Gestao de portfolio

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Gestão 
de portfólio
Prof. Valério Sanches
Descrição A gestão de portfólio de projetos, agrupamento e acompanhamento dos
projetos prioritários para empresa, interligação e correspondência com a
estratégia corporativa.
Propósito O domínio da gestão de portfólios de projetos fornece aos profissionais
um panorama geral sobre todos os projetos e iniciativas em grande
escala dentro de uma estratégia empresarial e/ou corporativa. Quando
usado corretamente, esse conhecimento pode ajudar a contemplar o
quadro geral e tomar melhores decisões estratégicas.
Objetivos
Módulo 1
O portfólio de
Módulo 2
Priorização de
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O portfólio de
projetos
Identificar o conceito de portfólio de
projetos, definições e estratégias.
Priorização de
projetos de um
portfólio
Reconhecer a priorização de projetos no
escopo da gestão de portfólio.
Introdução
As estratégias de uma empresa são traçadas e implementadas por meio

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As estratégias de uma empresa são traçadas e implementadas por meio
de projetos diversos. Tais projetos demandam tempo e recursos, sejam
eles técnicos, financeiros ou humanos. Como os recursos são limitados,
possuir uma gestão de portfólio de projetos é fazer escolhas inteligentes
de alocação de recursos e alinhar expectativas para que as iniciativas
apresentadas à empresa ou organização possam ser realizadas.
A gestão de portfólio possibilita aos gestores de projeto a capacidade de
ter uma visão holística da organização, da alocação de recursos,
enxergando, assim, o cenário como um todo. Isso ocorre porque existem
diversos motivos pelos quais um projeto é considerado passível de ser
executado, atendendo aos interesses da companhia.
A partir da consolidação e organização de todos os dados relativos aos
projetos atuais e propostos, os gerentes de projetos podem fornecer
previsões e análises de negócios sobre os retornos de determinada
proposta, permitido aos gerentes de portfólio estudar a priorização dos
projetos e a administração dos recursos disponíveis.
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1 - O portfólio de projetos
Ao final deste módulo, você será capaz de identificar o conceito de
portfólio de projetos, definições e estratégias.
Ligando os pontos
O planejamento estratégico funciona como um GPS, que aponta o melhor
caminho para alcançar um destino. Logo, o planejamento requer, em primeiro
lugar, a definição de uma visão de futuro. Se você não sabe para onde quer ir, fica
difícil estabelecer uma rota. A partir do destino desejado, monta-se o caminho
que deverá ser seguido. Se, no meio do caminho, alguma rua estiver interditada,
será preciso ajustar a rota. Acompanhe o caso da empresa de cosméticos
Natureza em Pote.
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O lançamento da empresa de cosméticos Natureza em Pote, há 5 anos, ocorreu
de forma modesta no mercado, por meio do conceito de cosméticos naturais,
orgânicos e extraídos de maneira sustentável da natureza. Desse modo, ela
conseguiu desenvolver e se destacar dentro de um nicho de mercado,
inicialmente ignorado por empresas tradicionais do setor.
O cenário atual indica uma necessidade de crescimento no “market share” e, ao
mesmo tempo, uma redução substancial dos custos envolvidos na produção.
Para atacar esses pontos, ficou definida no plano estratégico da empresa a
atuação nestas duas linhas:
1. Aumento da participação no mercado de seus produtos.
2. Redução de custos de produção e logística de distribuição.
Para o atingimento dos objetivos definidos pela diretoria da empresa, foi lançada
uma campanha entre seus colaboradores, a fim de se promover ideias e
conceitos a serem estudados em forma de projetos. Tais ideias e conceitos
foram classificados de acordo com a afinidade com cada estratégia do negócio.
Decidiu-se então concentrar os projetos escolhidos em forma de portfólios, de
maneira a buscar os objetivos. Assim, dos projetos a seguir, foram selecionados
três para o atingimento de cada estratégia adotada.
Estratégia 1 – Aumento da participação no mercado:
Pesquisa de mercado – expectativas de clientes x realidade oferecida.
Otimização da logística de entrega – centros de distribuição x velocidade.
Estudo de embalagem – praticidade x atratividade.
Estratégia 2 – Redução de custos:
Otimização operacional.
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Redução de consumo energético.
Suprimentos e parcerias.
Após a leitura do caso, é hora de aplicar seus conhecimentos! Vamos ligar
esses pontos?
Questão 1
Conforme vimos no caso apresentado, o planejamento estratégico mostra
um melhor caminho para se atingir um objetivo. Das opções a seguir, qual
delas representa um destino estratégico a ser alcançado?
Parabéns! A alternativa D está correta.
A opção A é uma consequência do resultado da empresa. As opções B e E
representam ferramentas para o atingimento de metas. No caso da opção C,
o nível salarial da equipe não representa qualquer estratégia adotada.
Portanto, a escolha pela sustentabilidade mostra o que a empresa quer, ou
seja, uma estratégia.
Questão 2
Um dos projetos citados no caso apresentado tem como tema “Estudo de
A Tornar a empresa referência de mercado.
B Gestão do capital intelectual.
C Padronização de salários.
D Ter a sustentabilidade como princípio.
E Lean manufactoring.
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Um dos projetos citados no caso apresentado tem como tema “Estudo de
embalagem”. Nesse caso, ele foi incluído no portfólio referente à estratégia
de aumento da participação no mercado. Entretanto, normalmente um projeto
pode ser ou estar relacionado a mais de uma estratégia empresarial.
Utilizando esse mesmo projeto sobre embalagem, qual das estratégias
seguintes apresenta uma correlação direta?
Parabéns! A alternativa B está correta.
Dentre as opções apresentadas, a redução dos custos de produção e
logística apresenta uma correlação direta com estudo de embalagem.
Questão 3
A Natureza em Pote atua com o conceito de cosméticos naturais, orgânicos e
extraídos de maneira sustentável. Baseado nesse fato e você participando do
projeto “Estudo de embalagem”, quais seriam as suas ideias para a evolução das
embalagens da marca?
A Aumentar os processos manuais.
