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e-Book - Rotinas Administrativas

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Prévia do material em texto

Reitor Gustavo Pereira da Costa
Vice-Reitor Walter Canales Sant́ ana
Pró-Reitoria de Graduação Zafira da Silva de Almeida
Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) José Rômulo Travassos da Silva
Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD) Antonio Roberto Coelho Serra
Pró-Reitoria de Extensão e Assuntos Estudantis (PROEXAE) Paulo Henrique Catunda Aragão
Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-graduação (PPG) Rita de Maria Seabra Nogueira
Pró-Reitoria de Infraestrutura (PROINFA) Fabíola de Oliveira Aguiar
NÚCLEO DE TECNOLOGIAS PARA EDUCAÇÃO 
Coordenadora Geral Ilka Márcia Ribeiro S. Serra
Assessoria de Programas e Projetos Especiais Eliza Flora Muniz Araújo
Coord. Administrativa - Design Educacional Cristiane Peixoto
Coord. Pedagógica - Design Educacional Danielle Leite Fernandes
Professora Conteudista Irlane Regina Morares Novaes
Revisão de Linguagem Lucirene Ferreira Lopes e Marco Antonio Pereira dos Santos
Designer Pedagógica Letícia 
Projeto Gráfico e Diagramação Josimar de Jesus Costa Almeida
Capa Yuri Almeida
UNIVERSIDADE 
ESTADUAL DO 
MARANHÃO
Rotinas Administrativas 
 Irlane Regina Morares Novaes
UNIDADE 1
1.1 A Empresa
1.2 Classificação das Empresas
1.3 Função da Empresa
1.4 Funções Administrativas
1.5 Organograma
1.6 Fluxograma
1.7 Análise Organizacional
Fonte: https://contacerta.wordpress.com/2015/11/12/ambiente-organizacional/ C
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1.1 A Empresa
Organização é uma entidade social (ou agrupamento humano) formada por 
duas ou mais pessoas que trabalham de forma estruturada e coordenada, 
visando um objetivo coletivo. 
A Empresa é uma instituição legalmente instituída com a finalidade de 
oferecer produtos e/ou serviços para outras empresas e ou consumidores do 
mercado em geral (OLIVEIRA, 2012, p.24).
Fonte: https://br.freepik.com/vetores-gratis/ilustracao-do-
conjunto-de-vetores-de-pequenas-empresas_2921359.
htm#page=1&query=empresas&position=0.
1.2 Classificação das Empresas
CLASSIFICAÇÃO EMPRESA
Capital Pública, Privada ou Mista.
Objetivos Comercial, Industrial e Prestador de Serviços.
Tamanho Microempresa, Empresa de Pequeno Porte, Média Empresa e Grande Empresa.
Estrutura Individuais, Coletivas e Mistas
Organização Linear, Funcional, Unidade de Negócios etc.
Fonte: Elaborado pela professora.
Classificação da 
Empresa (Tamanho) Setor
Quantidade de 
Funcionários Receita Bruta
Microempresa ComércioIndústria
9
19
igual ou inferior a R$ 
360 mil
Microempreendedor 
Individual (MEI) Comércio 1 até R$ 81 mil reais
Empresa Pequeno 
Porte (EPP)
Comércio
Indústria
10
19
superior a R$ 360 mil a 
igual ou superior a R$ 
4,8 milhões de reais
Fonte: Elaborado pela professora com base na Lei Complementar nº 155/2016, Lei 
complementar n° 123/2006, Lei complementar 128/2008 e site Portal do MEI.
1.3 Função das Empresas
Gestão de Pessoas
Marketing
Produção ou 
Operação
Processos e 
Tecnologia
Finanças
É a função da empresa que tem por objetivo encontrar, atrair 
e manter as pessoas de que a organização necessita.
(MAXIMIANO, 2011, p.28-32).
Fonte: Elaborado pela professora. Fonte: https://www.reguluscontabil.com.br/desafios-da-gestao-de-
pessoas-nas-organizacoes-do-seculo-xxi/.
