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AUDITORIA EXTERNA E INTERNA 1 Sumário NOSSA HISTÓRIA .......................................................................................... 2 1 – INTRODUÇÃO ........................................................................................... 3 2 - ORIGEM E EVOLUÇÃO DA AUDITORIA .................................................. 4 3 - AUDITORIA INTERNA ............................................................................... 6 3.1 - O AUDITOR INTERNO E A ATIVIDADE DE AUDITORIA INTERNA .. 7 3.2 - RESPONSABILIDADE DO AUDITOR INTERNO ................................ 8 4 - A AUDITORIA INTERNA E SUA RELAÇÃO COM OS PRINCÍPIOS DO CONTROLE INTERNO ............................................................................................ 10 5 - AUDITORIA EXTERNA ............................................................................ 12 6 - AUDITOR INDEPENDENTE .................................................................... 14 6.1 - A IMPORTÂNCIA DA CONTRATAÇÃO DA AUDITORIA INDEPENDENTE.................................................................................................. 15 7 - RELACIONAMENTO ENTRE AUDITORIA INTERNA E EXTERNA ........ 16 7.1 - DIFERENÇA ENTRE AUDITORIA INTERNA E EXTERNA ............... 18 7.2 - ATUAÇÃO DA AUDITORIA EXTERNA E INTERNA NAS EMPRESAS .............................................................................................................................. 20 8 - FRAUDE CONTÁBIL ................................................................................ 23 9 - PLANEJAMENTO DE AUDITORIA .......................................................... 26 10 - PROCEDIMENTOS DA AUDITORIA ..................................................... 28 REFERÊNCIAS ............................................................................................. 30 2 NOSSA HISTÓRIA A nossa história inicia com a realização do sonho de um grupo de empresários, em atender à crescente demanda de alunos para cursos de Graduação e Pós- Graduação. Com isso foi criado a nossa instituição, como entidade oferecendo serviços educacionais em nível superior. A instituição tem por objetivo formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em setores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade brasileira, e colaborar na sua formação contínua. Além de promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem patrimônio da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de publicação ou outras normas de comunicação. A nossa missão é oferecer qualidade em conhecimento e cultura de forma confiável e eficiente para que o aluno tenha oportunidade de construir uma base profissional e ética. Dessa forma, conquistando o espaço de uma das instituições modelo no país na oferta de cursos, primando sempre pela inovação tecnológica, excelência no atendimento e valor do serviço oferecido. 3 1 – INTRODUÇÃO AUDITORIA INTERNA E AUDITORIA EXTERNA Os entes envolvidos na administração das empresas, com a expansão dos negócios, sentiram a necessidade de dar maior ênfase às normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato de que o administrador “[...] não poderia supervisionar pessoalmente todas as suas atividades”, (ALMEIDA, 2012, p. 5), ou seja, o crescimento das organizações e a competição por mais mercado tornou as empresas necessitadas de informações cada vez mais precisas e fidedignas para levá-las à tomada de decisão mais segura e acertada. Em decorrência do crescimento das organizações, houve um aumento na quantidade de informações a serem analisadas constantemente para auxiliar as tomadas de decisão. Com isso, “... surgiu o auditor interno como uma ramificação da profissão de auditor externo e, consequentemente, do contador” (ALMEIDA, 2012, p. 5), passando as empresas a ter, dentro das suas instalações, uma área que traga de forma constante a garantia da qualidade das operações realizadas na organização. Como visto, pode-se dividir a auditoria em interna e externa, sendo a primeira feita por uma equipe da própria empresa, e a segunda, por auditores ou órgãos independentes. Para o melhor entendimento de cada uma das modalidades e suas peculiaridades, é necessário compreender o significado das mesmas. Independentemente do tipo da auditoria ou suas diferenças, não deve haver empecilhos na companhia para atuação da mesma; caso contrário, o controle que está diretamente ligado com as demais funções do processo administrativo pode ficar inconfiável, dando espaço ao surgimento de fraudes ou consecutivas repetições de erros que poderiam ser evitados. É importante que haja sinergia entre as duas auditorias e que a externa considere a interna como parte do sistema de controle, pois, se a segunda encontrasse funcionando em perfeitas condições, a auditoria externa pode reduzir a extensão de seus trabalhos, confiando nos controles internos, gerando menos custo para a empresa (ATTIE, 1992), pois, “concluindo o trabalho do auditor interno, o auditor externo examina os papéis de trabalho do serviço executado e aceita-os depois de seu julgamento, como se o serviço fosse executado por ele.” (CREPALDI, 2013, p. 79). A principal diferença entre os dois é que, enquanto o auditor interno é um empregado da empresa, o auditor externo tem total independência sobre qualquer colaborador da companhia, mas este deve trabalhar em conjunto com a área de auditoria interna, que faz trabalhos de controle e exames mais frequentes, 4 diferentemente dos contratados externos que passam um curto período de tempo na empresa e desconhecem o dia a dia e as peculiaridades da organização. 