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Administração do Tempo
Gustavo Silva de Sales
Administração do Tempo
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Módulo 1 – Introdução 3
Boas vindas 3
O que é administrar o tempo? 4
O que é se estudar sobre administração do tempo? 4
Módulo 2 - O que é tempo? 5
Conceituando tempo 5
O tempo e as tecnologias 5
Módulo 3 - Qualidade de Vida 6
Dimensões da vida 6
Sinais do corpo para a falta de tempo 7
Módulo 4 - Como organizar o tempo? 8
Organizando o tempo 8
Como lidar com algumas situações e recursos 8
Reuniões 9
E-mail 9
Telefone 10
Módulo 5 - No domínio do tempo 11
Planejamento 11
Ferramentas e recursos 11
Agenda 12
Lista de atividades 12
Softwares 12
Módulo 6 - Definindo prioridades 13
Entre o importante e o urgente 13
Encerramentos e créditos 14
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Módulo 1 – Introdução
Boas vindas
Bem-vinda e bem-vindo a este espaço de aprendizagem para refletir sobre o uso do tempo!
Diariamente, escutamos alguém ao nosso lado reclamar da falta de tempo para fazer alguma coisa 
quando não somos nós mesmos que reclamamos. Falta tempo para fazermos muitas coisas que são 
necessárias, mas, principalmente, para fazermos coisas de que gostamos e que nos fazem bem.
Parece que, ao falarmos em administrar o tempo, logo pensamos que é preciso “abrir mão” de várias 
coisas e trocá-las por outras indispensáveis.
Mas será que é isso mesmo?
Comecemos com algumas reflexões:
Como você administra o seu tempo?
Qual a melhor forma de se organizar para ter tempo de fazer tudo o que é necessário?
Como definir o que não posso deixar de fazer e o que posso - mas não quero - deixar de fazer?
Este curso tem o propósito de, por meio de reflexões e de conhecimento de alguns recursos práticos, 
promover uma mudança de comportamento em relação ao uso do tempo.
Assim, seja bem-vinda e bem-vindo mais uma vez! Só em você ter tempo para fazer este curso já é muito 
bom! SUCESSO! 
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O que é administrar o tempo?
Saber administrar o próprio tempo, seja em casa ou no trabalho, é uma necessidade de todos nós.
Administrar o tempo é ter a capacidade de organizar compromissos e atividades com objetivos 
preestabelecidos dados os diferentes papéis sociais que assumimos, como: pai, mãe, marido, esposa, 
trabalhador, trabalhadora, participante de entidade beneficente ou religiosa etc.
Vamos, então, aprender juntos como administrar o nosso tempo para que possamos nos dedicar melhor 
às diversas atividades e melhorar a nossa qualidade de vida?
O que é se estudar sobre administração do tempo?
A necessidade de estudar a Administração do Tempo deve surgir do próprio indivíduo e a sua insatisfação 
com a sua forma de lidar com o tempo.
Por mais que os agrupamentos e as instituições sociais nos imponham limites em relação ao tempo, a 
responsabilidade sobre a utilização do tempo é individual. Por isso, muitas vezes, pessoas igualmente 
atarefadas lidam de formas completamente diferentes em relação ao uso do tempo.
Este estudo possui duas vertentes:
• Reflexão
• Uso de ferramentas específicas
O uso de ferramentas específicas para uma melhor utilização do tempo não prescinde da reflexão do 
sujeito, que também será fundamental para uma mudança de comportamento.
A REFLEXÃO acontece quando o indivíduo procura se conhecer melhor e busca encontrar os motivos 
que o impedem de atingir os seus objetivos.
O USO DE FERRAMENTAS ESPECÍFICAS refere-se à adoção de procedimentos ou de instrumentos 
que sistematizem ações para o controle e a melhor utilização do tempo. Trata-se de encontrar os 
desperdiçadores de tempo, analisar possibilidades de minimizá-los ou eliminá-los, planejar mudanças 
de comportamento etc.
