Revisar envio do teste_ QUESTIONÁRIO UNIDADE III ..(1)

Prévia do material em texto

Revisar envio do teste: QUESTIONÁRIO UNIDADE III
GESTÃO E PRÁTICAS SECRETARIAIS 7268-60_54405_D_20232 CONTEÚDO
Usuário cliviane.costa @aluno.unip.br
Curso GESTÃO E PRÁTICAS SECRETARIAIS
Teste QUESTIONÁRIO UNIDADE III
Iniciado 23/10/23 19:06
Enviado 23/10/23 19:16
Status Completada
Resultado da
tentativa
2,5 em 2,5 pontos  
Tempo decorrido 10 minutos
Resultados exibidos Todas as respostas, Respostas enviadas, Respostas corretas, Comentários, Perguntas
respondidas incorretamente
Pergunta 1
Resposta
Selecionada:
a.
Respostas: a.
b.
c.
d.
e.
Comentário
da resposta:
Agenda também é um pequeno caderno em que o usuário faz as anotações de compromissos e
horários. É uma ferramenta de trabalho, e só cumpre sua função quando é realmente utilizada.
Além disso, as agendas vivem apenas um ano; elas têm vida curta, e após o seu período de
validade, não servem para mais nada. A agenda foi feita para receber anotações, registros e
informações. Quanto à organização de agenda, é incorreto:
Marcar várias reuniões para o mesmo dia, objetivando atender ao maior
número de pessoas que procuram o chefe.
Marcar várias reuniões para o mesmo dia, objetivando atender ao maior
número de pessoas que procuram o chefe.
Sugerir as datas e os horários dos compromissos e quando con�rmados,
anotá-los e comunicar com o máximo de antecedência ao chefe.
Evitar marcar reuniões no dia do retorno do chefe, a não ser em casos
urgentes, e com o consentimento do chefe.
Passar todas as informações possíveis ao chefe sobre a pauta da reunião,
objetivo, pessoas que estarão presentes, fornecendo-lhe a documentação
necessária.
É necessário que tanto o chefe quanto o(a) secretário(a) possuam agendas e
que todos os dias sejam organizadas e compatibilizadas.
Resposta: A
Comentário: A a�rmativa correta é “A”. Quanto à organização de agenda, não é
correto agendar várias reuniões para o mesmo dia, para atender ao maior
número de pessoas que procuram o(a) executivo(a). Além de ser desgastante,
UNIP EAD BIBLIOTECAS MURAL DO ALUNO TUTORIAIS
clivia
CONTEÚDOS ACADÊMICOS
0,25 em 0,25 pontos
http://company.blackboard.com/
https://ava.ead.unip.br/webapps/blackboard/execute/courseMain?course_id=_303161_1
https://ava.ead.unip.br/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?course_id=_303161_1&content_id=_3555641_1&mode=reset
https://ava.ead.unip.br/webapps/portal/execute/tabs/tabAction?tab_tab_group_id=_10_1
https://ava.ead.unip.br/webapps/portal/execute/tabs/tabAction?tab_tab_group_id=_27_1
https://ava.ead.unip.br/webapps/portal/execute/tabs/tabAction?tab_tab_group_id=_47_1
https://ava.ead.unip.br/webapps/portal/execute/tabs/tabAction?tab_tab_group_id=_29_1
https://ava.ead.unip.br/webapps/portal/execute/tabs/tabAction?tab_tab_group_id=_25_1
https://ava.ead.unip.br/webapps/login/?action=logout
não sobra tempo para tarefas que demandam criatividade, inovação e
realização de tarefas produtivas. De qualquer forma, caso isto seja algo
inevitável, o ideal é ter intervalos de dez a 20 minutos entre elas. O ser humano
tem necessidade de descansar o corpo e a mente e renovar suas energias.
Pergunta 2
Resposta
Selecionada:
e.
Respostas: a.
b.
c.
d.
e.
Comentário
da resposta:
A funcionalidade da agenda é tão importante quanto a de qualquer outro instrumento de
trabalho. Cabe ao pro�ssional de secretariado analisar e veri�car qual o melhor tipo e formato
de agenda que poderá atender à necessidade da empresa ou da pessoa a qual presta serviços.
Marque a alternativa que melhor completa os espaços das a�rmativas abaixo:
I - ____________: Além dos agendamentos, evita o acúmulo de papéis e colabora no trâmite dos
mesmos. Permite compartilhamento concomitante.
II - ____________: Possui um campo menor para anotações, porém traz uma visão mais ampla do
período.
