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Reitor Gustavo Pereira da Costa Vice-Reitor Walter Canales Sant́ ana Pró-Reitoria de Graduação Zafira da Silva de Almeida Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) José Rômulo Travassos da Silva Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD) Antonio Roberto Coelho Serra Pró-Reitoria de Extensão e Assuntos Estudantis (PROEXAE) Paulo Henrique Catunda Aragão Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-graduação (PPG) Rita de Maria Seabra Nogueira Pró-Reitoria de Infraestrutura (PROINFA) Fabíola de Oliveira Aguiar NÚCLEO DE TECNOLOGIAS PARA EDUCAÇÃO Coordenadora Geral Ilka Márcia Ribeiro S. Serra Assessoria de Programas e Projetos Especiais Eliza Flora Muniz Araújo Coord. Administrativa - Design Educacional Cristiane Peixoto Coord. Pedagógica - Design Educacional Danielle Leite Fernandes Professora Conteudista Irlane Regina Morares Novaes Revisão de Linguagem Lucirene Ferreira Lopes e Marco Antonio Pereira dos Santos Designer Pedagógica Letícia Projeto Gráfico e Diagramação Josimar de Jesus Costa Almeida Capa Yuri Almeida UNIVERSIDADE ESTADUAL DO MARANHÃO Rotinas Administrativas Irlane Regina Morares Novaes UNIDADE 1 1.1 A Empresa 1.2 Classificação das Empresas 1.3 Função da Empresa 1.4 Funções Administrativas 1.5 Organograma 1.6 Fluxograma 1.7 Análise Organizacional Fonte: https://contacerta.wordpress.com/2015/11/12/ambiente-organizacional/ C on he ce nd o o A m bi en te O rg an iz ac io na l 1.1 A Empresa Organização é uma entidade social (ou agrupamento humano) formada por duas ou mais pessoas que trabalham de forma estruturada e coordenada, visando um objetivo coletivo. A Empresa é uma instituição legalmente instituída com a finalidade de oferecer produtos e/ou serviços para outras empresas e ou consumidores do mercado em geral (OLIVEIRA, 2012, p.24). Fonte: https://br.freepik.com/vetores-gratis/ilustracao-do- conjunto-de-vetores-de-pequenas-empresas_2921359. htm#page=1&query=empresas&position=0. 1.2 Classificação das Empresas CLASSIFICAÇÃO EMPRESA Capital Pública, Privada ou Mista. Objetivos Comercial, Industrial e Prestador de Serviços. Tamanho Microempresa, Empresa de Pequeno Porte, Média Empresa e Grande Empresa. Estrutura Individuais, Coletivas e Mistas Organização Linear, Funcional, Unidade de Negócios etc. Fonte: Elaborado pela professora. Classificação da Empresa (Tamanho) Setor Quantidade de Funcionários Receita Bruta Microempresa ComércioIndústria 9 19 igual ou inferior a R$ 360 mil Microempreendedor Individual (MEI) Comércio 1 até R$ 81 mil reais Empresa Pequeno Porte (EPP) Comércio Indústria 10 19 superior a R$ 360 mil a igual ou superior a R$ 4,8 milhões de reais Fonte: Elaborado pela professora com base na Lei Complementar nº 155/2016, Lei complementar n° 123/2006, Lei complementar 128/2008 e site Portal do MEI. 1.3 Função das Empresas Gestão de Pessoas Marketing Produção ou Operação Processos e Tecnologia Finanças É a função da empresa que tem por objetivo encontrar, atrair e manter as pessoas de que a organização necessita. (MAXIMIANO, 2011, p.28-32). Fonte: Elaborado pela professora. Fonte: https://www.reguluscontabil.com.br/desafios-da-gestao-de- pessoas-nas-organizacoes-do-seculo-xxi/. G es tã o de P es so as o u D es en vo lv im en to d e Pe ss oa s ou R ec ur so s H um an os A Função Gestão de Pessoas compreende as atividades de: Planejamento dos colaboradores; Recrutamento e seleção; Treinamento e desenvolvimento; Avaliação de desempenho; Remuneração ou compensação; Higiene, saúde e segurança; Administração de pessoal. (MAXIMIANO, 2011, p.28-32). É a função da empresa que tem por objetivo a proteção e a utilização eficaz dos recursos financeiros, o que inclui