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Governador Vice Governador Secretária da Educação Secretário Adjunto Secretário Executivo Assessora Institucional do Gabinete da Seduc Coordenadora da Educação Profissional – SEDUC Cid Ferreira Gomes Domingos Gomes de Aguiar Filho Maria Izolda Cela de Arruda Coelho Maurício Holanda Maia Antônio Idilvan de Lima Alencar Cristiane Carvalho Holanda Andréa Araújo Rocha Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 1 Caros estudantes! Sabemos que o turismo, no Brasil, tem se destacado como atividade econômica em plena expansão. Esse crescimento tem apresentado impactos positivos no desenvolvimento do país, estimulando as economias locais, resultando na geração de emprego e renda, além de diminuir as desigualdades sociais e regionais, e pode-se dizer com segurança que o setor de eventos se destaca como uma das mais importantes ramificações do turismo. O segmento do turismo de eventos é a solução para a crescente necessidade de ampliação dos setores de agenciamento, hotelaria, catering e transporte, frente à expansão do volume de negócios desenvolvidos no mix de eventos. Portanto, esse segmento é imprescindível para o desenvolvimento da economia local, bem como, a diminuição da sazonalidade nos destinos turísticos. É nesse sentido que a Secretaria de Educação do Estado do Ceará através do projeto das escolas de educação profissional apresenta o curso técnico em eventos para os jovens que desejam inserir-se no mercado de trabalho da cadeia produtiva de eventos. Esses jovens serão aptos no planejamento, organização, coordenação e execução dos serviços de apoio técnico de eventos e cerimoniais, utilizando o protocolo e etiqueta formal e, ao final do curso, poderão atuar em empresas de eventos, meios de hospedagem, instituição públicas e privadas, cruzeiros marítimos, restaurantes e buffes. É certo que para a inserção do mercado de trabalho e serviços do segmento de eventos é necessário a qualificação de nossos jovens, nesse sentido elaboramos esse material didático pedagógico como um instrumento de apoio as aulas presenciais. Esse material não é a única fonte de informação, apenas iniciará o conteúdo que poderá ser ampliado por meio de pesquisas na biblioteca da própria escola, visitas técnicas de campo e participações em eventos ligados a área, bem como, com a ajuda importante dos professores. Desejo a vocês um bom trabalho nesta fase de seus estudos. Bom desempenho a todos! SEDUC Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 2 PROGRAMA DE DISCIPLINA DISCIPLINA: Logística e infraestrutura para eventos CARGA HORÁRIA: 40h EMENTA Conhecimento da infraestrutura (Cidade; Espaço; Metragem, Interna (grupo gerador, tenda, palco, banheiro, estande etc.); Externa (estacionamento, iluminação, doca etc.); Equipamentos (som, iluminação etc.); Áreas de Suporte; Áreas de Aglomeração de Público; Sinalização; Decoração; Acessibilidade; Montagem/desmontagem. Logística (Estoques; Armazenagem; Distribuição Física; Canais de Distribuição). OBJETIVOS Organizar os recursos físicos, humanos, materiais e financeiros necessários ao processo de planejamento, organização e controle dos eventos. HABILIDADES E COMPETÊNCIAS Demonstrar conhecimento de toda infraestrutura e logística necessários para a execução de um evento. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO Unidade I Conceito de logística aplicada a eventos Introdução e histórico da logística A logística como ferramenta essencial para o sucesso dos eventos Recursos Físicos Logísticos: Infraestrutura, layout, ornamentação, dimensionamento, salas, auditórios. Unidade II Recursos Humanos: Recepção, Segurança, manutenção, apoio etc. Recursos Materiais: equipamentos técnicos, tradução simultânea, painéis, sinalização, Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 3 materiais de escritório. Recursos Financeiros: levantamento de custo e gestão financeira. Unidade III Captação de recursos Gerenciamento da Cadeia de suprimentos. Gerenciamento e Otimização do Receptivo Turístico: hospedagem, transporte, passeios e outros. Unidade IV Alimentos & Bebidas. Logística e Marketing Marketing em eventos Comunicação, Divulgação e Venda. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 4 UNIDADE I 1. CONCEITO DE LOGÍSTICA APLICADA A EVENTOS Segundo Bowersox e Closs (2001) na década de 50, não havia conceito formal ou teoria integrada sobre logística. E o que havia antes é aceito, hoje, como operações de apoio ou suporte, não havendo coordenação entre funções, o que gerava um aumento de trabalho e desperdício. Tal falta de coordenação, em parte, deveu-se ao baixo nível de compreensão dos benefícios da integração das atividades hoje chamadas logísticas. No entanto, no início do século passado começou-se a desenvolver a idéia de coordenação e planejamento da distribuição física e das atividades em sua volta. Um dos conceitos mais antigos encontrados para a estruturação sobre logística foi dado por Magee (1977, p.2), o qual define-a como “a arte de administrar o fluxo de materiais e produtos, da fonte ao usuário”. Já para Dornier et al. (2000), “logística é um processo de gerenciar aquisição e armazenagem de materiais com organização, visando lucro através de baixo custo com os pedidos.” Ballou (1993, p.23), afirma que “a logística trata de todas as atividades em movimentação e armazenagem que facilitam fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final”. Com base nestes autores percebe-se que a logística é usada para melhor dar assistência, em nível rentável, nos serviços de distribuição do início até seu final, até chegar ao cliente, usando de planejamento, organização e controle, facilitando, assim, a sua armazenagem e o fluxo de produtos a serem comercializados. A logística tem por objetivo tornar disponíveis produtos e serviços no local onde são necessários, no momento em que são desejados. Hoje é difícil imaginar qualquer atividade, de produção ou de eventos, sendo realizada sem o apoio da logística. Bowersox e Closs (2001, p.20) destacam: “Podemos dizer que a logística trata do planejamento, organização, controle e Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 5 realização de outras tarefas associadas à armazenagem, transporte e distribuição de bens e serviços”. Como evento é uma área dinâmica, há uma diversificação de afazeres na sua realização, que vai do planejamento à execução, sendo necessário o apoio da logística na sua realização, até a finalização. A logística aplicada aos eventos turísticos traduz na necessidade de vencer o tempo e a distância na movimentação de bens e pessoas, é colocar mercadorias e turistas no lugar e instante correto, com conforto e segurança, com o menor custo possível, ou seja, é o elo de todos os setores em um evento, e se planejado de maneira eficiente e eficaz, promove o nome do País, tendo em vista o crescimento do cenário turístico no mundo, e consequentemente aumenta a sua economia. A ligação entre a organização, comunicação, tecnologia, transporte, instalações, hospedagem, alimentação, saúde, engenharia de rotas, suprimento, finanças e recursos humanos, entre outros, forma a logística dos eventos turísticos, e sua qualidadeé necessária para a efetividade dos eventos. A qualidade da logística nos eventos turísticos é considerada prioridade pelos turistas, e o não atendimento deste requisito, ou a insatisfação em relação ao conjunto promove a dissonância cognitiva, ou seja, a frustração pela diferença da situação desejada e a situação contatada. Em um evento, a logística operacional segue alguns objetivos como determinantes em seu desempenho, como: a resposta rápida, o tempo determina a qualidade e habilidades do serviço prestado; a variância mínima, onde haja o mínimo de transtornos em torno do serviço prestado; e a qualidade, como aperfeiçoamento contínuo do serviço prestado. A logística é a ferramenta essencial na produção de eventos. Segundo Gedson Fleury, 2009, o conceito de logística é a administração as estratégias e controle que envolve o fluxo desde a matéria prima até o consumidor final. Em eventos quer dizer: Matéria prima = Primeira reunião para o evento. Consumidor final = Pós-evento: Contratante e Público alvo Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 6 Para Novaes, 2004, a logística agrega valor de lugar, de tempo, de qualidade e de informação à cadeia produtiva, procurando, ainda, eliminar do processo tudo o que não tenha valor para o cliente. A função primordial da logística é: Colocar o produto certo, no local correto, ao menor preço possível, desde as fontes de matéria-prima até o consumidor final. Já na produção de eventos a função primordial é: 2. INTRODUÇÃO E HISTÓRICO DA LOGÍSTICA. Produzir o evento correto, no local adequado, ao menor custo possível, no momento previsto, com a mais avançada tecnologia, com o maior lucro possível, desde o primeiro contato com o contratante, até o pós-evento. O lucro, não se entende, muitas vezes, apenas como o saldo positivo de moeda ao encerrar-se o processo. