Apostila Microsoft Office Excel básico

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ACADEMIA DE FORMAÇÃO EM SEGURANÇA URBANA - AFSU 
DIVISÃO DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL 
 
 
 
 
CURSO DE APERFEIÇOAMENTO PARA INSPETORES 
NÍVEL III 
 
 
MATÉRIA 2.7 
MICROSOFT® OFFICE – EXCEL BÁSICO 
 
 
 
 
São Paulo 
2021 
1 
 
INSTRUTORES 
ID Eduardo Cambi 
 
 
Revisão 
Ano da Revisão - 2021 
Subinspetora Erika do Nascimento Genaro 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
São Paulo 
2021 
 
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Sumário 
 
INTRODUÇÃO AO EXCEL ................................................................................................... 3 
INTERFACE E CONCEITOS BÁSICOS ............................................................................. 5 
EXTRAINDO DO SIGGCM O MAPA FORÇA PARA UTILIZAÇÃO ............................... 8 
FILTRO E TABELA DINÂMICA (UTILIZANDO O MAPA FORÇA) ............................... 12 
TRABALHANDO COM TABELA DINÂMICA. ................................................................... 15 
GRÁFICOS ............................................................................................................................ 20 
IMPRESSÃO .......................................................................................................................... 24 
EXERCÍCIOS DE REVISÃO ............................................................................................... 30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3 
 
 
INTRODUÇÃO AO EXCEL 
 
O Excel é um dos programas integrantes da suíte de escritório Microsoft Office, que 
também conta com vários outros programas conhecidos, como o Word (para produção e 
edição de textos) e o PowerPoint (para a exibição de slides e apresentações). 
Ele serve para a criação de planilhas eletrônicas, que na prática são grandes tabelas 
nas quais os dados estão dispostos em linhas e colunas. Com os dados dispostos dessa 
maneira, a visualização e manipulação dessas informações é bem mais funcional. 
 
 
Figura 1 - Planilha do Excel 
Lançado em 1985, o Excel é um dos programas mais utilizados do mundo, tanto no 
mundo dos negócios, quanto para uso pessoal. Ao trabalhar com dados por meio de 
uma planilha eletrônica, é possível, por exemplo: 
• Acompanhar a quantidade de ocorrências por unidade mês a mês; 
• Monitorar o atingimento das metas da unidade; 
• Acompanhar as variações do efetivo conforme critérios estabelecidos; 
• Calcular banco de horas; 
• Criar gráficos ou tabelas para explicar o desempenho da unidade ao longo do 
tempo; 
• Atribuir projetos e tarefas aos funcionários em um local centralizado. 
4 
 
• Criar listas de tarefas, entre outros. 
Este material tem como objetivo habilitar usuários para utilização básica do Excel, pois 
as funcionalidades e possibilidades de uso são diversas, sendo que é possível 
trabalharmos com uma simples planilha e até mesmo conseguirmos desenvolver um 
software dentro da própria plataforma. 
 
A versão do Excel a ser utilizada nessas aulas é a 2010, pois, a maioria dos 
computadores da corporação utiliza o Excel 2003 e/ou Excel 2010. Os conceitos 
abordados neste curso, por serem básicos, podem ser utilizados não só em outras 
versões do Excel como também, com pequenas variações em outras planilhas 
eletrônicas, como o Libreoffice Calc; WPS Spreadsheets; Br Office; o Google 
Spreadsheets; dentre outros. 
 
 
 
5 
 
INTERFACE E CONCEITOS BÁSICOS 
 
Apresentação da tela do Microsoft Excel: 
 
1. Barra de acesso rápido; 
• Aqui temos os botões Salvar, Desfazer e Refazer, além de um menu com 
opções para personalizar essa barra. 
 
2. Barra de títulos; 
• Nesta barra é exibido o Título do documento ou pasta de trabalho e os botões 
“Minimizar”, “Maximizar” ou “Restaurar tamanho” - se já estiver maximizado - e 
por fim “Fechar”. 
 
 
3. Abas de Menus; 
• A aba mais utilizada é a “Página Inicial”, onde teremos acesso às Barras de 
Ferramentas, que possuem opções para a formatação das células e textos 
contidos nelas, filtros, etc... 
 
