 
processos.
FONTE: Adaptado de Baldam, Valle e Cavalcanti (2004)
18
Podemos observar claramente, no Quadro 4, as principais vantagens do 
ambiente GED com relação às atividades destacadas pelos autores, dentre elas estão 
a	 rápida	 recuperação	 de	 documentos,	 a	 eficiência	 na	 sua	 distribuição	 e	 o	 reduzido	
potencial de perda. Contudo, há a necessidade de investimentos na infraestrutura de 
computadores e a possível adequação dos sistemas utilizados pela instituição.
Ao abordarmos a gestão eletrônica de documentos, podemos nos 
deparar com as siglas: GED, GDE, GEAD:
• Gestão Eletrônica de Documentos (GED): gestão de documentos 
criados em meio eletrônico, cujo original permanece neste meio, 
embora englobe também documentos digitalizados.
• Gestão de Documentos Eletrônicos (GDE): estabelece políticas 
de avaliação, produção, descrição, destinação e preservação de 
documentos eletrônicos, com regras de tramitação, segurança e 
Acesso.
• Gestão Arquivística de Documentos (GEAD): independe da 
forma ou do suporte adotados, tem por objetivo garantir a produção, 
manutenção, preservação de documentos arquivísticos fidedignos, 
autênticos e compreensíveis, bem como o acesso a estes.
NOTA
Cabe aqui esclarecer algumas siglas que fazem parte do universo do GED, para 
que, ao surgirem conteúdos, sobretudo que envolvem o mercado de tecnologia da 
informação, possamos conhecê-las. A primeira delas é a sigla ECM (Enterprise Content 
Management ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial, em português). O ECM é 
considerado uma evolução do GED, mas no Brasil a sigla GED é a mais usada desde 1980. 
Em 2016, a Association for Information and Image Management (AIIM) substituiu a sigla 
ECM pela sigla IIM (em inglês, Intelligent Information Management, ou em português, 
Gestão Inteligente da Informação) (ECM X GED, 2021). Vejamos algumas das principaissiglas relacionadas ao ambiente GED:
19
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20
O GED já incorporou os conceitos arquivísticos evidenciados pelas normativas 
do Conarq, em que tanto a gestão de documentos convencionais como digitais utilizam 
ferramentas eletrônicas para executar diversas atividades, como, por exemplo, o registro 
e protocolo. Se há alguns anos o GED era apenas utilizado para digitalização e acesso, 
atualmente é um instrumento de apoio dentro do sistema da gestão arquivística de 
documentos eletrônicos. Contudo, diferentemente de um sistema de gestão arquivística 
de documentos, o GED não incorpora, necessariamente, o conceito arquivístico do 
ciclo de vida dos documentos, pois trata os documentos de forma compartimentada. 
Por exemplo, podemos incluir no GED apenas os documentos de fase corrente, que 
estão em uso, que estejam em tramitação ou não, ou ainda, podemos incluir apenas os 
documentos de fase permanente, para pesquisar um determinadas informações contidas 
em documentos dessa fase, com o objetivo de não haver deslocamento ao arquivo. 
Podemos perceber, a partir desse exemplo, que o ciclo de vida não necessariamente é 
contemplado quando disponibilizamos documentos em um GED.
O processo de GED envolve o armazenamento e gerenciamento dos documentos 
digitais ou digitalizados desde sua criação e captura (documentos em papel, e-mail, 
fotos, relatórios, áudio e vídeos), passando pela gestão (revisão e aprovação, edição 
e versão), ou seja, assegurando que antes da publicação o documento seja revisado 
com o envolvimento de colaboradores de diferentes áreas da instituição. Em seguida, 
os documentos são colocados à disposição dos usuários por meio da pesquisa dos 
registros, que poderão ser realizadas por meio do portal corporativo da instituição, 
por websites, ou, ainda, por impressão, sempre preservando os níveis de acesso aos 
documentos. 
A produção de papel é uma das atividades industriais que mais causa danos ao 
meio ambiente, consome energia, água e madeira em grande medida. Ao implementar 
um	GED,	uma	instituição	opta	por	fazer	parte	da	filosofia	paperless, ou seja, “sem papel”, 
tendo em vista que a produção de documentos em papel vai diminuindo. Por isso, o uso 
do GED, além de gerar benefícios para a instituição que o implementa, também gera 
benefícios para toda a sociedade.