2 - ORIGEM E EVOLUÇÃO DA AUDITORIA A auditoria surgiu com a necessidade de os empresários terem controle dos registros contábeis, das movimentações financeiras e muitos outros fatores ocorridos na origem e evolução da auditoria. A origem da auditoria externa ou independente é muito antiga, ninguém sabe afirmar ao certo, mas o fato é que os princípios, principais objetivos são adotados, mas não do modo e com o nome que conhecemos hoje, alguns autores e pesquisadores citam sua existência há mais de 4.000 anos, na Antiga Babilônia (GOMES, ARAUJO e BARBOZA, 2009). Em fins do século XIII a auditoria era exercida em trabalhos executados por associações profissionais na Europa. O cargo de auditor foi criado por volta do ano de 1314, na Inglaterra (SOUZA, DYNIEWICZ e KALINOWSKI, 2010). Ainda segundo os autores Souza, Dyniewicz e Kalinowski (2010), as expedições marítimas às Américas, Índia e Ásia em forma de joint ventures financiadas pelos reis, 5 príncipes, empresários e banqueiros de Portugal, Espanha, França, Inglaterra e Holanda, em fins do século XV, necessitavam de prestação de contas das receitas e dos gastos. Conforme Gomes, Araújo e Barboza (2009), foi com a Revolução Industrial, em 1756, na Inglaterra, que houve a expansão intensiva do capitalismo com o surgimento das primeiras fábricas, os proprietários sentiram necessidade de delegar funções, atividades e atribuições de responsabilidades, inclusive ao uso de recursos próprios e de terceiros, o que foi um grande passo para o incentivo e aprimoramento da auditoria. Ainda é apontado por Gomes, Araújo e Barboza (2009), que a grande queda da bolsa em 1929 foi outro fato importante, com tal acontecimento houve a necessidade de estabelecer regras de auditoria e contabilidade para empresas que tivessem suas ações negociadas na bolsa de valores, tornando obrigatória a auditoria contábil das demonstrações. No Brasil, segundo Ricardino e Carvalho (2004), a evolução se deu mais significativamente após o final de 2° Guerra Mundial, quando a presença cada vez maior de subsidiarias e filiais de multinacionais, principalmenteamericanas e europeias, foram instaladas no país. E também devido ao fisco e legislação tributária. Ainda segundo os autores Ricardino e Carvalho (2004), as instituições financeiras de grande porte e companhias com capital aberto na bolsa de valores, estão sujeitas a exigibilidade de serem auditadas por auditores externos no Brasil. A figura do auditor surgiu com a impossibilidade de os empresários não conseguirem acompanhar de perto todas as operações da empresa, então se fez necessário a presença de um profissional para acompanhar e auditar as transações realizadas. 6 3 - AUDITORIA INTERNA “Seu objetivo é fornecer uma garantia razoável de que os ativos da empresa estão sendo adequadamente conservados, e que os registros financeiros estão sendo mantidos de forma confiável” (STONER; FREEMAN, 1999, p. 455). A auditoria interna é uma atividade de avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem como da qualidade do desempenho das áreas em relação às atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definidos para as mesmas (MELLO, 2002, p. 1-2). A ação da auditoria interna estende-se por todos os serviços, programas, operações e controles existentes na entidade. O posicionamento da auditoria interna na organização deve ser suficientemente elevado para permitir-lhe o desempenho de suas responsabilidades com abrangência e independência. Em tese, o departamento de auditoria deve sempre estar vinculado ao nível mais alto da organização, uma vez que o auditor verificará a integridade dos registros, processos e procedimentos que originaram as demonstrações contábeis. O auditor utiliza as técnicas de auditoria interna para: Examinar a integridade e fidedignidade das informações financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e comunicar essas informações; examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observância às políticas, planos, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter, impacto sobre operações e relatórios, 7 e determinar se a organização está em conformidade com as diretrizes (ATTIE, 1998, p. 28). Os exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações metodologicamente estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e de controles internos integrados ao ambiente e de gerenciamento de risco, com vistas a auxiliar a administração da entidade, são um objetivo da auditoria interna (CREPALDI, 2009). Tanto o auditor interno como sua equipe de trabalho objetivam assessorar todos os níveis da administração, contribuindo de forma efetiva para o desempenho de suas atribuições e responsabilidades, visando cumprir a missão da entidade e ainda agregar valor aos produtos oferecidos pela entidade, bem como certificar aos acionistas o grau de confiabilidade do gerenciamento e da condução do negócio por parte dos responsáveis pela entidade. O auditor interno produz uma avaliação independente dentro da empresa. Por este motivo ele deve ser uma pessoa de confiança dos dirigentes. O auditor interno deve recomendar, mas não pode decidir. Deve sugerir e influenciar, mas não pode determinar. Deve examinar, julgar, avaliar e relatar aos órgãos superiores, mas não pode impor uma modificação. O auditor não produz informações e não tem função policialesca. 3.1 - O AUDITOR INTERNO E A ATIVIDADE DE AUDITORIA INTERNA Segundo Almeida (1996), o auditor interno é um empregado da empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado àqueles cujos trabalhos examina. Além disso, o auditor interno não deve desenvolver atividades que ele possa vir um dia a examinar, como, por exemplo, elaborar lançamentos contábeis, para que não interfira em sua independência. A título de exemplo, em uma estrutura organizacional, o Departamento de Auditoria ficaria situado da seguinte forma: ORGANOGRAMA DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA 8 Na figura acima observamos que o departamento de auditoria não está subordinado a alguma diretoria, esse está ligado à presidência, como órgão de consultoria e controle. 