 
 
6 
 
4. Barra de ferramentas; 
• Para saber qual o nome de cada ferramenta, basta manter o cursor do 
mouse sobre a opção que deseja saber o nome e logo aparecerá conforme 
imagem de exemplo abaixo: 
 
 
 
5. 1 - Caixa de nome, 2 - menu de função e 3 - Barra de formulas; 
 
Na caixa de nome, podemos ver a célula selecionada naquele momento. Na 
barra de funções existe um único menu, que é o “Inserir Função” e ao lado 
temos a “Barra de Formulas”, onde é mostrado o conteúdo da célula, seja ele 
um simples texto, número, data, ou uma formula nela contida: 
 
6. Célula ativa; 
• É a Célula selecionada naquele exato momento. Podemos ver que fica 
ressaltada das demais. 
7. Coluna; 
8. Linha; 
9. Abas de planilhas (Estas podem ser renomeadas, por meio de um duplo clique ou 
clique com o botão direito do mouse e em seguida escolhermos a opção 
“renomear”. Após digitar o nome desejado, pressione Enter). Uma planilha pode 
conter várias abas; 
10. Barras de rolagem horizontal e vertical; 
• Servem para rolar o documento lateral e verticalmente. 
11. Barra de status; 
7 
 
• Mostra o status do documento e outras informações interessantes, como se a 
tecla Num Lock está ativada ou desativada, o número da página e a média 
dos números nas células selecionadas. É possível personalizar a barra de 
status para mostrar apenas as informações que deseja. 
12. Menus de visualização. 
• Nestes menus, poderemos aumentar ou diminuir o zoom da planilha, alterar o 
modo de exibição do documento, etc... 
 
 
Agora que a ferramenta lhe foi apresentada, vamos fazer alguns exercícios: 
 
Exercício: 
Com ajuda do instrutor, vamos criar uma Planilha com os meses do ano e a quantidade 
de dias de cada um deles. 
 
 
 
Que tal utilizar um recurso para buscar somente o que você precisa aplicando filtros e ou 
até mesmo uma tabela dinâmica, tendo como base o “Mapa Força” de sua unidade? 
 
 
 
MÊS QUANTIDADE DE DIAS
JANEIRO 31
FEVEREIRO 28
MARÇO 31
ABRIL 30
MAIO 31
JUNHO 30
JULHO 31
AGOSTO 31
SETEMBRO 30
OUTUBRO 31
NOVEMBRO 30
DEZEMBRO 31
8 
 
EXTRAINDO DO SIGGCM O MAPA FORÇA PARA UTILIZAÇÃO 
Para a realização de nossas próximas dinâmicas, vamos acessar o “SIGGCM” para 
extrair os dados necessários para a próxima aula. 
Acesse o site da Intranet através do endereço http://intranet/smsu/ . Localize dentro da 
guia “GCM” a opção “Sistema de Consultas de RAS RO RH” conforme imagem abaixo. 
Lembre-se, não clique na guia, apenas mantenha o cursor do mouse sobre a “GCM” e 
aparecerão todas as opções. Clique na opção desejada. 
 
 
 
Após selecionar a opção desejada, caso não abra a tela de login, verifique no canto 
esquerdo inferior do seu navegador se a abertura ou download do sistema foi impedido. 
Neste exemplo, estamos utilizando o “Google Chrome”, que neste caso bloqueou. Para 
desbloquear é simples: clique em manter e em seguida clique no arquivo para abrir. 
 
http://intranet/smsu/
9 
 
 
 
 
 
 
E então, aparecerá um pop-up para realizar o login no sistema, nele, você deverá inserir 
seu RF, senha e clicar em “Login”, caso não possua acesso ao sistema, solicite ao 
administrador. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Após efetuar login, siga os passos abaixo: 
 
10 
 
 
 
1. Efetivo 
2. Mapa Força 
3. Selecione o Comando; 
4. Selecione a Unidade; 
5. Clique em Consultar; 
6. Após o download das informações, clique em “Exp. Excel” (Exportar para o 
Excel). 
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Refazer...numeração 
 
 
 
Após seguir os passos supracitados, aparecerá a seguinte caixa de diálogo, confirmando 
o êxito na extração: 
12 
 
 
 
 
Clique em “OK” e abra o arquivo gerado para seguirmos com a próxima aula de Filtro e 
tabela dinâmica para isolar os dados desejados. 
 