//SAIBA MAIS
Big Ben, ao contrário do que muitos pensam, não é o famoso relógio do Parlamento Britânico, tampouco a sua 
torre. É o nome do sino que pesa 13 toneladas e foi instalado no Palácio de Westminster durante a gestão de sir 
Benjamin Hall, ministro de Obras Públicas da Inglaterra, em 1859. Por ser um sujeito alto e corpulento, Ben-
jamim tinha o apelido de Big Ben. Todos os dias, a rádio BBC transmite as badaladas do sino.
A Torre do Big Ben recebeu, no dia 12 de setembro de 2012, o nome de “Elizabeth Tower” em homenagem à 
rainha Elizabeth II pelos seus 60 anos de reinado.
O relógio é muito conhecido pela sua precisão e tamanho. (http://pt.wikipedia.org/wiki/Big_Ben)
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Módulo 2 - O que é tempo?
Conceituando tempo
Tempo é a medida que utilizamos para marcar a sucessão de anos, dias e horas.
Esse é o tempo passível de ser administrado e ao qual condicionamos todos os nossos compromissos.
No entanto, para melhor administrarmos esse tempo objetivo (ou cronológico), temos de ter consciência 
da existência de outro tempo, o subjetivo, também chamado de kairológico, que 
retrata nossas impressões de agrado ou de desagrado. Quem já não 
achou que um momento agradável tivesse passado rápido demais ou 
que outro desagradável tivesse demorado muito a passar?
Muitas vezes, diante de uma situação agradável, aquela em que não 
vemos o tempo passar, não observamos o outro tempo objetivo ou 
cronológico e, assim, colocamos em prejuízo toda a organização de 
um dia.
A adoção de ferramentas que nos auxiliam na organização do tempo 
objetivo, com horas e minutos nos quais distribuímos nossas 
atividades diárias, é de suma importância. A distribuição adequada 
de nossas tarefas é um dos fatores que nos possibilitam uma 
melhor qualidade de vida, pois é o que torna possível a inclusão 
de atividades que nos dão saúde e prazer. 
O tempo e as tecnologias
O uso das chamadas novas tecnologias de comunicação e informação, 
principalmente do computador e da internet, tem alterado sobremaneira nossos sentimentos em 
relação ao tempo.
Até parece que o tempo tem ficado mais curto, não é mesmo?
Algumas vezes, propomo-nos a “entrar rapidinho na net” para ver se 
chegou um e-mail esperado ou para dar notícias rápidas a alguém e, 
quando olhamos a caixa de entrada, nos deparamos com uma série – 
que parece interminável – de e-mails ainda não abertos.
Decidimo-nos, então, abrir um ou outro e, quando olhamos para o 
relógio, o tempo passou sem que nos déssemos conta, e já não dá 
mais tempo de fazer tudo o que tínhamos para fazer durante o dia.
Por outro lado, nada melhor para passar o tempo, quando estamos 
esperando alguém que está atrasado, que “sacar” o smartphone, 
navegar na net, jogar etc. Até parece suavizar a espera.
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Módulo 3 - Qualidade de Vida
Dimensões da vida
Qualidade de vida é um conceito que nos remete ao equilíbrio. O ser humano deve cuidar de quatro 
dimensões de sua vida:
• Física: é preciso atentar-se à alimentação, às atividades físicas e ao sono.
• Emocional: deve-se buscar a autoaceitação, a autoestima e a felicidade que reside dentro (e 
não fora) de nós.
• Social: deve-se atentar aos relacionamentos. Estabelecer e manter vínculos afetivos é um 
indicador de saúde nessa área.
• Espiritual: revela a necessidade do ser humano em relacionar-se com algo que transcenda a 
natureza material e o ajude a dar significado à sua existência.
Alguns encontram esse caminho por meio de uma religião, outros por meio da arte etc.
Além disso, outro aspecto relevante da qualidade de vida é a capacidade de ter tempo ocioso, um horário 
em que não haja qualquer compromisso e o sujeito possa simplesmente parar. É uma experiência 
extremamente revigorante!
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Sinais do corpo para a falta de tempo
A ansiedade é inerente ao ser humano e podendo ser normal ou patológica.
Ansiedade normal: verifica-se frente a situações adversas e inesperadas. Depende da aprendizagem de 
novos hábitos e treino para mudança de atitude ao se deparar com situação semelhante à que a gerou.