3.2 - RESPONSABILIDADE DO AUDITOR INTERNO O auditor interno numa organização, é um pilar bastante forte, pois segundo Furtado (2009) a sua presença fará com que exista maior e mais frequente fiscalização dos Controles Internos, assegurará uma maior coerência de todos os movimentos contabilísticos, contribuirá para a obtenção de melhores e mais fidedignas informações sobre a entidade e garantirá uma maior atenção por parte dos 9 funcionários, reduzindo desta forma os erros. De acordo com Franco (2001), o interesse da AI também reside no fato de se possuir dentro da própria organização de um meio permanente de controle sobre os atos da administração, sendo este controle efetuado antes, durante e após a realização dos mesmos. Maia (2005) defende, igualmente, que a principal vantagem de possuir um auditor interno na organização é a melhoria do Sistema de Controle Interno (SCI), ou seja, defende que, com a ajuda do auditor interno melhores decisões poderão ser tomadas. O SCI trará uma maior confiança da parte dos investidores, evitará o desperdício de recursos e fará com que a empresa seja mais dinâmica e competitiva. As responsabilidades da auditoria interna, na organização, devem ser claramente determinadas pelas políticas da empresa. Segundo Almeida (2009) a autoridade correspondente deve propiciar ao auditor interno livre acesso a todos os registros, propriedades e pessoal da empresa que possam vir a ter importância para o assunto em exame. O auditor interno deve sentir-se à vontade para revisar e avaliar diretrizes, planos, procedimentos e registros. Segundo Crepaldi (2009), ao desempenhar suas funções, um auditor interno não tem responsabilidade direta nem autoridade sobre as atividades que examina. Desta forma, as revisões e avaliações feitas por um auditor interno nunca eximem outras pessoas da empresa das responsabilidades que lhes foram dadas. Para Almeida (2009), e também Crepaldi (2009), a independência é essencial para a eficiência da auditoria interna. Esta independência pode ser obtida através de um bom posicionamento na estrutura organizacional e da objetividade. O posicionamento da função de auditoria interna na estrutura organizacional e o apoio dado a esta função pela administração são os principais determinantes de sua amplitude e valor. O responsável pelas atividades de auditoria interna deve, portanto, reportar-se a um executivo cuja autoridade seja suficiente para assegurar uma ação efetiva com respeito aos assuntos levantados e recomendações efetuadas. 10 4 - A AUDITORIA INTERNA E SUA RELAÇÃO COM OS PRINCÍPIOS DO CONTROLE INTERNO São princípios de Controle Interno o conjunto de regras, diretrizes e sistemas que visam atingir os objetivos específicos abordados por Peter e Machado (2003, p. 25): a) controle sobre as transações: é imprescindível estabelecer o acompanhamento dos fatos contábeis, financeiros e operacionais, objetivando que sejam efetuados mediante atos legítimos, relacionados com a finalidade do órgão/entidade e autorizados por quem de direito; b) relação custo/benefício: consiste na minimização da probabilidade de falhas/desvios na busca de objetivos e metas. Este conceito reconhece que o custo de um controle não deve exceder aos benefícios que possa proporcionar. Há necessidade, também, de definição precisa de critérios, mensuração, padrões de comparação e de outros elementos que permitam a identificação e a análise de desvios, em relação aos resultados ou procedimentos previstos; c) qualificação adequada, treinamentoe rodízio de funcionários: a eficácia dos controles internos está diretamente relacionada com a competência e integridade do pessoal. Assim, é indispensável que haja uma política de pessoal que contemple: I) seleção e treinamento de forma criteriosa e sistematizada, buscando menores custos e melhorar rendimento dos funcionários; II) rotatividade de funções, com vistas a reduzir e eliminar possibilidades de fraudes; III) obrigatoriedade de funcionários gozarem férias regularmente, como forma, inclusive, de evitar a dissimulação de irregularidades; d) delegação de poderes e determinação de responsabilidades: a delegação de competência, conforme previsto em lei, será utilizada como instrumento de descentralização administrativa, com vistas a assegurar maior rapidez e objetividade 11 às decisões. O ato de delegação deverá indicar, com precisão, a autoridade que delegou o poder ou responsabilidade por determinado ao (delegante), a pessoa que recebeu a delegação respectiva (delegado) e o objeto da delegação correspondente ao ato em si. Assim, em qualquer órgão/entidade, deve ser observada a existência de dois instrumentos fundamentais para a verificação da validade da delegação: um regimento/estatuto e organograma adequados, onde a definição de autoridade e consequentes responsabilidades sejam claras e satisfaçam plenamente às necessidades da organização e de manuais de rotinas/procedimentos claramente determinados, que considerem as funções de todos os setores do órgão/ entidade; e) segregação de funções: a estrutura de um controle interno deve prever as separações entre as funções de autorização e de aprovação de operações e a execução, controle e contabilização das mesmas, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com esse princípio; f) instruções devidamente formalizadas: para atingir um grau de segurança adequado é indispensável que as ações, procedimentos e instruções sejam disciplinados e formalizados através de instrumentos eficazes, ou seja, claros e objetivos e emitidos por autoridade competente; g) aderência às diretrizes e normas legais: é necessária a existência, no órgão/entidade, de sistemas estabelecidos para determinar e assegurar a observância das diretrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos internos. 12 5 - AUDITORIA EXTERNA Para Crepaldi (2009), auditoria externa constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão do parecer sobre a adequação com que estes representam a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mutações do Patrimônio Líquido, a Demonstração dos Fluxos de Caixa e a Demonstração do Valor Adicionado da entidade auditada consoante as normas brasileiras de contabilidade. Para Crepaldi (2009) a auditoria externa é executada por profissional independente, sem ligação com o quadro da empresa. Sua intervenção é ajustada em contrato de serviços. Os testes e indagações se espalham por onde haja necessidade de levantar questões elucidativas para conclusão do trabalho ajustado. Para Almeida (2009), e também Crepaldi (2009), o Auditor externo é aquele que não possui vínculo empregatício com a entidade para a qual presta os seus serviços. São contratados para a realização de tarefas específicas, quais sejam, análise das demonstrações contábeis com vistas a fornecer um parecer sobre as mesmas, assessoramento à entidade sob aspectos diversos, funcionando como consultor administrativo, assessor tributário, entre outros. Assim, podemos dizer que os serviços de auditores se dividem nos seguintes setores principais: • Auditoria. • Serviços de assessoria tributária. 