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Técnico em logística
Tipos de documentos e métodos de
ressuprimento
O ato de comprar envolve uma série de fatores, como buscar fornecedores,
negociar preços e condições de pagamentos e acompanhar todo o processo com os
fornecedores e o recebimento dos materiais.
O departamento de compras é tão importante para as organizações que pode ser
chamado de “centro de lucro”, não podendo simplesmente estar alocado a um centro
de custos.
A organização da área de compras é fundamental. Cada empresa, conforme
seu porte (pequeno, médio ou grande) e seu segmento, organiza esse departamento
conforme suas necessidades. Um grande aliado é um bom sistema. Se ele for
integrado, melhor ainda. Porém, sabemos que nem todas as organizações
conseguem investir em bons sistemas, e, às vezes, os controles podem ser manuais
ou por planilhas (geralmente em Excel).
Para realizar esse controle, a organização faz uso de documentos geralmente
utilizados nos departamentos de compras. Eles estão sempre presentes. A empresa
consegue seguir o seu fluxo de trabalho porque eles auxiliam a controlar a
realização de todas as etapas. Portanto, é sobre estes documentos que trataremos
neste tópico: pedido de compra, nota fiscal, romaneio de carga, ficha de inspeção,
ficha de cautela e requisição de materiais.
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Pedido de compra
O pedido de compra nada mais é do que uma espécie de contrato entre a
empresa e o fornecedor. No documento, são especificadas todas as condições
negociadas. O comprador será responsável pelas condições e especificações
constantes no pedido, e o fornecedor deverá estar ciente das suas cláusulas e
especificações.
Esse tipo de documento pode estar presente em métodos manuais ou
eletrônicos, dependendo da empresa. No passado, quando o processo era
manual, algumas das suas características eram os erros e a demora do
processo como um todo. Na atualidade, com modernos sistemas de
comunicação, telefones, call centers, computadores portáveis e internet, a etapa
flui com mais rapidez (FLEURY, 2006).
Isso não quer dizer que não há problemas. Eles continuam a existir, mas a
nossa postura como profissionais é de realizar nosso trabalho sempre da melhor
maneira possível, antevendo possíveis problemas. Esse é o diferencial de um
profissional que faz a diferença nas organizações por onde passa.
O processo de compras se inicia após as cotações de preços junto aos
fornecedores. Mas isso não quer dizer que as cotações não fazem parte de todo
o processo. O departamento de compras escolhe, entre os fornecedores, aquele
que atenderá às suas necessidades relacionadas a preço, prazo e qualidade e
emite o pedido de compras.
Portanto, no pedido de compra, deverão constar: descrição do material ou
serviço, descrições técnicas (se houver), condições de pagamento, prazos de
entrega, quantidades, tributação e local de entrega, além de outras informações
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necessárias na negociação.
Na prática, o pedido deverá ser emitido em três vias. A primeira e a
segunda vias são enviadas ao fornecedor, sendo que esta receberá um “ciente”
do fornecedor, servindo assim como um compromisso de venda com força de
contrato. E a terceira via funciona como follow up (acompanhamento) do pedido.
Segue um modelo ilustrativo de um pedido de compras (figura 1).
Figura 1 – Ilustração de um modelo de pedido de compra. Fonte:
<https://www.google.com.br/search?q=modelos+de+pedido+de+compras&rlz>.
Acesso em: 20 fev. 2017.
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Nota fiscal
A nota fiscal é um documento fiscal cuja finalidade é transferir a
propriedade de um bem ou atividade comercial de uma empresa para outra.
Pode também ser utilizada para realizar doações, transportar ou emprestar bens
e prestar serviços.
Em uma nota fiscal, é obrigatório constar:
Data de emissão
Discriminação da mercadoria (marca, tipo, modelo)
Quantidades
Classificação fiscal
Impostos
Peso
Dados do comprador e do fornecedor (pessoa física ou jurídica)
No caso de devolução de mercadorias, uma nota fiscal cancela a outra.