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A Função Gestão de Pessoas compreende as atividades de:
Planejamento dos colaboradores;
Recrutamento e seleção;
Treinamento e desenvolvimento;
Avaliação de desempenho;
Remuneração ou compensação;
Higiene, saúde e segurança;
Administração de pessoal.
(MAXIMIANO, 2011, p.28-32).
É a função da empresa que tem por objetivo a proteção 
e a utilização eficaz dos recursos financeiros, o que inclui 
a maximização do retorno dos acionistas, no caso das 
empresas. 
(MAXIMIANO, 2011, p. 28-32).
Fonte: https://feajr.com/blog/gestao-financeira/
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A Função Finanças compreende as atividades de:
• Investimento: avaliação e escolha das alternativas de fontes de 
recursos;
• Financiamento: identificação e escolha de alternativas de fontes 
de recursos;
• Controle: acompanhamento e avaliação dos recursos financeiros 
da organização;
• Destinação dos resultados: seleção de alternativas para 
aplicação dos resultados financeiros da organização.
(MAXIMIANO, 2011, p.28-32).
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Fonte: https://rfmcube.com/en/time-honoured-general-marketing-strategies-what-are-they/.
• A Função Marketing abrange as atividades de:
• PESQUISA identificação de interesses, necessidades e 
tendências do mercado;
• DESENVOLVIMENTO de produtos;
• DISTRIBUIÇÃO desenvolvimento de canais de distribuição e 
gestão dos pontos de venda;
• PREÇO determinação das políticas comerciais e estratégias de 
preço no mercado;
• PROMOÇÃO por meio propaganda, publicidade e promoção; 
• VENDAS criação de transações com o público-alvo.
(MAXIMIANO, 2011, p.28-32).
É a função da empresa responsável pela análise, planejamento, 
implementação e avaliação de estratégias e projetos estruturados, 
com a finalidade de atender – e até suplantar – as necessidades e 
expectativas de segmentos de mercado, bem como contribuir para 
o desenvolvimento sustentado da empresa.
(OLIVEIRA, 2009, p .164-171).
Partes Integrantes da Função de Marketing
PROPAGANDA
Processo estruturado e criativo de divulgação de 
ideias, produtos e serviços, bem como de empresas 
– abordagem institucional – por um patrocinador 
identificado.
PROMOÇÃO
Processo estruturado de interação dos produtos e 
serviços da empresa com o mercado comprador, 
visando aumentar o volume de vendas da referida 
empresa.
PONTO DE VENDA
Local, na estrutura de distribuição da empresa, 
através das quais os seus produtos e serviços 
chegam aos compradores, geralmente os 
consumidores finais.
PREÇO
Identificação do valor que o mercado aceita pagar 
pelo produto ou serviço oferecido, correlacionado 
ao custo real e à margem de lucro pretendida pela 
empresa vendedora.
Fonte: Elaborado pela professora com base nos ensinamento de Oliveira(2009, 
p.164-171).
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o É a função da empresa responsável pela transformação dos 
insumos (matérias-primas, energias, informações) em produtos 
e serviços, utilizando, de forma organizada, os recursos e os 
conhecimentos das empresas.
(OLIVEIRA, 2009, p.164-171).
Fonte: https://www.ibccoaching.com.br/portal/entenda-o-
conceito-de-administracao-de-producao-e-operacoes/.
Os sistemas de produção nas empresas podem ser:
• Produção por Projetos;
• Produção por encomenda;
• Produção em massa;
• Produção por processo contínuo;
• Produção unitária e em pequenos lotes;
• Dentre outros.
(MAXIMIANO, 2011, p.28-32).
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ia É a função da empresa que aborda as atividades que devem 
ser realizadas e os conhecimentos necessários para atender 
todos os clientes – externos e internos , atuais e potenciais – das 
empresas.
(OLIVEIRA, 2012, p. 131-134).
Fonte: https://www.fgpi.com.br/como-funciona-a-pesquisa-e-
desenvolvimento-de-novos-produtos/.
Processos é o conjunto estruturado de atividades sequenciais que 
apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, 
preferencialmente, suplantar as necessidades e as expectativas dos 
clientes externos e internos da empresa.