B Reduzir os custos de produção e logística.
C Manter uma frota ociosa.
D Não seguir tendências logísticas.
E Melhorar o atendimento ao cliente.
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Digite sua resposta aqui
Chave de resposta
O desenvolvimento ou a evolução de embalagens deve levar em
consideração a redução de custos de fabricação e de transporte, além da
praticidade de utilização. No caso de nossa empresa, a sustentabilidade
deve ser considerada. Portanto, embalagens feitas de material reciclado,
como papel, plástico ou vidro, além de possibilidade de refil.
Vamos começar!
O portfólio de projetos
Confira agora um panorama geral sobre o portfólio de projetos.

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Gestão de projetos x
Gestão de portfólio
Gestão de projetos e gestão de portfólio são comumente confundidos entre si.
Seus objetivos são diferentes dentro de uma empresa, de acordo com a
definição de cada um deles. A gestão de portfólioé estratégica. já a gestão de
projetos é operacional. A seguir, consideramos as definições para ambos os
conceitos. Vejamos!
Trata-se de “(...) um esforço temporário empreendido para criar um novo
produto, serviço ou resultado exclusivo”. Essa é a definição, o conceito
básico apresentado no PMBOK (Project Management Body of
Knowledge). Ou seja, um projeto é único. Mesmo que você, por exemplo,
construa uma casa e depois de 2 anos construa uma segunda casa com
o mesmo projeto arquitetônico em outro lugar, mesmo assim, trataremos
de projetos diferentes. Gerenciar um projeto é operacionalizá-lo. É fazer
com que o projeto aconteça, da maneira que foi planejado, em termos de
escopo, custo e prazo.
Trata-se da lista de projetos e programas que a empresa ou organização
implementa para atingir os objetivos estratégicos definidos. Gerenciar um
portfólio implica priorizar os projetos e acompanhá-los em conjunto, de
maneira a atingir marcos definidos no planejamento estratégico da
empresa.
Portanto, o gerenciamento de projetos operacionaliza a execução dos projetos
Gestão de projetos 
Gestão de portfólio 
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Portanto, o gerenciamento de projetos operacionaliza a execução dos projetos
de maneira adequada, enquanto o gerenciamento de portfólio dá à empresa ou
organização o foco nos “projetos certos”, selecionando e priorizando os projetos
interconectados à estratégia definida.
O gerenciamento do
portfólio de projetos
O gerenciamento de portfólio de projetos (GPP) refere-se a um processo usado
por gestores de projeto para analisar o retorno potencial de uma determinada
proposta.
Muitas organizações usam técnicas
de gerenciamento de portfólio para
determinar o tipo de negócio que
querem perseguir ou quais
investimentos em projetos devem
fazer, sempre tendo como diretriz o
planejamento estratégico da empresa.
As organizações incorporam uma nova dimensão à gestão, por meio de técnicas
de gerenciamento de projetos e governança contínua, buscando assegurar que o
portfólio de projetos e investimentos realizados pela empresa atinja os objetivos
desejados.
O gerenciamento de portfólio de projetos agrupa, exibe, analisa e gerencia
projetos em conjunto para maximizar os resultados positivos dentro das
limitações de recursos de uma organização. Os projetos são incluídos ou
excluídos da carteira com base nos seguintes tópicos:
  
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
Priorização
de projetos

Alinhamento
com a
estratégia
da empresa

Desempenho
em relação
aos
objetivos
de negócios
da carteira
A importância da gestão de portfólio
Confira agora mais detalhes sobre a gestão de portfólio.
O gerenciamento de portfólio de projetos implica uma interface de disciplinas de
gestão que combina três diferentes pontos:
Gestão de projetos
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Gestão de projetos
Responsável por selecionar, verificar, analisar e gerenciar projetos e
programas, com o objetivo de garantir ou superar o atingimento da
contribuição planejada para a estratégia da empresa.
Gestão de negócios
Responsável por garantir o alinhamento dos projetos com a estratégia da
empresa.
Administração geral
Responsável por gerenciar os riscos e os recursos que a empresa ou
organização possa estar sujeita.
O resultado de um portfólio de projetos, também conhecido como carteira de
projetos, tem impacto direto no resultado e desempenho de cada projeto
envolvido e em suas interfaces ou interdependências, diretas ou indiretas.
A obtenção do sucesso geral do portfólio depende de decisões que, por vezes,
não são as melhores para um projeto ou outro.
A interface e os relacionamentos das disciplinas que envolvem o gerenciamento
de projetos e as boas práticas empresariais na gestão de portfólio conferem à
empresa ou organização a habilidade de:
1º 2º 3º 4º
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1º
Tomar
medidas de
gestão para
manter o
portfólio em
conformidade
com os
objetivos do
negócio.
2º
Eleger os
projetos que
estejam em
linha com as
estratégias e
objetivos da
empresa ou
organização.
3º
Administrar
os recursos
entre os
projetos,
destacando
um esforço
maior aos
projetos com
maior
prioridade.
4º
Acompanhar
e avaliar
frequentemente
quais
projetos
estão
contribuindo
mais para o
resultado do
portfólio.
Quando a gestão de projetos em seus diversos processos é devidamente
aplicada, tem-se maior probabilidade no sucesso da estratégia adotada, com
controle e redução dos riscos envolvidos, além de uma melhor satisfação do
cliente.
O objetivo do gerenciamento de portfólio de projetos é alcançar o resultado do
pacote de projetos como um todo, alinhado à estratégia empresarial.
O funcionamento da gestão de
portfólio de projetos
Confira agora o funcionamento da gestão de portfólio de projetos.
Algumas atividades dentro do ciclo de vida da gestão de portfólio de projetos
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Algumas atividades dentro do ciclo de vida da gestão de portfólio de projetos
são aplicadas e fazem referência às habilidades e aos processos de
gerenciamento. Vamos conferir?
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O gerenciamento de portfólio de projetos deve incluir os seguintes processos:
 Melhoria contínua do portfólio.
 Comunicação eficiente para permitir tomadas de decisões
baseadas em fatos.