13 • Serviços de consultoria de organização. • Outros serviços a entidades de pequeno porte. • O auditor externo presta serviço a vários clientes simultaneamente. De acordo com Vieira (2008), a figura do Revisor Oficial de Contas (ROC) apareceu há mais de trinta anos, com o único propósito de aperfeiçoar a fiscalização das Sociedades Anónimas. Contudo a profissão de ROC tem vindo a evoluir bastante ao longo dos últimos anos, começando a atuar em novas áreas, sendo chamado para funções mais amplas e diversificadas e obrigando a novas formas de organização estatutária, para que seja possível dar respostas adequadas à sociedade em geral. Esta constante evolução deve-se essencialmente ao elevado crescimento da economia, o que leva os utilizadores da informação financeira, precisarem cada vez mais de conhecer a verdadeira situação das organizações, passando as demonstrações financeiras a ter uma maior importância. De uma forma sucinta e tal como podemos ver na Figura, o auditor externo é contratado pela empresa, obtém informação desta e de pessoas externas a esta (que tenham interesse financeiro na mesma), e reporta informação aos utentes externos e à empresa. Desta forma e de acordo com Franco (2001), para a Auditoria Externa (AE) ser eficaz e merecedora de confiança, necessita de ser executada por um profissional independente, de forma a não ser influenciado pela opinião de terceiros, não afetando desta forma as suas conclusões. Em Portugal a forma mais comum que o relatório de auditoria tem é o de certificação legal de contas, segundo a International Standards on Audit (ISA) 200, “… exprime a opinião do ROC sobre se as demonstrações financeiras apresentam ou não, de forma verdadeira e apropriada, a posição 14 financeira da empresa ou de outra entidade, bem como os resultados das suas operações relativamente a uma determinada data e a um período nele findo”. A AE é uma ferramenta que auxilia a gestão, assegurando que o Sistema de Controle e as rotinas de trabalho estão a ser desenvolvidos de forma correta e apropriada e verifica se os dados contabilísticos são merecedores de confiança. A AE deve estabelecer uma relação baseada na confiança e rigor, de forma a ajudar o cliente a perceber como agir, facilitando desta forma o seu trabalho. Assim, os principais objetivos da Auditoria Externa são: Comprovar a exatidão dos diversos registos contabilísticos; Verificar a correta apresentação e divulgação das demonstrações financeiras; Emitir um parecer (opinião) sobre as demonstrações financeiras auditadas. A AE engloba o exame de documentos e registos contabilísticos, executando ainda inspeções e confirmações interna e externas. Compreende também, todos os exames que o auditor externo achar necessários, para obter confirmação dos registros contabilísticos. 6 - AUDITOR INDEPENDENTE Para que o auditor externo seja considerado independente é necessário: a) que não tenha vinculação, nem interesse econômico na empresa, nem ligações de parentesco até o quarto grau de consanguinidade ou segundo de afinidade ou amizade íntima ou inimizade grave, com algum proprietário, gerentes, administradores etc., pois somente assim se obtém a necessária imparcialidade de opinião que caracteriza um parecer profissional; b) possua todos os registros correspondentes, que lhe permitam exercer livremente a profissão. Portanto, chamamos a atenção de que nem todo auditor externo pode ser considerado independente. O auditor independente dá ênfase sobre resultados históricos da organização como um todo. O auditor independente, ainda que seja contratado pela empresa e sirva à administração desta empresa, deve ter presente que sua principal responsabilidade é perante terceiros (acionistas, bancos, investidores, governo, fornecedores etc.), que tomam certas decisões relativas à empresa com base nos relatórios apresentados pelo auditor independente, também denominado como parecer de auditoria. 15 O auditor independente, no exercício de sua profissão, possui responsabilidades legais que são definidas pela lei comum ou ordinária. Neste sentido. O auditordeve manter-se permanentemente atento no que concerne à observância dos preceitos legais e normas éticas relativas à profissão. O critério definitivo para se evitar problemas relacionados com a responsabilidade legal é a realização do exame de auditoria segundo padrões profissionais. As evidências reunidas pelo auditor devem ser apresentadas de forma a terem significação para qualquer pessoa que as examine, tempos depois, caso o trabalho venha a ser questionado. Mesmo um excelente exame de auditoria é difícil, se não impossível de ser defendido, se não estiver fundamentado em papéis de trabalho bem elaborados e documentados. A observância de normas de auditoria geralmente aceitas, que se consegue através de planejamento adequado da auditoria, supervisão do pessoal, exame completo e avaliação das evidências, elaboração de papéis de trabalho, relatórios cuidadosamente redigidos, aplicação de procedimentos adequados, é essencial para se evitar problemas de responsabilidade legal. 6.1 - A IMPORTÂNCIA DA CONTRATAÇÃO DA AUDITORIA INDEPENDENTE A atual conjuntura da economia brasileira exerce uma acentuada pressão sobre a atividade empresarial, impondo ajustes e mudanças no comportamento das empresas. Os executivos são continuamente testados em sua capacidade de criação e adaptação diante das realidades, exigindo dos mesmos maleabilidade e agilidade em suas decisões. Contudo, devido à falta de mecanismos de planejamento eficazes, que propiciem fundamento às suas decisões, os executivos muitas vezes veem-se cerceados. O êxito e o resultado somente são obtidos a partir de uma sólida administração das empresas, em todas as suas atividades. Em geral, e principalmente, as pequenas e médias empresas brasileiras não podem manter equipes de executivos especializados nas diversas áreas. Por isso, além dos recursos internos, as empresas sentem a necessidade de contratar serviços especializados que os ajudem a vencer o desafio de bem administrar. 