FILTRO E TABELA DINÂMICA (UTILIZANDO O MAPA FORÇA) 
Agora que temos o material necessário, vamos trabalhar com 3 situações que facilitarão 
nossa busca por informação. São elas Filtro, Formatar tabela e Tabela dinâmica. 
 
APLICANDO UM FILTRO OU REMOVENDOFILTROS. 
 
Selecione a primeira célula da planilha que deseja inserir o filtro. Por padrão, a primeira 
linha da tabela ou planilha, é onde ficam os títulos dos itens que a formam. 
Feito isso, na Aba “Página Inicial”, clique em “Classificar e Filtrar” e em seguida “Filtro”, 
você também poderá utilizar um atalho, mantendo pressionadas as teclas “Ctrl” e “Shift” 
em seguida pressionar a tecla “L” (Ctrl+Shift+L). 
 
 
 
 
 
Pronto! Agora a sua Planilha tem um filtro. 
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Notem que somente na primeira linha, onde ficam os títulos de cada coluna, que 
aparece a opção de seleção filtro de dados. 
 
 
Clicando em uma delas, no exemplo abaixo, cliquei em “Guerra”, correspondente aos 
nomes de guerra. Podemos ver que aparece várias opções, entre elas “Classificar de A 
a Z”(Crescente), “Classificar de Z a A”(Decrescente), “Classificar por” (para outras 
opções de classificação), “Limpar Filtro de Guerra” (esta opção só estaria habilitada, se 
houvesse algum filtro aplicado), “Filtrar por cor” (Se o intervalo que esta com filtro tiver 
células preenchidas em cores, também poderá ser filtrado pelas cores desejadas), 
“Filtros de Texto” e por fim, caso deseje filtrar um único nome de guerra, basta digitar o 
nome em “Pesquisar” e ele já vai aparecer somente o que deseja. 
 
 
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Ao iniciar a digitação na pesquisa, ele já vai filtrando automaticamente antes de concluir 
a digitação do nome desejado. Ao aparecer o item desejado é só clicar em “OK” e o 
filtro estará aplicado, mostrando informações somente daquilo que selecionou. 
 
 
 
Note que após aplicar o filtro, todos os outros dados sumiram, mas não se preocupe, 
todos os dados foram ocultados mostrando apenas o que foi filtrado. 
 
 
 
 
Ainda na imagem acima, podemos perceber que quando aplicamos o filtro, aparece um 
“funil” do lado da seta de seleção, veja abaixo de maneira mais detalhada: 
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Para limpar todos os filtros aplicados e reestabelecer todos os dados, basta clicar em 
“Classificar e filtrar” e em seguida “Limpar”. 
 
 
 
 
TRABALHANDO COM TABELA DINÂMICA. 
O que é a tabela dinâmica? 
 