 Ações corretivas tomadas com celeridade, mantendo os
objetivos e o engajamento do portfólio.
 Acompanhamento dos projetos por meio de medição de
desempenho.
 Financiamento e qualificação de projetos que estejam
alinhados com a estratégia do negócio.
 Gerenciamento e capacitação dos recursos.
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Etapa 1
Escolha dos projetos de acordo com o objetivo estratégico.
Etapa 2
Priorização – distribuição de recursos.
Etapa 3
Acompanhamento e monitoramento de portfólio.
Etapa 4
Avaliação do conjunto de projetos do portfólio versus a estratégia
empresarial.
Etapa 5
Ações corretivas – quando necessário para corrigir rumo ou recuperar
atrasos.
Etapa 6
Encerramento do projeto – remoção do portfólio quando concluído.
A gestão de portfólio de projetos deve trabalhar com foco em três pontos
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A gestão de portfólio de projetos deve trabalhar com foco em três pontos
distintos, mas interconectados. Vejamos!
Foco na gestão empresarial
A validação do portfólio diante de uma estratégia de negócios ou planejamento
estratégico é tida como objetivo principal do gerenciamento de portfólio de
projetos.
É necessário que os critérios de
decisão sejam definidos e que
permitam aos gerentes terem um
parâmetro para as escolhas e
priorização dos projetos que estejam
alinhados com a estratégia da
empresa. É importante também definir
indicadores de negócios que possam
avaliar a saúde e o desempenho do
portfólio de projetos.
A estratégia e os objetivos da empresa ditam os critérios de decisão sobre quais
projetos serão inseridos no portfólio. Esses critérios de seleção e priorização vão
além dos objetivos econômico-financeiros. Como exemplo de critérios, temos:

Aumento de
receita

Rentabilidade do
projeto

Custos e retorno
sobre
investimento (ROI)

Administração e
distribuição de
recursos
Os critérios também podem e devem ser utilizados pelas empresas ou31/07/2023 14:28Gestão de portfólio
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Os critérios também podem e devem ser utilizados pelas empresas ou
organizações como instrumento para revalidar, ou mesmo, cancelar projetos ou
programas já em andamento, em qualquer etapa do seu ciclo de vida.
Conveniência de entrada em novos mercados ou expansão dos já existentes,
demanda de clientes e iniciativas operacionais ou obrigatórias são outros
pontos que devem ser considerados.
Foco na administração geral
Neste aspecto, temos a administração de recursos e o gerenciamento dos riscos
dentro do gerenciamento de portfólio de projetos. A avaliação dos recursos
disponíveis deve ser realizada antes mesmo da inclusão dos projetos e a sua
priorização dentro do portfólio.
É necessário garantir que um número suficiente de pessoas com competências
adequadas esteja disponível para projetos prioritários.
A manutenção de um portfólio depende do monitoramento e avaliação da
capacidade dos recursos da organização, de modo que seja possível realizar os
seguintes itens:
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Foco no gerenciamento de projetos
A implementação de sucesso da gestão de portfólio está diretamente ligada à
 Agilidade nas decisões de investimento e alocação de
recursos.
 Avaliação das necessidades de treinamento.
 Planejamento e criação de recursos antecipando possíveis
demandas.
 Identificação de excesso ou falta de recursos e capacidade
de redistribuição.
 Adequação dos recursos aos objetivos do portfólio.
 Implementação eficiente de planos de redistribuição e
transferência de recursos para projetos de maior prioridade.
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A implementação de sucesso da gestão de portfólio está diretamente ligada à
incorporação de disciplinas e processos de gerenciamento de projetos. Essa
incorporação é capaz de fornecer aos gestores de portfólio os instrumentos para
poder avaliar a evolução, saúde e valor da carteira de projetos.
Além disso, os gestores serão capazes de tomar decisões de negócios
relacionadas às aprovações, prioridades, custos, financiamento, recursos e
operacionalização.
É fundamental também recuperar possíveis desvios que porventura ocorram por
meio da identificação de não conformidades, tendo em vista o planejado versus
a realidade.
Os benefícios da gestão de portfólios
de projetos
O primeiro grande benefício da gestão de portfólio de projetos é fornecer uma
visão geral dos projetos envolvidos e suas interfaces. Com a visão geral, a
análise e tomada de decisões estratégicas é facilitada. Além disso, alguns
outros benefícios podem ser obtidos:
Rapidez nas tomadas de decisão.
Acompanhamento e alinhamento do progresso dos projetos em paralelo.
Planejamento global de alto nível.
Sugestões de mudança ou desvios de rota imediatos.
Mais disponibilidade para dedicação aos trabalhos criativos e estratégicos.
Vamos focar em três benefícios e entender mais sobre eles:
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Entende-se que a capacidade de obtenção de uma visão geral do
progresso de todos os projetos de um portfólio é um dos principais
valores da gestão de portfólio de projetos. Para que isso aconteça, há
necessidade da emissão de relatórios frequentes com a evolução dos
projetos e do portfólio em si, permitindo análises rápidas e atualizações
de status e/ou alterações de rota específicas para cada projeto.
Entende-se que estes monitoramentos devem ser apresentados em um
mesmo frame. Desse modo, a maneira mais didática e viável de se ter
uma visualização completa dos projetos do portfólio é o cronograma do
portfólio estar em forma de gráfico de Gantt, faceando um projeto no
outro com as interdependências entre eles.
Entende-se que, em um cenário de recursos finitos, onde o balanço entre
recursos e custos deve ser acompanhado de perto, a gestão de recursos
em relação ao volume de trabalho do portfólio é fundamental para o
equilíbrio e a disponibilização para os projetos. É necessário saber para
onde pende a exaustão de recursos e fazer as alterações necessárias de
acordo com as mudanças e novas estratégias.
Atualizações de status dos projetos em tempo real 
Monitoramento do cronograma e das dependências 
Gestão de recursos 
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Boas práticas de
gerenciamento de
portfólio de projetos
Confira agora as principais práticas de gerenciamento de portfólios.