Figura 2 – Modelo de nota fiscal 
 
Fonte:<https://www.google.com.br/search?
q=modelos+de+notas+fiscais+de+mercadorias&rlz=>. Acesso em: 11 nov. 2016.
A nota fiscal é um documento importante para as etapas de controle e
recebimento das compras. Por meio dela, a pessoa responsável pelo
recebimento verifica:
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Quantidade dos materiais: É preciso verificar se quantidades estão
de acordo com o que foi ajustado no pedido.
Preço: É preciso conferir se ele está de acordo com o pedido de
compras.
Especificações técnicas: É preciso verificar se estão de acordo
com o pedido.
Prazo de entrega: Verifica-se se os itens foram entregues dentro
dos prazos acordados no pedido.
Qualidade: Caso haja na empresa uma área de controle de
qualidade para o material recebido, o processo deverá ser
realizado; caso não haja, a pessoa que estiver recebendo o
material deverá verificar ele está de acordo.
Com isso, o material dá entrada na empresa, que fará uso dos itens no seu
processo produtivo. No momento do recebimento, esses itens alimentarão o
sistema da empresa, no qual constará que mais mercadorias foram recebidas.
Ao darem entrada no sistema, os itens aparecerão para o setor financeiro
como contas a pagar. Se tudo estiver devidamente correto, o setor já incluirá o
pagamento no seu planejamento financeiro, dentro dos prazos e das condições
acordadas no pedido de compra.
Os aspectos citados são de suma importância e devem ser considerados como
prioridade para o profissional de logística. Se essa etapa for feita corretamente,
problemas poderão ser minimizados.
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Romaneio de carga
O romaneio de carga é um documento utilizado para o embarque de
mercadorias. Conforme a Receita Federal, é ele que discrimina todas as
mercadorias embarcadas ou todos os componentes de uma carga em quantas
partes estiver fracionada. Sua função básica é identificar conjuntos de volumes,
em regra mercadorias embaladas.
O romaneio é um relatório que poderá servir de controle. Seu objetivo é
dar conhecimento detalhado sobre a apresentação da mercadoria, facilitando a
identificação e a localização de qualquer produto dentro de um lote. Isso facilita
a conferência da mercadoria pela fiscalização, tanto no embarque quanto no
desembarque.
Não existe um modelo padrão para o documento. Geralmente, ele
apresenta os seguintes elementos:
Qualidade total de volumes (embalagem)
Marcação dos volumes
Identificação dos volumes por ordem numérica
Espécie de embalagens (caixas, paletes etc) conteúdo peso líquido, peso
bruto, dimensões unitárias e volume total da carga.
O regulamento aduaneiro influencia o romaneio de cargas, afinal é um dos
tipos de documentos que controlam o que está sendo embarcado e o seu
destino, definindo assim os pontos inicial e final dos itinerários.
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O romaneio é exigido em situações em que sua emissão é prática corrente.
A previsão normativa que exige apresentação do documento são as
disposições do parágrafo único do art. 553 do Regulamento Aduaneiro c/c
inc. III do art. 18 da IN SRF nº 680/06, onde se menciona que a
declaração de importação será instruída com o romaneio de carga,
quando aplicável (RECEITA FEDERAL).
Ainda segundo a Receita Federal, “o trânsito aduaneiro é o regime
especial que permite o transporte de mercadoria, sob controle aduaneiro, de um
ponto a outro do território aduaneiro, com suspensão do pagamento de tributos”.
Existem situações em que não é prática usual a emissão do romaneio,
como no caso de granéis e cargas não embaladas. Elas são identificadas como
automóveis por meio do número do chassi; ou como máquinas e equipamentos
de grande porte pelo número de série.Figura 3 – Modelo de romaneio de carga utilizado pelas empresas
 
Fonte: <https://www.google.com.br/search?
q=modelos+de+formulário+romaneio+de+carga&rlz=>. Acesso em: 23 fev.
2017.
Os documentos que estudaremos a seguir (requisição de materiais, ficha
de inspeção e ficha de cautela) não se referem ao controle com os fornecedores
de forma direta, mas ao controle da empresa com relação aos próprios
funcionários e aos motoristas que utilizam equipamentos e equipamentos de
proteção individual (EPIs).