O uso do GED traz a possibilidade de fazermos um elo entre o passado e o futuro 
com a documentação, mas isso deve ser feito sempre seguindo os procedimentos da 
gestão arquivística de documentos, o que veremos no próximo tópico desta unidade.
Assista ao vídeo sobre o Gerenciamento Eletrônico 
de Documentos, disponível em: https://www.youtube.
com/watch?v=CacZYntOnwA.
DICA
21
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:
• A gestão arquivística de documentos, independente da forma ou do suporte adotados, 
tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a preservação de documentos 
arquivísticos	fidedignos,	autênticos	e	compreensíveis	e	o	acesso	a	eles.
• Da mesma forma que os documentos convencionais, a gestão correta, dentro dos 
padrões preestabelecidos pelo Conarq e das normativas da área da Arquivologia, bem 
como	a	orientação	de	profissionais	especializados	em	documentos	digitais,	cientistas	
e professores que estudam a matéria, auxilia no controle e redução de massas 
documentais encontradas nas instituições. 
• As características de um documento arquivístico são: organicidade, unicidade, 
confiabilidade,	autenticidade	e	acessibilidade.
• GED é um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação 
não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes 
funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
• As funcionalidades de um GED compreendem a captura (ou entrada), gerenciamento, 
armazenamento e distribuição (ou saída).
• Dentre as vantagens do ambiente GED estão as opções e a capacidade de 
armazenamento,	rápida	recuperação	dos	documentos,	fluxo	de	trabalho,	indexação	
e remissivas, segurança, disponibilidade permanente dos documentos e a integração 
com outros sistemas.
RESUMO DO TÓPICO 1
22
AUTOATIVIDADE
1 O GerenciamentoEletrônico de Documentos (GED) veio como uma solução ao acúmulo 
de papéis gerados diariamente pelas empresas. Com o acesso às tecnologias é 
possível implementar este processo e obter agilidade na recuperação da informação. 
Com	relação	ao	GED,	classifique	V	para	as	sentenças	verdadeiras	e	F	para	as	falsas.
( ) GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não 
estruturada de um órgão e entidade.
( ) O GED está dividido nas seguintes funcionalidades: produção, tramitação, uso, 
avaliação, arquivamento e destinação.
( ) Dentre os benefícios da implementação do GED para a gestão documental está a 
minimização de perda e extravio de documentos.
(			)	O	GED	pode	englobar	tecnologias	de	digitalização,	automação	de	fluxos	de	trabalho	
(workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, 
repositórios, entre outras.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
a) ( ) V – F – F – V.
b) ( ) V – F – V – F.
c) ( ) V – F – V – V.
d) ( ) F – F – V – V.
2 A gestão arquivística de documentos eletrônicos é uma prática consolidada pela 
legislação nacional e internacional, e que no Brasil tem como órgão regulamentador 
o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Com relação a essas práticas, assinale a 
alternativa CORRETA:
a) ( ) As operações técnicas e procedimentos são os mesmos utilizados na gestão de 
documentos convencionais, com o acréscimo dos sistemas informatizados de 
gerenciamento eletrônico.
b) ( ) A gestão de documentos arquivísticos eletrônicos não segue os conceitos 
arquivísticos,	 e,	 dessa	 forma,	 não	 se	 preocupa	 com	 a	 destinação	 final	 dos	
documentos.
c) ( ) A aplicação adequada, dentro das normas do Conarq não auxilia no controle e 
redução de massas. 
d) ( ) A principal função da gestão arquivística de documentos eletrônicos é a 
digitalização.
23
3 De acordo com o “Dicionário de terminologia arquivística”, o documento digital 
é	 o	 “Documento	 codificado	 em	 dígitos	 binários,	 acessível	 por	 meio	 de	 sistema	
computacional”	 (ARQUIVO	 NACIONAL,	 2005,	 p.	 75).	 Com	 base	 nessa	 definição	 de	
documento digital analise as proposições a seguir:
FONTE: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: 
Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.
pdf. Acesso em: 29 out. 2021.
I- O conteúdo e o suporte do documento digital permitem visualização simultânea.
II- A preservação de um documento digital é impactada pela fragilidade do suporte.
