Gestão de portfólio

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Gestão
de portfólio
Prof. Valério Sanches
Descrição
A gestão de portfólio de projetos, agrupamento e acompanhamento dos projetos prioritários para empresa,
interligação e correspondência com a estratégia corporativa.
Propósito
O domínio da gestão de portfólios de projetos fornece aos profissionais um panorama geral sobre todos os
projetos e iniciativas em grande escala dentro de uma estratégia empresarial e/ou corporativa. Quando usado
corretamente, esse conhecimento pode ajudar a contemplar o quadro geral e tomar melhores decisões
estratégicas.
Objetivos
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Módulo 1
O portfólio de projetos
Identificar o conceito de portfólio de projetos, definições e estratégias.
Módulo 2
Priorização de projetos de um portfólio
Reconhecer a priorização de projetos no escopo da gestão de portfólio.
Introdução
As estratégias de uma empresa são traçadas e implementadas por meio de projetos diversos. Tais projetos
demandam tempo e recursos, sejam eles técnicos, financeiros ou humanos. Como os recursos são limitados,
possuir uma gestão de portfólio de projetos é fazer escolhas inteligentes de alocação de recursos e alinhar
expectativas para que as iniciativas apresentadas à empresa ou organização possam ser realizadas.
A gestão de portfólio possibilita aos gestores de projeto a capacidade de ter uma visão holística da organização,
da alocação de recursos, enxergando, assim, o cenário como um todo. Isso ocorre porque existem diversos
motivos pelos quais um projeto é considerado passível de ser executado, atendendo aos interesses da
companhia.
A partir da consolidação e organização de todos os dados relativos aos projetos atuais e propostos, os gerentes
de projetos podem fornecer previsões e análises de negócios sobre os retornos de determinada proposta,
permitido aos gerentes de portfólio estudar a priorização dos projetos e a administração dos recursos
disponíveis.
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1 - O portfólio de projetos
Ao �nal deste módulo, você será capaz de identi�car o conceito de
portfólio de projetos, de�nições e estratégias.
Ligando os pontos
O planejamento estratégico funciona como um GPS, que aponta o melhor caminho para alcançar um destino.
Logo, o planejamento requer, em primeiro lugar, a definição de uma visão de futuro. Se você não sabe para onde
quer ir, fica difícil estabelecer uma rota. A partir do destino desejado, monta-se o caminho que deverá ser seguido.
Se, no meio do caminho, alguma rua estiver interditada, será preciso ajustar a rota. Acompanhe o caso da
empresa de cosméticos Natureza em Pote.
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O lançamento da empresa de cosméticos Natureza em Pote, há 5 anos, ocorreu de forma modesta no mercado,
por meio do conceito de cosméticos naturais, orgânicos e extraídos de maneira sustentável da natureza. Desse
modo, ela conseguiu desenvolver e se destacar dentro de um nicho de mercado, inicialmente ignorado por
empresas tradicionais do setor.
O cenário atual indica uma necessidade de crescimento no “market share” e, ao mesmo tempo, uma redução
substancial dos custos envolvidos na produção. Para atacar esses pontos, ficou definida no plano estratégico da
empresa a atuação nestas duas linhas:
1. Aumento da participação no mercado de seus produtos.
2. Redução de custos de produção e logística de distribuição.
Para o atingimento dos objetivos definidos pela diretoria da empresa, foi lançada uma campanha entre seus
colaboradores, a fim de se promover ideias e conceitos a serem estudados em forma de projetos. Tais ideias e
conceitos foram classificados de acordo com a afinidade com cada estratégia do negócio.
Decidiu-se então concentrar os projetos escolhidos em forma de portfólios, de maneira a buscar os objetivos.
Assim, dos projetos a seguir, foram selecionados três para o atingimento de cada estratégia adotada.
Estratégia 1 – Aumento da participação no mercado:
Pesquisa de mercado – expectativas de clientes x realidade oferecida.
Otimização da logística de entrega – centros de distribuição x velocidade.
Estudo de embalagem – praticidade x atratividade.
Estratégia 2 – Redução de custos:
Otimização operacional.
Redução de consumo energético.
Suprimentos e parcerias.
Após a leitura do caso, é hora de aplicar seus conhecimentos! Vamos ligar esses pontos?
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Questão 1
Conforme vimos no caso apresentado, o planejamento estratégico mostra um melhor caminho para se
atingir um objetivo. Das opções a seguir, qual delas representa um destino estratégico a ser alcançado?
Parabéns! A alternativa D está correta.
A opção A é uma consequência do resultado da empresa. As opções B e E representam ferramentas para o
atingimento de metas. No caso da opção C, o nível salarial da equipe não representa qualquer estratégia
adotada. Portanto, a escolha pela sustentabilidade mostra o que a empresa quer, ou seja, uma estratégia.
Questão 2
Um dos projetos citados no caso apresentado tem como tema “Estudo de embalagem”. Nesse caso, ele foi
incluído no portfólio referente à estratégia de aumento da participação no mercado. Entretanto, normalmente
um projeto pode ser ou estar relacionado a mais de uma estratégia empresarial. Utilizando esse mesmo
projeto sobre embalagem, qual das estratégias seguintes apresenta uma correlação direta?
A Tornar a empresa referência de mercado.
B Gestão do capital intelectual.
C Padronização de salários.
D Ter a sustentabilidade como princípio.
E Lean manufactoring.
A Aumentar os processos manuais.
B Reduzir os custos de produção e logística.
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Parabéns! A alternativa B está correta.
Dentre as opções apresentadas, a redução dos custos de produção e logística apresenta uma correlação direta
com estudo de embalagem.
Questão 3
A Natureza em Pote atua com o conceito de cosméticos naturais, orgânicos e extraídos de maneira sustentável.
Baseado nesse fato e você participando do projeto “Estudo de embalagem”, quais seriam as suas ideias para a
evolução das embalagens da marca?