Ansiedade patológica: gera alterações psicofisiológicas capazes de impedir o indivíduo de agir 
coerentemente. Acarreta a necessidade de acompanhamento médico e psicológico.
ESTRESSE: é a resposta do organismo à sobrecarga de atividades que lhe sãodemandadas. O ideal é 
reavaliar as condições de vida antes de chegar a um diagnóstico clínico de estresse. (O estresse também 
pode ser normal ou patológico. Neste caso, pode ser tratado como um sinônimo da ansiedade).
SINAIS DO CORPO: cansaço permanente, desconfortos gastrointestinais, noites mal dormidas etc. 
SINAIS DA MENTE: esquecimento, dificuldade em organizar as ideias etc. Aos primeiros sinais, pare um 
tempo e procure analisar onde está a fonte principal do estresse e como ela pode ser eliminada.
Curiosidade
São muitas as artes que se reportam ao tempo! 
Entre muitas, destacamos, aqui, algumas músicas. Você as conhece?
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Módulo 4 - Como organizar o tempo?
Organizando o tempo
Podem existir numerosas formas de se sugerir uma organização de tempo, mas, certamente, qualquer 
uma delas tem um ponto de partida: conhecer as atividades que temos e fazemos e o tempo disponível 
para tais.
Assim, o primeiro passo que sugerimos é fazer o registro de todas as 
atividades desenvolvidas no dia, durante uma semana, para ajudar a 
identificar o seu padrão de utilização do tempo e, consequentemente, 
conhecer os “ladrões” desse bem tão precioso.
Não sugerimos que você projete uma semana listando o que 
pretende fazer, mas, ao contrário, viver cada dia anotando 
o que fez, pois, afinal de contas, não se trata de uma lista 
de tarefas que podem ou não acontecer. Trata-se de 
uma descrição do que se faz durante todo o decorrer 
da semana. O que efetivamente se faz. Isso se faz 
fundamental para que, depois, possamos organizar o 
tempo, excluindo definitivamente algumas coisas que 
perceberemos não nos fazer falta e incluindo outras 
que gostaríamos.
Como lidar com algumas situações e recursos
//EXEMPLO
Os meus dias, para mim, eram perfeitos! Eu conseguia 
fazer mil coisas e não faltava tempo para nada, até que, 
certo dia, perguntei para a minha filha o que ela queria de 
presente de aniversário de sete anos, e ela me respondeu 
que nada de brinquedos ou roupas, apenas que eu tivesse 
tempo para brincar com ela. 
Quando perguntei a um colega do trabalho o que fazer e 
ele me mandou listar tudo o que eu fizesse em uma sema-
na, eu ri. Não imaginei como isso me ajudaria. Mas separei 
um bloco de notas e comecei a anotar. Não precisei falar 
de novo com esse amigo para perceber que, na minha 
lista , não figurava o que realmente era fundamental para 
mim. Eu que pensava que tinha tempo para tudo, ao 
contrário. Eu não tinha tempo para o que era realmente 
importante na minha vida. Reorganizei a vida.
Hoje, participo, em uma cidadezinha próxima, de uma 
ONG voltada para a preservação ambiental e o resgate 
de cultura local. E faço isso com a minha filha, que hoje 
tem 16 anos de idade. Não brincamos mais com aqueles 
brinquedos da infância, mas, há quase 10 anos, não nos 
falta tempo para sermos felizes juntas.
Marilda Almeida - Economista 
Entre as atividades listadas, certamente existem 
muitas que são comuns a várias pessoas.
Assim, vamos analisar algumas situações 
relacionadas com a organização do tempo e saber 
como proceder diante delas.
Certamente que não pretendemos esgotar as 
possibilidades, mas tão somente deflagrar um 
processo de reflexões sobre como lidamos em 
algumas situações para que cada um, a seu modo, 
possa melhor organizar o seu dia. 