III- Os metadados integram a forma física e intelectual do documento digital. 
Assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) As sentenças I e II estão corretas.
b) ( ) Somente a sentença II está correta.
c) ( ) As sentenças II e III estão corretas.
d) ( ) Todas as sentenças estão corretas.
4 A implantação de um programa de gestão arquivística permite que os documentos 
sejam	 confiáveis,	 autênticos,	 acessíveis	 e	 compreensíveis,	 e	 preservados.	 Assim,	
os	documentos	arquivísticos	devem	possuir	características	que	o	qualificam	como	
tal,	que	são	organicidade,	unicidade,	confiabilidade,	autenticidade	e	acessibilidade.	
Escolha duas dessas qualidades do documento arquivístico e explique-as.
5 O GED é o instrumento necessário para recuperar o material digitalizado, permitindo 
gerenciar o documento, dar acesso rápido, bem como auxiliar na preservação das 
informações contidas em documentos digitais, tendo além dessas diversas vantagens 
já evidenciadas pelo Conarq. De acordo com o conteúdo estudado no Tópico 1, cite 
três benefícios da implantação do GED.
24
25
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
UNIDADE 1 TÓPICO 2 — 
1 INTRODUÇÃO
Os documentos arquivísticos são fundamentais para a tomada de decisão, 
prestação de contas e também servem como fonte de prova, garantia de direitos aos 
cidadãos e testemunhos das ações de pessoas e entidades. Assim, é fundamental a 
adoção	 de	 procedimentos	 rigorosos	 de	 controle	 para	 garantir	 a	 confiabilidade	 e	 a	
autenticidade desses documentos, bem como o acesso contínuo a eles. O que só é 
possível com a implantação de um programa de gestão arquivística de documentos 
(CONARQ, 2020a).
Ao implantar um programa de gestão arquivística de documentos, os órgãos 
e entidades garantem o registro de suas atividades, além de poderem eliminar, com 
segurança, documentos que não são necessários e guardar os documentos essenciais 
para comprovação dessas atividades.
Como já mencionamos no Tópico 1, a gestão de documentos eletrônicos 
segue os mesmos preceitos da gestão de documentos convencionais, porém, contém 
especificidades	trazidas	pelo	ambiente	digital	que	compreendem	o	formato	de	arquivos,	
padrões,	 protocolos,	 segurança	 e	 legislação	 específica	 elaborada	 respeitando	 as	
particularidades de cada país.
O que você faria ao se deparar com uma enorme massa documental, seja ela 
formada por documentos impressos ou digitais? A princípio, a enorme quantidade de 
documentos acumulados, sem o devido tratamento e organização, pode gerar hesitação. 
Contudo, as etapas de gestão documental orientam os arquivistas nesse sentido, 
proporcionando a segurança necessária para lidar com a complexidade existente nesse 
tipo	 de	 demanda,	 permitindo	 a	 construção	de	metodologias	 específicas	 compatíveis	
com a instituição. 
Assim, neste tópico, estudaremos os procedimentos e as operações técnicas 
que compreendem a gestão de documentos tanto em meio convencional como 
eletrônico,	o	que	é	o	e-ARQ	Brasil,	o	que	é	um	SIGAD,	a	definição	da	política	arquivística,	
designação de responsabilidades, como se dá o planejamento e quais as etapas para a 
implantação do programa de gestão arquivística de documentos.
26
2 PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS DA GESTÃO 
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos tem seu amparo legal na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro 
de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e que 
traz,	em	seu	Art.	3º,	a	seguinte	definição	para	Gestão	de	documentos:	é	o	“conjunto	de	
procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, 1991).
Como	 podemos	 perceber,	 essa	 definição	 engloba	 as	 funções	 arquivísticas	 e	
os procedimentos e operações técnicas necessários ao tratamento de documentos de 
arquivo, gerenciando todo seu ciclo de vida e proporcionando o descarte seguro e a 
guarda de acordo com a temporalidade adequada a cada tipo documental. Nesse sentido, 
cabe	destacar	o	papel	do	Conarq,	cuja	missão	é	definir	a	política	nacional	de	arquivos	
públicos e privados e exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à 
proteção especial aos documentos de arquivo. 