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 7 A logística tem sua origem no início da civilização humana vem do grego "LOGISTIKOS", do qual o latim "LOGISTICUS" é derivado, ambos significando cálculo e raciocínio no sentido matemático. Nos tempos das guerras bíblicas, líderes militares, como os dos antigos impérios grego, romano e bizantino, utilizavam recursos logísticos para melhor se organizar na tarefa de vencer o inimigo, tanto na defesa quanto na conquista de territórios. Como as guerras costumavam atravessar longos períodos, muitas vezes em territórios distantes, faziam-se necessários grandes deslocamentos de material humano e equipamentos. Isso exigia logística, ou seja, a arte de transporte e armazenagem. Assim, a referida área praticamente nasceu em função das atividades militares. Desde a antiguidade, os líderes militares já se utilizavam da logística. As guerras eram longas e geralmente distantes e eram necessários grandes e constantes deslocamentos de recursos. Para transportar as tropas, armamentos e carros de guerra pesados aos locais de combate eram necessários o planejamento, organização e execução de tarefas logísticas, que envolviam a definição de uma rota; nem sempre a mais curta, pois era necessário ter uma fonte de água potável próxima, transporte, armazenagem e distribuição de equipamentos e suprimentos. Na antiga Grécia, Roma e no Império Bizantino, os militares com o título de Logistikas eram os responsáveis por garantir recursos e suprimentos para a guerra. Uma das grandes lendas na Logística, que inspirou outros grandes líderes como Júlio César e Napoleão e que até hoje inspira as grandes empresas, foi Alexandre o Grande, da Macedônia. Seu império alcançou diversos países, incluindo a Grécia, Pérsia e Índia. Nascido em 356 a.C., aos 16 anos já era general do exército macedônico e aos 20 anos, com a morte de seu pai, assumiu o trono. Seu império durou apenas 13 anos, até a sua morte em 323 a.C., aos 33 anos. Seu sucesso não foi um acidente. Ele foi capaz de superar os exércitos inimigos e expandir seu reinado graças a fatores como: Inclusão da logística em seu planejamento estratégico Detalhado conhecimento dos exércitos inimigos, dos terrenos de batalha e dos períodos de fortes intempéries. Inovadora incorporação de novas tecnologias de armamentos Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 8 Desenvolvimento de alianças Manutenção de um simples ponto de controle. Era ela quem centralizava todas as decisões; era o ponto central de controle, gerenciando o sistema logístico e incorporando-o ao plano estratégico. Alexandre foi o primeiro a empregar uma equipe especialmente treinada de engenheiros e contramestres, além da cavalaria e infantaria. Esses primitivos engenheiros desempenharam um papel importante para o sucesso de Alexandre o Grande, pois tinham a missão de estudar como reduzir a resistência das cidades que seriam atacadas. Os contramestres, por sua vez, operacionalizavam o melhor sistema logístico existente naquela época. Eles seguiam à frente dos exércitos com a missão de comprar todos os suprimentos necessários e de montar armazéns avançados no trajeto. Aqueles que cooperavam eram poupados e posteriormente recompensados; aqueles que resistiam, eram assassinados. O exército de Alexandre o Grande consumia diariamente cerca de 100 toneladas de alimentos e 300.000 litros de água! Outros fatos relevantes na história recente da Logística: 1901 - A logística é examinada pela primeira vez sob o prisma acadêmico no início do século XX através de um artigo de John Crowell, no artigo Report of the Industrial Commission on the Distribution of Farm Products, tratando dos custos e fatores que afetavam a distribuição dos produtos agrícolas; 1916 - Arch Shaw em seu artigo An Approach to Business Problems aborda os aspectos estratégicos da logística; no mesmo ano, L.D.H. Weld introduziu os conceitos de utilidade de marketing (momento, lugar, posse) e de canais de distribuição. 1927 - Ralph Borsodi, em sua obra The Distribution Age define o termo logística conforme utilizado hoje. 1941 - 1945 - Com a 2ª Guerra Mundial a logística tem um impulso em evolução e refinamento. Década de 50: as empresas começam a enfatizar a satisfação do Cliente no lucro. Serviço ao Cliente torna-se mais tarde a pedra fundamental da administração da logística. 1956 - artigo publicado pela Harvard Business School introduz o conceito de análise de custo total na área de logística. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 9 Início dos anos 60: a Michigan State University e a The Ohio State University são as primeiras faculdades a ministrar cursos de graduação em Logística, devidamente reconhecidos pelo Governo americano. 1963 - Criado o National Council of Physical Distribution Management, mais tarde mudado para Council of Logistics Management, primeira organização a congregar profissionais de logística em todas as áreas com o propósito de educação e treinamento. .Anos 70 e 80: implementação de diversas técnicas em logística como MRP, Kanban, JIT, etc., mostrando a eficácia das práticas logísticas e a necessidade do relacionamento entre Logística, Marketing, Produção e outras funções empresariais. Década 80: grande aumento na utilização de computadores na administração da logística Década 90: formação de mercados globais (MCE, NAFTA, Mercosul, etc.) No Brasil, a história da Logística é ainda muito recente, e podemos destacar os seguintes fatos: Anos 70 Desconhecimentodo termo e da abrangência da logística; Informática ainda era um mistério e de domínio restrito; Iniciativas no setor automobilístico, principalmente nos setores de movimentação e armazenagem de peças e componentes em função da complexidade de um automóvel que envolvia mais de 20.000 diferentes SKUs; Fora do segmento automobilístico, o setor de energia elétrica definia normas para embalagem, armazenagem e transporte de materiais; Em 1977 são criadas a ABAM - Associação Brasileira de Administração de Materiais e a ABMM - Associação Brasileira de Movimentação de Materiais, que não se relacionavam e nada tinham de sinérgico; Anos 80 Em 1980 surge o primeiro grupo de Estudos de Logística, criando as primeiras definições e diretrizes para diferenciar Transportes de Distribuição e de Logística; Em 1982 é trazido do Japão o primeiro sistema moderno de logística integrada, o Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 10 JIT - Just in Time e o KANBAN, desenvolvidos pela Toyota; Em 1984 é criado o primeiro Grupo de Benchmarking em Logística; Em 1984 a ABRAS - Associação Brasileira de Supermercados cria um departamento de logística para discutir e analisar as relações entre Fornecedores e Supermercados; É criado o Pálete Padrão Brasileiro, conhecido como PBR e o projeto do Veículo Urbano de Carga; Em 1988 é criada a ASLOG - Associação Brasileira de Logística; Instalação do primeiro Operador Logístico no Brasil (Brasildock‟s) Anos 90 Estabilização da economia a partir de 1.994 com o plano Real e foco na administração dos custos; Evolução da microinformática e da Tecnologia de Informação, com o desenvolvimento de software para o gerenciamento de armazéns como o WMS - Warehouse Management System, códigos de barras e sistemas para Roteirização de Entregas; Entrada de 06 novos operadores logísticos internacionais (Ryder, Danzas, Penske, TNT, McLane, Exel) e desenvolvimento de mais de 50 empresas nacionais; Privatização de rodovias, portos, telecomunicações, ferrovias e terminais de contêineres; Investimentos em monitoramento de cargas Ascensão do e-commerce Fonte: Tiger Log. http://www.tigerlog.com.br/logistica/historia.asp OLÁ! Que tal fazermos uma pesquisa sobre as Tendências Para a Logística no Século XXI. http://www.tigerlog.com.br/logistica/historia.asp Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 11 3. A LOGISTICA COMO FERRAMENTA ESSENCIAL PARA O SUCESSO DOS EVENTOS. Turismo x logística O homem com seus desejos e necessidades dá origem a diversas atividades, ou seja, o homem desenvolve o processo turístico e com isso a interação direta e indireta da logística se faz necessário: Direta: Alojamento, alimentação, transporte, agencias de viagem, recreio e diversão; Indireta: Indústrias locais que atenderão a população em geral, dando apoio nas atividades turísticas. Outros aspectos como: atração no destino, instalações, facilidade de acesso e transporte, apelos visuais, entre outros, também se fazem necessário para que se tenha a eficácia do evento. Como base para analisar a importância da interação entre a logística e o turismo existe o fluxo logístico, que consiste em: Núcleo receptor: Local de interesse (centro, região, cidade, país); Polo Emissor: Onde se localiza o mercado consumidor (cidade, região, país); Fontes de Suprimento: Origem dos produtos consumidos pelos turistas. Com essas perspectivas, as atividades na logística turística estão diretamente ligadas ao fluxo de informação que se trata da informação advinda do mercado consumidor, e as organizações devem criar, distribuir, compreender e usar essas informações para se desenvolver, e promover um evento com responsabilidade e qualidade. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 12 A qualidade da logística para o sucesso do evento A logística na atividade turística se da pela combinação dos fatores de produção às necessidades da demanda turística, e compreende o uso do sistema de informação para gerenciar a montagem e a gestão do banco de dados do evento. Abrange também a compra de produtos, gestão de transporte, encaminhamento de bagagens, acomodação em alojamentos e a organização da mobilidade no núcleo receptivo. Considerada a parte essencial dos eventos, a logística é a atividade mais exposta, pois é praticamente toda produzida na presença do turista, ele vivencia tudo e avalia na mesma hora, por isso a importância da sua qualidade para o sucesso das etapas do evento (pré- evento/evento/pós-evento). O turista é o componente mais importante do sistema turístico, ele deseja um serviço de qualidade, mas que seja capaz de reduzir custos, isto é, gastos que poderiam ser evitados, como perdas e reserviços; gosta também de facilidade e de chegar rapidamente ao destino, por isso a logística de transporte é considerado o elo mais importante desta cadeia, é através dele que o turista permanece por um grande período, então, surge a necessidade de transformar estes ambientes em locais agradáveis e úteis. Figura 1 - Área de estudo Fonte: Karassawa, Neuton. A Qualidade da Logistica no Turismo, p. 24 Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 13 Logística do turismo na prática Na logística de eventos turísticos o importante é avaliar a qualidade do serviço que será prestado. Para analisar como é feito, pode-se analisar um operador logístico. Prestador de serviços logísticos que têm competência reconhecida em atividades logísticas, desempenhando funções que podem englobar todo o processo logístico de uma empresa- cliente, ou somente parte dele. (NOVAES, Antônio Galvão. Logística e Gerenciamento da cadeia de distribuição, p. 324). Dentro da Logística de Turismo o operador deve desenvolver uma vasta diversidade de funções para melhor atender o cliente. Fica a cargo dele, por exemplo, planejamento, implementação, manter o fluxo de turistas controlado, acomodamento dos turistas, bem como gestão de informação e de movimento. O operador turístico atua como um organizador de todo o evento e para melhor atender o cliente ele visa encontrar novas atividades ou melhoramentos no seu serviço para que isso aconteça. Uma maneira de se criar isso é por meio de um feedback. A empresa CVC por meio de um Workshop criou seu próprio feedback em forma de callcenter e por meio de formulários onde conseguiram identificar pontos como: grau de satisfação do cliente e sazonalidade do mercado, ou seja, onde a demanda vária de uma época para outra. Quando procedimentos de praxe são realizados em uma viagem turística, processos chamados de front-office e back-office são realizados por agentes especializados. Os processos front-office são atividades que a empresa realiza e mantém alto contato com o cliente, pode-se observar esse processo quando o cliente consulta informações sobre a viagem, a atividade de front-office que a empresa realizou foi o atendimento, as consultas e a efetivação da compra. Já as atividades back-office são aquelas realizadas pelos departamentos administrativos de uma empresa, aqueles que mantêm muito pouco contato com o cliente, e nesse aspecto observa-se em uma viagem que, antes da compra do cliente ocorre uma preparação do material de divulgação e planos de venda, por exemplo. Por meio desse processo podemos distinguir, mesmo que de uma forma simples, a qualidadeemitida por esse operador. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 14 O autor explica que o analisador da qualidade, por outro lado, são os questionários Servqual um instrumento para medir a qualidade do serviço, utilizado para avaliar a expectativa e percepção dos clientes ao viver um serviço prestado. Esse processo é realizado através de questionários apresentados aos clientes para identificação de uma nota final que será o resultado da qualidade da empresa. O foco desse analisador é importante, mas a distinção dos processos de montagem e realização de um evento já é suficiente para entendermos como funciona a logística de eventos turísticos. As atividades que são diretamente relacionadas com a logística em serviços, especificamente no segmento turístico, contribuem diretamente na formação do custo final do produto turístico. São características que estão dentro do segmento de eventos. Assim, a logística pode ser compreendida como um dos componentes do produto turístico mais suscetível à percepção e avaliação do turista. Contudo, a logística do turismo é entendida como um processo que envolve atividades de planejamento, implementação e gestão do fluxo de turistas, acomodação, lazer, recreação, entretenimento, mobilidade nos centros de interesse dos fluxos de informações, dos suprimentos dos mesmos centros de interesse com bens de consumo com eficiência de performance nos quesitos de qualidade e custo (Karassawa, 2003). Logística do segmento de eventos O segmento de eventos engloba o conjunto de serviços e leva a constituição de uma cadeia de produção, distribuição e valor. O grande desafio desta atividade é fazer com que estes serviços funcionem de forma sistemática, para que ocorra a perfeita integração dos processos de gestão. Cada evento apresenta um conjunto de cadeias de valores diferenciados, que constituirão uma rede de valor. Ela pode ser definida como a junção de diferentes empresas de distintos segmentos que formam uma estrutura muito maior. Esta rede de valor será representada pelos atacadistas, fornecedores de matérias primas, insumos e fabricantes. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 15 Segundo Britto e Fontes (2004): “a supervisão da logística é o coração do evento, sem o qual o restante do processo não funciona. Esta supervisão planeja, gerencia os recursos físicos, materiais, de apoio e manutenção, de segurança e os recursos humanos necessários à realização do evento, dentro de cada etapa estabelecida”. As áreas de maior importância da logística dentro da estruturação e planejamento de um evento são: Área da logística Atuação no turismo de eventos Suprimentos Consumidor, produtos e instalações, atividades de aquisição de bens de serviços. Transportes Pode representar um alto custo, necessitando especial atenção. Ligação Destaca-se a importância da interconexão entre todas as áreas do evento, ressaltando a alta complexidade de a atividade pode alcançar. Controle de fluxo Fluxo eficiente de informações durante o evento, resultado de um planejamento adequado. Rede de informações Fluxo eficiente de informações durante o evento, resultado de um planejamento adequado. Fonte: Áreas de importância para a logística. Allen et al. (2008) Para que o evento seja implementado, existe a necessidade de se tomar algumas decisões que estão diretamente ligadas ao seu planejamento. O modelo proposto por Allen et al. (2008) apresenta os componentes do sistema logístico em eventos divididos em três fases distintas. A primeira fase, pré-evento, é o momento em que a idéia central está sendo concebida; ela geralmente é norteada pela elaboração de um briefing desenvolvido pelo organizador do evento. A segunda fase apresenta-se como a fase intermediária, chamada de transevento. É o momento em que o projeto inicial pode ser alterado, assim como algumas correções podem ser realizadas, de acordo com os objetivos do organizador do evento. A terceira e última fase, chamada de pós-evento, é o momento em que toda a infraestrutura montada é retirada, bem como, é realizada a desmontagem e devolução de equipamentos. Para o autor, o momento mais importante desta fase é a avaliação dos Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 16 processos, na qual se torna possível analisar se as decisões tomadas durante o planejamento do evento foram adequadas, verificando se este alcançou seu objetivo. Nessa fase, também é possível fazer a verificação de eventuais problemas a serem corrigidos, objetivando o não comprometimento de eventos futuros. Desta forma, evidencia-se a necessidade do planejamento adequado em todas as fases, assim como a utilização da logística como ferramenta em todos os processos. Fonte: Componentes do sistema da logística de eventos. Allen et al. (2008). a) Suprimentos de consumidores: são aqueles que pagam para poder ter acesso ao evento e têm expectativas que devem ser atendidas para que o evento seja bem sucedido. Ligação de marketing e a promoção: O suprimento de consumidores é da alçada das atividades do marketing. a escolha entre a publicidade direcionada ou irrestrita irá requerer um plano de logística com prioridades diferentes. Ingressos: são de suma importância, pois pode ser a principal receita do evento. PRÉ-EVENTO TRANS-EVENTO PÓS-EVENTO Suprimentos de consumidores: Marketing Ingressos Filas Transporte Suprimentos de produtos: Transporte Acomodação Artistas/convida dos/jurados Suprimentos de instalações: Segurança Energia elétrica Água Firmas contratadas Logística do local do evento: - Fluxo do público, artistas e equipamentos no local do evento. - Comunicação. - Infraestrutura de apoio - Artigos de consumo. - Exigências dos VIPs e da mídia. - Procedimentos de emergência. Encerramento do evento: - Retirada da estrutura - Limpeza. - Quitação de contratos. - Avaliação dos processos. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 17 Filas: é a primeira experiência do consumidor, seja estacionamento, de entrada, compras de ingressos, dentre outros e se deve levar em consideração o tempo de espera percebido pelo consumidor. Transporte do consumidor: o transporte público e privado é importante para o plano de logística global. Sendo que a primeira e a última impressão do evento são o estacionamento e o controle de tráfego. b) Suprimentos de produtos: todo evento pode ser visto como a apresentação de um produto e na maioria possui diversos produtos e serviços; e, cada um deles ajuda a formar a experiência do consumidor com relação ao mesmo. Transporte: ao local do evento e se houver um grande valor neste item deverão ser verificadas as políticas de negociações com cada empresa prestadora deste tipo de serviço. Acomodações: devem receber um tratamento especial, pois as acomodações devem ser tratadas como forma de aumentar o valor do investimento no entretenimento. Necessidades no local do evento: estas precisam ser atendidas, inclusive, o transporte no local, o depósito e a movimentação de equipamentos, alimentação, instalações de palco, som e luzes, entre outros. c) Suprimentos de instalações: a infraestrutura de suprimentos de um evento apresenta conceitos muito parecidos com a logística de negócios, como o armazenamento de bens perecíveis, de equipamentos e a manutençãodestes. d) Logística no local do evento: as considerações de logística durante o evento se tornam mais complexas dependendo do porte do evento. O fluxo de materiais e pessoas em volta do local e as redes de comunicações se tornam as áreas mais importantes. Fluxo: durante a preparação de um evento muitos componentes podem ficar na responsabilidade das empresas contratadas. Na maior parte dos locais de eventos há necessidade de algo ser removido e, a logística deve levar em conta o potencial para fluxo de equipamentos e pessoas durante o evento, prevenindo-se de uma situação de emergência. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 18 Comunicação: deve funcionar de forma conjunta com as outras funções da gestão do evento. É importante a imediação da informação que deve ser bem direcionada e pontuada para que as pessoas possam agir. Infraestrutura de apoio: o mapa do local do evento é uma ferramenta indispensável e deverá conter horário e necessidades de manutenção e limpeza, além disto, deverá haver o gerenciamento do lixo sólido. Bens perecíveis: os aspectos de logísticas dos alimentos e bebidas dizem respeito ao seu acondicionamento e distribuição. Exigências dos participantes, VIP’s e mídia: deverão ser atendidas com base nos objetivos e condições físicas, organizacionais, operacionais e financeiras do próprio evento. Procedimentos de emergência: podem variar da contratação de pessoas qualificadas em primeiros socorros ao uso de ambulâncias de serviço privado. e) Encerramento do evento: o tempo e a energia gastos no encerramento do evento são Proporcionais ao seu porte, sua amplitude e sua singularidade. Já no escritório do evento será necessário no mínimo duas semanas para o encerramento do projeto, incluindo a quitação de todos os contratos, pagamento de contas, coleta de todos os registros, recortes de mídia e quaisquer relatórios de incidentes. No encerramento do evento é importante haver o processo de mensuração e avaliação do mesmo que de acordo com Britto Fontes (2002, p.94) “ é passível da mesma importância e profissionalismo que as demais. Esta postura garante a consolidação dos contatos e do próprio evento, perante públicos específicos.” Segundo Zanini (2011) o que distingui a logística de eventos da empresarial, é que a de eventos é um projeto a ser desenvolvido para cada tipo e edição de evento. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 19 Planejamento e execução logística para a realização do evento Etapa 1 – Planejamento A equipe planeja qual a melhor estratégia para que o material chegue ao destino final, seja pelo modal aéreo ou rodoviário. Nesta fase são decididos quantos profissionais e veículos serão necessários para realizar a operação. Os contratos com as principais companhias aéreas garantem espaço na aeronave em caso de embarques emergenciais. E os veículos dedicados garantem a segurança do transporte. Etapa 2 – Coleta e conferência Após a programação, a carga é coletada. Se for necessário, as coletas são efetuadas em diferentes localidades ao mesmo tempo. Após a conferência, embalagens são reforçadas para seguir viagem, se preciso. Etapa 3 – Acompanhamento de entrega Se necessário, um portador acompanha os desembaraços fiscais e a chegada do material até o destino final mesmo que seja em localidades de difícil acesso. Etapa 4 – Retorno do material Após o encerramento, os equipamentos são retirados para retornar ao local de coleta ou outra localidade definida pelo cliente. Cases de Sucesso! 1. Campeonato Mundial de Motocross 2012 Em 2012, a quinta etapa do Campeonato Mundial de Motocross foi realizada no Brasil. Com liberação especial, o material que chegou de Guadalajara, no México, foi coletado por 3 carretas diretamente na pista do aeroporto de Viracopos, em São Paulo. Depois, seguiu para a cidade de Penha, em Santa Catarina. Após o evento, os equipamentos retornaram para São Paulo e foram despachados para a França, sede da próxima etapa. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 20 2. Veja Comer e Beber 2011 3. Turnê Scorpions 2010 Fonte: Fit Log. http://www.fitlog.net.br/ Anualmente, a revista Veja realiza o evento Veja Comer e Beber em 20 cidades brasileiras para premiar os melhores restaurantes, bares e comidinhas de cada região. A Fit Log e seus parceiros foram responsáveis pela logística, transporte e armazenagem do palco, material cenográfico e bebidas utilizados em cada celebração. Um carro dedicado foi disponibilizado e um portador acompanhou todos os eventos para garantir o retorno da carga por completo. Em 2010, foram transportadas 13 toneladas de equipamentos pelo modal aéreo para a turnê do Scorpions em 7 cidades do Brasil. Em 2 semanas, a banda atravessou o País e se apresentou em João Pessoa, Recife, Curitiba, Brasília, Fortaleza e São Luís. Houve acompanhamento direto da equipe em cada apresentação. Os trechos Argentina, Peru, e Colômbia ficaram por conta de um parceiro que possui grande know-how em logística de eventos internacionais. Pôxa quanta coisa vimos nessa unidade!. Que tal pesquisarmos em Cases de Sucesso a logística realizada por uma empresa de eventos de nossa cidade. Escolha um evento. Vamos lá! http://www.fitlog.net.br/ Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 21 4. RECURSOS FÍSICOS LOGÍSTICOS: Infraestrutura, layout, ornamentação, dimensionamento, salas, auditório. Os recursos físicos são todos os recursos da infraestrutura física necessária para atender direta e indiretamente à realização do evento como: a) Espaço físico do local destinado ao evento Em eventos fechados, a supervisão de logística irá mapear todo o local, possível posicionamento dos equipamentos de sonorização e as formações de mesa e platéia possíveis, adequadas aos objetivos do evento, que podem ser: Eventos de Plenário – costuma-se utilizar para esse evento a formação de auditório, a formação escolar, a formação de espinha de peixe, a formação em acústico, e a formação linear. O uso e a formação de auditório são destinados a eventos informativos e solenidades que não necessitem de anotações por parte dos participantes. Normalmente é organizado com uma mesa central que irá diferir em tamanho, dependendo do número de palestrantes ou autoridades convidadas, e platéia disposta com cadeiras em filas, colocadas, normalmente, de forma intercalada para melhor visualização. A estrutura de formação escolar é mais adequada aos eventos informativos ou questionadores, em que os participantes necessitam fazer anotações e, para tanto, se daz necessária a colocação de mesas individuais ou pranchetas coletivas. Esse estilo reduz em quase 40% o número de participantes em relação a um auditório convencional. A platéia em estilo espinha de peixe, além de favorecer a participação de todos os presentes, permite que a audiência enxergue a mesa e acompanhe as palavras, a entonação e o ritmo da palestra. Por outro lado, assim como a formação escolar, dimninui a capacidade de número de ouvintes, já que a disposição das cadeiras e mesas reduz o espaço interno. O estilo linear é utilizado quando a plenária se realiza em espaços físicos internos menores, como salas de reunião, onde a audiência e a mesa principal fazem parte de um só conjunto. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integradoà Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 22 Em eventos abertos, como coquetéis, comícios, shows e outros, a supervisão de logística irá, igualmente, mapear todo o local, o posicionamento dos equipamentos de sonorização e as formações de mesas de apoio e outros, adequados aos objetivos do evento. Normalmente o organizador do evento deverá prever o número de convidados de acordo com a capacidade do espaço físico interno investigado e escolher aquele que preencha suas exigências. Para uma melhor visualização revisite o material didático da disciplina Planejamento e Organização de Eventos I, pág: 35, em que apresenta todas as formações de salas para eventos. b) Secretaria de eventos É o local de recepção dos participantes e de trabalho da equipe de recepcionistas, tendo como atribuições: Recepção do público em geral; Recepção dos participantes; Registro de novas inscrições; Entrega de material do evento (identificação e divulgação); Controle de presença; Atualização de cadastro e endereços; Cadastramento de autoridades; Informações gerais. c) Sala VIP Local destinado a receber autoridades, convidados especiais, palestrantes e personalidades, decorado com mobiliário adequado e serviços de apoio. Normalmente deverá oferecer espaços destinados a banheiros masculino e feminino, toalete e copa com pia, forno elétrico, microondas e outros itens que se fizerem necessários. É na sala Vip que se oferece o welcome-coffee (café de boas vindas),onde são feitas as honras da casa. A sala Vip poderá dispor, se necessário, de equipamentos e serviços de apoio, como computadores, fax, linhas de telefones, entre outros, além do mobiliário necessário ao conforto dos convidados e às suas necessidades. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 23 d) Sala de Imprensa Local reservado e concebido exclusivamente para atender à imprensa; deverá ser equipada com computadores, internet, impressoras e linhas telefônicas exclusivas para tal fim. É recomendável a existência de vários pontos de energia (tomadas de 110 e 220 watts) para ligação de laptops, notebooks, palmtops e recarga de aparelhos celulares; deverá contar com serviços de apoio, de copa e de segurança. Deve ser muito bem pensado, pois, em função do porte do evento, a capacidade de lotação poderá extrapolar seus limites. e) Sala de Comissões Técnicas Local reservado às discussões, deliberações, votações e aprovação de determinados aspectos ou subtemas da programação geral; mobiliado e equipado de acordo com o evento, deverá contar com os serviços de apoio e copa. f) Sala de Segurança Local destinado a servir de apoio aos membros e equipamentos de segurança, mobiliado e equipado de acordo. Poderá ser usado como posto policial destacado para cobrir o acontecimento. Assim sendo, deverá ter disponibilizados equipamentos como rádios, walk- talkies, computadores e linhas de telefone. Deverá oferecer serviço de copa e banheiros com vestiário. g) Sala Médica ou Ambulatório Por força da legislação, eventos com mais de cem pessoas devem dispor de sala médica para atendimento ao público presente, contando-se com o pessoal especializado na área ou empresa de serviço de saúde contratada para esse fim. Em alguns casos, recomenda- se a permanência da ambulânica no local. Deverá ser um local de fácil acesso, centralizado e bem sinalizado, contar com ventilação adequada e rampas de acesso a deficientes. O mobiliário deverá ser pensado juntamente com a empresa de saúde responsável pelo evento, bem como, os equipamentos de emergência. É aconselhável disponibilizar linhas de telefones e walk-talkies. h) Cabine de Som A cabine de som também é a cabine de luz e pode, eventualmente, ser a cabine de tradução. É o local apropriado para os serviços de sonorização, iluminação e tradução do evento. Normalmente contratam-se empresas especializada para sua instalação, sendo que atualmente inserem-se os serviços de transmissão e reprodução de vídeos e datashow. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 24 Quando o espaço do evento contratado não dispuser de sala equipada, deve-se pensar nos custos de implantação, que são altos. A cabine de tradução simultânea, quando utilizadas em eventos de maior porte, é montada em outro espaço para permitir a movimentação dos tradutores intérpretes. Essa movimentação costuma ser intensa; o tradutor simmultâneo trabalha por turnos e,quando necessário tal serviço, deve-se pensar em três ou quatro profissionais por evento. i) Sala de armazenamento de equipamentos Local onde a empresa contratada para prestação de serviços de sonorização, iluminação, vídeo, multimeios e outros poderá armazenar seus equipamentos para resguardá- los ou para manter equipamentos sobressalentes. A supervisão logística deverá providenciar local seguro e discreto, que possua ventilação adequada aos equipamentos eletrônicos. Caso o evento necessite de tradução simultânea e a organização tenha optado por cabines de tradução desmontáveis e adaptáveis a diversos locais, elas poderão ser armazanadas nessa sala. j) Sala de Videoconferência Essa sala, embora não muito usada na maioria dos eventos, é utilizada quando o tema central deve ser discutido com pessoas de outras localidades, nacionais ou internacionais, que não possam estar presentes. A videoconferência, por si só, já demanda ações de organização de evento e equipe especializada para a montagem da rede. Essa equipe irá providenciar não somente os equipamentos (computadores, câmaras de vídeo, microfones, linhas de telefone, entre outros), como prestará assessoria aos participantes, da utilização correta dos equipamentos e fará a manutenção dos mesmos, quando necessário. Noções de decoração para eventos Com a propagação de eventos promovidos por empresas em que são oferecidos os coquetéis, almoços, brunchs e jantares, a necessidade de servir dentro de regras adequadas ou com um certo requinte colaborou para o desenvolvimento de estratégias de decoração que visam atingir o objetivo do evento, proporcionando um ambiente agradável e coerente com o público esperado. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 25 A decoração propriamente dita está inclusa em um âmbito bem maior – o da ambientação – temática ou convencional, que engloba, além da decoração cenográfica, a escolha de cardápios temáticos, sonorização e iluminação, trilhas sonoras e uniformes, entre outros. Escolher ou propor uma ambientação temática envolve pesquisa de usos, costumes, tradições, cores, artesanatos e tantos outros itens que se fizerem necessários para se transmitir autenticidade e promover o sucesso do evento. No que se refere aà decoração de uma mesa, os componentes precisam estar adequados ao local e tipo de evento, a um público definido e coerente com o cardápio servido, mas tudo isso tem seus segredos e técnicas. Alguns profissionais perceberam cedo o valor da montagem das mesas e ganharam prestígio com a qualidade e com o visual do serviço. Muitos chefs e banqueteiros passaram a dedicar mais tempo para formatar a apresentação das mesas em que seriam dispostas suas receitas especiais. Outros ousaram e saíram das regras tradicionais, criando maneiras até exóticas ou bem-humoradas de colocar o principal produto – a comida. A gastronomia performática está aí para comprovar essas mudanças. Eventos temáticos com apresentação de pratos especiais e ornamentação de mesas originais têm se tornado bastante comum e vêm chamando a atençãodo público. A variedade de materiais que podem ser usados é infinita, embora no Brasil ainda não estejam, em sua grande maioria, disponíveis para locação. Dentro do intuito das pesquisas, elegeu-se necessário inserir os significados das cores e flores, a fim de que o organizador de eventos possa fechar com chave de ouro as suas criações. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 26 Vermelho É o matriz mais dramático que existe. Transmite energia e tem visualização rápida. Pode surtir um belo efeito, por isso deve ser utilizado com moderação. As flores mais utilizadas com essa cor são: rosa, tulipa, crista de galo, cravo e gerbera. Laranja Tem quase a mesma intensidade do vermelho, transmite otimismo e alegria. Duas flores com essa cor são muito utilizadas atualmente, o girassol e o lírio. Rosa Ideal para dar ar romântico à ocasião, traz suavidade ao ambiente, excelente para casamentos. As flores mais usuais nessa cor são: rosa, amarilis,dália, angélica e peônia. Amarelo Transmite a idéia de riqueza, afinal, é a cor do ouro. Ligados a ela sentimentos de força e entusiasmo trazem positivismo ao ambiente. Lirios, narcisos, girassóis, crista de galo e palmas são as floes que mais se prestam às decorações. Verde Essencial em qualquer arranjo, é uma das cores que mais lembram a harmonia e paz. São inúmeras as plantas que se prestam à decoração, entre elas, as dracenas, os cipestres, os eucaliptos, as samambaias, as avencas, etc. Azul Leva otimismo e esperança ao ambiente e as flores mais comuns nas decorações são: jacintos, papoulas, agapantos, etc. Branco Indispensável para compor um arranjo com outras cores, é a cor da paz. Copos-de-leite, rosas, lírios, bocas-de-leão e orquídeas dão vida e harmonia às outras flores do arranjo. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 27 UNIDADE II 1. RECURSOS HUMANOS: Recepção, Segurança, Manutenção, Apoio. A supervisão da logística é a responsável por todos os recursos humanos necessários a operacionalização do evento, quer sejam da organização ou da empresa organizadora. Constituem-se nas pessoas locadas na secretaria, no receptivo (quando não terceirizado), na manutenção, no apoio, na segurança, entre outros. Tanto os profissionais autônomos como os da própria organização necessitam de coordenação, treinamento, responsabilidade e uniformes (seguranças, manobristas, buffet, recepcionistas e outros), que devem ser providenciados pelo responsável, designado pela supervisão de logística. Os recursos humanos necessários aos eventos, em geral (de acordo com a tipologia do evento), podem ser divididos por área de atuação ou por supervisão. Optou-se por apresentar maior detalhamento e considerar a divisão por área de atuação e suas carcterísticas. Secretaria A área de secretaria engloba todas as atividades administrativas e de atendimento (recepção) que serão desenvolvidas no período de realização do evento. Constituem-se em atribuições da secretaria do evento a elaboração de documentos, o recebimento de inscrições, a distribuição dos programas, a confecção de certificados, circulares, avisos, publicações e convites, entre outros. Também é responsável pela expedição de folheteria e providências junto aos diversos setores envolvidos na realização do evento, como manutenção, segurança, limpeza, apoio. Atua, igualmente, de forma sincronizada com a supervisão administrativa e financeira para poder distribuir recursos e efetuar pagamnetos. É o setor responsável pela organização a recepção do evento e seus materiais, pelo treinamento das recepcionistas e pelo credenciamento e controle dos participantes. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 28 A recepção atende à organização como um todo. As recepcionistas são distribuídas pelos espaços físicos do eventos (sala VIP, sala de tradução, sala de imprensa, , de comissões técnicas e de videoconferência), conforme suas necessidades e são encarregadas da recepção aos convidados, vips ou não, da distribuição do material do evento, dos crachás, da elaboração do livro de assinaturas e cadastros e da operação em plenário (ou outro). Atua diretamente com o mestre-de-cerimônias, no cumprimento da pauta estipulada e no cerimonial adequado à ocasião. Os requisitos básicos para as recepcionistas são: Conhecimento de um segundo idioma; Postura; Aparência; Boas maneiras; Ética; Comportamento; Pontualidade; Interesse e conhecimento; Treinamento. Os recursos humanos alocados na recepção normalmente são representados por: Secretárias; Digitadores; Mensageiros ou office-boys; Recepcionistas; Mestre de cerimônias; Locutor (quando necessário); Tradutores consecutivos ou simultâneos; Auxiliares. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 29 Segurança Os recursos humanos alocados para a segurança do evento podem ser da própria empresa ou terceirizados. A empresa que presta tais serviços deverá ser idônea o suficiente para recomendar agentes de sua maior confiança e em número tal que atenda às demandas do acontecimento. É o local utilizado pelo contigente humano das corporações públicas, como policiamento defensivo, bombeiros e outros que se fizerem necessários. Cabine de Multimeios Nesse local estarão as pessoas responsávies pela operação e manutenção dos equipamentos de som, luz e multimídia, entre outros. Podem ou não ser terceirizados e compõem-se de: Operadores de projetores; Operadores de VT; Operadores de sistema de som; Operadores de sistema de luz e energia; Engenheiro de som; Operadores de datashow; Programadores de multimídia (quando for o caso). Apoio e Manutenção O apoio e a manutenção poderão compor o quadro fixo de funcionários da empresa promotora do evento, da organizadora ou de empresa terceirizada. Usualmente é necessário se dispor de algumas pessoas-chave para solucionar eventualidades, como: Eletricista; Encanador; Estoquista; Entregador; Pintor; Marceneiro; Pedreiro (quando for o caso). Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 30 Modelo de Ficha de Responsabilidade Dentro de Recursos Humanos, a Supervisão irá dividir as áreas e seus responsáveis para a elaboração de tarefas e sua respectiva Ficha de responsabilidade. RECURSOS HUMANOS Recepção: Atividade: Recepção Subatividade: Auditório Item Ações Responsável Alternativa Conferido 01 Definição do espaço físico do auditório e recepção Betina Maria ou Alda 02 Colocação das mesas e cadeiras Alda Simone 03 Arranjo das toalhas Auditório e recepção Com e sem logotipo Shirley Alda 04 Arranjos florais Auditório e recepção Betina Gustavo 05 Materiais de recepção Shirley Viviane 06 Som/microfones/áudio Betina audiovisual 07 TV/Vídeo/Datashow Betina audiovisual 08 Decoração temática do auditório Alda Simone 09 Recepcionistas Betina Shirley 10 Atores Alda Simone 11 Uniformes/ Recepcionistas Shirley Viviane 12 Trajes típicos Betina Shirley 13 Treinamento Equipe recepção Betina Alda Shirley Fonte: Estratégias para eventos. Uma ótica do marketing e do turismo. 2002.(Pág: 219) Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação ProfissionalEVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 31 2. RECURSOS MATERIAIS: Equipamentos Técnicos, Tradução Simultânea, Sinalização. Equipamentos técnicos Audiovisuais A seleção de um espaço e de equipamento apropriado para palestras que utilizam meios audiovisuais é um elemento crítico no sucesso do gerenciamento do evento. Palestrantes estão se tornando cada vez mais sofisticados em técnicas audiovisuais e mesmo o mais enexperiente já as utiliza de alguma forma. As condições de ambiente s serem consideradas incluem aquelas que influenciam na projeção e na qualidade do áudio. Elementos do ambiente de um auditório ou sala de convenção, como altura, forro, paredes, piso, obstruções, janelas, iluminação/escurecimento, portas, ar-condicionado, componentes elétricos e saídas de incêndio afetam diretamente a qualidade e o custo de uma apresentação audiovisual. Sugere-se sempre a contratação de uma empresa especializada. Os equipamentos mais utilizados são: Projetores multimíia acoplados a microcomputadores; Videoprojetores (deve-se ter cuidado com as diversas linguagens); Projetores de slides (projeção simples e/ou dupla); Retroprojetores; Telas de projeção; Acessórios: ponteira laser, “timer”, caneta indicadora; Sonorização: microfones com ou sem fios, de pedestal, lapela ou de mesa, amplificadores, alto-falantes; Sistemas especiais (multiimagem – videohall, tradução simultânea, vídeo e teleconferência. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 32 Sonorização em auditórios Segundo o site www.digitalsound.com.br (2005) a sonorização de auditórios e salas de reuniao deve considerar dois pontos básicos: o reforço de voz para palestrantes e seminários, por meio de microfones, e o sistema de som multimídia. Apresentando como exemplo uma área com três salas conjugadas, ele explica: “numa sala, geralmente na maior, há uma minicentral com a mesa de som com instalações para oito microfones (um de púlpito, três para a mesa de conferências e quatro sem fio para o auditório), leitor de CD, toca-fitas duplo, áudio de um videocassete e entrada de áudio de um computador”. Há ainda” dois módulos de potência, divididos em duas caixas acústicas de três vias (graves, médios e agudos) com alto-falantes de 12 polegadas para baixas frequências e arandelas embutidas no forro, com alto-falantes de 8 polegadas”. Geralmente há, na área de eventos, várias caixas acústicas embutidas no teto, presas em arandelas. Porém, existem restrições a esse sistema. Segundo o autor, de acordo com os preceitos da psicoacústica – o estudo dos efeitos da acústica sobre o ser humano -, “quando se vê um vídeo na frente, a expectativa de quem assiste é de que o som venha da sua frente. Quando o som vem de cima, pode haver certo desconforto dos espectadores”. Por isso, cada vez mais, as caixas estão sendo instaladas sobre suportes. O autor sugere como equipamentos para sonorização de auditórios com área de 600m² (30 metros