16 Atualmente, o empresário deve esperar do auditor abordagens que permitam, além do exame convencional, apresentar sugestões destinadas a assessorá-lo, seja em nível operacional ou administrativo. A auditoria assume uma abordagem essencialmente empresarial, embora o principal objetivo de um exame das demonstrações financeiras seja o de emitir parecer de auditoria, dele derivam também benefícios para outras áreas da empresa. Assim, os especialistas em assuntos fiscais, além de atuarem em conjunto com os auditores, estão aptos a atender a consultas de clientes em revisões de procedimentos e de declaração de rendimentos, bem como em outras questões tributárias; o auditor pode, também, ser de grande valia nas questões de reorganização. 7 - RELACIONAMENTO ENTRE AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Mesmo que identificado o interesse comum no trabalho do auditor interno e o auditor externo, devemos salientar que existem diferenças fundamentais: a) Vinculação: A auditoria externa desenvolve seus exames voltada aos estudos contábeis, objetivando atender primordialmente aos usuários externos, sem tampouco deixar de atender aos usuários internos. A auditoria interna desenvolve seus trabalhos visando atender primordialmente aos usuários internos. 17 b) Extensão dos trabalhos: O escopo dos trabalhos feitos pelo auditor interno, normalmente, é determinado pela administração, enquanto que a extensão do exame do auditor externo é determinada pelas normas usuais reconhecidas pela profissão ou requeridas por legislação específica. c) Direção: O auditor interno dirige seus trabalhos para assegurar que o sistema contábil e de controle interno funcione eficientemente, a fim de que os dados contábeis fornecidos à administração apresentem os fatos com exatidão. Os trabalhos do auditor externo são determinados pelo seu dever de satisfazer que as demonstrações financeiras a serem apresentadas a terceiros (acionistas etc.) reflitam com propriedade a situação financeira de uma empresa em certa data, e os resultados das operações do período examinado. d) Responsabilidade: A responsabilidade do auditor interno é para com a administração, ao passo que a responsabilidade do auditor externo geralmente é mais ampla. É evidente que o auditor interno, sendo funcionário da empresa, não tenha a condição de independência que possui o auditor externo. e) Métodos idênticos: Não obstante as diferenças apontadas, os trabalhos de ambos em matéria de contabilidade são efetuados, em geral, por métodos idênticos. Exemplificando, podemos citar: • Exame do sistema contábil e de controle interno. • Exame de registros contábeis. • Verificação de ativos e passivos. • Verificação, pesquisa, confronto de dados e uso de outros processos técnicos de comprovação julgados necessários. 18 7.1 - DIFERENÇA ENTRE AUDITORIA INTERNA E EXTERNA De acordo com autor Almeida (2012), o mesmo processo usado na auditoria interna é similar à auditoria externa, contudo deve-se ressaltar que existem diferenças fundamentais entre elas, o auditor interno e auditor externo também têm suas semelhanças básicas e diferenças. 19 O auditor interno é empregado da empresa auditada, possui o grau de independência e executa a auditoria contábil e operacional. Seus principais objetivos consistem em analisar as normas internas, se estão sendo seguidas conforme planejado; verificar a necessidade de aperfeiçoar as normas internas vigentes; examinar o grau de necessidade de novas normas internas; realizar auditoria de diversas áreas das demonstrações contábeis em áreas operacionais; e o maior volume de teste, ou seja, ter o maior tempo na empresa para executar os serviços de autoria. O auditor externo não possui vínculo empregado com a empresa auditada, tem o maior grau de independência, pois executa apenas a auditoria contábil como sendo seu principal objetivo, emitindo um relatório de opinião sobre as demonstrações verificadas, no sentindo de analisar como se reflete a posição adequada e financeira da empresa, o resultado das operações e as mutações do patrimônio líquido. Além disso, verifica os fluxos de caixa da empresa examinada cujo objetivo é saber se essas demonstrações foram organizadas conforme os princípios contábeis e se estes princípios foram executados iguais ao exercício anterior. O auditor externo possuiu o menor volume de testes devido o interesse em erros individualmente ou acumulação que possam alterar de maneira fundamental as informações das demonstrações contábeis. Ainda que as técnicas de trabalho, invariavelmente, sejam semelhantes, Auditoria Interna e Auditoria Externa diferenciam-se, de uma forma mais ampla, pelos seguintes aspectos: Desta forma, podemos concluir que a diferença básica entre auditoria interna e externa está no grau de independência do auditor. O auditor interno é dependente da empresa em que trabalha, sendo, desta forma, somente responsável pelos atos perante a empresa em que exerce suas atividades, já que o impacto de seus relatórios recebe influência de seus superiores hierárquicos. 20 7.2 - ATUAÇÃO DA AUDITORIA EXTERNA E INTERNA NAS EMPRESAS Marcos Arruda Castro (2010) foi a partir da criação da “Security Exchange Commission (SEC)”, em 1934, nos Estados Unidos, que a profissão de auditor as sumiu importância e criou um novo estímulo, uma vez que as empresas que transacionavam ações na Bolsa de Valores foram obrigadas a se utilizarem dos serviços de auditoria para dar maior credibilidade a suas demonstrações financeiras. As primeiras empresas internacionais de auditoria independente a se instalarem no Brasil, segundo publicações e documentos da época, foram a Arthur Andersen S/C, que em 21 de outubro de 1909 já mantinha um escritório no Rio de Janeiro, e a Price Waterhouse,que, após incorporar a W. B. Peat & Co. e a Touche, Faller e Co., abriu seu escritório em 1915, também no Rio de Janeiro. Apesar de formalmente organizada em 26 de março de 1957, quando formado o Instituto dos Contadores Públicos do Brasil, a auditoria foi oficialmente reconhecida apenas em 1968, por ato do Banco Central do Brasil. O fortalecimento da atividade, entretanto, ocorreu em 1972, por regulamentações do Banco Central do Brasil (BACEN), do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e pela formação de um órgão nacional para a congregação e autodisciplina dos profissionais, o Instituto dos Auditores Independentes do Brasil. 