Digite sua resposta aqui
Chave de resposta
O desenvolvimento ou a evolução de embalagens deve levar em consideração a redução de custos de
fabricação e de transporte, além da praticidade de utilização. No caso de nossa empresa, a sustentabilidade
deve ser considerada. Portanto, embalagens feitas de material reciclado, como papel, plástico ou vidro,
além de possibilidade de refil.
C Manter uma frota ociosa.
D Não seguir tendências logísticas.
E Melhorar o atendimento ao cliente.
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Vamos começar!
O portfólio de projetos
Confira agora um panorama geral sobre o portfólio de projetos.
Gestão de projetos x Gestão de portfólio
Gestão de projetos e gestão de portfólio são comumente confundidos entre si. Seus objetivos são diferentes
dentro de uma empresa, de acordo com a definição de cada um deles. A gestão de portfólio é estratégica. já a
gestão de projetos é operacional. A seguir, consideramos as definições para ambos os conceitos. Vejamos!
Trata-se de “(...) um esforço temporário empreendido para criar um novo produto, serviço ou resultado
exclusivo”. Essa é a definição, o conceito básico apresentado no PMBOK (Project Management Body of
Knowledge). Ou seja, um projeto é único. Mesmo que você, por exemplo, construa uma casa e depois de 2
anos construa uma segunda casa com o mesmo projetoarquitetônico em outro lugar, mesmo assim,
trataremos de projetos diferentes. Gerenciar um projeto é operacionalizá-lo. É fazer com que o projeto
aconteça, da maneira que foi planejado, em termos de escopo, custo e prazo.
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Gestão de projetos 
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Trata-se da lista de projetos e programas que a empresa ou organização implementa para atingir os
objetivos estratégicos definidos. Gerenciar um portfólio implica priorizar os projetos e acompanhá-los em
conjunto, de maneira a atingir marcos definidos no planejamento estratégico da empresa.
Portanto, o gerenciamento de projetos operacionaliza a execução dos projetos de maneira adequada, enquanto o
gerenciamento de portfólio dá à empresa ou organização o foco nos “projetos certos”, selecionando e priorizando
os projetos interconectados à estratégia definida.
O gerenciamento do portfólio de projetos
O gerenciamento de portfólio de projetos (GPP) refere-se a um processo usado por gestores de projeto para
analisar o retorno potencial de uma determinada proposta.
Muitas organizações usam técnicas de gerenciamento de portfólio para determinar o tipo de negócio que querem
perseguir ou quais investimentos em projetos devem fazer, sempre tendo como diretriz o planejamento
estratégico da empresa.
As organizações incorporam uma nova dimensão à gestão, por meio de técnicas de gerenciamento de projetos e
governança contínua, buscando assegurar que o portfólio de projetos e investimentos realizados pela empresa
atinja os objetivos desejados.
O gerenciamento de portfólio de projetos agrupa, exibe, analisa e gerencia projetos em conjunto para maximizar
os resultados positivos dentro das limitações de recursos de uma organização. Os projetos são incluídos ou
excluídos da carteira com base nos seguintes tópicos:
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Gestão de portfólio 
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Priorização de projetos

Alinhamento com a estratégia da empresa

Desempenho em relação aos objetivos de negócios da
carteira
A importância da gestão de portfólio
Confira agora mais detalhes sobre a gestão de portfólio.
O gerenciamento de portfólio de projetos implica uma interface de disciplinas de gestão que combina três
diferentes pontos:
Gestão de projetos
Responsável por selecionar, verificar, analisar e gerenciar projetos e programas, com o objetivo de garantir ou
superar o atingimento da contribuição planejada para a estratégia da empresa.
Gestão de negócios
Responsável por garantir o alinhamento dos projetos com a estratégia da empresa.
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Administração geral
Responsável por gerenciar os riscos e os recursos que a empresa ou organização possa estar sujeita.
O resultado de um portfólio de projetos, também conhecido como carteira de projetos, tem impacto direto no
resultado e desempenho de cada projeto envolvido e em suas interfaces ou interdependências, diretas ou
indiretas.
A obtenção do sucesso geral do portfólio depende de decisões que, por vezes, não são as melhores para um
projeto ou outro.
A interface e os relacionamentos das disciplinas que envolvem o gerenciamento de projetos e as boas práticas
empresariais na gestão de portfólio conferem à empresa ou organização a habilidade de:
1º
Tomar medidas de gestão para manter o portfólio em conformidade com os objetivos do negócio.
2º
Eleger os projetos que estejam em linha com as estratégias e objetivos da empresa ou organização.
3º
Administrar os recursos entre os projetos, destacando um esforço maior aos projetos com maior prioridade.
4º
Acompanhar e avaliar frequentemente quais projetos estão contribuindo mais para o resultado do portfólio.
Quando a gestão de projetos em seus diversos processos é devidamente aplicada, tem-se maior probabilidade no
sucesso da estratégia adotada, com controle e redução dos riscos envolvidos, além de uma melhor satisfação do
cliente.
O objetivo do gerenciamento de portfólio de projetos é alcançar o resultado do pacote de projetos como um todo,
alinhado à estratégia empresarial.
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O funcionamento da gestão de portfólio de projetos
Confira agora o funcionamento da gestão de portfólio de projetos.
Algumas atividades dentro do ciclo de vida da gestão de portfólio de projetos são aplicadas e fazem referência às
habilidades e aos processos de gerenciamento. Vamos conferir?
Melhoria contínua do portfólio.
Comunicação eficiente para permitir tomadas de decisões baseadas em fatos.
Ações corretivas tomadas com celeridade, mantendo os objetivos e o engajamento do portfólio.
Acompanhamento dos projetos por meio de medição de desempenho.
Financiamento e qualificação de projetos que estejam alinhados com a estratégia do negócio.