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Reuniões
Ao nos dedicarmos a estudar Técnicas de Reunião, deparamo-nos com muitos procedimentos que 
nos ajudam a maximizar o tempo e a tornar as reuniões mais eficazes. Aqui vamos nos prender a três 
pequenas atitudes que já facilitam bastante a vida de quem trabalha por meio de reuniões:
1. Estabelecer uma pauta prévia e 
compartilhá-la com as pessoas que 
devem comparecer à reunião. Da 
mesma forma, ao ser convocado 
para uma reunião, pedir a pauta a 
fim de se preparar antecipadamente 
para a reunião. Muitas vezes, ao se 
partilhar uma pauta, a reunião é 
desmarcada por ainda não estarem 
prontos os participantes a discutir o 
assunto.
2. Iniciar a discussão por meio de um 
fórum virtual ou e-mail. Esse simples 
procedimento reduz, de forma 
significativa, o tempo da reunião e 
ainda a torna mais produtiva.
3. Ao receber uma convocação para uma reunião, questionar a necessidade de realmente estar 
presente. Muitas vezes, é possível delegar a outras pessoas.
E-mail
O e-mail é uma ferramenta muito útil para a comunicação 
pessoal e de trabalho, porém deve ser claro e objetivo. 
Todos nós recebemos muitos e-mails por dia e, facilmente, 
chegamos a um ponto em que fica quase impossível ler 
todos. Nessa hora, é necessário triar o que será lido e o 
que não será.
Quando possível, deve-se responder ao e-mail no 
momento em que ele é lido para não se correr o risco 
de esquecer depois, ou pelo menos utilizar a opção de 
“marcar como não lido”.
Pense em como o seu tempo é valioso e imagine como é também precioso o tempo de quem você 
conhece! Portanto, não tenha por hábito “encaminhar” tudo o que você recebe. Faça uma triagem nos 
envios também. Repasse e-mails apenas àqueles a quem a mensagem tem “tudo a ver”.
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Telefone
Esse é um grande vilão, mas pode ser um ótimo 
aliado. Assim como o e-mail, o telefone serve para 
adiantar assuntos de reuniões e, por vezes, evitá-
las. Serve também para ter acesso com rapidez 
a alguma informação urgente. Por outro lado, 
é fácil gastar muito tempo conversando coisas 
desnecessárias só para “aproveitar a ligação” ou 
mesmo tratar de assuntos que são impróprios para 
o local ou o ambiente.
Dependendo da realidade do local de trabalho, é 
importante ter um(a) telefonista que faça a triagem 
das ligações antes de passá-las a outros funcionários 
ou de as reencaminhar ao setor competente.
Papéis
É imprescindível disciplina constante, bem como atenção no momento da produção de um documento 
em papel e no seu armazenamento. Faça sempre a análise 
para a manutenção ou o descarte dos documentos. 
Algumas sugestões podem ser úteis:
• Textos curtos podem ser lidos no computador.
• Textos que não serão encaminhados, por vezes, não 
precisam ser impressos.
• Se um documento sofreu alterações e tem uma nova 
versão, verifique se é possível descartar a versão 
anterior e ficar somente com a atual. Registros de 
reuniões, comentários e conversas telefônicas feitos na 
borda de papéis prolongam sua estada nas mesas de trabalho. Evite 
isso dando o encaminhamento apropriado à informação recebida.
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Módulo 5 - No domínio do tempo
Planejamento
A ideia de que gastar tempo com planejamento é um desperdício precisa ser 
combatida.
Planejar ajuda a definir possibilidades em cima do que se conhece 
da situação e de si mesmo, além de promover mudanças no 
comportamento (por exemplo, no ativismo, que prioriza a 
ação) e nas características pessoais (por exemplo, a não 
assertividade ou dificuldade em expressar sentimentos 
e em dizer não, num contexto social no qual as pessoas 
estão acostumadas “administrar” o tempo por nós) etc.
Mais uma vez, devemos lembrar que o caminho para 
administrar bem o tempo envolve exercícios de auto-
observação e autoconhecimento, análise das atividades que 
são correntemente desempenhadas, definição dos “gargalos” 
e, por fim, porém não menos importante, a tomada de decisões 
progressivas que mudem para melhor nossa relação com o tempo.
Ferramentas e recursos
Todas as ferramentas são adjacentes ao processo de autoconhecimento e de mudança de hábitos, pois, 
por si só, elas não promovem mudanças. Apresentaremos aqui a potencialidade de algumas delas. 