21 A partir da criação da Comissão de Valores Mobiliários (CVM), através da Lei nº 6.385, de 7 de dezembro de 1976, e da edição da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, a atividade do auditor passou a ser regulamentada e controlada. Muito se tem discutido sobre o papel e a missão da auditoria no Brasil e no mundo. Os erros e fraudes cometidos contra as empresas têm impactos diretos na sociedade, pois com a globalização da economia os mercados financeiros deixaram de ser regionais e passaram a ser mundiais. Dessa forma, se uma empresa comete irregularidades em seus demonstrativos contábeis publicados nos Estados Unidos, por exemplo, o reflexo será verificado em todos os países em que essa companhia tenha investimentos. A administração da empresa, com a expansão dos negócios, sentiu a necessidade de dar maior ênfase às normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato de que o administrador, ou em alguns casos o proprietário da empresa, não poderia supervisionar pessoalmente todas as suas atividades. Porém, de nada valeria a implantação desses procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, no sentido de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa. Adicionalmente, o auditor externo ou independente, além de sua opinião ou parecer sobre as demonstrações contábeis, passou a emitir um relatório no qual apresentava sugestões para solucionar os problemas da empresa, que chegaram ao seu conhecimento no curso normal do seu trabalho de auditoria. Entretanto, o auditor externo passava um período de tempo muito curto na empresa e seu trabalho estava totalmente direcionado para o exame das demonstrações contábeis. Para atender à administração da empresa, seria necessária uma auditoria mais frequente, com maior grau de profundidade e visando também as outras áreas não relacionadas com contabilidade (sistema de controle da qualidade, administração de pessoal, sistemas de contratações, sistema de compras, segurança do processamento informatizado de dados etc.). Portanto, surgiu o auditor interno como uma ramificação da profissão de auditor externo e, consequentemente, do contador. O auditor interno é um empregado da empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado àquele cujo trabalho examina. Além disso, o auditor interno não deve desenvolver atividades que ele possa vir um dia a examinar (como, por exemplo: elaborar lançamentos contábeis, 22 ser responsável pela área de compras, controlar os estoques etc.), para que não interfira em sua independência. Em relação à Auditoria Interna verifica-se que, por operar no ambiente interno, os trabalhos para detecção de fraudes nos números apresentados pelas administrações devem ser mais constantes, conforme comentado por Franco e Marra. A vantagem da auditoria interna é a existência, dentro da própria organização, de um departamento que exerce controle permanente – prévio, concomitante e consequente de todos os atos da administração. Os departamentos de Auditoria Interna desenvolveram ao longo dos anos instrumentos e ferramentas que ajudam a desempenhar este papel com muito mais precisão e de forma competitiva para os negócios das empresas. Muitas vezes a auditoria interna é confundida com controle interno, isso ocorre porque controlar significa acompanhar, examinar e fiscalizar. Entretanto, auditoria e controle possuem significados distintos. Para Silva (1993, p. 79) "controle é um processo administrativo que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e erros, a fim de repará- los e evitar sua repetição". Desta forma o controle é uma ferramenta de gestão que auxilia no acompanhamento da alocação de recursos disponíveis na empresa. Para NBCT 12 a auditoria interna: “Constitui conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade”. Desta forma, podemos concluir que auditoria interna é o conjunto de procedimentos/ métodos de avaliação e revisão dos controles internos, processos utilizados pelo auditado. O INTOSAI (2005) (International Organization of Supreme Audit Institutions) afirma que o auditor deve identificar os principais controles internos, avaliando-os previamente para descobrir seus pontos fortes e fracos. A avaliação do nível de segurança dos controles internos das organizações é de fundamental importância para a determinação da extensão dos testes de auditoria que serão aplicados por auditores externos, para a emissão de parecer. Os controles internos são importantes para a auditoria e para a administração da empresa auditada e, segundo Boyton (2002), essa importância é estudada há muito tempo. 23 Em 1947 a AICPA – The American Institute of Certified Public Accountants destacou a relevância dos controles internos. 8 - FRAUDE CONTÁBIL A fraude contábil é caracterizada pela falsificação ou alteração de registros e/ou documentos contábeis ou auxiliares, pela omissão de movimentações, registro de transações sem comprovação ou prática contábil indevida. A ocorrência da fraude tem a intenção de lesar terceiros por meio de demonstrações falsas de situações patrimoniais (Medeiros e Botelho, 2004). A fraude, em um sentido amplo, e definida como a distorção consciente da verdade ou ocultação de fato relevante com o objetivo de induzir outras pessoas a agirem em detrimento dos próprios interesses (Pedneault, 2009). Quando o erro é voluntário se caracteriza a fraude. A fraude patrimonial mais conhecida é em linhas gerais o devedor não colocar um ativo adquirido ou recebido em seu nome, seja por doação ou herança, ou transformar o preço do bem a um valor incompatível com o valor atual de mercado. Segundo Obringer (2005), “os vários métodos