a maximização do retorno dos acionistas, no caso das empresas. (MAXIMIANO, 2011, p. 28-32). Fonte: https://feajr.com/blog/gestao-financeira/ Fi na nç as A Função Finanças compreende as atividades de: • Investimento: avaliação e escolha das alternativas de fontes de recursos; • Financiamento: identificação e escolha de alternativas de fontes de recursos; • Controle: acompanhamento e avaliação dos recursos financeiros da organização; • Destinação dos resultados: seleção de alternativas para aplicação dos resultados financeiros da organização. (MAXIMIANO, 2011, p.28-32). M ar ke ti ng Fonte: https://rfmcube.com/en/time-honoured-general-marketing-strategies-what-are-they/. • A Função Marketing abrange as atividades de: • PESQUISA identificação de interesses, necessidades e tendências do mercado; • DESENVOLVIMENTO de produtos; • DISTRIBUIÇÃO desenvolvimento de canais de distribuição e gestão dos pontos de venda; • PREÇO determinação das políticas comerciais e estratégias de preço no mercado; • PROMOÇÃO por meio propaganda, publicidade e promoção; • VENDAS criação de transações com o público-alvo. (MAXIMIANO, 2011, p.28-32). É a função da empresa responsável pela análise, planejamento, implementação e avaliação de estratégias e projetos estruturados, com a finalidade de atender – e até suplantar – as necessidades e expectativas de segmentos de mercado, bem como contribuir para o desenvolvimento sustentado da empresa. (OLIVEIRA, 2009, p .164-171). Partes Integrantes da Função de Marketing PROPAGANDA Processo estruturado e criativo de divulgação de ideias, produtos e serviços, bem como de empresas – abordagem institucional – por um patrocinador identificado. PROMOÇÃO Processo estruturado de interação dos produtos e serviços da empresa com o mercado comprador, visando aumentar o volume de vendas da referida empresa. PONTO DE VENDA Local, na estrutura de distribuição da empresa, através das quais os seus produtos e serviços chegam aos compradores, geralmente os consumidores finais. PREÇO Identificação do valor que o mercado aceita pagar pelo produto ou serviço oferecido, correlacionado ao custo real e à margem de lucro pretendida pela empresa vendedora. Fonte: Elaborado pela professora com base nos ensinamento de Oliveira(2009, p.164-171). Pr od uç ão o u O pe ra çã o É a função da empresa responsável pela transformação dos insumos (matérias-primas, energias, informações) em produtos e serviços, utilizando, de forma organizada, os recursos e os conhecimentos das empresas. (OLIVEIRA, 2009, p.164-171). Fonte: https://www.ibccoaching.com.br/portal/entenda-o- conceito-de-administracao-de-producao-e-operacoes/. Os sistemas de produção nas empresas podem ser: • Produção por Projetos; • Produção por encomenda; • Produção em massa; • Produção por processo contínuo; • Produção unitária e em pequenos lotes; • Dentre outros. (MAXIMIANO, 2011, p.28-32). Pr oc es so s e Te cn ol og ia É a função da empresa que aborda as atividades que devem ser realizadas e os conhecimentos necessários para atender todos os clientes – externos e internos , atuais e potenciais – das empresas. (OLIVEIRA, 2012, p. 131-134). Fonte: https://www.fgpi.com.br/como-funciona-a-pesquisa-e- desenvolvimento-de-novos-produtos/. Processos é o conjunto estruturado de atividades sequenciais que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, preferencialmente, suplantar as necessidades e as expectativas dos clientes externos e internos da empresa. Tecnologia é um conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades da empresa, para que seus objetivos possam ser alcançados. (OLIVEIRA, 2012, p. 131-134). As atividades incluem: • Identificação e a introdução de novas tecnologias; • Melhoramentos nos processos produtivos para reduzir custos. (MAXIMIANO, 2011, p.28-32). 