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O gerenciamento de portfólio de projetos deve incluir os seguintes processos:
Etapa 1
Escolha dos projetos de acordo com o objetivo estratégico.
Etapa 2
Priorização – distribuição de recursos.
Etapa 3
Acompanhamento e monitoramento de portfólio.
Etapa 4
Avaliação do conjunto de projetos do portfólio versus a estratégia empresarial.
Etapa 5
Ações corretivas – quando necessário para corrigir rumo ou recuperar atrasos.
Gerenciamento e capacitação dos recursos.
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Etapa 6
Encerramento do projeto – remoção do portfólio quando concluído.
A gestão de portfólio de projetos deve trabalhar com foco em três pontos distintos, mas interconectados.
Vejamos!
Foco na gestão empresarial
A validação do portfólio diante de uma estratégia de negócios ou planejamento estratégico é tida como objetivo
principal do gerenciamento de portfólio de projetos.
É necessário que os critérios de decisão sejam definidos e que permitam aos gerentes terem um parâmetro para
as escolhas e priorização dos projetos que estejam alinhados com a estratégia da empresa. É importante
também definir indicadores de negócios que possam avaliar a saúde e o desempenho do portfólio de projetos.
A estratégia e os objetivos da empresa ditam os critérios de decisão sobre quais projetos serão inseridos no
portfólio. Esses critérios de seleção e priorização vão além dos objetivos econômico-financeiros. Como exemplo
de critérios, temos:
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Aumento de receita
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Rentabilidade do projeto
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Custos e retorno sobre investimento (ROI)
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Administração e distribuição de recursos
Os critérios também podem e devem ser utilizados pelas empresas ou organizações como instrumento para
revalidar, ou mesmo, cancelar projetos ou programas já em andamento, em qualquer etapa do seu ciclo de vida.
Conveniência de entrada em novos mercados ou expansão dos já existentes, demanda de clientes e iniciativas
operacionais ou obrigatórias são outros pontos que devem ser considerados.
Foco na administração geral
Neste aspecto, temos a administração de recursos e o gerenciamento dos riscos dentro do gerenciamento de
portfólio de projetos. A avaliação dos recursos disponíveis deve ser realizada antes mesmo da inclusão dos
projetos e a sua priorização dentro do portfólio.
É necessário garantir que um número suficiente de pessoas com competências adequadas esteja disponível para
projetos prioritários.
A manutenção de um portfólio depende do monitoramento e avaliação da capacidade dos recursos da
organização, de modo que seja possível realizar os seguintes itens:
Agilidade nas decisões de investimento e alocação de recursos.
Avaliaçãodas necessidades de treinamento.
Planejamento e criação de recursos antecipando possíveis demandas.
Identificação de excesso ou falta de recursos e capacidade de redistribuição.
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Foco no gerenciamento de projetos
A implementação de sucesso da gestão de portfólio está diretamente ligada à incorporação de disciplinas e
processos de gerenciamento de projetos. Essa incorporação é capaz de fornecer aos gestores de portfólio os
instrumentos para poder avaliar a evolução, saúde e valor da carteira de projetos.
Além disso, os gestores serão capazes de tomar decisões de negócios relacionadas às aprovações, prioridades,
custos, financiamento, recursos e operacionalização.
É fundamental também recuperar possíveis desvios que porventura ocorram por meio da identificação de não
conformidades, tendo em vista o planejado versus a realidade.
Os benefícios da gestão de portfólios de projetos
O primeiro grande benefício da gestão de portfólio de projetos é fornecer uma visão geral dos projetos envolvidos
e suas interfaces. Com a visão geral, a análise e tomada de decisões estratégicas é facilitada. Além disso, alguns
outros benefícios podem ser obtidos:
Rapidez nas tomadas de decisão.
Acompanhamento e alinhamento do progresso dos projetos em paralelo.
Planejamento global de alto nível.
Sugestões de mudança ou desvios de rota imediatos.
Mais disponibilidade para dedicação aos trabalhos criativos e estratégicos.
Vamos focar em três benefícios e entender mais sobre eles:
Adequação dos recursos aos objetivos do portfólio.
Implementação eficiente de planos de redistribuição e transferência de recursos para projetos de
maior prioridade.
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Entende-se que a capacidade de obtenção de uma visão geral do progresso de todos os projetos de um
portfólio é um dos principais valores da gestão de portfólio de projetos. Para que isso aconteça, há
necessidade da emissão de relatórios frequentes com a evolução dos projetos e do portfólio em si,
permitindo análises rápidas e atualizações de status e/ou alterações de rota específicas para cada
projeto.
Entende-se que estes monitoramentos devem ser apresentados em um mesmo frame. Desse modo, a
maneira mais didática e viável de se ter uma visualização completa dos projetos do portfólio é o
cronograma do portfólio estar em forma de gráfico de Gantt, faceando um projeto no outro com as
interdependências entre eles.
Entende-se que, em um cenário de recursos finitos, onde o balanço entre recursos e custos deve ser
acompanhado de perto, a gestão de recursos em relação ao volume de trabalho do portfólio é
fundamental para o equilíbrio e a disponibilização para os projetos. É necessário saber para onde pende a
exaustão de recursos e fazer as alterações necessárias de acordo com as mudanças e novas estratégias.
Boas práticas de gerenciamento de
portfólio de projetos
Confira agora as principais práticas de gerenciamento de portfólios.
Atualizações de status dos projetos em tempo real 
Monitoramento do cronograma e das dependências 
Gestão de recursos 
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A gestão de portfólios de projetos funciona melhor quando se mantém um portfólio atualizado em tempo real. O
gestor do portfólio de projetos deve consultar cada gestor de projeto periodicamente para certificar-se de que
seus projetos estejam representados com precisão. Assim, todos os participantes executivos podem aprofundar-
se para estudar quaisquer riscos ou atrasos nos projetos, a fim de corrigi-los, e assegurar-se de que os projetos
que estão em dia permanecem alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
A gestão de portfólios de projetos refere-se ao manejo centralizado de vários projetos ao mesmo tempo. Com ela,
obtém-se visibilidade de todos os projetos e iniciativas, a fim de conectar o trabalho diário da sua equipe à
estratégia organizacional da empresa. Da estratégia à execução, as ferramentas de gestão de portfólios de
projetos ajudam a monitorar as prioridades da empresa e a ver o panorama geral.