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Ficha de inspeção
A ficha de inspeção faz parte dos documentos que requerem toda a
atenção das empresas, pois diz respeito à segurança dos funcionários no
exercício das suas atividades. Conforme o site Inbep, o objetivo principal das
inspeções de segurança é detectar as possíveis causas da ocorrência de
acidentes de trabalho, visando a tomar ou a propor medidas que eliminem ou
neutralizem os riscos.
É importante salientar que o funcionário que realizar a check list deverá ter
conhecimentos a respeito dos tipos de manuseio e de armazenagem, além de
conhecer as peças que compõem os equipamentos e suas funções.
A figura 4 mostra um modelo de ficha de inspeção de caminhão. A
inspeção deverá ser realizada antes de o caminhão seguir viagem. É importante
ainda que o motorista saiba detectar alguns itens se estiver diante de situações
perigosas.
Na ficha de inspeção, constam as seguintes letras:
A letra S, que significa “sim”. O equipamento está em condições de
uso.
A letra N, que significa “não”. A situação necessita de cuidados ou
de reparos para que esteja dentro do padrão.
As letras NA, que indicam que o item verificado não se aplica à
situação, independentemente do motivo.
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Figura 4 – Modelo de ficha de inspeção
Fonte: <http://www.sesmt.com.br/Blog/Artigo/chec-list-caminhao>. Acesso em:
24 fev. de 2017.
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Ficha de cautela
A finalidade da ficha de cautela é registrar a entrega dos EPIs para os
funcionários. Esses equipamentos servem para proteger os funcionários
enquanto eles realizam suas atividades laborais.
A empresa que deixar de realizar as entregas ou cometer negligência
entregando equipamentos vencidos ou danificados poderá sofrer sanções pela
fiscalização.
O bem mais importante das empresas são os seus funcionários. Por isso, zelar
pela sua saúde é primordial.
Mas é importante que o funcionário utilize adequadamente os
equipamentos que lhe forem entregues e que saiba a importância da sua
utilização. Portanto, tanto para a empresa quanto para os funcionários, a ficha
de cautela representa garantia de que o EPI foi entregue e que, além de
preservar a saúde do profissional, exime a empresa de futuras causas
trabalhistas pela não entrega.
No modelo da figura 5, constam dados gerais de identificação (tanto da
empresa como do funcionário), data de entrega, campo para identificação do
EPI e assinatura. No entanto, como já abordamos, cada empresa adaptará o
documento às suas necessidades, sempre atendendo às legislações vigentes.
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Figura 5 – Modelo de ficha de cautela
 
Fonte: <www.laborar.com.br/ficha_controle_epis.doc>. Acesso em: 1 mar. 2017.
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Cabe lembrar que é de suma importância que as empresas realizem
treinamentos que enfatizem a importância do uso dos EPIs, assim como
capacitações referentes à utilização dos equipamentos e das máquinas
presentes em suas atividades.
Para as empresas que têm CIPA (Comissão Interna de Prevenção de
Acidentes), geralmente é ela que realiza os treinamentos e a conscientização.
Se a empresa não tiver uma CIPA, é importante que um ou dois funcionários
possam realizar essas capacitações, para auxiliar os gestores a protegerem os
funcionários de riscos de acidentes ou de doenças ocupacionais.
Tanto a requisição de materiais quanto as fichas de inspeção e de cautela
fazem parte da gestão da empresa. Além disso, estão relacionadas à segurança
do trabalhador. Portanto, esses documentos são importantíssimos e nunca
devem faltar no estoque.
A seguir, veremos alguns métodos de ressuprimento que fazem toda a
diferença na gestão.
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Requisição de materiais
A requisição de materiais controla a saída de material do almoxarifado. A
periodicidade com que esses materiais são recebidos pelo setor depende do
fluxo da empresa e do tipo de produto que produz, entre outros fatores. O ideal
é que a empresa possua algum tipo de software para controlar todos os seus
processos, para que o controle seja mais confiável.