A gestão de portfólios de projetos funciona melhor quando se mantém um
portfólio atualizado em tempo real. O gestor do portfólio de projetos deve
consultar cada gestor de projeto periodicamente para certificar-se de que seus
projetos estejam representados com precisão. Assim, todos os participantes
executivos podem aprofundar-se para estudar quaisquer riscos ou atrasos nos
projetos, a fim de corrigi-los, e assegurar-se de que os projetos que estão em dia
permanecem alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
A gestão de portfólios de projetos refere-se ao manejo centralizado de vários
projetos ao mesmo tempo. Com ela, obtém-se visibilidade de todos os projetos e
iniciativas, a fim de conectar o trabalho diário da sua equipe à estratégia
organizacional da empresa. Da estratégia à execução, as ferramentas de gestão
de portfólios de projetos ajudam a monitorar as prioridades da empresa e a ver o
panorama geral.
A gestão de portfólios de projetos pode ser vantajosa para:
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Quem precisa de uma
forma de organizar e
monitorar os diversos
projetos e prioridades de
sua equipe.
Quem é participante de
nível executivo e que
precisa de uma forma fácil
de visualizar o progresso de
diversas iniciativas ao
mesmo tempo.
Quem precisa de uma
forma mais clara de
conectar o trabalho diário
aos objetivos estratégicos.
Montando o portfólio
Ao gerir diversas iniciativas de equipes e departamentos diferentes, pode ser
muito difícil obter e compartilhar informações claras. As ferramentas de gestão
de projetos proporcionam uma forma de organizar e executar o trabalho para
uma iniciativa específica, mas, para obter informações claras de várias equipes e
departamentos ao mesmo tempo, é necessário gerir um portfólio de projetos.
Então, como elaborar um portfólio de projetos?
Um portfólio de projetos deve ser montado de acordo com a estratégia
empresarial ou de negócios que a empresa ou organização quer atingir.
Vejamos alguns exemplos de estratégias que podem ser objetivos de empresas:
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 Aumento de “market share”.
 Redução/otimização de consumo energético
em determinada linha de produção.
 Aumento de produção.
 Aumento de vendas de novos produtos.
 Estratégia de crescimento.
 Estratégia de manutenção.
 Estratégia de investimento.
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Etapas para começar a usar a gestão
de portfólio de projetos
Vamos observar, a seguir, cada etapa do processo com sua respectiva
explicação. Confira!
Etapa 1: alinhamento do portfólio aos
objetivos da empresa
É necessário esclarecer com quais objetivos ou metas estratégicas o
seu portfólio contribui ou contribuirá, e como isso acontecerá. Portanto,
a partir dos objetivos estratégicos é que se faz a conexão. E se a
empresa define metas anual ou trimestralmente, pode haver vários
objetivos, desde metas de receita até metas de redução de custos.Assim, a gestão de portfólio de projetos coordena e conecta o trabalho
diário da empresa a esses objetivos.
Etapa 2: acrescente projetos
É necessário que se considerem projetos relevantes para inclusão no
portfólio. Adicione os projetos considerados certos e os priorize por
ordem de importância. É importante haver comunicação com cada um
dos administradores/gestores dos projetos da empresa com o objetivo
de determinar como cada projeto do portfólio se conecta às metas
estratégicas. Certifique-se de não deixar de lado projetos que estejam
alinhados com a estratégia.
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Etapa 3: o nível executivo da empresa deve
conhecer o seu portfólio
É necessário informação para a tomada decisória. Uma vez que o
portfólio de projetos traz dados concisos dos projetos envolvidos,
permite aos participantes do nível executivo ter as informações que
permitam tomar as melhores decisões objetivas visando ao
atingimento de metas e objetivos estratégicos.
Etapa 4: atualize os projetos em tempo real
É necessário que a atualização dos projetos que compõem um portfólio
seja feita periodicamente por meio de seus gerentes e gestores. Desse
modo, torna-se possível, por meio do portfólio atualizado, condensando
as informações num só lugar, um controle da equipe para todas as
iniciativas, facilitando a visualização das dependências e a identificação
de novas oportunidades de projeto. Do mesmo modo, correções de
projeto que possam estar em risco são factíveis pela gestão do
portfólio.
Etapa 5: utilize o portfólio para gerir os
recursos
É necessário que se considere, de fato, o portfólio como uma
ferramenta poderosa para o gerenciamento/administração dos
recursos. Por meio da possibilidade de visualização do cenário geral
dos projetos que compõem o portfólio, recursos podem ser
direcionados para um ou outro projeto, visando a um andamento e
evolução em paralelo dos projetos, com a devida transparência da
alocação desses recursos.
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Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
1. O acompanhamento de projetos em uma organização pode ser feito por
meio da gerência de portfólios, com determinadas características:
I - Selecionar o melhor ajuste entre programas e projetos de forma a cumprir
os objetivos estratégicos da organização.
II - Realizar um gerenciamento distribuído dos portfólios, não considerando
sua integração na organização.
III - Alocar cada recurso físico ou conceitual da empresa com exclusividade a
apenas um dos projetos ou programas, considerando a sua vigência integral.
Agora, assinale a opção verdadeira.
Parabéns! A alternativa E está correta.
A As afirmativas I e II são verdadeiras.
B As afirmativas II e III são verdadeira.
C A afirmativa II é verdadeira.
D As afirmativas I e III são verdadeiras.
E Só a afirmativa I é verdadeira.
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Parabéns! A alternativa E está correta.
O gerenciamento de portfólio de projetos analisa e escolhe projetos que
maximizem os resultados positivos dentro das limitações de recursos de
uma organização.
Questão 2
A gestão de portfólios de projetos refere-se à administração centralizada de
vários projetos em paralelo. Ao gerenciar diversas iniciativas de equipes e
departamentos diferentes, pode ser muito difícil obter e compartilhar
informações claras. Desse modo, ao montar um portfólio de projetos,
devemos seguir os seguintes princípios:
I – Alinhamento do portfólio aos objetivos da empresa.
II – Conhecimento do portfólio pelo nível executivo da empresa.
III – Gerenciamento de recursos independentes, por projeto.
Agora, assinale a opção verdadeira.