1.4 Funções Administrativas As Funções do Administrador ou Funções Administrativas são aqueles conjuntos de atividades de natureza homogênea que devem ser executados pelos administradores para que a organização alcance seus fins determinados. (GURGEL; RODRIGUEZ, 2009, p. 56-97). A Função doPlanejamento envolve um processo decisório que procura definir alternativas de curso de ação. O planejamento diz respeito aos fins (o que será feito) e também aos meios (como será feito). (GURGEL; RODRIGUEZ, 2009, p. 56-97). A Função do Planejamento é uma atividade sistêmica, na medida em que envolve todas as áreas da organização e, ao mesmo tempo, dinâmica, pois dessa condição, depende a capacidade de adaptação permanente às mudanças continuadas que ocorrem no ambiente. (JACOBSEN et al, 2006, p. 29-31). Planejamento Organização Direção Controle Fo nt e: E la bo ra do p el a pr of es so ra . Pl an ej am en to Fonte: https://administradores.com.br/artigos/ planejar-ou-nao-planejar-o-que-fazer. A Função Planejamento compreende: • O que fazer? • Para que fazer? • Como fazer? • Com que recursos fazer? • Quando fazer? • Com quem fazer? (JACOBSEN et al., 2006, p. 30). A Função Administrativa Organização significa decidir onde as decisões serão tomadas, quem exercerá quais funções e tarefas e quem trabalhará para quem na empresa. (WILLIAMS, 2010, p. 5). Organizar é o processo de dispor os recursos em uma estrutura que facilite a realização dos objetivos. (MAXIMIANO,2011, p. 34-35). O rg an iz aç ão Fo nt e: h tt ps :/ / ge st ao de se gu ra nc ap riv ad a. co m . br /o rg an iz ac ao -c om o- fu nc ao - ad m in is tr at iv a/ . Na Função Direção ou Liderança, o líder deve buscar meios para influenciar pessoas a participar e se envolver com o alcance dos objetivos propostos. (MAXIMIANO, 2011, p. 34-35). A Função Controle faz o acompanhamento dos avanços em direção ao cumprimento das metas e adoção de medidas corretivas quando esses avanços não ocorrem. (OLIVEIRA, 2009, p.164). D ir eç ão C on tr ol e Fonte: https://br.freepik.com/vetores-premium/sucesso-empresarial- movendo-para-a-frente-conceito-de-direcao_1785241.htm. Fonte: https://blog.jfgranja.com.br/controle-interno/ Funções Administrativas x Funções da Empresa As funções administrativas correspondem às atividades administrativas que devem ser desempenhadas por toda e qualquer área ou unidade organizacional da empresa. (OLIVEIRA, 2009, p 123-198) As funções das empresas correspondem às atividades homogêneas ou multidisciplinares inerentes a um conhecimento da empresa, que são desempenhadas por uma área ou unidade organizacional da empresa. (OLIVEIRA, 2009, p 123-198) 1.5 Organograma É a representação gráfica de alguns aspectos da estrutura organizacional das empresas. (OLIVEIRA, 2009, p. 137). É um tipo de representação gráfica que, obedecendo uma hierarquia organizada, representa de modo simultâneo, os elementos e as ligações de uma organização. Fonte: DICIO. Organograma. 2020. Disponível em: https:// www.dicio.com.br/organograma/. Entende-se por Estrutura Organizacional o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluíndo os estabelecimento dos níveis de alçada e dos processo decisórios, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelo planejamento da empresa. (OLIVEIRA, 2009, p. 131). Organograma da Universidade Estadual do Maranhão - UEMA Fonte: https://www.uema.br/estrutura/ 1.6 Fluxograma Fluxograma é uma ferramenta que padroniza o processo e contribui para sua compreensão, facilitando a visualização e identificação de produtos, clientes, fornecedores internos/externos, funções, responsabilidades e pontos críticos. Indica o Fluxo de