III - ____________: Tem como benefícios a agilidade e a segurança dos dados. O computador serve
de alerta dos compromissos agendados.
IV - ____________: Tem como vantagem ter mais espaço para anotações, porém traz uma visão
reduzida dos agendamentos.
A alternativa com a sequência correta é:
Agenda virtual; Agenda semanal; Agenda eletrônica e Agenda diária.
Agenda diária; Agenda semanal, Agenda virtual e Agenda eletrônica.
Agenda eletrônica; Agenda diária; Agenda virtual e Agenda semanal.
Agenda eletrônica; Agenda semanal; Agenda virtual e Agenda diária.
Agenda virtual; Agenda diária; Agenda eletrônica e Agenda semanal.
Agenda virtual; Agenda semanal; Agenda eletrônica e Agenda diária.
Resposta: E
Comentário: A alternativa que melhor completa os espaços é a alternativa “E”, as
demais estão incorretas. A agenda virtual evita o acúmulo de papéis, colabora
no trâmite dos mesmos e permite compartilhamento concomitante. A semanal
possui um campo reduzido para visualizar as anotações, porém traz uma visão
mais ampla do período. Já a agenda eletrônica, além de trazer benefícios, como
a agilidade e segurança dos dados, o computador serve de alerta dos
compromissos agendados. A agenda diária tem como vantagem ter mais espaço
para anotações, porém traz uma visão reduzida dos agendamentos.
Pergunta 3
0,25 em 0,25 pontos
0,25 em 0,25 pontos
Resposta
Selecionada:
d. 
Respostas: a. 
b.
c.
d. 
e. 
Comentário
da resposta:
O domínio das técnicas secretariais é um dos fatores mais importantes para os secretários
executivos, exatamente por compor a utilização das ferramentas que eles precisam utilizar no
dia a dia. Neste sentido, há diversas ferramentas que contribuem na facilitação do trabalho
diário destes pro�ssionais, como checklist e o follow-up. Checklist é uma lista de veri�cação e o
FUP é considerado como:
acompanhamento dos compromissos anotados na agenda.
uma técnica de organização de compromissos diários e de reuniões.
um canal de intranet da empresa, que tem como objetivo ajudar no acesso
aos documentos pendentes para uma solução.
um tipo de formulário que tem padronização para assuntos pendentes e
cobranças.
acompanhamento dos compromissos anotados na agenda.
um tipo de controle de eventos da empresa.
Resposta: D
Comentário: Follow-up (FUP) é uma expressão em inglês que signi�ca
acompanhar ou fazer o acompanhamento. É uma técnica de acompanhamento
muito utilizada pelos secretários e está ligada à checklist. Já que consiste em um
prosseguimento, acompanhamento de compromissos, pagamentos a serem
efetuados e assuntos em pendência, possibilita o monitoramento de todo e
qualquer assunto pertinente ao departamento.
Pergunta 4
Resposta
Selecionada:
e.
Respostas: a.
b.
c.
O pro�ssional de secretariado ou assistente assessora mais de um executivo ou mesmo apenas
um que possua um calendário de encontros intenso, é conveniente manter uma agenda de
reuniões, conferências e assembleias à parte. Nessa agenda, devem estar anotados todos os
compromissos previstos e as anotações referentes aos preparativos para a realização de cada
reunião. Em decorrência dessa realidade, qual alternativa abaixo não condiz com o
procedimento correto?
O pro�ssional de secretariado tem total autonomia para decidir se as
interrupções nas reuniões poderão ser realizadas ou não.
Comunicar com antecedência o dia, horário e local da reunião aos
participantes. Deve-se ter a certeza de que tudo correrá de acordo com o
planejado. Atentar-se aos feriados e datas festivas.
Não marcar mais de três reuniões por dia (a não ser que o gestor pre�ra). Não
marcar reuniões no �nal do dia, o cansaço pode atrapalhar o desempenho
dele. O ideal é manter um intervalo de 30 a 60 minutos entre uma reunião e
outra.
Controlar rigorosamente a agenda do secretário em parceria com a do gestor,
para evitar transtornos ou falhas.
0,25 em 0,25 pontos
d.
e.
Comentário
da resposta:
Não fazer convocações apenas verbais. O grau de formalidade na redação dos
convites depende da natureza do evento, mas, de forma geral, eles devem
conter local, data e horário da reunião, assunto a ser tratado e um pedido de
con�rmação da presença.
O pro�ssional de secretariado tem total autonomia para decidir se as
interrupçõesnas reuniões poderão ser realizadas ou não.