Parabéns! A alternativa A está correta.
A As afirmativas I e II são verdadeiras.
B As afirmativas II e III são verdadeiras.
C A afirmativa II é verdadeira.
D Todas as afirmativas são verdadeiras.
E Só a afirmativa I é verdadeira.
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Parabéns! A alternativa A está correta.
Os projetos de um portfólio devem estar de acordo com os objetivos da
empresa e ser de conhecimento do nível executivo, a fim de que todos
saibam as oportunidades. Os recursos, por sua vez, são gerenciados e
otimizados de maneira centralizada.
2 - Priorização de projetos de um portfólio
Ao final deste módulo, você será capaz de reconhecer a priorização de
projetos dentro do escopo do portfólio.
Ligando os pontos
A empresa de produção de petróleo e derivados PetroOcean tem atuação
acentuada e concentrada dentro de seu país de origem, localizado na região do
Oriente Médio, com unidades de exploração de óleo cru onshore e offshore, além
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de 5 unidades de refino e 7 unidades de produção e tratamento de gás natural,
distribuídas em todas as regiões de seu país.
Com o objetivo de melhorar seu resultado global, a PetroOcean criou um
programa de otimização operacional e energético, envolvendo todas as suas
refinarias, que fizeram o levantamento das oportunidades de melhoria em cada
unidade. Essas oportunidades envolviam procedimentos operacionais,
manutenção e projetos de investimento.
De maneira a organizar a quantidade de oportunidades levantadas pelas
refinarias, criaram um portfólio com os diversos projetos estudados com uma
metodologia de priorização, classificando de 1 a 5 fatores como grau de
mudança, dificuldade, capital a ser investido, horas de trabalho e habilidades e
conhecimento.
A classificação dos projetos tem como resultado um gráfico com quatro
quadrantes, com as prioridades 1, 2, 3 e 4 representadas em cada quadrante,
conforme mostra a imagem:
Quadrantes da classificação dos projetos.
O gráfico mostra o resultado da priorização de uma das refinarias da
PetroOcean.
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Gráfico com o resultado da priorização da PetronOcean.
É possível verificar o seguinte resultado da priorização dos projetos:
Prioridade 1 – RAM 1, RAM 2 e RAM 3
Prioridade 2 – RAM 6
Prioridade 3 – RAM 7
Prioridade 4 – RAM 4, RAM 5 e RAM 8
A priorização dos projetos do portfólio passa pela identificação, análise e
seleção. O objetivo é criar um ranking de relevância de projetos, com critérios
claros.
Após a leitura do caso, é hora de aplicar seus conhecimentos! Vamos ligar
esses pontos?
Questão 1
O caso apresentado sobre a priorização de projetos dentro de um portfólio
tem como resultado a combinação entre o que foi chamado ROI (retorno
sobre investimento) e ROE (retorno sobre esforço). O retorno sobre o esforço
tem como representante qual variável?
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Parabéns! A alternativa C está correta.
O retorno sobre o esforço representa quanto teremos de resultado de acordo
o conhecimento necessário e a quantidade de horas (pessoal) para o
atingimento do resultado requerido pelo projeto.
Questão 2
Neste caso em questão, uma das variáveis a ser considerada é o capital a ser
investido. Como pode ser definida a relação entre o capital a ser investido e a
quantidade máxima a ser gasta?
A Recursos financeiros e pessoais.
B Quantidade de investimento e lucro.
C Conhecimento e horas de trabalho requeridos.
D Lucro e dificuldade de implementação.
E Capital e grau de mudança.
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Parabéns! A alternativa A está correta.O limite de gasto estabelecido pela empresa limita a quantidade de projetos
que demandam capital para serem desenvolvidos.
Questão 3
Baseado no que foi visto até o momento, crie um critério de priorização de
projetos baseado na estratégia de custos – recursos financeiros limitados.
A
Uma vez tendo um teto de gastos, o capital investido delimita
um máximo de projetos a ser desenvolvido no período
estabelecido.
B
Não há relação entre capital investido e a quantia definida a
ser gasta.
C
O capital de cada projeto não pode variar e esse limite é
fictício.
D
O limite de gastos pode variar e a quantidade de projetos
variará também.
E
O retorno sobre o investimento tem relação com o limite de
gasto.
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Digite sua resposta aqui
Chave de resposta
Neste caso, como a estratégia citada foi a de custos, o critério deverá ser
baseado na divisão dos recursos financeiros x no retorno sobre
investimento, aliado ao tempo de vida útil de cada projeto.
Vamos começar!
Priorizando projetos em um
portfolio
Confira agora detalhes sobre a priorização de projetos em um portfólio.

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A distribuição de
recursos para o portfólio
Os projetos envolvem recursos escassos, caros e especializados. Desse modo,
torna-se necessária sua divisão entre alguns projetos e até mesmo outros
trabalhos da empresa, para que seja possível o atendimento a todas as
necessidades.
O gerenciamento de projetos pode vir a ser aplicado em meio a diferentes
situações em que exista qualquer iniciativa que fuja da curva do que se é
estabelecido como rotineiro e fixo dentro de uma organização. Planejar,
monitorar e controlar é fator crítico de sucesso para qualquer projeto. Uma vez
que o empreendimento se torna único e pouco familiarizado, é imprescindível
que as atividades de gerenciamento sejam intensificadas.
A base do sucesso em gerenciamento de projetos está em
saber identificar e diferenciar o projeto das atividades que
são desenvolvidas na rotina da organização.
Sendo assim, o sucesso da gestão está diretamente ligado ao sucesso
resultante das atividades realizadas. O grande dilema na maioria das
organizações está em equilibrar as atividades da rotina, para garantir os
resultados presentes e a gestão dos projetos, visando aos resultados futuros.
Fatores de priorização de
projetos
Confira agora os principais aspectos sobre a priorização de projetos.
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Confira agora os principais aspectos sobre a priorização de projetos.