x 20 metros), um mixer de oito canais MP8 e seis caixas acústicas de duas vias (grave e agudo) modelo AS660. O tratamento acústico que emprega, por exemplo, carpetes na parede, coryinas grossas e/ou aplicação de lã de vidro no teto, é lembrado pelo autor: Esse é um ponto fundamental, principalmente quando se pensa em sonorização de ambientes com condições críticas, como áreas que não foram projetadas para serem auditórios, que podem ter paredes vivas, ou seja, que causam reverbações. Por exemplo, um antigo restaurante que o hotel deseja transformar em um centro de convenções. http://www.digitalsound.com.br/ Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 33 Iluminação Conforme o arquiteto Gilberto Franco, da Franco & Fortes, é possível idealizar projetos em que as cores possam ser alteradas pela luz, propiciando, com grande flexibilidade, os climas adequados a cada situação. O arquiteto, a pedido de um cliente, idealizou uma parede luminosa, concepção aprofundada e tecnicamente resolvida pelos arquitetos de iluminação. A parede é, efetivamente, a estrela do projeto –as outras fontes de luz locais fornecem, em geral, iluminação funcional. O sistema de combinação de fontes de luz utilizado em uma das paredes laterais apresenta similaridade com o funcioamento das telas de televisão e dos monitores de computador. Segundo Franco, com a combinação de luzes, comandada a partir de um software, é possível obter os mais variados tipos de cores. O tempo de exposição de cada uma dessas tonalidades é programável. Mesclando as duas variáveis, obtêm-se então numerosas possibilidades de composição, adequadas a cada evento. As linhas de lâmpadas fluorescentes – nas três cores básicas que se misturam (vermelho, verde e azul) – estão fixadas num nicho no alto da parede e direcionam a luza para baixo. Cada cor está ligada a um circuito elétrico independente e dimerizado. Uma falsa parede – uma linha de telha translúcidas – à frente da de alvenaria difunde e dá caráter homogêneo à iluminação percebida pelo observador. “Cada dimmer é controlado pelo computador, que define a dosagem da cor, o tempo de duração e o período de transição entre uma cor e outra”, segundo o arquiteto. Ele explica que as luminárias da parede dividem-se em quatro segmentos: o primeiro ilumina o bar e parte do lounge; os demais, o restante do lounge e a pista de dança. Esta – com piso de vidro que simula uma piscina – recebeu luzes fluorescentes com filtro azul fixadas em nichos no piso. O balcão do bar é uma caixa de vidro iluminada de dentro para fora, também Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 34 com controle dimerizado. A iluminação complementar do espaço é feita a partir do teto, com fachos controlados e orientados para baixo, para não interferir na parede principal. O bar está no mezanino, que pode ser isolado acusticamente e tem iluminação difusa e de baixa intensidade. Na entrada, a porta, que abre na vertical e se transforma em marquise, foi iluminada com leds de facho ultraconcentrado, projetando uma linha de luz no piso. A fachada, em pré- moldado, simula a textura de revestimento do tipo canjiquinha, valorizada pela iluminação restante. Já o engenheiro Plinio Godoy, designer ataunte na área de iluminação temática, discutiu o papel da iluminação cênica em ambientes comerciais, especialmente na área de entretenimento. A iluminação cênica provoca respostas visuais e sensitivas que estimulam o frequentador, utilizando técnicas visuais (focos, ângulos, texturas, cores e efeitos) muito diferentes das usadas tradicionalmente. O desenvolvimento de projetos cênicos em espaços arquitetônicos comerciais parte das carcterísticas do local, aproveita as oportunidades oferecids pela arquitetura e respeita o nicho de mercado de cada empreendimento, escolhendo os equipamentos mais adequados para o resultado visual esperado. A iluminação externa, por sua vez, marca a presença do estabelecimento que cria uma referência urbana – importante elemnto do marketing. Que tal! Realizar uma pesquisa e verificar com as empresas montadoras de eventos uma visita técnica, se possível, ou, uma palestra, para que os alunos possam visualizar sobre a montagem/ desmontagem de um evento. Observando a iluminação e sonorização do local. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 35 Tradução (Interpretação simultânea) É um tipo de interpretaçãoem que um discurso, apresentação , palestra, treinamento ou qualquer outra forma de comunicação verbal é traduzida para outro idioma simultaneamente. Possui uma dificuldade técnica substancialmente maior para o intérprete. Geralmente o intérprete fica dentro de uma cabine isolada acusticamente, e sua voz é transmitida até os ouvintes para aparelhos ligados a fones de ouvido. A interpretação ou tradução simultânea é geralmente usada em reuniões e congressos para um grande número de pessoas, e permite ao palestrante realizar a sua apresentação sem constantes interrupções, como acontece na interpretação consecutiva. Segundo as normas da ONU, um intérprete pode executar o trabalho de tradução simultânea por 40 minutos seguidos, no caso de um evento isolado e de curta duração, e no caso de um evento longo, superior a 40 minutos devem trabalhar dois intérpretes, fazendo um revezamento entre eles a cada 15 minutos. Equipamentos de interpretação simultânea em infravermelho O sistema infravermelho para tradução simultânea é o sistema mais moderno. Isso, porque apresenta inúmeras vantagens em relação aos equipamentos em rádio frequência, dentre os quais destancam-se: total imunidade a qualquer tipo de interferência externa, sobretudo de ondas de rádio e televisão; o sigilo em reuniões e conferências confidenciais; permite que os mesmos canais possam ser utilizados em salas separadas sem causar interferencias. O sistema é composto basicamente por três tipos de equipamentos: um Ficheiro: Modulador de Infravermelho, um Emissor de Infravermelho e Receptores de Infravermelho, todos compatíveis entre si. A Central de Intérprete é outro equipamento importante no sistema, uma vez que a qualidade do áudio gerado nesta influenciará na qualidade de todo o restante do sistema. Já a cabine acústica evita que o áudio externo atrapalhe os interpretes ou que barulhos sejam captados pelos microfones, o que poderia prejudicar a qualidade de todo o sistema. Outro importante equipamento é o estojo carregador, que permite a recarga simultânea dos receptores, evitando a troca frequente de baterias. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 36 Sinalização turística e de eventos A sinalização turística no Brasil está baseada nas diretrizes da sinalização de trânsito, concebidas pelo Conselho Nacional de Trânsito – CONTRAN -, e pelo Departamento Nacional de Trânsito – DENATRAN -, e divulgada pelo Manual de Sinalização Turística do Instituto Brasileiro de Turismo – EMBRATUR. Prioritariamente considera-se que uma programação de sinalização turística deva levar em conta: a sinalização externa, inserida em ambientes rurais e urbanos, apontando seus equipamentos, serviços e atrativos do cenário natural; a sinalização interna, relativa aos equipamentos, apontando suas facilidades, serviços e locais especiais e, por último, mas não menos importante, a sinalização de uso comum, que se refere às orientações de cunho genérico (para turistas e comunidade local), advertências, proibições e regulamentação. Em todos os casos, entretanto, a sinalização estará orientando e informando sobre equipamentos, serviços e atrativos de uso turístico e de uso comum, utilizados igualmente por todas as pessoas. Sinalização externa Para acessos rodoviários, ferroviários, hidroviários e aéreos é necessário obedecer à regulamentação para essa finalidade, apontada pelos órgãos oficiais competentes. No que se refere à sinalização externa ou viária, o Conselho Nacional de Trânsito, além de prever alguns pictogramas de uso turístico, pressupõe a possibilidade de analisar (e posteriormente autorizar) o uso de outros pictogramas que não estão contidos em seus conjuntos oficiais; A princípio, as destinações deerão se basear nos pictogramas contidos no Manual de Sinalização Turística da EMBRATUR, mas deverão criar simbologia adaptada ao seu potencial turístico e região geográfica. No universo do evento, a questão é abordada da mesma forma, levando-se em consideração os aspectos e variáveis do fenômeno. Tal afirmação se baseia no fato de que todo e qualquer evento ocorre, simultaneamente, ao processo da atividade turística, haja vista a Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 37 infra-estrutura de turismo que é normalmente acionada quando da realização de eventos. Assim entendido, a Sinalização para Eventos deverá estar inserida em um sistema mais abrangente da sinalização turística. Segue alguns pictogramas como sugestões de sinalização para eventos. Orientação e advertência Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 38 Proibição