A gestão de portfólios de projetos pode ser vantajosa para:
Quem precisa de uma forma de organizar e monitorar os diversos projetos e prioridades de sua equipe.
Quem é participante de nível executivo e que precisa de uma forma fácil de visualizar o progresso de diversas
iniciativas ao mesmo tempo.
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Quem precisa de uma forma mais clara de conectar o trabalho diário aos objetivos estratégicos.
Montando o portfólio
Ao gerir diversas iniciativas de equipes e departamentos diferentes, pode ser muito difícil obter e compartilhar
informações claras. As ferramentas de gestão de projetos proporcionam uma forma de organizar e executar o
trabalho para uma iniciativa específica, mas, para obter informações claras de várias equipes e departamentos ao
mesmo tempo, é necessário gerir um portfólio de projetos.
Então, como elaborar um portfólio de projetos?
Um portfólio de projetos deve ser montado de acordo com a estratégia empresarial ou de negócios que a
empresa ou organização quer atingir.
Vejamos alguns exemplos de estratégias que podem ser objetivos de empresas:
Aumento de “market share”.
Redução/otimização de consumo energético em determinada linha de
produção.
Aumento de produção.
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Etapas para começar a usar a gestão de portfólio de
projetos
Vamos observar, a seguir, cada etapa do processo com sua respectiva explicação. Confira!
Etapa 1: alinhamento do portfólio aos objetivos da empresa
É necessário esclarecer com quais objetivos ou metas estratégicas o seu portfólio contribui ou contribuirá, e
como isso acontecerá. Portanto, a partir dos objetivos estratégicos é que se faz a conexão. E se a empresa
define metas anual ou trimestralmente, pode haver vários objetivos, desde metas de receita até metas de
redução de custos. Assim, a gestão de portfólio de projetos coordena e conecta o trabalho diário da empresa a
esses objetivos.
Etapa 2: acrescente projetos
Aumento de vendas de novos produtos.
Estratégia de crescimento.
Estratégia de manutenção.
Estratégia de investimento.
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É necessário que se considerem projetos relevantes para inclusão no portfólio. Adicione os projetos
considerados certos e os priorize por ordem de importância. É importante haver comunicação com cada um
dos administradores/gestores dos projetos da empresa com o objetivo de determinar como cada projeto do
portfólio se conecta às metas estratégicas. Certifique-se de não deixar de lado projetos que estejam alinhados
com a estratégia.
Etapa 3: o nível executivo da empresa deve conhecer o seu portfólio
É necessário informação para a tomada decisória. Uma vez que o portfólio de projetos traz dados concisos dos
projetos envolvidos, permite aos participantes do nível executivo ter as informações que permitam tomar as
melhores decisões objetivas visando ao atingimento de metas e objetivos estratégicos.
Etapa 4: atualize os projetos em tempo real
É necessário que a atualização dos projetos que compõem um portfólio seja feita periodicamente por meio de
seus gerentes e gestores. Desse modo, torna-se possível, por meio do portfólio atualizado, condensando as
informações num só lugar, um controle da equipe para todas as iniciativas, facilitando a visualização das
dependências e a identificação de novas oportunidades de projeto. Do mesmo modo, correções de projeto que
possam estar em risco são factíveis pela gestão doportfólio.
Etapa 5: utilize o portfólio para gerir os recursos
É necessário que se considere, de fato, o portfólio como uma ferramenta poderosa para o
gerenciamento/administração dos recursos. Por meio da possibilidade de visualização do cenário geral dos
projetos que compõem o portfólio, recursos podem ser direcionados para um ou outro projeto, visando a um
andamento e evolução em paralelo dos projetos, com a devida transparência da alocação desses recursos.
Falta pouco para atingir seus objetivos.
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Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
1. O acompanhamento de projetos em uma organização pode ser feito por meio da gerência de portfólios,
com determinadas características:
I - Selecionar o melhor ajuste entre programas e projetos de forma a cumprir os objetivos estratégicos da
organização.
II - Realizar um gerenciamento distribuído dos portfólios, não considerando sua integração na organização.
III - Alocar cada recurso físico ou conceitual da empresa com exclusividade a apenas um dos projetos ou
programas, considerando a sua vigência integral.
Agora, assinale a opção verdadeira.
Parabéns! A alternativa E está correta.
O gerenciamento de portfólio de projetos analisa e escolhe projetos que maximizem os resultados positivos
dentro das limitações de recursos de uma organização.
Questão 2
A As afirmativas I e II são verdadeiras.
B As afirmativas II e III são verdadeira.
C A afirmativa II é verdadeira.
D As afirmativas I e III são verdadeiras.
E Só a afirmativa I é verdadeira.
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A gestão de portfólios de projetos refere-se à administração centralizada de vários projetos em paralelo. Ao
gerenciar diversas iniciativas de equipes e departamentos diferentes, pode ser muito difícil obter e
compartilhar informações claras. Desse modo, ao montar um portfólio de projetos, devemos seguir os
seguintes princípios:
I – Alinhamento do portfólio aos objetivos da empresa.
II – Conhecimento do portfólio pelo nível executivo da empresa.
III – Gerenciamento de recursos independentes, por projeto.
Agora, assinale a opção verdadeira.
Parabéns! A alternativa A está correta.
Os projetos de um portfólio devem estar de acordo com os objetivos da empresa e ser de conhecimento do
nível executivo, a fim de que todos saibam as oportunidades. Os recursos, por sua vez, são gerenciados e
otimizados de maneira centralizada.