Tecnologia é um conjunto de conhecimentos que são utilizados 
para operacionalizar as atividades da empresa, para que seus 
objetivos possam ser alcançados.
(OLIVEIRA, 2012, p. 131-134).
As atividades incluem:
• Identificação e a introdução de novas tecnologias;
• Melhoramentos nos processos produtivos para reduzir custos. 
(MAXIMIANO, 2011, p.28-32).
1.4 Funções Administrativas
As Funções do Administrador ou Funções Administrativas são 
aqueles conjuntos de atividades de natureza homogênea que 
devem ser executados pelos administradores para que a organização 
alcance seus fins determinados.
(GURGEL; RODRIGUEZ, 2009, p. 56-97).
A Função doPlanejamento envolve um processo decisório que 
procura definir alternativas de curso de ação. O planejamento 
diz respeito aos fins (o que será feito) e também aos meios 
(como será feito).
(GURGEL; RODRIGUEZ, 2009, p. 56-97).
A Função do Planejamento é uma atividade sistêmica, na medida 
em que envolve todas as áreas da organização e, ao mesmo 
tempo, dinâmica, pois dessa condição, depende a capacidade 
de adaptação permanente às mudanças continuadas que 
ocorrem no ambiente. 
(JACOBSEN et al, 2006, p. 29-31).
Planejamento
Organização
Direção
Controle
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Fonte: https://administradores.com.br/artigos/
planejar-ou-nao-planejar-o-que-fazer.
A Função Planejamento compreende:
• O que fazer?
• Para que fazer?
• Como fazer?
• Com que recursos fazer?
• Quando fazer?
• Com quem fazer?
(JACOBSEN et al., 2006, p. 30).
A Função Administrativa Organização significa decidir onde as 
decisões serão tomadas, quem exercerá quais funções e tarefas 
e quem trabalhará para quem na empresa. 
(WILLIAMS, 2010, p. 5).
Organizar é o processo de dispor os recursos em uma estrutura 
que facilite a realização dos objetivos. 
(MAXIMIANO,2011, p. 34-35).
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Na Função Direção ou Liderança, o líder deve buscar meios para 
influenciar pessoas a participar e se envolver com o alcance dos 
objetivos propostos.
(MAXIMIANO, 2011, p. 34-35).
A Função Controle faz o acompanhamento dos avanços em 
direção ao cumprimento das metas e adoção de medidas 
corretivas quando esses avanços não ocorrem. 
(OLIVEIRA, 2009, p.164).
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Fonte: https://br.freepik.com/vetores-premium/sucesso-empresarial-
movendo-para-a-frente-conceito-de-direcao_1785241.htm.
Fonte: https://blog.jfgranja.com.br/controle-interno/
Funções Administrativas x Funções da Empresa
As funções administrativas correspondem às atividades 
administrativas que devem ser desempenhadas por toda e qualquer 
área ou unidade organizacional da empresa.
(OLIVEIRA, 2009, p 123-198)
As funções das empresas correspondem às atividades homogêneas 
ou multidisciplinares inerentes a um conhecimento da empresa, 
que são desempenhadas por uma área ou unidade organizacional 
da empresa.
(OLIVEIRA, 2009, p 123-198) 
1.5 Organograma
É a representação gráfica de alguns aspectos da estrutura 
organizacional das empresas. 
(OLIVEIRA, 2009, p. 137).
É um tipo de representação gráfica que, obedecendo uma hierarquia 
organizada, representa de modo simultâneo, os elementos e as 
ligações de uma organização. 
Fonte: DICIO. Organograma. 2020. Disponível em: https://
www.dicio.com.br/organograma/.
Entende-se por Estrutura Organizacional o instrumento 
administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e 
agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluíndo 
os estabelecimento dos níveis de alçada e dos processo decisórios, 
visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelo planejamento 
da empresa. 
(OLIVEIRA, 2009, p. 131).
Organograma da Universidade Estadual do Maranhão - UEMA
Fonte: https://www.uema.br/estrutura/
1.6 Fluxograma
Fluxograma é uma ferramenta que padroniza o processo e contribui 
para sua compreensão, facilitando a visualização e identificação 
de produtos, clientes, fornecedores internos/externos, funções, 
responsabilidades e pontos críticos.