Se, por exemplo, a empresa pensa que dispõe de determinada quantidade
de itens para utilizar na sua linha de produção, mas, ao emitir a requisição de
materiais, tem a surpresa de que tudo o que possuía foi utilizado sem baixa,
poderá parar o processo produtivo. Isso ocasionará perdas financeiras e,
possivelmente, a perda de clientes. Esse tipo de problema ocorre, mas é
inadmissível, por isso é preciso ter muita atenção com esse tipo de documento.
A requisição de materiais tem três finalidades:
1. Autorizar a saída de material do almoxarifado
2. Controlar a saída de material do almoxarifado, bem como registrar a sua
saída
3. Calcular o custo de produção, quando se tratar de indústria
O formulário da figura 6 é um modelo de material de consumo o qual cada
empresa adapta à sua realidade. Qualquer formulário que venha a ser
implantado nas empresas deverá contar com uma explicação de como
preencher os campos.
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Métodos de ressuprimento
A grande maioria das empresas entende que gerir estoques de maneira
adequada pode ser um diferencial competitivo, trazendo uma série de vantagens
para a organização.
Mas como isso deverá ser feito?
Os estoques devem ser vistos com muito cuidado ao longo de toda a cadeia de
suprimentos. Reduzir os níveis de estoque sem comprometer o nível de exigência
dos clientes é um dos grandes desafios da maioria das empresas. É preciso
balancear o estoque de acordo com a demanda sem deixar de atender bem o cliente
e respeitando prazo, preço e qualidade.
No caso de uma empresa que ainda tem como algo importante nas suas
atribuições diárias gerir o estoque, o primeiro passo seria realizar um planejamento
para antever todas as situações possíveis. Para isso, o ideal é envolver todas as
pessoas que estejam de alguma maneira engajadas no processo de gerir estoques e
Figura 6 – Formulário de requisição de material
Fonte:
<www.ufam.edu.br/attachments/article/.../Formulario%20Solicitação%20Consumo
Acesso em: 1 mar. 2017.
A figura 7 mostra um modelo mais simples, mas com todas as informações
necessárias.
Figura 7 – Formulário de requisição de material
 
Fonte: <https://www.reispapelaria.com.br/produto/301/2758/guia-requisicao-
material-105x155-tilibra>. Acesso em: 7 dez. 2016.
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estejam cientes de que esse processo é um problema que precisa ser resolvido,
para analisarem os parâmetros de estoque. Os parâmetros nada mais são do que as
normas e os padrões entendidos por todos na organização. Porém, eles não são
estáticos, passam por ciclos e precisam de ajustes contínuos.
A partir dos parâmetros, é preciso definir, por meio do que foi planejado, a
política que a empresa deverá seguir conforme o seu segmento para a reposição
dos suprimentos. Nesse aspecto, é importante definir a divisão dos métodos de
ressuprimento como contínua ou periódica.
Políticas de revisão contínua são aquelas em que decisões de ressuprimento
podem ser tomadas a qualquer tempo, o que é possibilitado pelo monitoramento
contínuo de mudanças nos níveis de estoque. Já nas políticas de revisão periódica,
decisões de ressuprimento só podem ser realizadas em intervalo de tempo
predefinidos.
Segundo Garcia et al. (2006, p.60), “as políticas de revisão contínua resultam em
menores níveis de estoque (em razão de menores estoques de segurança) com o
mesmo nível de serviço quando comparadas às políticas de revisão periódica”.
Entretanto, políticas de revisão periódica permitem a programação de
operações como compras, transporte e recebimentos, o que pode trazer
oportunidade de economias de escala e racionalização do uso de recursos.
O suprimento de estoque gira sempre em torno de recursos financeiros e da
eficiência do setor de compras. Portanto, cada empresa possuirá o seu método de
ressuprimento. Você, como futuro técnico em logística, deve realizar suas atividades
da melhor forma para auxiliar sua empresa nos processos de compras e na gestão
dos materiais adquiridos dentro do estoque.