O Conarq é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, composto por 
plenário, câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais. Para os órgãos e 
entidades, a gestão de documentos tem sua importância vinculada a basicamente dois 
fatores:	 o	 aumento	 significativo	 da	massa	 documental,	 decorrente	 do	 desenvolvimento	
de	suas	funções	e	atividades	(meio	e	fim),	que	constitui	a	principal	fonte	de	informações;	
e a necessidade de espaço físico, pois documentos acumulados geram custos extras às 
instituições.
“A gestão documental é essencial para as organizações 
empresariais, pois atua desde a produção até a guarda ou 
eliminação do documento” (VALENTIM, 2012, p. 12).
IMPORTANTE
De	acordo	com	Rodrigues	(2013),	existe	a	necessidade	da	definição	de	critérios	
normalizados para a implantação de programas de gestão de documentos, sejam estes 
em meio convencional ou digital.
A implementação de programas de gestão documental em instituições se 
caracteriza como um processo de médio a longo prazo, que exige o aval da alta direção, 
tendo em vista que é necessário sensibilizar e conscientizaras pessoas envolvidas na 
produção e recebimento dos documentos, reforçando com elas a necessidade de apoio 
ao processo e o fortalecimento do relacionamento e envolvimento dos diversos setores 
da instituição.
27
“O apoio da alta administração é essencial para que a política 
documental seja bem-sucedida, bem como a alocação dos recursos 
necessários para sua implantação” (VALENTIM, 2012, p. 17).
ATENÇÃO
Para que possamos apreender os aspectos da gestão arquivística de documentos 
eletrônicos, temos que lembrar os preceitos básicos da Arquivologia, quais sejam: as 
funções arquivísticas e as fases do ciclo de vida dos documentos.
Já sabemos que todo documento nasce na fase corrente, mas nem todos vão, 
necessariamente,	para	a	fase	intermediária	e/ou	permanente.	
Os documentos da fase corrente, ou primeira idade, se referem à documentação 
que possui alta frequência de uso, sendo, por isso, mantido na área de trabalho. 
Na fase intermediária, segunda idade, a documentação passa a ser 
consultada periodicamente, devendo permanecer próxima à área de trabalho, mas não 
necessariamente no setor. E na fase permanente, são alocados os documentos que 
possuem	baixa	frequência	de	uso,	mas	que	devem	ser	guardados	para	fins	de	prova	
(motivos	legais	e	fiscais),	pesquisa	(motivos	históricos).
A partir das funções arquivísticas, é estabelecida a normalização de parâmetros 
para o planejamento adequado da produção e controle da acumulação, seja para 
documentos produzidos em meio convencional (papel) ou digital (eletrônico). 
As	funções	arquivísticas	–	criação/produção,	aquisição,	classificação,	avaliação,	
descrição,	difusão/acesso	e	preservação	–	são	incorporadas	aos	processos	de	gestão	
documental naturalmente, algumas mais intensamente que outras. 
A metodologia utilizada na gestão arquivística compreende a produção e 
identificação,	utilização	e	conservação	e	destinação	final	dos	documentos,	a	partir	da	
utilização	de	 instrumentos	norteadores,	 como	o	Plano	e	Código	de	Classificação	e	a	
Tabela de Temporalidade.
28
2.1 MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS 
INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE 
DOCUMENTOS – E-ARQ BRASIL
Frente	 aos	 novos	 desafios	 impostos	 pela	 documentação	 digital,	 o	 Conarq	
publicou o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística 
de documentos – o e-Arq Brasil (SIGAD), que foi elaborado pela Câmara Técnica de 
Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conarq.
O e-ARQ Brasil “é uma especificação de requisitos a serem 
cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, 
pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a 
fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua 
acessibilidade” (CONARQ, 2020a, p. 15)
NOTA
O	 e-ARQ	 Brasil	 tem	 como	 objetivo	 orientar	 a	 identificação	 de	 documentos	
arquivísticos digitais e estabelece os requisitos para um Sistema Informatizado de 
Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independente da tecnologia utilizada.
Você pode acessar o e-ARQ Brasil na íntegra, no seguinte 
endereço eletrônico: https://bit.ly/3mprJLQ.
DICA
O e-ARQ Brasil foi elaborado a partir de outros modelos de requisitos: (i) Design 
criteria standard for electronic records management software applications: DOD 5015.2-
STD, 2002; (ii) MoReq – modelo de requisitos para a gestão de arquivos eletrônicos, 
2002; e (iii) Requirements for electronic records management systems: functional 
requirements, United Kingdom, 2002.