Indica o Fluxo de Informação, pessoas, equipamentos ou materiais 
nas várias etapas do processo.
(ALBERTIN; GUERTZENSTEIN, 2018, p. 123).
Elementos do Fluxograma
Fluxograma
Obs.: Os símbolos não possuem cores. Para efeito de destaque as cores 
forma utilizadas.
Fonte: Elaborado pela professora com base na ISO-5807:1985.
Processo
Início ou 
Fim
Decisão
Documento 
Impresso
Armazenamento 
Interno
Operação 
manual
Armazenagem 
de Dados Cartão
Conector
Preparação
Fonte: https://conteudo.movidesk.com/fluxograma-de-processo-de-atendimento-ao-cliente/
Ambiente Organizacional
1.7 Análise Organizacional
O ambiente contextual ou macroambiente, que compreende os 
fatores demográficos, econômicos, tecnológicos, políticos-legais, 
socioculturais.
Ambiente operacional ou atores microambientais que são os 
consumidores, concorrentes, canais de distribuição, fornecedores, 
dentre outros. 
O ambiente interno formado pelos recursos os quais a empresa tem 
controle, tais como: pessoas, cultura organizacional, equipamento, 
instalações, entre outros.
Fonte: https://admfuncoes.wordpress.com/2017/09/23/entenda-como-funcio-
nam-os-ambientes-organizacionais/
UNIDADE 2
2.1 Algumas Atividades Administrativas
2.2 Processos Administrativos/Operacionais
2.3 Arquivo e Protocolo
2.4 Plano de ação
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Fonte: https://www.agazetaempregos.com.br/index.php/15-emprego/4095-
empresa-contrata-auxiliar-administrativo-de-logistica-2.
Conforme o Dicionário On-line de Português – Dicio.com, 
a etimologia da palavra Rotina origina-se do francês routine 
podendo significar:
1. Sequência dos procedimentos, dos costumes habituais;
2. Modo como se realiza alguma coisa, sempre da mesma forma: rotina 
matinal. Itinerário, caminho habitual, que se faz todos os dias;
3. [Figurado] Gosto pelo que é tradicional; o que se opõe ao 
progresso: vivia na rotina do pensamento tradicional;
4. [Informática] Reunião dos direcionamentos que auxiliam na 
execução de uma tarefa;
5. [Marinha] Lista das atividades que ocorrem cronológica e 
diariamente no navio.
Fonte: DICIO. Rotina. 2020. Disponível em: https://www.dicio.
com.br/rotina/.
Rotina Administrativa refere-se aos procedimentos ou sequências 
de atividades realizadas diariamente, na área administrativa da 
organização.
2.1 Algumas Atividades Administrativas
• Organizar o local de trabalho;
• Estabelecer a rotina do trabalho;
• Organizar e manter atualizada a agenda de trabalho;
• Despachar processos com a chefia imediata;
• Supervisionar outros setores da empresa;
• Recepcionar visitas ao local de trabalho;
• Atender telefonemas, fazer chamadas e anotar recados;
• Elaborar orçamentos e relatórios; 
• Digitar relatórios, ofícios, atas de reunião e outros documentos;
• Marcar, preparar e assessorar reuniões;
• Manter o arquivo organizado;
• Controlar e treinar novos auxiliares;
• Etc...
Assistente Administrativo
Eficiente
Palavra utilizada para indicar que a 
organização utiliza produtivamente 
ou de maneira econômica os seus 
recursos. É a otimização dos recursos 
para obtenção dos resultados 
esperados pelas empresas.
Eficaz
Palavra utilizada para indicar que a 
organização realiza seus objetivos. 
Quanto mais alto o grau de realização 
dos objetivos, mais a organização é 
eficaz. É a contribuição dos resultados 
obtidos para o alcance dos objetivos 
estabelecidos pelas empresas em seus 
processos de planejamento.
Ética
Conjunto de valores e regras que 
definem a conduta dos indivíduos 
como certa ou errada.