Resposta: E
Comentário: A alternativa “E” não condiz com o procedimento correto na
assessoria de uma reunião, pois as interrupções durante a reunião devem ser
combinadas com o líder, se haverá a oportunidade ou não de interrupções
ocasionadas por fatores externos, como ligações urgentes, chamados de
serviço etc. E quando houver esta necessidade, deve ser realizada da forma
mais discreta possível.
Pergunta 5
Resposta
Selecionada:
e. 
Respostas: a.
b. 
c. 
d. 
e. 
Comentário da
resposta:
O comportamento nas reuniões de trabalho é o conjunto de várias ações. Algumas delas
podem ser consideradas comportamento inadequado. Por este motivo, devemos prestar
atenção aos detalhes. Qual das alternativas corresponde ao comportamento adequado em
reunião na empresa?
Procurar falar somente o necessário e o apropriado para o momento.
Aproveitar a oportunidade para demonstrar conhecimento e relatar os
erros que acontecem em seu departamento.
Chegar um pouco atrasado para que notem sua presença.
Rabiscar papéis para demonstrar que está focado.
Optar por roupas que chamem atenção para se destacar.
Procurar falar somente o necessário e o apropriado para o momento.
Resposta: E
Comentário: A alternativa “E” é a correta e as demais estão incorretas por não
serem comportamento adequado em reunião na empresa, pois pode
desabonar sua própria imagem ou passar a impressão errada sobre o que
você realmente gostaria de transmitir.
Pergunta 6
0,25 em 0,25 pontos
0,25 em 0,25 pontos
Resposta Selecionada: d. 
Respostas: a. 
b. 
c. 
d. 
e. 
Comentário
da resposta:
(UFMS, 2013, Secretário Executivo). Leia a tira:
Reuniões fazem parte do cotidiano das organizações e constituem uma das atividades
realizadas pelo pro�ssional de Secretariado Executivo. Em relação à organização de reuniões,
marque V para as a�rmativas verdadeiras e F para as falsas.
( ) Para e�caz planejamento da reunião, faz-se necessário preparar agenda clara com os tópicos
que serão tratados.
( ) Sequência lógica de assuntos e correlação entre eles de�nem o ritmo e o encadeamento da
reunião.
( ) Con�rmação de presença dos convocados é desnecessária quando da reunião participar um
integrante hierarquicamente superior ao que a convocou.
( ) Distribuição da ordem do dia entre os participantes no começo da reunião, relacionando os
assuntos que serão discutidos ao tempo dedicado à discussão, auxilia para a �nalização no
horário previsto.
Assinale a sequência correta.
V, V, F, V.
F, V, V, F.
F, F, V, F.
V, F, F, V.
V, V, F, V.
V, F, V, F.
Resposta: D
Comentário: A alternativa que possui a sequência correta é a “D”. Sendo que a
a�rmativa considerada falsa não retrata a forma correta para a organização de
reunião. O correto é con�rmar a presença de todos os convocados
independentemente se haverá ou não a participação de um integrante
hierarquicamente superior ao que a convocou. Existe uma logística a ser
observada com o número de participantes, além da importância da participação
de cada pessoa que foi convocada.
Pergunta 7
Quanto ao formato de reuniões, há a preocupação com o layout através da variedade de estilos
de disposição de mesas e cadeiras que podem ajudar na disseminação da proposta a ser
apresentada. Neste sentido, leia as a�rmativas abaixo e relacione a primeira coluna com a
0,25 em 0,25 pontos
Resposta Selecionada: b. 
Respostas: a. 
b. 
c. 
d. 
e. 
Comentário
da resposta:
segunda e assinale a alternativa que apresenta a equivalência correta:
I-C; II-D; III-A e IV-B.
I-A; II-B; III-C e IV-D.
I-C; II-D; III-A e IV-B.
I-B; II-C; III-A e IV-D.
I-B; II-A; III-D e IV-C.
I-A; II-D; III-C e IV-B.
Resposta: B
Comentário: A alternativa com a sequência correta é a “B”, conforme segue a
descrição: I – Auditório – Este formato é composto por cadeiras e uma área de
palco em locais mais so�sticados, porém este formato pode ser montado em
qualquer salão vazio. II – Mesa Redonda – Geralmente envolvidas na situação-
problema tratada na reunião e possuem competência com relação ao assunto
tratado e estão dispostas a buscar, juntos, um acordo. III – Sala em “I” – De um
lado �ca o an�trião e de outro os convidados são distribuídos conforme o grau
de importância. IV – Espinha de peixe – Inclui cadeiras com pranchão dispostas
em �leiras e em ângulo em relação ao corredor central. Este layout serve para
atividades de treinamento.