utilizados pelos fraudadores objetivam fazer as coisas terem uma aparência diferente, na maioria das vezes melhor, do que realmente são”. Conforme Gouvêa e Avanço (2006, p. 47) nos diz: 24 O contador desempenha função relevante na análise e aperfeiçoamento da ética na profissão contábil, pois dilemas éticos sempre estão às voltas, por isso ele deve exercer fielmente seu papel de profissional independente. Na ética profissional, os contadores que são solicitados a assinar demonstrações contábeis com omissões ou fraudes não só devem abster-se, como também propor soluções alternativas que guardam os interesses da empresa e seus próprios, desde que não contrariem os princípios éticos. Sá (1997) define fraude como sendo uma ação premeditada para lesar alguém. A fraude corresponde ao dolo, ou seja, aquela ação calculada que visa ao proveito, de alguma forma, para si. É intencional e visa faltar com a verdade para atingir diversos fins. Especificamente, a fraude contábil limita-se ao campo patrimonial. Essa fraude é definida pela NBC T12 (CFC) como atos voluntários de omissão e manipulação de transações e operações, adulteração de documentos, registros, relatórios e transações contábeis, tanto em termos físicos quanto monetários. Segundo Barros (2003, p. 78), existem três motivos que levam pessoasa cometerem fraude. São eles: • Pressão, que pode ser por ordem financeira ou ainda provocada por familiares, ou ressentimentos relacionados ao trabalho. • Oportunidade, que permite ao indivíduo cometer e ocultar um ato desonesto provocado por falhas ou inexistência de controles internos eficientes. • Racionalização, que permite ao fraudador se desculpar ou ainda justificar seu comportamento ilegal, mesmo que apenas para si mesmo. Com base ainda neste contexto, existe o triângulo da fraude, laborado por Donald Cressey: 25 A melhor detectora de fraude, ao alcance da administração, é a auditoria, mesmo que esse não seja um objetivo exclusivo dela. O Auditor/Perito tem como função detectar a fraude, ou desencadear sua origem, saber como controlá-la, e trabalhar na tentativa de exterminá-la. A Auditoria/Perícia nas empresas vem no intuito de evitar que ocorram lucros fraudulentos ao empresário, aos sócios e um grande prejuízo aos investidores. A fraude está presente dentro de uma organização, seja no ativo, passivo ou resultado, e ainda podemos dizer que os casos mais comuns que se ocorrem fraudes são: Fraudes na escrituração contábil: omissão ou inserção em duplicidade de lançamentos, com proposito de maquiar as Demonstrações Contábeis, seja para aumentar ou diminuir valores relacionados com os índices usados em análise de balanços ou com o valor da empresa (aumentar os lucros, ou valorizar ações), distribuição de lucros ou pagamento do imposto sobre a renda. Lançamentos falsos feito sem suporte ou com documentos incorretos. Erros intencionais em cálculos, e expor saldos indevidamente. Uso de meios falsos para registrar notas, as chamadas notas frias, documentos com valores maiores ou menores que os verdadeiros, cálculos confusos e propositalmente equivocados. Destruição intencional de documentos originais comprobatórios ou sua não exibição à perícia, ou cópias modificadas; Alteração de documentos originais mediante rasuras, feito com intenção de alterar um fato. Emissão de duplicatas comerciais, ou de prestação de serviços, sem que o mesmo tenha acontecido. Registrar provisões como se fosse reserva do Patrimônio Líquido, com objetivo de aumentar o valor patrimonial das ações. Utilizar valores indevidos para o registro das depreciações, para que dessa forma os lucros sejam aumentados, ou vice-versa, ou ainda não registrar tal depreciação. Para que possa ser sonegado o ICMS fraudam o valor do inventário do estoque, para mais ou para menos. Errar cálculos de atualização monetária intencionalmente, tanto no Passivo como no Ativo, com proposito de expor a situação da empresa de maneira indevida perante 26 credores, acionistas e outros partes interessadas. Desta maneira com tantos pontos ondo o erro voluntário se tornou fraude, podemos indicar prevenções para que tais erros se tornem nulos, e não afetem mais o resultado da organização, são eles: Controle interno contábil; Reconciliação de contas patrimoniais e diferencias; Revisão e análise de demonstrações contábeis; Levantamentos físicos periódicos, com os quais possa comprovar a exatidão dos saldos das contas; 9 - PLANEJAMENTO DE AUDITORIA Planejamento, segundo Attie (2010), é “uma metodologia de preparação de um serviço, que compreende os objetivos definidos, o roteiro, os métodos, planos e programas a serem observados por etapas e os processos de avaliação de que se atingiram as metas programadas”. De acordo com Franco e Marra (2011), “ao se iniciar qualquer trabalho de auditoria, este deve ser cuidadosamente planejado, tendo em vista seu objetivo” afirmando, ainda que “o planejamento adequado pressupõe a formulação do programa de auditoria”. O planejamento é a função administrativa que determinam antecipadamente quais objetivos a serem atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. Ele define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. É uma etapa fundamental para o sucesso da fiscalização, sendo imprescindível que seja alocado o tempo adequado para a sua realização. A tentativa de reduzir o tempo destinado ao planejamento muitas vezes redunda em problemas na execução da fiscalização, que poderão provocar acréscimo no tempo total de realização, além de repercussões negativas em sua qualidade. Todo trabalho de auditoria deve ser planejado, como o detalhamento que for possível, de acordo com o tempo disponível e com o objetivo determinado. Um planejamento incompleto, além de normalmente aumentar o custo do trabalho, dificulta sua execução, pois gera problemas operacionais e administrativos para os auditores, que acabam por descobrir, na prática, que diversas atividades poderiam ter sido realizadas na sede, em vez de ocuparem o precioso tempo de campo da equipe. Ou seja, planejar é pensar o modo de se realizar a auditoria, de acordo com os meios 27 disponíveis, em tempo, pessoal, recursos financeiros, a