Conduta Profissional
Cumprimentar os colegas ao chegar e sair;
Ter uma comunicação clara e objetiva, 
não falar gírias ou palavrões;
Manter o ambiente de trabalho limpo;
Manter pontualidade e assiduidade;
Deixar os problemas em casa;
Não descuidar da aparência (cabelos, 
barba, unhas e roupas limpas e 
adequadas);
Não sair resmungando nem fazer cara 
feira ao receber uma tarefa;
Evitar comentários sobre o serviços 
(dentro/fora do local de trabalho);
Não “matar” o serviço; 
Evitar indispor-se com os colegas;
Quando precisar se ausentar, comunicar ao 
seu chefe, se for por motivos particulares, 
peça autorização;
Dentre outros.
Fonte: Elaborado pela professora.
Cont.
2.2 Processos Administrativos e Processos Operacionais
Processo é um conjunto de atividades ou funções estruturadas em 
uma sequência lógica, realizada por pessoas ou máquinas, com 
objetivo de transformar os recursos em bens ouserviços, através 
de uma metodologia de processamento. 
 (QUALIEX, 2020).
Conforme a FNQ (2020), todas as atividades de rotina que uma 
empresa desempenha podem ser categorizadas como processos 
operacionais: controle financeiro, vendas, organização de estoque, 
comunicação interna, etc.
 (FNQ, 2020).
Processo Administrativo são atividades coordenadas que envolvem 
pessoas, procedimentos e ferramentas tecnológicas.
(ADMINISTRADORES, 2020).
2.3 Arquivo e Protocolo
Protocolo
Conforme o Dicionário On-line de Português – Dicio.com, 
Protocolo pode significar:
• Ata, nota ou registro dos documentos governamentais, dos atos 
oficiais, da correspondência de um governo ou tribunal, de uma 
empresa, universidade etc.;
• Subdivisão de uma repartição pública (ou empresa privada) em 
que se registram e/ou se recebem os requerimentos, documentos 
ou processos;
• Recibo que registra o número e a data em que um processo ou 
requerimento foi catalogado e registrado;
• Acordo regulamentado entre países ou empresas: protocolo 
internacional;
• [Figurado] Normas e procedimentos que se deve respeitar em 
cerimônias públicas; formalidade;
• [Figurado] Reunião das regras que regulam os atos públicos; 
cerimonial”.
Fonte: DICIO. Protocolo. 2020. Disponível em: https://www.
dicio.com.br/protocolo/.
Arquivo
Conforme o Dicionário On-line de Português – Dicio.com, Arquivo 
pode ser considerado como:
• Conjunto de documentos sobre determinado assunto que, 
guardados numa instituição pública ou privada, é resultado de uma 
atividade ou trabalho;
• [Informática] Reunião dos dados de um computador que, com 
registro individual e organizados sob um formato específico, 
contém textos, tabelas, imagens, sons etc.Local usado para guardar 
documentos; depósito, cartório;
• Móvel de escritório usado para guardar documentos;
• [Figurado] Pessoa que consegue se lembrar de tudo; quem tem boa 
memória;
• Etimologia (origem da palavra arquivo). Ficha + eiro”.
Fonte: DICIO. Arquivo. 2020. Disponível em: https://www.dicio.com.
br/arquivo/.
Arquivamento
Legislação/Norma Descrição Endereço Eletrônico
Lei Federal nº 
12.682, de 9 de 
julho de 2012
Dispõe sobre a elaboração 
e o arquivamento de 
documentos em meios 
eletromagnéticos.
http://www.gov.br/conarq/pt-
br/legilacao-arquivistica/leis-e-
decretos-leis-no-12-682-de-9-de-
julho-de-2012
Decreto Estadual 
nº 32.6060, de 25 
de Janeiro de 2017
Regulamenta a Lei nº 10.487 
de 14 de julho de 2010, que 
dispõe sobre a Política de 
Arquivos Públicos e Privados 
do estado do Maranhão, e dá 
outras providências.
http://stc.ma.gov.br/legisla-
documento/?id=4590 
Lei estadual nº 
10.487, de 14 de 
julho de 2016
Dispõe sobre a política de 
arquivos públicos e privados 
do estado do Maranhão, e dá 
outras providências.
http://stc.ma.gov.br/legisla-
documento/?id=4393 
ISO 30300:2011
Estabelece termos e 
definições aplicáveis às 
normas elaboradas pelo ISO/
TC 46/SC 11 para SGDA, 
descreve uma abordagem de 
processos e específica papéis 
da alta administração.
https://www.abntcatalogo.com.br/
norma.aspx?ID=362612 
Fonte: Elaborado pela professora.