A As afirmativas I e II são verdadeiras.
B As afirmativas II e III são verdadeiras.
C A afirmativa II é verdadeira.
D Todas as afirmativas são verdadeiras.
E Só a afirmativa I é verdadeira.
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2 - Priorização de projetos de um portfólio
Ao �nal deste módulo, você será capaz de reconhecer a priorização de
projetos dentro do escopo do portfólio.
Ligando os pontos
A empresa de produção de petróleo e derivados PetroOcean tem atuação acentuada e concentrada dentro de seu
país de origem, localizado na região do Oriente Médio, com unidades de exploração de óleo cru onshore e
offshore, além de 5 unidades de refino e 7 unidades de produção e tratamento de gás natural, distribuídas em
todas as regiões de seu país.
Com o objetivo de melhorar seu resultado global, a PetroOcean criou um programa de otimização operacional e
energético, envolvendo todas as suas refinarias, que fizeram o levantamento das oportunidades de melhoria em
cada unidade. Essas oportunidades envolviam procedimentos operacionais, manutenção e projetos de
investimento.
De maneira a organizar a quantidade de oportunidades levantadas pelas refinarias, criaram um portfólio com os
diversos projetos estudados com uma metodologia de priorização, classificando de 1 a 5 fatores como grau de
mudança, dificuldade, capital a ser investido, horas de trabalho e habilidades e conhecimento.
A classificação dos projetos tem como resultado um gráfico com quatro quadrantes, com as prioridades 1, 2, 3 e
4 representadas em cada quadrante, conforme mostra a imagem:
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Quadrantes da classificação dos projetos.
O gráfico mostra o resultado da priorização de uma das refinarias da PetroOcean.
Gráfico com o resultado da priorização da PetronOcean.
É possível verificar o seguinte resultado da priorização dos projetos:
Prioridade 1 – RAM 1, RAM 2 e RAM 3
Prioridade 2 – RAM 6
Prioridade 3 – RAM 7
Prioridade 4 – RAM 4, RAM 5 e RAM 8
A priorização dos projetos do portfólio passa pela identificação, análise e seleção. O objetivo é criar um ranking
de relevância de projetos, com critérios claros.
Após a leitura do caso, é hora de aplicar seus conhecimentos! Vamos ligar esses pontos?
Questão 1
O caso apresentado sobre a priorização de projetos dentro de um portfólio tem como resultado a
combinação entre o que foi chamado ROI (retorno sobre investimento) e ROE (retorno sobre esforço). O
retorno sobre o esforço tem como representante qual variável?
A Recursos financeiros e pessoais.
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Parabéns! A alternativa C está correta.
O retorno sobre o esforço representa quanto teremos de resultado de acordo o conhecimento necessário e a
quantidade de horas (pessoal) para o atingimento do resultado requerido pelo projeto.
Questão 2
Neste caso em questão, uma das variáveis a ser considerada é o capital a ser investido. Como pode ser
definida a relação entre o capital a ser investido e a quantidade máxima a ser gasta?
B Quantidade de investimento e lucro.
C Conhecimento e horas de trabalho requeridos.
D Lucro e dificuldade de implementação.
E Capital e grau de mudança.
A
Uma vez tendo um teto de gastos, o capital investido delimita um máximo de projetos a ser
desenvolvido no período estabelecido.
B Não há relação entre capital investido e a quantia definida a ser gasta.
C O capital de cada projeto não pode variar e esse limite é fictício.
D O limite de gastos pode variar e a quantidade de projetos variará também.
E O retorno sobre o investimento tem relação com o limite de gasto.
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Parabéns! A alternativa A está correta.
O limite de gasto estabelecido pela empresa limita a quantidade de projetos que demandam capital para serem
desenvolvidos.
Questão 3
Baseado no que foi visto até o momento, crie um critério de priorização de projetos baseado na estratégia de
custos – recursos financeiros limitados.
Digite sua resposta aqui
Chave de resposta
Neste caso, como a estratégia citada foi a de custos, o critério deverá ser baseado na divisão dos recursos
financeiros x no retorno sobre investimento, aliado ao tempo de vida útil de cada projeto.
Vamos começar!
Priorizando projetos em um portfolio
Confira agora detalhes sobre a priorização de projetos em um portfólio.

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A distribuição de recursos para o portfólio
Os projetos envolvem recursos escassos, caros e especializados. Desse modo, torna-se necessária sua divisão
entre alguns projetos e até mesmo outros trabalhos da empresa, para que seja possível o atendimento a todas as
necessidades.
O gerenciamento de projetos pode vir a ser aplicado em meio a diferentes situações em que exista qualquer
iniciativa que fuja da curva do que se é estabelecido como rotineiro e fixo dentro de uma organização. Planejar,
monitorar e controlar é fator crítico de sucesso para qualquer projeto. Uma vez que o empreendimento se torna
único e pouco familiarizado, é imprescindível que asatividades de gerenciamento sejam intensificadas.
A base do sucesso em gerenciamento de projetos está em saber identificar e
diferenciar o projeto das atividades que são desenvolvidas na rotina da organização.
Sendo assim, o sucesso da gestão está diretamente ligado ao sucesso resultante das atividades realizadas. O
grande dilema na maioria das organizações está em equilibrar as atividades da rotina, para garantir os resultados
presentes e a gestão dos projetos, visando aos resultados futuros.
Fatores de priorização de projetos
Confira agora os principais aspectos sobre a priorização de projetos.
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Antes de se realizar o planejamento detalhado de um projeto, toda empresa necessita realizar uma análise de
priorização dos programas e projetos para que sejam escolhidos e executados aqueles que mais contribuirão
com os objetivos estratégicos organizacionais. Por esse processo ser tão importante, alguns critérios relevantes
poderão auxiliar na hora de realizar essa priorização de projetos no portfólio. Vejamos!