fim de alcançarem os objetivos definidos para o trabalho. A principal Norma de Auditoria que trata do Planejamento é a NBC TA 300, do Conselho Federal de Contabilidade – CFC, que dispõe que a natureza e a extensão das atividades de planejamento variam conforme o porte e a complexidade da entidade, a experiência anterior dos membros-chave da equipe de trabalho com a entidade e as mudanças nas circunstâncias que ocorrem durante o trabalho de auditoria. De acordo com a NBC TA 300, o planejamento não é uma fase isolada da auditoria, mas um processo contínuo e iterativo, que muitas vezes começa logo após (ou em conexão com) a conclusão da auditoria anterior, continuando até a conclusão do trabalho de auditoria atual. Entretanto, o planejamento inclui a consideração da época de certas atividades e procedimentos de auditoria que devem ser concluídos antes da realização de considerar, antes da identificação e avaliação pelo auditor dos risos de distorções relevantes aspectos como: os procedimentos analíticos a serem aplicados como procedimentos de avaliação de risco; obtenção de entendimento global da estrutura jurídica e o ambiente regulatório aplicável á entidade e como esta cumpre com os requerimentos dessa estrutura; a determinação da materialidade; o envolvimento de especialistas; a aplicação de outros procedimentos de avaliação de risco. O auditor pode optar por discutir esses elementos do planejamento com a administração da entidade, de forma a facilitar a condução e o gerenciamento do trabalho de auditoria (por exemplo, coordenar alguns procedimentos de auditoria planejados com o trabalho do pessoal da entidade). O planejamento do trabalho da auditoria interna compreende os exames preliminares das áreas, atividades, produtos e processos, para definir a amplitude e a época do trabalho a ser realizado, de acordo com as diretrizes estabelecidas pela administração da entidade. A NBC TI 01, norma que trata de auditoria interna, não divide as etapas do planejamento do auditor interno como a NBC TA 300 divide para o auditor independente. O planejamento deve considerar os fatores relevantes na execução dos trabalhos, especialmente os seguintes: O conhecimento detalhado da política e dos instrumentos de gestão de riscos da entidade; O conhecimento detalhado das 28 atividades operacionais e dos sistemas contábil e de controles internos e seu grau de confiabilidade da entidade; A natureza, a oportunidade e a extensão dos procedimentos de auditoria interna a serem aplicadas, alinhadas com a política de gestão de riscos da entidade; A existência de entidades associadas, filiais e partes relacionadas que estejam no âmbito dos trabalhos da auditoria interna; O uso do trabalho de especialistas; Os riscos de auditoria que pelo volume ou pela complexidade das transações e operações; O conhecimento do resultado e das providênciastomadas em relação a trabalhos anteriores, semelhantes ou relacionados; As orientações e as expectativas externadas pela administração aos auditores internos; O conhecimento da missão e objetivos estratégicos da entidade. O planejamento deve ser documentado e os programas de trabalho, formalmente preparados, detalhando-se o que for necessário à compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em termos de natureza, oportunidade, extensão, equipe técnica e uso de especialistas. 10 - PROCEDIMENTOS DA AUDITORIA Nos dias de hoje, os controles necessitam atuar fortemente com uma finalidade preventiva. Não adianta somente identificar e corrigir um problema, após a sua ocorrência. O que os controles precisam proporcionar é segurança quanto à inexistência de novos desvios nos processos. A avaliação dos controles adotados em 29 relação ao objetivo do processo e aos riscos envolvidos, proporciona a constatação de possíveis perdas financeiras e prejuízos à imagem da organização, assim como possibilita a melhora na qualidade dos processos e a identificação das mudanças ou adaptações necessárias aos procedimentos e rotinas desenvolvidos, visando a sua padronização, agilidade, melhor controle e eficácia. Conforme as Normas Brasileiras de Contabilidade – Auditoria Interna, CFC – Conselho Federal De Contabilidade, os procedimentos da Auditoria Interna constituem exames e investigações, incluindo testes de observância e testes substantivos, que permitem ao auditor interno obter subsídios suficientes para fundamentar suas conclusões e recomendações à administração da entidade. Os testes de observância visam à obtenção de razoável segurança de que os controles internos estabelecidos pela administração estão em efetivo funcionamento, inclusive quanto ao seu cumprimento pelos funcionários e administradores da entidade. Na sua aplicação, devem ser considerados os seguintes procedimentos: Inspeção verificação de registros, documentos e ativos tangíveis; Observação acompanhamento de processo ou procedimento quando de sua execução; E investigação e confirmação obtenção de informações perante pessoas físicas ou jurídicas conhecedoras das transações e das operações, dentro ou fora da entidade. Os testes substantivos visam à obtenção de evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelos sistemas de informação da entidade. Por meio dos testes, o auditor é capaz de obter as vidências indispensáveis à formação de sua opinião. A aplicação dos procedimentos precisa estar atrelada ao objetivo que se quer atingir. Devem na medida do possível ser detalhados em tarefas descritas de forma clara, de modo a não gerar dúvidas ao executor e esclarecendo os aspectos a serem abordados, bem como expressando as técnicas a serem utilizadas. 30 REFERÊNCIAS ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um curso moderno e completo. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2003 . ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um curso moderno e completo. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2012. ARAÚJO, Inaldo da Paixão Santos et.al. Auditoria Contábil: Enfoque teórico, normativo e prático. 1. ed. São Paulo: Saraiva, 2008. MELLO, Agostinho de Oliveira. Auditoria Interna. 2002. 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