Antes de se realizar o planejamento detalhado de um projeto, toda empresa
necessita realizar uma análise de priorização dos programas e projetos para que
sejam escolhidos e executados aqueles que mais contribuirão com os objetivos
estratégicos organizacionais. Por esse processo ser tão importante, alguns
critérios relevantes poderão auxiliar na hora de realizar essa priorização de
projetos no portfólio. Vejamos!
Dimensão do projeto
Neste item, entende-se que, independentemente da relatividade dos
tamanhos dos projetos, é possível generalizar que empreendimentos os
quais precisem de certa quantidade de pessoal, capital e tempo
maiores do que se é normalmente estipulado pelas empresas
obtenham mais proveito direto com a aplicação da gestão de projetos.
Interdependência
Neste item, entende-se que os projetos que envolvem diversas áreas de
uma organização, nos quais determinadas atividades ou entregas
dependem de ações de outros departamentos, gerando grande
interdependência de atividades, certamente, demandam mais por
gestão de projetos.
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Relevância do empreendimento
Neste item, entende-se que, se o empreendimento representar maior
importância estratégica, mais necessidade de gestão ele deterá. Isso
porque é importante ressaltar que eventos com grande grau de riscos e
incertezas se beneficiam também de forma direta com a abordagem da
gestão de projetos em si.
Imagem da organização
Neste item, entende-se que o fracasso vindo por meio do não
cumprimento de prazos e orçamentos de um empreendimento
prejudica, de fato, a reputação da organização. Sendo assim, a tomada
de decisão vinda sobre o uso do gerenciamento de projetos é de suma
importância para que isso seja reestruturado.
Restrição de recursos
Neste item, entende-se que, como os projetos envolvem recursos finitos
e limitados dentro de uma organização, é necessária sua divisão entre
os projetos do portfólio e os trabalhos da empresa. Todavia, um dos
maiores desafios enfrentados atualmente com relação à gestão de
projetos é identificar a melhor maneira de alocar os recursos e ajustar o
cronograma, considerando que tais recursos são escassos, sejam
esses recursos pessoas, equipamentos críticos, verbas, entre outros.
Então, quando esse cenário se intensifica, é necessário que haja uma
intervenção por meio da gestão de projetos para poder gerir esses
recursos.
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Pouco domínio da área
Neste item, entende-se que, a partir do momento em que se consta a
não familiaridade para com o esforço estipulado a determinado projeto,
é necessário que se tenha uma orientação dos trabalhos a serem feitos
e de como os recursos devem ser gerenciados para que se tenha um
resultado próspero. Contudo, esse fato depende de quanto o esforço e
os recursos podem ser diferentes. Isto é, para a criação de um novo
produto ou serviço, é necessário que ele seja visto por uma visão nova
de projeto, como um todo, enquanto qualquer mudança feita em
determinado produto ou serviço pode vir a ser tomada como um pacote
de trabalho ou até mesmo uma tarefa mais simples. Afinal, essa tarefa
não necessariamente precisaria ter uma abordagem completa e
convencional da gestão de projetos.
Mudança de mercado
Neste item, entende-se que variadas organizações estão presentes em
mercados considerados turbulentos ao extremo, nos quais algumas
modificações tecnológicas e de mercado geram certas necessidades
de atualização. Dessa forma, a gestão de projetos tem o papel de
facilitar o processo gerencial, porém sem o intuito de prejudicar a
flexibilidade e a criatividade organizacional.
Como priorizar os projetos?
Para organizar e facilitar a priorização de projetos, a utilização de uma matriz de
priorização se torna uma das formas mais indicadas.
Liste o que precisa ser priorizado
Primeiro, defina o que será priorizado (projetos, processos, ou outros itens).
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Primeiro, defina o que será priorizado (projetos, processos, ou outros itens).
Verifique como considerar o esforço na priorização.
Separe as demandas por categorias. Projetos e processos são coisas diferentes,
merecem tratamento diferente. Já na montagem da lista, uma priorização prévia
já está sendo feita, mesmo que não seja este o objetivo. Isso ajuda bastante o
trabalho a ser realizado.
Enumere critérios de seleção
Estabeleça os critérios da sua seleção. O que será considerado na hora de
selecionar as prioridades?
São frequentemente usados como critérios, entre outros:
1. Custo
2. Benefício
3. Urgência
4. Satisfação do cliente
5. Tendência
r. Investimento
7. Retorno
s. Operacionalidade
9. Nível de conhecimento da equipe
10. Obrigatoriedade legal
11. Questões ESG
12. Probabilidade de sucesso
Atribua uma pontuação para cada critério de
seleção
Pontue os critérios de acordo com a lista escolhida. É necessário atribuir
pontuações para cadacritério escolhido, de acordo com a demanda.
Normalmente, usa-se uma escala de 1 a 5. Se você estiver trabalhando com
custo, por exemplo, crie faixas de custo crescente, dividindo em 5 intervalos.
Do outro modo, utilizando o critério urgência, gravidade, nível de conhecimento,
utilize a pontuação de 1 a 5, criando as faixas conforme a própria definição de
cada critério. Por exemplo, nível de conhecimento:
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Defina e gradue os critérios em conjunto com sua equipe e outras pessoas que
você acha que possam contribuir. Fazer isso sozinho não é uma boa prática. A
priorização fica muito unilateral e pode haver uma parcialidade, mesmo que
involuntária.
Monte uma tabela com as informações
Critérios definidos e faixas de atuação determinadas, crie suas tabelas com as
 Qualquer funcionário executa.
 Funcionário(s) com habilidade específica.
 Empregado(s) específico(s).
 Recursos externos necessários (corporativo, consultores,
fornecedores)?
 Especialistas do setor ou acordo de licenciamento exigido.
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Critérios definidos e faixas de atuação determinadas, crie suas tabelas com as
informações. Organize de forma visual, facilitando a atividade de priorização em
si. Utilize uma linha para cada projeto e as colunas para os critérios.
Associe as pontuações de cada demanda
Com a equipe escolhida para participar do processo de priorização, pontue cada
critério escolhido. Critérios diferentes podem receber notas diversas. Um projeto
pode receber uma nota 2 em um critério e 5 em outro. Como correlacionar essas
notas? Você pode multiplicar ou somar as notas obtidas. Às vezes, até dividir.