Dimensão do projeto
Neste item, entende-se que, independentemente da relatividade dos tamanhos dos projetos, é possível
generalizar que empreendimentos os quais precisem de certa quantidade de pessoal, capital e tempo maiores
do que se é normalmente estipulado pelas empresas obtenham mais proveito direto com a aplicação da gestão
de projetos.
Interdependência
Neste item, entende-se que os projetos que envolvem diversas áreas de uma organização, nos quais
determinadas atividades ou entregas dependem de ações de outros departamentos, gerando grande
interdependência de atividades, certamente, demandam mais por gestão de projetos.
Relevância do empreendimento
Neste item, entende-se que, se o empreendimento representar maior importância estratégica, mais
necessidade de gestão ele deterá. Isso porque é importante ressaltar que eventos com grande grau de riscos e
incertezas se beneficiam também de forma direta com a abordagem da gestão de projetos em si.
Imagem da organização
Neste item, entende-se que o fracasso vindo por meio do não cumprimento de prazos e orçamentos de um
empreendimento prejudica, de fato, a reputação da organização. Sendo assim, a tomada de decisão vinda
sobre o uso do gerenciamento de projetos é de suma importância para que isso seja reestruturado.
Restrição de recursos
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Neste item, entende-se que, como os projetos envolvem recursos finitos e limitados dentro de uma
organização, é necessária sua divisão entre os projetos do portfólio e os trabalhos da empresa. Todavia, um
dos maiores desafios enfrentados atualmente com relação à gestão de projetos é identificar a melhor maneira
de alocar os recursos e ajustar o cronograma, considerando que tais recursos são escassos, sejam esses
recursos pessoas, equipamentos críticos, verbas, entre outros. Então, quando esse cenário se intensifica, é
necessário que haja uma intervenção por meio da gestão de projetos para poder gerir esses recursos.
Pouco domínio da área
Neste item, entende-se que, a partir do momento em que se consta a não familiaridade para com o esforço
estipulado a determinado projeto, é necessário que se tenha uma orientação dos trabalhos a serem feitos e de
como os recursos devem ser gerenciados para que se tenha um resultado próspero. Contudo, esse fato
depende de quanto o esforço e os recursos podem ser diferentes. Isto é, para a criação de um novo produto ou
serviço, é necessário que ele seja visto por uma visão nova de projeto, como um todo, enquanto qualquer
mudança feita em determinado produto ou serviço pode vir a ser tomada como um pacote de trabalho ou até
mesmo uma tarefa mais simples. Afinal, essa tarefa não necessariamente precisaria ter uma abordagem
completa e convencional da gestão de projetos.
Mudança de mercado
Neste item, entende-se que variadas organizações estão presentes em mercados considerados turbulentos ao
extremo, nos quais algumas modificações tecnológicas e de mercado geram certas necessidades de
atualização. Dessa forma, a gestão de projetos tem o papel de facilitar o processo gerencial, porém sem o
intuito de prejudicar a flexibilidade e a criatividade organizacional.
Como priorizar os projetos?
Para organizar e facilitar a priorização de projetos, a utilização de uma matriz de priorização se torna uma das
formas mais indicadas.
Liste o que precisa ser priorizado
Primeiro, defina o que será priorizado (projetos, processos, ou outros itens). Verifique como considerar o esforço
na priorização.
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Separe as demandas por categorias. Projetos e processos são coisas diferentes, merecem tratamento diferente.
Já na montagem da lista, uma priorização prévia já está sendo feita, mesmo que não seja este o objetivo. Isso
ajuda bastante o trabalho a ser realizado.
Enumere critérios de seleção
Estabeleça os critérios da sua seleção. O que será considerado na hora de selecionar as prioridades?
São frequentemente usados como critérios, entre outros:
1. Custo
2. Benefício
3. Urgência
4. Satisfação do cliente
5. Tendência
�. Investimento
7. Retorno
�. Operacionalidade
9. Nível de conhecimento da equipe
10. Obrigatoriedade legal
11. Questões ESG
12. Probabilidade de sucesso
Atribua uma pontuação para cada critério de seleção
Pontue os critérios de acordo com a lista escolhida. É necessário atribuir pontuações para cada critério
escolhido, de acordo com a demanda.
Normalmente, usa-se uma escala de 1 a 5. Se você estiver trabalhando com custo, por exemplo, crie faixas de
custo crescente, dividindo em 5 intervalos.
Do outro modo, utilizando o critério urgência, gravidade, nível de conhecimento, utilize a pontuação de 1 a 5,
criando as faixas conforme a própria definição de cada critério. Por exemplo, nível de conhecimento:
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Defina e gradue os critérios em conjunto com sua equipe e outras pessoas que você acha que possam contribuir.
Fazer isso sozinho não é uma boa prática. A priorização fica muito unilateral e pode haver uma parcialidade,
mesmo que involuntária.
Monte uma tabela com as informações
Critérios definidos e faixas de atuação determinadas, crie suas tabelas com as informações. Organize de forma
visual, facilitando a atividade de priorização em si. Utilize uma linha para cada projeto e as colunas para os
critérios.
Associe as pontuações de cada demanda
Com a equipe escolhida para participar do processo de priorização, pontue cada critério escolhido. Critérios
diferentes podem receber notas diversas. Um projeto pode receber uma nota 2 em um critério e 5 em outro.
Qualquer funcionário executa.
Funcionário(s) com habilidade específica.
Empregado(s) específico(s).
Recursos externos necessários (corporativo, consultores, fornecedores)?
Especialistas do setor ou acordo de licenciamento exigido.
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Como correlacionar essas notas? Você pode multiplicar ou somar as notas obtidas. Às vezes, até dividir. Essa
correlação será feita de acordo com o método utilizado.