Informação, pessoas, equipamentos ou materiais nas várias etapas do processo. (ALBERTIN; GUERTZENSTEIN, 2018, p. 123). Elementos do Fluxograma Fluxograma Obs.: Os símbolos não possuem cores. Para efeito de destaque as cores forma utilizadas. Fonte: Elaborado pela professora com base na ISO-5807:1985. Processo Início ou Fim Decisão Documento Impresso Armazenamento Interno Operação manual Armazenagem de Dados Cartão Conector Preparação Fonte: https://conteudo.movidesk.com/fluxograma-de-processo-de-atendimento-ao-cliente/ Ambiente Organizacional 1.7 Análise Organizacional O ambiente contextual ou macroambiente, que compreende os fatores demográficos, econômicos, tecnológicos, políticos-legais, socioculturais. Ambiente operacional ou atores microambientais que são os consumidores, concorrentes, canais de distribuição, fornecedores, dentre outros. O ambiente interno formado pelos recursos os quais a empresa tem controle, tais como: pessoas, cultura organizacional, equipamento, instalações, entre outros. Fonte: https://admfuncoes.wordpress.com/2017/09/23/entenda-como-funcio- nam-os-ambientes-organizacionais/ UNIDADE 2 2.1 Algumas Atividades Administrativas 2.2 Processos Administrativos/Operacionais 2.3 Arquivo e Protocolo 2.4 Plano de ação R ot in as A dm in is tr at iv as Fonte: https://www.agazetaempregos.com.br/index.php/15-emprego/4095- empresa-contrata-auxiliar-administrativo-de-logistica-2. Conforme o Dicionário On-line de Português – Dicio.com, a etimologia da palavra Rotina origina-se do francês routine podendo significar: 1. Sequência dos procedimentos, dos costumes habituais; 2. Modo como se realiza alguma coisa, sempre da mesma forma: rotina matinal. Itinerário, caminho habitual, que se faz todos os dias; 3. [Figurado] Gosto pelo que é tradicional; o que se opõe ao progresso: vivia na rotina do pensamento tradicional; 4. [Informática] Reunião dos direcionamentos que auxiliam na execução de uma tarefa; 5. [Marinha] Lista das atividades que ocorrem cronológica e diariamente no navio. Fonte: DICIO. Rotina. 2020. Disponível em: https://www.dicio. com.br/rotina/. Rotina Administrativa refere-se aos procedimentos ou sequências de atividades realizadas diariamente, na área administrativa da organização. 2.1 Algumas Atividades Administrativas • Organizar o local de trabalho; • Estabelecer a rotina do trabalho; • Organizar e manter atualizada a agenda de trabalho; • Despachar processos com a chefia imediata; • Supervisionar outros setores da empresa; • Recepcionar visitas ao local de trabalho; • Atender telefonemas, fazer chamadas e anotar recados; • Elaborar orçamentos e relatórios; • Digitar relatórios, ofícios, atas de reunião e outros documentos; • Marcar, preparar e assessorar reuniões; • Manter o arquivo organizado; • Controlar e treinar novos auxiliares; • Etc... Assistente Administrativo Eficiente Palavra utilizada para indicar que a organização utiliza produtivamente ou de maneira econômica os seus recursos. É a otimização dos recursos para obtenção dos resultados esperados pelas empresas. Eficaz Palavra utilizada para indicar que a organização realiza seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos, mais a organização é eficaz. É a contribuição dos resultados obtidos para o alcance dos objetivos estabelecidos pelas empresas em seus processos de planejamento. Ética Conjunto de valores e regras que definem a conduta dos indivíduos como certa ou errada. Conduta Profissional Cumprimentar os colegas ao chegar e sair; Ter uma comunicação clara e objetiva, não falar gírias ou palavrões; Manter o ambiente de trabalho limpo; Manter pontualidade e assiduidade; Deixar os problemas em casa; Não descuidar da aparência (cabelos, barba, unhas e roupas limpas e adequadas); Não