No âmbito do Judiciário, existe também o “MoReq-Jus”, atualizado 
em 2009, que pode ser acessado no endereço: https://www.cnj.
jus.br/wp-content/uploads/2011/01/manualmoreq.pdf.
DICA
29
O e-ARQ foi atualizada em 2020, por meio de consulta pública, ou seja, a partir 
do diálogo com a sociedade sobre sua segunda versão. Optamos por utilizar a versão 2, 
de julho de 2020, para compor o conteúdo deste livro
A versão do e-ARQ Brasil de 2011 pode ser acessada em: 
https://bit.ly/2ZAK8Ns.
DICA
O e-ARQ Brasil foi desenvolvido em conformidade com a gestão 
arquivística de documentos, prevê a produção, tramitação, 
utilização e arquivamento até a destinação final e especifica todas 
as atividades e operações técnicas da GEAD.
IMPORTANTE
O que é SIGAD?
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, ca-
racterístico do sistema de gestão arquivística de documentos, 
processado por computador. Pode compreender um software 
particular, um determinado número de softwares integrados, adqui-
ridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes 
(CONARQ, 2011, p. 10).
O SIGAD pode ser usado para atender aos sistemas híbridos, pois seus requisitos 
atendem igualmente às necessidades dos documentos digitais e dos documentos 
convencionais, e de igual forma atende a dossiês híbridos, formados por uma parte 
digital e outra convencional. Assim, o SIGAD contempla todo o gerenciamento desses 
dois	 tipos	 de	 documentos,	 desde	 a	 captura,	 registro,	 classificação,	 recuperação,	
uso, até o armazenamento ou eliminação. Para que o SIGAD tenha êxito, dependerá, 
necessariamente, da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de 
documentos.
Um sistema de gestão arquivística de documentos visa proporcionar a interação 
de um conjunto de procedimentos e operações técnicas de forma que a gestão 
arquivística	seja	mais	eficiente	e	eficaz,	tendo	em	vista	que	controlam	o	ciclo	de	vida	
dos documentos, assim como na gestão arquivística de documentos, mas contando 
com o apoio de um sistema informatizado. O e-ARQ Brasil (CONARQ, 2020a, p. 27-28) 
apresenta os requisitos que caracterizam um SIGAD, conforme apresentado a seguir:
30
• Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os 
tipos de documentos arquivísticos;
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos 
os componentes digitais do documento arquivístico como uma 
unidade complexa;
•	 gestão	 dos	 documentos	 a	 partir	 do	 plano	 de	 classificação	 para	
manter a relação orgânica entre os documentos;
• registro de metadados associados aos documentos para 
descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-
administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e 
tecnológico);
• estabelecimento de relacionamento entre documentos digitais e 
não digitais; 
• manutenção da autenticidade dos documentos;
• aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos, 
permitindo a seleção dos documentos para eliminação ou para 
guarda permanente;
• exportação de documentos para realizar a transferência ou 
recolhimento;
• apoio à preservação dos documentos.
Ainda de acordo com o e-ARQ Brasil:
• Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação 
existentes no órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão 
arquivística de documentos, biblioteca, centro de documentação, 
serviço de comunicação, entre outros; 
• Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, 
enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, qual seja, a 
de	que	os	documentos	possuem	uma	inter-relação	que	reflete	as	
atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente 
do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de 
ciclo de vida2 dos documentos; 
• Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de 
documentos e, como tal, sua concepção tem que se dar a partir da 
implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade 
(CONARQ, 2020a, p. 28-29).
O e-ARQ Brasil é um documento que serve para as instituições públicas 
ou privadas que estabeleçam um programa de gestão arquivística de documentos, 
seja para as que mantêm somente documentos arquivísticos digitais ou para as que 
compreendem	os	convencionais	também,	oriundos	de	atividades	meio	e	fim.	
É o documento norteador a ser usado como padrão para auxiliar no 
desenvolvimento de um sistema informatizado ou para avaliar os já existentes, desde 
que a atividade principal seja a gestão arquivística de documentos (CONARQ, 2020a).
O e-ARQ é dividido em duas partes,