SUISSE - ESTUDO DE CASO

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Estudo de Caso - EMPRESA SUISSE
Fundada em 1979 por um imigrante Suíço Juliam Fischer, a empresa Suisse chocolataria LTDA é conhecida como uma marca tradicional que oferece os mais saborosos chocolates e produtos feitos de cacau do Rio de Janeiro. Com mais de 30 anos existência, a marca se tornou um sucesso por conta das receitas secretas passadas de geração para geração na família de Juliam e ele se orgulha por mantê-las guardadas a sete chaves.
Quando foi inaugurada, a Suisse era uma pequena fabriqueta de barras de chocolates e bombons artesanais localizada na região Sul-fluminense do Rio. Com o passar dos anos, sendo administrada por Juliam e sua esposa Emma, o micro negócio se transformou em uma fábrica de médio porte que produz mais de 50 produtos com vários sabores e recheios. Apesar do aumento do volume de produção, a família Fischer sempre fez questão de acompanhar de perto todo o processo produtivo e administrar os negócios com pulso firme. Juliam é conhecido na empresa por controlar tudo que acontece dentro da fábrica e na loja. Sua esposa Emma, até hoje cuida da parte administrativa, realizando a compra dos insumos e materiais para a produção, negociando com os fornecedores e clientes e gerenciando os funcionários.
Os negócios prosperam desde que a empresa foi aberta, porém Juliam sabe que em breve não poderá permanecer com tantas responsabilidades em suas mãos. Por isso, seu filho Ricardo Fischer, passou vários anos estudando em outra cidade para assumir a empresa da família e dar continuidade a seu legado. Ricardo tem passado os últimos meses se inteirando sobre as atividades na Fábrica, na loja e no escritório administrativo que sua mãe é responsável. Juliam Fischer já deixou claro para seu filho que tem a intenção de ampliar o negócio abrindo novas lojas em cidades vizinhas e até mesmo na Capital do Estado, mas sabe que com uma administração centralizadora como a adotada na empresa, será muito difícil cuidar de outros pontos de venda. Em busca de atender os desejos da família, o futuro administrador faz visitas constantes nas instalações da empresa, conversa com os funcionários e pergunta sobre as tarefas executadas por cada um e suas responsabilidades.
Após várias semanas conhecendo a fundo a empresa, Ricardo fica preocupado com o que vê e com a atual situação administrativa. Ele percebe que atualmente a estrutura organizacional não possui processos e fluxos definidos e que cada um trabalha de um jeito. Com tantas informações conflitantes, um sinal de alarme acende em Ricardo sobre o que precisa ser feito para que a empresa possa crescer mais. Para ele os pontos mais críticos são:
· A administração da empresa como um todo possui 2 formas completamente diferentes de gestão. Enquanto a Fábrica, gerenciada por Juliam, segue processos rígidos de produção e cada um possui um papel claro em cada etapa, o setor administrativo e a loja, gerenciados por Emma são desorganizados.
· A Suisse irá abrir uma filial na cidade do Rio de Janeiro, mas desconhecem o processo de abertura e legalização da loja. É necessário determinar o fluxo de abertura e os documentos envolvidos nesse processo. 
· Os funcionários do setor administrativo reclamam que as suas tarefas não são realizadas seguindo um padrão, e por isso acabam ficando perdidos sobre como proceder em cada situação. Necessitam solicitar o apoio de Emma para tomar decisões simples, como por exemplo, realizar o pagamento de um boleto do fornecedor. Muitas compras não são registradas em documentos internos, o que dificulta verificar se a cobrança realmente procede e se os produtos já foram recebidos.
· Recentemente a empresa recebeu a visita de um fiscal do ministério do trabalho e o mesmo solicitou a vista de diversos documentos empregatícios que deverão ser apresentados em uma próxima visita. Porém na empresa, o local de guarda dos documentos se tratava de uma sala escura com muitas caixas e pastas sem identificação. Por conta da falta de organização, muitos dos documentos solicitados não estavam sendo encontrados.
· Em conversa com um dos funcionários da fábrica, o mesmo contou a Ricardo que já havia sido contratado a 6 meses, entregue todos os documentos ao responsável pelo DP (departamento pessoal) e que ate aquele momento não haviam devolvido sua CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) com as anotações. Acrescentou que assim como ele outros funcionários passaram ou estavam na mesma situação. Além disso, era difícil conseguir informações sobre o período de férias, benefícios oferecidos pela empresa e que informações importantes nunca chegavam de forma oficial. A “rádio corredor” sempre tratava de multiplicar os avisos, mas no fim, nem sempre as eram verdadeiros, deixando todos confusos e perdidos sobre o que se passava dentro da empresa.
· Em uma das visitas à Fábrica, o encarregado de produção estava desesperado por não ter mais açúcar no estoque. Ele disse a Ricardo que havia falado pessoalmente com a Sra Emma sobre a necessidade de compra deste produto durante uma visita que a mesma fez a fábrica a 1 semana. Ele diz sempre ter problemas de falta de materiais e que já teve que devolver produtos de péssima qualidade entregue por alguns fornecedores, sem contar os atrasos na entrega.
· Foi observado que muitos funcionários eram indisciplinados e desmotivados. Reclamavam da falta de controle do desempenho individual e dos setores a fim de acompanhar os resultados obtidos e valorizar o bom resultado. Se tratando de uma empresa familiar, havia pouca preocupação com a aplicação de metas e indicadores de desempenho.
· O estoque de matéria prima estava desorganizado e muitos produtos não possuíam identificação. Haviam muitos refugos de embalagens e caixas de papelão na fábrica que não foram descartados e não estavam sendo utilizados. No escritório havia muito desperdício de papel, copos descartáveis e outros materiais. 
· Quando Ricardo solicitou as metas dos vendedores e o resultado dos últimos meses, não se sabia ao certo quais eram, pois Emma nunca fez nenhum controle dessas informações, inclusive dobre as vendas e receitas obtidas com a loja. 
· Para cumprir o planejamento de abrir mais filiais, Ricardo explica a seu pai que será necessário fazer mudanças na organização da administração da empresa. Para isso irá montar uma equipe de trabalhado envolvendo diversas pessoas da empresa a fim de criar fluxos e processos adequados.