sair resmungando nem fazer cara feira ao receber uma tarefa; Evitar comentários sobre o serviços (dentro/fora do local de trabalho); Não “matar” o serviço; Evitar indispor-se com os colegas; Quando precisar se ausentar, comunicar ao seu chefe, se for por motivos particulares, peça autorização; Dentre outros. Fonte: Elaborado pela professora. Cont. 2.2 Processos Administrativos e Processos Operacionais Processo é um conjunto de atividades ou funções estruturadas em uma sequência lógica, realizada por pessoas ou máquinas, com objetivo de transformar os recursos em bens ouserviços, através de uma metodologia de processamento. (QUALIEX, 2020). Conforme a FNQ (2020), todas as atividades de rotina que uma empresa desempenha podem ser categorizadas como processos operacionais: controle financeiro, vendas, organização de estoque, comunicação interna, etc. (FNQ, 2020). Processo Administrativo são atividades coordenadas que envolvem pessoas, procedimentos e ferramentas tecnológicas. (ADMINISTRADORES, 2020). 2.3 Arquivo e Protocolo Protocolo Conforme o Dicionário On-line de Português – Dicio.com, Protocolo pode significar: • Ata, nota ou registro dos documentos governamentais, dos atos oficiais, da correspondência de um governo ou tribunal, de uma empresa, universidade etc.; • Subdivisão de uma repartição pública (ou empresa privada) em que se registram e/ou se recebem os requerimentos, documentos ou processos; • Recibo que registra o número e a data em que um processo ou requerimento foi catalogado e registrado; • Acordo regulamentado entre países ou empresas: protocolo internacional; • [Figurado] Normas e procedimentos que se deve respeitar em cerimônias públicas; formalidade; • [Figurado] Reunião das regras que regulam os atos públicos; cerimonial”. Fonte: DICIO. Protocolo. 2020. Disponível em: https://www. dicio.com.br/protocolo/. Arquivo Conforme o Dicionário On-line de Português – Dicio.com, Arquivo pode ser considerado como: • Conjunto de documentos sobre determinado assunto que, guardados numa instituição pública ou privada, é resultado de uma atividade ou trabalho; • [Informática] Reunião dos dados de um computador que, com registro individual e organizados sob um formato específico, contém textos, tabelas, imagens, sons etc.Local usado para guardar documentos; depósito, cartório; • Móvel de escritório usado para guardar documentos; • [Figurado] Pessoa que consegue se lembrar de tudo; quem tem boa memória; • Etimologia (origem da palavra arquivo). Ficha + eiro”. Fonte: DICIO. Arquivo. 2020. Disponível em: https://www.dicio.com. br/arquivo/. Arquivamento Legislação/Norma Descrição Endereço Eletrônico Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012 Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. http://www.gov.br/conarq/pt- br/legilacao-arquivistica/leis-e- decretos-leis-no-12-682-de-9-de- julho-de-2012 Decreto Estadual nº 32.6060, de 25 de Janeiro de 2017 Regulamenta a Lei nº 10.487 de 14 de julho de 2010, que dispõe sobre a Política de Arquivos Públicos e Privados do estado do Maranhão, e dá outras providências. http://stc.ma.gov.br/legisla- documento/?id=4590 Lei estadual nº 10.487, de 14 de julho de 2016 Dispõe sobre a política de arquivos públicos e privados do estado do Maranhão, e dá outras providências. http://stc.ma.gov.br/legisla- documento/?id=4393 ISO 30300:2011 Estabelece termos e definições aplicáveis às normas elaboradas pelo ISO/ TC 46/SC 11 para SGDA, descreve uma abordagem de processos e específica papéis da alta administração. https://www.abntcatalogo.com.br/ norma.aspx?ID=362612 Fonte: Elaborado pela professora. Classificação dos Arquivos Uso frequente.Ativos Não consultados frequentemente.Temporários Atender à legislação ou