Informações e serviços Combustivel Ponto de ônibus Estacionamento Ponto de táxi Estacionamento de ônibus Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 39 Sinalização interna A sinalização interna estará orientando os visitantes a respeito dos atrativos e serviços internos ao evento e deverá seguir o planejamneto prévio das necessidades, englobando sua localização física, aspectos funcionais e comunicantes e harmonia com o cenário em que está inserida. Poderá apresentar uma concepção estilizada de imagem, obedecendo os padrões estéticos estabelecidos, sem, contudo, interferir na compreensibilidade das mensagens. A sinalização deverá estar embasada em estudos que norteiem suas cores, formatos, tamanhos, mixagem com legendas e setas e colocação no ambiente interno. Não deverá comunicar mensagens com propósitos adversos em um mesmo suporte, como a indicação de um stand juntamente com a promoção de um sanduiche. a) Equipamentos e serviços turísticos Praça de alimentação Bar Café Reserva de hotel Reserva de passagens Serviço de recepção Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 40 b) Equipamentos e Serviços do Evento Informações sobre o evento Filmagens e exibições Auditório ou palestra c) Equpamentos e Serviços de Apoio Geral Banheiro masculino Lavabos Banheiro feminino Telefonia Lixo Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 41 d) Equipamentos e Serviços de Segurança e Manutenção Área não fumante Extintores de incêndio Alarme Correio Pronto socorro Depósito de recicláveis e) Equipamentos e serviços da estrutura do espaço físico. Entrada Saída Escada rolante Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP]Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 42 Bebedouro 3. RECURSOS FINANCEIROS: Levantamento de custo e Gestão Financeira. Levantamento de Custos e orçamentos do evento Um bom gerenciamento financeiro do orçamento e do sistema de controle estabelece uma operacionalidade que monitora todos os elementos do evento. O orçamento deve ser analisado sempre em relação à receita e à despesa, fornecendo dados para a tomada de decisão necessária e para a previsão de lucro ou prejuízo. A supervisão financeira do evento cuidará de todo o controle financeiro do evento, registrando as entradas das receita, saídas, saldo bancário, contas a receber e a pagar. Será responsável, também, pela abertura de conta do evento em uma instituição financeira para controle da verba disponível e sua aplicação. A supervisão será responsável por todos os procedimentos administrativos-financeiros, devendo, assim, elaborar balancetes de controle periodicamente. Assim sendo,fará o controle de caixa, com rigoroso registro diário das entradas e saídas de dinheiro; o controle bancário, apontando o movimento da conta corrente dos recursos financeiros do evento e controlando permanentemente a emissão e os depósitos de cheques, o controle de pedidos e a emissão de talões, garantindo sempre a assinatura conjunta. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 43 Irá elaborar uma agenda de pagamentos – contas a pagar - , controlando as despesas e datas de vencimentos, bem como as contas a receber. Todos os pagamentos, com exceção das pequenas despesas pagas pelo fundo de caixa, deverão ser feitos por meio de cheques ou outra ordem bancária que garanta seu envio e recebimento. Elaboração do quadro de controle financeiro Após a aprovação do orçamento final, ele pode ser utilizado mensalmente para o controle de receita e despesas atuais. Para montar esse mecanismo, divida o orçamento total em incrementos mensais que indiquem a melhor estimativa de quando os recursos para um item orçamentário específico serão recebidos e quando as despesas devem ser pagas. Segundo Martin (2003), o fluxo de caixa ou cash flow é a sequência das receitas e das despesas efetuadas, agrupadas de acordo com critérios predefinidos e lançadas no exato espaço de tempo em que ocorrem. Também pode ser conceituado como orçamento temporal. Sua principal vantagem está em permitir a rápida visualização da real situação do caixa do evento num espaço temporal determinado (no dia, na semana, no mês ou no ano). Esses importante instrumento de trabalho deve ser utilizado sempre; não basta saber o lucro extraordinário que o evento terá ao final de seis meses, é necessário acompanhá-lo periodicamente. É preciso que o seu caixa diário, semanal ou mensal, não fique no vermelho. Suas despesas não podem superar as receitas no mesmo espaço de tempo. O controle financeiro de seu evento, por meio do fluxo de caixa, é como uma conta corrente bancária: a cada dia, ela deve ter depósitos (receitas) e retiradas (despesas). O fluxo de caixa permite essa visualização para cada um dos itens desejados e no espaço de tempo necessário: Diário; Semanal; Mensal; Por departamento; Por grupo de despesa; Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 44 Outros. Contas a pagar e a receber O controle dessas atividades é fundamental par aum bom planejamento financeiro do evento. Pode estar contido no fluxo de caixa. Pagamentos Todos devem ser feitos com cheques da conta corrente do evento com duas assinaturas. Cada cópia de cheque deve conter documentos comprobatórios da despesa, previamente autorizada pela Comissão. Balanço e balancete Mensalmente deve ser fechado um balancete do evento. O balanço deve ser feito na virada do ano e após o fechamento do evento, com todas as entradas e saídas. O modelo de fluxo de caixa indica um exemplo de evento que recebeu orçamento de quase R$ 50.000,00 de receita total e um lucro bruto estimado em 20%. O acelerado crescimento do mercado de eventos nacional e internacional promoveu a competitividade e o profissionalismo entre os participantes (clientes, fornecedores e organizadores). Assim, aos eventos aplicam-se todas as leis econômicas, como: Análise de mercado; Oferta; Demanda; Estudo de viabilidade econômica e controles diversos. Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 45 A importância da Gestão Financeira Gestão financeira é um conjunto de ações e procedimentos administrativos que envolvem planejamento,a análise eo controle das atividades financeiras da empresa.O objetivo da gestão financeira é melhorar os resultados apresentados pela empresa e aumentar o valor do patrimônio por meio da geração de lucro líquido proveniente das atividades operacionais.Uma correta administração financeira permite que se visualize a atual situação da empresa. Registros adequados permitem análise se colaboram com o planejamento para otimizar resultados. E quais seriam as principais funções da administração financeira? Análise e planejamento financeiro: analisar os resultados financeiros e planejar ações necessárias para obter melhorias; A boa utilização dos recursos financeiros: analisar e negociar a captação dos recursos financeiros necessários, bem como a aplicação dos recursos financeiros disponíveis; Crédito e cobrança: analisar a concessão de crédito aos clientes e administrar o recebimento dos créditos concedidos; Caixa: efetuar os recebimentos e os pagamentos, controlando o saldo de caixa; Contas a receber e a pagar: controlar as contas a receber relativas às vendas a prazo e contas a pagar relativas às compras a prazo, impostos e despesasoperacionais; Escola Estadual de Educação Profissional [EEEP] Ensino Médio Integrado à Educação Profissional EVENTOS: Logística e infraestrutura para eventos. 46 No entanto, é muito comum que empresas deixem de realizar uma adequada gestão financeira. Os principais problemas que temos encontrado relacionam-se a: Falta de registros adequados (saldo do caixa, valor dos estoques das mercadorias, valor das contas a receber e das contas a pagar, volume das despesas fixas e financeiras); Falta de compreensão dos custos das fontes de financiamento; Falta de compreensão dos ciclos financeiro e operacional da organização; Falta de compreensão do capital de giro (CG), financiamento do capital de giro (FCG) e necessidade de capital de giro (NCG); Falta de integração entre as políticas de vendas (prazos de pagamento) e as políticas financeiras; Falta de política de estoques; Falta de elaboração do Demonstrativo de Resultados mensal para conhecer seus lucros e prejuízos. Falta do cálculo adequado dos preços de venda; Desconhecimento do valor patrimonial da empresa; Falta de definição de retiradas dos sócios; Notamos que estas ditas "faltas" ocorrem, muitas vezes, porque as pessoas envolvidas têm pouca experiência em administração financeira, e isso interfere nos resultados. Muitas vezes, as atividades são iniciadas com pequena dimensão e, conforme os negócios se desenvolvem, a administração financeira não acompanha o crescimento da empresa porque os gestores não têm conhecimentos necessários nesta área de gestão e se envolvem excessivamente com a produção ou vendas, esquecendo que sem caixa, não há o que produzir ou vender. Por fim,
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