A tabela dinâmica é um tipo de relatório que pode ser usado para resumir, de maneira 
muito prática, grandes volumes de dados. Com ela, é possível alternar linhas e colunas 
para visualizar diferentes tipos de informações, de várias maneiras. 
Através da tabela dinâmica, é possível fazer uma analise mais detalhada de modo a 
facilitar a compreensão dos dados, permitindo assim, uma interface mais amigável para 
quem não está acostumado com a utilização de filtros e grande volume de dados. 
Com ela, é possível resumir dados a partir de uma matriz, onde podemos limitar 
somente os campos que desejamos visualizar, podemos perceber por exemplo, que no 
“Mapa força”, temos diversas colunas e é muito difícil fazer uma análise simples e 
rápida, utilizando somente filtros. 
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Entre as funções da tabela dinâmica, podemos encontrar: 
• consulta amigável a grandes quantidades de dados; 
• reunião de dados, resumidos por categorias e subcategorias; 
• expansão e contração de níveis de dados, com o objetivo de destacar resultados 
e realizar buscas; 
• dinamização da organização da tabela (linhas x colunas); 
• criação de filtros, classificações, grupos e formatações de acordo com condições 
pré-estabelecidas, de maneira que seja possível visualizar apenas o que se 
deseja; 
• apresentação de relatórios virtuais ou impressos de maneira atraente e concisa, 
podendo ainda conter anotações e revisões. 
O que saber antes de criar a tabela dinâmica? 
Antes de criar a tabela dinâmica, é preciso tratar e preparar os dados para receber as 
configurações. Lembrando, que seus dados devem estar organizados e contendo 
obrigatoriamente a linha com os títulos (nome) de cada coluna. 
Atenção! Nunca use células mescladas. 
A partir de uma tabela organizada, a leitura será feita de maneira correta. Sempre que 
adicionado e ou removido uma linha ou coluna na tabela matriz, poderemos atualizar a 
tabela dinâmica utilizando o comando “Alt+F5”. 
Outra dica muito importante, nada de misturar dados numa 
mesma coluna, busque sempre criar colunas de dados coerentes, 
se aquela coluna utiliza datas, então somente datas deverão 
conter em todas as células correspondentes à referida coluna, se 
for hora, valores, números, etc... 
 
Como criar uma tabela dinâmica 
 
Para criar a uma tabela dinâmica, siga os próximos passos:. 
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1. Selecione toda matriz de dados que deseja criar a tabela dinâmica (lembre-se, a 
tabela deverá estar organizada e a primeira linha deve conter o título de cada 
coluna, do contrário, será inviável utilizar esta funcionalidade); 
 
2. Clique na aba de menu “INSERIR”; 
 
3. Na guia “Tabelas”, clique em “Tabela Dinâmica” 
 
 
Em seguida, vai surgir um pop-up, conforme imagem abaixo, confirmando o intervalo 
selecionado. Tenha a certeza de que a linha em que aparecem os títulos de cada coluna 
estejam inclusas, do contrário, poderá apresentar erro . 
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Note que no pop-up de “Criar Tabela Dinâmica”, foi ressaltado em vermelho o campo 
onde mostra o intervalo selecionado, verificar se toda a matriz de dados está 
compreendida dentro dele. 
Ao pressionar “OK”, será criada uma nova “SHEET” (uma nova aba na planilha), nela 
iremos selecionar os campos e suas disposições. 
 
No exemplo abaixo, foram utilizados os campos para saber a quantidade de guardas em 
cada graduação dentro daquela unidade. 
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Exemplo: Agora é mais prático visualizar a quantidade de guardas em cada graduação 
nesta unidade. 
Veja abaixo uma tabela dinâmica com mais informações e filtros aplicados: 
 
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Como exercício, vamos criar uma tabela dinâmica e explorar os diversos campos 
criando layouts que facilitem a compreensão da leitura dos dados. 
GRÁFICOS 
Agora que temos uma planilha sintetizada, criada com a tabela dinâmica, podemos 
transformar as informações em algo visual para facilitar ainda mais a compreensão dos 
dados, por meio de gráficos. 
 
Como criar um Gráfico 
 
Selecione a tabela que contém os dados para o gráfico - não precisa necessariamente 
ser de uma tabela dinâmica, pode ser também de uma tabela criada do zero, mas neste 
caso vamos utilizar o resultado da tabela dinâmica. 
 
 
Com os dados selecionados, ainda na Aba de menus “Inserir”, vamos para a guia 
“Gráficos” (no exemplo que vamos aplicar o gráfico, o mais adequado é o gráfico de 
Colunas) e escolha o gráfico de colunas 3D. 
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Note que ao pausar o cursor do mouse sobre o gráfico a ser escolhido, ele mostra uma 
descrição de como ele será aplicado. 
Depois de selecionar o Gráfico, podemos habilitar ou não os rótulos, que seriam os 
valores correspondentes a cada série de dados. 
 