histórico da organização. Inativo ou Morto Fonte: Elaborado pela professora. Arquivo Morto Fonte: http://www.bigboxselfstorage.com.br/o-que- -guardar-documentos-e-arquivo-morto.html Fonte: https://guardemais.com.br/ como-organizar-um-arquivo-morto/ Tipos de Arquivo Arquivo Físico Fonte: http://www.axentria.com/pt/Arquivo_Fisico.php. Arquivo virtual Fonte: https://blog.grancursosonline. com.br/escolha-do-metodo-de- arquivamento-a-ser-adotado- quando-da-organizacao-do-arquivo/ Fonte: https://www.techtudo.com.br/ dicas-e-tutoriais/noticia/2014/02/como- criar-uma-nuvem-pessoal-veja-dicas-para- armazenar-dados-em-casa.html Fonte: https://www.uol.com.br/tilt/noticias/ redacao/2019/04/23/finalmente-agora-voce- nao-precisa-mais-remover-pen-drives-com- seguranca.htm Método de Arquivamento Método Alfabético Método Numérico Classificação pelo nome da pessoa ou empresa. Ordem Alfabética. Classificação pelo número de registro Ordem Numérica. Método Geográfico Método Específico Classificação pelo local ou procedência. Ordem Alfabética. Classificação pelo assunto. Ordem Alfabética. Fonte: Elaborado pela professora 5W2H ou Plano de Ação Pergunta WHY WHAT WHERE WHEN Significado Por que O quê Onde Quando Pergunta Instigadora Por que é necessário fazer? O que é necessário fazer? Onde deve ser feito? Quando deve ser feito ? Direcionador A razão/motivo O objeto O local O tempo Pergunta WHO HOW HOW MUCH Significado Quem Como Quanto custa Pergunta Instigadora Quem é o responsável? Como será feito? Quanto vai custar? Direcionador O sujeito O método O valor 2.4 Plano de Ação O que (WHAT) Aula prática com os alunos do Curso Assistente Administrativo Quem (WHO) Professora da Disciplina Quando (WHEN) 16/01/2021 a 02/03/2021. Onde (WHERE) UEMA – Pró-Reitoria da Administração. Por que (WHY) Para os alunos conhecerem a realidade do ambiente organizacional, relacionando os conhecimentos teóricos adquiridos na disciplina com a prática na organização. Como (HOW) Através da visita técnica nos departamentos que compõem a Pró-Reitoria de Administração da UEMA. Fonte: Elaborado pela professora. ADMINISTRADORES.com. Processo Administrativo. Disponível em: https://administradores.com.br/artigos/a- concepcao-do-processo-administrativo-nas-empresas. Acesso em: 13 nov. 2020. ALBERTIN, M; GUERTZENSTEIN, Viviane. Planejamento avançado da qualidade. Sistema de gestão, técnicas e ferramentas. Alta Books, Rio de Janeiro, 2018. BRASIL. Lei complementar nº 155, de 27 de outubro de 2016. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/ Lcp155.htm#art1.Acesso em: 27 out. 2020. ________. Lei complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/ leis/lcp/Lcp155.htm#art1. Acesso em: 29 out. 2020. ________. Lei complementar nº 128, de 19 de dezembro de 2008. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/ leis/lcp/lcp128.htm. Acesso em: 29 out. 2020. ________. Portal do Microempreendedor Individual (MEI). Disponível em: http://www.portaldoempreendedor.gov. R ef er ên ci as br/duvidas-frequentes/12-quero-crescer-nao-sou-mais-mei-e-agora/12.1-o-que-ocorre-com-a-pessoa-que-estiver- enquadrada-na-lei-do-mei-e-estourar-o-faturamento-de-60-mil- anual. Acesso em: 29 out. 2020. DICIO.com. Arquivo. Disponível em: https://www.dicio.com.br/ arquivo/ Acesso em: 23 out. 2020. ________. Protocolo. Disponível em: https://www.dicio.com.br/ protocolo/ Acesso em: 23 out. 2020. ________. Rotina. Disponível em: https://www.dicio.com.br/ rotina/ Acesso em: 23 out. 2020. FNQ. Processos operacionais. Disponível em: https://blog.fnq. org.br/aprenda-como-gerir-e-otimizar-processos-operacionais/ . Acesso em: 02 nov. 2020. GURGEL, Claudio; RODRIGUEZ Y RODRIGUEZ, Martius Vicente. 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