Essa correlação será feita de acordo com o método utilizado.
Saiba mais
Com a matriz BASICO, a pontuação será somada. Já com a metodologia GUT,
trabalharemos multiplicando as notas. Em compensação, trabalhando com a
matriz RICE, primeiro você multiplicará e depois dividirá.
As associações entre as notas dos diversos critérios lhe darão uma nota única,
possibilitando a montagem do ranking das demandas.
Monte o ranking das demandas
Ordene as demandas conforme as pontuações obtidas. Em casos de empate,
em que demandas diferentes chegam à mesma pontuação, critérios de
desempate relacionados ao negócio da empresa deverão ser vistos e
considerados.
Algumas metodologias de priorização trabalham com quadrantes, ao invés de
utilizarem diretamente os rankings. A priorização, nesse caso, dependerá de qual
quadrante de um gráfico a demanda se posiciona.
Algumas vezes pode ser estabelecido um ranking forçado, em paralelo ao
ranking calculado. Você sabe o que é o ranking forçado?
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Nada mais é do que uma revisão da nota calculada, feita por uma comitê
da empresa, podendo decidir um ajuste na sequência das demandas.
Esse “ajuste” deve ter uma justificativa e ser acordado entre os grupos
participantes do estudo de priorização.
Principais metodologias
de priorização de
projetos
Básico
Este método considera os seguintes critérios para pontuação:
Ranking forçado 
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Vem daí o nome BASICO, por meio da primeira letra de cada critério, e costuma
ser usado para auxiliar em decisões importantes.
Escalas de graduação de 1 (pior cenário) a 5 (melhor cenário) são utilizadas.
Com a soma da nota de cada tópico, obtém-se o resultado que deverá ser
utilizado para comparar as demandas. Desse modo, você saberá o que deve ser
feito numa ordem de prioridade.
 Benefícios para a empresa.
 Abrangência dos resultados.
 Satisfação do cliente interno.
 Investimento necessário.
 Cliente externo satisfeito.
 Operacionalidade simples.
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GUT
Baseado nos critérios de gravidade, urgência e tendência, esse critério foi criado.
Daí o seu nome, GUT, em que:
Gravidade
Impacto que a
demanda terá
sobre outras
atividades ou
projetos.
Urgência
Tempo para
resolver cada
situação.
Tendência
Velocidade que um
problema não
resolvido pode
levar para piorar.
Para visualizar melhor como funciona a matriz GUT, basta montar uma tabela
com cada critério e a nota referente.
Modelo de matriz GUT.
Veremos agora uma outra maneira de montar a matriz GUT.
Modelo de matriz GUT.
Cada um dos projetos recebe uma nota para cada critério. O resultado de cada
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Cada um dos projetos recebe uma nota para cada critério. O resultado de cada
demanda será dado pela multiplicação dessas notas. As maiores notas indicam
o que é prioridade no momento.
RICE
RICE na priorização de projetos
Confira agora a metodologia RICE na priorização de projetos.
Esta metodologia baseia-se nos seguintes critérios:

 Reach
Alcance
Quantas pessoas serão atingidas pelo projeto em dado
período.
Impact
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Por meio da análise de cada um desses fatores, tem-se a importância de cada
projeto.
Uma vez que todos os fatores sejam estimados, é hora de combiná-los para
chegar a um único valor. Para isso, é usada a seguinte fórmula:
 Impact
Impacto
Estimativa do impacto que será sentido por um indivíduo.
 Confidence
Confiança
Quão confiante você e sua equipe estão quanto a esse
projeto. Confiança é medida por porcentagem (p. ex.: alta =
100%; média = 80%; baixa = 50%. Qualquer valor abaixo de
50% não deve ser confiável o suficiente para ser
considerado.
 E!ort
Esforço
Considera o tempo, a dificuldade e o esforço de cada
membro de seu time para a realização do projeto.
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Ou seja, você multiplica os valores determinados nos 3 primeiros itens e os
divide pelo esforço necessário. O resultado final é o valor RICE.
Com o resultado do cálculo, é possível identificar a pontuação de prioridade de
cada um dos seus projetos.
Matriz de custo x benefício
O termo custo-benefício é definido como uma análise comparativa entre o “preço
e custo amplo” da execução de um projeto ou compra de determinado produto e
os reais benefícios que esse investimento pode lhe trazer.
Esse processo pode ser utilizado tanto na sua empresa, quanto na sua vida
pessoal.
A matriz custo x benefício esclarece a relação entre o valor de
um projeto e o resultado esperado para esse projeto.
Uma matriz dividida por cores e quadrantes é utilizada nessa metodologia. Não
há necessidade de cálculo. Basta encaixar os dados previstos nos quadrantes
coloridos, de acordo com o peso de cada um.
Matriz de custo x benefício.
A lógica das cores nesse método é a seguinte:
!(Reach!x!Impact!x!Confidence)/Effort! " R # I # C/E
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A lógica das cores nesse método é a seguinte:
Vermelho: ações indesejáveis (alto custo e piores benefícios) – representa
o pior resultado possível, com custo elevado e baixo retorno.
Amarelo: opção intermediária de alto custo com bons benefícios – mostra
um resultado intermediário, em que o custo e o benefício são considerados
ok.
Verde: opção intermediária de baixo custo e piores benefícios – temos um
projeto com baixo custo, mas que não trará muitos benefícios.
Azul: melhores opções, ou seja, projetos ou processos que trazem os
melhores resultados e mais baixoscustos.
Matriz esforço x impacto
A matriz esforço x impacto é uma ferramenta de gestão que serve para
priorização de atividades e problemas. É uma espécie de grade composta por
quatro áreas para a categorização das tarefas e ações identificadas após uma
análise da situação em questão. A priorização de projetos dentro de uma
carteira ou portfólio pode ser feita com essa metodologia.
Temos o impacto como um fator importante para definir a prioridade dos
projetos, enquanto o outro critério relevante é o esforço, ou seja, o tempo e
trabalho gastos para realizar uma função, processo ou atividade. Podemos
traduzir o esforço como horas de trabalho e/ou quantidade de pessoas
envolvidas.