 
No gráfico resultante da tabela dinâmica, também será dinâmico, pois podemos alterar 
alguns filtros para exibir isoladamente o que queremos. 
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No gráfico abaixo, foi alterado para exibir apenas uma lotação e em seguida adicionado 
rótulos (os rótulos de um gráfico podem ser o valor ou a porcentagem, dependendo do 
gráfico, pois nem todos aceitam porcentagem). 
 
 
 
Pergunta: Como se adiciona um rótulo? 
 
Clicar com o lado direito do mouse no gráfico que deseja adicionar e em seguida clicar 
em “Adicionar Rótulos de Dados”. 
 
 
Caso queira editar a forma como o “Rótulo” é mostrado, você poderá clicar com o direito 
do mouse sobre o que foi adicionado e em seguida com o esquerdo em “Formatar 
Rótulos de Dados” 
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No canto direito, aparecerá os menus e ferramentas para as alterações, explore cada 
uma das opções para uma melhor compreensão. 
 
 
 
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Ainda no gráfico resultante da tabela dinâmica, só de olhar, conseguimos identificar que 
de todas as unidades do COP-1 a que possui a maior quantidade de GCM’s 3º Classe é 
a ID-10 (IR-BR), e a que possui maior quantidade de CE (Classe Especial) é a ID-11 (IR-
SE).Explore os diversos tipos de gráficos e use o que melhor se adequar ao tipo de 
informação que você for analisar. 
 
Dica: nas versões mais atuais do pacote Office, no momento em que você for inserir o 
gráfico, o programa irá sugerir qual deles melhor se adequa à série de dados que você 
quer demonstrar visualmente. 
 
IMPRESSÃO 
Antes de iniciar uma impressão, podemos habilitar a “Visualização de quebra da página”, 
assim, podemos ter um panorama de como sairá a impressão caso não queira ajustar a 
impressão à página. 
 
Para habilitar esta função, devemos ir na aba de menu “Exibição” e em seguida em 
“Visualização de quebra da página”, feito isso, poderemos ver que as células que estão 
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em branco e fora da parte que seria impressa, não estão mais lá, está vazio e a área 
que será impressa, encontra-se dentro do traçado azul, as linhas verticais e ou 
horizontais, é o que define o que vai ficar dentro de cada página. 
 
 
 
Em alguns casos, dependendo da formatação dos dados, é possível alterar o que vai 
caber dentro de cada página, apenas arrastando estas linhas tracejadas. 
 
Antes de alterar a área de impressão: 
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Podemos ver abaixo depois de clicar em arquivo e imprimir ou utilizar o comando 
“Ctrl+P”, uma pré-visualização do que será impresso e como vai ficar. 
 
Notem que aqui a impressão vai sair cortada, faltando parte, pois não alteramos a área 
que seria impressa. 
Agora vamos ajustar a área que será impressa, para isso, pausamos o mouse sobre a 
linha tracejada, o cursor vai mudar e aparecerá uma seta preta bidirecional, clique 
segure e arraste até a borda (a linha azul), com isso, se couber uma página, ele vai 
ajustar automaticamente. 
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Veja: 
 
Agora, podemos perceber que a linha tracejada sumiu, isso porque agora toda tabela 
caberá numa única página A4, que é o tamanho de papel padrão de impressão. 
 
Agora, quando vamos dar o comando para imprimir, podemos ver abaixo, que tudo 
coube numa única página e já podemos clicar no botão imprimir. 
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Você também pode aplicar diversas configurações personalizadas de impressão, através 
do menu que aparece abaixo do botão de “IMPRIMIR”. 
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Além de configurar, você também poderá escolher a impressora que deseja imprimir, se 
em uma local, ou uma de rede pré-instalada. 
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EXERCÍCIOS DE REVISÃO 
Agora exploraremos o conhecimento adquirido nas aulas realizando exercícios de 
acordo com a necessidade específica de cada turma. 
 
 
	Introdução ao Excel
	Interface e conceitos básicos
	Extraindo do SIGGCM o Mapa Força para utilização
	Filtro e Tabela Dinâmica (Utilizando o Mapa Força)
	Trabalhando com tabela dinâmica.
	Gráficos
	Impressão
	Exercícios de revisão