Pergunta 8
Resposta Selecionada: b. 
Respostas: a. 
b. 
c. 
As reuniões presenciais, por vezes, carregavam estigmas de falta de produtividade, dispersão e
ine�cácia. Enquanto que as reuniões remotas, em várias situações, tornaram-se a melhor opção
e solução para a tomada de decisões com trocas e demandas regidas pela situação. A ideia é
que, diante de tantas reuniões, podemos ter a oportunidade de reavaliar e ressigni�car esses
encontros. Analise as a�rmativas abaixo e identi�que as reuniões presenciais e remotas de
acordo com suas características. Coloque (P) para Reuniões Presenciais e (R) para Reuniões
Remotas:
I – (__) Facilitar a observação e interpretação da linguagem facial e corporal de cada
participante.
II – (__) Proporcionar maior facilidade para contornar imprevistos durante a reunião.
III – (__) Conferem agilidade e rapidez nos processos.
IV – (__) Oferecer maior efetividade na leitura da comunicação verbal e não verbal.
V – (__) Possibilidades multimídia dão um toque diferenciado à experiência.
P; P; R; P; R.
P; R; P; P; R.
P; P; R; P; R.
R; P; P; P; P.
0,25 em 0,25 pontos
d. 
e. 
Comentário da
resposta:
R; P; P; R; R.
R; P; R; P; R.
Resposta: B
Comentário: A alternativa “B” está correta. Observa-se que as a�rmativas I; II
e IV apresentam as características das reuniões presenciais. Enquanto que as
a�rmativas III e V apresentam as características das reuniões remotas.
Pergunta 9
Resposta Selecionada: c. 
Respostas: a. 
b. 
c. 
d. 
e. 
Comentário
da resposta:
Como vantagem os softwares que apoiam a realização da videoconferência, em sua maioria,
permitem também o compartilhamento de documentos e a gravação dos encontros. Já entre as
desvantagens, podem ser mencionadas:
I - a internet pode estar lenta ou haver problemas na conexão ou equipamento.
II – há bastante facilidade em se adaptar à ferramenta ou à situação didática.
III – com as câmeras é possível perceber bem as expressões faciais das pessoas.
IV – pode-se ter uma impressão de impessoalidade.
V – quando há baixa qualidade de som e imagem nas máquinas dos integrantes, pode-se ter
problemas.
I-V; II-F; III-F; IV-V e V-V.
I-V; II-V; III-V; IV-V e V-V.
I-F; II-V; III-V; IV-V e V-F.
I-V; II-F; III-F; IV-V e V-V.
I-V; II-V; III-F; IV-V e V-V.
I-V; II-F; III-V; IV-F e V-V.
Resposta: C
Comentário: A alternativa “C” está correta. Observa-se que as a�rmativas II e III
são falsas, uma vez que uma das desvantagens da videoconferência é que pode
existir di�culdade de se adaptar à ferramenta ou à situação didática. Neste tipo
de reunião, não necessariamente se percebe tão bem as expressões faciais das
pessoas, por que elas podem desligar a câmera por algum motivo ou mesmo a
imagem não ser tão nítida assim, ou ainda que a pessoa esteja longe da
câmera.
Pergunta 10
Resposta Selecionada: c. 
O recurso de videoconferência tudo se baseia no visual, todos podem se ver e conversar. A
experiência até aproxima um pouco os participantes, sem perder a formalidade das reuniões
corporativas. Diante deste contexto, em uma videoconferência o pro�ssional de secretariado
pode considerar para reuniões em que será necessário ter mais contato visual e interação com
o participante. Assinale a alternativa que não condiz com o tipo de interação esperada em uma
reunião de videoconferência:
Tratar de assuntos aleatórios.
0,25 em 0,25 pontos
0,25 em 0,25 pontos
Segunda-feira, 23 de Outubro de 2023 19h17min01s BRT
Respostas: a. 
b. 
c. 
d. 
e. 
Comentário
da resposta:
Entrevistas de emprego.
Reuniões com equipes ou clientes.
Tratar de assuntos aleatórios.
Treinamentos adistância.
Palestras com perguntas e respostas.
Resposta: C
Comentário: A alternativa “C” não condiz com o objetivo esperado em reunião
de videoconferência. As reuniões devem ter pauta e foco. Portanto, os assuntos
aleatórios podem ser tratados de outra forma. A videoconferência, por
dispensar encontro físico, agiliza os processos de uma empresa para alinhar
objetivos, metas e compartilhar os resultados conquistados pelos
colaboradores. A�nal, o seu objetivo principal é otimizar o tempo de todos.
← OK