O modelo da matriz impacto x esforço é mostrado pela imagem:
Matriz de esforço x impacto.
Crie uma lista das ações necessárias para dar andamento a um projeto. A partir
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Crie uma lista das ações necessárias para dar andamento a um projeto. A partir
daí, faça a distribuição das tarefas conforme a pontuação que você e sua equipe
acreditem que elas representam as demandas. Procure não pontuar as
demandas sozinho. Busque colaboração de sua equipe, de preferência com
pontos de vista e vivências diferentes.
Os quatro quadrantes são: baixo esforço e baixo impacto, alto esforço e baixo
impacto, baixo impacto e alto esforço e alto impacto e alto esforço. Vamos
conferir!
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 Quadrante 1
Ações fáceis de realizar e que geram ótimos resultados.
 Quadrante 2
Ações que trazem ótimos resultados, mas também exigem
grande esforço.
 Quadrante 3
Ações fáceis, porém, com baixo impacto.
 Quadrante 4
Ações com os piores cenários, geralmente aquelas que
devem ser descartadas ou repensadas.
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As vantagens dos
métodos de priorização
de projetos
Por que organizar a ordem de prioridade de ações e projetos?
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Clareza nas prioridades
Existe uma dificuldade inerente nos profissionais de projeto em termos
de priorização. A comparação entre projetos e demandas não é simples
e uma metodologia colabora nesse esclarecimento. Os critérios de
priorização são transparentes para a empresa ou organização e
geralmente são determinados por uma equipe, ao invés de uma só
pessoa.
Agilidade para tomar decisões
Ferramenta definida para a priorização torna essa tarefa mais ágil, com
metodologia. A agilidade na tomada de decisões direciona recursos
para os projetos e ações prioritárias, reduzindo e otimizando custos.
Evita a perda de foco
Quanto maior e mais complexo o portfólio de projetos, mais chances de
se perder o foco. Por meio da priorização, o foco é dado. As metas e
objetivos estão claramente definidos mediante a priorização.
Melhores resultados
Clareza, agilidade e foco trazem melhores resultados aos projetos e ao
gerenciamento do portfólio. Com a importância definida para cada
projeto, a rotina passa a ser entregar mais e melhor a cada dia.
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Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
Uma das metodologias de priorização de projetos dentro de um portfólio é a
matriz esforço x impacto. Nessa matriz, é possível cruzar a necessidade de
esforço, seja ele de pessoal, de conhecimento ou de investimento. Desse
modo, tem-se a divisão em quadrantes de prioridade.
Considerando os quadrantes encontrados:
I. Quadrante 1: ações fáceis de realizar e que geram ótimos resultados.
II. Quadrante 2: ações que trazem ótimos resultados, mas também exigem
um grande esforço.
III. Quadrante 3: ações fáceis, porém, com alto impacto.
IV. Quadrante 4: ações com os piores cenários, geralmente aquelas que
devem ser priorizadas.
Agora, assinale a opção verdadeira.
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Parabéns! A alternativa A está correta.
O quadrante 3 diz respeito a ações fáceis, porém, com baixo impacto,
enquanto o quadrante 4 fala em ações com os piores cenários, geralmente
aquelas que devem ser descartadas ou repensadas.
Questão 2
A estratégia de priorização de projetos dentro de um portfólio está
diretamente conectada ao ramo de atuação da empresa e aos tipos de
projetos envolvidos. Entretanto, em todas elas existem vantagens na
utilização destes métodos:
I. Definição clara nas prioridades.
II. Lentidão para tomar decisões.
III. Facilita a perda de foco.
IV. Obtém-se os melhores resultados.
Agora, assinale a opção verdadeira.
A As afirmativas I e II são verdadeiras.
B As afirmativas II e III são verdadeiras.
C A afirmativa II é verdadeira.
D As afirmativas I e IV são verdadeiras.
E Só a afirmativa I é verdadeira.
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Parabéns! A alternativa D está correta.
A estratégia de priorização de projetos em portfólios dá agilidade às tomadas
de decisão e evita perda de foco.
A As afirmativas I e II são verdadeiras.
B As afirmativas II e III são verdadeiras.
C A afirmativa II é verdadeira.
D As afirmativas I e IV são verdadeiras.
E Só a afirmativa I é verdadeira.
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Considerações finais
O tema gestão de portfólios pode ser aplicado diretamente a todas as empresas,
em qualquer ramo de atividade. Existem diversas maneiras e procedimentos de
como priorizar os projetos e cada empresa deve determinar qual a melhor
estratégia a ser seguida.
Em qualquer parte da empresa que você atue (board, operação, logística,
administração etc.), você terá atuação importante na definição das prioridades
de projetos a serem desenvolvidos do board da empresa ou da operação. Por
esse motivo, o entendimento do assunto é fundamental para a sua contribuição
ser construtiva.
Por último, mas não menos importante, todo o assunto tratado aqui tem um
cunho prático bastante evidenciado. A prática das metodologias é necessária
para a fixação do conhecimento e para sua contribuição dentro de sua
corporação. Então, pratique, tire suas dúvidas, divulgue suas conclusões, atue
em grupo!
Podcast
Para encerrar, ouça um resumo dos principais tópicos abordados.
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Para aprofundar seu conhecimento sobre o gerenciamento de portfólio, faça
buscas na internet sobre a temática, especialmente nos sites oficiais do Project
Management Institute – PMI Brasil. Leia os artigos e ouça os podcasts do site
de Ricardo Vargas, gestor premiado pelo PMI Distinguished Award por sua
liderança em gerenciamento de projetos em todo o mundo.
Referências
ALMEIDA, N. de O. Gerenciamento de portfólio e PMO. Rio de Janeiro: FGV, 2017.
KERZNER, H. Gestão de projetos: as melhores práticas. Porto Alegre: Bookman,
2020.
PMI. Implementando o gerenciamento organizacional de projetos: um guia de
práticas. Rio de Janeiro: Saraiva, 2016.
PMI. The standard for portfolio management. 3. ed. PMI, 2013.
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