Saiba mais
Com a matriz BASICO, a pontuação será somada. Já com a metodologia GUT, trabalharemos multiplicando as
notas. Em compensação, trabalhando com a matriz RICE, primeiro você multiplicará e depois dividirá.
As associações entre as notas dos diversos critérios lhe darão uma nota única, possibilitando a montagem do
ranking das demandas.
Monte o ranking das demandas
Ordene as demandas conforme as pontuações obtidas. Em casos de empate, em que demandas diferentes
chegam à mesma pontuação, critériosde desempate relacionados ao negócio da empresa deverão ser vistos e
considerados.
Algumas metodologias de priorização trabalham com quadrantes, ao invés de utilizarem diretamente os rankings.
A priorização, nesse caso, dependerá de qual quadrante de um gráfico a demanda se posiciona.
Algumas vezes pode ser estabelecido um ranking forçado, em paralelo ao ranking calculado. Você sabe o que é o
ranking forçado?
Nada mais é do que uma revisão da nota calculada, feita por uma comitê da empresa, podendo decidir um
ajuste na sequência das demandas.
Esse “ajuste” deve ter uma justificativa e ser acordado entre os grupos participantes do estudo de priorização.
Principais metodologias de priorização de
projetos
Ranking forçado 
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Básico
Este método considera os seguintes critérios para pontuação:
Vem daí o nome BASICO, por meio da primeira letra de cada critério, e costuma ser usado para auxiliar em
decisões importantes.
Escalas de graduação de 1 (pior cenário) a 5 (melhor cenário) são utilizadas. Com a soma da nota de cada tópico,
obtém-se o resultado que deverá ser utilizado para comparar as demandas. Desse modo, você saberá o que deve
ser feito numa ordem de prioridade.
Benefícios para a empresa.
Abrangência dos resultados.
Satisfação do cliente interno.
Investimento necessário.
Cliente externo satisfeito.
Operacionalidade simples.
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GUT
Baseado nos critérios de gravidade, urgência e tendência, esse critério foi criado. Daí o seu nome, GUT, em que:
Gravidade
Impacto que a demanda terá sobre outras atividades ou projetos.
Urgência
Tempo para resolver cada situação.
Tendência
Velocidade que um problema não resolvido pode levar para piorar.
Para visualizar melhor como funciona a matriz GUT, basta montar uma tabela com cada critério e a nota
referente.
Modelo de matriz GUT.
Veremos agora uma outra maneira de montar a matriz GUT.
Modelo de matriz GUT.
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Cada um dos projetos recebe uma nota para cada critério. O resultado de cada demanda será dado pela
multiplicação dessas notas. As maiores notas indicam o que é prioridade no momento.
RICE
RICE na priorização de projetos
Confira agora a metodologia RICE na priorização de projetos.
Esta metodologia baseia-se nos seguintes critérios:

Reach
Alcance
Quantas pessoas serão atingidas pelo projeto em dado período.
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Por meio da análise de cada um desses fatores, tem-se a importância de cada projeto.
Uma vez que todos os fatores sejam estimados, é hora de combiná-los para chegar a um único valor. Para isso, é
usada a seguinte fórmula:
Rotacione a tela. 
Ou seja, você multiplica os valores determinados nos 3 primeiros itens e os divide pelo esforço necessário. O
resultado final é o valor RICE.
Com o resultado do cálculo, é possível identificar a pontuação de prioridade de cada um dos seus projetos.
Impact
Impacto
Estimativa do impacto que será sentido por um indivíduo.
Con�dence
Con�ança
Quão confiante você e sua equipe estão quanto a esse projeto. Confiança é medida por
porcentagem (p. ex.: alta = 100%; média = 80%; baixa = 50%. Qualquer valor abaixo de 50% não
deve ser confiável o suficiente para ser considerado.
E�ort
Esforço
Considera o tempo, a dificuldade e o esforço de cada membro de seu time para a realização do
projeto.
 (Reach x Impact x Confidence)/Effort  ⇒ R × I × C/E
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Matriz de custo x benefício
O termo custo-benefício é definido como uma análise comparativa entre o “preço e custo amplo” da execução de
um projeto ou compra de determinado produto e os reais benefícios que esse investimento pode lhe trazer.
Esse processo pode ser utilizado tanto na sua empresa, quanto na sua vida pessoal.
A matriz custo x benefício esclarece a relação entre o valor de um projeto e o resultado
esperado para esse projeto.
Uma matriz dividida por cores e quadrantes é utilizada nessa metodologia. Não há necessidade de cálculo. Basta
encaixar os dados previstos nos quadrantes coloridos, de acordo com o peso de cada um.
Matriz de custo x benefício.
A lógica das cores nesse método é a seguinte:
Vermelho: ações indesejáveis (alto custo e piores benefícios) – representa o pior resultado possível, com
custo elevado e baixo retorno.
Amarelo: opção intermediária de alto custo com bons benefícios – mostra um resultado intermediário, em que
o custo e o benefício são considerados ok.
Verde: opção intermediária de baixo custo e piores benefícios – temos um projeto com baixo custo, mas que
não trará muitos benefícios.
Azul: melhores opções, ou seja, projetos ou processos que trazem os melhores resultados e mais baixos
custos.
Matriz esforço x impacto
A matriz esforço x impacto é uma ferramenta de gestão que serve para priorização de atividades e problemas. É
uma espécie de grade composta por quatro áreas para a categorização das tarefas e ações identificadas após
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uma análise da situação em questão. A priorização de projetos dentro de uma carteira ou portfólio pode ser feita
com essa metodologia.
Temos o impacto como um fator importante para definir a prioridade dos projetos, enquanto o outro critério
relevante é o esforço, ou seja, o tempo e trabalho gastos para realizar uma função, processo ou atividade.
Podemos traduzir o esforço como horas de trabalho e/ou quantidade de pessoas envolvidas.