Classificação dos Arquivos
Uso frequente.Ativos
Não consultados 
frequentemente.Temporários
Atender à legislação ou 
histórico da organização.
Inativo ou 
Morto
Fonte: Elaborado pela professora.
Arquivo Morto
Fonte: http://www.bigboxselfstorage.com.br/o-que-
-guardar-documentos-e-arquivo-morto.html
Fonte: https://guardemais.com.br/
como-organizar-um-arquivo-morto/
Tipos de Arquivo
Arquivo Físico
Fonte: http://www.axentria.com/pt/Arquivo_Fisico.php.
Arquivo virtual
Fonte: https://blog.grancursosonline.
com.br/escolha-do-metodo-de-
arquivamento-a-ser-adotado-
quando-da-organizacao-do-arquivo/
Fonte: https://www.techtudo.com.br/
dicas-e-tutoriais/noticia/2014/02/como-
criar-uma-nuvem-pessoal-veja-dicas-para-
armazenar-dados-em-casa.html
Fonte: https://www.uol.com.br/tilt/noticias/
redacao/2019/04/23/finalmente-agora-voce-
nao-precisa-mais-remover-pen-drives-com-
seguranca.htm
Método de Arquivamento
Método Alfabético Método Numérico
Classificação pelo nome da pessoa 
ou empresa.
Ordem Alfabética.
Classificação pelo número de registro
Ordem Numérica.
Método Geográfico Método Específico
Classificação pelo local ou 
procedência.
Ordem Alfabética.
Classificação pelo assunto.
Ordem Alfabética.
Fonte: Elaborado pela professora
5W2H ou Plano de Ação
Pergunta WHY WHAT WHERE WHEN
Significado Por que O quê Onde Quando
Pergunta 
Instigadora
Por que é 
necessário fazer?
O que é necessário 
fazer?
Onde deve 
ser feito?
Quando deve 
ser feito ?
Direcionador A razão/motivo O objeto O local O tempo
Pergunta WHO HOW HOW MUCH
Significado Quem Como Quanto custa
Pergunta Instigadora Quem é o responsável? Como será feito? Quanto vai custar?
Direcionador O sujeito O método O valor
2.4 Plano de Ação
O que 
(WHAT)
Aula prática com os alunos do Curso Assistente 
Administrativo
Quem 
(WHO)
Professora da Disciplina
Quando (WHEN) 16/01/2021 a 02/03/2021.
Onde (WHERE) UEMA – Pró-Reitoria da Administração.
Por que (WHY)
Para os alunos conhecerem a realidade do ambiente 
organizacional, relacionando os conhecimentos teóricos 
adquiridos na disciplina com a prática na organização.
Como 
(HOW)
Através da visita técnica nos departamentos que compõem 
a Pró-Reitoria de Administração da UEMA.
Fonte: Elaborado pela professora.
ADMINISTRADORES.com. Processo Administrativo. 
Disponível em: https://administradores.com.br/artigos/a-
concepcao-do-processo-administrativo-nas-empresas. Acesso 
em: 13 nov. 2020.
ALBERTIN, M; GUERTZENSTEIN, Viviane. Planejamento 
avançado da qualidade. Sistema de gestão, técnicas e 
ferramentas. Alta Books, Rio de Janeiro, 2018.
BRASIL. Lei complementar nº 155, de 27 de outubro de 2016. 
Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/
Lcp155.htm#art1.Acesso em: 27 out. 2020. 
________. Lei complementar nº 123, de 14 de dezembro de 
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