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Agenda
Seja eletrônica ou de papel, a agenda possibilita a visualização 
do tempo a médio e a longo prazos. É extremamente útil 
para evitar que mais de um compromisso seja marcado no 
mesmo dia e horário, ou mesmo para prever o quanto 
pode ser feito em um mesmo dia.
Exige a disciplina de registro e de consultas constantes. 
Algumas pessoas optam por ter uma agenda de 
trabalho (com oscompromissos do horário e dias 
de expediente) e outra para assuntos pessoais.
Lista de atividades
Para os compromissos corriqueiros, por vezes uma lista de atividades 
do dia dispensa a utilização da agenda, evita esquecimento e ajuda a 
planejar o tempo. Essa lista pode ser utilizada em três momentos: na 
véspera – para planejar o que se pretende fazer; durante o dia – para 
guiar a ação, afinal não adianta guardá-la dentro do bolso e fazer tudo 
diferente; no dia seguinte – para fazer o check-list do que efetivamente foi 
feito e transferir o que ficou pendente.
Softwares
O microcomputador possui softwares genéricos como:
PROGRAMA DE CÁLCULOS – onde é possível montar tabelas de atividades 
diárias, de gastos etc. PROGRAMA GERENCIADOR DE E-MAILS – possui 
calendário e pode ser útil para planejamento de médio e de longo prazo, 
bem como para registro de compromissos. O programa possui alarme 
para os compromissos.
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Módulo 6 - Definindo prioridades
Entre o importante e o urgente
Existe uma classificação atribuída a Merril-Douglas que divide qualquer atividade sob dois aspectos:
• Urgência (refere-se ao tempo em que aquela demanda precisa ser atendida, sob pena de algum 
prejuízo pessoal).
• Importância (refere-se à relevância que a atividade tem em função dos objetivos principais da 
pessoa ou do seu local de trabalho).
Dessa forma, qualquer compromisso pode ser classificado em uma das quatro categorias abaixo:
IMPORTANTE E URGENTE: alerta vermelho! Em geral, são imprevistos que envolvem grande valor 
pessoal.
IMPORTANTE E NÃO URGENTE: deve mobilizar nossa ação, pois, em geral, trata-se dos grandes projetos 
da nossa vida, para os quais, às vezes, não há tempo determinado, mas sua consecução trará grande 
benefício.
NÃO IMPORTANTE E URGENTE: geralmente são fatos corriqueiros e pequenos, que somados roubam 
muito do nosso tempo. A maior parte dos telefonemas está nessa categoria, afinal há pessoas que não 
dão conta de deixar um telefone tocando, ou são incapazes de dizer que não podem atender. O que se 
enquadra nessa categoria pode, na maioria das vezes, ser realizado por outras pessoas.
NÃO IMPORTANTE E NÃO URGENTE: parece irrelevante falar desse tipo de atividade, mas, na vida de 
muitas pessoas, elas ocupam um espaço significativo. São atividades supérfluas que podem ser feitas a 
qualquer tempo nos próximos anos sem que seu resultado influa positiva ou negativamente em nossa 
vida.
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Encerramentos e créditos
Classificar na sua vida o que é urgente e indispensável de ser feito e o que realmente é importante 
para você é algo que só você pode fazer, pois isso é extremamente pessoal. No entanto, se você usa 
aquela primeira lista que fez, com suas atividades diárias durante uma semana, bem como sua lista de 
atividades a serem realizadas ou mesmo sua agenda, você pode refletir sobre cada item e até mesmo 
perceber que, se você tirar algumas coisas que não são importantes, poderá ter tempo para muitas 
coisas importantes que estavam esquecidas.
Com essas reflexões, chegamos ao final do nosso curso. Sabemos que não é o fato de tê-lo feito que 
levará você a otimizar o seu tempo, mas, certamente, se você foi despertado para ser responsável por 
administrar o seu tempo, você terá SUCESSO!
Conteúdo básico: Gustavo Silva de Sales
Planejamento Educacional: Thais da Costa Picchi
Adequação de conteúdo: Lúcio José Carlos Batista - Seead
Revisão textual: Marcela Albuquerque - Seead
Imagens: Aldo Faiad - Setec 
Diagramação: Daniel W.Maluf - Setec