O modelo da matriz impacto x esforço é mostrado pela imagem:
Matriz de esforço x impacto.
Crie uma lista das ações necessárias para dar andamento a um projeto. A partir daí, faça a distribuição das
tarefas conforme a pontuação que você e sua equipe acreditem que elas representam as demandas. Procure não
pontuar as demandas sozinho. Busque colaboração de sua equipe, de preferência com pontos de vista e
vivências diferentes.
Os quatro quadrantes são: baixo esforço e baixo impacto, alto esforço e baixo impacto, baixo impacto e alto
esforço e alto impacto e alto esforço. Vamos conferir!
Quadrante 1
Ações fáceis de realizar e que geram ótimos resultados.
Quadrante 2
Ações que trazem ótimos resultados, mas também exigem grande esforço.
Quadrante 3
Ações fáceis, porém, com baixo impacto.
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As vantagens dos métodos de priorização
de projetos
Por que organizar a ordem de prioridade de ações e projetos?
Clareza nas prioridades
Existe uma dificuldade inerente nos profissionais de projeto em termos de priorização. A comparação entre
projetos e demandas não é simples e uma metodologia colabora nesse esclarecimento. Os critérios de
priorização são transparentes para a empresa ou organização e geralmente são determinados por uma equipe,
ao invés de uma só pessoa.
Agilidade para tomar decisões
Ferramenta definida para a priorização torna essa tarefa mais ágil, com metodologia. A agilidade na tomada de
decisões direciona recursos para os projetos e ações prioritárias, reduzindo e otimizando custos.
Evita a perda de foco
Quanto maior e mais complexo o portfólio de projetos, mais chances de se perder o foco. Por meio da
priorização, o foco é dado. As metas e objetivos estão claramente definidos mediante a priorização.
Quadrante 4
Ações com os piores cenários, geralmente aquelas que devem ser descartadas ou repensadas.
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Melhores resultados
Clareza, agilidade e foco trazem melhores resultados aos projetos e ao gerenciamento do portfólio. Com a
importância definida para cada projeto, a rotina passa a ser entregar mais e melhor a cada dia.
Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
Uma das metodologias de priorização de projetos dentro de um portfólio é a matriz esforço x impacto. Nessa
matriz, é possível cruzar a necessidade de esforço, seja ele de pessoal, de conhecimento ou de investimento.
Desse modo, tem-se a divisão em quadrantes de prioridade.
Considerando os quadrantes encontrados:
I. Quadrante 1: ações fáceis de realizar e que geram ótimos resultados.
II. Quadrante 2: ações que trazem ótimos resultados, mas também exigem um grande esforço.
III. Quadrante 3: ações fáceis, porém, com alto impacto.
IV. Quadrante 4: ações com os piores cenários, geralmente aquelas que devem ser priorizadas.
Agora, assinale a opção verdadeira.
A As afirmativas I e II são verdadeiras.
B As afirmativas II e III são verdadeiras.
C A afirmativa II é verdadeira.
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Parabéns! A alternativa A está correta.
O quadrante 3 diz respeito a ações fáceis, porém, com baixo impacto, enquanto o quadrante 4 fala em ações
com os piores cenários, geralmente aquelas que devem ser descartadas ou repensadas.
Questão 2
A estratégia de priorização de projetos dentro de um portfólio está diretamente conectada ao ramo de
atuação da empresa e aos tipos de projetos envolvidos. Entretanto, em todas elas existem vantagens na
utilização destes métodos:
I. Definição clara nas prioridades.
II. Lentidão para tomar decisões.
III. Facilita a perda de foco.
IV. Obtém-se os melhores resultados.
Agora, assinale a opção verdadeira.
Parabéns! A alternativa D está correta.
D As afirmativas I e IV são verdadeiras.
E Só a afirmativa I é verdadeira.
A As afirmativas I e II são verdadeiras.
B As afirmativas II e III são verdadeiras.
C A afirmativa II é verdadeira.
D As afirmativas I e IV são verdadeiras.
E Só a afirmativa I é verdadeira.
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A estratégia de priorização de projetos em portfólios dá agilidade às tomadas de decisão e evita perda de
foco.
Considerações �nais
O tema gestão de portfólios pode ser aplicado diretamente a todas as empresas, em qualquer ramo de atividade.
Existem diversas maneiras e procedimentos de como priorizar os projetos e cada empresa deve determinar qual
a melhor estratégia a ser seguida.
Em qualquer parte da empresa que você atue (board, operação, logística, administração etc.), você terá atuação
importante na definição das prioridades de projetos a serem desenvolvidos do board da empresa ou da operação.
Por esse motivo, o entendimento do assunto é fundamental para a sua contribuição ser construtiva.
Por último, mas não menos importante, todo o assunto tratado aqui tem um cunho prático bastante evidenciado.
A prática das metodologias é necessária para a fixação do conhecimento e para sua contribuição dentro de sua
corporação. Então, pratique, tire suas dúvidas, divulgue suas conclusões, atue em grupo!
Podcast
Para encerrar, ouça um resumo dos principais tópicos abordados.
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Explore +
Para aprofundar seu conhecimento sobre o gerenciamento de portfólio, faça buscas na internet sobre a temática,
especialmente nos sites oficiais do Project Management Institute – PMI Brasil. Leia os artigos e ouça os
podcasts do site de Ricardo Vargas, gestor premiado pelo PMI Distinguished Award por sua liderança em
gerenciamento de projetos em todo o mundo.
Referências
ALMEIDA, N. de O. Gerenciamento de portfólio e PMO. Rio de Janeiro: FGV, 2017.
KERZNER, H. Gestão de projetos: as melhores práticas. Porto Alegre: Bookman, 2020.
PMI. Implementando o gerenciamento organizacional de projetos: um guia de práticas. Rio de Janeiro: Saraiva,
2016.
PMI. The standard for portfolio management. 3. ed. PMI, 2013.
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